提供演講者準備要變成講師的一些簡報技巧

1. 從演講者到講師
~簡報規劃與技巧
2010/10/11
J部教育副總監/講師團教育副主席
喜洋洋/Sunrise
劉基欽

2. 劉基欽
現任：中華民國國際演講協會 J部教育副總監
講師團教育副主席
經歷：駿林科技 專案管理師
巨盛電子 業務工程師
台灣固網 行銷企劃專員
德勝網際 專案經理
中華民國國際演講協會 J1區總監
喜洋洋國際演講協會 會長
2006全國講評比賽 亞軍
學歷：台灣科技大學 MBA
認證：CPC 經管顧問師班結業
國際新產品開發管理認證(NPDP)
卓越經營認證顧問師
2

3. 7 70 7
3

4. 失落的環節....
學員想要聽到的是什麼？
如何能夠有效的傳遞訊息?
我想要跟大家說的是什麼？
該如何表達想傳遞的重點?
簡報的架構該如何規劃？
簡報的邏輯？
簡報訊息量太大怎麼辦?
4

5. 簡報四部曲
目標聽眾是誰? 主要觀點是? 簡報設計原則是? 雙向溝通所需的應
要達到什麼目的？ 如何建立邏輯架 如何簡化PPT訊息… 答技巧
…… 構？
……
Q s
P s
5

6. 簡報大綱
Analyze (聽眾分析)
P 簡報規劃)
簡報規劃
lan (簡報規劃
Design (簡報設計)
P
resent (簡報表達)
6

7. 穿上聽眾的鞋子走路
Source:http://big5.china.com/gate/big5/images2.china.com/tech/zh_cn/science/n
ews/154/20090908/2009090809104028272000.jpg 7

8. 透過教案或PPT寫作規劃表了解聽眾需求
參考簡報規劃與技巧講義P. 2~3 8

9. 公開班與廠訓的不同
狀況 因應策略
公開班 許多學員不願意告知 1.若為長班於第一堂
自身資訊 結束後詢問
學員自發性較強 2.請課務人員以教學
效果的角度詢問學員
廠訓 課程針對性強 需針對其公司產業/
學員自發性較弱(許多 競爭對手加強了解
學員為公司指派)
9

10. 簡報大綱
A 聽眾分析)
聽眾
nalyze (聽眾
P
lan (簡報規劃)
Design (簡報設計)
P
resent (簡報表達)
10

11. 我該如何炒手上的菜?
11

12. 邏輯 結構流 心智圖
12

13. 簡報的靈魂是邏輯！？
首先，從目的出發
然後，分角度去拆解
最後，從各角度去思考
13

14. 邏輯視覺化的工具—金字塔原理
應用金字塔原理後：
製作时間 文字密度 内容條理
30年經典著作
咨詢顧問必讀書
14

15. 金字塔原理四個基本特徵
特徵一：一篇文章的結構必定只支
持一個論點，這個論點將概括所有
各級各組的論點。
(以結論為導向的論述過程)
結論
特徵二：任何一個層
次上的論點都必須是
其下一層次論點的概 推論A 推論B 推論C
括。 (歸納法)
A1 A2 A3 B1 B2 B3 C1 C2 C3
(演繹法)
特徵三：每組中的論點必 特徵四：每組中的論點都必
須屬於同一個範疇。 須按照邏輯順序組織。
(需符合MECE 原則)
15

16. 兩種建立金字塔結構的方法
如果你對主題很熟悉:自上而下法
快速列出中心思想
列出分析問题的經典架構 分析可以獲得的素材
將素材放進對應的框架下
完成金字塔 16

17. 案例：新產品開發流程模式
部門階段
模式
活動階段
模式
決策階段
模式..
17

18. 兩種建立金字塔結構的方法
如果你對主題不太熟悉:自下而上法
零星的素材 構建初步的框架结構 框架结構逐步完善
想辦法搜集更多 不斷發現新的素材材料 調整素材材料分類
给框架補充新的内容
形成完整的框架結構和完整的内容支撑
好的金字塔结構可以不斷重復使用
18

19. 舉例來說
我在準備”精實生產—平準化生產”產品手冊
的資料時，要先思考到一些問題.
手冊使用對象是誰？
產品手冊的目的為何？
準備資料量要多少？
在這些問題之後，才根據已知資訊來擬定情
報的架構….

20. 先將已知資訊轉化為新的架構
精實生產系統圖
MECE
MECE

21. MECE
• Mutually Exclusive Collectively Exhaustive
• 各部分之間相互獨立(無重疊)
• 所有部分完全窮盡(無遺漏)
Sourc:http://www.tomspencer.com.au/2008/06/14/mece-analysis-framework-mckinsey-and-company/ 21

22. 是否還有其它架構?
5W1H? PDCA? Pros, cons? 結構流？

23. 關鍵字應該樣這麼下..
• 下得深(斤斤計較)
– 加強您對該聚焦的知識主題範圍之認知，並利用計較
心態來構思出一個關鍵字
• 下得廣(字海戰略)
– 以多個關鍵字搭配核心關鍵字來鎖定查詢範圍、縮小
查詢結果
• 下得好(見賢思齊)
– 博碩士論文
– Google,Yahoo關鍵字資訊
• 下得妙(換句話說)
– 繁/簡轉換(word), 繁/英轉換

24. Production Leveling & Lean Production
平准化生产 & 平准化生产
Production Leveling 平準化生產 & 精實生產
heijunka
平準化
Production Leveling & JIT
平准化生产 平準化生產 &TPS
平准化生产 平准化
Production Leveling & TPS
平準化生產 平準化生產 & 及時化

25. 常用的結構流
按時間順序
挖掘問題順序
TTT順序
AIDA順序
其它結構流請參考簡報聖經 25

26. 提升自己邏輯思维能力的利器：MindManager
參考講義P5 26

27. 簡報大綱
A 聽眾分析)
聽眾
nalyze (聽眾
P
lan (簡報規劃)
D 簡報設計)
簡報設計
esign (簡報設計 P
s
P
resent (簡報表達)
27

28. 1個工具 2個原則 3個面向
P s
28

29. 工欲善其事，必先利其器
Power Point 2003 Power Point 2007
29

30. 原則一 提高訊號雜訊比
• 訊號雜訊比(Signal to Noise Ratio, SNR)
– 在投影片中相關與非相關元素或資訊之間的比
例
• 一個人處理新資訊的能力是有限的
• 在簡報設計中，要盡量提高訊號雜訊比，
讓訊息衰減現象降到最低
30

31. 去除沒有幫助的母
片色彩 去除課程名稱
31

32. 原則二 視覺化訊息
• 當人在接觸到資訊時，在時間有限的情況
下，照片比文字更易讓人記住
• 70%的人是視覺思維型，其對圖解速度快過
於文字
• 透過照片加文字呈現相同的訊息，可以得
到最佳的效果
32

33. 沒有能源就沒
有生命
33

34. 版面保持簡潔 &突顯重點
34

35. 簡約是最高
層次的複雜
~達文西
Source:http://farm1.static.flickr.com/45/128800819_5e582ed768.jpg 35

36. 單位:千元 固定成本 變動成本
淨銷貨 1000
($10*100 個)
直接原料 600
直接人工 100
製造費用 50 100
銷售費用 40 10
管理費用 40 10
130 820 950
Q: 銷售量達150個時利潤多少？
Ans: 利潤=營收-成本(固定成本+變動成本)
=10 ($/個)* 150 (個)-[130($)+(820/100)($/個)*150(個)
=1500($)-1360($)
=140($) 記住重要運算步驟及「單位」 較不易算錯及
易於了解”在算什麼”
36

37. 標題應該反映觀點！
突顯關鍵詞！
37

38. 透過排版突顯重點
一頁PPT中不超過7個概念
不要換行
可省略全部標點符號和連接詞
文字内容不要超過10~12行
不用傾斜或過於藝術化的字體
段落間距不要太小
同頁面字體不要超過三種
38

39. 案例：PPT訊息量太大怎麼辦？
新產品開發流程模式類型 原稿
部門階段模式
是早期新產品開發的模式，它將新產品開發的過程劃分為數個循序的階
段，各階段由不同部門負責。這模式的概念就像跑接力賽一樣。而這種模
式是由於傳統大量生產及專業化生產之下所出現的模式。
活動階段模式
是目前最為普遍的模式，它的概念是將新產品開發的流程劃分為許多活
動。(此模式改善了部門階段模式的缺點) 它能提供在新產品開發流程中所要
執行的任務，同時也能顯示在各階段間可能出現的新產品形式，而它也強
調跨部門互動且同步的本質，以Crawford(2000)所提出的流程為例，每個
階段的活動互有重疊、而非是依序產生的。
決策階段模式
將新產品開發流程視為一連串決策的組合。而Cooper (1993)所提出的階
段— 關卡(Stage-gate) 系統」第二代之新產品開發流程屬於此類，在這流
程中每個階段都要蒐集與評估相關資訊，最後透過關卡作為品質與「過關/
淘汰」的檢驗站。而在每個階段都包含跨部門、同時進行的活動。
39

40. 思路1：充分利用備忘稿
40

41. 思路2：將要點拆成多個頁面
部門階段
模式
活動階段
模式
決策階段
模式
41

42. 思路3：將資訊放至講義中
42

43. 不要超過三種色系
好的配色讓你閱讀舒適
43

44. 光線與配色的關係
暗室演示
深色背景(深藍、灰等)配白或淺色文字
明亮房間
淺色背景配深色文字視覺效果會更好
PS.注意電腦和投影機顯示顏色差異
44

45. 避免刺眼的顏色
• Value-Added Activities增值的活動
An activity that transforms material or information轉化原料或是資訊
的活動
The customer wants it顧客希望如此
It adds more value to the customer than cost為顧客創造的價值大於成
本
Non-Value-Added Activities無增值的活動
Activities that consume resources but create no value in the eyes of the
customer (or adds more cost than value)消耗資源,但在顧客眼裡不會創造價值的活
動(或是增加的成本高於價值)
If you can’t get rid of the activity, it turns to yellow如果這個活動不能刪除,那麼
就擺在黃色的分類
Unnecessary activities adding no customer value are pure waste對顧客不會增添
價值的無必要活動純粹是浪費
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46. 常用文字顏色组合
白色背景黑色文字
黑色背景白色文字
紫色背景綠色文字
黄色背景紫紅色文字
紅色背景藍綠色文字
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47. 簡報大綱
Analyze (聽眾分析)
P
lan (簡報規劃)
Design (簡報設計)
P
resent (簡報表達) Q
s
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48. 雙向溝通所需的應答技巧
• 認可
– 個人/事實/感受
• 詢問
– 通過詢問弄清問題/詢問例子/通過封閉式問題
詢問事實
• 調整
– 關鍵字/改變層次
參考講義P3~4 48

49. 總結
A 聽眾分析)
聽眾分析
nalyze (聽眾分析
P 簡報規劃)
簡報規劃
lan (簡報規劃
D 簡報設計)
簡報設計
esign (簡報設計
P
s
P 簡報表達)
簡報表達
resent (簡報表達
Q
s
49

50. 唯有多加嘗試
才能走出屬於自已的路
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51. 廣告--網站製作研習營
• 日期： 10 月 16 日 星期六 13:00 - 17:00
• 地點： 台北市松仁路3號 中油大樓 5 樓 513 會議
室
• 費用： 每人NT$100 請自備筆電
• 報名： 請今天向 葉國華先生 報名
• 內容：
1.如何利用 google site 建立分會網站
2.如何建立Facebook粉絲專頁
3.如何利用網路行銷演講會
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