初心者様向け「サイボウズ Office」はじめの一歩講座資料

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初心者様向け
「サイボウズ Office」
はじめの一歩講座

120分
グループウェアとは
シーン別基本機能紹介
①「社内の最新事情を知る」ためのアプリの紹介
日々の予定管理／社内での連絡事項／業務進捗の把握
②「業務のデータを溜める」ためのアプリの紹介
資料の共有／顧客の対応履歴／勤怠管理
システム管理の基礎
①ユーザー管理
社員の入社時／異動や組織変更／休職中・退職時
②セキュリティ管理（クラウド版）
「接続元」による認証／「知っていること」による認証
本編終了・アンケート記入
本日のスケジュール

本日のゴール
今回ご紹介するシーン別の機能を最低一つ社内
に持ち帰って実践してみましょう。
※講義後のアンケートにて、どの機能をどのよ
うなシーンで利用するかをお聞かせ願います。
3

社内の共有したい情報を置く場所
アドレス帳
掲示板
カスタムアプリ
設備予約
ファイル管理
Webメール
メッセージ
プロジェクト
報告書
スケジュール
タイムカード
ToDoリスト
ユーザー名簿
電話メモ
ワークフロー
6

社内の共有したい情報を置く場所
アドレス帳
掲示板
設備予約
ファイル管理 Webメール
メッセージ
プロジェクト報告書
スケジュール
タイムカード
ToDoリスト
ユーザー名簿
電話メモ
ワークフロー
どんなシーンで・どのように
利用すればいいかわからない
という方も多いと思います。
7

社内で管理している情報
フローストック
日々の予定管理
社内での連絡事項
業務進捗の把握
資料の共有
顧客の対応履歴
勤怠管理
8

複数ツールで管理するデメリット
9
• どこに何があるのか探しきれない
• 個人が情報を管理しているので、引き継ぎが大変
• 見なければならない場所が多くて、作業が複雑になり、時間
がかかる
Excel？
紙？
ファイルサーバー？
デスクトップ？
メール？

「サイボウズ Office」でまとめて管理するメリット
• どこにどの情報があるか探す時間が省ける
• 情報がまとまった状態で共有できるので、引き継ぎがラク
• 複数のソフトウェアやタブを切り替える必要がない
10
情報を一元管理できる！
業務の効率がよくなる！

シーン別機能紹介

シーン別の紹介
日々の予定管理資料の共有
社内での連絡事項顧客の対応履歴
業務進捗の把握勤怠管理
汎用
スケジュール ToDoリスト設備予約
プロジェクト
ファイル管理
アドレス帳報告書
タイムカード
ワークフロー
掲示板メッセージ電話メモ
12

「社内の最新事情を知る」ためのアプリの紹介
汎用
掲示板
スケジュール ToDoリスト
メッセージ
設備予約
プロジェクト
ファイル管理
タイムカード
電話メモ
ワークフロー
カスタムアプリ 13

フロー編：日々の予定管理
基本的なスケジュールの利用方法
→「はじめてのグループウェアガイドスケジュールを使ってみよう」をご覧ください。
http://products.cybozu.co.jp/office/users/tips-more/firstguide_schedule/
ユーザー
設定
14

こんな方におすすめ
定例会議の会議室を毎回予約するのが面倒
取得予定の有給休暇や出張の予定が
チームメンバーに伝わっているか、不安
タスクの〆切日を忘れてしまうことがある
15

★今回は便利な「スケジュールのTips」をご紹介★
ユーザー
設定
その他の操作から出来る事
 スケジュールを再利用できる
 印刷表示できる
 予定参加者の日/週表示が見れる
 Myグループに追加できる
「サイボウズ Office」は機能単体でももちろん利用していただけますが、
「その他の操作」から各機能を連携しながら利用していただくことができます。
16

スケジュール設備予約
「Myグループ」はこんな時におすすめ！
※設定方法：ユーザー名＞「個人設定」＞詳細設定＞個人情報＞Myグループ＞追加する
ユーザー
設定
特定の会議室をすぐ
に確認したい
いつも検索する人
は決まっている
作成したMyグループはトップページで
初期表示に設定できます。
トップページのスケジュールパーツ右上の▼を選択＞
パーツを変更する＞表示する予定＞指定したMyグループ
ToDoリスト
17

TODOリストはトップページのパーツに追加すると便利！
・〆切日がスケジュールに反映される
・パーツに追加すれば、一括でToDoを完了できる
ユーザー
設定
18

管理者の設定でスケジュールの使い勝手は変わる！
スケジュール設備予約
管理者
設定
設定方法：「サイボウズ Office」システム設定＞各アプリケーション＞スケジュールと施設予約
インターネット上に
配置された設定ファイルから、
最新 2 年分祝日データを
取り込みます。
特定のユーザーのスケジュ－ル
の閲覧や変更を組織や
ユーザーごとに制限できます。
予定を色分けできます。
スケジュール設定のメイン
・予定の登録単位
・保存期間
・ユーザーの権限等
予定の登録時間を
10 分ごとにしたい
ユーザーの登録権
限を設定したい
祝日をスケジュールに
反映させたい等
ToDoリスト
19

フロー編：社内での連絡事項掲示板メッセージ電話メモ
メールBOX内から必要なメールが
なかなか見つからない。
全社に向けて共有したい情報がある
電話メモをいまだに付箋で管理している
20

基本的な掲示板の利用方法
→「はじめてのグループウェアガイド掲示板を使ってみよう」をご覧ください。
http://products.cybozu.co.jp/office/users/tips-more/firstguide_bulletin/
ユーザー
設定
リアクションボタンで誰が掲示を
見たか、確認する運用方法が
あります。
Tips
リアクションボタンをアンケートとして
利用するお客様もいます。
21

フロー編：社内での連絡事項
社内宛のメールはメッセージで管理しよう！
※メッセージは個人フォルダ内に入っている機能です。
ユーザー設
定
ここがポイント
コメント欄を利用しよう
テーマ別にメッセージをたてる。
（例タイトル：新製品プロジェクト）
本文欄に概要を記載し、コメント欄に進捗などの
やりとりを追記することで、メールBOX内でバラ
バラになっていた情報をまとめて確認することが
できます。
本文欄
コメント欄
「サイボウズ Office」を利用している
ユーザー宛にメッセージを
送ることができます。
その他の利用方法
個人と個人でよくやりとりする人がいれば、
「【連絡帳】●●さん⇔××さん」
という両者の名前入りのタイトルをつけ、
コメント欄に用件を書いてやりとりする。
22

なぜEメールではなく、メッセージなのか
1. 社内のみ送信できるので、宛先指定ミスのリスクがない
2. メーリングリストと違い、宛先に誰がいるのか明確で、
議論がしやすい
3. 異動があっても宛先に追加するだけで過去の経緯を確認できるので、引き
継ぎがラク！
4. スレッド形式なのでテーマや組織別にやりとりをまとめることができて、
時系列で確認できる。
5. ひとつのデータや添付ファイルを共有するので、
サーバー容量を節約できる
メールのように1件ずつ別のメッセージにするのではなく
コメント欄をうまく利用するのがポイント
ユーザー
設定
23

ユーザー
設定掲示板とメッセージの使い分け
掲示板メッセージ
全社に向けて連絡をしたい特定のユーザー/組織に
向けて連絡をしたい
売上
情報
総
務
人
事
ビル
清掃
情報
図書
情報
人事
異動
各部署からのお知らせ
営
業
社長の声日報
健康
診断
勤怠
連絡
落し物
部署間の連絡帳
部署内の連絡帳
プロジェクトの連絡帳
個人間のやりとり
活用例
活用例
オープンクローズド
例：営業⇔マーケティング
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離席中や外出中の社員宛にかかってきた電話を
該当の社員に伝言を残すことができます。
ユーザー
設定
25

「サイボウズ Office システム設定」 > 「詳細設定タブ」 >
「運用管理」枠にある「システムメールアカウント」 > 「使用する機能」 >
「電話メモの通知に使用する」にチェックをいれて設定する。
メール転送に必要な設定
管理者
設定
ユーザー
設定
「個人設定」 > 「詳細設定タブ」 > 「個人情報」枠にある「メール通知」 >
メール通知の宛先をモバイルメールアドレスにチェックを切り替え、
通知を飛ばしたい端末のメールアドレスを「モバイルメールアドレス」に入力する
> 電話メモの「メール通知を有効にする」にチェックをいれて設定する。
26

フロー編：業務進捗の把握
プロジェクトワークフロー
稟議書が決裁者の机に置きっぱなしで
なかなか承認がおりない・・・
プロジェクトに関するタスク、
いつ誰が何をする必要があるのか
把握できていない
27

• プロジェクトは担当者や締め切り日等のタスク管理と
プロジェクトに関わる連絡等のやりとりを集約することができます。
ユーザー
設定
プロジェクトのフェーズ
（テーマ）
フェーズごとのタスク
それぞれのタスクや
テーマごとに掲示板を作成するこ
とができるので、今までメールで
行っていたやりとりを集約させた
り、
議事録を残しておくことができま
す。
参考リンク等を
集約できます。
それぞれのタスクの
進捗が一覧画面
から確認できる
28
プロジェクト名

ユーザー
設定
タブを切り替えれば
ガントチャート形式
になります。
タスク/フェーズごとにチャート
が 2 行に分かれている。
上の行が「予定期間」
下の行が「実績期間」
29

ユーザー
設定
自分の担当しているタスクを
選択するとタスクの進捗を登録できる。
30

ワークフローは決裁までのスピードを上げるツールです。
フォームにあわせて必要事項を記
入するだけで、
簡単に申請データが完成します。
申請したデータがどこまで進んでいるか一目瞭然
承認者は、「承認」「却下」「差し戻し」から選べます。
ユーザー
設定
モバイルからも
申請の処理を行えます。
31

作り方は 3 ステップ
管理者
設定
STEP 1
役割の設定
STEP 2
申請項目の設定
STEP 3
承認経路の設定
承認経路の設定で必要
フォームを作成
５つのテンプレートを
コピーして自社仕様に変更
することもできます！
初期値を事前に
設定できます
32

運用についてよくある質問
管理者
設定
申請を紙で残す必要がある場合はどうすればいいですか？
サイボウズ株式会社では、承認までを「サイボウズ Office」の
ワークフローで行い、承認されたものを印刷して提出しています。
紙で回すよりも承認までの時間を短縮することができます！
費用精算において領収書などの現物を提出する必要があります。
2 通りの方法があります！
１．承認の降りた申請書を印刷し、領収書を添付して提出する
２．添付ファイルをワークフローの項目として付けられるので、
領収書を電子化して添付する
→サイボウズでは、１．の方法で運用しています。
部署ごとに承認者が違うのですが、経路はどのように設定すればいいですか？
2 通りの方法があります！
１．部署ごとにフォームを作成し、フォームごとに承認者の初期値を設定する
２．フォームは分けずに、承認者をユーザーが選択する
→１．のほうがユーザーが経路を間違える可能性を防げるのでおすすめです。
33

「業務のデータを溜める」ためのアプリの紹介
汎用
掲示板
スケジュール ToDoリスト
メッセージ
設備予約
プロジェクト
ファイル管理
タイムカード
電話メモ
ワークフロー
トップペー
ジ
34

ストック編：資料の共有
ファイル管理
間違えてファイルを上書き保存してし
まった！
ファイルサーバーで管理していた
ファイルを消してしまった！
各個人がファイルを持っていて
ノウハウが共有されない。
35

文書やデータ等を共有して、常に最新のファイルをダウンロード
して利用できます。
ファイル管理
ユーザー
設定
誰がどのように更新したかを記録できます。
最大 10 世代まで管理でき、誤操作で
上書きしてしまった場合もワンクリッ
クで戻すことができます。
ファイル管理での保管/共有に向いているファイル
・社内規定集、座席表等頻繁に更新されるファイル
・提案資料、製品説明資料など更新を繰り返して最終版を完成させるファイル
・契約書などアクセス権を付けて管理したいファイル
・契約書や、送付書などのひな形
36

削除してしまったファイルも保存期間を設定すれば復旧できます。管理者
設定
ファイル管理
「サイボウズ Office システム設定」 > 「詳細設定タブ」 >「各アプリケーション」枠にある「ファイル管理」 > 「一般設定」
1 - 10 日間まで保存できます。
容量もその分使用するため、運用に合
わせて変更をおすすめいたします。
ユーザー
設定
削除したフォルダを選択し、「その他
の操作」>「フォルダの詳細」を選択
「復旧」を押すと元のフォルダ
に
戻ります。
37

管理者
設定
ストック編：容量制限
ファイル管理
ファイル管理 / 添付ファイルの容量制限を設定できます。
初期値では無制限になっています。
「サイボウズ Office システム設定」 > 「詳細設定タブ」 >「カスタマイズ」枠にある「サイズ制限」
初期値では無制限になっています。
メール/ メモは、組織/ユーザーごとに
容量制限を設定できます。
38

ストック編：顧客の対応履歴
前回の訪問が半年前で対応内容を
覚えてない・・・
前任の担当者からの引き継ぎがな
い・・・
39

ストック編：顧客の対応履歴アドレス帳報告書
ユーザー
設定
顧客ごとに訪問スケジュール、報告書を整理して、
いつ・誰が・どんな対応をしたのか、
顧客に紐付いて対応履歴を管理できます。
アドレス帳の顧客ごとのページ
下段に報告書の一覧へのリンクがあります。
40

ストック編：顧客の対応履歴アドレス帳報告書
ユーザー
設定設定のポイント
STEP 1
アドレス帳に
顧客情報を登録
STEP 2
訪問予定が入ったら、
スケジュールに
顧客情報を取り込んで
予定を登録
STEP 3
報告書を作成する際に
はスケジュール
から作成
41

ストック編：顧客の対応履歴
管理者
設定ブックのアクセス権と運用管理者の設定
• 部署ごとのアドレス帳を追加できます。
• 部署単位などでアクセス権を設定できます。
「サイボウズ Office システム設定」 > 「詳細設定タブ」 >「各アプリケーション」枠にある「アドレス帳」
>「ブックの管理」
42

ストック編：勤怠管理
タイムカード
簡易的な勤怠管理をしたい
43

ストック編：勤怠管理
タイムカード
管理者
設定
○自動打刻機能を使用する
【出社時刻】最初にサイボウ Officeへアクセスする時刻
【退社時刻】・タイムカードで、退社をクリックする時刻
・サイボウズOfficeへアクセスした最終時刻
○自動打刻機能を使用しない
【出社時刻】出社をクリックする時刻
【退社時刻】退社をクリックする時刻
「サイボウズ Office」にログインした時間で出退勤を簡易的に
記録することができます。
設定方法：
「サイボウズ Office システム設定」 > 「詳細設定タブ」 >「各アプリケーション」枠にある「タイムカード」
>「一般設定」>「自動打刻機能を使用する」にチェックを入れる
44

番外編
管理者向けのおすすめの機能ってある？
サイボウズを常に開いているわけではない
から通知に気づけない
45

トップページの最初のレイアウトを
設定できます
「サイボウズ Office システム設定」 >
「詳細設定タブ」 >「カスタマイズ」枠に
ある「トップページの最初のレイアウト」
番外編：管理者設定
管理者
設定
ログイン画面で全社的にお知らせ
「サイボウズ Office システム設定」 >
「詳細設定タブ」 >「カスタマイズ」枠
にある「トップページでの連絡」
使用するアプリケーションを絞れます
「サイボウズ Office システム設定」 > 「詳細設定タブ」
>「カスタマイズ」枠にある「使用するアプリケーショ
ン」
アプリケーションメニュー名を
変更できます
「サイボウズ Office システム設定」
> 「詳細設定タブ」 >「カスタマイ
ズ」枠にある「アプリケーションメ
ニュー」
46

アクセス権のシステム設定
－必要な人/組織だけに情報を共有しよう
スケジュール/ファイル管理/掲示板/アドレス帳機能で、
組織/ユーザーごとに操作できる権限を制限できます。
番外編：管理者設定
管理者
設定
操作制限をする対象
右枠からユーザー/組織を選択/
追加する。
この枠内に入っていないユーザー/
組織は閲覧することができない。
47

Cybozu Desktop 2.0
「サイボウズ Office」の新着情報や、会議が始まる時間をポップ
アップで、お知らせするクライントツール。
これで、大事な予定を見過ごすこともありません。
新着情報を
定期間隔で通知
予定の時間を
事前にお知らせ
ブラウザの
起動は不要対応：クラウド版「サイボウズ Office on cybozu.com」
パッケージ版「サイボウズ Office 10.2」以降
ダウンロード：http://cybozu.co.jp/info/desktop2/
番外編：Cybozu Desktop 2.0の通知設定
ユーザー
設定
48

番外編：モバイルでの利用
50
タイプ①：リアルタイムで通知を確認したいタイプ②：ネット環境がない場所でも見たい
タイプ③：見なれた画面で見たいタイプ④：ガラケーで利用したい
クラウド版
のみの対応
サイボウズ Office新着通知
プッシュ通知
で便利
サイボウズ KUNAI
シンク（同期）
機能
クラウド版
に対応
サービスラ
イセンス有
効期間中の
お客様
スマートフォン専用画面
クラウド版
に対応
サービスラ
イセンス有
効期間中の
お客様
ケータイ機能
クラウド版
に対応
サービスラ
イセンス有
効期間中の
お客様

クラウド版における
システム管理の基礎
ユーザー管理
セキュリティ管理

ユーザー管理
新しい社員の入社時
異動や組織変更
休職・退職時

社員の入社に伴うユーザー追加方法
ユーザーを追加する
• cybozu.com 共通管理画面へ
アクセス
• 「組織/ユーザー」をクリック
• 該当する組織を選択し、
「ユーザーの追加」を選択。
必要な情報を入力
• パスワードとログイン方法を
メールで送信する。
54

社員の入社に伴うユーザー追加方法
・メールアドレスについて
• 共通管理画面のユーザー追加で入力するメールアドレスは
「サイボウズ Office」の通知を受け取るための
「メール通知」機能として利用するメールアドレスです。
• メール通知機能とは？
予定の追加、変更、削除/ワークフロー承認/電話メモが登録された
際に、指定したメールアドレスに通知を飛ばす機能。
• 「サイボウズ Office」のメール機能を利用（送受信）するためには、
以下の設定が必要です。
① 「サイボウズ Office」システム管理画面へアクセス
② 「各アプリケーション」＞「メール」をクリック
③ 「メールアカウント（既設）の登録」をクリック
④ 該当ユーザー欄の「変更する」を選択して必要な情報を入力
55

異動や組織変更に伴うユーザー情報の変更
56
1 ：新しい組織を作成する場合は、事前設定が反映された後で、アクセス権を設定する必要があります。

組織変更に伴うユーザー情報の変更注意点
組織の変更や削除をすると、
組織と紐付くサイボウズ Officeのデータがあわせて更新されます。
※cybozu.com共通管理から削除された組織や、組織と紐付くアクセス権は元に戻せません。
例① 「部署A」の部署名を「部署B」に変更
⇒ファイル管理などで「部署A」という名前で作成されていたものは
「部署B」という名前に変更される。
例② ユーザーAさんの所属部署を「部署C」から「部署D」に変更
⇒「部署C」として見ることができていた情報にアクセス権がかかっていれば、
「部署D」に異動してからは見れなくなる。
例③ 「部署E」が解散することになったので、「部署E」を削除した
⇒「部署E」と連動するデータはまるごと消えてしまう・・・
57

組織変更に伴うユーザー情報の変更注意点
組織を削除した時に、紐づいたデータまで消さないためには：
削除予定の組織がある場合は、削除前に次のアプリケーションで必要なデータの書
き出しやアクセス権の設定状況をメモしておき、事前に別の組織がアクセスできる
ように設定しておくなどして、アクセス権を引き継いでおく必要があります。
掲示板
ファイル管理
スケジュール
アドレス帳
⇒設定に不安があれば、事前にテクニカルサポートにご相談ください。
58

ユーザーの休職に伴う「使用状態」の変更
59
↑停止中のユーザーの表示
一時的な休職中など、復帰する予定がある場合は、ユーザーを削除せずに「停止」にす
ることをおすすめいたします。
■「停止」とは？
ユーザーが一時的に、サイボウズ Officeを含むサイボウズの
クラウドサービスにアクセスできないようにします。
設定：cybozu.com共通管理＞組織/ユーザー＞ユーザー名＞使用状態「使用中」をクリック（停止中に切り替わる）

「使用状態」を「停止中」にしたときの注意点
60
使用状態を切り替えること≠契約ユーザー数の増減
イコールではない
契約ユーザー数の増減は：
cybozu.com Store＞ご発注＞サブドメイン名を選択＞契約内容を変更
＞会社情報、お支払い方法を入力＞発注

ユーザーの退職に伴うユーザー削除
cybozu.com 共通管理画面の「ユーザー」から
ユーザー情報を削除すると、該当ユーザーを削除できます。
61
削除されるデータ
• 「個人フォルダ」内のメッセージ以外のデータ
• メール
• 該当するユーザーだけが参加者に設定されている予定
• 該当するユーザーの電話メモ履歴
• タイムカード
• ToDo
• 非公開のアドレスデータ
• ユーザー名簿
• 個人リンク
残るデータ
• メッセージ
• ほかのユーザーが参加者に設定されている予定
• 電話メモ
• 掲示板
• ファイル管理
• 公開のアドレスデータ
• ワークフロー
• 報告書
• プロジェクト
• カスタムアプリデータが必要な場合は、
「停止」にしましょう。
「停止」するとライセンスに
は含まれなくなります。

セキュリティ管理
「接続元」による認証
「知っていること」による認証
パスワード管理

複数の認証プロセス
63

「接続元」による認証
• IPアドレス制限
• セキュアアクセス※月額￥250/1ユーザー
64
無料
有料

・サブドメインの発行
「知っていること」による認証
① 「cybozu.com」各サー
ビスのURLへアクセス
② BASIC認証の
ログイン名・パスワード
を入力
③ 「cybozu.com」の
ログイン名、パスワード
を入力
④ 二重のログイン認証
を経てサービスを
利用できる
65
無料
・Basic 認証無料
・ユーザーログイン名＋パスワードによる認証無料
※セキュアアクセスとの違い
ログイン名・パスワードを知っている人なら全員アクセスできる（ex: 社内で共通のため、退職時に入れてしまう）

パスワード管理のすすめ
◆ログイン名の入力
◆ログイン名とパスワードの保存
◆自動ログイン
◆パスワードポリシー
パスワードの変更
仮パスワードの変更
パスワードのリセット
ユーザーパスワードの最低文字数
管理者パスワードの最低文字数
複雑さ
パスワードの再利用の制限回数
パスワードの有効期間
◆アカウントロックアウト
アカウントロックアウトまでのログイン失敗数
アカウントロックアウト解除までの時間
◆セッション（有効期間）
◆ログイン失敗時のメッセージ（表示する言語）
◆SAML認証
Cybozu.com共通管理＞システム設定＞ログインのセキュリティ設定
66

まとめ
サイボウズ Office を活用し、
「チーム力」を高めてください！

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