Atelier formation d'octobre 2016 - Optimiser la pratique de l’archive ouverte afin de mieux accompagner les chercheurs pour l’auto-archivage et les laboratoires dans leur politique autour de HAL.

1. HAL-SHS accompagner les chercheurs
et les laboratoires : exporter les
données, gérer une collection, créer une
page web…
Odile Contat
CNRS - Institut des Sciences Humaines et Sociales
Octobre 2016 – Formation HAL - ANF de l’InSHS

2. Etudes et dossiers : Informations sur la loi et Etude
d’impact de la loi par l’assemblée nationale
DIST-CNRS : dossier d'information sur cette loi - Livre
blanc — Une Science ouverte dans une République
numérique
aujourd’hui…en France !
Article 17 de la loi numérique adopté le 28 sept 2016 -
Article 30 de la Loi du 7 octobre 2016 pour une
République numérique : Légifrance
Lorsqu'un écrit scientifique issu d'une activité de
recherche financée au moins pour moitié par des
dotations de l'État, des collectivités territoriales ou des
établissements publics, par des subventions d'agences de
financement nationales ou par des fonds de l'Union
européenne est publié dans un périodique paraissant
au moins une fois par an, son auteur dispose, même
après avoir accordé des droits exclusifs à un éditeur, du
droit de mettre à disposition gratuitement dans un
format ouvert, par voie numérique, sous réserve de
l'accord des éventuels coauteurs, la version finale de
son manuscrit acceptée pour publication, dès lors que
l'éditeur met lui-même celle-ci gratuitement à disposition
par voie numérique ou, à défaut, à l'expiration d'un délai
courant à compter de la date de la première publication.
Ce délai est au maximum de six mois pour une
publication dans le domaine des sciences, de la
technique et de la médecine et de douze mois dans
celui des sciences humaines et sociales

3. HAL plus de 405 000 documents dont 57 000 thèses, 26 000 images sur MediHAL, 600 000 auteurs
100 000 documents dans HAL-SHS soit 24% des dépôts et 1000 dépôts mensuels en moyenne
En 2015 : 46 205 dépôts en texte intégral (3850 par mois)
 14 338 articles publiés dans des revues 9 738 communications dans des colloques
 7 831 thèses (dont 5752 déposées via STAR) 1 494 chapitres d’ouvrages et 132 ouvrages
 3 334 images 478 posters
 nombre de transferts vers ArXiv : 4392 nombre de dépôt à disposition RePec : 5001
 Nombre total d’IdHAL créés : 7144 Nombre total de CV configurés : 2901
La visibilité : Entre 140 000 et 220 000 téléchargements mensuels en 2015
80 % des consultations d'articles des archives ouvertes sont faites à partir de Google et Google Scholar
HAL-SHS Ranking web of world repositories (2016) 15ème dans classement institutionnels, 8ème dans
classement Europe, 20ème dans classement mondial
Une plateforme commune de dépôt à vocation nationale et transdisciplinaire : la convention de
partenariat archives ouvertes autour de HAL signée le 02 avril 2013 par 25 partenaires…et aujourd’hui dans la
feuille de route du Ministère sur les infrastructures de recherche - la feuille de route du CCSD

4.  Des listes de publications pour les chercheurs…pour un cv, un rapport, une page web, etc.
SAMM - Paris1 - Triangle - CV1 - CV2 - CV3
 Des listes de publications pour le laboratoire : générer des listes bibliographiques pour
le rapport quadriennal : gain de temps, exportation automatique par type de document, par date
et avec plusieurs formats…
 Des collections : recenser la totalité de la production scientifique, en améliorer la
diffusion (interface personnalisée) et constituer des archives institutionnelles. Une équipe qui
gère un congrès, un projet ANR ou européen peut également valoriser ses publications à
travers une collection
Collections thématiques : OmniPhilo ; AO HiPhiSciTech ; INRIA-MECSCI - Laboratoires :
Centre Koyré ; Centre de Chine ; ANHIMA - Institution : Univ Grenoble Alpes ; MSH de Dijon -
ENS Lyon - Revues : Annales des Sciences Forestières ; ASD - Colloques : AlgoTel 2015 ;
ARCTIC 2010 - Programmes de recherche : Programme ANR-EVE
 Des pages web pour valoriser les publications : exports pour le site, la lettre d’infos, les
pages chercheurs avec des listes de publications et des pages Web où la mise à jour est
automatique - Ireman - Pacte - PSE – Modyco
Des services à haute valeur ajoutée
…pour le chercheur…et l’institution

5. Les collections et les
portails dans HAL
Fin 2015, on comptait 116 portails dans HAL
Depuis 2013, 25 portails institutionnels ont été créés
On compte aujourd’hui plus de 3 900 collections
…dont près de 1700 collections de laboratoire.

6. Droits Référent structure Gestionnaire de collection
Modifier un dépôt Structure + structures filles
Partager la propriété d’un dépôt Structure + structures filles
Tamponner un dépôt Collection + sous-collections
Site web collection Collection + sous-collections
Statistiques Structure + structures filles
Collection + sous-collections
AureHAL : modifier structure Structure + structures filles
Les rôles de référent structure et
de gestionnaire de collection

7. Les rôles de responsable portail
et de gestionnaire de collection
Fonctionnalité Portail Collection
Interface de dépôt X
Personnalisation graphique (logos, couleurs) X X
Choix des onglets du menu X X
Gestion des actualités X X
Création de collections X
Gestion des collections X
Gestion des utilisateurs, gestion des privilèges X
Gestion des référentiels dans AuréHAL : créer, modifier, fusionner X
Statistiques X X
Gestion de métadonnées X (LocHAL)

8. Exporter une liste
de publications
A partir d’une recherche dans HAL vous pouvez exporter
des listes de production scientifique.
Les recherches se font sur les métadonnées de l’ensemble
des dépôts (notices et texte intégral)
Vous pouvez sélectionner les
documents à exporter, en
cochant/décochant
Recherche et critères de
recherche

9. Exporter une liste
de publications
Choisissez le type de
document à exporter
Cliquez sur export avancé pour
choisir les champs à exporter
L’export avancé permet de choisir les métadonnées. Les
formats d’export sont CSV, XML, JSON
Vous pouvez exporter une liste par auteur, par laboratoire, et/ou
par type de document, puis l’insérer dans un document

10. Choisir le format d'export csv
Personnalisez
votre export
Téléchargez l’export csv
Exporter une liste
de publications

11. 1ère étape dans HAL-SHS : recherche puis export avancé
• exporter la liste au format csv
• enregistrer le fichier csv
2éme étape dans Excel
• données, données externes, importer des données (Excel 2003) /à partir du texte (Excel 2010)
• sélectionner le fichier csv comme source de données
• au paramètre « type de données » sélectionner “délimité”
• au paramètre « origine du fichier » sélectionner “UTF8”
• cliquez sur suivant
• au paramètre « séparateur » sélectionner “Virgule” et identificateur de texte sélectionner les
guillemets “
• ne pas cocher la case « interpréter des séparateurs identiques... »
• cliquez sur suivant et terminé
• Importer/insérer les données dans une feuille de calcul ok
Enregistrer votre fichier Excel - Nommer vos colonnes : titre, nom de l’auteur, titre de la
revue…Fenêtre/affichage Figer les volets
Exporter une liste
de publications

12. 3ème étape dans Word
• cliquer sur l’onglet publipostage/démarrer la fusion et le publipostage (choisir le
type de document répertoire)
• ouvrir la source de données et chercher le fichier Excel et ouvrir/sélectionner les
destinataires, utiliser la liste existante et aller chercher le fichier Excel et ouvrir
• insérer les champs de fusion (autant de fois que nécessaire) dans l’ordre souhaité
• effectuer la mise en page et appliquer les styles (ex. titre en italique, volume en
gras)
• faire un aperçu des résultats (optionnel mais permet d’affiner)
• fusionner vers un nouveau document/terminer et fusionner (modifier les documents
individuels)
• enregistrer votre document
Voir aussi « Produire la liste des publications pour un laboratoire, une collection, un portail »
: http://blog.ccsd.cnrs.fr/2015/04/produire-la-liste-des-publications-pour-un-laboratoire-
une-collection-un-portail/
Exporter une liste
de publications

13. Gestion d’une collection
Un collection permet de regrouper un ensemble de dépôts sous une url courte du type :
http://halshs.archives-ouvertes.fr/XXX (XXXX : identifiant de la collection)
Les dépôts peuvent être sélectionnés (tamponnés)
• En mode automatique : articles tamponnés automatiquement chaque nuit
un critère de tamponnage doit être défini : Laboratoire, équipe de recherche, institution,
auteur, domaine, conférence, type de document, projet
• En mode manuel : tamponner (contrôle l'entrée de chaque document)
un critère de tamponnage peut être défini : Une liste d’articles sera proposée au
tamponneur
Pour obtenir une collection faire une demande au CCSD : halshs.support@ccsd.cnrs.fr
Les informations nécessaires pour la création d’une collection sont :
• L’identifiant de la collection (nom court, exemple : sigle du laboratoire)
• Le titre de la collection (ex : nom du laboratoire)
• Catégorie : Laboratoire, Institution, Université, Ecole, Colloque, Revue, Thématique,Autre
• Sous-collection de : indiquer ici si l'on souhaite que la collection créée apparaisse dans la
liste des collections des portails HAL-SHS ? HAL-uB?... autre?
• L’identifiant de la personne responsable de la collection (le gestionnaire de collection)
Il peut y avoir plusieurs gestionnaires pour une collection
• Le mode de tamponnage (automatique ou manuel)
• Le critère de tamponnage (un laboratoire, une équipe de recherche,…)

14. Personnaliser sa collection
Ajouter un logo, un bandeau ou une image
un bandeau pour l'entête largeur 1150 px
Privilèges, site web, En-tête =
Personnalisation du bandeau du site…

15. P. 23
Personnaliser sa collection
Privilèges, site web, Menu =
Personnalisation des ongles du site…
Ajouter un onglet, une page
personnalisé, un lien vers une page

16. Personnaliser sa collection
Privilèges, site web, Apparence
= style css, couleur, police…
Type de personnalisation : en 1
clic, simple ou avancé…

17. Personnaliser la page d’accueil
Possibilités d’écrier un texte de
le mettre en forme, d’insérer
une image, un lien…
Modifier le contenu de la page
d’accueil : Accueil et modifier le
contenu de la page

18. Personnaliser la page d’accueil
Utilisation des widgets :
sherpa, flus rss…

19. Suivre sa collection : les statistiques
Privilèges, statistiques :
des dépôts, des
ressources, par
provenance…

20. Afficher une liste de publications
dans une page Web
Utiliser Haltools de de l’INRIA créer sa page web
Pour plus d'information, cette documentation
Définir les critères de recherche
• Auteur, titre, année de publication, identifiant, laboratoire, tutelle,
collection, équipe de recherche, conférence, audience, projet
Configuration de l’affichage
• Choix des champs à afficher
• Feuille de style CSS
• Langue
• Tri (année de publication, type de document, titre, 1er auteur)
• Ordre des données
Affichage du rendu
• Affichage du lien créé
• Affichage du rendu dans une fenêtre

21. Création d’une page Web
Les critères de recherche
Définition des critères de sélection
• Publications d’un chercheur donné
• Publications d’un laboratoire donné
Filtres possibles
• Année
• Titre
• Type de document
• Audience (nationale ou international
• Valeurs multiples séparées par ;
• Auteur(s)=prénom1,nom1;prénom2,nom2
• Auteur(s) = j*,dupont
• Collection/tampon(s) = XXX;YYYY
• Collection/tampon(s) = XXX*

22. Les résultats d’une recherche
Création d’une page Web

23. Affichage et formatage
• Choisir les champs à afficher
• Définir une feuille de style CSS
• Choisir la langue
• 4 critères de tri possibles
• Choisir l’ordre d’affichage des
données
• Cliquer sur Afficher
Remarque:
• Le tri de « second niveau » sera affiché
en sous-rubrique.
• Pour ne pas afficher les rubriques ou
sous-rubrique, il faut modifier la feuille de
style : .Rubrique
display:none ;.SousRubrique
display:none ;.
Création d’une page Web

24. url construite permettant d’afficher le
résultat. Cette url peut être insérée dans un
site web (un lien (href) ou un widget)
Création d’une page Web

25. Créer une page web pour un auteur, un laboratoire, une équipe, un projet ANR ou
tout autres critères
•Auteur(s) : Nom ou Prénom,Nom (En cas d’homonyme, ajouter d’autres critères:
Laboratoire(s) ou Equipe de recherche)
•Laboratoire(s) : Identifiant (15080) Sigle (CES) Code (UMR8174)
Personnaliser sa page web
•Chaque champ a son style css associé : 1er tri =>Rubrique - 2ème tri => SousRubrique
•Mettre le lien vers la feuille de style : Au moment de la création dans la zone « css privé » ou
en changeant la valeur du paramètre css dans l’url
=> &css=http://monSite/MonProjet/css/Mafeuille.css
Insérer sa page web dans un site
•Pour mettre simplement un lien : <a
href="http://.../Public/afficheRequetePubli.php?auteur_exp=....." target="_blank">Votre lien</a>
•<IFRAME width="505" height="500"
src="http://.../Public/afficheRequetePubli.php?auteur_exp=....." FRAMEBORDER="0"
scrolling="auto" ></IFRAME>
•<object style="width:100%;height:500px;" type="text/html"
data="http://.../Public/afficheRequetePubli.php?...."></object>
Création d’une page Web

26. Outils autour de HAL
INRIA : https://haltools.archives-ouvertes.fr/
-Création de pages Web dynamiques de publications à partir de critères définis -Et Bib2Hal :
import de fichiers BibteX : https://hal.archives-ouvertes.fr/section/imports-bib2hal
Plugin WordPress : affichage dynamique de la liste de ses derniers dépôts dans un site géré
avec WordPress : http://blog.ccsd.cnrs.fr/2015/09/afficher-une-liste-de-publications-avec-
wordpress/ et https://hal.archives-ouvertes.fr/page/afficher-une-liste-de-publication-dans-
wordpress
Plugin développés pour joomla, drupal,typo3, etc. pour intégrer une liste de publication dans un
site web géré par ces CMS https://github.com/Saga-UGA
Recensement des développements (page maintenue par Laurent Jonchère - Université de
Rennes, et d’autres gestionnaires d’archives ouvertes)
http://www.bibliopedia.fr/wiki/Développements_HAL - Pour des exemples, voir : https://hal-univ-
rennes1.archives-ouvertes.fr/section/services
Base de connaissance de HAL : Ce wiki est a la disposition de la communauté des utilisateurs
de HAL, afin de permettre un partage des spécifications, des bonnes pratiques dans HAL -
https://wiki.ccsd.cnrs.fr/wikis/hal/index.php/Accueil

27. Outils autour de HAL
Retours d’expérience autour de Bib2Hal
 Bib2Hal : import de fichiers BibteX : https://hal.archives-ouvertes.fr/section/imports-
bib2hal
 Importer avec Bib2Hal et utiliser les API de recherche HAL :
https://blog.ccsd.cnrs.fr/2016/03/importer-avec-bib2hal-et-utiliser-les-api-de-recherche-
hal/
 Bib2HAL ou comment faciliter le dépôt dans HAL : http://carnetist.hypotheses.org/494
 Coupler Zotero et Bib2Hal pour signaler massivement les publications sur HAL :
http://assessmentlibrarian.fr/?p=2079
Les released notes de HAL : https://blog.ccsd.cnrs.fr/release-notes-hal/
Le blog du CCSD : exemple https://hal.archives-ouvertes.fr/inria-00402079
Tutoriel "Créer et mettre en page sa collection" sur la collection HAL de la MSH Dijon

28. Collaboration autour de HAL
Liste de diffusion Halinfo (halinfo@services.cnrs.fr) : partage expérience utilisateurs (réunion
responsable portails)
Liste de diffusion Haltech hal.tech@sympa.obspm.fr : destinée aux personnes qui
développent des outils autour de HAL et utilisent les API (API de dépôt Sword pour déposer
par lot dans HAL à partir de bases locales ou autres fichiers) -
http://sympa.obspm.fr/wws/info/hal.tech
casuHAL : le club utilisateur HAL : Formulaire d'adhésion CasuHAL
 sur l’aspect politique(GT1)
 sur les référentiels (GT2) pour un meilleur usage d’AUREHAL
 sur les outils alimentation automatique de HAL (GT3) des partages de connaissance sur
les outils créés localement dans les structures de recherche autour de HAL
 sur les services aux chercheurs (GT4) pour que les fonctionnalités répondent encore mieux
aux attentes de ceux que nous représentons
 sur les services aux administrateurs (GT5) pour que référents, gestionnaires et
administrateurs de portails HAL