4. Metadaten versus Verzeichnisse
VERZEICHNISSE IM WINDOWS EXPLORER
ARBEITEN MIT
VERZEICHNISSEN
Mit Einzug von Microsoft
Windows in Unternehmen
und Privathaushalte war
das Arbeiten mit
Verzeichnissen der de
facto Standard beim
Umgang mit der
Dateiablage – es gab
keine Alternative.
7. Metadaten versus Verzeichnisse
Dateiablage-
Probleme
1
23
4
Einarbeitung
Mitarbeiter
Komplexe
Verzeichnisstrukturen
erschweren
Einarbeitung. Zudem hat
jeder seine eigene
Vorstellung, was den
richtigen Ablageort
betrifft (»mental map«)
Doppelablagen und
unerwünschte
Versionenvielfalt
Zuordnungsproblem:
Deshalb Dokumente häufig
in mehreren Verzeichnissen.
Oft verschiedene Versionen
des Dokumentes an
unterschiedlichen Orten.
No single source of truth
Umstrukturierung
aufwändig
Umsortieren von
Dokumenten in
Verzeichnissen
mühsam. Es bleibt aus
Zeitgründen oft bei der
ursprünglichen
Einsortierung
Eingeschränkte
Sortiermöglichkeiten
und Metadaten
Nur 1 Filterungskriterium
auswählbar. Begrenzte
Anzahl an frei editierbaren
Attributen (Metadaten) zur
Auswahl
9. Metadaten versus Verzeichnisse
EIN TYPISCHES FALLBEISPIEL IN SHAREPOINT
Gängige Praxis:
User bauen Verzeichnis-
strukturen wie gewohnt aus der
Windows Explorer Welt auf
10.
11. Metadaten versus Verzeichnisse
Wiederholung der
Nachteile von
Verzeichnissen
analog Windows
Explorer
• Doppelablagen
• Unerwünschte Versionen
• Umstrukturierungen
aufwändig
• Schwierigere Einarbeitung
von Mitarbeitern
NachteileDOKUMENTEN HANDLING
URL-Längen-
Beschränkung
Die URL-Länge bei
SharePoint ist auf 256
ZEICHEN begrenzt. Tiefe
Verzeichnisse lassen sich nur
begrenzt abbilden, ohne
dass Links brechen
Kosten
Wird SharePoint bei der
Dateiablage analog Windows
Explorer genutzt, mutiert
SharePoint zu einer teueren
Dateiablage
Sortieren, Filtern,
Gruppieren
nicht möglich
Mit Verzeichnissen lassen
sich Sortier-, Filter- und
Gruppiermöglichkeiten nicht
sinnvoll nutzen
12. Metadaten versus Verzeichnisse
Brotkrümelpfad
nur eingeschränkt
nutzbar
Es werden nur max. 2
Verzeichnisebenen im
Brotkrümelpfad
(»breadcrumb«) abgebildet.
NachteileUSER EXPERIENCE
Tieferliegende
Verzeichnisse
scheinbar unsichtbar
Die Verzeichnisse werden erst
beim jeweiligen Durchklicken
sichtbar
Mangelnde
Performance
Das Dokumentenhandling
mit Verzeichnissen stellt User
auf eine Geduldsprobe
Keine Ansichten
Bei Verzeichnissen lassen
sich SharePoint-Ansichten
nicht sinnvoll nutzen
13. Metadaten versus Verzeichnisse
KEINE REGEL OHNE AUSNAHME:
WANN VERZEICHNISSE IN SHAREPOINT SINNVOLL SEIN KÖNNEN
5000 Elemente
Begrenzung in
Bibliothek
Mit Verzeichnissen können
größere Bibliotheken
gesplittet werden, um die
Performanz von
SharePoint sicherzustellen
Kleine Teams mit
wenig Dokumenten
Optional, da hier das
Verbesserungspotenzial
nicht so groß ist
Berechtigungen auf
Verzeichnisebene
Aus administrativen
Gründen selten
empfehlenswert, aber
grundsätzlich machbar
14.
15. Metadaten versus Verzeichnisse
FLACHE STRUKTUREN IN SHAREPOINT:
UNGEWOHNT UND FURCHTEINFLÖßEND
Dokumentenbibliothek in
SharePoint ohne Anpassung:
Endlos lange
Dokumentenauflistung
19. Metadaten versus Verzeichnisse
FÜR DEN RASCHEN ÜBERBLICK:
ANSICHTEN IN SHAREPOINT
Ansicht
"VERKÄUFER"
Ansichten ermöglichen es,
Elemente in einer Liste oder
Bibliothek in einer vorab
definierten Form anzuzeigen
20.
21. Metadaten versus Verzeichnisse
WAS SIND METADATEN?
EIN BEISPIEL AUS DEM REICH DER GEWÜRZE
Name
Chili
Familie
Capsicum
Herkunft
Süd-
Amerika
Verwendung
Gewürz
22. Metadaten versus Verzeichnisse
WAS SIND METADATEN?
EIN BEISPIEL AUS EINER SHAREPOINT-BIBLIOTHEK
Metadaten
Verkäufer
Metadaten
Geändert
Metadaten
DokTyp
Metadaten
Name
26. Metadaten versus Verzeichnisse
Dokumenten-
Management
• Sortiern, Gruppieren,
Filtern
• Ansichten
• Versionierungen
• Check in / Check out
• …
DER LOHN FÜR ALL DIE MÜHE
MAGIE MIT METADATEN
Suche
• Verbesserte
Relevanz von
Suchergebnissen
• Metadaten-
Navigation und
Filterung bei zentral
verwalteten
Metadaten
Workflows
Triggern von
Workflows über
Metadaten
Informations-
verwaltungsrichtlinien
Ausführung von
Informationsverwaltungs-
richtlinien mittels
Metadaten
27.
28. Metadaten versus Verzeichnisse
VERNÜNFTIGE RAHMENBEDINGUNGEN SETZEN
Mitarbeiter
• Praktischen Nutzen
sichtbar machen
• Etablierung von
Change Agents
• Training abhängig von
Rolle
Governance
• Prozesse, Rollen und
Organisation regeln
• PeerGroups bilden
Vorzeige Seite
• Demo Intranet-Seite
mit praktischen
Beispielen
• Wettbewerbe mit
Preisen
Mehr Infos zu SharePoint-Governance unter:
www.frank-projekte.de/files/SharepointGovernance.pdf
34. Metadaten versus Verzeichnisse
ANALYSE UND
USABILITY
PROJEKT-
MANAGEMENT
GOVERNANCE
UND TRAINING
Nutzer- und
Anforderungsanalysen,
Erstellung von Papier- und
Low-Fidelity-Prototypen sowie
komplementäre Usability-
Tests
Aufbau und Weiterentwicklung
des Content Management als
(Teil-)Projektleiter, Product
Owner oder als »Informations-
Spezialist«
Aufbau einer
firmenspezifischen Governance
sowie Entwicklung von
firmenspezifischen SharePoint-
Trainings
SERVICE-ANGEBOT IN DEUTSCHLAND