Kiểm soát khoản phải thu - Account receivables management

1. QUẢN LÝ KHOẢN PHẢI THU
Nguồn:
- Internet
Account receivables management
Cập nhật: 07/02/2017 – V0

2. Tài chính & quản trị 2www.facebook.com/F4managers
Thanh toán trả chậm PHẢI TRẢPHẢI THU
KháchhàngA
KháchhàngB
KháchhàngC
NhàcungcấpX
NhàcungcấpY
NhàcungcấpZ
1. Thanh toán trả chậm trong kinh doanh là việc luôn
diễn ra dù muốn hay không, mỗi một doanh nghiệp
vừa đứng ở góc độ người mua và người bán do đó
vừa đóng vai trò chủ nợ và con nợ
2. Các khoản phải thu luôn chứa đựng nhiều rủi ro:
- Không thu được nợ (mất hoàn toàn)
- Khách hàng chây lì, trì hoãn việc thanh toán
- Khách hàng thanh toán không đúng tiến độ, gây
ảnh hưởng xấu đến việc hoạch định dòng tiền
của doanh nghiệp
3. Đây là việc không thể tránh được, do đó phải kiểm
soát & quản lý một cách hiệu quả.
Kiểm soát bằng cách:
1. Thiết lập chính sách công nợ, hạn mức tín dụng
(thời hạn thanh toán, đối tượng áp dụng).
2. Chính sách bán hàng (trong đó bao gồm thẩm
quyền và trách nhiệm liên quan đến công nợ).
3. Hệ thống báo cáo, theo dõi nợ phải thu: người
phụ trách, tổ chức dữ liệu, hệ thống báo cáo,
người lập báo cáo, người xem báo cáo và chỉ đạo
xử lý các vấn đề liên quan.

3. Tài chính & quản trị 3www.facebook.com/F4managers
Thời hạn thanh toán
Yếu tố để xem xét cho khách hàng:
1. Lịch sử thanh toán
2. Uy tín người chủ, ban điều hành
3. Bảo lãnh thanh toán (của ngân hàng)
4. Mục đích mua hàng (sản xuất, thương mại)
5. Chính sách bán hàng
6. Dòng tiền của công ty (thời hạn trả nhà
cung cấp, vay ngắn hạn ngân hàng, tiền
vốn của công ty)
7. Chính sách của đối thủ
8. …

4. Tài chính & quản trị 4www.facebook.com/F4managers
Thời hạn thanh toán
1. Tham chiếu ngân hàng: sử dụng các mối quan hệ với cán bộ ngân hàng để tìm hiểu thông tin về khách hàng (khách
hàng cũng sẽ có quan hệ tín dụng với ngân hàng dù ít hay nhiều), ngân hàng không thể cung cấp thông tin một cách
chính thống nhưng những lời nói mang tính hàm ý cũng có thông tin quan trọng về năng lực tài chính, ban lãnh đạo.
2. Từ các đối tác: các đối tác có quan hệ mua, bán, cung cấp dịch vụ với khách hàng cũng là nguồn thông tin đáng giá
để tham khảo về năng lực, uy tín của khách hàng.
3. Thăm viếng khách hàng: thăm cơ sở vật chất, nhà xưởng, kho bãi, đánh giá trình độ quản lý, điều hành và tình hình
kinh doanh của khách hàng.
4. Báo cáo tài chính: Nếu khách hàng là công ty niêm yết hoặc công ty đại chúng thì BCTC có thể truy cập dễ dàng, dựa
vào đó có thể phân tích, đánh giá tình hình kinh doanh, năng lực tài chính, triển vọng của khách.
5. Thông tin từ các kênh khác: ví dụ thông tin liên quan đến công ty, ban điều hành của khách hàng
a. Các vụ kiện, tranh chấp pháp lý với cá nhân, tổ chức hoặc cơ quan nhà nước
b. Nợ thuế, nợ bảo hiểm xã hội
c. Các bản phân tích về công ty hoặc ngành nghề kinh doanh của khách hàng
d. Phá sản, tranh chấp pháp lý của khách hàng/nhà cung cấp quan trọng của khách hàng
e. Xếp hạng tín dụng từ các công ty cung cấp dịch vụ xếp hạng tín dụng
f. …
THU THẬP VÀ XÁC MINH THÔNG TIN KHÁCH HÀNG

5. Tài chính & quản trị 5www.facebook.com/F4managers
Hạn mức tín dụng
Dựa trên kết quả của các tiêu chí đánh giá khi
xem xét thời hạn thanh toán, năng lực tài chính
của công ty kết hợp với doanh số mua, tần suất
mua, thói quen mua hàng, một số khách hàng sẽ
được cấp hạn mức tín dụng, tức là số tiền nợ tối
đa của một khách hàng.
Ví dụ: thời hạn thanh toán cho khách hàng A là
30 ngày kể từ ngày hóa đơn, với hạn mức nợ tối
đa vào mọi thời điểm là 10 tỉ.
Đặc biệt lưu ý:
1. Phải xem xét thời hạn thanh toán và hạn mức tín
dụng là 2 vấn đề tách bạch nhau, tức tới hạn thanh
toán thì phải trả tiền dù hạn mức chưa dùng hết.
2. Điểm 1 nói trên có vẻ hiển nhiên nhưng trong thực
tế áp dụng có công ty vẫn chấp nhận cho khách
hàng chưa sử dụng hết hạn mức thì chưa trả tiền
cũng được, dẫn đến việc khách hàng lợi dụng điểm
này để chiếm dụng vốn, mua gần đến hạn mức tối
đa rồi không mua nữa, không trả nợ và đi mua chỗ
khác.
3. Dù có vẻ ngớ ngẩn nhưng việc đánh đồng 2 khái
niệm này vẫn xảy ra do áp lực bán hàng (bán hàng
bằng mọi giá)  Rủi ro cực kỳ cao, nhiều bài học về
thiệt hại đã xảy ra trong thực tế.

6. Tài chính & quản trị 6www.facebook.com/F4managers
Hạn mức tín dụng Sau khi đánh giá, chốt được hạn mức và thời hạn thanh toán

7. Tài chính & quản trị 7www.facebook.com/F4managers
Kiểm soát phải thu
Khoản phải thu phải được kiểm soát chặt chẽ, dù công ty có phần
mềm hay theo dõi bằng thủ công bằng excel cũng cần phải được
thực hiện theo đúng quy trình:
1. Phòng Bán hàng (sales) là đơn vị chịu trách nhiệm đối với khoản
phải thu, đôn đốc thu hồi nợ (kế toán không làm việc này).
2. Thiết lập cơ chế kiểm soát hạn mức tín dụng (vượt hạn mức
không cho xuất hàng). Cán bộ quản lý từng cấp được phân
quyền phê duyệt một mức vượt nhất định (quy định rõ trong
bảng phân quyền) và phải chịu trách nhiệm về phần vượt này.
3. Các thông tin và biễu mẫu kiểm soát được thiết lập đơn giản,
được cập nhật gần như lập tức (real time), nếu có độ trễ thì
không quá 1 ngày (dù là phần mềm hay excel). Các báo cáo theo
dõi công nợ phải được các cấp quản lý xem xét định kỳ, ít nhất 1
tuần/lần.
4. Kiểm soát chặt sẽ tránh tình trạng Sales đẩy hàng gởi đại lý để
đạt doanh số (treo nợ phải thu) nhằm có tiền thưởng và sau đó
nghỉ việc để lại hậu quả cho công ty giải quyết.
Các báo cáo thường dùng:
1. Báo cáo nợ sắp tới hạn
2. Báo cáo tuổi nợ
3. Báo cáo nợ quá hạn

8. Tài chính & quản trị 8www.facebook.com/F4managers
Theo dõi nợ phải thu
NHẮC NHỞ TRƯỚCTHEO DÕI CÔNG NỢ GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
Theo dõi chặt chẽ các khoản
phải thu dựa trên thời hạn
thanh toán và:
- Các khoản nợ sắp tới hạn
- Các khoản nợ tới hạn
- Các khoản nợ quá hạn
Khi gần đến hạn thanh toán,
nhân viên theo dõi công nợ
hoặc nhân viên kinh doanh
khéo léo nhắc nhở khách
hàng về các hóa đơn sắp
đến hạn thanh toán
Ngoài việc nhắc nhở trước,
với các khoản nợ lớn doanh
nghiệp thường phát hành
giấy đề nghị thanh toán và
gởi chính thức tới khách
hàng, tác dụng:
- Nhắc nhở việc thanh
toán
- Một hình thức xác nhận
công nợ (nếu thấy không
đúng họ sẽ phản ứng)

9. Tài chính & quản trị 9www.facebook.com/F4managers
Báo cáo kiểm soát

10. Tài chính & quản trị 10www.facebook.com/F4managers
Xác nhận công nợ
So
sánh
Phải thu
(Bên bán)
Phải trả
(Bên mua)
Mục đích của biên bản xác nhận công nợ:
1. Đối chiếu số liệu (số hóa đơn, số tiền, ngày trả…) 2 bên ghi nhận có
khớp hay không, rất nhiều trường hợp không khớp (bên mua nói trả
rồi, bên bán nói chưa trả, cấn trừ công nợ 3 hoặc nhiều bên…)
2. Là xác nhận mang tính pháp lý, là bằng chứng “trước tòa”  Cần sự
xác nhận của người có thẩm quyền bên nợ, và đóng dấu tròn nếu là
pháp nhân.
Tần suất đề nghị:
1. Công ty lớn: hàng tháng
2. Công ty vừa: hàng quý
3. Công ty nhỏ: 6 tháng/lần
4. Tất cả các công ty: chốt số và xác nhận
vào ngày 31/12 hàng năm
Có thể áp dụng nguyên tắc 20/80
về giá trị các khoản phải thu (khi
không thể đối chiếu hết 100%)

11. Tài chính & quản trị 11www.facebook.com/F4managers
Cảnh báo lừa đảo
Nhà sản xuất Đại lý/Cò
Khách hàng A
Khách hàng B
Khách hàng C
Khách hàng D
Khách hàng E
Đặc điểm nhận dạng
1. Đại lý/cò trực tiếp điều phối thanh toán, chuyển tiền cho nhà sản xuất.
2. Dùng tiền của khách hàng này thanh toán cho khách hàng khác (có
khách luôn trả trước, có khách nợ rất lâu nhưng không trả).
3. Đại lý/cò có uy tín làm việc nhiều năm, có hạn mức tín dụng nhưng
hầu như không có mua bán trực tiếp (hoặc rất ít).
4. Các khách hàng của đại lý/cò không xác nhận công nợ.

12. Tài chính & quản trị 12www.facebook.com/F4managers
Cách thức lừa đảo này rất tinh vi:
1. Xây dựng uy tín qua một thời gian rất lâu dài trong giao dịch với nhà sản xuất.
2. Có hạn mức tín dụng dù không sử dụng trực tiếp mà thông qua việc cho khách hàng của
Đại lý/cò được thiếu.
3. Khách hàng của đại lý hầu như không bao giờ xác nhận công nợ, lý do là nhiều người chỉ
lấy hóa đơn hợp thức hóa đầu vào, không thực sự mua hàng. Việc thanh toán tiền theo sự
chỉ định của đại lý/cò.
4. Nhà sản xuất không được phép tiếp xúc với khách hàng (thậm chí không biết khách hàng).
5. Việc quản lý công nợ, kiểm soát dòng tiền với các khách hàng của đại lý hoàn toàn không
kiểm soát được (đại lý lấy tiền của khách hàng này thanh toán cho khách hàng khác).
6. Đại lý/cò có thể tự mua hàng và bán dưới giá mua, nhằm mục đích lấy tiền để xoay (lấy
chỗ này trả chỗ kia)  Làm rối loạn thị trường.
Cảnh báo lừa đảo

13. Tài chính & quản trị 13Tài chính & quản trị 13https://www.facebook.com/F4managers
HƯỚNG DẪN THỰC TẾ

14. Tài chính & quản trị 14www.facebook.com/F4managers
Chiết khấu thanh toán
Thời hạn hưởng chiết khấu
(Ví dụ 10 ngày)
Thời hạn thanh toán (ví dụ 30 ngày)
0 10 30 ngày
Ví dụ ký hiệu: 1/10,n/30
- Thời hạn thanh toán 30 ngày
- Thanh toán trong vòng 10 ngày đầu, kể từ ngày hóa đơn được giảm 1%
1. Khuyến khích khách hàng
thanh toán sớm
2. Tỉ lệ chiết khấu được tính
trên cơ sở so sánh với lãi
suất ngân hàng, nhưng phải
đủ hấp dẫn để khuyến khích
khách hàng
Mục đích:
1. 1% cho 20 ngày tương
đương lãi suất năm là bao
nhiêu ?
2. Lãi suất năm = (1%/20) x 360
= 18%/năm
Lãi suất năm
1. Bán hàng ngày 01/02/2016 điều kiện thanh
toán 1/10,n30, trị giá 10 triệu đồng. Nếu
khách thanh toán trong vòng 10 ngày:
2. Số tiền hóa đơn: 10,000,000
3. Chiết khấu 1%: 10,000,000 x 1% = 100,000
4. Số tiền khách thanh toán: 9,900,000
Ví dụ
Lưu ý: chính sách chiết
khấu phải có văn bản
của công ty quy định rõ
ràng, nếu không chi phí
này sẽ không được
Thuế công nhận

15. Tài chính & quản trị 15www.facebook.com/F4managers
Tổ chức dữ liệu
Dù công ty có sử dụng
phần mềm hay chỉ sử
dụng excel thì tổ chức
dữ liệu dạng như thế
này sẽ rất đơn giản
trong việc theo dõi
khoản phải thu với các
tiêu chí:
- Ngày tới hạn
- Ngày quá hạn
Mục đích là để kiểm
soát dòng tiền vào cũng
như các rủi ro về nợ quá
hạn bằng công cụ đơn
giả mà hiệu quả của
Excel, đó là Pivot Table

16. Tài chính & quản trị 16www.facebook.com/F4managers
Tổ chức dữ liệu
Bước 1:
a. Quyét chọn bảng dữ liệu
b. Chọn Tab “Insert”
c. Click vào “PivotTable”
PivotTable là một
kỹ thuật xử lý số
liệu đơn giản
nhưng rất mạnh
mẽ, nên nắm bắt
cách sử dụng

17. Tài chính & quản trị 17www.facebook.com/F4managers
Bước 2:
a. Chọn một số tiêu
chí cần trình bày
b. Chọn ô “0-0”, click
chuột phải, chọn
group
Tổ chức dữ liệu

18. Tài chính & quản trị 18www.facebook.com/F4managers
Bước 3:
a. Chọn khoảng cách
giữa các nhóm như
minh hoạ (30 ngày)
b. Click ok
Tổ chức dữ liệu

19. Tài chính & quản trị 19www.facebook.com/F4managers
Tổ chức dữ liệu
Bước 4:
a. Format lại bảng, có
số liệu như hình
b. Ví dụ các khoản
chưa quá hạn là
9.5 tỉ
c. Ví dụ: các khoản
quá hạn từ 1 đến
30 ngày là 7.2 tỉ
https://www.youtube.com/watch?v=FvrNRKy5UAQ
Xem Video trên youtube (rất nhiều)

20. Tài chính & quản trị 20www.facebook.com/F4managers
Tổ chức dữ liệu
Dùng PivotTable để
xem chi tiết cho
từng khách hàng,
cho từng hoá đơn

21. Tài chính & quản trị 21www.facebook.com/F4managers
Tổ chức dữ liệu
Có thể vẽ đồ thị từ dữ liệu PivotTable để cập nhật tự động

22. Tài chính & quản trị 22www.facebook.com/F4managers
Báo cáo thực tế
Ví dụ 1 báo cáo thực tế
in ra từ phần mềm ERP
(Microsoft Dynamic AX)

23. Tài chính & quản trị 23www.facebook.com/F4managers
Báo cáo thực tế
Ví dụ 1 báo cáo thực tế
in ra từ phần mềm ERP
(Microsoft Dynamic AX)

24. Tài chính & quản trị 24www.facebook.com/F4managers
Biên bản đối chiếu công nợ thực tế
Ví dụ 1 biên bản thực tế
in ra từ phần mềm ERP
(Microsoft Dynamic AX)