1. 有效能的時間管理 1998 2004 2004 2004 Present by 羅雅君

7. 干擾 INTERRUPT 行政工作 PAPER WORK 電話 TELEPHONE 會議 MEETINGS What’s Your Target??

11. 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 時間〔時〕 干擾頻率 時間〔時〕 〔次〕 日干擾圖

12. 一開 始就做 最重要 的工作 工作要求 5 4 3 2 1 9:00 10:00 11:00 12:00 1:00 2:00 3:00 4:00 5:00 體力水準 工作要求與體力水準 生產力高 的時間 注：陰影部分表示在工作與體力水準配合的情況下，生產力會顯著提高 工作與體力配合的情況 工作時間

13. 工作要求 5 4 3 2 1 9:00 10:00 11:00 12:00 1:00 2:00 3:00 4:00 5:00 體力水準 工作要求與體力水準 注：陰影部分表示在工作與體力水準配合的情況下，生產力會顯著提高 工作與體力配合的情況 工作時間 生產力高 的時間 被拖延的工作

18. 三代時間管理法優缺點一覽表

19. 傳統時間管理 V.S. 第四代時間管理 傳統時間管理 第四代時間管理 N E S W 事 ( 日程表 ) 控制 , 管理 效率 實用 人 ( 關 係 ) 領導 效能 (Effectiveness) 原則

20. 艾森豪規則

21. 緊急 不緊急 20% ~ 25% 25% ~ 30% 65% ~ 80% 15% 15% 50% ~ 60% Less than 1% 2% ~ 3% 重要 不重要 : 戴明博士期望的指數 : : 現有社會的指數 * Remark: 戴明博士在推 TQM 時 , 對一 些 TQM 的公司 Benchmark 出來的資料 . I II III IV

22. 有些交際應酬 有些文件之處理 處理屬下之工作 自我干擾 個人嗜好的沈迷 有些電話 有些不速之客到訪 有些會議之出列席 有些無謂的請託 有些臨時的邀約 不重要的事 計劃之研擬 技能之提升 公關之促進 問題之調查 健康檢查 設備故障 , 生產停擺 重傷害急救 員工產生肢體衝突 顧客抱怨 停電 重要的事 不緊迫的事 緊迫的事

24. 不合理的時間配置 II. 35% IV 15% II 5% I. 45% 處理危機

25. 明智的時間配置 1. 重要的事情著重在 Plan Plan 著重在 Do Do 著重在 Check Check 著重在 Action 2. 重要的事情要逐漸地交給 信任的部屬 , 這叫 “灌能” II I

31. Conclusions: 時間管理架構 1. 捨得 2. 勇於拒絕 3. 交待 1. 怡情養性 2. 輕鬆一下 1. 兵貴速戰速決 2. 快刀斬亂麻 1. 決勝於廟堂 之上 2. 灌能 均 衡 緊迫的事 不緊迫的事 重要的事 不重要的事

32. 迫切性指數測驗 選出你最可能反應的行為或態度 (0 ＝從不， 2 ＝ 有時候， 4= 常常） 1. 我在壓力之下表現最好。 2. 我常歸咎外在環境太匆忙或緊張，以致無法做深 入的自我反省。 3. 我常因周圍的人或事動作太慢而不耐煩。我討厭 等待或排隊。 4. 我休息不工作時會覺得不安。 5. 我似乎永遠在趕時間。 6. 我常為了完成某項事情而拒人於千里之外。 7. 我只要片刻沒和辦公室聯繫就覺得不安。 8. 我在做一件事時常會想到另一件事。 9. 我處理危機時表現最好。 10. 處理突發狀況的緊湊感，似乎比慢工出細活更讓 我覺得有就感。 11. 我常為了處理突發狀況，犧牲和親友共處時間。 12. 當我為了處理突發狀況，必須取消約會或中途離 開，我認為別人應該能諒解。 13. 我覺得處理突發狀況讓一天的生活更有意義。 14. 我常邊工作邊吃飯。 15. 我一直認為總有一天能做我真正想做的事。 16. 一天下來辦公桌上「已辦」文件如果推得高高 的，我會很有成就感。 0 1 2 3 4 0 1 2 3 4 0 1 2 3 4 0 1 2 3 4 0 1 2 3 4 0 1 2 3 4 0 1 2 3 4 0 1 2 3 4 0 1 2 3 4 0 1 2 3 4 0 1 2 3 4 0 1 2 3 4 0 1 2 3 4 0 1 2 3 4 0 1 2 3 4 0 1 2 3 4

35. 如何提高工作效率

38. 2. 每週工作性質分配法則 1. 想想目的是什麼 ? 意義何在 ? 2. 有沒有辦法提昇自己的價值 ? 3. 計劃 / 規劃 1.Follow Up 一二所丟的球 2. 調整 , Update 計劃 3. 議題收尾 4. 傾聽溝通 1. 大型專案丟球 2. 組內專案丟球 3. 給予組員做事方向 / 做事重點 4. 創造議題 冷靜 , 思考 (Action, Plan) 思考遲頓 , 放鬆 , 溝通 (Check) 活力充沛 , 衝勁與勇氣兼俱 (Do) 備註 禮拜六日 禮拜三四五 禮拜一二

41. 看 Email 的時段分配 V V X V 回信 私人 22:00 公司 16:30 公司 13:00 公司 09:10 備註 信箱 時段

43. 良好的時間管理來自於計劃 1. 捨得 2. 勇於拒絕 3. 交待 1. 怡情養性 2. 輕鬆一下 1. 兵貴速戰速決 2. 快刀斬亂麻 1. 決勝於廟堂 之上 2. 灌能 均 衡 緊迫的事 不緊迫的事 重要的事 不重要的事

44. 花時間在計劃上才是 最節省時間的作法 P A D C 不 好 好 耗用時間 耗用時間

46. 80/20 原理意示圖 80% 時間 20% 時間 80% 成效 20% 成效 重要的 少數事物 瑣碎的 多數事物 事倍功半 事半功倍

47. Are You Lonely ??? Then call a MEETING!!!

49. 會議不夠有效率的原因： 開會時討論沒有焦點 會議資料未事先備妥 開會時沒有擬妥會議流程 關鍵人物沒有出席 延遲開始，一路延誤

50. 正確的開會原因： 溝通 向員工或團隊蒐集資料 推銷概念、產品或一項服務 解決問題 作重要的決策 危機的處理

51. 工作狂小測驗 1. 你是否不論多晚就寢，第二天都會早起？ 2. 如果你獨進午餐，會不會邊吃飯邊閱讀或工作？ 3. 你是否覺得無所事事很難過？ 4. 你精力充沛又喜歡競爭嗎？ 5. 你在週末和假日工作嗎？ 6. 你何時何地都可以工作嗎？ 7. 你是否覺得很難抽空度個假？ 8. 你害怕退休嗎？

60. 你覺得會議主持人應該如何 改進主持形式？ 會議討論的內容你認為何者 最重要？ 會議主題你認為何者最無關痛癢？ 你覺得這樣的會議有無必要性？ 如果由你來主持會議，你將如何 主持？

61. 一場有效率的會議，應包括下列條件： 議程必須先行分送與會者以進行充份 準備與研究 事項完成後，必須訂定完成時效 會議中必須針對未來三個月公司預定 達成的目標，任務與優先順序作檢討 . 會議應排定時程開始，準時結束 . 除非有重大事件有待處理 . 會議主持人應讓正，反面意見充份表達 .

62. 目標金字塔 長程目標 年目標 季目標 月目標 週目標 日目標

65. 範例 : 專案評分的範例

67. 時間管理的利器 : to-do List 備 忘 錄 備 忘 錄 緊急的事情 1. 老闆今天交待 2. 臨時狀況 重要的事情 1. 工作計劃 2. 人生規劃 3. 家庭 , 健康 , 財富 Schedule List 1.Meeting 2. 行事曆 3. 紀念日 Routine Work 1. 日常工作 2. 定期約會

68. 範例 : 備忘錄的範例

69. 範例 : 週計劃的範例

81. 時間管理結語

82. 回 顧 時 間

83. 1. 事先規劃好你的時間與步驟，以收事半功倍之效。 2. 分析工作的優先順序，按照輕重緩急作處置。 3. 找出自己最有效率的時段以安排工作內容。 4. 組織你的辦公桌及辦公室，提升工作效率。 5. 進行充分的授權，將工作分配給部屬、助理或秘書。 6. 活用記事本管理時間。 7. 運用有效的方法取得資訊。 8. 改變拖延的習慣，即時行動。 9. 改變拖延的習慣，即時行動。 10. 練就健康的身體，保持身心最佳狀況。 節省時間的十個妙方

84. 辦公桌上堆積如山的文件，好像永遠不會都減少；接踵而至的訪客，及尋求問題解決的部屬，一個個「闖」進你的辦公室；不斷響起的電話，一直打斷你手邊的工作；接二連三的會議，讓你疲於奔命，恨不得自己三頭六臂，可以同時應付這麼多的事情。 工作上如此，生活亦是。許多想讀的書買了卻沒時間讀；心儀已久的音樂家終於來台演出，卻抽不出空去看表演；答應家人一起出國去玩，行事曆上卻排得滿滿的……，這些挫折都讓生活不再新鮮有趣。 你是不是感歎時間不夠用？事情做不完的壓力揮之不去？每個人一天都只有二十四小時，大部份的人是「忙，但不知道在忙什麼」，或是「忙，但不是忙自己想做的事」，但為什麼還是有人能事業有成，還有時間兼顧生活及其他活動？因為他們懂得做時間管理。 管理時間有兩個必要的條件：計劃你的時間，以及避免浪費時間。不妨問問自己以下三個問題：有沒有做一些根本不需要做的事？有哪些工作可以分配給其他人去做？必須做的事，是不是可以做得更有效率？ 真正能幹的中階主管，能好好安排自己的工作時間表，逐項徹底執行，一旦工作順利進行，自然不會手忙腳亂，再加上工作效率高，工作成效自然也比他人多出數倍。做你計劃做的事，在你計劃的時間做，並在你計劃的時限內做完，成功就離你不遠了。祝你成功！ 節省時間的十個妙方 - 前言

95. 交 流 時 間