งานพิมพ์คุณภาพด้วย Microsoft Word

1. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 1
มาตรฐานของงานพิมพ
การสรางเอกสารงานพิมพดวยโปรแกรมประมวลผลคํา (Word Processor) และซอฟตแวร

อื่นๆ ในลักษณะเดียวกัน เปนหัวใจของการทํางานในยุคสังคมเทคโนโลยีสารสนเทศไปเสียแลว แต
ทวาปญหาที่ตามมาของการสรางเอกสารเหลานี้ ก็คือ “มาตรฐาน” และ “คุณภาพ” ของงานพิมพ
หลายๆ งานพิมพที่สรางแลว เมื่อนํามาปรับแกไข จะพบวารูปแบบการจัดหนากระดาษถูก
เปลี่ยนแปลง จนบางครั้งอยูในสภาพ “เละ” บางเอกสารก็จําเปนตองทําสารบัญ แตเมื่อปรับปรุง

เพิ่มเติมแกไข ก็จะตองมาปรับปรุงแกไขสารบัญ หรือดัชนีคํา อันเปนภาระมาก แมกระทั่งบางครั้งผู
พิมพหรือผูสรางเอกสาร ก็จาไมไดวากอนหนานี้ใชฟอนตอะไร ตัวอักษรขนาดเทาใด ในการทํา
ํ
หัวขอ หรือหัวเรื่อง ปญหาดังกลาว เกิดจากการที่ผูใชงานโปรแกรมประมวลผลคํา ยังไมทราบ
ฟงกชนการทํางานในการสรางเอกสารที่เปนคุณภาพ และไมไดสราง “มาตรฐาน” การสรางงาน
ั
พิมพในสํานักงาน
ตัวอยางปญหาของงานพิมพที่พบกันบอยๆ
รูปแสดงปญหาเกี่ยวกับแบบอักษรภาษาอังกฤษ และภาษาไทย ไมเปนไปในระบบเดียวกัน
รูปแสดงปญหาเกิดจากการใชเครื่องหมายวรรคตอนผิด (คําที่มีเสนใตสีเขียว)
เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพท่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย
ี

2. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี
2
รูปแสดงการเปลี่ยนขนาดกระดาษ หรือขอบกระดาษที่สงผลใหการจัดหนาเอกสารผิดพลาด
หนากระดาษ
กระดาษที่ใชพิมพงานมีหลายขนาด และการสรางเอกสารงานพิมพกมรูปแบบ ขอกําหนด
็ี
หลากหลายแบบ แตละแบบก็มีลักษณะการวางเนื้อความ ขอกําหนดเกียวกับระยะขอบกระดาษ
่
แนวการพิมพ ที่แตกตางกันออกไป ดังนั้นกอนเริ่มพิมพงานใดๆ ควรกําหนดคาติดตั้งเกียวกับ
่
กระดาษดวยคําสั่ง File, Page Setup…
รูปแสดงรายการกําหนดคาติดตั้งกระดาษ
หมายเหตุ
กําหนดหัวกระดาษ, ทายกระดาษ และเลขหนาแตกตางกันระหวางหนาแรก, หนาคู และ
หนาคี่ ใหเลือกรายการ Difference odd and even และ Difference first page จากบัตรรายการ Layout
ของคําสั่ง File, Page Setup…
เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพท่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย
ี

3. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 3
การจัดแนวกระดาษ
โดยปกติเมื่อกําหนดหนากระดาษเปนแนวตั้ง หรือแนวนอน เอกสารทุกหนาก็จะมีแนว
กระดาษแบบเดียวกันทั้งหมด แตในการทํางานจริงจะพบวาเอกสารแตละหนาจะมีการจัดแนว
กระดาษแตกตาง หรือผสมผสานกันไป เชน หนาที่ 1 – 5 อาจจะจัดแนวเปนแนวตั้ง แตพอขึ้นหนาที่
6 - 8 เนื้อหาที่นําเสนอเปนรายการหลายคอลัมน จําเปนตองนําเสนอในแนวนอน และกลับมาเปน
แนวตั้งอีกครั้งในหนาที่ 9 เปนตนไป ถาเปนการสรางเอกสารแบบเดิม มักจะใชวธีการแยกไฟลเปน
ิ
2 ไฟล ซึ่งไมสะดวกตอการใชงานและแกไข Microsoft Word ไดเตรียมความสามารถที่เรียกวา
“ตอน” หรือ Section เพื่อควบคุมการจัดแนวหนากระดาษ รวมถึงลักษณะของหัวกระดาษ ทาย
กระดาษ เลขหนาใหแตกตางออกไปได
รูปแสดงสัญลักษณ “ตอน” หรือ Section บน Status Bar ดวยคําวา Sec
การจัดแนวหนากระดาษ ขณะสรางเอกสารใหม ใหขึ้นตอนใหม ดวยคําสั่ง แทรก, ตัวแบง,
หนาถัดไป หรือ Insert, Break, Next Page ทั้งนี้จะตองระวังไมใหขนหนาใหมโดยการพิมพ หรือ
ึ้
การกดปุม E
ตอนที่ 1 ตอนที่ 2
จากนั้นกําหนดลักษณะของหนากระดาษดวยคําสั่ง File, Page Setup…
เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพท่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย
ี

4. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี
4
หลักการพิมพงาน
การควบคุมเอกสารตั้งแตขั้นตอนการสรางเอกสาร ก็มีสวนสําคัญตอการจัดทําระบบสืบคน
เอกสารไดเชนกัน
• กําหนดฟอนตมาตรฐานของสํานักงาน เชนใชฟอนต AngsanaNEW ขนาด 16 point
ดวยคําสั่ง Format, Font… แลวกําหนดคาฟอนตจากรายการ Latin text font และ
Complex scripts ใหตรงกัน จากนั้นคลิกปุม Default เพื่อกําหนดใหเปนคาติดตั้ง

ตลอดไป
• การพิมพเนื้อหา ใหพิมพไปเรื่อยๆ ไมตองกดปุม E เมื่อถึงจุดสิ้นสุดบรรทัด เพราะ
โปรแกรมจะตัดคําขึ้นบรรทัดใหมใหอัตโนมัติ
กดปุม E เมื่อจบหัวเรื่อง พารากราฟ หรือขึ้นบรรทัดใหม (บรรทัดวาง)
•
การขึ้นบรรทัดใหม โดยใหเปนขอความในพารากราฟเดิม ใหกดปุม SE
•
การยอหนา ใชปุม T (หรือคําสั่ง TAB หรือคําสั่งจัดยอหนา) และระยะกระโดดของ
•
TAB สามารถปรับเปลี่ยนได
การยอหนาในตาราง หรือโหมดพิเศษ ใหใชปุม CT
•
ไมควรเคาะชองวางระหวางคํามากกวา 1 ชอง
•
เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพท่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย
ี

5. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 5
• งานพิมพบน Word จะมีสัญลักษณบางอยางที่ไมแสดงผลในสภาพปกติ เรียกวา
“Nonprinting Character” เชน เครืองหมายจบพารากราฟ (paragraph mark)
่
เครื่องหมายขึนบรรทัดใหม (Line-Break Character) ซึ่งสามารถควบคุมใหแสดง
้
หรือไมตองแสดงโดยใชปุม Show/Hide
•
สัญลักษณการกดปุม <Enter>
สัญลักษณการกดปุม <Tab>
สัญลักษณการกดปุม <Shift><Enter>
• ฟอนตบางฟอนตไมแสดงอักขระ แตจะแสดงเปนรูปภาพ เรียกวา ฟอนตสญลักษณ ซึ่ง
ั
ไดแกฟอนต Wingdings, Webding, Symbol เรียกใชงานดวยคําสั่ง Insert, Symbol…
• การเวนบรรทัดใหมากกวาปกติเพื่อใหเกิดความสบายตา เชนรายงานการประชุมตางๆ
สามารถใชคําสั่ง คือ Format, Paragraph, Line spacing
คําที่มักพิมพผิด/ศัพทบัญญัติ
คําที่มักพิมพผิด คําถูก คําศัพท ศัพทบัญญัติ
ซอฟทแวร ซอฟตแวร World Wide Web เวิลดไวดเว็บ
เว็ป, เวป, เวบ เว็บ Browser เบราวเซอร
อินเตอรเน็ต, อินเทอรเน็ท อินเทอรเน็ต Cursor ตัวชี้ตําแหนง
คลิ๊ก คลิก Globalization โลกาภิวัตน
กราฟฟก กราฟก Video วีดิทัศน
อางอิงจาก ราชบัณฑิตยสถาน http://www.royin.go.th/
เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพท่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย
ี

6. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี
6
เครื่องหมายวรรคตอน
ปญหาสําคัญสําหรับผูพิมพงานเอกสารดวยโปรแกรมประมวลผลคําทุกโปรแกรมก็คือ การ
ตัดคําภาษาไทย เนื่องจากภาษาไทยมีคําลักษณะเฉพาะหลากหลายรูปแบบ รวมทั้งเครื่องหมายวรรค
ตอน ทําใหโปรแกรมตัดคําผิดพลาดไดงาย สําหรับการใชเครื่องหมายวรรคตอนตางๆ ควรยึด
หลักเกณฑตอไปนี้ เพื่อชวยใหระบบตัดคําไดอยางถูกตอง สวยงาม
• เครื่องหมายวรรคตอนในหนังสือโบราณของไทย
o ฟองมัน ๏ ใชเมื่อขึ้นตนบทยอย
o โคมูตร ๛ ใชเมื่อเติมทายเมื่อจบเรื่อง
• ชองวาง – ควรเคาะชองวางเพียง 1 ชองเทานั้น
• นขลิขิตหรือวงเล็บ ( )
o ใชครอมคํา หรือขอความที่ขยายใจความ หรืออฺธิบายความของคํา หรือขอความขางหนา –
ควรเวนวรรค 1 ครั้งกอนเปดวงเล็บ และเวนวรรค 1 ครั้งหลังปดวงเล็บ ขอความภายในวงเล็บ
ควรติดกับเครื่องหมายวงเล็บเปด และเครื่องหมายวงเล็บปด เชน
มาตรฐานสิ่งพิมพของ ISO (International Organization for Standardization)
• อัญประกาศหรือเครื่องหมายคําพูด (“ก”)
o ใชกํากับขอความที่ยกมาจากที่อื่น หรือกํากับคําพูด – ควรเวนวรรค 1 ครั้ง กอนเปด
เครื่องหมายคําพูดและเวนวรรค 1 ครั้ง หลังปดเครื่องหมายคําพูด ขอความภายในเครื่องหมาย
คําพูด ควรติดกับเครื่องหมายคําพูดเปด และเครื่องหมายคําพูดปด เชน
ขอความในเวนิสวานิชที่วา “อันวาความกรุณาปราณี จะมีใครบังคับก็หาไม”
• อัญประกาศใน หรืออัญประกาศเดี่ยว (‘d’)
o ใชกรณีที่มีเครื่องหมายอัญประกาศอยูแลว หรือเปนขอความที่ซอนขอความ – ควรเวนวรรค 1
ครั้ง กอนเปดเครื่องหมายดและเวนวรรค 1 ครั้ง หลังปดเครื่องหมาย ขอความภายใน
เครื่องหมาย ควรติดกับเครื่องหมายเปด และเครื่องหมายปด เชน
“ฉันไดยินเขารองวา ‘ชวยดวย’ หลายครั้ง”
• ยัตติภังค หรือเครื่องหมายขีด (-)
o ใชแยกคําใหหางกัน แตแสดงถึงความเปนคําเดียวกัน หรือเนื้อหาเดียวกัน – ควรเวนวรรคหนา
และหลัง เชน
12.00 – 14.00 น.
• ไมยมก (ๆ)
o ใชเขียนแทนคําซ้ํา – ควรอยูติดกับขอความ หลังเครื่องหมายไมยมก เวนวรรค 1 ครั้ง เชน
เมื่อจบการแขงขัน ตางก็รองวามาดําชนะๆ เสียงกระหึ่มมาก
เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพท่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย
ี

7. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 7
• จุลภาคหรือจุดลูกน้ํา (,)
o ใชคั่นคํา ขอความ บอกเวนวรรคตอนในประโยคเดียวกัน – ติดกับขอความขางหนา และเวน
วรรค 1 ชองหลังเครื่องหมาย เชน
เทคนิคการพิมพงาน, การจัดหนากระดาษ, การใชวรรคตอน และอื่นๆ เปนหัวขอที่ควรศึกษา
o ใชกับจํานวนเลข เพื่อคั่นหลักทีละ 3 หลัก – ติดกับตัวเลขหนา และไมตองเวนวรรคหลัง
เครื่องหมาย เชน
10,000 200,000 15,000,000
• อัฒภาคหรือจุดครึ่ง (;)
o ใชแยกประโยคเปรียบเทียบ คั่นระหวางประโยคเพื่อแสดงความตอเนื่องของประโยค แบงคํา
ขอความ หรือกลุมตัวเลขที่มีเครื่องหมายจุลภาคออกเปนสวนเปนตอนใหเห็นชัดเจนขึ้น หรือ
ใชคั่นคําในรายการที่มีจํานวนมากๆ เพื่อแยกเปนกลุมๆ – ติดกับขอความขางหนา และเวน
วรรค 1 ชองหลังเครื่องหมาย เชน
กรมวิชาการ, กรมอาชีวศึกษา ในกระทรวงศึกษาธิการ; กรมวิชาการเกษตร ในกระทรวง
เกษตรและสหกรณ
• ทวิภาค หรือจุดคู (:)
o ใชบอกความหมายแทนคํา – ควรอยูติดกับขอความ หลังเครื่องหมายควรเวนวรรค 1 ครั้ง เชน
กฤษณา: กฤษณาสอนนอง แบบเรียนกวีนิพนธ
o ใชแสดงมาตราสวน อัตราสวน สัดสวน – ควรอยูติดกับขอความ ไมตองเวนวรรคหลัง
เครื่องหมาย เชน
มาตราสวน 1:1000
• ไปยาลนอย (ฯ)
o ใชละคําที่รูจักกันดีแลว หรือคํายาว – อยูติดกับขอความ หลังเครื่องหมายเวนวรรค เชน
โปรดเกลาฯ อานวา โปรดเกลาโปรดกระหมอม
ยกเวนใช ฯพณฯ ไมตองเวนวรรคหลังเครื่องหมายตัวแรก
• ไปยาลใหญ (ฯลฯ)
o ใชละคํา หรือขอความสวนใหญที่นํามาอธิบายรวมกัน – เวนวรรคหนาและหลัง การใชงาน
เชน
ในน้ํามีปลาชอน ปลาดุก ปลาหมอ ฯลฯ และในสวนก็มีทุเรียน มังคุด ฯลฯ
• มหัพภาค หรือจุด (.)
o ใชบอกการจบประโยค หรือจบความ กํากับหัวขอ กํากับอักษรยอ – อยูติดกับขอความ หลัง
เครื่องหมายเวนวรรค เชน
ขอ 1. ภาษาไทยคือภาษาที่มีลักษณะอยางไร
ก. ภาษาคําโดด
ข. ภาษาที่มีเสียงควบกล้ํา
เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพท่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย
ี

8. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี
8
• วิสัชภาค (:-)
o ใชกํากับหลังคํา “ดังนี้” , “ดังตอไปนี้” โดยรายการที่ตอทายใหขึ้นบรรทัดใหม – ใหพิมพ
ติดตอกับขอความขางหนา เชน
คณะกรรมการประกอบดวยผูแทนหนวยงานดังตอไปนี้:-
กรมวิชาการ
กรมสามัญศึกษา
กรมอาชีวศึกษา
การตั้งชื่อแฟมเอกสารที่ตองแลกเปลี่ยนกันและมีการปรับปรุงรวมกัน
จากปญหาเรื่องการแลกเปลียนไฟลเอกสาร ควรจะมีระบบการเรียกชื่อไฟลที่เขาใจงาย
่
สามารถมองเห็นความแตกตางของชื่อไฟล และสามารถแยกรุนของไฟลอยางชัดเจน ทั้งนี้ โดยใช
หลักการตั้งชื่อดังนี้
• ใหใชตัวอักษรภาษาอังกฤษ และตัวเลข โดยไมมเี ครื่องหมายวรรคตอนใดๆ ยกเวนแต .
และ - เทานั้น (ไมใช space และ unserscore “_” เพราะจะสรางปญหาเมื่อเปนสวนหนึ่ง
ของ URL)
• ระบุวันทีไวขางหนา ดวยรูปแบบ yyyymmdd
่
• สมมุติวาชื่องานคือ voip-proposal ในการรางเอกสารเปนครั้งแรก ชื่อไฟลกจะเปน
็
20031216-voip-proposal.doc ในกรณีทในวันนัน มีการแกไขและทบทวนออกมา
ี่ ้
อีก 2-version ใหตั้งชื่อใหมดังนี้
20031216-voip-proposal-1.doc
20031216-voip-proposal-2.doc
และหากวาอีกสองวันตอมา มีการแกไขและปรับปรุงกันตอ ก็อาจตั้งชือใหมเป
่
นไฟลตั้งตนวา
20031218-voip-proposal.doc
• ในบางครั้ง มีการแจกไฟลใหไปแกไขพรอมกันหลายๆคน และอาจจะตองนําไฟลที่แก
ไขนั้นมารวมกันใหม กรณีนี้ ขอใหผูที่อยูในทีมงานใสชื่อยอของตัวเองตอทาย version
ถัดไป ทั้งนี้ทุกคนอาจจะใชเลข version ใหมที่เปนเลขเดียวกันได ตัวอยางเชน ในการ
ประชุม ไดแจกแฟมขอมูล 20031218-voip-proposal-3.doc ใหผูเกียวของไปแกไข
่
เวลาสงไฟลที่แกไขแลวกลับมาใหผูประสานงาน อาจจะเปนไฟลที่มีช่อดังตอไปนีสงก
ื ้
ลับมาใหทีมเลขานุการ
20031218-voip-proposal-4-boonlert.doc (ปรับปรุงโดย boonlert)
+ 20031218-voip-proposal-4-somchai.doc (ปรับปรุงโดย somchai)
เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพท่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย
ี

9. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 9
การจัดยอหนาดวยแถบไมบรรทัด
ถาคุณตองพิมพงานโดยยอหนาบรรทัดแรกของแตละพารากราฟ ดวยการกดปุม <Tab> ทุก
ครั้ง ถาคุณจบการพิมพระยะกั้นหลังดวยการกดปุม <Enter> แสดงวาคุณยังใชความสามารถในการ
พิมพของ Microsoft Word ไมเต็มประสิทธิภาพ และกอปญหาในการจัดแตง หรือการตัดคํา ปญหา
เหลานี้แกไขไดงายดวยแถบไมบรรทัด (Ruler Line)
แถบไมบรรทัดของโปรแกรมตางๆ จะมีปมควบคุมการตั้งยอหนา ระยะกันซาย และระยะ
ุ ้
กั้นหลัง ซึ่งชวยอํานวยความสะดวกในการหนาเอกสาร หากโปรแกรมใดไมมแถบไมบรรทัด
ี
สามารถเปดใชงานไดจากคําสั่ง View, Show Ruler
ปุมควบคุมกั้นหนาบรรทัดแรก
ปุมควบคุมระยะกั้นหลัง
ปุมควบคุมกั้นหนาบรรทัดที่ 2 เปนตนไป
การพิมพเอกสารที่มีการยอหนาบรรทัดแรกของแตละพารากราฟ กระทําไดโดยนําเมาสไป
ชี้ที่ปุมควบคุมกั้นหนาบรรทัดแรก แลวกดปุมเมาสคางไว ลากเมาส เพื่อเลื่อนปุมควบคุมกั้นหนา
บรรทัดแรกไปปลอย ณ ระยะที่ตองการ เชน 0.5 นิ้ว
หนวยของไมบรรทัด สามารถปรับเปลี่ยนไดโดยเลือกคําสั่ง Tools, Options จากนันคลิกที่
้
บัตรรายการ General เปลี่ยนคาหนวยไมบรรทัดจากรายการ Measurement units:
ตัวอยางงานพิมพแบบยอหนาบรรทัดแรก
เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพท่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย
ี

10. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี
10
การกําหนดยอหนาแบบบรรทัดแรก สามารถใชคําสั่ง Format, Paragraph… และ
กําหนดคาจากรายการ
ตัวอยางงานพิมพแบบยอหนาบรรทัดแรก และกั้นหลัง
การกําหนดระยะกันหลังสามารถใชคําสั่ง Format, Paragraph… และกําหนดคาจาก
้
รายการ
ตัวอยางงานพิมพแบบกําหนดระยะกั้นหนา
การกําหนดระยะกันหนาสามารถใชคําสั่ง Format, Paragraph… และกําหนดคาจาก
้
รายการ
ตัวอยางงานพิมพแบบยอหนาลอย (Hanging)
เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพท่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย
ี

11. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 11
การกําหนดยอหนาลอยสามารถใชคําสั่ง Format, Paragraph… และกําหนดคาจากรายการ
คุณสมบัติของเอกสาร
คุณสมบัติของเอกสาร (Document Properties) นับเปนหัวใจหลักของการระบบสืบคน และ
ระบบอางอิงเอกสาร ทั้งนีหลายๆ หนวยงาน หลายองคกรใหความสําคัญกับการกําหนดคุณสมบัติ
้
เอกสารเปนอยางสูง คุณสมบัติของเอกสาร จะมีขอมูลคลายๆ กับระบบสืบคนดวยบัตรรายการใน
หองสมุดนั่นเอง โดยมีช่อเฉพาะในวงการ ICT วา Metadata เชน ชื่อผูสรางเอกสาร (Author)
ื
หนวยงาน (Company, Organization, Publisher) หรือวันที่/เวลาสราง และแกไขเอกสาร เปนตน
เอกสารที่สรางดวยซอฟตแวรชุด Microsoft Office กําหนดคุณสมบัติของเอกสารไดจาก
เมนูคําสั่ง File, Properties… หรือ แฟม, คุณสมบัต… โดยผูสรางเอกสารสามารถกําหนด
ิ
รายละเอียดตางๆ ของเอกสารไดตามรายการที่ปรากฏ เพื่อใหโปรแกรมรูจักเมื่อมีการใชคาสั่งคนหา
ํ
หมายเหตุ
คุณสมบัติเกี่ยวกับวันที่สรางเอกสาร โดยปกติโปรแกรมทุกโปรแกรมจะมีการบันทึกโดย
อัตโนมัติ จากระบบวันที่ของระบบ ดังนั้นคอมพิวเตอรทุกเครื่องในหนวยงาน จะตองตรวจสอบ
และปรับแกไขวันที่ระบบใหตรงกับความเปนจริงดวยเสมอ โดยเลือกจากคําสั่ง Start, Settings,
Control Panel, Date/Time
เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพท่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย
ี

12. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี
12
คุณสมบัติของเอกสาร แบงเปนหมวดไดดงนี้
ั
• Automatically updated properties
ขอมูลที่ถูกสรางและปรับปรุงโดยอัตโนมัติ เชน วันที่สราง/ปรับปรุงแกไขเอกสาร
จํานวนหนา จํานวนบรรทัด จํานวนคํา เปนตน คุณสมบัตินี้จะบันทึกโดยอัตโนมัติ
เมื่อมีการบันทึกไฟล (Save) และแสดงผลจากบัตรรายการ General, Statistics,
Contents
• Preset properties
ขอมูลมาตรฐานที่โปรแกรมเตรียมไวให เชน ชื่อผูสราง, หนวยงาน, หมวด, คํา
สําคัญ ซึ่งผูใชสามารถปรับแกไขได จากบัตรรายการ Summary
• Custom properties
ขอมูลคุณสมบัติของไฟลที่ผูสราง หรือผูใชงาน กําหนดไดอิสระ รวมทั้งสามารถ
ระบุประเภทของขอมูล เชน ตัวอักษร (Text), วันที่ (Date), ตัวเลข (Number) และ
คาใชหรือไมใช (Yes/No) กําหนดจากบัตรรายการ Custom
• Document library properties
คุณสมบัติที่กําหนดจากไฟลแมแบบ หรือไฟลตนแบบ (Template) ปรากฏใน
บัตรรายการ Custom เฉพาะเมื่อมีการสรางไฟลจากแมแบบ
การคนคืนเอกสาร
การคนคืนเอกสาร สามารถกระทําไดโดยเลือกคําสั่ง File, Search… ซึ่งจะปรากฏหนาตาง
ควบคุมการคนคืน ดังนี้
เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพท่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย
ี

13. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 13
เลือกรายการทีตองการคนจาก Property ระบุรูปแบบการคนคืน โดย Includes หมายถึง
่
รายการที่ระบุเปนสวนหนึ่งของขอมูล หรือ is (exactly) หมายถึง รายการที่ระบุ จะตองตรงกับ
ขอมูล จากนั้นปอนรายการทีตองการคน ในบรรทัด Value: คลิกปุม Add เพิ่มเงื่อนไขการคนลงใน
่
คําสั่งคนคน สามารถกําหนดเงื่อนไขไดมากกวา 1 เงื่อนไข และใชตวเชื่อม And หรือ Or เพื่อเพิ่ม
ั
ประสิทธิภาพการคนคน แลวคลิกปุม Search และรอผลการคนคืน ดังนี้
ตนแบบเอกสารงานพิมพ (Template File)
ตนแบบเอกสาร หรือ Document Template เปนไฟลเอกสารลักษณะพิเศษ ใชเก็บคาเริ่มตน
ตลอดจนรูปแบบที่กําหนดเฉพาะ เพื่อใหสามารถเรียกใชงานในครังตอไปไดสะดวก และรวดเร็ว
้
มักนํามาใชกับงานที่ตองทําเปนประจํา เชน ตนแบบของจดหมาย ตนแบบของบันทึก โดยผูใชไม
จําเปนตองมากําหนดคาเกียวกับหนากระดาษ แบบอักษร ลักษณะตัวอักษร ซ้ําทุกๆ ครั้งเมื่อตองการ
่
ใชงาน
การสรางตนแบบเอกสารมีสวนเพิ่มเติมที่สําคัญคือ Style หรือลักษณะทีใชในการพิมพ
่
ดังนั้นหลักการสรางตนแบบเอกสารจึงอยูที่การวิเคราะหความตองการออกมากอน ดังนี้
• ลักษณะของหนาเอกสาร (หนากระดาษ)
• ลักษณะของหัวกระดาษ, ทายกระดาษ และองคประกอบอื่นๆ ที่จําเปน
• ลักษณะของการจัดพารากราฟ
• ลักษณะของขอความรูปแบบตาง เชน หัวเรื่องใหญ, หัวเรื่องยอย, คําอธิบายตาราง,
คําอธิบายรูปภาพ, ขอความปกติ
เพื่อใหมองเห็นภาพการสรางตนแบบเอกสารไดชัดเจน จึงขอแนะนําแบบฝกปฏิบัติ ดังนี้
ตองการสรางตนแบบเอกสารของ STKS โดยกําหนดใหใชกระดาษ A4 แนวตั้ง ขอบซายเทากับ 1.5
นิ้ว ขอบขอบขวา, บน และขอบลางเทากับ 1 นิ้ว มีหวกระดาษเปนชื่อศูนยฯ อยูดานซาย เลขหนาอยู
ั 
ดานขวา และสวนทายกระดาษใหแสดงชื่อไฟลพรอมไดเร็กทรอรี่
เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพท่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย
ี

14. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี
14
สําหรับลักษณะของขอความและการจัดพารากราฟ กําหนดไวดังนี้
• ขอความสวนหัวเรื่องลําดับที่ 1 เปนฟอนต AngsanaNEW ขนาด 20pt. สีดําตัวหนา จัด
กึ่งกลางหนากระดาษ
• ขอความสวนหัวเรื่องลําดับที่ 2 เปนฟอนต AngsanaNEW ขนาด 18pt. สีดําตัวหนา จัด
ชิดซาย
• ขอความสวนหัวเรื่องลําดับที่ 3 เปนฟอนต AngsanaNEW ขนาด 16pt. สีดําตัวหนาและ
เอียง จัดชิดซาย ยอหนาเขามา 0.5 นิ้ว
• ขอความปกติ กํากับดวย (Body) เปนฟอนต AngsanaNEW ขนาด 16pt. สีดํา จัดชิด
ขอบซาย/ขวา ยอหนาบรรทัดแรกเขามา 0.5 นิ้ว
1. เปดโปรแกรม Microsoft Word สรางเอกสารวาง
2. จัดเก็บไฟล (Save) ตั้งชื่อวา “template-v1”
3. กําหนดลักษณะของหนากระดาษตามขอกําหนด คือกระดาษ A4 แนวตั้ง ขอบซายเทากับ 1.5
นิ้ว ขอบขอบขวา, บน และขอบลางเทากับ 1 นิ้ว ดวยคําสั่ง File, Page Setup…
4. เปดการทํางานสวนหัวกระดาษ และทายกระดาษ โดยเลือกรายการ View, Header and Footer
พิมพชื่อหนวยงานที่ขอบซายของสวนหัวกระดาษ กดปุม <Tab> เลื่อนเคอรเซอรไปชิดขอบ
ขวา แลวเลือกคําสั่ง Insert, Page Number… เพื่อใสเลขหนาไวที่ขอบบนขวาของหนากระดาษ
5. เลื่อนจอภาพลงมาคลิกในสวนทายกระดาษ เพื่อใสชื่อไฟลพรอมไดเร็กทรอรี่ของไฟลดวย
คําสั่ง Insert, Field… แลวเลือกรายการ Categories เปน Document Information เลือกรายการ
Field names: เปน FileName จากนั้นคลิกเลือกรายการ Add path to filename ดังตัวอยาง คลิก
ปุม Ok เพื่อยืนยันการใสชื่อไฟลและพาธ
เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพท่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย
ี

15. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 15
6. กลับสูการทํางานโหมดปกติ โดยคลิกเลือกคําสั่ง View, Header and Footer ซ้ําอีกครั้ง
7. สรางลักษณะของขอความรูปแบบตางๆ โดยเลือกเมนูคําสั่ง Format, Styles and Formatting…
ปรากฏกรอบทํางานดังนี้
8. คลิกเลือกรูปแบบที่ชื่อ Heading 1 คลิกปุมขวาของเมาส แลวเลือก Modify
9. ปรากฏกรอบทํางาน ดังนี้
10. คลิกปุม Format แลวเลือกรายการ Font ตั้งคาแบบอักษร แลวคลิกปุม Ok เพือยืนยันการ
จัดรูปแบบอักษร
11. คลิกปุม Format แลวเลือกรายการ Paragraph เพื่อจัดกึ่งกลางหนากระดาษ โดยเลือกจากรายการ
Alignment เปน Centered คลิกปุม Ok เพือยืนยันการจัดรูปแบบหนากระดาษ
12. ทําซ้ํากับรายการชื่อ Heading 2, Heading 3 และ Normal ตามคาดังนี้
13. บันทึกไฟลในชื่อเดิมดวยคําสั่ง File, Save
14. สรางตนแบบเอกสารดวยคําสั่ง File, Save as…
เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพท่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย
ี

16. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี
16
15. กําหนดรายการ “Save as type” เปน “Document Template (*.dot)” โดยไฟลที่ได
จะถูกเก็บไวที่ C:Documents and SettingsBoonlert1Application DataMicrosoftTemplates
สําหรับ Windows 2000 (ชื่อ Boonlert1 เปนชื่อบัญชีผูใช จะเปลี่ยนตามระบบคอมพิวเตอร
นั้นๆ)
การแกไขไฟลตนแบบเอกสาร
ไฟลตนแบบเอกสารก็มีลักษณะคลายกับไฟลเอกสาร เพียงแตมีสวนขยายเปน .dot และ

โดยปกติจะเก็บไวที่โฟลเดอรเฉพาะ ดังนั้นเมื่อตองการแกไขหรือปรับเปลี่ยนก็ใชคาสั่ง File,
ํ
Open… แลวเลือกไฟลจากโฟลเดอรดังกลาวมาแกไขตามปกติ โดยในหนาตางเปดไฟลจะตอง
เปลี่ยนรายการ “Files of type:” เปน “Document Templates (*.dot)”
หรือเปดไฟลตนแบบเอกสาร ตนฉบับซึ่งบันทึกดวยสวนขยาย .doc แลวบันทึกเปนแมแบบ

ซ้ําอีกครั้งก็ได
การใชงานตนแบบเอกสาร
การเรียกใชงานไฟลตนแบบเอกสาร ทําไดโดยเรียกเมนูคําสั่ง File, New… ซึ่งจะปรากฏ
หนาตางทํางานใหเลือกใชแมแบบตามที่ตองการ

โปรแกรมจะแสดงหนาตางทํางานดังภาพบน คลิกเลือกรายการ General Templates… จาก
หมวด New from Template ปรากฏหนาตางเลือกแมแบบเอกสาร เพื่อใหเลือกใชงานดังนี้
เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพท่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย
ี

17. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 17
การพิมพดวยตนแบบเอกสาร
เมื่อสรางไฟลตนแบบเอกสาร และมีการเรียกใชงาน โปรแกรมจะกําหนดลักษณะ
หนากระดาษ ใหโดยอัตโนมัติ แตการพิมพขอความจะใชปุม Style มาควบคุม ดังนี้
กรณีที่มีขอความเดิมอยูแลว
• คลิกในบรรทัดที่ตองการปรับแตง
• เลือกลักษณะขอความที่ตองการจาก ตัวเลือก Style
กรณีพิมพขอความใหม
• เลือกลักษณะขอความที่ตองการจาก ตัวเลือก Style
• พิมพขอความที่ตองการ
เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพท่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย
ี

18. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี
18
การโอนยาย Style
การปรับแตงเอกสารเดิม จะมีปญหาคอนขางมาก วิธีการที่งายและสะดวก รวดเร็วคือ การ
โอนยาย Style จากเอกสารตนแบบไปใสในเอกสารเดิม แลวจัดแตงดวย Style อีกครั้ง
• เปดไฟลเอกสารที่ตองการจัดแตง

• เลือกคําสั่ง Tools, Template and Add-Ins…
• คลิกปุม Organizer…
• ปรากฏจอภาพควบคุมสไตล โดยสวนดานซายมือ แสดงสไตลของเอกสารปจจุบัน
ดานขวามือแสดงสไตลของเอกสารเริ่มตน (Normal Template) คลิกปุม Close File
ดานขวามือ
เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพท่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย
ี

19. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 19
• คลิกปุม Open File… แลวเลือกไฟลที่มีการสรางสไตลไวแลว อาจจะเปนไฟลเอกสาร
(.doc) หรือไฟลแมแบบ (.dot) ก็ได
• ปรากฏสไตลของเอกสารที่เลือกในกรอบดานขวามือ คลิกเลือกสไตลที่ตองการโอน
แลวคลิกปุม Copy เพื่อสงสไตลที่เลือกไปยังเอกสารดานซายมือ
• คลิกปุม Yes to All เพื่อยืนยันการคัดลอกสไตลใหม ไปแทนที่สไตลเดิม
• ปดหนาตาง Organizer แลวกลับไปตกแตงเอกสารดวยปุม Style ตอไป
การสรางสารบัญจาก Style
จุดเดนของการทํางานดวยแมแบบ และสไตล ก็คือการทําสารบัญ ซึ่งมีวิธีการดังนี้
• พิมพเอกสารดวยสไตล
• เลื่อนเคอรเซอรไปบรรทัดสุดทายของหนาสุดทาย หรือหนาแรกของเอกสาร
• ขึ้นหนาใหมแบบตอนใหม (Section) เพื่อทําสารบัญ ดวยคําสั่ง Insert, Break, Next
Page…
• เลือกคําสั่ง Insert, Reference, Index and Tables… คลิกเลือกบัตรรายการ Table of
Contents
เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพท่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย
ี

20. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี
20
• คลิกปุม Options…
• จากกรอบทํางานขางตน ใหปอนเลข 1, 2 หรือ 3 กํากับสไตลที่ตองการนํามาใช

ประกอบการทําสารบัญ แลวคลิกปุม OK เพื่อยืนยันการสรางสารบัญ จะปรากฏ
สารบัญโดยอัตโนมัติ
การปรับปรุงสารบัญ
• คลิกขวาในพืนที่สารบัญเดิม แลวเลือกคําสั่ง Updated Fields…
้
คําอธิบายภาพ หรือตาราง
คําอธิบายภาพ หรือตาราง ก็เปนสวนหนึ่งที่ประสบปญหามากสําหรับการสรางเอกสาร
เนื่องจากภาพ หรือตาราง อาจจะมีการปรับเปลี่ยน แกไข เพิ่มเติม ลบทิ้งอยูตลอด มีผลใหตวเลข
ั
กํากับภาพ หรือตารางเปลี่ยนแปลง การแกไขปญหานี้ กระทําไดโดยใชคําสั่ง Insert, Reference,
Caption… ในการเติมคําอธิบายภาพ หรือตาราง แทนการพิมพลงไปตามปกติ ซึ่งจะปรากฏหนาตาง
ควบคุมดังนี้
เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพท่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย
ี

21. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 21
สามารถกําหนดคําอธิบายไดเอง โดยคลิกปุม New Label… แลวปอนคําอธิบายที่ตองการ
ลงไป
เมื่อคลิกปุม Ok โปรแกรมจะเติมคําอธิบายภาพ หรือตารางใหโดยอัตโนมัติ
สารบัญภาพ หรือสารบัญตาราง
เมื่อสรางคําอธิบายภาพ หรือตารางดวยความสามารถ Caption แลวก็สามารถนํารายการ
ดังกลาว มาทําเปนสารบัญไดโดยเลือกคําสั่ง Insert, Reference, Index and Tables… เลือก
บัตรรายการ Table of Figures
• เลือกรูปแบบ Caption จากรายการ Caption label:
• แลวคลิกปุม OK เพื่อสรางสารบัญ
• การปรับปรุงสารบัญก็ทําไดโดยคลิกขวาในบัญชีสารบัญ แลวเลือกคําสัง Update
่
Fields
เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพท่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย
ี