In 2010 koos de Vlaamse Erfgoedbibliotheek voor de bouw van haar organisatiewebsite voor het opensourceproduct Drupal. Op basis van dit contentmanagementsysteem slaagde de vzw erin om op een snelle en kostefficiënte manier een site met uitgebreide mogelijkheden te realiseren. Daarvoor werd samengewerkt met een gespecialiseerde firma. In deze presentatie overlopen we de redenen om voor Drupal te kiezen en de gevolgde aanpak bij de realisering van de site, met de nodige 'do's en don'ts'. Ook de op Drupal gebaseerde opensourcetoepassing Open Atrium komt aan bod. Dit samenwerkingsplatform wordt door de Vlaamse Erfgoedbibliotheek gebruikt om documenten en informatie te delen binnen haar (netwerk-)organisatie.

1. Drupal + Open Atriumbij de VlaamseErfgoedbibliotheek David Coppoolse Stafmedewerker ontsluiting en digitalisering StudievoormiddagOpensourcesoftware voor erfgoedinstellingenFARO | Brussel | 2011-10-12

2. Vlaamse Erfgoedbibliotheek gebruikt voor de organisatiewebsite als ‘extranet’-platform 2011-10-12 2

3. Bron: http://blamcast.net/articles/drupal-modules-word-cloud

4. www.vlaamse-erfgoedbibliotheek.be 2011-10-12 4

5. vlaamse-erfgoedbibliotheek.be/nieuws 2011-10-12 5

6. vlaamse-erfgoedbibliotheek.be/e-erfgoed 2011-10-12 6

7. Uitgangspunten systeemkeuze Standaardhosting (L)AMP ((Linux,) Apache, MySQL, PHP) Webstandaarden Toegankelijk (W3C, Anysurfer) Contentmanagementsysteem Redactie-vriendelijk Open source Geen ‘vendor lock-in’ of licentiekost Generieke componenten Geen (duur) maatwerk } Drupal 2011-10-12 7

8. Open Source Web Content Management 2011-10-12 8

9. Wat biedt een WCM-systeem? Eenvoudig aanmaken van webpagina’s Zonder technische kennis Via een webtoepassing (beheerinterface) Gestuurde publicatie en opmaak (front end) Volgens vooropgezette ‘regels’ Bevordert eenheid van stijl Database-gebaseerde opslag Versus losse paginabestanden Meer mogelijkheden voor databeheer (bijv. tagging) Degelijk vertrekpunt voor realisering website Niet alles ‘uit het niets’ te programmeren 2011-10-12 9

10. HTML + CSS + PHP Web Content Management 2011-10-12 10 Waarmee werkt u liever elke dag?

11. Waarom Drupal? Gevestigd platform Sinds 2001 Zeer actieve community Gebruikt door grote organisaties Degelijke code en API WCM-systeeménapplicatieframework Veel mogelijkheden voor aanpassing en integratie 6000+ communitycontributedmodules Extra functionaliteit zonder maatwerk 2011-10-12 11

12. Drupal= Degelijke basisfunctionaliteiten Webcontentmanagement, plus o.a.: Toegangscontrole Registratie, authenticatie, gebruikersprofielen Menusysteem Taxonomie (trefwoorden, tagging) Zoeken Standaardzoek is beperkt, maar Kan gemakkelijk worden gekoppeld aan krachtige zoekserver (bijv. Apache Solr) 2011-10-12 12

14. Door anderen geprogrammeerd en te hergebruiken

15. Maatwerk

17. Is Drupal eenvoudig? Ja! Quasi elke hosting provider biedt de nodige infrastructuur HTTP-server, (My)SQL-server, PHP-processor Kleine sites kunnen op ‘shared hosting’ Eventueel ook op je eigen PC (via bijv. XAMPP) Een standaardinstallatie is betrekkelijk eenvoudig Idem voor extra ‘kant en klare’ modules en templates Pagina’s aanmaken is een kwestie van inloggen, een formulier opendoen, invullen en opslaan 2011-10-12 15

18. Is Drupal eenvoudig? Neen! Configuratie aanpassen op de eigen wensen vraagt behoorlijke kennis van de (beheers)toepassing Modules en templatesaanpassen of bouwen vraagt grondige programmeerkennis HTML + Cascaded Style Sheets (CSS) + PHP-programmeertaal+ SQL-databasetaal + Programmeerinterface(API) en templatesysteem van Drupal Degelijkbeheervraagtgrondigekennisvan infrastructuur Web- en databaseserver, netwerk, beveiliging, backups, etc. Drukke sites vrageneigen (al dannietvirtuele) server(s) 2011-10-12 16

19. Met andere woorden… Drupal is een uitstekende basis Met enige technische kennis en veel doorzettingsvermogen raak je een heel eind Maar voor iets groots geavanceerds specifieks moois heb je een technische partner nodig 2011-10-12 17

20. Realisering organisatiesite Grote wensen + Beperkt budget (€ 15.000), dus: Doe-het-zelf waar mogelijk / Besteed uit waar nodig Hanteer de 80/20-regel: 80% van de resultaten is het gevolg van 20% van de inspanning (en omgekeerd!) Bestaande modules zoeken om gewenste functionaliteit te realiseren (= 80/20) Afzien van maatwerk (= 20/80) Duur om te maken Duur om te onderhouden 2011-10-12 18

21. Projectstappen 2011-10-12 19

23. Ervoor gekozen om uit te voeren onafhankelijk van de bedrijven die de site zouden realiseren of hosten

24. Profielen:

25. Communicatiedeskundige

26. Businessanalist (ICT-deskundige)

29. In eigen beheer:

30. Projectmanagement

31. Testen

32. Profielen

33. Projectmanager

34. Programmeur

35. Grafisch ontwerper

36. Softwaretester

38. Implementatie op hostingomgeving:webbouwer

39. Gegevensinvoer: eigen beheer

40. Op basis van vooraf gemaakt inhoudsplan

41. Profielen

42. Systeembeheerder

43. Webmaster

45. Gebruikte contributed modules (D6) 2011-10-12 25

46. Niet met Drupal? (Maar wel geïntegreerd) Nieuwsbrieven Online service (CampaignMonitor) Drupal-module: emf (E-MailMarketing Framework) Aangepast e-mailsjabloon Online databanken Gespecialiseerd catalogussysteem (Anet) Drupal-module: iframe Aangepaste stylesheets (CSS) databanken 2011-10-12 26

47. Niet met Drupal? (Maar toch gedaan) collecties.vlaamse-erfgoedbibliotheek Online collectieregister Afzonderlijke Drupal-site Zelfde sjabloon als organisatiewebsite Meer geschikt platform zou zijn: Relationele databank of CollectiveAcccess Al dan niet met Drupalfront end 2011-10-12 27

48. Niet met Drupal? (Écht niet) www.hetdagelijksboek.be Bestaande, statische site Op zichzelf staandepermanente tentoonstelling In PHP (maatwerk) Geen integratie gewenst Migratie naar Drupalonnodig en complex 2011-10-12 28

49. Plus Zeer complete site gerealiseerd met enkel communitycontributed-modules en aanpassing van een basistemplate Vlot redactioneel beheer ‘Alles’ kan (maar je moet niet ‘alles’ doen met Drupal) Mogelijk kleine aanpassingen zelf uit te voeren Min Veel cc-modules slecht gedocumenteerd, uitproberen vereist Cc-modules conflicteren soms of er is geen onderlinge integratie Upgrade naar nieuwe release zal complex zijn 2011-10-12 29 Drupal | Ervaringen

51. atrium.vlaamse-erfgoedbibliotheek.be Samenwerkingsplatform Beperkt toegankelijke website (‘extranet’) Alleen voor vooraf geregistreerde gebruiker Alleen op specifieke ‘groepen’ (‘teamruimtes’) Via eigen URL 2011-10-12 31

52. atrium.vlaamse-erfgoedbibliotheek.be Delen van documenten en informatie binnen de netwerkorganisatie Bestuursorganen WerkgroepenStuurgroepenCollegagroepen Projectteams Ad hoc-samenwerking 2011-10-12 32

54. openatrium.com2011-10-12 33

55. Andere interessante distributies OpenPublish Focus: Nieuwsvoorziening openpublishapp.com OpenPublic Focus: Overheidscommunicatie openpublicapp.com Drupal Commons Focus: Communitybuilding acquia.com 2011-10-12 34

56. Andere interessante distributies COD Focus: Organisatie van evenementen usecod.com Meer distro’s op: drupaldistrowatch.com 2011-10-12 35

58. Grotere groepen?

59. Te ontdekken publiek?

60. Open groepen (integratie)?

61. Community building?

62. Integratie met site(s)?

63. Specifiek uiterlijk?

65. 2011-10-12 38 Open Atrium | Dashboard (Voorpagina) Toont vooralle groepen waarvan iemand lid is: Recente updates Groepen Actiepunten … Aanpasbaar door beheerder

67. Account-opties

69. Groepsmanager kan dit aan-passen, op basis van de behoeften2011-10-12 40

70. Uitbreidingen | Faciliteiten Mappen Bestanden opslaan in mappenstructuur i.p.v. als bijlage in een pagina (alternatief voor Notitieboek) http://nuvole.org/blog/2011/may/25/apps-open-atrium-atrium-folders Tijdsregistratie Registreren van gespendeerde tijd per actiepunt Drupal-module: time_tracker 2011-10-12 41

71. Uitbreidingen | Beveiliging Inloggen met e-mailadres I.p.v. alleen met gebruikersnaam Drupal-module: logintobogan Sterkere wachtwoorden Minimale wachtwoordvereisten Drupal-module: password_policy 2011-10-12 42

72. Uitbreidingen | Databeheer Automatisch oude paginaversies verwijderen Wissen van automatisch aangemaakte revisies van pagina’s (incl. bestanden) na x aantal dagen Drupal-module: revision_deletion Bestandsmappen per groep / per pagina I.p.v. één map voor alle bestandsbijlagen/attachments/132/5541/document.txt Drupal-module: filefield_paths 2011-10-12 43

73. Plus Basisfunctionaliteit voor online samenwerking gratis en ‘out of the box’ Heldere interface (Bijna) alle voordelen van Drupal Robust Flexibel Min Nederlandse vertaling is onvolledig en soms matig Beheer vraagt toch wel enige Drupal-kennis Maatwerk goed implementeren is werk voor OA-specialist Database-intensief, quasi geen caching 2011-10-12 44 Open Atrium | Ervaringen

74. Open Atrium | Meer over… Website: openatrium.com Video’s: Introductionfor site users Introductionfor site administrators Documentatie en support: community.openatrium.com (e-)Boek: TracySmithDrupal IntranetswithOpen AtriumPacktPublishing2011 (ISBN 978-1-84951-112-4) 2011-10-12 45

75. Contactgegevens David Coppoolse Stafmedewerker ontsluiting en digitalisering david@vlaamse-erfgoedbibliotheek.be http://www.vlaamse-erfgoedbibliotheek.be Dit werk wordt ter beschikking gesteld onder de licentie Creative Commons Naamsvermelding-NietCommercieel-GeenAfgeleideWerken 2.0 België