DocTrails is een universeel berichtenplatform. Het platform zorgt voor een automatische en gecertificeerde uitwisseling van diverse type berichten (orders, facturen, pakbonnen) tussen verschillende ERP- of boekhoudsystemen. DocTrails is volledig conform de Europese wetgeving. Het platform is formaat onafhankelijk (any-to-any format), multi-channel : https, sftp, smime, x.400 ... en werkt onafhankelijk van uw eigen ICT of ERP systeem. Zie ook http://www.doctrails.com

1. Brochure<br />DocTrails<br />Inhoudsopgave<br /> TOC quot;
2-3quot;
quot;
Heading 1;1quot;
1Over D Soft PAGEREF _Toc242585961 3<br />1.1Professionele diensten PAGEREF _Toc242585962 3<br />1.2Product ontwikkeling PAGEREF _Toc242585963 3<br />1.3ASP diensten PAGEREF _Toc242585964 4<br />2Overzicht elektronische facturatie PAGEREF _Toc242585965 5<br />2.1Verschillende modellen PAGEREF _Toc242585966 5<br />2.2Wettelijke achtergrond PAGEREF _Toc242585967 6<br />2.3Kosten facturatie en ROI PAGEREF _Toc242585968 6<br />3Wat is DocTrails? PAGEREF _Toc242585969 7<br />3.1Voordelen van DocTrails PAGEREF _Toc242585970 7<br />3.2Referenties PAGEREF _Toc242585971 9<br />4Functionaliteit van DocTrails PAGEREF _Toc242585972 10<br />4.1Algemeen PAGEREF _Toc242585973 10<br />4.2Accounts payable (A/P) PAGEREF _Toc242585974 11<br />4.3Accounts receivable (A/R) PAGEREF _Toc242585975 11<br />4.4Uitwisselen van berichten PAGEREF _Toc242585976 11<br />4.5Connectie met DocTrails PAGEREF _Toc242585977 13<br />4.5.1DocTrails Connector PAGEREF _Toc242585978 13<br />4.5.2Webservices PAGEREF _Toc242585979 15<br />4.5.3Webportaal PAGEREF _Toc242585980 15<br />5Componenten van DocTrails PAGEREF _Toc242585981 16<br />5.1Mapping engine PAGEREF _Toc242585982 16<br />5.2Signature engine PAGEREF _Toc242585983 18<br />5.3Het webportaal PAGEREF _Toc242585984 18<br />5.3.1Mogelijkheden PAGEREF _Toc242585985 19<br />5.3.2Administrator gedeelte PAGEREF _Toc242585986 20<br />5.3.3Gebruikersgedeelte PAGEREF _Toc242585987 22<br />5.4Elektronisch archief PAGEREF _Toc242585988 26<br />5.5Certificaat autoriteit PAGEREF _Toc242585989 27<br />5.6Reporting Engine (optioneel) PAGEREF _Toc242585990 27<br />6Wettelijke conformiteit PAGEREF _Toc242585991 29<br />7Onboarding programma PAGEREF _Toc242585992 30<br />7.1Onboarding website PAGEREF _Toc242585993 30<br />7.2Onboardingsflow PAGEREF _Toc242585994 30<br />8Begrippen en afkortingen PAGEREF _Toc242585995 31<br />Over D Soft<br />Onze firma - D Soft nv te Drongen, België - staat gekend als een kleine, flexibele en financieel gezonde KMO met een uitgesproken expertise op gebied van e-invoice, e-contracting, e-forms en e-delivery. <br />D Soft heeft verschillende producten en diensten ontwikkeld die het gebruik van elektronische documenten moeten stimuleren en vereenvoudigen. Tot onze klanten behoren federale en lokale overheden in Nederland en België. Ook diverse privé-bedrijven, zoals ArcelorMittal, doen een beroep op onze expertise. De competenties van de medewerkers situeren zich zowel op het .NET als op het J2EE domein. Het bedrijf is gevestigd in Drongen bij Gent. Voor meer informatie: www.dsoft.be.<br />D Soft implementeert Adobe Enterprise producten en werkt ook nauw samen met Microsoft. Eind 2004 heeft D Soft de “Technology Impact Award” gekregen van Microsoft met een toepassing voor de integratie van eID, de Belgische elektronische identiteitskaart, in het kader van het elektronisch deponeren van conclusies door advocaten. <br />In 2009 werd de geslaagde implementatie van elektronische certificaten van oorsprong bij de Kamers van Koophandel ook opgemerkt door de Europese Unie en werden we finalist voor de Europese Egovernment Awards 2009 (http://www.epractice.eu/en/awards/finalists).<br />D Soft is actief op drie gebieden, nl. professionele diensten, product ontwikkeling en ASP dienstverlening.<br />Professionele diensten<br />D Soft heeft de voorbije jaren als serviceorganisatie heel wat expertise opgebouwd in de domeinen van elektronische formulieren en documentbeheer. D Soft is door een jarenlange ervaring in staat om complexe formulieren en projecten tot een goed einde te brengen. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de actuele standaarden zoals PDF en XML. De formulieren kunnen zowel op papier als elektronisch (bijv. via de browser) ingevuld en ondertekend worden. D Soft heeft zich ook gespecialiseerd in het geven van advies rondom de implementatie van totaaloplossingen voor zowel statische als dynamische formulieren. Door gebruik te maken van de nieuwste technologieën is het immers mogelijk om documenten en formulieren interactief en dynamisch te maken. <br />Product ontwikkeling<br />Naast het uitbouwen van de serviceafdeling heeft D Soft ook productlijnen ontwikkeld, namelijk de D2S producten, het BlueRidge en DocTrails platform. <br />D2S<br />De D2S productfamilie richt zich op het digitaal ondertekenen van PDF-bestanden en omvat onder meer D2S Convert&Sign, D2S ServerSign SDK en D2S Sign&Validate (Java). Deze producten laten toe om PDF-documenten te ondertekenen, al dan niet gebruik makend van Adobe producten. De D2S producten zijn compatibel met de Belgische Elektronische Identiteitskaart. De handtekeningen kunnen, indien gewenst, met Adobe Reader gevalideerd worden. Verschillende groepen van klanten, zowel in binnen- en buitenland, maken gebruik van deze productfamilie.<br />BlueRidge<br />BlueRidge is een platform voor de verwerking en bewerking van elektronische documenten en formulieren. Dit platform bestaat uit een tiental verschillende webservices die kunnen gebruikt worden voor document-manipulaties. Het BlueRidge platform biedt de mogelijkheid om data te mergen, documenten te conver-teren naar PDF, digitaal te ondertekenen, beveiligen, gecontroleerd te verspreiden, … De BlueRidge server kan modulair opgebouwd worden, zodat deze ingezet kan worden bij zowel eenvoudige applicaties als complexe workflows.<br />DocTrails<br />DocTrails is een universeel berichtenplatform. Het platform zorgt voor een automatische en gecertificeerde uitwisseling van berichten tussen verschillende ERP-systemen. DocTrails is volledig conform de Europese wetgeving en de geldende nationale wetgeving geïmplementeerd. Bedrijven die van het systeem gebruik maken kunnen hun data aanleveren in bijv. XML of PDF. Indien nodig wordt de data geconverteerd naar PDF en voorzien van een elektronische handtekening gebaseerd op een geavanceerd of een gekwalificeerd certificaat (zoals bijv. vereist is in Duitsland). De elektronische facturen worden naar de klanten gestuurd of ter beschikking gehouden in het portaal.<br />ASP diensten<br />D Soft biedt momenteel een aantal diensten in een ASP-model aan. D Soft beschikt over een moderne, volledig redundant uitgevoerde serverarchitectuur die in een Level 3-datacenter is ondergebracht. Alle applicaties voor D Soft, zowel in eigen beheer als voor klanten, worden in dit datacenter gehost en medewerkers verzorgen de dagelijkse technische gang van zaken.<br />Overzicht elektronische facturatie<br />Verschillende modellen<br />Bij e-factureren maakt men onderscheid tussen de volgende modellen:<br />Buyer DirectIn dit model is de ontvanger van elektronische facturen de dominante partij en legt de elektronische facturatie op aan zijn leveranciers. De ontvanger draagt de meeste kosten maar heeft ook het grootste voordeel.<br />Direct ProcessingIn dit model worden de factuurgegevens door middel van gestructureerd dataverkeer uitgewisseld. <br />ConsolidatorIn dit model werken verzender en ontvanger via een tussenliggend platform. Deze aanpak wint aan populariteit vanwege de complexiteit van de twee voorgaande modellen. Hij is bovendien meestal geschikt voor elk soort verzender of ontvanger. Iedereen hoeft maar één keer te integreren met het externe platform.<br />Four CornerHet ‘Four Corner’-model is een variant op het ‘Consolidator’-model. Bij het ‘Four Corner’-model spelen de banken een centrale rol. De factuur wordt naar de bank van de verzender gezonden. De banken routeren de factuurinformatie onderling en de bank van de betaler presenteert de factuur in de online omgeving van de ontvanger. <br />Seller DirectHet ‘Seller Direct’-model wordt typisch gebruikt in B2C-sectoren met veel uitgaande facturen. Bij dit model stelt de leverancier elektronische facturen op voor zijn klanten. Hij draagt ook de investeringskost. De ontvanger van de elektronische factuur maakt weinig of geen kosten.<br />Buyer ProcessingDit model is een tussenmodel. De ontvanger van facturen stelt zich onafhankelijk op van zijn leveranciers. Nadat de papieren factuur van een leverancier is ontvangen, wordt deze door de ontvanger door software gescand en ingelezen. Vervolgens kan de inkoopfactuur op een later moment weer worden opgevraagd om te controleren en te vergelijken met de eerder uitgevaardigde inkooporder.<br />DocTrails wordt onderverdeeld bij het ‘Consolidator’-model. De voordelen hiervan zijn de volgende:<br />Zowel koper als leverancier moeten maar één koppeling maken, namelijk de koppeling met het platform. <br />Anders dan bij het ‘Buyer Direct’-model en het ‘Direct Processing’-model kan de leverancier met één koppeling meerdere kopers e-factureren. <br />De koper moet enkel de koppeling met het platform beheren en niet de koppelingen met al haar leveranciers. <br />Bij dit model zorgt het platform ervoor dat de aangesloten organisaties de facturen in het gewenste formaat krijgt. <br />Wettelijke achtergrond<br />De Europese Richtlijn 2001/115/EC behandelt het elektronisch factureren in de EU. Alle Europese lidstaten hebben dit in 2004 in een lokale wettekst gegoten. Hierdoor is elektronische facturatie algemeen toegestaan in de landen van de Europese Unie. Volgens deze wetteksten zijn de belangrijkste voorwaarden voor elektronische facturatie dezelfde als bij een papieren factuur: <br />De afnemer moet akkoord gaan met de factuur. <br />Op de factuur moeten de wettelijk verplichte gegevens staan. <br />Voor een wettelijke elektronische factuur moeten de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud ondubbelzinnig vaststaan. Met andere woorden, het moet duidelijk zijn wie de factuur heeft opgesteld en er moet worden gegarandeerd dat de inhoud ervan niet is gewijzigd tussen het ogenblik van versturen en de aankomst ervan bij de klant.<br />De belastingdienst moet de factuur kunnen controleren. Bij het archiveren moet de leesbaarheid, de authenticiteit van de oorsprong en de integriteit van de inhoud van de elektronische facturen gewaarborgd zijn.<br />DocTrails voldoet aan deze vereisten.<br />Kosten facturatie en ROI<br />Een papieren factuur opsturen kost een onderneming, afhankelijk van sector en wettelijke voorschriften, tussen 1 en 75 euro. Met elektronische facturatie kunt u tot 70% hierop besparen. Een investering in elektronische facturatie betaalt zich volgens recente studies terug in ongeveer 14 maanden. Met elektronisch factureren vallen de kosten van (brief)papier, inkt, kopieën en postzegels weg. Bovendien verminderen uw personeelskosten aanzienlijk.Elektronische facturen zijn via het archief altijd inzichtelijk en het percentage invoerfouten, verwerkings-fouten en conflicten neemt aanzienlijk af. Kortom, elektronische facturatie levert dus een hoge Return On Investment (ROI) op.<br />Wat is DocTrails?<br />DocTrails is een universeel berichtenplatform ontwikkeld door D Soft NV. Het platform zorgt voor een automatische en gecertificeerde uitwisseling van berichten tussen verschillende ERP-systemen. De ERP-systemen moeten enkel in staat zijn om een gestructureerd bericht te kunnen exporteren of importeren. Uw leverancier of klant plaatst een order, orderbevestiging, paklijst, factuur of een ander bericht in zijn systeem en het wordt automatisch bij u afgeleverd. <br />Er zijn geen aanpassingen nodig aan de gebruikte ERP- of boekhoudsystemen.<br />Uw elektronische facturen voldoen aan de wettelijke eisen. <br />DocTrails ondersteunt ook de archivering van uw documenten volgens de wettelijke vereisten.<br />Er zijn geen transactiekosten.<br />DocTrails wordt als een productlicentie geïnstalleerd op:<br />uw eigen infrastructuur in uw omgeving of; <br />op uw infrastructuur in ons datacenter of; <br />op onze infrastructuur in ons datacenter. D Soft zorgt in dat geval voor hosting en monitoring van de toepassing. De infrastructuur is volledig redundant uitgevoerd en maakt alleen gebruik van ‘state-of-the-art’ technologie. <br />Voordelen van DocTrails<br />Het gebruik van DocTrails platform levert veel voordelen:<br />Efficiënter werken, proces optimalisatie: <br />Documenten kunnen efficiënter uitgewisseld worden met uw klanten en leveranciers.<br />Geen dubbel inputwerk van gegevens, alles stroomt automatisch door van bron tot bestemmeling.<br />Minder overname- of inputfouten zorgen automatisch voor een betere kwaliteit van uw berichtenverkeer.<br />Met DocTrails kunnen de berichten snel door de leverancier, klant of uw organisatie verwerkt worden.<br />DocTrails zorgt voor een gemakkelijkere controle en traceerbaarheid van uw berichten.<br />DocTrails behoudt de koppeling tussen bestelling en factuur.<br />Uw administratieve en financiële afdeling kan zinvollere taken uitoefenen.<br />De financiële controle en het inboeken wordt, door het gebruik van de elektronische factuur op artikelniveau, sterk vereenvoudigd.<br />Reductie van personeel - en operationele kosten<br />Betere beveiliging:<br />Alle berichten worden voorzien van een digitale handtekening, op die manier bieden we garantie op integriteit van het bericht en authenticiteit van de oorsprong.<br />Alle communicatie van en naar het DocTrails platform gaat over SSL.<br />U hebt minder archiefruimte nodig en het elektronisch archief is veiliger dan een papieren archief.<br />Beperkte infrastructuur aanpassingen:<br />Er zijn geen aanpassingen nodig aan bestaande ERP- of boekhoudsystemen.<br />Kleinere leveranciers of klanten zonder ERP-systeem kunnen berichten ingeven via het webportaal van de DocTrails oplossing, zodat deze berichten ook automatisch meegenomen worden in uw ERP-systeem.<br />Relatie tussen u en klanten en leveranciers:<br />De band tussen uw klant en leverancier wordt sterker en de communicatie tussen de partijen wordt verbeterd.<br />U kunt dit project ook als marketinginstrument aangrijpen.<br />Aan de hand van de orderbevestiging wordt de afnemer van de dienst of product in een vroeg stadium door de leverancier geïnformeerd over bijv. levertijden en hoeveelheden.<br />Kort voor aankomst van de levering wordt uw klant door de paklijst geïnformeerd over feitelijke leveringsgegevens. Hierdoor kan de ontvangst, controle en goederenverwerking worden voorbereid. Het bijwerken van de voorraad kan ook met de paklijstinformatie plaatsvinden.<br />Wanneer uw organisatie in staat is om zo naar een leverancier orders te sturen, dan zal ook de leverancier op individuele basis een kosten reductie vaststellen. Het is daarbij niet uigesloten dat de leverancier geneigd zal zijn om aankoopkortingen toe te staan.<br />DocTrails toont de gerelateerde berichten samen op basis van het unieke ordernummer. Ook leden die geen elektronische orders insturen kunnen toch elektronische facturen ontvangen.<br />DocTrails ondersteunt verschillende types van berichten:<br />Facturen, paklijsten, orders, orderbevestigingen, prijslijsten, leveringsdocumenten, enz.<br />Traceerbaarheid:<br />Alle berichten zijn altijd perfect te traceren, te controleren, uit te printen en te archiveren dankzij het webportaal van DocTrails. <br />Wettelijke conformiteit:<br />DocTrails beschikt over een elektronisch archief functionaliteit conform de Europese wetgeving en archiefverplichtingen.<br />Het is altijd mogelijk om een leesbare versie van een document op te vragen in PDF-formaat.<br />De elektronische facturen worden uitgereikt conform de Europese wetgeving en archiefverplichtingen.<br />Ecologie:<br />Het gebruik van DocTrails is ecologisch verantwoord en milieuvriendelijk.<br />Het gebruik van DocTrails impliceert per definitie minder papierverbruik.<br />Kosten:<br />De drempel voor klanten en leveranciers om toe te treden wordt zo laag mogelijk gehouden. Er zijn immers verschillende methodes beschikbaar om te connecteren met het platform. Op commercieel vlak kunnen we stellen dat investering minimaal is. Daarbij komt dat de klant of leverancier geen ingewikkelde berichtconversies moet doen en geen aansluiting moeten nemen of onderhouden bij ‘dure’ communicatienetwerken. Leden die al werken met X.400 kunnen dat gewoon blijven verder doen. DocTrails haalt automatisch de berichten op via het X.400-netwerk.<br />Referenties<br />Momenteel hebben de volgende ondernemingen al een DocTrails implementatie:<br />ArcelorMittal Group: leveranciers van ArcelorMittal werken met ons platform voor het aanleveren van berichten.<br />Zevij: Nederlandse inkooporganisatie voor de technische groothandel en de ijzerwarenvakhandel.<br />Ferney group: Nederlandse inkooporganisatie m.b.t. bouwbeslag, machines, gereedschappen en ijzerwaren.<br />Reeds meer dan 75 bedrijven versturen en ontvangen berichten via DocTrails.<br />Functionaliteit van DocTrails <br />Algemeen<br />DocTrails is een geavanceerd communicatieplatform dat instaat voor het oppakken, converteren, ondertekenen en afleveren en archiveren van berichten. Onder berichten verstaan we facturen, orders, orderbevestigingen, paklijsten, prijslijsten, kredietnota’s, verzend-lijsten, instructies, enz. <br />De uitgangspunten van de ontwikkeling van DocTrails zijn vooral interoperabiliteit alsook controleer-baarheid. Het systeem kan gebruikt worden om berichten te verzenden en te ontvangen tussen verschillende ERP of boekhoudsystemen in verschillende formaten zoals EDI, PDF, XML, RTF, iDOC, enz. en dit in een volledig beveiligde en wettelijke conforme omgeving. De enige voorwaarde om DocTrails te gebruiken is dat uw ERP- of boekhoudsysteem gestructureerde data kan exporteren en importeren, ongeacht het formaat. <br />Voorbeeld van een berichtenflow gebruik makend van DocTrails.<br />DocTrails is eenvoudig te integreren in de bestaande toepassing en ICT-infrastructuur en is een uitstekende oplossing om op eenvoudige wijze elektronische facturen te bezorgen aan klanten zonder dat u in uw eigen systemen moet ingrijpen. <br />DocTrails kan ingezet worden om berichten van verschillende types te verzenden zoals:<br />order<br />orderbevestiging<br />paklijst<br />kredietnota<br />ontvangstbewijs<br />betalingsbewijs<br />factuur <br />…<br />Het systeem heeft een unieke manier om berichten te groeperen zodat het te allen tijde mogelijk is om de link tussen de bestelling en zijn factuur te traceren.<br />DocTrails gebruikt industriële standaarden voor communicatie, file formaten en veiligheid zoals SOAP, XML, PDF, XMLDSIG, XADES, UBL 2.0, enz. Bij de ontwikkeling van DocTrails is gebruik gemaakt van volgende standaard technologieën en pakketten: <br />DocTrails is ontwikkeld in .NET 2.0.<br />De BlueRidge technologie wordt gebruikt voor het cliënt- en server-side digitaal ondertekenen van XML en voor het genereren van PDF.<br />Microsoft Windows Server 2003<br />Microsoft BizTalk Server 2006<br />Microsoft SQL Server 2005<br />Covast EDI Accelerator <br />DocTrails connecteert naar andere netwerken zoals AS2, X.400, enz.<br />Accounts payable (A/P) <br />DocTrails kan gebruikt worden voor inkomende facturen. De leverancier exporteert dan zijn facturen in een gestructureerde manier naar een lokale map op zijn systeem. De DocTrails Connector kan geconfigureerd worden om deze map te monitoren. De factuur wordt in een XML-enveloppe gestopt en digitaal ondertekend met het certificaat van de leverancier. Het document wordt aan het DocTrails platform afgeleverd waar het getransformeerd wordt naar het gevraagde formaat voor uw ERP-systeem. Het bericht wordt afgeleverd aan de klant. De leverancier kan het verzonden bericht opvolgen en traceren.<br />Accounts receivable (A/R)<br />Voor het verzenden van grote hoeveelheden elektronische berichten is DocTrails ideaal. DocTrails kan immers tot 25.000 berichten per uur verwerken. De verzender kan in één bericht meerdere uitgaande facturen stoppen aan meerdere klanten, dankzij de “multiple destination flow” in de connector. Het systeem zal de facturatiegegevens van het bericht omzetten naar meerdere individuele elektronische facturen en er de digitale handtekening op plaatsen. Klanten kunnen per e-mail gewaarschuwd worden als er een elektronisch bericht is verzonden.<br />Uitwisselen van berichten <br />DocTrails kan gebruikt worden om berichten te verzenden en te ontvangen tussen verschillende ERP of boekhoudsystemen in verschillende formaten zoals EDI, PDF, XML, RTF, iDOC, enz.. DocTrails voorziet in de vertaling en opvolging van diverse berichttypes. U voorziet dan in de opvolging van de orders, orderbevestigingen, paklijsten en facturen. Alle communicatie kan bidirectioneel verlopen. DocTrails ondersteunt bovendien het splitsen van berichten op basis van de EAN-adres van de ontvanger. Één multiple bericht wordt door DocTrails opgespitst in verschillende simple berichten en afgeleverd aan de juiste bestemmeling op basis van de EAN-code.<br />De beveiliging van DocTrails situeert zich op twee niveaus. Via een beveiligde SSL-verbinding wordt een ondertekende XML-enveloppe met het bericht verstuurd naar het platform en daar verder verwerkt. Ook het DocTrails webportaal is enkel via een beveiligde SSL-verbinding benaderbaar. Het afleveren of ophalen van berichten kan ook gebeuren via S/Mime of SFTP. Op die manier garandeert DocTrails niet alleen een beveiliging op documentniveau, maar eveneens op communicatieniveau. <br />Op het DocTrails platform verifiëren we de handtekening en wordt het bericht omgezet naar een intern formaat. Hier gebeurt de mapping naar het formaat van de ontvanger en wordt het bericht door ons gecertificeerd met een geavanceerde handtekening. Van hieruit kan het ERP- of boekhoudsysteem van de ontvanger het bericht importeren in het systeem in het juiste formaat en dit met zekerheid van afkomst en integriteit. Op basis van het EAN-adres van de ontvanger wordt trouwens bepaald wat zijn gewenste formaat is. Het verzenden en ontvangen kan op verschillende manieren gebeuren, maar zowel het bericht als de communicatie worden steeds beveiligd.<br />De verzender van een bericht moet geen rekening houden met de manier en het formaat van de ontvanger van het bericht. Van ieder XML-bericht kan een voorvertoning in PDF-formaat opgevraagd worden. Dit gebeurt volledig dynamisch door DocTrails. De vormgeving kan per leverancier ingesteld worden. Op die manier krijgt iedere klant de facturen van de leveranciers in hun eigen stijl. Elk bericht wordt ook omgezet naar het formaat van de ontvanger zodat zijn ERP- of boekhoudsysteem het bericht kan importeren. <br />Per bericht type kan voor een andere berichtenroutering gekozen worden of een mix van transport mogelijkheden: <br />X.400<br />FTP<br />HTTP<br />e-mail (met bericht in PDF-bijlage)<br />... <br />Optioneel kan DocTrails uitgebreid worden met een aantal modules bvb. een Navision koppeling voor de integratie met uw ERP-systeem.<br />Connectie met DocTrails<br />Wellicht zullen niet alle klanten en leveranciers over hetzelfde niveau van automatisering beschikken. DocTrails biedt verschillende mogelijkheden om met hen in hun eigen formaat te communiceren.<br />DocTrails Connector<br />In de meeste gevallen maakt men gebruik van de DocTrails Connector. Via deze software, geïnstalleerd in uw lokaal netwerk, worden al uw berichten automatisch opgepikt en verstuurd naar het DocTrails platform, waar de berichten automatisch vertaald (gemapt) worden naar het formaat van uw leverancier. Omgekeerd komen gecertificeerde en gemapte berichten van uw leverancier in een lokale map op uw systeem terecht, waar uw ERP-systeem ze oppikt. <br />De interconnectie tussen ondernemingen via de DocTrails Connector is een essentieel onderdeel van de communicatie voor de uitwisseling van elektronische berichten. De connector werkt bidirectioneel en kan dus zowel door verzenders als ontvangers gebruikt worden. <br />Het ERP van de zender exporteert een bericht automatisch als bestand op een specifieke locatie op een server. Het formaat hiervan kan om het even wat zijn, zolang het maar een gestructureerd bericht is. De DocTrails Connector pakt het bestand op en certificeert het. Via een beveiligde SSL verbinding wordt de ondertekende XML-enveloppe verstuurd naar het DocTrails platform en daar verder verwerkt. Daar wordt het bestand gevalideerd en omgezet naar een formaat dat door uw bedrijf intern kan verwerkt worden. Aan de hand van de folder wordt herkend over welk type bericht het gaat. Vanaf de centrale server wordt bepaald welke soorten berichten mogelijk zijn op basis van de vertaaltabel. <br />De DocTrails Connector vergt een eenmalige installatie en bevat een automatische updateprocedure. Deze connector kan bovendien als service werken en beschikt over een logging functionaliteit. Naast deze .Net versie van de DocTrails Connector is ook een java-versie ervan beschikbaar met een beperktere functionaliteit.<br />Webservices<br />Klanten of leveranciers die sterk geautomatiseerd werken en over voldoende IT-resources beschikken kunnen ook een rechtstreekse, vaste koppeling met DocTrails realiseren. Op die manier worden berichten niet eerst op een server weggeschreven, doch rechtstreeks via Webservices op het DocTrails platform afgeleverd. De webservice interface biedt de meest generieke vorm van aansluiten op DocTrails. Het is de aangewezen methode om een vaste koppeling tot stand te brengen. Zo kunnen Oracle-, SAP-toepassingen, enz. hier gebruik van maken.<br />Webportaal<br />Ondernemingen die weinig geautomatiseerd zijn kunnen er ook voor kiezen om berichten rechtstreeks in het DocTrails portaal in te geven. Dit kan door een bestand met een vooraf bepaalde structuur op te laden of de gegevens manueel in te geven via een webformulier. <br />De functionaliteit en werking van het webportaal wordt verder besproken in ‘ REF _Ref241916676 5.3 REF _Ref241916692 Het webportaal’.<br />Componenten van DocTrails <br />DocTrails bestaat uit de volgende componenten:<br />een ‘mapping engine’ om de conversie naar verschillende formaten te ondersteunen; <br />een ‘signature engine’ om de integriteit en de authenticiteit van het document te waarborgen; <br />een ‘certificate authority’ om Klasse 2 certificaten uit te geven;<br />een ‘distribution engine’ om berichten te ontvangen en versturen;<br />een ‘archive engine’ om de berichten veilig en op wettelijke wijze te archiveren;<br />een webportaal om een leesbare versie van het document te bekijken, een certificaat te koppelen aan een account, de status van een bericht te zien, berichten op te zoeken, te bepalen hoe berichten moeten aangeleverd worden, berichten te archiveren, berichten manueel ingeven, enz.;<br />een ‘Reporting engine’ om statistieken en rapporten op te vragen (optioneel).<br />Mapping engine<br />DocTrails kan intern met verschillende XML-standaarden overweg (UBL, XML-GS1, …). De inkomende gegevens worden altijd omgezet naar XML. Van daaruit kan elk gewenst formaat bereikt worden. De ‘mapping engine’ maakt gebruik van Microsoft BizTalk en voorziet ondersteuning in de conversie tussen verschillende standaard formaten. Deze ‘mapping engine’ kan in principe elk gestructureerd bericht aan, zoals (gestructureerde) TXT, CSV, XML, EDI, iDOC enz. <br />Gebruikmakend van de Covast EDI-accelerator kan DocTrails ook EDI-berichten verwerken. Deze worden intern geconverteerd naar XML en gemapped naar de overeenkomstige schema’s. Deze vertalingen gebeuren op het platform en worden dus centraal beheerd.<br />Het DocTrails platform kan ook gebruikt worden als PassThru voor berichten. In dit geval worden de berichten niet vertaald door DocTrails, maar worden ze aan de ontvanger afgeleverd in hetzelfde formaat als de verzender deze berichten verstuurd had.<br />Signature engine<br />De ‘Signature engine’ is één van de kernonderdelen van DocTrails en zorgt voor het digitale ondertekenen van de berichten gebruikmakend van standaard PKI-technologie. Deze component biedt de mogelijkheid om op een gecentraliseerde manier geavanceerde of gekwalificeerde elektronische handtekeningen te plaatsen. <br />De digitale handtekening op XML-documenten is gebaseerd op de XMLDSIG standaard. (zie http://www.w3.org/Signature/). De technologie is volledig compatibel met de standaarden zoals beschreven door EAN International in een document “Security for XML messages”. De DocTrails oplossing ondersteunt berichten en handtekeningen zoals beschreven op www.gs1.org.<br />De digitale handtekening in PDF-bestanden is gebaseerd op de Adobe standaard. Gebruikers kunnen een PDF-bestand ondertekend door DocTrails openen in Adobe Reader om de handtekening te valideren.<br />Door alle berichten, zowel XML als PDF, digitaal te ondertekenen garandeert deze component: <br />de authenticiteit van diegene die ondertekent; <br />de “non-repudiation” of niet-weerlegbaarheid van diegene die ondertekent;<br />de integriteit van het bericht. <br />DocTrails ondersteunt zowel het individueel als in batch ondertekenen van berichten en dit zowel met een geavanceerd als met een gekwalificeerd certificaat met een SSCD (bijv. voor conformiteit met de Duitse wetgeving). Zowel u als uw klanten zijn hierdoor verzekerd van betrouwbare facturen die volledig voldoen aan de EU wet- en regelgeving.<br />De DocTrails oplossing is voorzien van een eigen Certificate Authority om geautomatiseerd Klasse 2 certificaten uit te reiken.<br />Het webportaal<br />Via het portaal kunnen gebruikers aangesloten worden, flows voor berichten ingesteld en berichten geraadpleegd worden. Gebruikers kunnen zich aanmelden op het portaal via gebruikersnaam en wachtwoord, maar ook met een digitaal certificaat. Het portaal geeft gedetailleerde informatie over de berichten. Het verzenden en vertalen van berichten kan via het portaal worden opgevolgd.<br />Het portaal kan aangepast worden aan uw eigen look en feel. <br />Mogelijkheden<br />Flows kunnen worden ingesteld per type van bericht: X.400, FTP, HTTP, connector, e-mail, enz. Berichttypes kunnen o.a. bestellingen, facturen en paklijsten zijn.<br />Per berichttype kan worden bepaald of deze berichten doorgestuurd moeten worden naar een e-mail adres.<br />Berichten kunnen worden opgevolgd en getraceerd. Aan de hand van iconen is steeds de status van het bericht te zien. Eventuele berichten die technische fouten bevatten zijn ook gegroepeerd en gemakkelijk terug te vinden.<br />Alle details van het bericht, inclusief de vertaling tussen het aangeleverde berichtformaat en het gewenste formaat, kunnen worden opgevraagd.<br />Berichten kunnen manueel worden ingegeven via een webformulier (door een kleinere klant of leverancier) of opgeladen.<br />De gebruikers van het platform beschikken over een uitgebreide zoekfunctionaliteit. Dat kan op basis van verschillende criteria zoals datum, berichttype, GLN-codes, originele ordernummers, enz. Alle details van het bericht, inclusief de vertaling tussen het aangeleverde berichtformaat en het gewenste formaat, kunnen worden opgevraagd. <br />Berichten kunnen in een leesbare vorm worden bekeken (PDF-versie).<br />Berichten kunnen worden gearchiveerd.<br />Een digitaal certificaat kan worden aangevraagd.<br />Uw account kan worden gekoppeld aan een digitaal certificaat.<br />Uw berichten kunnen worden afgeprint.<br />Beheerders kunnen nieuwe accounts aanmaken. <br />Verzenders, bijv. leveranciers kunnen samengestelde berichten sturen naar verschillende leden in één enkel bericht.<br />Administrator gedeelte<br />Gebruikersbeheer <br />Het gebruikersbeheer door een administrator verloopt via het portaal. De beheerder heeft de mogelijkheid om gebruikers te zoeken, een nieuwe gebruiker toe te voegen of om bestaande gebruikers te bewerken of te verwijderen. Hij kan ook zien of ze over een certificaat beschikken om berichten te kunnen versturen. Gebruikers kunnen deel uitmaken van een domein. Op die manier kan men op eenvoudige manier een overzicht houden in een grote groep van gebruikers.<br />Beheerders kunnen ook via het gebruikersbeheer instellingen configureren m.b.t. de flows en de berichtroutering. De berichtroutering is een belangrijke functionaliteit in DocTrails. Via de berichtroutering wordt bepaald hoe de berichten worden verstuurd en afgeleverd worden. De berichtroutering zorgt ervoor dat ieder type bericht op een bepaalde manier op een bepaalde plaats wordt afgeleverd. Deze afleverinstellingen kunnen nadien door de gebruiker zelf nog bijgesteld worden.<br />PDF-templates beheer<br />In dit overzicht vindt de beheerder alle beschikbare PDF-templates. <br />De beheerder kan PDF-templates opladen en koppelen aan een berichttype. Wanneer de beheerder een PDF-template selecteert, kan hij deze wijzigen en/of verwijderen. PDF-templates kunnen generiek of specifiek zijn. Deze worden dan per verzender en per type (met logo van bedrijf en structuur zoals bestaand papierformaat) gemaakt. <br />Gebruikersgedeelte<br />Postvak In - Verzonden berichten<br />De gebruikers zien hun berichten in het overzicht. Alle details van het bericht, inclusief de vertaling tussen het aangeleverde berichtformaat en het gewenste formaat kunnen opgevraagd worden. Aan de hand van iconen is steeds de status van het bericht te zien. Verzenders, bijv. de klanten kunnen samengestelde orders sturen naar verschillende leveranciers in één enkel bericht.<br />Wanneer de gebruiker op een bericht klikt, zullen de details van het gerelateerde bericht onder het overzicht verschijnen. Hierbij worden alle stappen van de verwerking van het bericht getoond. Elke stap kan worden aangeklikt.<br />Foutberichten<br />Onder ‘Foutberichten’ staan alle berichten die niet goed door het systeem zijn verwerkt en kan de gebruiker alle details van de fout zien. Gebruikers kunnen instellen dat, wanneer er zich een fout voordoet, zij via e-mail op de hoogte gebracht worden.<br />Nieuw bericht<br />Gebruikers die geen geautomatiseerd berichtenverkeer kunnen doen, kunnen een webformulier invullen waardoor het bericht verder elektronisch kan afgewikkeld worden.<br />Bij het maken van een nieuw bericht heeft de gebruiker de keuze tussen:<br />gestructureerd bestand<br />webformulier<br />Keuze 1: Nieuw bericht via gestructureerd bestand<br />Eerst moet de gebruiker een flow selecteren. Dit betekent dat hij het berichttype (factuur, order, orderbevestiging of pakbon) dat hij wil verzenden moet aangeven. Daarna moet hij het bestand kiezen dat opgeladen moet worden.<br />Als zowel type als bestand gekozen zijn, kan het bericht ondertekend worden.<br />Na ondertekenen krijgt de gebruiker de melding dat het bericht goed is verstuurd.<br />Keuze 2: Nieuw bericht via webformulier<br />Bij het maken van een nieuw bericht via een webformulier moet, na keuze van het berichttype, het bericht via een gestructureerd webformulier ingegeven worden.<br />Na het invullen moet terug een digitaal certificaat geselecteerd worden om dit bericht te ondertekenen.<br />Bericht zoeken<br />De gebruikers beschikken over een uitgebreide zoekfunctionaliteit. Dat kan op basis van verschillende criteria zoals datum, berichttype, GLN-codes, originele ordernummers, …<br />E-Archief<br />In ‘E-Archief’ staan alle berichten die gearchiveerd zijn. <br />Berichtroutering<br />Hierin kunnen gebruikers (indien dit nog niet is gebeurd door de administrator) selecteren hoe de berichten worden afgeleverd. Standaard is dit via de Connector. Andere opties zijn via e-mail (keuze om het afgeleverde bericht in PDF-view mee te sturen), fax, X.400, HTTP- en FTP-server.<br />Elektronisch archief<br />Het is wettelijk vastgelegd dat de volgende berichten opgeslagen moeten worden:<br />verkoop- en aankoopfacturen<br />documenten i.v.m. boekhouding<br />bestellingen<br />leveringsnota’s<br />ontvangst bewijzen<br />De wettelijke periode bedraagt 7 jaar (en voor onroerende goederen 9 jaar). Het is verplicht om steeds online toegang te kunnen verschaffen aan deze documenten. Verder is men verplicht om de authenticiteit en integriteit van de facturen te garanderen gedurende de opslagperiode.<br />DocTrails voldoet aan deze criteria vermits alle documenten in het archief worden gedateerd. Op die manier garanderen we authenticiteit en integriteit van de berichten over de gehele archiveringscyclus. De elektronische facturen kunnen via het DocTrails portaal steeds en zonder uitstel geconsulteerd worden in een leesbaar formaat, zoals door de Europese Richtlijn vereist. DocTrails voorziet een opslagperiode van minimum 10 jaar.<br />Certificaat autoriteit<br />Het gebruik van digitale certificaten vormt een essentieel onderdeel van DocTrails. Alle berichten worden voorzien van een digitale handtekening op basis van een digitaal certificaat. Gebruikers die berichten willen verzenden hebben een certificaat nodig om de berichten te kunnen ondertekenen. Gebruikers die berichten willen lezen of ophalen van het portaal hebben een digitaal certificaat nodig om zich te identificeren.<br />Omdat het gebruik van certificaten zo belangrijk is in DocTrails, kan het DocTrails platform zelf certificaten van Klasse 2 uitreiken. Dit proces neemt slechts enkele minuten in beslag. Zodoende kunnen nieuwe gebruikers snel aan de slag.<br />Reporting Engine (optioneel)<br />Via de DocTrails Connector krijgt u toegang tot de “Rapport Designer”. Met behulp van deze ontwikkelomgeving kunt u eenvoudig en snel rapporten opmaken en bewaren.<br />Tijdens het opmaken van het rapport kunt u steeds een Windows- of HTML-preview bekijken. Er zijn verschillende exportformaten beschikbaar zoals PDF, HTML, MHT, RTF, XLS, XLSX, CSV, TXT en diverse beeldformaten (o.a. BMP, GIF, TIF, JPG, ...).<br />Wettelijke conformiteit<br />De Belastingdienst van Nederland, kantoor Breda, heeft eind 2008 een gunstig advies afgeleverd voor DocTrails als toepassing voor elektronisch factureren. Men legt daarbij vooral de nadruk op de volgende aspecten:<br />het gebruikte model;<br />de garantie op integriteit en authenticiteit;<br />de controleerbaarheid;<br />het moment van uitreiken van de factuur.<br />D Soft heeft, mede op vraag van de Belastingdienst, een tool ontwikkeld die voor iedereen toegankelijk is op het Internet. Deze toepassing maakt het mogelijk om de integriteit van de inhoud van een bericht en de authenticiteit van de herkomst van een bericht vast te stellen. Deze tool kan zowel door de gebruiker van DocTrails, als door inspecteurs van de Belastingdienst gebruikt worden wanneer zij bijv. een controle doen. De toepassing is beschikbaar op http://validator.DocTrails.net.<br />Onboarding programma<br />Het onboarding programma van DocTrails heeft als doel om een zo laag mogelijke drempel te bieden voor leveranciers en klanten die wensen toe te treden tot het systeem of het systeem verder wensen te gebruiken.<br />Onboarding website <br />In het kader van het onboarding programma kan een speciale website ingericht worden voor de leveranciers en klanten. Op deze site kan de volgende informatie opgenomen worden:<br />algemene informatie over verzenden en ontvangen van berichten;<br />beschrijving van tarieven en aansluit modaliteit;<br />informatie over ROI;<br />hoe aansluiten op het platform, incl. stappenplan voor aansluiting;<br />downloadsectie voor de connector en aanvraag van het certificaat;<br />FAQ<br />Onboardingsflow<br />Een typische onboardingsflow ziet er als volgt uit:<br />Het prospect surft naar de onboarding website en vult de beperkte onboarding vragenlijst in. Na verwerking van deze gegevens door de klant wordt beslist of het prospect al dan niet meedoet.<br />Als het prospect meedoet, vult deze de technische vragenlijst in. Op basis van de ingevulde gegevens wordt door D Soft nagegaan of de vereiste mapping voor de klant al bestaat.<br />Zo ja, dan wordt de deployment op de staging omgeving door D Soft ingepland en teruggekoppeld naar de klant.<br />Zo nee, dan wordt het maken van de mapping en de PDF views ingepland en teruggekoppeld. Deze kunnen ofwel door de klant, ofwel door D Soft aangemaakt worden. Nadat de mappings en PDF’s aangemaakt zijn, wordt de deployment op de staging omgeving ingepland door D Soft en teruggekoppeld naar de klant.<br />D Soft deployed de mappings en PDF’s op de staging omgeving en brengt de klant op de hoogte als dit is afgewerkt.<br />De klant maakt een nieuwe gebruiker aan in DocTrails, reikt een certificaat uit en vraagt de gebruiker om de connector te installeren.<br />De nieuwe gebruiker doet de nodige tests op de staging omgeving. Voor zover nodig past D Soft de mappings en/of PDF’s aan en plaats deze opnieuw op de staging omgeving. Wanneer de mappings en PDF’s goed bevonden worden door de gebruiker, regelt de klant met de gebruiker de wettelijke bepalingen voor de in productiestelling.<br />D Soft doet de deployment op de productie omgeving en verwittigt de klant als dit klaar is. <br />De klant stelt de flows in voor de gebruiker en contacteert deze voor in productiestelling.<br />Begrippen en afkortingen<br />Base64:<br />Dit is een manier om binaire code te converteren naar ASCII-tekens. De conversie naar ASCII is noodzakelijk omdat veel protocollen op internet gebouwd zijn op het gebruik van (7-bits) ASCII-tekens en niet van 8-bits binaire code.<br />Bewaarplicht: <br />Nederland: <br />Facturen moet u bewaren in de vorm waarin u ze heeft verstuurd of ontvangen. Elektronische facturen bewaart u dus als elektronisch bericht. Bij een elektronische factuur moet u ook de eventuele elektronische handtekening bewaren.Facturen moet u in ieder geval 7 jaar bewaren. Hebben de facturen betrekking op onroerende zaken? Dan moet u ze 10 jaar bewaren.<br />België:<br />Facturen moeten 7 jaar bewaard worden volgens de fiscale wetgeving, behalve 15 jaar met betrekking tot onroerende goederen. De boekhoudwetgeving stelt echter dat de bewaringstermijn 10 jaar is.<br />Indien het digitaal gebeurt, dient de authenticiteit en integriteit van de inhoud gewaarborgd te zijn. Bovendien moet steeds “de leesbaarheid van de originele factuur gedurende de volledige bewaringstermijn worden gegarandeerd”.<br />DocTrails:<br />Het platform om op elektronische wijze berichten te archiveren, te valideren, te converteren, te certificeren en uit te wisselen tussen verschillende partijen en/of applicaties.<br />ERP: <br />(Enterprise Ressource Planning) software voornamelijk binnen organisaties gebruikt ter ondersteuning van alle processen binnen het bedrijf.<br />EDI: <br />Dit is een bestandstype. Electronic Data Interchange (EDI) is een standaard voor de elektronische uitwisseling van bepaalde bedrijfsdocumenten zoals orders, rekeningen en bepaalde berichten of be-vestigingen. Er zijn een aantal EDI-standaarden zoals EDIFACT, HL7 (gezondheidszorg), ODETTE (Automotive industrie) ,enz. Tegenwoordig worden deze standaarden steeds meer overgenomen door open standaarden zoals XML.<br />Gewone elektronische handtekening: <br />Een ingescande handtekening is bijvoorbeeld een elektronische handtekening.<br />Geavanceerde elektronische handtekening: <br />Een digitale handtekening is een geavanceerde elektronische handtekening.<br />Gekwalificeerde handtekening: <br />Een digitale handtekening is gebaseerd op een gekwalificeerd certificaat. Ze moet voldoen aan de volgende zes voorwaarden: <br />Het is op unieke wijze aan de ondertekenaar is verbonden.<br />Het maakt het mogelijk de ondertekenaar te identificeren.<br />Het komt tot stand komt met middelen die de ondertekenaar onder zijn uitsluitende controle kan houden.<br />Het is zodanig verbonden aan het bestand waarop het betrekking heeft dat elke wijziging achteraf kan worden opgespoord.<br />Het is gebaseerd op een gekwalificeerd certificaat.<br />Het is gegenereerd door een veilig middel.<br />Voor een geavanceerde handtekening volstaan de eerste vier voorwaarden.<br />iDoc:<br />Dit is een SAP-formaat om gegevens om te zetten voor zakelijke transacties. IDoc heeft een verschillende syntax als XML, maar is gelijk in gebruik. <br />PDF: <br />Dit is een universele bestandsindeling waarmee lettertypes, afbeeldingen en de lay-out van elk willekeurig brondocument behouden blijven, ongeacht het programma of het platform waarmee het document werd gemaakt. <br />PDF/A: <br />De A staat voor Archiving. Dit formaat is bedoeld om PDF-documenten te archiveren. Naast een aantal vereisten die heel gelijkaardig zijn aan die voor PDF/X, is het ook vereist dat het document over voldoende metadata beschikt in het XMP-formaat. <br />RTF: <br />Rich Text Format (RTF) is een bestandsformaat ontwikkeld door Microsoft waarmee tekstverwerkings-bestanden uitgewisseld kunnen worden tussen verschillende programma's, versies en besturingssystemen. De meeste tekstverwerkingsprogramma's kunnen bestanden in RTF-formaat zowel lezen als schrijven.<br />XML: <br />Extensible Markup Language (XML) is een standaard van het World Wide Web Consortium voor de syntaxis van formele markuptalen waarmee men gestructureerde gegevens kan weergeven in de vorm van platte tekst. Deze representatie is zowel leesbaar voor mens en machine. <br />Het XML-formaat wordt gebruikt om gegevens op te slaan en om gegevens over het internet te versturen.<br />