Aplicació de les TIC a la millora de la productivitat i la gestió a l’empresa. Presentació de l'empresa ONGEST.com sobre CAPTIO.

1. Apps corporatives y canvis en els processos de
l’empresa
El cas dels Expense Reduction Managers
“El primer Expense Reduction Manager”

2. El món de les persones
Benvinguts al món SoMoClo
• Taxa de penetració d’smartphones: 63%
• El 64% dels internautes utilitza el telèfon
mòbil com a via d’accés a Internet
• Taxa de penetració de xarxes socials: 50%
En els darrers anys s’ha produït una irrupció massiva de noves tecnologies en el món
personal que ha canviat la manera com ens relacionem amb i a través d’Internet.
Les xarxes socials, la possibilitat de compartir fitxers online, l’accés a Internet des dels
terminals mòbils de nova generació, les aplicacions socials, l’ús del GPS per realitzar
recomanacions a mida. Estem vivint en un món Social, Mòbil i Cloud.
Fonts: Fundetec. Estudi EPyme 2012, eEspaña. Informe Anual 2012

3. Aquestes noves tecnologies fan possible un nou escenari, també
per a les empreses
Sorgeix l’empresa 2.0
SoMoClo fa convergir el digital i la infraestructura física. Es pot entendre com una
sola entitat amb tres potes diferents: Cloud com el mode d’entrega, social com a
servei compartit i mòbil com accés ubicu.
• Reduir costos
• Incrementar nivells de servei
• Millorar productivitat
• Incrementar capacitat de resposta
• Millorar l’eficiència
• Abast global

4. El món ja és
social, mòbil i cloud; les
empreses no haurien
de trigar en ser-ho
El món de les empreses
Les empreses estan entre 2 i 4 anys endarrerides respecte a la resta del món en quant a
adopció. Ens trobem en una fase de transició.
Avançar cap a l’Empresa 2.0
Sumar tecnologia i
tècniques de gestió per
socialitzar els processos de
negoci de les empreses.
Consumerització

5. El món de les empreses
Dades actuals: smartphones en l’empresa
• El 47,5% de les PIME i
grans empreses
ofereixen dispositius
mòbils amb Internet als
seus treballadors.
• Internet mitjançant
banda ampla mòbil ha
augmentat un 29,68%
respecte al 2011 en les
empreses espanyoles.
• BYOD (bring your own
device) com a
alternativa d’inversió. Fonts:
Fundetec.
Estudi EPyme
2012

6. El món de les empreses
Dades actuals: smartphones vs mòbils
Fonts: eEspaña. Informe
Anual 2012
• Hi ha sectors on ja
s’han imposat els
smartphones per sobre
dels telèfons mòbils
tradicionals...
• Sembla que hi ha una
relació amb la
necessitat de mobilitat
dels treballadors d’un
sector concret amb el
número
d’smartphones
accessibles.

7. El món de les empreses
Dades actuals: ús de xarxes socials
Fonts: Fundetec. Estudi EPyme 2012
• L’ús de les xarxes
socials és ja una realitat
que afecta a qualsevol
sector i tipus
d’empresa, en major o
menor
mesura, incrementant
la seva utilització com
eina de comunicació i
de màrqueting.

8. L’empresa 2.0 no és només
tecnologia, són també nous processos de
gestió
Les empreses es troben en una constant cerca de l’eficiència en els seus
processos , en aquest entorn, les tecnologies mòbils, socials i cloud tindran
un paper determinant.
Algunes tendències actuals en l’empresa:
• Digitalització i automatització: migrar tots
els processos al món digital en busca de la productivitat i de l’eficiència.
• Col·laboració: millora de la forma d’interactuar dels propietaris del
procés amb entorns 2.0.
• Ubiqüitat: accés a la informació des de qualsevol plataforma, en
qualsevol lloc a qualsevol hora.

9. Digitalització i automatització
• Factura digital, digitalització de documents, digitalització de targetes, digitalització
de tiquets...
• L’smartphone / tablet es converteix en un mitjà portable i personal per
digitalitzar qualsevol cosa
• Aquesta paperassa sovint té darrera un procés manual digitalitzar-la pot ser el
catalitzador per dotar al procés de més automatisme i/o eficiència

10. Col·laboració
Millora de la forma d’interactuar
dels usuaris en entorns 2.0.
Xarxes socials corporatives
• El paradigma de les xarxes socials portat
al món de l’empresa, gestió de
projectes, millora de la
col·laboració, difusió del coneixement...
• Eïnes col·laboratives per a tota mena de
tasques: gestió de projectes, compartir
arxius, editar imatges, realitzar
presentacions...

11. Ubiqüitat
Mòbil+Cloud: des d’on sigui, en el moment que sigui
• Aplicacions empresarials
tradicionals passen a oferir
versions per smartphone o tablet
• CRM, ERP, sistemes de facturació...
• Es fa patent aquesta tendència a
oferir l’aplicació per qualsevol
dispositiu portàtil, a més dels
tradicionals, i ajudant-se del cloud.
Diferents App del CRM Salesforce.

12. Comptabilitat
Com aprofitem aquest nou paradigma en la part comptable de
l’empresa?
• Migració de processos basats en el paper a entorns digitals
• Deslliurar-se de paperassa per auditories
• Reporting automàtic
• Entorns centralitzats de budgeting / forecasting
• Eines d’anàlisi per la millora del control, reducció del frau
• Automatització de tasques
• Millor comunicació entre els implicats en els processos comptables

13. Comptabilitat
Les claus per al èxit: una adequada gestió de les expectatives
Fase
comercial
Implan-
tació
Posada en marxa
• Planificar “en gran”
• Començar “en petit”
• Equivocar-se ràpid
• Escalar apropiadament

14. Digitalització i automatització
Migrar tots els processos al món digital en busca de la productivitat i de l’eficiència

15. Comptabilitat
Expense Reduction Managers
Un exemple concret de transformació d’un procés tradicional en un compatible amb
l’Empresa 2.0
És eficient la gestió de les notes de
despeses en la meva empresa?

16. Introducción
Gestió de despeses d’empresa “un procés antiquat” per a qui
reporta les despeses
Pel treballador, el report de despeses és una tasca desagradable, que treu
temps a altres tasques de major valor
He de de generar un
informe amb els meus
tiquets….
• No tinc temps
• No és la meva
“vertadera feïna”
• És avorrit
A més, els tiquets…
Es fan malbé
S’obliden
Es perden

17. Introducción
Quin caos!
• Quants recursos
invertits
• Hi ha errors i frau
• Falta visibilitad
• No està integrat amb
altres processos
Sovint les notes de despeses…
Son lentes de
revisar
Es presenten
amb errors
Es reben fora de
temps
?
x
?
Els supervisors reben les demandes de remborsament en un procés
desorganitzat, amb un fort component de treball manual i basada
en el paper
Gestió de despeses d’empresa. “un procés antiquat” per a qui
supervisa les despeses

18. Presentació
Alguns dels nostres clients…
El primer “Expense
Reduction Manager”
Converteix els molestos tiquets de
despeses en informació que
l’empresa pot utilitzar per
estalviar
• Captio automatitza la gestió de les notes
de despeses i converteix una tasca avui
basada en el paper en un procés eficient i
col·laboratiu
• Més de quatre anys dedicats a la
Investigació i Desenvolupament de les
tencologies més modernes aplicades a la
gestió de costos
• Pioners a Espanya i amb vocació
internacional

19. ¿Cómo?
Què és Captio?: una solució completa per a la gestió de les notes de despeses
• Aplicació mòbil /web
per la captura de
tiquets
• Mail Inbox per a
l¡enviament de
tiquets per email
• Integració amb
Google Maps
• Lectura automàtica
de tiquets
• Workflow d’
aprobació /
denegació de
despeses
• Revisió automàtica
de notes de
despeses segons la
política de
despeses
corporativa
• Càrrega automàtica de les
notes de despeses a l’ERP
segons l’assignació per
usuari, centre de costos, etc.
• Estadístiques i reports de
control y seguiment
Generar Supervisar Contabilitzar i
analitzar
“Mínim temps invertit
en generar la nota de
despeses; Captio la
genera per tu”
“Control absolut en la
gestió i total cumpliment
de la política de l’
empresa”
“Eliminació d’aquesta
tasca del checklist
administratiu”

20. Productividad y control
El 80% dels treballadors que realitzen la seva nota de despeses
destinen al voltant d’una hora mensual a la tasca
La majoria de supervisors analitzen únicament una mostra de
totes les notes de despeses rebudes
Captio és apostar per una major productivitat…
Generació automàtica de la nota de despeses a
partir d’informació llegida dels tiquets
Comprobació exhaustiva automàtica, el
supervisor es limita a revisar
El procés de gestió de desepeses s’integra “manualment” amb
d’altres
Integración automàtica amb ERP, CRM, BI, SC…

21. El 10% de las notes de despeses aprobades contenen despeses
que no compleixen la política de l’empresa
Solament el 0,15% del frau és detectat
… mantenint un control total sobre el procés.
Comprobació tiquet a tiquet del compliment de la
política de despeses
La comprovació exhaustiva redueix el frau en
pràcticament la seva totalitat
La información incompleta fa difícil cenyir-se al budget
Tota la informació disponible, integrada en un
mateix entorn
Productividad y control

22. Millora de
l’eficiència
Validador
Generadors
Marge de millora: parlem de números….
Las cifras
• La implantació de Captio va suposar per aquest client un estalvi anual de 25.000€ en un
projecte amb una ROI del 94% i un payback de solament 7 mesos
• Adicionalment, la partida de despeses en mobilitat es va reduïr en un 30%; el major
control va portar associada una major austeritat, al mateix temps que els treballadors
rebien el pagament de la seva nota de despeses 5 dies abans
1.500
hores
40.000
€/any
35%
jorn.
15.000
€/any
250
gen.
10 dies
cash-
back
80%
70%

23. Pruébelo
Com?

24. Pruébelo
Provi-ho ara!
• Faci una fotografia
d’algun dels seus
tiquets o utilitzin
algun dels que té de
mostra
• Envii la imatge
adjunta a
reader@captio.com
• Rebrà un exemple de
nota de despeses…
sense cap esforç!

25. jsegura@captio.com
T. 902 909 915
Nicaragua 46, 5-4
Barcelona