1. Presentatie Verbindend Fundament
Relatie Dienstverlening & ICT
19 mei 2011

2. Aanleiding & Inhoud
Aanleiding
• Goede architectuur als basis voor samenwerking.
• Mogelijkheden ‘laaghangend fruit’ eindrapportage ZENC.
Inhoud
1. Definitie en omvang architectuur
2. Totstandkoming architectuur
3. Aanpak en architectuur Nuth
4. Mogelijke aanpak Parkstad Limburg
5. Afwegingen en vragen Parkstad
2

3. 1. Definitie en omvang architectuur
Bouwen en sturen in samenhang op dienstverlening, organisatie & ICT
3

4. Definitie en omvang
Definitie architectuur
‘Consistent geheel van principes, methoden en modellen voor het
ontwerpen en realiseren van bedrijfsprocessen, informatievoorziening,
technische infrastructuur en organisatorische inrichting’
Omvang architectuur (enterprise)
• Bedrijfsarchitectuur (processen)
• Informatiearchitectuur (applicaties, functies, gegevens)
• Technologiearchitectuur (technische componenten, infrastructuur)
4

5. Waarom architectuur?
Een architectuur biedt de basis voor:
• Uitwerken visie op dienstverlening
• Gemeentelijke architectuur
• Inzicht en samenhang processen, informatie en ICT
• Verbinden dienstverlening, organisatie en ICT
• Plaatsen en prioriteren ontwikkelingen binnen architectuur
• Samenhang in bouwen en sturen
• Standaardisatie
• Verbetering (doorontwikkeling)
• Aansluiten op …. (ketenpartners, LV)
Dezelfde voordelen samenwerkingsverband Parkstad
• Basis voor samenwerking
5

6. Enterprise architectuur
6

7. 2. Totstandkoming Architectuur
7

8. Architectuurvisie
Totstandkoming o.b..v architectuurvisie
Bepaal vooraf:
• Stakeholders (betrekken in/externe partijen)
• Missie en Visie
• Strategie (organisatie, keten, klanten, dienstverlening)
• Organisatiedoelen (lastenverlichting, efficiency, optimale
dienstverlening, gegevens delen, HNW)
• Architectuurprincipes (NORA en GEMMA als uitgangspunt)
• De belangrijkste thema’s
8

9. Een continu proces
Werken onder architectuur = continu proces
9

10. Thema’s
De belangrijkste thema’s kunnen zijn:
• De gemeente als poort voor de Overheid (Antwoord)
• KCC centrale rol en regie op dienstverlening
• Aansluiten op landelijke projecten (NUP)
• Klantgericht en vraaggestuurd werken
• Zaak- en procesgericht werken
• Koppelen, kantelen en generiek maken
• Ontsluiten en gebruiken van basisgegevens
• Ketensamenwerking
• Samenwerkingsverbanden (Kompas, ISD-BOL, GBRD, SSC, RUD, …)
• Groeipad naar serviceoriëntatie
10

11. Thema’s
Thema’s bepalend voor architectuur:
• Horizontaal denken
o Van buiten naar binnen (de klant centraal)
o Kanaalonafhankelijke dienstverlening
o Gemeentebreed KCC (1 ASP)
o Efficiënter en slimmer werken
o Kwaliteit verbeteren (PDCA)
• Zaak- en procesgericht werken
o Klantgericht, resultaatgericht
o Aanvraag als zaak registreren, behandelen, bewaken en beheren
o Continu inzicht in proces en voortgang (Status)
o Maatwerk door standaardisatie processen en informatie
• Multichannel dienstverlening
11

12. Architectuur
12

13. 3. Aanpak en architectuur gemeente Nuth
13

14. KCC
1. Organisatie 2. Producten en kanalen
3. Processen DVC
Organisatiefilosofie Grofstructuur
Gewenst:
Huidige situatie
5 stappen & knip
Fijnstructuur Werkstromen & menskracht Informatiestromen Inzet kanalen
Klantstromen
Competenties Functies 4. Huisvesting 5. ICT: visie en architectuur
Balies/Werkplekken Systemen Telefonie Website Post
Formatie Opleidingen
Borging/Beheer Kwaliteitsmanagement Kwaliteitshandvest

15. GEMMA Procesmodel
15

16. Functies gemeente
Besturen (en sturen)
Klantcontacten:
K
Burgers, L Strategie ontwikkelen Beleid ontwikkelen Sturen & organiseren
Bedrijven, A Besluiten Verantwoorden Beleid Planning & projecten Planning & control Ondersteunen
Instellingen maken Bestuurders
N
T
E Primaire functies (waarde toevoegen)
N OVER:
Persoonlijke Documenten
Burgerzaken, reizen, welzijn, milieu, afval, bouwen,
openbare ruimte, verkeer, vervoer, belastingen, bedrijven,
Vergunningen werk & inkomen, veiligheid,…
Voorzieningen
V Subsidies
Informeren Toetsen plannen
R Adviseren Bezwaar & beroep
Uitkeringen
A
G Belastingen Toewijzen Verlenen vergunningen
E Meldingen Handhaven Verlenen subsidies
N
Klachten Kopen & Verkopen Onderhouden openbare ruimte
Bezwaar & Beroep
Z
A
Secundaire functies (ondersteunen, beheren)
K
Communica Personeel, Facilitaire Inkoop/aan Huisvesting ICT Financiën ……
E tie organisatie zaken besteding
N 16

17. GEMMA
Generiek procesmodel dienstverlening
17

18. Gemma basisplaat procesarchitectuur dienstverlening
18

19. Procesarchitectuur
Varianten voor ontwerp procesarchitectuur
Eenvoudige variant
• Processtappen op hoofdniveau
• Generieke processen op uniforme wijze beschrijven
• Koppelen documenten en statussen aan processtappen
• Voordelen: eenvoudig, sneller te implementeren, doorgroei naar uitgebreide
variant mogelijk
Uitgebreide variant
• Gedetailleerde procesmodellen met workflow
• Activiteiten en beslissingen
• Optimalisatie gehele klant-tot-klant proces
• Invoering B.P.M.
• Invoering kost meer tijd
19

20. Generiek proces & Knip
1. Intake Knip bepalen tussen 1e, 2e en 3e lijn
afhankelijk van de complexiteit en
- Vraagverheldering
betrokkenen
- Advisering (informatieverstrekking)
Processenhandboek (IST en SOLL situatie)
2. Toetsen
- Toetsing (ontvankelijk) • Dienstverlenende processen
• Ondersteunende processen
• Beleidsmatige processen
3. Behandelen • Bestuurlijke processen
- Nader onderzoek
Processenhuis
4. Besluiten
- Bestuurlijk/ambtelijk, in- e/o extern
5. Afhandelen
- Verstrekken (en betaling) product/dienst
- Eindregistratie
20

21. GEMMA - Rollen
21

22. Processenhuis
22

23. Schema & parameters
23

24. Procesbeschrijving
24

25. Vijf stappen
25

26. Processen - - - ICT
Van processen naar Informatievoorziening en ICT
• Procesbeschrijvingen inclusief parameters, rollen en systemen
• Huidige systemen in kaart gebracht
• Op architectuurplaat GEMMA gelegd
• Ontbrekende onderdelen aangeven
• Geleid tot : ICT Architectuurplaat Nuth
• Afwegingen en keuzes maken voor ontbrekende onderdelen
• Delen in Parkstad
26

27. 27

28. 4. Mogelijke aanpak Parkstad Limburg
Uitgangspunten (basisdocumenten)
• Visiedocument Parkstad Limburg
• Gemeentelijk verbindend fundament
• Zenc
28

29. KCC Parkstadvisie
Beleid / regie / Beleid / regie / Beleid / regie / Beleid / regie / 8X
P&C / Best.ond. P&C / Best.ond. P&C / Best.ond. P&C / Best.ond.
Contr.mgt Contr.mgt Contr.mgt Contr.mgt
Handhaven Handhaven Handhaven Handhaven
PSL Back Office
Bouwen Bouwen Bouwen Bouwen
GBRD Soc. Zaken Soc. Zaken Soc. Zaken Soc. Zaken
…
Burgerzaken Burgerzaken Burgerzaken Burgerzaken 8X
…
…
… Back Office Back Office Back Office Back Office
Mid Office
8X
KCC +(PSL) KCC 1e lijn KCC 1e lijn KCC 1e lijn KCC 1e lijn
8X
Regie functie KCC 2e lijn KCC 2e lijn KCC 2e lijn KCC 2e lijn
1e lijn: producten burgerzaken
2e lijn: WWB, WMO etc
29

30. Eindplaatje Parkstadvisie
PSL SoZa
PSL Handhaven
PSL PuZa
PSL GBRD
PSL P&O
PSL ICT
PSL BoWo
Beleid / regie / Beleid / regie / Beleid / regie / Beleid / regie /
P&C / Best.ond. P&C / Best.ond. P&C / Best.ond. P&C / Best.ond. 8X
Contr.mgt Contr.mgt Contr.mgt Contr.mgt
Mid Office
KCC +
Digitaal
KCC +
Tel: 014045
KCC + KCC KCC KCC KCC
Regiefunctie 8X
Post / Balie Post / Balie Post / Balie Post / Balie
30

31. Verbindend fundament
Aanpak volgens gemeentelijk verbindend fundament
• Benoem gemeentelijke thema’s
• Koppel deze thema’s aan deelgebieden GEMMA
• Onderken afhankelijkheden over en weer
• Stel voorlopige architectuur vast
• Onderscheid drie niveaus (bedrijfs, informatie, technisch niveau)
Let op: het proces is nu gestart, richt hier de organisatie op in.
Conclusie: het generiek proces verbindt de deelgebieden
31

32. Gemeentelijke thema’s gekoppeld deelgebieden
Dienstverlening
Transactie/ Verbinden en Eenmalig Diensten/
Meest nabije Efficiënt
Interactie overheid
van informatie
werken
gegevens Producten
voorzien uitvragen
Thema’s
Bouwen aan
klantcontact en
Bouwen aan Bouwen aan
bijbehorende Bouwen aan
gemeen- efficiënt
processen (koppelingen
schappelijke inzetten van
waarbij alle tussen) de
processen en mensen en
kanalen basisregistraties
voorzieningen middelen
worden
bediend
Stelsel van
Frontoffice Midoffice Backoffice Basisregistraties
Deelgebieden
Efficiënte inzet
van techniek
Bouwen van de technische architectuur 32
Technische
architectuur

33. Afhankelijkheden tussen deelgebieden
Generiek procesmodel dienstverlening
Interactie/ Informeren Be- Be- Be-
Leveren Behandelen Besluiten Producten&Diensten
transactie & Intake sturen waken heren
Verbinden en Eenmalig
Meest nabije Efficiënt
van informatie gegevens
overheid werken
voorzien uitvragen
Bouwen aan
klantcontact en Bouwen aan Bouwen aan
Bouwen aan
bijbehorende gemeen- efficiënt
(koppelingen
processen schappelijke inzetten van
tussen) de
waarbij alle processen en mensen en
basisregistraties
kanalen worden voorzieningen middelen
bediend
Stelsel van
Frontoffice Midoffice Backoffice Basisregistraties
Efficiënte inzet
van techniek
Bouwen van de technische architectuur Technische 33
architectuur

34. Stuur in samenhang op realiseren fundament
Hulpstructuur om de thema’s te bouwen en te sturen
Regiegroep
Regisseren (het doel bereiken en samenhang bewaken)
Thema Thema Thema Thema Thema
Verbinden en van
Meest nabije overheid Efficiënt werken Eenmalig gegevens uitvragen Efficiënte inzet van
informatie voorzien
techniek
Stuurgroepen
Sturen op Sturen op Sturen op efficiënt Sturen op (koppelen
Sturen op technische
klantcontacten en gemeenschappelijke inzetten van mensen van) de
architectuur
bijbehorende processen en en middelen basisregistraties
processen waarbij alle voorzieningen
kanalen worden
bediend
Technische
Frontoffice Midoffice Backoffice Basisregistraties architectuur
Afstemmen (om thema overschrijdende issues af te stemmen)
34
Afstemmingsgroep

35. Verschillende niveaus, deelgebieden en generiek dienstverleningsproces op elkaar aangesloten
Balie Post Telefoon SMS Internet E-mail Communicatie
Generiek dienstverleningsproces
Midoffice
Bedrijfsniveau
Besturen Bewaken Beheren
Informeren Producten & Diensten
Interactie/transactie Behandelen Besluiten Leveren
& Intake
Frontoffice Backoffice Frontoffice
Gemeentelijke informatiefuncties
•Vraaggeleiden •Verbinden Vakspecifiek behandelen •Vastleggen gegevens
•Identificeren, •Zaken beheren
Informatieniveau
en besluiten over aan de bron
Authenticeren, •Relaties beheren Burgerzaken •Gebruik gegevens als
Autoriseren •Content beheren Belastingen afnemer
•Interacties/transacties •Document beheren Bouwen
met burger en bedrijven •Archief beheren Sociale dienst
•Kanalen integreren •Processen sturen Zorg
Onderwijs
•Publiceren •Gegevens ontsluiten Openbare werken
Parkeren Stelsel van
Frontoffice Midoffice Backoffice basisregistraties
Technisch •Koppelen van systemen Technische ICT voorzieningen
niveau •Voorzieningen voor uitwisseling van gegevens 35
Technische architectuur

36. Frontoffice: generieke procesbouwstenen, functies en voorzieningen
Burgers:
Dienstverleningsproces Producten
Bedrijfniveau Persoonsgebonden informatie
Infor- Publieke informatie
Interactie/transactie Intake Leveren Product Medewerkers:
meren
Bestuurlijke informatie
Klantinformatie
Werkvoorraad informatie
Frontoffice Functies en voorzieningen
Antwoord©
Publicatie
Identificeren, Authenthiseren, Autoriseren
Leveren
Digid
(Doelgroepen: klant, balie, backoffice,
Informatieniveau
handhaver, beleidsmedewerker, politiek-
Vraag en antwoord combinaties
bestuurlijk)
Balie
Vraaggeleiden
E-herkenning
Klantcontact
Kanaalintegratie
Samenwerkende Gemeentelijke
meren
bedrijven
Infor-
Post catalogi website
Telefoon
SMS
Centrale Voorziening Mijn
Internet
Decentrale Regelgeving overheid.nl
E-mail
Intake
machtigen
Antwoord
Digid
Webrichtlijnen
Bekend- voor
makingen bedrijven
BSN
NUP 36
voorziening

37. Midoffice: generieke procesbouwstenen, functies en voorzieningen
Bestuurlijke gegevens
Dienstverleningsproces
Bedrijfniveau
Statusgegevens
Klantgegevens
Be- Be- Be- Management informatie gegevens
Interacties/transacties
sturen waken heren
Product Termijnbewaking (procesvoortgang)
Verantwoording afleggen
Stelsel afspraken (stelsel handboek)
Midoffice Functies en voorzieningen
Relatiebeheer Processturing
Zakenbeheer
CRM Zaaksysteem
Informatieniveau
Contentbeheer Zakenmagazijn WFM
Servicecatalogus
Formulieren Zaaktypencatalogus BPM
CMS PDC generator
RSGB
Documentenbeheer
Gegevensontsluiting
Verbinden
DMS Dossierbeheer
GOB
Digilevering
Archief beheer
Gegevens
Broker magazijn
RMA
Basisregistraties Kernregistraties 37
NUP
voorziening

38. Backoffice: generieke procesbouwstenen, functies en voorzieningen
Bedrijfniveau
Dienstverleningsproces
Behandelen Besluiten Adviezen en besluiten
Interacties/transacties Product
Backoffice Functies en voorzieningen
Informatieniveau
Leveren vakspecifiek informatie Beheer authentieke
basisgegevens als bronhouder
Burgerzaken GBA WOZ
Belastingen BAG
Bouwen
Grootschalige topgrafie
Sociale dienst
Zorg Beheer niet-authentieke
basisgegevens
Onderwijs
Openbare werken
Kern-
Parkeren registraties
NUP 38
voorziening

39. Technische architectuur ondersteunend aan deelgebieden
Technische architectuur
Technische Gegevensopslag Netwerk
componenten
Landelijk
Digikoppeling
Landelijk
Digipoort Gemeente Landelijk
Bestandsstructuren
Diginetwerk
Opslagformaten STUF
Gemeente Kaartenbakken
PC’s, dunne clients Databasesystemen
Gemeente
Servers Back-up recovery en Netwerken (intern,
Randapparaten restore
extern)
Telefoons, pda’s Transactielogging
Netwerkbesturing
Besturingssysteem Bekabeling
Actieve componenten
Tele- en
datacommunicatie
Standaarden
NUP
voorziening
39

40. Processen, informatiefuncties, applicaties en landelijke voorzieningen
40

41. Basisplaat Informatiearchitectuur:
Applicatielandschap met mogelijke oplossingen
41

42. 5. Afwegingen Parkstad Limburg
42

43. Mogelijkheden
Uitgaande van Parkstadvisie, uitkomsten onderzoeken, GVF …
Welke mogelijkheden zien wij…
• … om tot een architectuurafstemming te komen?
• … voor samenwerking op bepaalde onderdelen?
Stand van zaken andere gemeenten qua architectuur…
• … welke keuzes zijn gemaakt, moeten nog gemaakt worden?
• … wat zijn onze gezamenlijke kansen?
43

44. Vragen
• Ideeën?
• Opmerkingen?
• Vragen?
• Afspraken !
44