1. Wat is het Cometa-model? Waarom beschrijven op collectieniveau? Wat is een (deel)collectie?
2. Welke elementen vindt je in Cometa? Welke aanvullende standaarden gebruik je het best? Overeenkomsten met internationale standaarden?
3. Hoe verzamel je gegevens? Hoe verwerk je die in een (online) toepassing? Welke collectieregisters bestaan er al?
4. Praktijkvoorbeelden
Het Cometa-model. Het maken van beschrijvingen op (deel)collectieniveau
1. HET COMETA-MODEL
Het maken van beschrijvingen op
(deel)collectieniveau
David Coppoolse
Stafmedewerker ontsluiting en digitalisering
Vlaamse Erfgoedbibliotheek
Vormingstraject 'Duurzaam Digitaal Beheren' Module 1 | 8 en 11 april 2013
2. IN DEZE PRESENTATIE
Wat is het Cometa-model? Waarom beschrijven
op collectieniveau? Wat is een (deel)collectie?
Welke elementen vindt je in Cometa? Welke
aanvullende standaarden gebruik je het best?
Overeenkomsten met internationale standaarden?
Hoe verzamel je gegevens? Hoe verwerk je die in
een (online) toepassing? Welke collectieregisters
bestaan er al?
Praktijkvoorbeelden
2013-04-11 | 2
5. EEN BEETJE GESCHIEDENIS | 2
2011/2012
Operationalisering van het model
FARO, PACKED, Vlaamse Erfgoedbibliotheek
Documenteren model
Introductie in de cultureel-erfgoedsector
‘Cometa’ (= Collectiemetadata)
2013-04-11 | 5
6. EEN BEETJE GESCHIEDENIS | 3
2013 >
Vorming organiseren
Concreet gebruik Cometa inventariseren
Gebruikersgroep bijeenbrengen
Ervaringen en ‘best practices’ verzamelen
Verbeterpunten identificeren
Update voorbereiden
Van model naar standaard?
2013-04-11 | 6
7. WAT IS COMETA?
Een model voor het maken van beschrijvingen op
collectieniveau
Vertrekpunt, geen doel op zich
Inhoudelijk model, geen technische standaard
Bedoeld als ‘best practice’
Een ‘campagne’
Een brochure
Een online informatiedossier
Vormingsmomenten
2013-04-11 | 7
8. DOEL VAN COMETA
Promoten van beschrijven van collecties in de
Vlaamse cultureel-erfgoedsector
Op een gestandaardiseerde manier
Doelgroepen
Alle soorten erfgoedorganisaties
Professionals en amateurs
Houvast bieden bij in kaart brengen collecties
Gegevensmodel
Werkwijze
Tools
2013-04-11 | 8
9. UITGANGSPUNTEN VAN HET MODEL
Efficiëntie
Eenvormigheid bevorderen
Hergebruik voor verschillende toepassingen
Uitwisseling met andere organisaties
Standaardisering
Uitwisseling data via bestaande standaarden
Voor tenminste de basisset
Op basis van RSLP Collection Description
Of ISAD(G), EAD, Dublin Core
Brede toepasbaarheid
Moet óók kunnen voorzien in specifieke behoeften
2013-04-11 | 9
11. WAT IS EEN COLLECTIE?
Gestructureerd geheel
Van erfgoedobjecten of -data
Waartussen een aanwijsbaar verband bestaat
Thema (‘mode’)
Herkomst (‘abdij van Tongerloo’)
Materiaaltype (‘handgedrukte boeken’)
Soort objecten (‘landbouwwerktuigen’)
Bewaarinstelling (‘museum M’)
…
Mogelijk hybride
Digitaal en fysiek, originelen en kopieën
2013-04-11 | 11
12. ONDERVERDELING COLLECTIES
Collectie Deelcollecties
Altijd hiërarchisch (1:n)
Moeder/Dochter of Super/Sub
Synoniemen (in Cometa-context):
(archief)bestand, fonds, (deel)verzameling
Wat is een deelcollectie?
Doel van beschrijving bepaalt segmentering, bijv.
Onderzoek, reconstructie Herkomst
Behoud, bewaring Materiaaltype
Verzamelfocus, ontsluiting Thema
2013-04-11 | 12
13. ONDERVERDELING COLLECTIES
Verschillende tendensen per sector
Archiefinstellingen
Herkomstprincipe (‘Archief van politicus X’)
Bibliotheken
Herkomst (‘Bibliotheek van schrijver Y’)
Materiaaltype (‘Plannen en kaarten’)
Musea
Materiaaltype (‘Prentencollectie’)
Periode (‘Romeinse tijd’)
Thema (‘Industriële vormgeving‘)
2013-04-11 | 13
14. ONDERVERDELING COLLECTIES
Gerelateerde collecties
= Gedeelde herkomstgeschiedenis
≠ Thematische of materiële overeenkomsten
Conclusie
Wees pragmatisch en werk in de eerste plaats met
de reeds bestaande segmentering
Deelcollecties van een fictieve erfgoedinstelling
2013-04-11 | 14
15. OPDRACHT
Maak een schets van de ‘stamboom’ van de
(deel)collecties die je tegenkomt in je
werkomgeving
Deelcollecties van een fictieve erfgoedinstelling
2013-04-11 | 15
16. WAAROM COLLECTIES BESCHRIJVEN?
Beschrijven individuele objecten
Niet altijd haalbaar
Geeft geen informatie over groepen objecten en hun
onderlinge relaties
Geeft niet altijd het gewenste overzicht nodig voor
beheer van en beleid rond collecties
Collectiebeschrijvingen
Informatie over (deel)collectie als geheel
Omschrijving, materiaaltypes, omvang, trefwoorden, he
rkomst, collectiebeleid, bewaarplaats, etc.
2013-04-11 | 16
18. COLLECTIEBELEID EN -BEHEER | 2
Ontwikkelen van specifiek beleid voor
deelcollecties
Prioriteiten stellen tussen deelcollecties
Sterktes valoriseren, zwaktes ondervangen
Kerncollectie identificeren
Acquisitiebeleid hierop aanpassen
Samenwerkingsmogelijkheden identificeren
Onderlinge afspraken rond collectiebeleid en
andere vormen van samenwerking
Ontwikkelen van een sectorbeleid
2013-04-11 | 18
19. VINDBAARHEID
Collecties zonder objectbeschrijvingen ontsluiten
Ontdekbaarheid van (deel)collecties verhogen
Zoeken van bepaalde types collecties
Versus bepaalde types objecten
Atypische collecties vinden
Bijv. taxidermische collectie in een bibliotheek
Overkoepelend collectieregister wordt mogelijk
Zoeken naar collecties over instellingen heen
2013-04-11 | 19
20. CONTEXTUALISERING
Samenhang, belang, relevantie van groep
objecten duidelijk maken
Koppeling van objectbeschrijvingen via
collectiebeschrijvingen
‘Toon info over de collectie waarin dit object zich
bevindt’
‘Toon (andere) objecten uit de collectie’
Samenhang tussen (deel)collecties duidelijk
maken
2013-04-11 | 20
22. GEBRUIKSNIVEAUS
1. Staalkaart
Gegevens die mogelijk interessant zijn in
Toenemende standaardisering
collectiebeschrijvingen
2. Gemeenschappelijk model
Gestandaardiseerde elementen
Uitwisseling en hergebruik van informatie
3. Hulpmiddel voor aggregatie
Uitwisseling van data
Gebaseerd op RSLP Collection Description
Correspondentie met ISAD(G) en EAD
2013-04-11 | 22
23. DE TRAPPEN VAN HET MODEL
Veel detail
Minder uitwisselbaar
Detailniveau
Weinig detail
Meer uitwisselbaar
Uitwisselbaarheid
2013-04-11 | 23
24. DE TRAPPEN VAN HET MODEL
Veel detail
Minder uitwisselbaar
Detailniveau
Weinig detail
Meer uitwisselbaar
Uitwisselbaarheid
2013-04-11 | 24
25. BASIS, PLUS, EXTRA
Cometa Basis
Minimale gegevensset
Publieke ontsluiting van erfgoedcollecties
Maximale uitwisselbaarheid
Via internationale standaarden
Cometa Plus
Uitgebreide gegevensset
Beheersfuncties en beleidsontwikkeling
Uitwisselbaar binnen Vlaanderen
O.a. voor Cijferboek Cultureel-erfgoed
2013-04-11 | 25
45. ELEMENTEN – WERKWIJZE
Leg vast welke elementen je gebruikt
Basis, Plus, Extra
Wat wel, wat niet
Leg vast hoe je ze gebruikt
Invoerregels
Eigen lijsten
Gebruik standaarden
Standaardterminologieën
Standaardcodes
Raadpleeg CEST!
2013-04-11 | 45
46. ELEMENTEN – INTERNATIONALE STANDAARDEN
Uitgangspunt
Cometa Basis = uitwisselbaar via bestaande
internationale standaarden
‘Cross-walks’ beschikbaar voor
RSLP-Collection Description
Archief, Museum, Bibliotheek (UK)
Basis voor Cometa
ISAD(G) & EAD
Archief
Dublin Core
Sectoroverschrijdend
Tip: Kies je internationale standaard en breidt die uit
met de bijkomende Cometa-elementen
2013-04-11 | 46
50. CEST PRAKTIJK
CEST Praktijk: Ik wil collecties…
inventariseren
Vormingstraject
digitaliseren
PACKED / FARO
bewaren in 2013
toegankelijk maken
Welke
standaarden, handleidingen, modeldocumenten, e
valuatietools, case studies gebruik ik dan best?
2013-04-11 | 50
53. DEN
Digitaal Erfgoed Nederland
Hoe goed digitaliseren?
http://www.den.nl/digitaliseren
Set van minimale eisen voor digitalisering van
erfgoed
http://www.den.nl/debasis
Goed beschrijven goed digitaliseren
2013-04-11 | 53
55. HOE BEGIN JE AAN HET
BESCHRIJVEN VAN (DEEL)COLLECTIES?
2013-04-11 | 55
56. 1. MAAK EEN PLAN
Objectieven
Mensen en middelen
Doelpubliek
Breed publiek? Onderzoekers? Erfgoedbeheerders?
Beleidsmakers?
Detailniveau
Volledigheid Herbruikbaarheid
Diepgang Tijdsinvestering
Actualiteitswaarde Nu of later?
2013-04-11 | 56
57. 2. KIES EEN MODEL
Gebruik Cometa
Welke elementen gebruik je?
Welke voeg je toe? (= Cometa Extra)
Kies je standaardterminologie
Zie CEST en DEN voor bronnen
Documenteer je schema
Wat wel / niet / toegevoegd?
Interpretatiemarge
2013-04-11 | 57
60. COLLECTIVE ACCESS
Webtoepassing voor ontsluiten en beheren van
collecties
Open source-software
www.collectiveaccess.org
Installatieprofielen FARO geschikt voor Cometa
Integratie van
collectie- en
objectregistratie
bram.wiercx@faronet.be
Schermafdruk 2013-04-11 | 60
CollectiveAccess Providence
Catalogiseer- en databeheermodule
61. 4. VERZAMEL DE GEGEVENS
Systematische aanpak
Welke instellingen?
Welke (deel)collecties?
Via een formulier
Sjabloon op www.cometamodel.be
Hergebruik bestaande gegevens
Uit de eigen instelling(en)
Uit bestaande collectieregisters
Strategie voor actualisering
Peildatum
2013-04-11 | 61
66. COLLECTIEWIJZER ERFGOEDBIBLIOTHEKEN
Insteek: Type collectie (‘bibliotheek’)
2006/2007:
Project ‘Collecties Online’
VVBAD, Erfgoedbibliotheken Vlaanderen
Voor het eerst
gestandaardiseerde kwalitatieve en kwantitatieve
informatie
over (deel)collecties van erfgoedbibliotheken
Opgenomen in Vlabidoc (VVBAD)
Gebaseerd op RSLP-Collection Description
2010
Verbeterde ontsluiting via afzonderlijke website
Op basis van Drupal 6
2013-04-11 | 66
67. COLLECTIEWIJZER ERFGOEDBIBLIOTHEKEN
2011/12
Herformatering records op basis van Cometa
Nog niet ‘Cometa compliant’
Integratie met STCV- en Abraham-databank
Objectregistratie
2013-2017
Cometa (Plus) implementeren
Update op basis van
Traject collectiebeleid partnerbibliotheken Vlaamse
Erfgoedbibliotheek
Sectorbevraging (?)
2013-04-11 | 67
68. AFBAKENING SCOPE VAN HET REGISTER
Definitie van ‘erfgoedbibliotheekcollectie’
Een erfgoedbibliotheekcollectie is een verzameling cultureel en/of
wetenschappelijk documentair patrimonium van geschreven en
gedrukte publicaties (handschriften, boeken en periodieken),
gedigitaliseerde en elektronische publicaties en publicaties op andere
dragers van regionaal, nationaal of internationaal belang en die met
de intentie van een lange-termijnbewaring wordt beheerd (eventueel
aangevuld) en (in mindere of meerdere mate) wordt beschikbaar
gesteld.
Criteria
Vormelijk
Inhoudelijk
2013-04-11 | 68
69. CRITERIA VOOR INCLUSIE
Vormelijk
De collectie is fysiek en/of bibliografisch te
scheiden van de algemene bibliotheekcollectie
Inhoudelijk
Manuscripten en historische fondsen tot 1830
= altijd erfgoedcollectie
Collecties van na 1830
Erkend als een belangrijke bron
Begrenst onderwerpsveld
Zo volledig mogelijk
2013-04-11 | 69
70. CRITERIA VOOR EXCLUSIE
Collecties van knipsels, efemera en documentair
en/of archivalisch materiaal
Utilitaire collecties (zoals vakbibliotheek museum)
Algemene collecties (bijv. openbare bibliotheek)
Collecties die niet kunnen worden afgescheiden
van de algemene bibliotheekcollectie
Zeer kleine collecties
Privé-collecties
2013-04-11 | 70
84. MUZIEKBANK VLAANDEREN
Insteek: Thematisch (‘muziek’)
Beschrijving van ‘bestanden’
Archieven en collecties
Momenteel 368 (conversie oude databank nog lopend)
Beperkt aangevuld met beschrijving ‘objecten’
Topstukken of bijzondere stukken uit een bestand
Standaarden: ISAD(G) en Cometa
Cometa is volledig geïmplementeerd
Uitwisseling met Archiefbank Vlaanderen in ontwikkeling
Systeem
CollectiveAccess (databank)
Drupal (website)
2013-04-11 | 84
91. CASE HEEMKUNDIGE KRINGEN
Project i.s.m. Heemkunde Gouw Antwerpen en
Provincie Antwerpen (2005)
Heterogene collecties
Archieven
Documenten opgemaakt en ontvangen door een
persoon of organisatie bij het uitvoeren van zijn
taken of activiteiten
Collecties
Documenten of voorwerpen (vaak rond een thema)
doelbewust verzameld door iemand
2013-04-11 | 91
92. HETEROGENE COLLECTIES
Heemkring bewaart
Bidprentjesverzameling
Vlaggen
Geschonken archief familie X
Geschonken archief fanfare Y
In bewaring gegeven archief brouwerij Z
Prentencollectie
Tijdschriften
Knipselcollectie
Museum bewaart
Museale objecten
Archieven van kunstenaars
2013-04-11 | 92
97. ERVARINGEN
fonds
Gevolg één fiche: collectie
verborgen collecties deelcollectie
Waardevolle en
omvangrijke archieven en
deelcollecties niet
afzonderlijk zichtbaar
Sinds 2011: functionaliteit archief
om collecties en deelarchief
deelcollecties te
onderscheiden
virtuele collectie
2013-04-11 | 97
99. ANDERE COMETA-INITIATIEVEN IN VLAANDEREN
Provincie West-Vlaanderen
Erfgoeddatabank en -website met registratie op
(deel)collectieniveau
Uitbreiding van AdLib Enterprise 7
Stad Antwerpen / Universiteit Antwerpen
Uitbreiding bibliotheekcatalogus met
(deel)collectiebeschrijvingen
Nieuwe module binnen de Anet Brocade-software
2013-04-11 | 99
100. ANDERE COMETA-INITIATIEVEN IN VLAANDEREN
Erfgoedcel CO7 (zuidelijke Westhoek)
Inventarisering lokale erfgoedcollecties ter
Voorbereiding regionaal erfgoeddepot
Overleg Cultuur regio Kortrijk
In kaart brengen lokale archeologische
vondstenensembles
Universiteitsbibliotheek Leuven
Beschrijven erfgoedcollecties
Opname in het LIBIS-bibliotheeksysteem
2013-04-11 | 100
103. WWW.COMETAMODEL.BE
Inleidende brochure
Waarom zou je op collectieniveau beschrijven?
Wat is een (deel)collectie?
Wat is Cometa?
Hoe begin je aan het beschijven van
(deel)collecties?
Details van de elementen van het model
Duidelijke omschrijving
Bijkomende standaarden (bijv.
terminologiebronnen)
2013-04-11 | 103
105. Dit document wordt ter beschikking gesteld onder Creative Commons-licentie
‘Naamsvermelding-NietCom-mercieel-GelijkDelen 2.0 België (CC BY-NC-SA 2.0)’
<http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.0/be/deed.nl> met als bijkomende bepaling
dat de afbeeldingen met een copyrightvermelding niet voor afgeleide werken of andere
doeleinden mogen worden gebruikt zonder voorafgaande toestemming van de rechthebbenden.
Dit document bouwt voort op een presentatie van 31 januari 2012 en bevat bijdragen van Henk
Vanstappen (PACKED), Bart De Nil (FARO) en Katrien Weyns (Archiefbank).