Dokumen tersebut memberikan penjelasan mengenai format dan cara penulisan surat resmi yang benar dan baik. Terdapat informasi tentang unsur-unsur penting dalam surat resmi seperti nomor surat, lampiran, perihal, alamat pengirim dan penerima, salam pembuka dan penutup, paragraf pembuka, isi dan penutup serta tanda tangan dan tembusan.

1. Septi Gita Haryani
&
Syaidah Nabillah

2.  Surat adalah
sarana komunikasi untuk
menyampaikan informasi
tertulis oleh suatu pihak
kepada pihak lain.

3.  Surat resmi adalah salah satu jenis
surat untuk menyampaikan
informasi. Surat tersebut digunakan
untuk kepentingan resmi, baik
perseorangan, organisasi maupun
instansi

5. Nama instansi,
jalan,
telepon, kotak
pos tidak boleh
disingkat.

6. 

7.  Kata Nomor, Lampiran, dan Perihal diawali
huruf kapital dan diikuti tanda titik dua.
 Penulisan kata Nomor, Lampiran, dan Perihal
dapat disingkat menjadi No., Lamp., dan Hal.,
tetapi harus taat asas.

8.  Nomor surat dan kode dibatasi
garis miring (dapat pula dibatasi
tanda titik atau tanda hubung),
tanpa spasi, dan tidak diakhiri
tanda baca apa pun.

9. Kata Lampiran ditulis jika ada yang
dilampirkan. Jika tidak ada, kata
Lampiran tidak ditulis.
Awal kata ditulis dengan huruf kapital
dan tidak diakhiri dengan tanda baca lain.
Contoh :
Lampiran: Lima berkas

10.  Kata Perihal diikuti tanda titik dua dan pokok
surat diawali dengan huruf kapital tanpa diakhiri
tanda baca lain. Pokok surat harus
menggambarkan isi surat.
 Contoh Salah
Perihal : Permohonan Tenaga Pengajar untuk
memberikan kuliah pada Kursus Penyegaran Ujian
Dinas Tingkat III Departemen A
 Contoh Benar
Perihal : Permohonan tenaga pengajar
Hal. : Permohonan tenaga pengajar

11.  Bentuk yang pertama adalah alamat yang
ditulis di sebelah kanan atas di bawah tanggal
surat
 Bentuk yang kedua adalah alamat yang ditulis
di sebelah kiri atas dibawah bagian Hal atau
sebelum kata pembuka.

12.  Nama penerima tidak boleh disingkat, diawali huruf kapital pada setiap
unsurnya
 Nama alamat yang dituju hendaklah nama orang yang disertai nama
jabatannya
 Alamat penerima surat juga harus lengkap dan cermat serta informatif.
 Untuk menyatakan yang terhormat pada awal nama penerima surat cukup
dituliskan Yth.
 Kata sapaan digunakan pada alamat surat sebelum nama penerima surat
 Jika nama orang yang dituju bergelar akademik sebelum namanya, seperti
Dr. dr. Ir. atau Drs. atau memiliki pangkat, seperti kapten atau kolonel kata
sapaan ibu, Bapak, dan Drs. tidak digunakan.
 Jika yang dituju nama jabatan seseorang, kata sapaan tidak digunakan agar
tidak berhimpit dengan gelar, pangkat, atau jabatan.
 Nama jalan tau gang, nomor, Rt, dan Rw ditulis lengkap dengan huruf awal
huruf kapital setiap unsur alamat. Nama kota atau wilayah perlu nama
provinsi, tidak ditulis dengan huruf kapital semua, tetapi ditulis dengan
huruf awal huruf kapital dan tidak digarisbawahi serta tidak diakhiri tanda
baca apa pun, seperti tanda titik dan tanda hubung.

13.  Penulisan Alamat Salah
KEPADA
Yth. Bpk. SUKOCO
Kepala Biro Tata Usaha
Departemen B
JAKARTA
 Kepada Bapak Kolonel
Sangajianto
JALAN BARONDONG
GARING 6
BANDUNGAN
SEMARANG
 Penulisan Alamat Benar
Yth. Bapak Sukoco
Kepala Biro Tata Usaha
Departemen A
Jalan Sarlitan Raya 17
Jakarta
 Yth. Kolonel Sangajianto
Jalan Barondong Garing 6
Bandungan
Semarang

14.  Salam pembuka
 Huruf pertama pada
ungkapan salam itu
ditulis dengan huruf
kapital
 Pada akhir ungkapan
salam pembuka itu
dihubungkan tanda
koma,
 salam penutup
 Huruf pertama pada
ungkapan salam itu
ditulis dengan huruf
kapital
 Pada akhir ungkapan
salam pembuka itu
dihubungkan tanda
koma,

15.  Salam Pembuka Surat
Dengan hormat,
Salam sejahtera,
Saudara.....,
Saudara.....yang
terhormat,
Ibu ........ yang
terhormat,
Bapak .....yang
terhormat,
 salam penutup surat
Hormat saya,
Hormat kami,
Salam takzim,
Wasalam,

16.  bagian pertama merupakan
paragraf pembuka,
 bagian kedua merupakan
paragraf isi,
 dan bagian ketiga merupakan
paragraf penutup.

17.  Paragraf pembuka berisi pemberitahuan, pertanyaan,
atau permintaan.
a. Kami ingin memberitahukan kepada Saudara bahwa
....
b. Salah satu kegiatan Proyek Penelitian adalah
meneliti sastra lisan Bugis. Sehubungan dengan itu, ...
c. Pada tanggal 14-18 Juli 2007 kami akan mengadakan
Penataran Kebahasaan I. Tujuan Penataran itu adalah
sebagai berikut.
d. Himpunan Pembinaan Bahasa Indonesia akan
menelenggarakan Seminar Pengajar Bahasa Indonesia,
pada tanggal 5-6 Februari 2007, di Wisma Samudra,
Jalan Daksinapati Barat IV, Rawamangun, Jakarta.

18.  Paragraf Pembuka Berisi Jawaban
a. Pernyataan Saudara yang tertera pada surat
Saudara tanggal 10 Januari 2006, No.
05/Dilat/I/XI/2006 akan kami jawab sebagai
berikut.
b. Surat Anda telah kami terima. Sehubungan
dengan itu, kami ingin memberitahukan hal
berikut.
c. Sesuai dengan permintaan Saudara dalam surat
tanggal 4 Januari 2006, No 29/H/PU/2006,
bersama ini kami kirimkan seberkas syarat
perjanjian kerja.

19.  Dalam paragraf ini dikemukakan hal
yang perlu disampaikan kepada
penerima surat. Namun, isi surat harus
singkat, lugas, dan jelas.

20.  Paragraf penutup merupakan simpulan dan kunci isi
surat. Di samping itu, paragraf penutup dapat
mengandung harapan penulis surat atau berisi ucapan
terima kasih kepada penerima surat.
 Contoh paragraf penutup.
a. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
b. Atas perhatian dan kerja sama Saudara yang baik
selama ini, kami ucapkan terima kasih
c. Besar harapan kami, Saudara memanfaatkan
sumbangan kami
d. Mudah-mudahan jawaban kami dapat memuaskan
Saudara

21.  Nama pengirim surat ditulis di bawah tanda di bawah
salam penutup.
 Tanda tangan diperlukan sebagai keabsahan surat dinas.
 Dalam penulisan nama pengirim perlu diperhatikan hal
sebagai berikut.
a. Penulisan tidak perlu menggunakan huruf kapital
seluruhnya, tetapi menggunakan huruf awal huruf kapital
pada setiap unsur nama.
b. Nama tidak perlu ditulis di dalam kurung, tidak perlu
bergaris bawah dan tidak perlu diakhiri tanda titik.
c. Nama jabatan dapat dicantumkan di bawah nama
pengirim.
Contoh:
Drs. Nanang Adi Prayitno
 Kepala Sekolah

22.  Kata tembusan yang ditulis dengan huruf awal
kapital (Tembusan)
 diletakkan disebelah kiri pada bagian kaki
surat, lurus dengan nomor dan hal, serta sejajar
dengan nama penanggung jawab surat.
 Tulisan tembusan disertai dengan titik dua (:)
tanpa digarisbawahi.

23.  Jika pihak yang diberi tembusan lebih dari satu orang,
rincian tembusan diberi nomor urut sesuai dengan jenjang
jabatan pada instansi itu, jika pihak yang diberi tembusan
hanya satu, rincian tidak diberi nomor.
 Pihak yang diberi tembusan hendaklah nama jabatan atau
nama orang dan bukan nama kantor atau instansi.
c. Dalam tembusan tidak digunakan ungkapan Kepada Yth.
atau Yth.
 Di belakang nama yang diberi tembusan tidak perlu diberi
ungkapan untuk perhatian, untuk menjaadi perhatian,
sebagai laporan, atau ungkapan lain yang mengikat.
 Dalam tembusan tidak perlu dicantumkan tulisan arsip atau
pertinggal karena setiap surat dinas itu harus memiliki
arsip.

24.  Penulisan Tembusan yang
Tidak Dianjurkan
Tembusan
1.Kepada Yth. Bapak
Kepala Pengadilan Negeri
Jakarta (sebagai laporan)
2. Bapak Marimutu
Sinivasan (agar
diperhatikan)
Tembusan yang terhormat:
Bapak Kepala Badan
Pengujian
(sebagai laporan)
 Penulisan Tembusan yang
Dianjurkan
Tembusan:
Kepala Badan Pengujian
Tembusan:
1. Direktur Pemilihan Badan
2. Kepala Bagian
Perlengkapan
3. Dra. Sabaindah