การสร้างเอกสาร PDF ด้วย Acrobat Professional บน Microsoft Office

1. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 1
การแปลง PDF ดวย Microsoft Office
รูปแบบเอกสารที่ทุกคนใชกันคงหลีกไมพนเอกสารที่สรางขึ้นมาจากโปรแกรม Microsoft Office ไม
วาจะเปน Word, Excel, Power Point เพราะไมโครซอฟตไดพัฒนาโปรแกรมใหงายตอผูใชงาน แตการจะแปลง
เอกสารไมโครซอฟตออฟฟศใหเปน PDF ไดนั้นในโปแกรมไมโครซอฟตออฟฟศไมสามารถที่จะแปลง
จะตองมีการติดตั้งโปรแกรมเพิ่มเติมเพื่อใหสามารถแปลงเอกสารใหเปน PDF ได โดยโปแกรมมีใหเลือก
มากมายแตที่แนะนําจะเปนการใชโปรแกรม Adobe Acrobat Professional ซึ่งจะมีฟงกชันในการจัดการ
มากมายซึ่งจะอธิบายในหัวขอตอไป
เอกสาร PDF ในปจจุบันไดมีใชกันอยางแพรหลายมาก ไมวา
จะเปนการเผยแพรบนเว็บไซต สื่อสิ่งพิมพตางๆ หรือประกาศตางๆ แม
กระทั้งการสแกนรูปก็สามารถใชรูปแบบเอกสาร PDF ได ทําไมจึงมี
การใชเอกสารประเภท PDF เปนสวนใหญ เนื่องจากเอกสาร PDF นั้น
จะไมเปลี่ยนรูปแบบของหนาเอกสาร ไมวาจะไปเปดที่เครื่องไหนใน
โลกก็ตามนอกจากในการแปลงเอกสารไมไดเพิ่มฟอนตที่ใชเขาไปก็จะ
ทําใหไมสามารถแสดงฟอนตนั้นได ไมเหมือนเอกสารประเภทอื่นที่ไป
เปดเครื่องอื่นจะเลื่อนหนาของเอกสารเองตองมาจัดใหมใหเสียเวลา จึง
ทําใหเอกสาร PDF เปนที่นิยมในการเผยแพรมากกวาการใชเอกสาร
ประเภทอื่นๆ
การติดตั้ง Adobe Acrobat 6.0 Professional
ในการติดตั้งโปรแกรม Adobe Acrobat 6.0 Professional นั้น
ดับเบิลคลิกที่ไอคอน Setup จะตองเสียคาใชจายในการซื้อโปแกรมมาติดตั้ง เนื่องจากโปรแกรมนี้
ไมมีใหใชกันฟรีๆ หรือทดลองใช แตถาองคกรนั้นมีความจําเปนที่
จะตองใชเอกสาร PDF ก็คุมกับการลงทุน เพราะโปรแกรมนี้มีฟงกชั่น
มากมาย สําหรับการปรับแตงเอกสาร PDF ใหดูนาสนใจมากยิ่งขึ้น
หลังจากที่ทานไดเสียเงินซื้อมาแลวนั้น ก็ตองติดตั้งโปรแกรมกอนถึงจะ
สามารถใชงานไดโดยมีวิธีงาย ๆ ดังนี้
บุญเลิศ อรุณพิบูลย, บุญเกียรติ เจตจํานงนุช

2. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 2
โปรแกรมจะเช็ค Windows วาสามารถติดตั้งไดหรือไม กด Next เพื่อเริ่มติดตั้งโปรแกรม
คลิก Next > เลือกภาษาที่ใชติดตังโปรแกรม
้
ถายอมรับเงือนไขการใชโปรแกรม คลิก Accept >
่ กรอกรายละเอียดพรอมทั้งรหัสในการเขาใชโปรแกรม
บุญเลิศ อรุณพิบูลย, บุญเกียรติ เจตจํานงนุช

3. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 3
เลือกประเภทการติดตั้ง โปรแกรมนี้เก็บไฟลที่ไหน
เขาสูการติดตั้ง เริ่มการติดตั้ง
เวลาที่เหลือในการติดตั้ง ติดตั้งเสร็จสมบูรณ
หลังจากติดตั้งโปรแกรมเสร็จเรียบรอยแลว เครื่องของทานจะมีการ
จําลอง Printer ให ซึ่งโปรแกรมนี้จะสรางเครื่องพิมพมาใหใชในการแปลง
เอกสารเปน PDF โดยมีชื่อวา Adobe PDF จะอยูในControl Panel, Printers and
Faxes
บุญเลิศ อรุณพิบูลย, บุญเกียรติ เจตจํานงนุช

4. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 4
ในการแปลงเอกสาร PDF นั้นควรจะตองมีการปรับแตงคาตางๆ เพื่อใหเอกสารที่แปลงออกมาแลว
นั้นถูกตองตามวัตถุประสงคของงานชุดนั้น ไมวาจะเปนงานที่ตองใชแสดงบนเว็บไซต หรืองานที่ตองสงโรง
พิมพเพื่อพิมพงานออกวาจําหนายก็จะมีรูปแบบการแปลงที่แตกตางกัน ซึ่งคา Distiller นั้นมีใหเราเลือกใชได
แตก็สามารถที่จะแตงเองไดเหมือนกัน โดยการเปดโปรแกรมไมโครซอฟตออฟฟศขึ้นมากอน ใหเขาไปที่
Start, Program, Microsoft Office, Microsoft Office Word จะไดหนาตางดังนี้
จากนั้นใหคลิกที่ File, Print… เพื่อเขาไปเลือก Printer ที่โปรแกรม Adobe Acrobat Professional ได
สรางขึ้นมาก
เมื่อคลิกแลวจะมีหนาตางใหเลือกเครื่อง Printer เนื่องจากตอนนี้เราตองการที่จะแปลงไฟลเอกสาร
ไมโครซอฟตใหเปน PDF ไฟลเพราะฉะนั้นจะตองเลือกเครื่อง Printer ที่ชื่อวา Adobe PDF
บุญเลิศ อรุณพิบูลย, บุญเกียรติ เจตจํานงนุช

5. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 5
เมื่อคลิกเลือกแลวให คลิกที่ปม
ุ เพื่อที่จะไปแกไขคาบางอยาง ซึ่งเมื่อคลิกแลวจะมี
หนาตาง Adobe PDF Document Properties โดยจะมีบัตรรายการทั้งหมด 3 บัตรรายการ
• Layout จะเปนบัตรรายการที่กําหนดเอกสารวาจะใหพิมพออกมาแนวตั้ง-แนวนอน
• Paper/Quality จะเปนบัตรรายการที่กําหนดคุณสมบัติ วาจะใชสีหรือขวาดํา
• Adobe PDF Settings จะเปนบัตรรายการที่กําหนดคาตางๆ ของเอกสาร PDF ไมวาจะเปน
คุณภาพงานพิมพเมื่อแปลงออกมาแลวหรือการปองกันการนําเอกสารไปปรับแกไข ซึ่งสามารถ
กําหนด Security ได
บุญเลิศ อรุณพิบูลย, บุญเกียรติ เจตจํานงนุช

6. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 6
Adobe PDF Page Size เปนรายการที่สามารถจะปรับเปลี่ยน
ขนาดของเอกสารใหไปขนาดอื่นได ไมวาจะเปน A1, A2, A3, A4 หรือ
สามารถที่จะกําหนดขนาดไดเอง โดยคลิกที่ จะมี
หนาตางมาให
Adobe PDF Conversion Settings เปนรายการที่ตองการเปลี่ยนรูปแบบเอกสารใหเหมาะสมกับงาน
เอกสารชุดนั้น โดยในชองรายการ Default Settings มีรูปแบบใหเลือกดังนี้
High Quality สําหรับเอกสารนี้ เปนความคิดสําหรับสรางเอกสาร PDF เพื่อความหลากหลาย
ของผูใช ประกอบไปดวยการพิมพงานเพื่อตรวจสอบที่อุปกรณ output แบบตั้งโตะ ตัวอยางเชน
เครื่องอิงคเจ็ทสี และเลเซอรพริ้นเตอร คุณสามารถที่จะใชเอกสารนี้ เพื่อสรางไฟล PDF ที่เขากัน
ได จาก InDesign และ GoLive สีจะไมถูกแปลงถาเลือกใช preset นี้
PDFX1a สําหรับเอกสารออกแบบไวสําหรับงาน output คุณภาพสูง รูปแบบนี้จะสรางไฟล ที่
จะตองทําตามขอจํากัด PDF/X-1a นั้นหมายถึง ฟอนตทุกฟอนตที่ใชในเอกสาร จะตองมีการฝง
มาในไฟล , สีจะตองเปน CMYK หรือสี spot และจะตองระบุขอบเขตของหนา
PDFX3 ออกแบบไวสําหรับงาน output คุณภาพสูง รูปแบบนี้จะสรางไฟล ที่จะตองทําตาม
ขอจํากัด PDF/X-3 ทั้ง PDF/X-1a, PDF/X-3 เปนมาตรฐานสําหรับการแลกเปลี่ยนขอมูล
กราฟก จะมีสวนที่แตกตางกันก็คือ PDF/X-3 จะรองรับระบบการจัดการสี
Press Quality สําหรับรูปแบบนี้ เหมาะสําหรับเอกสาร PDF ที่ตองจะนําไป output เพื่องานแยก
สีความละเอียดสูง , เพื่องานพิมพดิจิตอล หรือเพื่อใชตั้งแตเริ่มตนจนจบในขั้นตอนของงาน
เตรียมพิมพ รูปแบบนี้จะสรางไฟล PDF 1.4 ซึ่งจะยังคงคา transparency ไว (สามารถที่จะแกไข
ขอมูลในไฟล PDF ได) ซึ่งจะมีความแตกตางกันกับ preset ของ PDF/X ซึ่งจะบรรจุขอกําหนด
ของการ flatten transparency ไว (ไมสามารถแกไขขอมูลในไฟล PDF ได) สําหรับสีจะถูก
เปลี่ยนเปนสี CMYK หรือสี spot
Smallest File Size สําหรับเอกสาร PDF ที่ตองการแจกจายในระบบอิเล็กทรอนิกส , ประกาศบน
อินเตอรเน็ท และแสดงผลบนหนาจอคอมพิวเตอร ไฟลจะมีขนาดเล็ก จะชวยประหยัด และ
ความเร็วในแสดงผล เมื่อมีการ upload และ download ความละเอียดของภาพไมพอสําหรับงาน
output ความละเอียดสูง สีทั้งหมดจะถูกเปลี่ยนเปน sRGB Standard คุณภาพของเอกสารจะ
เหมือนกับตนฉบับ
บุญเลิศ อรุณพิบูลย, บุญเกียรติ เจตจํานงนุช

7. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 7
หากรูปแบบที่กําหนดมาใหไมตองกับวัตถุประสงคของงานหรือตองการความละเอียดมากกวานี้ ก็ยัง
สามารถที่จะปรับคาตางๆ ไดเองตามความเหมาะสมของเอกสารชุดนั้นได เพียงแคคลิกที่ แตกอน
คลิก Edit ใหเลือกรายการใดรายการหนึ่งที่คิดวาใกลเคียงกับงานที่ตองการ (หรือรายการใดก็ได) กอนคลิก Edit
นะครับ เมื่อคลิกแลวจะมี บัตรรายการใหเลือกอีก 6 บัตรรายการซึ่งประกอบไปดวย
General เปนบัตรรายการที่ปรับแตคาของเอกสาร วาควรมีขนาดเอกสารเทาไร สามารถที่จะเปด
กับโปรแกรม Acrobat ตั้งแต Version เทาไร
Images เปนบัตรรายการที่กําหนดคุณสมบัติของรูปภาพที่อยูในเอกสารวาเมื่อแปลงแลวจะมี
คุณลักษณะอยางไรบาง ชัดมาก หรือชัดนอย
บุญเลิศ อรุณพิบูลย, บุญเกียรติ เจตจํานงนุช

8. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 8
Fonts เปนบัตรรายการสําหรับเพิ่มฟอนตกอนที่จะแปลงเอกสารเนื่องจากโปรแกรมนี้อาจจะไมมี
ฟอนตที่ตนฉบับไดทํามา จึงตองเพิ่มฟอนตกอนที่จะแปลงเอกสาร ไมอยางนั้นรูปแบบของฟอนตจะเปลี่ยนไป
Color เปนบัตรรายการสําหรับกําหนดคุณภาพของสีที่จะใชวาตองการใหมีคณภาพอยางไร
ุ
บุญเลิศ อรุณพิบูลย, บุญเกียรติ เจตจํานงนุช

9. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 9
Advanced เปนบัตรรายการที่ตองการปรับแตงขั้นสูงขึ้นมาอีกขั้น
PDF/X เปนบัตรรายการที่จะปรับคาตางๆ ใหอยูในมาตรฐานไฟล PDF/X
บุญเลิศ อรุณพิบูลย, บุญเกียรติ เจตจํานงนุช

10. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 10
Adobe PDF Security เปนรายการที่ไวสําหรับปองกันเอกสารชุดนี้ใหเผยแพรไดแคไหน เชน สั่งพิมพ
เอกสารชุดนี้ไดไหม ถาไดสามารถที่จะพิมพที่ความละเอียดเทาไร หรือ ใหคัดลอกเอกสารชุดได เปนตน ซึ่ง
รายละเอียดจะอธิบายในหัวขอ การปองกันเอกสาร PDF ดวย Adobe Acrobat Professional 6.0 ตอไป
การแปลงเอกสาร PDF
ในการแปลงเอกสารใหเปนเอกสาร PDF นั้นเมื่อติดตั้ง
ไอคอนที่เพิ่มเติม โปรแกรม Adobe Acrobat Professional 6.0 แลว โปรแกรมนี้จะฝงเมนู
ไวกับ เมนูของ Microsoft Office ดวย ซึ่งจะมีเมนูเพิ่มชื่อวา Adobe PDF
, Acrobat Comments และยังเพิ่ม ไอคอนใหกับไมโครซอฟตออฟฟศ
ดวย และในการแปลงเอกสารนั้นสามารถที่จะทําไดทั้ง 2 เมนูได
เหมือนกัน แตก็มีอีกวิธีหนึ่งที่จะสามารถแปลงไดโดยเขาไปที่เมนู File,
Print… ซึ่งจะขอแบงเปน 2 วิธีในการแปลงเอกสารนี้
วิธีที่ 1
เตรียมไฟลเอกสารที่ตองการแปลงมาแลวเปดเอกสารนั้นไม
เมนูลัดในการเขาไปที่
วาจะเปน Word, Excel, Power Point ก็ได แลวเขาไปที่เมนู File, Print..
Printer ใหกดปุม Cp
ที่คียบอรด พรอมๆ กันจะ
เปนการเขาไปที่หนาตางเพื่อ
เลือกเครื่องพิมพไดสะดวก
ขึ้น
แลวเลือกเครื่องพิมพ เปน Adobe PDF และหากตองการปรับแตคาบางอยางใหคลิกที่ Properties แต
ถาไมตองการใหคลิก OK
บุญเลิศ อรุณพิบูลย, บุญเกียรติ เจตจํานงนุช

11. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 11
เมื่อปรับคาตางๆ เสร็จแลวใหคลิก OK
ระบุไฟลที่จะแปลงตองการเก็บไวที่ไหนและไสชื่อไฟล เมื่อเสร็จแลวใหคลิก Save โปรแกรม
Acrobat จะแปลงเอกสารจาก Word เปน PDF สวนเวลาในการแปลงจะมากนอยขึ้นอยูกับไฟลวามีขนาดใหญ
หรือเปลา เทานี้ก็เปนเสร็จดวยวิธที่ 1 แลวเดี่ยวมาดูวาสองวิธีแตกตางการอยางไร
ี
เมื่อโปรแกรมทํางานจะมีไอ
คอนเครื่องพิมพข้นที่มุมซาย
ึ
ดานลาง
บุญเลิศ อรุณพิบูลย, บุญเกียรติ เจตจํานงนุช

12. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 12
วิธีที่ 2
ใหเตรียมเอกสารเหมือนขั้นตอนเมื่อกี้ แตวิธีนี้จะเปนการ
คลิกที่รูปไอคอน บน แปลงโดยใช ไอคอน หรือใชเมนู ซึ่งผลลัพธจะเหมือนกัน เขาไปที่เมนู
เมนูบาร Adobe PDF, Convert to Adobe PDF ในเมนูน้ีสามารถที่จะปรับแตคา
ตางๆ ไดเหมือนกับที่เขาเมนู File, Print..
เมื่อคลิกแลวโปรแกรมถามวาในการจะแปลงไฟลนั้นจะตองเซฟไฟลกอน ใหคลิก Yes
ระบุวาจะเซฟไฟลไวที่ไหน เมื่อระบุไดแลวใหคลิก Save
โปรแกรมจะแปลงเอกสารใหโดยอัติโนมัติ
บุญเลิศ อรุณพิบูลย, บุญเกียรติ เจตจํานงนุช

13. ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 13
วิธีนี้โปรแกรมจะโหลดรูปภาพตางๆ เขาไปเก็บไวกอนแลวจึงแปลงเอกสารทั้งหมดอีกที แตผลลัพธ
ที่ไดจะเหมือนกัน แตสิ่งที่ไมเหมือนคือขนาดของไฟลที่ใหญกวาวิธีแรก
บุญเลิศ อรุณพิบูลย, บุญเกียรติ เจตจํานงนุช