O documento discute a normatização e diretrizes para elaboração de instrumentos de pesquisa arquivística, como guias, inventários e catálogos. Apresenta os 5 passos para chegar aos instrumentos de pesquisa: 1) planejamento e definição de prioridades, 2) estabelecimento do conteúdo, 3) preparação para coleta de informações, 4) coleta das informações, 5) confecção e divulgação do instrumento. Também discute classificação, relações entre conceitos, metadados e outros tópic

1. Descrição Arquivística – Aula 4
A normatização e as diretrizes para a
elaboração de instrumentos de pesquisa.
Instrumentos de pesquisa: como chegar a eles.
Princípios de classificação e o quadro de
arranjo. Avaliação Individual.
GESTÃO ARQUIVÍSTICA
Aula 4 – Descrição Arquivística

2. Descrição Arquivística – Aula 4
Instrumentos de Pesquisa
Instrumentos de pesquisa completam o
trabalho de um arquivo com a
finalidade de propiciar o acesso aos
documentos, consulta e divulgação do
acervo e se apresentam em vários
formatos e cada um possui
características próprias, que vão
atender as necessidades dos
pesquisadores

3. Descrição Arquivística – Aula 4
Sub-série2.3
Sub-série2.3
Documento/
Processo
Documento subordinado /
Ato informacional
Sub-série2
Sub-série2
Série3
Série3
Documento/
Processo
Seção2
Seção2
Sub-série1
Sub-série1
Série2
Série2
Documento/
Processo
Sub-série2.2
Sub-série2.2
Sub-série2.1
Sub-série2.1
Série1
Série1
Fundo
Fundo
Seção1
Seção1
Seção3
Seção3GUIA
INVENTÁRIO
CATÁLOGO
ÍNDICE
Formas de descrição de documentos e acervos.

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• Descrição do geral ao particular: apresenta uma relação
hierárquica entre as partes e o todo
• Informação relevante para o nível de descrição: as informações
devem ser apropriadas para o nível que está sendo descrito.
• Relação entre descrições: identifica o nível de descrição.
• Não repetição de informação: não repetir as informações em
níveis diferentes de descrição.
estrutura multinível.

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Outros instrumentos de Pesquisa
E online?

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Observações importantes:
•Na tarefa de elaboração dos instrumentos de pesquisa é necessário saber, em primeiro
lugar, em que nível de sintonia se encontram as atividades de descrição em relação às de
classificação.
•Por exemplo: se durante a ordenação interna dos documentos de uma série for possível a
anotação das datas-limite, no momento da descrição não será necessário voltar àqueles
documentos.
•Infelizmente essa situação nem sempre ocorre e os arquivistas acostumaram-se a
descrever a posteriori os conjuntos documentais já classificados.
•Independentemente de se efetuar a descrição no mesmo momento ou após a
classificação, é necessário estabelecer uma sistemática de coleta de informações do
acervo e de seus documentos.
•A utilização de fichas eficientes, informatizadas ou manuais, é muito importante. Também
é fundamental a realização de um bom controle sobre o preenchimento e o
processamento das fichas, a fim de se garantir uma padronização rigorosa.
•A criação de manuais de preenchimento e a revisão sistemática são imprescindíveis.
•Igualmente importante é ter controle do vocabulário e das siglas utilizadas.

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Receitinha

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Instrumentos de Pesquisa - Como chegar a eles:
• 1 - planejamento e definição de prioridades
• 2 - estabelecimento do conteúdo do
instrumento
• 3 - preparação para o recolhimento das
informações
• 4 - recolhimento das informações
• 5 - confecção e divulgação do instrumento de
pesquisa

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Passo 1 - planejamento e definição de
prioridades:
· escolha do material a ser descrito;
· escolha do tipo de instrumento;
· definição da forma de divulgação do
instrumento;
· definição dos recursos materiais, humanos e
financeiros;
· estabelecimento de cronograma;

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Passo 2 - estabelecimento do conteúdo do
instrumento:
· definição das informações a serem
apresentadas;
· definição do modo pelo qual as informações
serão
apresentadas;
· estabelecimento do sistema de coleta e de
processamento dos dados;

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Passo 3 - preparação para o recolhimento das
informações:
· definição dos elementos do sistema informatizado
(se for o caso);
· elaboração de fichas para coleta da informação;
· elaboração de manuais para o preenchimento das
fichas a fim de se garantir sua correta utilização
e a manutenção de um padrão;
· teste das fichas e do manual em uma parte do
acervo;
· finalização das fichas e do manual;
· treinamento do pessoal técnico responsável pelo
preenchimento das fichas;
· escolha de um técnico responsável pelo
preenchimento (será o revisor das fichas, com o
objetivo de garantir a padronização das
informações);

12. Descrição Arquivística – Aula 4
Passo 4 - recolhimento das informações:
· preenchimento das fichas;
· revisão das fichas;
Passo 5 - confecção do instrumento de pesquisa e divulgação do
instrumento de pesquisa.
Escrever, escrever e escrever.

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Normatização da Descrição Arquivistica
• A preocupação com a descrição arquivística é recente, surge por volta do
final da década de 1980, com o início do processo de construção de
normas de descrição de documentos arquivísticos.
• Em 1992 foi produzida a primeira versão da ISAD(G), sua publicação
ocorreu em 1993, sendo decidido que após 5 anos seria novamente
revista. Ainda em 1992 foi proposta a elaboração de outra norma, a ISAAR
(CPF), porém sua publicação ocorreu somente em 1996.
• A ISAD (G) padroniza a descrição arquivística em fundos como um todo e
em suas partes e contém regras gerais que podem servir como base para
a criação de normas locais ou ser usada em conjunto destas se já
existirem.

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Metadados

15. Descrição Arquivística – Aula 4
Metadados

16. Descrição Arquivística – Aula 4
Classificação de Documentos de Arquivo
“Determinação das categorias ou dos
grupos entre os quais devem ser
distribuídos logicamente e
sistematicamente os dossiês em
grupos ou categorias de assuntos
segundo uma ordem para facilitar a
utilização”.

17. Descrição Arquivística – Aula 4
Os princípios de classificação
• a classificação é uma representação da realidade
e como tal uma aproximação. É necessário definir
níveis de tolerância;
– Inesgotabilidade (nenhuma classificação é tão
exaustiva que será capaz de englobar tudo);
• Provisoriedade.
• a classificação persegue um objetivo;
• a classificação tem por trás um mecanismo
classificador que executa as operações
necessárias (denominação, hierarquia,
subordinação);

18. Descrição Arquivística – Aula 4
• a classificação necessita de
um princípio de
classificação ou de divisão;
• o princípio de classificação é
natural quando é o mais
adequado (aproximado) ao
conjunto;
Alunos
Descrição Arquivísticas
Masculino Feminino
Princípio de Classificação: Sexo

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Relações entre Conceitos
• Relação hierárquica
(gênero/espécie) –
se dois conceitos
diferentes possuem
características
idênticas e um deles
possui uma
característica a mais
do que o outro,
então entre eles se
estabelece a relação
hierárquica ou
gênero/espécie.
Árvore
Árvore
Frutífera
Árvore de
Nozes
macieira pessegueiro amendoeira nogueira

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Relações entre Conceitos
• Relação
partitiva
(todo/parte)
– a relação
partitiva
existe entre
um todo e
suas partes.
Árvore
Raízes Tronco Galhos Folhas

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22. Descrição Arquivística – Aula 4

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25. Descrição Arquivística – Aula 4
Entende-se por arranjo a "seqüência de operações intelectuais e físicas que visam à
organização dos documentos de um arquivo ou coleção, utilizando-se diferentes
métodos, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido" (ARQUIVO
NACIONAL, 2005).
Paes (2005) afirma que as operações intelectuais compreendem a análise dos
documentos quanto a sua origem funcional, forma e conteúdo; e as operações físicas
referem-se ao acondicionamento dos suportes documentais em locais apropriados e
àidentificação dos mesmos para definir sua disposição. O estudo das funções, das
atividades e da estrutura da organização produzirá um esquema chamado quadro de
arranjo que auxiliará nas atividades intelectuais e físicas de arranjo, realizadas na fase
permanente.
Arranjo

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27. Descrição Arquivística – Aula 4

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29. Descrição Arquivística – Aula 4
Relações entre Conceitos
• Relações
Funcionais –
aplicam-se,
sobretudo, a
conceitos que
expressam
processos.
Produção → Produto → Produtor → Comprador

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Avaliação Individual