20170420【原田陽介】kintonehive福岡vol.1資料【公開用】
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kintone hive fukuoka ニシム電子工業株式会社 原田氏
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20170420【原田陽介】kintonehive福岡vol.1資料【公開用】
- 5. ⾃⼰紹介
- 8. 導⼊の背景と問題：以前の業務 本社Gr毎、支店毎、バラバラに 顧客管理、案件管理を実施 【案件管理】【提出物チェック】【帳票作成】 ○○支店 ○○支店本社 ○○支店 ○○支店 ○○支店 ○○支店 年 10,000件
- 10. kintone導⼊の⽬的 本社 ○○支店 ○○支店 ○○支店 ○○支店 ○○支店 ○○支店 案件情報共有 チェック方法の統一 Excelの代わり
Notas del editor
- みなさん、こんにちはニシム電子工業の原田と申します。 本日は、営業の案件管理に使っていたExcelをKintoneに変えた、という話をします。 まずは、会社の紹介をさせて下さい。
- 当社、ニシム電子工業ですが、九州電力のグループ会社で、電力通信設備の保守監視を行っています。 具体的には、鉄塔の上にある装置の保守や監視、また、発電所や変電所の中にある通信装置の保守等です。 他に製品として、停電時のバックアップ電源であるUPSや、温度や水位を図る農業センサー等作っています。
- そして、会社の規模と風土ですが。 平均年齢４０歳以上でして、、多少高めですね。比較的保守的な風土です。
- 拠点については、九州を中心に全国１８拠点あります。その中で、営業部門だけでも、本社５、支店１２箇所にわかれています。 今回のKintone導入事例は、本社の営業業務改善WGで実施した内容になります。 私自身も、本社で営業の管理業務に携わっています。ここで私の紹介をしますと。
- 花を愛でる、大変温和な性格でして、 草月流を多少たしなんでおります。社内外でオネエ疑惑がありますが、真偽のほどは不明です。 そんな私の所属する業務改善のWGメンバーですが、
- メンバーは、営業事務担当の女性陣の主導でやっており、本社の各Grから集まって実施しています。 このワーキングは、もともと女性だけで実施しており、私はkintoneを知っているということで、途中から参加した形です。 あくまで女性主導の活動です。
- そんな強い女性陣に囲まれて、たまにヒートアップすることもありますが。 仲良くやっています。
- はい、では、kintone導入にいたった背景として以前の業務の問題点からお話し、以前は営業の案件管理を、拠点毎バラバラに１８個のエクセルで実施していました。 管理の内容は、主に３つありまして、まずは、件名や金額の案件管理、そして、見積もりや請求書等の提出物の締切チェック、それから印刷用帳票の作成 大体、全社で年間1万件ほどのボリュームになります。これをバラバラに実施していました。当然問題がでます。
- どんな問題かといいますと、拠点間で見積もりや案件情報の共有ができていないことです。たとえば、あるお客様に対して、過去、他の部署が出した見積があっても、 資料の流用ができないばかりか、金額も違うものを出してしまう。もっと言えば、年度でもエクセルが分かれているので、過去自部署が出した見積さえも 探すのに手間がかかる。もちろん、受注した案件等はわかるが、見積もりだけだした案件小さな案件不明蓄積もない もう一つの問題として、提出物チェック等のやり方がバラバラなので、部署移動時、一から移動先部署のやり方を覚える必要がある。 当社、３～５年で移動がありますので、移動するたびに覚えなおす必要がありました。 マクロが壊れていて困っているなんて話もありました。みなさんも同じような問題あったのではないでしょうか。
- 以上を解決するために、kintoneを導入しました。目的を整理しますと、案件情報が共有できて、チェック方法が統一できて、Excelの代わりになること。以上３つです。
- では、その目的を、どう実現したか。具体的な内容を説明します。
- まず、kintoneの位置づけ、他のシステムとの関連を説明しますと、当社ではガルーンを使っていまして、 ガルーンでは、スケジュールと情報共有を実施、Kintoneで顧客・案件管理、受注後の売上入金管理は、専用の販売システムで実施しています。 販売システムの修正はお金がかかります。そういう意味では、kintoneの部分で修正がやりやすいのはありがたいと思っています。実際のKintoneの詳細ですが、
- ３つアプリあります。説明するのは顧客情報と件名管理の２つ、だけです。 顧客情報で全社で顧客情報共有を実施、件名管理で従来のExcelでやっていた、案件毎の管理、提出物のチェックと、帳票の出力を実施。 顧客情報のレコードひとつにつき、複数の件名管理レコードが対応する形になります。では実際に、目的のひとつである、 顧客情報でどう情報共有を実施したのか、詳細画面を見て頂きたい
- 画面は顧客ごとの詳細画面で、顧客ひとつにつき、過去、各拠点が出した案件を引っ張って来て、この画面に一括して表示しています。 今まで支店のエクセルでバラバラだった情報を、 支店、年度、を超えて、顧客情報の共有を実現「できました。」実現方法は、関連レコードを使ってます。
- 次にチェック方法の統一です。画面は件名毎の一覧画面ですが、請求書などの提出物のチェックをこの画面でしています。 締切に近いものを色づけて表示しています。赤が、黄色が、青が。実現方法として、条件書式プラグインを使っています。 このプラグインはKintoneコミュニティのデベロッパーネットワークにあったものです。この画面で提出物のチェック方法を統一できました。
- あとの目的はエクセルから、移行できるか。以前のエクセルは、４７列の長さがありました。 これをそのままKintoneにおきかえると、ながーくなりすぎて、この件名なんだったけ、ということになります。確認しにくいことになります。同じようなことありませんでした？ そこで、一覧を機能別に分割しました。件名一覧では、件名、金額、など基本情報だけ、進捗管理では、提出物チェック専用にしています。 さらに、使いやすいように、ボタンにして一覧画面に配置しました。
- それがこの一覧画面ですが、ボタンとして実装したので、ワンクリックで、遷移するようにしました。 実現方法は、JSカスタマイズではあるがデベロッパーサイトを参考に、ほとんどコピーして作成。数行の修正しかしていません。 これでExcelの代わり「できました。」
- 残った帳票に関しては、件名の詳細画面にExcel帳票出力ボタンを配置して、ボタンひとつでエクセル出力 実現方法は、オプロ様のクラウドサービスを使っています。
- 出力されるエクセルの中身ですが、着手届、請求書など１１種類の帳票があり、kintoneのデータが入ったひとつのシートを他シートから参照させる形となっています。 当初は、PDFで出力することを検討したのですが、お客様によっては、フォーマットを変えてほしい、宛名を変えてほしいなど、個別の修正要望があるので、 要望に柔軟に応えるために、帳票部分はExcelで変更できるようにしています。
- 以上まとめますと、ですが、 どこもそうだとは思うのですが、何かを変えるときは反対や問題があります。 そこで、
- そこで、当社での導入時の問題と、導入のポイントを共有したいと思います。
- 導入時に起きた問題として、事前説明会から、導入に対する反発がありました。そもそもやり方を変えたくない！ ・使いにくい！逆に手間が増える気がするどうにかして！新しく覚えるだけの効果はあるの？ 物事を変えようとすると、必ず反対あります。本社はいいのですが、特に離れた場所にいる支店からの声が強かったです。ではどうしたかといいますと。
- ポイントは、まず、使ってもらうことです。一度導入すれば、みな使う。使えば慣れて便利さを実感する。 このグラフ私の体感ですが、縦軸に不満度、横軸に時間を取ったグラフなんですが、一番不満が高く問合せもあったのは導入直後で、 導入後少し経つと、ほとんど各拠点からの不満を感じなくなりました。やはり、導入の壁をどう超えるかが大事
- そもそも、導入の決定自体をどうするのかという問題があります。？ 当社での今回の決定は、身長１９０ｃｍ。かっこいい常務の鶴の一声で決定しました。良い意味での忖度がありました。
- ポイントの２つ目として、変更の周知の方法ですが、システムが新しくなるのではなく、仕事のやり方を新しくすることを強調すること はじめに、ExcelをKintoneに変えた話、と言いましたが、違うんです。置き換えではないのです。 Kintone 化の途中で本社WGメンバーの意識が変わり、そもそもこの処理や文書は無駄なのではないか？という議論が起こりました。 また、フロー自体の見直しによる効率化は、導入への反対もよわまります。
- そしてポイントの３つめですが、これは気づきになるんですが、高いシステム外部ではなく、利用者である営業事務担当の女性たち自身で作ったことが良かった。 利用者自身で作ることで、Kintoneの特徴でもある、改善を継続できる体制ができますし、運用視点で変更がされ、しかも低コストでできる。利点があります。
- ここまで、できました。という話をしましたが、 実は、できていないことがあるのよ。 今回の発表資料作成時に振り返って気づいたのですが、できてないことがあります。
- Kintoneといえば、コミュニケーションですが、実は、コメント機能が生かせていないんです。といいますのも、 コメント機能の自動閉じるカスタマイズを実施している。みなさん、最初コメント欄、じゃまだと思いませんでしたか？画面が狭くなる。 ああ、Kintoneを１００％使いこなせていない。使っている人はいるんです、なので。対策： →コミュニケーション事例の好例を公開する。
- もうひとつできていないことは、継続的な改善について、改善は定期的にワーキングで実施してはいます、しかし、実は、利用者＝管理者ではない 私は管理者ですが、このアプリ、週一しか使わない、毎日使う人は管理者ではない。 対策：→利用者を管理者として巻き込むこと。そうすれば、もっともっと。変わっていく。
- 以上自身のKintone活動を振り返り、Kintoneって何だろうと考えますと、 情報集約ができ、Excelの置き換えができ、利用者が主役で、コミュニケーションを、、、ものなのだと感じました。 そして、当社はこれを、１００％は実践できていない、でも、逆に言えば、もっとよくなると感じています。
- 最後に、Kintoneといえば、 みなさんの事例もぜひ教えて下さい。