2. Оглавление
1 О Системе 10
1 Введение
................................................................................................................................................ 10
2 Назначение и функции Системы
................................................................................................................................................ 10
3 Основные объекты Системы
................................................................................................................................................ 11
2 Начало работы. Вход в Систему 13
3 Рабочее окно Системы. Меню Системы 15
1 Главное меню Системы. Назначение разделов
................................................................................................................................................ 15
2 Раздел ................................................................................................................................................ 16
Задачи. Назначение каждого пункта меню
3 Раздел ................................................................................................................................................ 16
Документы. Назначение каждого пункта меню
4 Раздел ................................................................................................................................................ 17
Сообщения. Назначение каждого пункта меню
5 Раздел ................................................................................................................................................ 17
Библиотека. Назначение каждого пункта меню
6 Раздел ................................................................................................................................................ 17
Инструменты. Назначение каждого пункта меню
7 Раздел ................................................................................................................................................ 18
Дополнительно. Назначение каждого пункта меню
8 Раздел ................................................................................................................................................ 18
Поиск. Назначение каждого пункта меню
4 Создание задачи 19
1 Форма создания задачи
................................................................................................................................................ 19
2 Процедура выбора участников задачи
................................................................................................................................................ 19
3 Вкладка «Описание». Выбор автора задачи
................................................................................................................................................ 21
4 Вкладка «Описание». Выбор ответственных руководителей задачи
................................................................................................................................................ 22
5 Вкладка «Описание». Выбор контролёров задачи
................................................................................................................................................ 22
6 Вкладка «Описание». Выбор исполнителей задачи
................................................................................................................................................ 23
7 Вкладка «Описание». Выбор проекта задачи
................................................................................................................................................ 23
8 Вкладка «Описание». Название и описание задачи
................................................................................................................................................ 26
9 Вкладка «Описание». Выбор приоритета задачи
................................................................................................................................................ 27
10 Вкладка «Описание». Установка сроков выполнения задачи
................................................................................................................................................ 27
11 Вкладка «Описание». Прикрепление файлов к задаче
................................................................................................................................................ 28
12 Вкладка «Описание». Выбор типа задачи
................................................................................................................................................ 29
13 Вкладка «Описание». Выбор изолированных рабочих групп
................................................................................................................................................ 33
1 Назначение изолированных рабочих групп
.................................................................................................................................. 33
2 Создание изолированной рабочей группы
.................................................................................................................................. 33
14 Вкладка «Планирование»
................................................................................................................................................ 35
2
3. 15 Вкладка «События»
................................................................................................................................................ 38
16 Вкладка «Контакты»
................................................................................................................................................ 40
17 Вкладка «Дополнительно». Создание задачи «С докладом»
................................................................................................................................................ 41
18 Вкладка «Дополнительно». Создание секретной задачи
................................................................................................................................................ 42
19 Вкладка «Дополнительно». Создание задачи для ознакомления
................................................................................................................................................ 42
20 Сохранение и просмотр созданной задачи
................................................................................................................................................ 43
21 Создание задачи по шаблону
................................................................................................................................................ 45
22 Создание задачи по форме
................................................................................................................................................ 46
5 Работа со списком задач 47
1 Состав окна списка задач
................................................................................................................................................ 47
2 Поля таблицы со списком задач
................................................................................................................................................ 47
3 Контекстное меню таблицы со списком задач
................................................................................................................................................ 52
4 Способы группировки списка задач
................................................................................................................................................ 55
5 Фильтрация и сортировка списка задач
................................................................................................................................................ 58
6 Применение обработчика к списку задач
................................................................................................................................................ 59
7 Папки задач
................................................................................................................................................ 61
1 Папки с фильтрами
.................................................................................................................................. 63
6 Просмотр задачи 66
1 Состав окна задачи
................................................................................................................................................ 66
2 Вкладка «Описание». Поля задачи
................................................................................................................................................ 68
1 Использование обработчиков
.................................................................................................................................. 70
3 Вкладка «Действия»
................................................................................................................................................ 72
1 Регистрация действий по задаче
.................................................................................................................................. 72
2 Лента действий задачи
.................................................................................................................................. 74
3 Завершение задачи
.................................................................................................................................. 78
4 Вкладка «Файлы»
................................................................................................................................................ 80
5 Вкладка «Планирование»
................................................................................................................................................ 81
1 Добавление контрольной точки
.................................................................................................................................. 81
2 Проверка выполнения заданий по контрольным точкам
.................................................................................................................................. 84
6 Вкладка «События»
................................................................................................................................................ 84
7 Вкладка «Контакты»
................................................................................................................................................ 86
8 Вкладка «Журнал»
................................................................................................................................................ 88
9 Вкладка «Дополнительно»
................................................................................................................................................ 89
1 Отправка сообщений по задаче
.................................................................................................................................. 90
1 Создание сообщений
.................................................................................................................................. 90
2 Ознакомление с сообщениями
.................................................................................................................................. 94
Оглавление 3
4. 2 Скрытие задачи
.................................................................................................................................. 94
3 Назначение задаче маркера
.................................................................................................................................. 96
10 Особенности выполнения подзадач типа ИРГ
................................................................................................................................................ 97
7 Редактирование полей задачи 100
1 Права ................................................................................................................................................ 101
на редактирование полей задачи
2 Редактирование проекта
................................................................................................................................................ 103
3 Редактирование названия и приоритета
................................................................................................................................................ 103
4 Редактирование участников задачи
................................................................................................................................................ 104
5 Редактирование состава внешних пользователей
................................................................................................................................................ 105
6 Редактирование сроков выполнения задачи
................................................................................................................................................ 107
7 Редактирование описания и прикреплённых файлов задачи
................................................................................................................................................ 108
8 Редактирование типа задачи и дополнительных полей
................................................................................................................................................ 109
9 Редактирование изолированной рабочей группы
................................................................................................................................................ 111
10 Редактирование контрольных точек
................................................................................................................................................ 112
11 Редактирование событий
................................................................................................................................................ 113
12 Редактирование контактов
................................................................................................................................................ 114
8 Дополнительные операции с задачей 115
1 Создание подзадач
................................................................................................................................................ 115
2 Кому доступна задача
................................................................................................................................................ 117
3 Доступ................................................................................................................................................ 118
к задачам других пользователей
1 Права на просмотр задач
.................................................................................................................................. 118
2 Просмотр доступных задач других пользователей
.................................................................................................................................. 119
9 Архив задач 120
10 Просмотр информации о пользователе 122
11 Создание документа 123
1 Форма................................................................................................................................................ 123
создания документа
2 Поля регистрационной карточки документа. Их типы и способы заполнения
................................................................................................................................................ 124
3 Прикрепление файла электронного документа
................................................................................................................................................ 132
4 Выбор................................................................................................................................................ 133
маршрута рассмотрения документа
5 Сохранение документа
................................................................................................................................................ 135
6 Создание документа по задаче
................................................................................................................................................ 137
7 Создание документа по форме
................................................................................................................................................ 139
12 Скрытие полей документов 141
13 Просмотр созданного документа 142
4
5. 1 Право ................................................................................................................................................ 142
на просмотр документа
2 Просмотр документа в списке документов
................................................................................................................................................ 142
1 Состав окна списка документов
.................................................................................................................................. 142
2 Поля таблицы со списком документов
.................................................................................................................................. 143
3 Контекстное меню таблицы со списком документов
.................................................................................................................................. 144
4 Способы группировки списка документов
.................................................................................................................................. 145
5 Фильтрация и сортировка списка документов
.................................................................................................................................. 147
6 Применение .................................................................................................................................. 149
обработчика к списку документов
3 Просмотр и редактирование карточки документа
................................................................................................................................................ 151
1 Вкладка «Карточка документа»
.................................................................................................................................. 153
2 Вкладка «Маршрут рассмотрения»
.................................................................................................................................. 155
3 Вкладка «Резолюция»
.................................................................................................................................. 157
1 Создание резолюций
.................................................................................................................................. 157
2 Поля таблицы со списком резолюций
.................................................................................................................................. 159
3 Утверж дение и исполнение резолюций
.................................................................................................................................. 160
4 Редактирование и удаление резолюций
.................................................................................................................................. 161
4 Вкладка «Журнал»
.................................................................................................................................. 161
4 Печать карточки документа
................................................................................................................................................ 162
14 Рассмотрение документов 163
1 Работа................................................................................................................................................ 163
участника рассмотрения с документом
2 Просмотр задачи по рассмотрению документа. Рассмотрение документа
................................................................................................................................................ 163
1 Участники рассмотрения документа
.................................................................................................................................. 163
2 Вкладка «Описание»
.................................................................................................................................. 165
3 Действия участника рассмотрения
.................................................................................................................................. 167
4 Помещение файла документа в библиотеку
.................................................................................................................................. 169
5 Применение .................................................................................................................................. 170
обработчика к документу
6 Создание подзадачи в задаче по документу
.................................................................................................................................. 173
15 Контроль рассмотрения документов 174
1 Работа................................................................................................................................................ 174
со списком документов
2 Контроль рассмотрения документов автором
................................................................................................................................................ 175
1 Доступ к созданным документам
.................................................................................................................................. 175
2 Возобновление рассмотрения и создание нового этапа
.................................................................................................................................. 176
3 Удаление документа
.................................................................................................................................. 178
4 Добавление новых участников задачи по рассмотрению
.................................................................................................................................. 179
5 Отправка документа в архив
.................................................................................................................................. 179
6 Изменение статуса (состояния) документа
.................................................................................................................................. 180
3 Контроль рассмотрения документов контролёром
................................................................................................................................................ 181
1 Доступ к документам на рассмотрении
.................................................................................................................................. 181
2 Описание исходных параметров для получения списка документов
.................................................................................................................................. 181
3 Способы контроля документов
.................................................................................................................................. 182
4 Завершение процесса рассмотрения
................................................................................................................................................ 184
16 Исполнение документов 186
Оглавление 5
6. 1 Перевод документов на исполнение
................................................................................................................................................ 186
2 Задачи по исполнению документов
................................................................................................................................................ 190
3 Задачи по исполнению резолюций
................................................................................................................................................ 192
4 Контроль исполнения документов
................................................................................................................................................ 194
17 Контроль документов с помощью отчётов 196
1 Отчёты по документам. Принципы их получения
................................................................................................................................................ 196
2 Получение статистики документов
................................................................................................................................................ 196
1 Понятие статистики документов
.................................................................................................................................. 196
2 Отчёт «Отчёт по документам»
.................................................................................................................................. 196
3 Отчёт «Статистика по документам»
.................................................................................................................................. 197
3 Получение реестров документов
................................................................................................................................................ 199
1 Реестры документов
.................................................................................................................................. 199
2 Просмотр реестра документов
.................................................................................................................................. 199
3 Просмотр расширенного реестра
.................................................................................................................................. 200
18 Особенности создания и прохождения документов 202
1 Создание документа с присвоением номера
................................................................................................................................................ 202
2 Рассмотрение документа с постановкой задачи по исполнению
................................................................................................................................................ 203
19 Архив документов 206
20 Сообщения 208
1 Создание и редактирование сообщений
................................................................................................................................................ 209
2 Создание и редактирование объявлений
................................................................................................................................................ 210
21 Работа с календарями 212
1 Назначение календарей. Состав окна раздела Календарь
................................................................................................................................................ 212
2 Системные календари
................................................................................................................................................ 213
3 Календари других пользователей
................................................................................................................................................ 215
4 Контекстное меню календарей
................................................................................................................................................ 217
5 Создание пользовательского календаря
................................................................................................................................................ 218
6 Создание события
................................................................................................................................................ 219
7 Просмотр событий в календаре
................................................................................................................................................ 224
8 Режимы показа событий в календаре
................................................................................................................................................ 224
9 Редактирование пользовательского календаря
................................................................................................................................................ 227
10 Редактирование событий
................................................................................................................................................ 228
11 Настройка отображения панели навигации
................................................................................................................................................ 230
12 Назначение прав на календари
................................................................................................................................................ 230
6
7. 22 Работа с библиотекой 232
1 Структура библиотеки
................................................................................................................................................ 232
2 Системные папки
................................................................................................................................................ 232
3 Пользовательские папки
................................................................................................................................................ 234
4 Права ................................................................................................................................................ 234
доступа к папкам библиотеки
1 Типы прав доступа к папкам
.................................................................................................................................. 234
2 Назначение прав доступа к папкам библиотеки
.................................................................................................................................. 235
3 Просмотр прав пользователя на папки библиотеки
.................................................................................................................................. 236
5 Работа................................................................................................................................................ 237
пользователя с папками библиотеки
6 Работа................................................................................................................................................ 239
с файлами библиотеки
23 Работа с контактной информацией 244
1 Назначение и использование адресных книг
................................................................................................................................................ 244
2 Дерево адресных книг
................................................................................................................................................ 244
3 Доступ................................................................................................................................................ 245
к контактам
4 Добавление контакта
................................................................................................................................................ 245
5 Группы контактов
................................................................................................................................................ 247
6 Поиск и просмотр контактов в списке
................................................................................................................................................ 248
7 Просмотр, редактирование и удаление контакта
................................................................................................................................................ 249
8 Настройка колонок таблицы со списком контактов
................................................................................................................................................ 250
24 Работа с проектами 252
1 Дерево проектов пользователя
................................................................................................................................................ 252
2 Список проектов пользователя
................................................................................................................................................ 253
3 Просмотр проекта
................................................................................................................................................ 254
1 Состав окна проекта
.................................................................................................................................. 254
2 Просмотр диаграммы проекта
.................................................................................................................................. 257
3 Экспорт диаграммы проекта в MS Project
.................................................................................................................................. 258
4 Копирование.................................................................................................................................. 259
проекта
4 Архив проектов
................................................................................................................................................ 260
25 Формирование отчётов 262
1 Структура отчетов по задачам
................................................................................................................................................ 262
1 Определение исходных параметров
.................................................................................................................................. 262
2 Структура выходных данных
.................................................................................................................................. 264
2 Отчёт «Полный отчёт»
................................................................................................................................................ 264
1 Назначение отчёта
.................................................................................................................................. 264
2 Результат формирования отчёта
.................................................................................................................................. 264
3 Отчёт «Действия по моим поручениям»
................................................................................................................................................ 268
Оглавление 7
8. 1 Назначение отчёта
.................................................................................................................................. 268
2 Результат формирования отчёта
.................................................................................................................................. 268
4 Отчёт «Просроченные задачи»
................................................................................................................................................ 270
5 Отчёт «Активные задачи пользователей»
................................................................................................................................................ 271
6 Отчёт «Лента действий»
................................................................................................................................................ 272
7 Отчёт «Задачи по подразделениям»
................................................................................................................................................ 273
8 Отчёт «Исполнено, но просрочено»
................................................................................................................................................ 274
9 Отчёт «Статистика по задачам пользователя»
................................................................................................................................................ 275
1 Назначение отчета
.................................................................................................................................. 275
2 Результат формирования отчёта
.................................................................................................................................. 275
10 Отчёт................................................................................................................................................ 277
«Полномочия пользователя»
11 Отчёт................................................................................................................................................ 278
«Реквизиты пользователей»
12 Отчёт................................................................................................................................................ 279
«Пользовательские отчёты»
13 «Общий отчёт по пользователям»
................................................................................................................................................ 279
26 Настройки пользователя 281
1 Мои реквизиты
................................................................................................................................................ 281
2 Личные настройки
................................................................................................................................................ 282
3 Настройка e-mail
................................................................................................................................................ 285
4 Внешние пользователи
................................................................................................................................................ 288
5 Группы внешних пользователей
................................................................................................................................................ 291
1 Вкладка «Общее»
.................................................................................................................................. 292
2 Вкладка «Пользователи»
.................................................................................................................................. 292
3 Редактирование групп внешних пользователей
.................................................................................................................................. 294
6 Настройки оповещений по задачам
................................................................................................................................................ 294
7 Цветовые настройки
................................................................................................................................................ 296
8 Настройка отображения пунктов меню
................................................................................................................................................ 298
9 Настройка шаблонов действий
................................................................................................................................................ 299
10 Шаблоны задач
................................................................................................................................................ 300
11 Шаблоны изолированных групп
................................................................................................................................................ 304
12 Шаблоны контрольных точек
................................................................................................................................................ 306
1 Назначение шаблонов контрольных точек
.................................................................................................................................. 306
2 Создание шаблона контрольной точки
.................................................................................................................................. 306
3 Редактирование шаблонов контрольных точек
.................................................................................................................................. 308
13 Шаблоны карточек документов
................................................................................................................................................ 309
14 Назначение заместителей
................................................................................................................................................ 311
27 Поиск в Системе 314
8
9. 1 Общий................................................................................................................................................ 314
поиск
1 Объекты поиска
.................................................................................................................................. 314
2 Построение шаблона поиска
.................................................................................................................................. 315
3 Поиск. Результаты поиска
.................................................................................................................................. 315
2 Поиск документов
................................................................................................................................................ 318
3 Поиск задач
................................................................................................................................................ 320
28 Дополнительные возможности Начальника 322
1 Формирование дерева подразделений
................................................................................................................................................ 322
1 Добавление подразделений
.................................................................................................................................. 322
2 Создание шаблона для формирования номера задачи
.................................................................................................................................. 323
3 Редактирование и перемещение подразделений
.................................................................................................................................. 324
2 Добавление и удаление пользователей
................................................................................................................................................ 324
1 Создание пользователей
.................................................................................................................................. 325
2 Редактирование и удаление пользователя
.................................................................................................................................. 330
3 Перемещение пользователей
.................................................................................................................................. 333
3 Группы пользователей
................................................................................................................................................ 333
1 Создание группы пользователей
.................................................................................................................................. 334
2 Редактирование группы пользователей
.................................................................................................................................. 336
4 Назначение полномочий пользователям
................................................................................................................................................ 336
29 Дополнительные возможности Системы 339
1 Использование скина
................................................................................................................................................ 339
2 Использование доменной авторизации
................................................................................................................................................ 339
3 Интеграция Системы с электронной почтой
................................................................................................................................................ 340
4 Создание видеоконференций
................................................................................................................................................ 342
30 Глоссарий 345
Оглавление 9
10. 1 О Системе
1.1 Введение
Руководство пользователя (далее – Руководство) посвящено описанию работы в СИСТЕМЕ
ОПЕРАТИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ КОМПАНИЕЙ «Мотив 4U 1.7» (сокращённо СОУК «Мотив
4U 1.7», далее – Системе). Интерфейс Системы прост в понимании и обращении, поэтому
для работы в Системе достаточно иметь базовые навыки работы со стандартными офисными
приложениями.
Рабочее место пользователя Системы организовано посредством веб-интерфейса.
Рекомендуемые браузеры для работы – MS Internet Explorer, начиная с версии 8.0, и Mozilla
FireFox, начиная с версии 3.6.13. Работа Системы возможна под любой операционной
системой, поддерживающей работу в перечисленных браузерах.
Руководство состоит из 29 разделов и Глоссария. В каждом разделе содержится описание
функциональных возможностей Системы – их назначение и порядок использования. В
Глоссарии приведено толкование терминов и понятий интерфейса Системы. Первое
ознакомление с Руководством рекомендуется осуществлять последовательно. Дальнейшее
обращение к Руководству при работе в Системе можно осуществлять по мере
возникновения определённых вопросов по конкретным функциям Системы.
Руководство ориентировано как на начинающих, так и на опытных пользователей Системы.
1.2 Назначение и функции Системы
Система является мощным организующим инструментом управления для любой
организации. Она позволяет руководящему составу организовать структуру кадровой
подчинённости пользователей, контролировать своевременное исполнение задач и
поручений, создавать для решения отдельных задач рабочие группы с организацией
дополнительных связей подчинённости.
Подсистема отчётов позволяет составить полную картину деятельности отдельных
сотрудников, подразделения или компании в целом. Накопление статистики по выполняемым
действиям для каждого сотрудника компании позволяет руководству оперативно
реагировать на возникающие трудности в решении поставленных задач. Тем самым
достигается высокий уровень управления и тактического планирования, который необходим
для получения производственной прибыли и дальнейшего развития компании.
При правильной организации политики безопасности Системы можно отследить попытки
несанкционированного доступа в Систему третьих лиц, а также несанкционированных
действий пользователей, и тем самым предотвратить утечку конфиденциальной
информации.
С помощью библиотеки Системы компания может накапливать свой опыт работы,
распределять файловые ресурсы между сотрудниками.
Для удалённой совместной работы над задачами и проектами, проведения презентаций и
обучения существует возможность использовать видеоконференции.
10
11. Работа в Системе осуществляется посредством одного из трёх модулей: Workflow, Docflow
или Complete. Модуль Workflow представляет собой работу с функционалом задач, исключая
возможность работы с документооборотом. Модуль Docflow подразумевает работу с
документами, исключая возможность создания задач, подзадач, изолированных рабочих
групп. Модуль Complete включает в себя функции обоих вышеназванных модулей и
предполагает как работу с задачами, так и работу с электронным документооборотом.
1.3 Основные объекты Системы
Основной рабочей единицей Системы является задача.
Под задачей подразумевается определённый объём работ, который должен
выполнить исполнитель.
По сути задача может быть простым поручением. Каждая задача имеет определённый набор
полей. Если начало задачи явно не задано, то время начала задачи фиксируется
автоматически в момент её постановки. Время окончания задачи в случае необходимости
может быть установлено автором задачи.
Любая задача может быть групповой, то есть поставленной группе исполнителей.
Групповые задачи целесообразно использовать, если требуется равный доступ
определённого круга лиц для принятия решений, обсуждения и выполнения задачи.
Иерархия подчинённости внутри группы отсутствует, и все пользователи в группе
равноправны в пределах этой задачи (кроме ответственного руководителя задачи).
Задачи объединяются в проекты.
Проект – это крупный блок работ, который разбивается на отдельные задачи для
конкретных исполнителей.
Задача прикрепляется к проекту при её создании выбором из списка проектов. Если при
постановке задачи проект не был указан, то задача автоматически прикрепляется к проекту
«Задачи вне проектов». Такой проект создаётся в Системе автоматически при создании
нового подразделения. Проект «Задачи вне проектов» по умолчанию предназначен для
задач, которые нет необходимости объединять в отдельные проекты.
Следующее понятие Системы – действие. По задаче может быть зарегистрировано
неограниченное количество действий.
Действия по задаче отражают действия исполнителя или группы исполнителей в
процессе выполнения поставленной задачи.
Для дополнительной структуризации задач внутри проектов применяется понятие
подзадачи. Каждая задача может иметь неограниченное количество подзадач. Каждая
подзадача, в свою очередь, может иметь только одну родительскую задачу.
Подзадачи целесообразно использовать, если требуется разбить крупную задачу на более
мелкие задачи, то есть обеспечить разделение работы по исполнителям. Исполнители
подзадач в общем случае не имеют возможности просматривать родительскую задачу, но
О Системе 11
12. могут получить доступ к исходным материалам родительской задачи (документ, по которому
была создана родительская задача).
Неотъемлемой частью понятия систем электронного документооборота является понятие
документа.
Под документом Системы понимается совокупность регистрационной карточки
типа документа, маршрута рассмотрения документа и прикреплённого к карточке
файла.
Каждый документ проходит определяемый маршрутной схемой рассмотрения жизненный
цикл. По каждому регистрируемому документу автоматически создаётся задача по его
рассмотрению или исполнению. По завершении рассмотрения и исполнения документы
переводятся в архив.
12
13. 2 Начало работы. Вход в Систему
Система «Мотив 4U 1.7» является закрытой корпоративной системой. Она доступна только
для зарегистрированных в ней пользователей. Для перехода к окну авторизации в строке
адреса браузера следует ввести адрес сервера Системы. В открывшемся окне в форме
авторизации следует указать имя пользователя и подтвердить право входа личным паролем
(рис. 1). Реквизиты пользователя определяются администратором в момент его регистрации
в Системе. О регистрации пользователей см. «Руководство администратора системы».
Создание пользователей доступно также пользователю со статусом «Начальник».
Подробнее см. п. 28.2.1.
Рис. 1. Форма авторизации
Предупреждение – Зарегистрированные имена пользователей и пароли чувствительны к
регистру.
В правой нижней части окна авторизации отображаются специальные индикаторы,
информирующие о состоянии Системы. Индикаторы разделены на три группы, каждая из
которых включает по три индикатора (рис. 2):
1 группа. Информация о системных процессах.
Зелёный цвет индикаторов говорит об исправной работе всех процессов, жёлтый
сигнализирует о неисправности в работе какого-либо процесса, красный – о критичной
неисправности, способной привести к сбою в работе Системы.
2 группа. Информация о загруженности сервера.
Зелёный цвет индикатора говорит о загруженности менее 80%, жёлтый – от 80 до 90%,
красный – более 90%.
3 группа. Информация о версии Системы и состоянии лицензии.
Первые два индикатора в группе информируют о состоянии лицензии – её загруженности
пользователями и сроке действия.
Начало работы. Вход в Систему 13
14. Третий индикатор информирует о наличии обновлений Системы. Зелёный цвет индикатора
говорит об актуальности текущей версии, жёлтый означает, что доступно обновление,
красный – доступна новая версия, серый – нет связи с сервером Системы. При нажатии на
индикатор открывается окно со списком последних изменений в Системе.
При наведении курсора на индикатор отображается всплывающая подсказка с
информацией.
Рис. 2. Просмотр информации о Системе
При первом входе в Систему пользователю откроется страница приветствия с краткой
информацией о Системе. Текст окна содержит ссылки на пункты меню, в которых следует
осуществить предварительную настройку Системы, а также ссылки на инструкции по работе
с ней.
Важно! В целях обеспечения безопасности информации, хранящейся в Системе,
пользователю следует изменить пароль, назначенный администратором.
При последующих входах в Систему пользователю открывается тот пункт меню, который
установлен в качестве стартовой страницы в пункте меню «Личные настройки».
Администратор системы имеет возможность установить для пользователя автоматическое
изменение пароля при входе в Систему. В этом случае при входе откроется страница, где
пользователю будет предложено сменить существующий пароль.
Пользователю доступно использование возможности быстрого входа в Систему. При этом
доступ в Систему осуществляется без указания имени пользователя и пароля. Подробнее о
создании быстрого входа см. п. 26.2.
Для успешной работы в Системе следует разрешить всплывающие окна для Системы в
настройках браузера.
14
15. 3 Рабочее окно Системы. Меню Системы
3.1 Главное меню Системы. Назначение разделов
Рабочее пространство окна пользователя состоит из двух частей: главного меню (в верхней
части окна) и текущего пункта меню.
Главное меню Системы включает следующие разделы:
Задачи – основной раздел для работы пользователя, полностью обеспечивает оперативную
работу с поставленными задачами. В скобках указывается информация о задачах в
формате – общее количество задач/количество новых задач/количество задач с новыми
действиями.
Д окументы – предназначен для регистрации и контроля прохождения документов в
Системе. В скобках указывается информация о документах в формате – общее количество
документов пользователя/количество новых документов.
Сообщения – предназначен для создания объявлений, создания и просмотра сообщений
пользователя, а также статистики ознакомления с ними. В скобках указывается информация
о сообщениях в формате – общее количество сообщений/количество новых сообщений.
Календарь – позволяет контролировать сроки выполнения задач и контрольных точек по
ним, а также вести личный ежедневник с записями о планируемых встречах и совещаниях.
Библиотека – позволяет организовать хранение файлов произвольного формата с
разграничением прав доступа пользователей к папкам библиотеки.
Инструменты – предназначен для настроек Системы, её администрирования, управления
контактами пользователей, проектами, файлами библиотеки, формирования отчётов, а
также содержит ссылки на программы «Информер» и XConductor.
Д ополнительно – содержит ссылки на пользовательскую документацию, вопросы о
Системе и ответы на них, а также краткую информацию о Системе.
Поиск – позволяет производить поиск объектов Системы – задач, документов, файлов – по
их названиям и атрибутам; поиск охватывает как текущие, так и архивные задачи и
документы. Раскрытие пунктов меню данного раздела осуществляется щелчком по ссылке с
названием типа поиска в правой части главного меню.
Для раскрытия списка пунктов меню раздела следует щёлкнуть по его названию. Выбор
пункта меню осуществляется щелчком по его названию. При этом откроется выбранный
пункт меню. Исключение составляет раздел Календарь, который не включает вложенных
пунктов и представляет собой пункт меню.
Пиктограммы и позволяют выйти из Системы на страницу авторизации и закрыть окно
Системы соответственно.
Примечания
1. Раздел Д окументы не отображается при использовании модуля Workflow.
2. Полное описание работы с разделом Администрирование приведено в отдельном
документе «Руководство администратора системы». В данном руководстве приведено только
Рабочее окно Системы. Меню Системы 15
16. описание функций пользователя со статусом «Начальник», выполняемых с помощью
раздела Администрирование.
3. Описание работы с разделом Администрирование Д О приведено в отдельном
документе «Руководство администратора документооборота».
4. Описание работы с разделом Система безопасности приведено в отдельном
документе «Руководство администратора системы безопасности».
3.2 Раздел Задачи. Назначение каждого пункта меню
Раздел Задачи включает следующие пункты меню:
«Создать задачу» – предназначен для создания задач. Подробное описание создания
задачи приведено в разделе 4. Пункт не отображается при использовании модуля Docflow.
«Создать задачу по форме» – предназначен для создания задач по шаблонам.
«Задачи» – отображает список всех задач, в которых участвует пользователь.
«На контроле» – отображает список задач пользователя, в которых он является
контролёром.
«Сотрудники и задачи» – предназначен для просмотра задач доступных пользователей.
Подробное описание назначения каждой из ролей пользователя в задаче приведено в
Глоссарии.
«Архив задач» – предназначен для поиска задач в архиве.
3.3 Раздел Документы. Назначение каждого пункта меню
Раздел Д окументы включает следующие пункты меню:
«Документы мне на рассмотрение» – предназначен для отображения документов, в
рассмотрении которых участвует пользователь.
«Документы мне на исполнение» – предназначен для отображения документов, в
исполнении которых участвует пользователь.
«Все документы на рассмотрении» – предназначен для получения списка документов,
находящихся на рассмотрении.
«Все документы на исполнении» – предназначен для получения списка документов,
находящихся на исполнении.
«Создать документ» – предназначен для создания документов в Системе.
«Создать документ по форме» – предназначен для создания документов по шаблонам.
«Контроль рассмотрения моих документов» – предназначен для контроля прохождения
документов, созданных пользователем.
«Общий реестр документов» – предназначен для получения списка документов,
зарегистрированных в подразделении.
16
17. «Расширенный общий реестр» – предназначен для получения списка документов,
зарегистрированных в подразделении, с отображением всех задач по рассмотрению каждого
документа.
«Статистика по документам» – предназначен для получения статистики по документам,
зарегистрированным за определённый период.
«Отчёт по документам» – предназначен для получения количественной статистики
рассмотрения и исполнения документов.
«Архив документов» – предназначен для поиска документов в архиве.
Состав отображаемых пунктов меню раздела Д окументы зависит от прав пользователя на
документы.
3.4 Раздел Сообщения. Назначение каждого пункта меню
Раздел Сообщения включает следующие пункты меню:
«Создать объявление» – предназначен для создания объявлений в Системе.
«Мои сообщения» – предназначен для создания и просмотра сообщений пользователя, а
также статистики ознакомления с ними.
Замечание – Пункт меню «Создать объявление» доступен только администратору
системы.
3.5 Раздел Библиотека. Назначение каждого пункта меню
Раздел Библиотека включает следующие пункты меню:
«Просмотр файлов» – предназначен для просмотра файлов, помещённых в библиотеку.
«Создание/Редактирование папок» – предназначен для создания и редактирования
структуры пользовательских папок библиотеки.
«Назначить права» – позволяет назначать права на папки библиотеки.
«Права пользователя на папки библиотеки» – предназначен для просмотра прав
пользователей на папки библиотеки.
3.6 Раздел Инструменты. Назначение каждого пункта меню
Раздел Инструменты включает следующие подразделы:
Адресная книга – позволяет формировать адресные книги организации и осуществлять в
них поиск контактов.
Проекты – предоставляет доступ к списку проектов, в которых участвует пользователь.
Отчёты – позволяет осуществлять контроль исполнения поставленных задач;
ориентирован на руководящий состав.
Рабочее окно Системы. Меню Системы 17
18. Администрирование – предназначен для настройки Системы в целом её
администратором.
Администрирование Д О – предназначен для настройки документооборота – документов,
маршрутов их прохождения, счётчиков и т.д. Данный раздел доступен только
администратору документооборота.
Система безопасности – предназначен для настройки политики безопасности и
мониторинга безопасности Системы. Данный раздел доступен только администратору
системы безопасности.
Настройки – позволяет пользователю максимально удобно настроить работу в Системе.
Клиентские приложения – позволяет скачать программы «Информер» (для пользователей
ОС Windows XP и выше) и XConductor (для пользователей ОС Mac OS X 10.5 и выше), а
также инструкцию по работе с ними. Вход в программы «Информер» и XConductor
осуществляется с теми же реквизитами (имя пользователя и пароль), что и в веб-
интерфейсе Системы.
Замечание – Подраздел Администрирование Д О не отображается при использовании
модуля Workflow.
3.7 Раздел Дополнительно. Назначение каждого пункта меню
Раздел Д ополнительно включает следующие пункты меню:
«Руководства» – содержит ссылки на «Руководство пользователя системы Мотив»,
«Руководство пользователя программы «Информер», «Руководство пользователя программы
XConductor» и «Руководство для PDA-версии» в формате *.pdf; просмотр файлов формата
*.pdf возможен при установленном приложении для просмотра pdf-файлов, например,
Acrobat Reader.
«Вопросы и ответы» – открывает список часто задаваемых вопросов о работе в Системе и
подробных ответов на них.
«Краткая информация» – содержит информацию о Системе, а также ознакомительный
видеоролик.
3.8 Раздел Поиск. Назначение каждого пункта меню
Раздел Поиск находится в правой части главного меню и включает следующие пункты:
«Расширенный поиск» – предназначен для расширенного поиска по объектам Системы с
учётом шаблона поиска.
«Задачи» – предназначен для поиска задач по значениям их полей.
«Документы» – предназначен для поиска документов по значениям полей регистрационной
карточки документа.
18
19. 4 Создание задачи
4.1 Форма создания задачи
Создание (постановка) задачи доступно пользователям Системы, имеющим право хотя бы
на один тип задачи или её шаблон, и осуществляется в пункте меню «Создать задачу».
Форма создания задачи состоит из следующих вкладок: «Описание», «Планирование»,
«События», «Контакты», «Дополнительно». Обязательные поля задачи располагаются
на вкладке «Описание». В частности, это поле Название, без заполнения которого задача
не сохранится.
Поля Авторы, Приоритет, Тип задачи задаются Системой по умолчанию. Однако для того
чтобы задача была поставлена корректно и целенаправленно, рекомендуется
проанализировать их содержание и при необходимости изменить.
Остальные поля описания задачи заполняются по желанию постановщика. После создания
задачи имя пользователя, осуществившего постановку задачи, будет автоматически указано
в поле Постановщик задачи, которое в дальнейшем не редактируется.
Задача может быть создана по шаблону и по форме, основанной на шаблоне. Создание
шаблонов осуществляется в пункте меню «Шаблоны задач» раздела Настройки
(подробнее см. п. 26.10). Пользователь может использовать как созданные им самим
шаблоны, так и шаблоны, на которые ему назначены права. Подробнее о создании задачи
по шаблону см. п. 4.21. О создании задачи по форме см. п. 4.22.
4.2 Процедура выбора участников задачи
Выбор участников задачи осуществляется в окне выбора пользователей, которое
вызывается нажатием на кнопку в поле с названием роли пользователя в задаче. Ввиду
того, что алгоритм выбора участников однотипен, его описание приведено в общем виде для
всех ролей. При детальном описании выбора каждого участника задачи будет указано
название кнопки, вызывающей окно выбора пользователей и дана ссылка на процедуру,
описанную ниже.
В окне выбора пользователей отображается дерево подразделений с доступными по
полномочиям пользователями (рис. 3). Под доступным пользователем понимается тот, на
кого имеются полномочия «Только свои задачи» или «Полные права», причём не важно
какие – системные или дополнительные. Подробнее о типах полномочий см. п. 28.4. В
дереве отображается последнее выбранное при указании участника подразделение и его
пользователи.
Замечание – В дереве подразделений, отображаемом при выборе для задачи автора и
контролёра, дополнительно отображаются пользователи, которые имеют полномочия
«Полные права» и «Только свои задачи» на пользователя.
Создание задачи 19
