Guia liquidació pressupost

1. Via Augusta, 202-226
08021 Barcelona
Tel. 934 006 900
educacio.gencat.cat
PAS A PAS:
TANCAMENT AMB ESFER@
EXERCICI 2019

2. 2/51
ÍNDEX
Pas 1: Aportacions del Departament d’Educació .................................................3
Pas 2: Comptes extrapressupostaris negatius ....................................... 5
Pas 3: Ingressos i despeses pendents ................................................. 7
Pas 4: Factures electròniques ..........................................................................9
Pas 5: Bestretes ..........................................................................................................10
Pas 6: Obligacions tributàries ........................................................... 12
Pas 7: Acta d’arqueig ......................................................................................................13
Pas 8: Conciliacions ....................................................................................................15
Pas 9: Balanç de situació.............................................................17
Pas 10: Romanent ............................................................................ 19
Càlcul del romanent disponible ............................................... 21
Pas 11: Crear l’exercici 2020 (Canvis de partides d’aportacions de famílies, al
pressupostgeneral) ..............................................................................................25
Pas 12: Liquidat pendent ................................................................... 30
Pas 13: Liquidat aprovat .............................................................................................34
FAQS
Data comptable / Data de venciment .............................................. 38
Liquidació IRPF ..........................................................................38
Pagar factures del 2019 a l’exercici del 2020 ................................... 38
Moviments imputats a una partida.................................................. 40
Codi finalista ............................................................................... 42
Devolució de diners de l’assignació de llibres de text del 2019 ............ 46
Saldo dels comptes compensatoris.................................................. 47
ANNEX
Centres que han començat a treballar amb Esfer@ el 2019 ............... 50

3. 3/51
Pas 1
Comprovar l’import executat de les diferents aportacions del Departament
d’Educació
Pressupost / Ingressos
Es pot utilitzar el portal de la Oficina Virtual de Tràmits per veure els diferents
pagaments. Clicant aquí s’accedeix al formulari de consulta:

4. 4/51
Es mostren els pagaments dels darrer any
Cal comprovar que s’han utilitzat els codis finalistes a les partides
d’ingressos i de despeses en les dotacions com l’assignació de llibres
(ASSIGLLIBRESTEXT2019) o ajuts del Ministerio (POEFE1920_TSRE). La
no utilització d’aquests codis implicarà haver d’esborrar els registres
corresponents i introduir-los de nou amb el codi finalista. Els centres que
han rebut alguna d’aquests dotacions també els hi ha arribat les
instruccions que obliguen a utilitzar-los.
El codi finalista POEFE1920_TSRE cal utilitzar-lo també en l’exercici 2020.

5. 5/51
Pas 2
Comprovar els comptes extrapressupostaris negatius.
Informes i extraccions / Informes / Compte general d’operacions
extrapressupostàries
Pot ser negatiu el compte de beques (per exemple, si s’avancen diners a l’empresa
del menjador i encara no s’ha ingressat l’import de les beques) però no ho ha de
ser el compte de l’Assegurança escolar obligatòria. Aquest compte ha de tenir saldo
positiu (el petit abonament per haver pagat dins del termini) o zero. No pot tenir
saldo negatiu perquè són uns diners que es cobren a les famílies i després es paga
l’assegurança escolar.
Exemple correcte (saldo final del compte E.AEO zero o positiu):
Si el saldo és negatiu, com a l’exemple següent:
Caldrà fer les operacions següents:
1. Si el saldo inicial és negatiu (s’ha fet també erròniament en l’exercici
anterior):
a. Fer una aportació de famílies pel mateix import que el saldo final al
compte extrapressupostàri E.AEO. En l’exemple anterior, seria una
aportació de 1.074,70 €. Es cobra per la caixa en efectiu.
b. Fer una devolució en un ingrés d’aportació de famílies per material
pel mateix import. Es paga per la caixa en efectiu.
2. Si el saldo inicial és 0, l’aportació i la devolució es farà pel mateix import
que el pagament que s’ha fet de l’AEO.
El petit saldo positiu que es pot tenir al compte “Assegurança escolar
obligatòria” es pot traspassar (en el moment de passar el pressupost a “Liquidat
pendent”) a romanent del centre.
Per evitar que això torni a succeir al pressupost del 2020, cal fer una aportació de
les famílies directament contra el compte AEO per l’import corresponent.

6. 6/51
LES SORTIDES SÓN PRESSUPOSTÀRIES. NO ES PODEN TENIR
COMPTES EXTRAPRESSUPOSTARIS PER GESTIONAR-LES.
S’HAURAN DE JUSTIFICAR, EN LA DECLARACIÓ RESPONSABLE DEL
DIRECTOR/A, ELS COMPTES EXTRAPRESSUPOSTARIS NEGATIUS.
PREVI AL TANCAMENT DE L’EXERCICI CAL HAVER FET LES
LIQUIDACIONS TRIBUTÀRIES A ESFER@ FINS EL 4T TRIMESTRE.
Els centres que fan liquidació d’IRPF veuran en aquest informe, a la fila E.IRPF,
el saldo del 4t trimestre del 2018 com a saldo inicial i el saldo del 4t trimestre
de 2019 com a saldo final.
És necessari comprovar que s’han fet totes les liquidacions d’IRPF abans de tancar.
Degut a que el pagament del quart trimestre de l’exercici s’efectua del dia 1 al 20
de gener del 2020 (en el cas que s’hagi de fer aquesta liquidació), sempre quedarà
saldo a aquest compte a 31 de desembre del 2019. Cas de tancar l’exercici 2019
sense haver fet les liquidacions d’IRPF, el centre haurà d’obrir una incidència al
SAU. Òbviament, si el centre no té cap saldo final d’IRPF no s’haurà de fer cap
liquidació.
IRPF 4t trimestre 2018 IRPF 4t trimestre 2019

7. 7/51
Pas 3
Comprovar que els ingressos i les despeses pendents (a data 31 de
desembre) són correctes
Informes i extraccions / Extraccions i consultes generals / Consulta
les despeses i ingressos pendents
Aquest informe es pot veure per pantalla i també es pot exportar a pdf i format excel

8. 8/51
Es poden presentar dues situacions:
1. Es detecta alguna despesa (o algun ingrés) registrada i/o liquidada dues
vegades per errada. Aleshores, cal anul·lar la duplicada i liquidar la que
estava pendent.
2. Es comprova que hi ha alguna despesa (o algun ingrés) que no es pagarà.
Aleshores, cal fer els passos següents:
a. Dotar la partida “I/399000901 Altres ingressos diversos
(regularització de venciments)” per l’import de la factura. En el cas
d’un ingrés cal dotar la partida “D/2260089001/4210 Altres despeses
diverses (regularització de venciments)”.
b. Pagar la factura, triant com a tipus de pagament “No pagable” i com
a Banc/Caixa l’opció “Altres ingressos diversos (regularització de
venciments)”:
c. En el cas de tractar-se d’un ingrés no pagable, es cobra amb:

9. 9/51
Pas 4
Factures electròniques (verificació que no queda cap per registrar amb
data del 2019)
Cal registrar totes les factures electròniques (en cas contrari no es pot passar
el pressupost a “Liquidat pendent”).
Factura electrònica
Des de l’1 de juliol ha canviat el format de les factures electròniques
i han desaparegut els annexos. Per visualitzar la factura cal clicar a
“Imprimeix” i es mostrarà en format html.
A finals d’octubre es va normalitzar el funcionament de traspàs de
les factures electròniques de GEFACT a Esfer@. Per tant el centre
hauria de trobar a la pestanya corresponent totes les factures
electròniques que no s’havien carregat amb data posterior al 30 de
juny del 2019. Si no arribés alguna factura electrònica abans del
tancament, aleshores excepcionalment, caldria registrar-la de
manera manual.
Abans de registrar
Factura registrada
registrar

10. 10/51
Pas 5
Revisar si les bestretes corresponents a factures de l’any 2020 s’han
abonat al compte compensatori.
LA FACTURA, AMB TOTA PROBABILITAT, ARRIBARÀ UNA VEGADA
ESTIGUI TANCAT EL 2019 I ALESHORES JA NO ES PODRÀ FER
AQUEST MOVIMENT.
Proveïdors i despeses / Factures
a) El centre rep un document corresponent a una bestreta d’un viatge previst
al 2020
b) Es registra i es paga la factura
E
X
E
M
P
L
E
04/12/2019
2020

11. 11/51
c) Es fa la devolució contra el compte compensatori
Accions
S’observa que el venciment queda automàticament “Liquidat”.
El programa avisa que hi ha un saldo al compte compensatori del
proveïdor:
d) Es desa i es pot veure la devolució associada a la factura
Quan es faci servir el proveïdor per una nova factura, Esfer@ avisarà que
hi ha compte compensatori associat al proveïdor amb saldo. Si aquesta
factura és la definitiva, una part (la bestreta) es pagarà amb el compte
compensatori i l’altra (el que restava per pagar) pel compte bancari

12. 12/51
Pas 6
Cal haver registrat a Esfer@ totes les obligacions tributàries trimestrals
de l’IRPF (M.111-M.210) i IVA (M.303)
Obligacions tributàries
Els centres declaren IRPF a l’Agència Tributària només en
aquells trimestres que tenen operacions (és a dir, han pagat
factures amb IRPF) però a Esfer@ cal informar de tots els
trimestres encara que el resultat del trimestre sigui zero
(sempre i quan s’hagi fet alguna retenció en algun trimestre).
A Esfer@ per poder fer la liquidació d’un trimestre cal haver liquidat el trimestre
anterior encara que no s’hagi pagat cap factura amb IRPF.
El programa avisa que no hi ha moviments. Cal emplenar els camps Descripció,
Data de pagament i Compte bancari
Es troben Miniguies sobre la liquidació d’IRPF al Portal de Centre

13. 13/51
Pas 7
Fer l’acta d’arqueig a data 31/12/2019
Tresoreria / Actes d’arqueig / Afegeix
Cal fer-la amb data 31/12/2019 i informar dels saldos bancaris i dels diners en
efectiu en aquesta data. La diferència ha de ser zero a tots els camps, no pot
quedar cap camp amb un resultat diferent de 0, encara que el total sigui 0.
Resultat
Es comprova i s’imprimeix el resultat
31/12/2019
S’ha d’informar dels saldos
bancaris a 31/12/2019
Extractes bancaris
S’ha d’informar dels diners
en efectiu a 31/12/2019
Certificat directora

14. 14/51
Es pot realitzar la data d’arqueig tantes vegades com sigui necessari. Si ja
existeix una per la mateixa data, el programa avisa si es vol sobreescriure:
L’acta d’arqueig no s’actualitza automàticament, ni mostra el dia que s’ha realitzat.
Per tant, cal tornar-la a treure, a data 31/12/2019, si hem fet moviments
comptables “a posteriori” per assegurar-nos que no s’han desquadrat els bancs i
les caixetes en metàl·lic. Aquest punt és molt important perquè pot provocar
un tancament erroni del pressupost.
31/12/2019

15. 15/51
Pas 8
Conciliacions
Tresoreria / Comptes bancaris
El programa indica que el compte bancari està pendent de conciliar
1) Clicar a Accions
2) Clicar Concilia
3) Informar de les dates en què es vol conciliar
4) Informar del saldo real que consta a l’extracte bancari i si coincideix amb
el “saldo provisional” desarem

16. 16/51
Es poden baixar, en format pdf, els moviments conciliats
5) El compte ja no està pendent de conciliar
SI ES TENEN MOVIMENTS BANCARIS EN EL 2020 CONTINUARÀ
DIENT QUE FALTA CONCILIAR. ES REFEREIX A LES OPERACIONS
DEL 2020 I, PER TANT, ÉS NORMAL.

17. 17/51
Pas 9
Balanç de situació
Informes i extraccions / Informes / Balanç de situació
Cal escriure la data de la consulta: 31/12/2019
Cal comprovar que el resultat és zero.
31/12/2019

18. 18/51
SI EL BALANÇ DE SITUACIÓ NO TÉ RESULTAT ZERO, CAL
POSAR-SE EN CONTACTE AMB ELS ST/CONSORCI PER
SOLUCIONAR L’ERRADA EN EL BALANÇ DEL 2019.
Les úniques quantitats negatives que han d’aparèixer són les
corresponents a les despeses, els comptes compensatoris amb saldo i el
total dels comptes extrapressupostaris (en cas que els saldos negatius
d’aquests comptes siguin superiors als saldos positius). En cas que
apareguin altres quantitats negatives cal posar-se en contacte amb els
ST/CEB.
EN EL CAS DELS CENTRES QUE HAN COMENÇAT A TREBALLAR
AMB ESFER@ GESTIÓ ECONÒMICA L’ANY 2019 I EL BALANÇ
NO DONI ZERO, EL PODRAN CORREGIR SEGUINT LES
INDICACIONS DE L’ANNEX D’AQUEST DOCUMENT.
FINS QUE L’EXERCICI 2019 NO ESTIGUI VALIDAT I TANCAT, EL
BALANÇ DE SITUACIÓ DE L’ANY 2020 NO ESTARÀ EQUILIBRAT.

19. 19/51
Pas 10
Romanent de l’exercici
Es pot trobar a partir de dos informes
Informes i extraccions / Informes / Liquidació del pressupost
31/12/2019

20. 20/51
Informes i extraccions / Informes / Balanç de situació
Cal escriure la data de la consulta: 31/12/2019
SI EL ROMANENT ÉS NEGATIU CAL POSAR-SE EN CONTACTE
AMB ELS ST/CONSORCI

21. 21/51
Exemple del càlcul del romanent disponible
Observem que el valor del romanent del 2019 és de 144.098,96 €.
1. Consulta del romanent de l’exercici 2019
Balanç de situació a 31/12/2019
2. Càlcul de les aportacions de les famílies per al curs 2019-2020
Per al seu càlcul s’ha d’anar a l’informe “Consulta el llibre d’ingressos”,
indicant com a data d’inici “01/06/19” i data fi “31/12/19” i seleccionant
la partida “I/4800001 de famílies” i les seves subpartides.

22. 22/51
 Un cop disposem de les dades, hem de sumar l’import d’aquestes subpartides.
 Recordem que les dades es poden exportar a format “xls” per tal de treballar-hi.
 Suposem que la suma total de les subpartides seleccionades ascendeix a
195.419,40 €.
 Amb aquesta informació sabem que del total d’aportacions de les
famílies per al curs 2019/20, la part corresponent a l’any 2019 és de
195.419,40 €. Caldrà veure quines despeses (associades a aquests
ingressos) s’han realitzat durant l’any 2019 i, la diferència, seran les
aportacions que continuaran afectades pendents de gastar-se durant
l’exercici 2020.
La data d’inici ha de ser la data en la qual el centre comença a
cobrar les aportacions de les famílies.

23. 23/51
3. Despeses vinculades a les famílies setembre – desembre 2019
Per al seu càlcul s’ha d’anar a l’informe “Consulta el llibre de despeses”
en l’interval del “01/09/19” al “31/12/19” i seleccionar aquelles
partides de despeses a les que hem imputat despeses finançades amb
les aportacions de les famílies (material didàctic no inventariable,
material fungible informàtic, llicències llibres digitals, transports,
bitllets de transport, altres despeses de sortides, hotels, albergs...).
 Un cop disposem de les dades, hem de sumar l’import d’aquestes
subpartides.
 Recordem que les dades es poden exportar a format “xls” per tal de
treballar-hi.
 Suposem que seleccionant les partides abans esmentades la suma
dels imports d’aquestes ascendeix a 92.119,64 €.

24. 24/51
Aportacions famílies 19-20 195.419,40 €
Despeses setembre-desembre 2019 92.119,64 €
Romanent afectat 103.299,76 €
Romanent exercici 2019 144.098,96 €
Romanent afectat 103.299,76 €
ROMANENT DISPONIBLE 40.799,20 €
Romanent afectat per les aportacions de les famílies
Romanent disponible
Aquest romanent és el que el centre pot destinar per a inversions (o
manteniment). No obstant, és recomanable que es reservi una petita part
d’aquesta quantitat disponible per a possibles imprevistos. Com que la
situació de cada centre és singular, no es pot indicar una import de
referència comú per a tots els centres.

25. 25/51
Pas 11
Crear l’exercici 2020 (Aquesta opció ja està disponible des del desembre del
2019 i es pot dur a terme en qualsevol moment però és imprescindible fer-ho
abans de passar el pressupost del 2019 a Liquidat pendent).
Gestió econòmica
1. Clicar a Afegeix
2. Cal escriure l’any: 2020, triar el tipus de pressupost: General (o Menjador
pels centres que fan la gestió) i triar l’estructura del nou pressupost
Copia l’estructura base informada per l’administrador
Copia el pressupost del 2019 sense import a les partides
Copia el pressupost del 2019 amb l’import existent a les partides
Es recomana l’opció 3 (novetats en les partides d’aportacions de
famílies del pressupost general)
1
1
1
2
1
3
2020

26. 26/51
Quan es crea el pressupost, en qualsevol de les tres
opcions anteriors, l’estat inicial és “En elaboració”.
És en aquest estat que cal revisar els Paràmetres del centre, i en concret dos
d’ells:
Durant tot l’exercici es pot passar del valor No al valor Sí. És a dir, en tot moment
es pot decidir passar de no treballar amb centres de cost a treballar-hi (el
mateix amb l’IVA) però només quan el pressupost està en estat elaboració
es pot canviar el paràmetre de Sí a No (deixar de treballar amb centres de cost
o no treballar amb IVA). En el moment que es passa l’estat a “Provisional” aquesta
opció ja no està activada.
Un centre pot deixar de treballar amb IVA o bé perquè per error ha activat aquesta
opció en el 2019 o bé perquè ja no realitza activitats que generen IVA.
En el cas dels centres de cost són els centres que han de decidir si utilitzen, o no,
aquesta opció del programa. Si durant el 2019 s’ha treballat amb centres de cost
i es vol deixar de fer-ho en el 2020, cal anar a Paràmetres de centre:
Cal clicar a Accions i canviar el paràmetre:

27. 27/51
Els paràmetres, Mostra els assentaments anul·lats i Mostra
partides sense import es poden canviar de No a Sí i de Sí a No en
qualsevol estat del pressupost i tantes vegades com sigui necessari.
Actualment Esfer@ no envia correus electrònics al centre (per exemple,
per avisar que s’ha acceptat una regularització) però és una utilitat que
estarà disponible en un futur. Per aquest motiu és recomanable registrar
el correu electrònic dins dels Paràmetres de centre:
Quan ja s’han revisat els paràmetres de centre i ja es té el pressupost
equilibrat és el moment de passar-lo a l’estat Provisional. En aquest estat
ja es poden registrar factures/ingressos i es pot continuar modificant
l’estructura i els imports de les partides.
El pressupost s’ha d’aprovar abans del 31 de gener i aleshores caldrà
canviar l’estat a “Aprovat”. Si no es fa aquest canvi, a partir d’una data
(a mitjans de febrer) no es podrà registrar cap operació.
L’import de la partida de romanent de l’exercici 2019 no serà definitiu fins
que els ST/Consorci passin l’exercici 2019 a “Validat i tancat”. En aquest
moment es traspassarà automàticament al pressupost del 2020. Si és
diferent de l’informat, l’exercici 2020 quedarà en l’estat de modificació i se’ns
obligarà a equilibrar-lo. Recordeu que al llarg de l’any es podran fer totes les
modificacions pressupostàries necessàries.
Si algun centre que tenia pressupost de menjador al 2019, ha deixat de
tenir-lo al 2020, cal que es posi en contacte amb els ST/Consorci.
21/03/2020 27/01/2020
020

28. 28/51
PRESSUPOST GENERAL
Partida Descripció
I/480000101 De
famílies per a material
escolar o per a material
d’ús educatiu
És la destinada a incloure les aportacions de les famílies
per a material escolar que el centre compra per als
alumnes, destinat a usos educatius.
I/480000102 De
famílies per a activitats
complementàries sense
pernoctació
És la destinada a incloure les aportacions de les famílies
per sufragar activitats complementàries habitualment en
horari lectiu o d’un dia (sortides, conferències, teatre i
activitats puntuals que es realitzen en el centre, etc.).
I/480000103 De
famílies per a viatges
educatius o culturals i
colònies
És la destinada a incloure les aportacions de les famílies
per sufragar activitats complementàries singulars de més
d’un dia amb pernoctació.
I/480000104 De
famílies per a llibres de text
o per a llicències digitals
És la destinada a incloure les aportacions de les famílies
quan el centre realitza directament la compra dels llibres
de text o les llicències digitals dels alumnes.
I/480000105 De
famílies per a la
socialització de llibres de
text
És la destinada a incloure les aportacions de les famílies
per la reutilització de llibres de text dels alumnes.
I/480000106 De
famílies per a serveis
informàtics
És la destinada a incloure les aportacions de les famílies
per a serveis TIC als alumnes i les famílies (per exemple,
serveis de la Intranet del centre i portals educatius,
programari per a la gestió de la tutoria que no
proporciona el Departament d’Educació, etc.).
I/480000107 Altres
ingressos de famílies
És la destinada a incloure les aportacions de les famílies
per altres conceptes puntuals i diversos (per exemple,
reparació i substitució per ús indegut o vandalisme).
NOVES PARTIDES ASSOCIADES A LES
APORTACIONS DE LES FAMÍLIES
LA PARTIDA I/4800001 I TOTES LES
SEVES SUBPARTIDES NO APAREIXERAN
EN L’ESTRUCTURA DEL PRESSUPOST
GENERAL DE L’EXERCICI 2020

29. 29/51
Aquestes partides apareixeran automàticament quan es creï el pressupost
general de l’any 2020, amb qualsevol de les 3 opcions. Si es fa servir la
segona o tercera opció per crear el pressupost general de l’any 2020, el
programa avisarà que s’ha eliminat la partida I/4800001 (també
desapareixeran totes les subpartides associades).
I si es fa servir la tercera opció, el pressupost general del 2020 quedarà
segurament desequilibrat perquè faltarà l’import corresponent a la
partida I/4800001.
Aquest canvi ajudarà al centre a establir una estructura més clara i uniforme del
pressupost general.
Els centres podran afegir subpartides d’aquestes partides de la manera habitual.
NOVES PARTIDES ASSOCIADES A LES APORTACIONS DE LES FAMÍLIES
PRESSUPOST DESEQUILIBRAT

30. 30/51
Pas 12
Passar el pressupost a “Liquidat pendent”
Pressupost
1. Es selecciona a “Estat” l’opció “Liquidat pendent” i es clica “Desa”
Per defecte posa la data en què es va passar a Esfer@ el pressupost a “Aprovat”.
Cal canviar-la si la data del CE d’aprovació del pressupost és una altra. Aquesta
data és obligatòria per poder passar a “Liquidat pendent”.
Cal posar la data en què es va aprovar en consell escolar la liquidació de l’exercici
anterior (en aquest cas, 2018). Per defecte es mostra en blanc.
El programa avisa que cal fer dos passos:
2. El primer pas a realitzar és el traspàs de fons de l’estructura
extrapressupostària:
1
1
1
2
21/12/2019

31. 31/51
Cal decidir si una part del saldo d’un compte extrapressupostari es passa a
romanent (us recordem que aquest és l’únic moment en què el centre pot fer-ho).
Aquesta quantitat cal indicar-la a la columna “Import a traspassar”. Si no
s’indica cap quantitat en aquesta columna, el saldo del compte extrapressupostari
no es veurà afectat i, per tant, és el saldo que apareixerà com a saldo inicial al
pressupost del 2020. Les quantitats que hi ha al compte extrapressupostari beques
com a saldo actual, es poden passar a romanent quan el centre està segur que ja
no les utilitzarà ni les tornarà (per exemple, un alumne que ja no és del centre i
encara té una part de beca que ningú reclama) però, per defecte, el saldo de
beques no es traspassa (cal anar amb molt de compte perquè si per error es
fa el traspàs ja no es disposarà de saldo per l’exercici següent i caldrà
demanar una regularització del compte extrapressupostari). Si en un
compte extrapressupostari, com les guixetes, s’ha tingut un superàvit es pot
passar el saldo a romanent del centre.
Una vegada s’ha informat quins imports passen a romanent i quins es mantenen
com a saldo del compte extrapressupostari, cal clicar a “Pas següent”. L’import
dels saldos dels comptes extrapressupostaris traspassat a romanent
apareixerà al balanç, al compte E.ROM. Quan els ST/Consorci validin i tanquin
l’exercici, el compte E.ROM passarà a romanent de l’exercici i farà modificar
l’import que apareix en el balanç de situació.
21/12/2019
En aquest exemple, s’han traspassat 150€ al romanent de l’exercici 2019, provinents del
compte extrapressupostari “Guixetes” i cap quantitat des del compte extrapressupostari
“Beques educació especial”.

32. 32/51
3. El pas següent és tancar les reserves. Aquest procés és automàtic una
vegada es clica a “Pressupost a liquidat pendent”
El centre que encara té saldo a les reserves, en el moment de fer el seu tancament,
veurà augmentat el seu romanent per aquest import.
El programa notifica que s’ha efectuat el canvi d’estat.
Ens informa si hem fet l’acta d’arqueig a 31 de desembre de 2019. Si ja
l’hem fet tenim l’opció de descarregar-la en aquest moment:
Si no hem fet l’acta d’arqueig a 31 de desembre de 2019, ens avisa:
12/03/2020

33. 33/51
Esfer@ informa que el pressupost està en l’estat “Liquidat pendent” i la data
del canvi:
L’estat “Liquidat pendent” és reversible. El centre el pot tornar a
“Aprovat” i aleshores es desfà el traspàs de fons i el tancament de
reserves.
Aquest és l’estat en que ha de trobar-se el pressupost per presentar-lo
al consell escolar per a la seva aprovació.
Una vegada valorat i aprovat en sessió de consell escolar es quan el centre
el canvia a “Liquidat aprovat” i passarà a tancament definitiu, un cop
validat pel ST/CEB.
Cal recordar que la data límit per presentar al Departament d’Educació la
liquidació del pressupost del 2019 és el 31 de març de 2020.
12/03/2020

34. 34/51
Pas 13
Passar el pressupost de “Liquidat pendent” a “Liquidat aprovat”
Pressupost
1. Cal tornar a fer l’acta d’arqueig a 31/12/2019 per assegurar-nos que no s’ha
fet cap moviment comptable des de la darrera vegada que es va realitzar.
2. Si s’escau, cal haver fet, a Esfer@, la liquidació del 4t trimestre de l’IRPF (i
IVA).
3. Es selecciona a “Estat” l’opció “Liquidat aprovat” i es clica “Desa”.
Esfer@ avisa perquè aquest canvi és irreversible pel centre
Una vegada el pressupost està “Liquidat aprovat” cal enviar als
ST/Consorci, (per mitjà d’e-Valisa o pel mitjà indicat pels ST/Consorci), els
extractes bancaris amb els darrers moviments de desembre del 2019 i els
primers de gener del 2020 (per mostrar el saldo a 31/12/2019), el certificat
del saldo de les caixes en efectiu a 31/12/2019 (signat pel director/a) i l’acta
d’arqueig també a data 31/12/2019. Si el ST/CEB detecta algun error,
retornarà el pressupost a l’estat “Aprovat” i indicarà al centre les
correccions a realitzar.
2019
2019
20/03/2020
20/03/2020

35. 35/51
Quan els ST/Consorci validin el pressupost (és a dir, el passin a “Validat i
tancat”) caldrà trametre signat el document “Declaració responsable
del director/a”:
En la declaració responsable del director, en l’apartat Observacions, cal informar
i justificar si s’han fet regularitzacions i si es tenen comptes extrapressupostaris
negatius. Si el romanent és superior al 20% del total d’ingressos executats,
s’haurà de calcular i informar del romanent afectat i del romanent disponible.
Tanmateix caldrà justificar aquest romanent i indicar quines actuacions s’han
previst per reduir aquesta quantitat al llarg de l’exercici 2020.
Per tancar el pressupost del 2019 cal que el del 2020 estigui en
estat “Provisional” o “Aprovat”.
A continuació mostrem alguns exemples d’informacions i justificacions a
l’apartat d’observacions (de la declaració responsable):

36. 36/51
Exemple 1
𝟑𝟔. 𝟖𝟕𝟗, 𝟕𝟏
𝟑𝟐𝟖. 𝟓𝟏𝟔, 𝟏𝟏⁄ = 11,22 % No cal justificar el romanent
Exemple 2
𝟏𝟒𝟒. 𝟎𝟗𝟖, 𝟗𝟔
𝟔𝟔𝟑. 𝟏𝟐𝟐, 𝟕𝟏⁄ = 21,73 % Cal justificar el romanent
Romanent afectat: 103.299,76 €
Romanent disponible: 144.098, 96 – 103.299,76 = 40.799,20 €
Cal justificar aquest valor i, si s’escau, indicar quines actuacions es faran
al 2020 per reduir aquesta quantitat.

37. 37/51
Exemple 3
𝟒𝟗𝟗. 𝟗𝟒𝟑, 𝟐𝟐
𝟏. 𝟏𝟕𝟗. 𝟖𝟗𝟔, 𝟓𝟗⁄ = 42,37 % Cal justificar el romanent
Romanent afectat: 103.299,76 €
Romanent disponible: 499.943,22 – 273.514,52 = 226.428,70 €.
Cal justificar aquest valor i, si s’escau, indicar quines actuacions es faran
al 2020 per reduir aquesta quantitat.

38. 38/51
Data comptable: La data comptable és la data en la qual neix l’obligació
de pagar (en el cas de despeses) i la data en la qual neix el dret a cobrar
(en el cas d’ingressos). Per defecte, el programa indica que és la data del
sistema, però ha de ser igual o posterior a la data de la factura i igual o
anterior a la data del venciment. Es recomana que sigui igual que la
data de la factura per no tenir discordances amb els proveïdors en el
model 347 (el qual cal presentar a l’AEAT durant el mes de febrer del 2020).
Data venciment: És la data que es comptabilitzarà la sortida de diners de
tresoreria (en el cas de factures) i la data d’entrada de diners (en el cas
d’ingressos). La data venciment ha de coincidir amb la data del
registre bancari. Si les dates són diferents l’acta d’arqueig no serà
correcta, no es podrà tancar l’exercici i serà difícil trobar les errades.
Liquidació IRPF: El programa calcula la liquidació d’IRPF per la data
venciment. Es considera que l’obligació de liquidar a Hisenda s’origina en el
moment que es fa efectiu el pagament de la factura i no quan aquest es
comptabilitza. Fins que no s’ha pagat una factura el programa no tindrà en
compte aquest l’IRPF a l’hora de fer la liquidació. La liquidació de l’IRPF
cal fer-la per l’import que indica Esfer@, si el càlcul d’IRPF es fa en un
“Excel” apart i l’import no coincideix amb el del programa, l’acta d’arqueig
no serà correcta.
Pagament de factures d’exercicis anteriors
1. Si l’exercici 2019 està en estat “Aprovat” i l’exercici 2020 s’ha creat i es
troba en l’estat “Provisional” o “Aprovat”, aleshores es poden pagar les
factures des dels dos exercicis.
2. Si l’exercici 2019 ja no permet cap moviment (estat liquidat pendent /
liquidat aprovat / validat i tancat) i l’exercici 2020 ja permet fer registres

39. 39/51
(estat Provisional / Aprovat), aleshores només es poden pagar les
factures des l’exercici 2020. Per fer-ho caldrà aplicar filtres en el
formulari de cerca:
a. Cal dir-li que cerqui les factures entre 01/01/2019 i 31/12/2019
b. Quan el programi mostri totes les factures del 2019 cal aplicar el segon
filtre: s’ha d’escriure “N” al filtre de la columna “Liquidat”
Esfer@ mostrarà les factures pendents de pagament de l’exercici 2019. Amb
el botó accions es registra el pagament de la factura.
Amb els ingressos cal actuar de la mateixa manera.
Si són factures del 2018 caldrà cercar factures des de 01/01/2018 a
31/12/2018.
Si la cerca es fa des de 01/01/2017 a 31/12/2019 es mostraran totes les
factures dels tres exercicis (2017, 2018 i 2019) i posant “N” al camp
“Liquidat” es veuran totes les factures pendents de liquidar a Esfer@.

40. 40/51
Moviments imputats a una partida
Clicant damunt el codi de la partida de despeses o d’ingressos en el menú
“Pressupost” es poden veure els registres atribuïts a aquesta partida
Es veuen els registres i, amb el botó Accions es pot accedir a les dades
de la factura.
Per veure els registres d’una partida d’ingressos cal anar a Pressupost /
Ingressos i clicar damunt del codi de la partida.

41. 41/51
Una altra manera de veure els
moviments d’una partida és utilitzant
la consulta “Consulta el llibre de
despeses”
Cal informar de les dates d’inici i fi de la cerca i seleccionar la partida:
El programa mostra la relació de moviments. No es pot accedir al registre però és
pot exportar la llista a PDF o Excel.
Per veure ingressos cal anar a Informes i extraccions / “Consulta el llibre
d’ingressos”

42. 42/51
Codi finalista: En el pressupost “en modificació” cal escriure el codi
finalista en el camp corresponent de la subpartida.
CAL ANAR EN COMPTE QUAN ES CREA UNA SUBPARTIDA D’UNA
PARTIDA QUE JA TÉ EL CODI FINALISTA PERQUÈ EL PROGRAMA
“DUPLICA” EL CODI FINALISTA I ALESHORES L’INFORME
CORRESPONENT NO ÉS CORRECTE PERQUÈ SUMA LA PARTIDA I LA
SUBPARTIDA
Primer s’ha d’esborrar el codi finalista de la partida i llavors es crea
la subpartida.
i. Partida amb codi finalista:
ii. S’esborra el codi finalista:
iii. Sense tenir el pressupost “en modificació” es crea la subpartida per
passar-li els diners de la partida

43. 43/51
iv. Ara cal posar el pressupost “en modificació”, crear la subpartida amb el
codi finalista i assignar-li els diners.
Si la partida de la qual es vol crear una subpartida no té
ni imputacions ni codi finalista només cal fer el darrer
punt iv). És a dir, cal posar el pressupost “en modificació” i
crear la subpartida amb el codi finalista i l’import corresponent.
La consulta “Consulta l’estat d’execució del codi finalista”
relaciona els ingressos i les despeses associades a un codi
finalista i mostra el seu estat d’execució.

44. 44/51

45. 45/51
Subpartides que encara tenen saldo disponible per executar.
Subpartides que s’ha executat tot el saldo.
Diferència entre ingressos i despeses. El primer valor, 1, mostra si l’import
dels ingressos i despeses pressupostats és el mateix. El segon valor, 2, indica
que disposem de saldo que es pot utilitzar en despeses associades a aquest codi
finalista.
Aquest informe es pot imprimir amb pdf i exportar a xls.
1 2

46. 46/51
Devolució de diners de l’assignació de llibres de text del 2019
a) Si previ al tancament de l’exercici 2019 ja es coneix l’import a retornar
(per exemple, no s’ha utilitzat tota l’assignació) caldrà procedir de la
manera següent:
1. Anar a Aportadors i ingressos / Ingressos i cercar el registre de
l’ingrés de la dotació de llibres. La manera més ràpida és filtrar per
l’import:
2. Clicar a “Accions” i fer una devolució per l’import corresponent a
retornar (amb signe negatiu i data factura i data comptable
31/12/2019). Aquesta devolució es deixarà pendent de pagar amb
data venciment del 2020. Quan arribi la notificació que cal fer el retorn
es registrarà el pagament amb la data en que s’ha efectuat pel banc.
b) Si l’exercici 2019 està tancat i es rep l’avís que cal retornar diners
caldrà procedir de la manera següent:
1. Modificar el pressupost del 2020: cal crear una subpartida de la
partida D/226008900/4210 Altres despeses diverses amb el nom
Devolució assignació llibres 2019 i codi finalista
ASSIGLLIBRESTEXT2019. Aquesta partida es dotarà pel total de
l’import que cal retornar.
2. Registrar una factura amb les dades següents:
a. Proveïdor: Generalitat de Catalunya (es pot recuperar de la base
de dades)
b. Número factura: Dllibres19
c. Data factura, data comptable i data venciment: data en què s’ha
fet el retorn
d. Partida: Cal seleccionar la subpartida creada en el punt anterior,
Devolució assignació llibres 2019
e. Import: Diners que cal retornar

47. 47/51
Saldo dels comptes compensatoris
i) Utilitzant la consulta “Consulta el llibre diari d’operacions” cal cercar tots els
moviments des de l’1/01/2017 fins el 31/12/2019
ii) Exportar les dades a format Excel
iii) Cal habilitar el full de càlcul per poder treballar

48. 48/51
iv) S’han d’activar els filtres i clicar en el filtre de la
columna Compte/partida d’imputació
v) En el filtre de text s’ha d’escriure “CC” per trobar tots els moviments on
apareix el compte compensatori

49. 49/51
vi) Quan el compte compensatori s’ha saldat (s’ha passat un saldo al proveïdor
i després s’ha utilitzat per pagar una factura) en el camp import es pot veure
el valor en positiu i en negatiu
vii)Quan el compte compensatori no s’ha utilitzat (saldo per compensar en el
compte del proveïdor) l’import només apareix en positiu.

50. 50/51
Annex
Centres que han començat a treballar amb Esfer@ gestió
econòmica l’any 2019
QUÈ CAL FER SI L’EQUILIBRI DEL BALANÇ NO ÉS ZERO?
Si l’equilibri del balanç és positiu caldrà fer una
modificació del pressupost augmentant el romanent pel
mateix import de l’equilibri i equilibrant el pressupost
(augmentant una partida de despeses o bé disminuint
una partida d’ingressos).
Equilibri
positiu
Si l’equilibri del balanç és negatiu caldrà fer una
modificació del pressupost disminuint el romanent pel
mateix import de l’equilibri i equilibrant el pressupost
(disminuint una partida de despeses o bé una partida
d’ingressos).
Equilibri
negatiu

51. 51/51
Exemple:
Suposem que en un centre la partida I/8700001 Romanents d'exercicis
anteriors té un import de 45.678,54 €. Es fa l’informe “Balanç de situació”
amb el resultat següent:
Equilibri balanç ... 0,00 No cal fer cap actuació.
Equilibri balanç ... 2.300,00 Cal modificar la partida de
romanent augmentant-la en
2.300,00 €, és a dir, serà de
47.978,54 €. Per equilibrar el
pressupost caldrà augmentar una
partida de despeses amb 2.300,00
€ o bé disminuir una partida
d’ingressos en 2.300,00 €.
Equilibri balanç ... -1.500,00 Cal modificar la partida de
romanent disminuint-la en
1.500,00 €, és a dir, serà de
44.178,54 €. Per equilibrar el
pressupost caldrà disminuir una
partida de despeses amb 1.500,00
€ o bé augmentar una partida
d’ingressos en 1.500,00 €.