DST - Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte (GED - Gestão Electrónica de Documentos)

Daniel Leite Faria
DOMINGOS DA SILVA TEIXEIRA, S.A.
Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de
transferência de suporte
Relatório do Estágio Curricular
Licenciatura em Ciências e Tecnologias da Documentação e Informação
2014/2015
Tutor: Dra. Sónia Monteiro
Orientador: Engª Cândida Silva
Instituto Politécnico do Porto
Escola Superior de Estudos Industriais e de Gestão
Julho de 2015

Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte
i
Agradecimentos
À Professora Engª. Cândida Silva pela orientação, sugestões, correções e por todo o seu
o tempo dispensado a este trabalho.
À Orientadora de Estágio Dra. Sónia Monteiro pela ajuda prestada e interesse, neste
relevante relatório.
Aos meus pais e amigos pelo apoio e incentivo.
E por fim, um agradecimento muito especial, a todos os que fizeram parte da realização
deste projeto, aqui fica o meu muito obrigado.

ii
Resumo
O presente documento tem como principal objetivo desenvolver a Gestão
Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte. O início da
abordagem do presente estudo foi caracterizado pelo levantamento da informação
existente no arquivo, inventariação e a quantificação da mesma a ser convertida ao
formato digital. Paralelamente foi efetuado um estudo sobre as várias formas e técnicas
de digitalização, assim como quais as técnicas de conversão de arquivos convencionais
para arquivos ou repositórios digitais, que atualmente são implementados nas empresas,
tendo em vista o valor probatório de acordo com a legislação portuguesa.
Assim, foi dada especial importância às necessidades da recuperação da
informação, isto é, obter a informação de forma rápida, rigorosa e fiável, através
mecanismos que visam a conversão do papel em digital, o seu armazenamento,
organização e o devido acesso à informação.
Pretende-se que esta proposta, seja um documento de opção de solução ao
problema existente na empresa e que permita minimizar as principais barreiras a
considerar no âmbito da recuperação e disseminação da informação.
Deverá assumir-se como um relatório de estágio profissional da licenciatura
Ciências e Tecnologias da Documentação e Informação
Palavras-chave (Tema): Gestão Documental, Gestão Eletrónica de Documentos,
Gestão de Imagens (Document Imaging), Digitalização.

iii
Sumário
AGRADECIMENTOS ..........................................................................................................................I
RESUMO..............................................................................................................................................II
SUMÁRIO...........................................................................................................................................III
TABELAS............................................................................................................................................ V
1. INTRODUÇÃO...........................................................................................................................6
2. APRESENTAÇÃO DO LOCAL DE ESTÁGIO ........................................................................8
3. ANÁLISE CRÍTICA DO PROBLEMA....................................................................................10
4. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA.............................................................................................11
1.1 ARQUIVOS DE EMPRESAS EM GERAL ......................................................................................................11
1.2 ARQUIVO DA EMPRESA DST................................................................................................................13
1.2.1 Produção da informação ....................................................................................................14
1.2.2. Eliminação de informação ......................................................................................................15
1.3 SISTEMA DE GESTÃO DOCUMENTAL......................................................................................................16
1.3.1 Sistemas de Documentação e Inventário............................................................................16
1.4 GESTÃO ELETRÓNICA DE DOCUMENTOS (GED).......................................................................................18
1.4.1 Vantagens e Benefícios da Gestão Eletrónica de Documentos...........................................23
1.5 PROCEDIMENTO DE CONVERSÃO PARA FORMATO DIGITAL .........................................................................24
1.5.1 Formato dos ficheiros de documentos eletrónicos .............................................................27
1.6 VALOR PROBATÓRIO, SEGUNDO LEGISLAÇÃO PORTUGUESA SOBRE A TEMÁTICA DE DIGITALIZAÇÃO E ELIMINAÇÃO DA
INFORMAÇÃO.............................................................................................................................................30
5. ATIVIDADES DESENVOLVIDAS..........................................................................................32
i. Análise da Informação existente no aquivo ............................................................................33
ii. Solução de Software GED ........................................................................................................38
iii. Proposta de Solução................................................................................................................39
iv. Outras atividades ....................................................................................................................40
6. CONCLUSÕES .........................................................................................................................41
BIBLIOGRAFIA................................................................................................................................43
ANEXOS.............................................................................................................................................63
ANEXO A REGULAMENTO DO ARQUIVO..........................................................................................................63
ANEXO B PREENCHIMENTO DO MODELO PARA ENVIO DE DOCUMENTAÇÃO DE ARQUIVO...........................................63
ANEXO C AUTO DE ENTREGA ........................................................................................................................63

iv
ANEXO D AUTO DE ELIMINAÇÃO ...................................................................................................................63
ANEXO E CONTROLO DOCUMENTAL DO ARQUIVO DE OBRA (FICHA IT).................................................................63
ANEXO F PROPOSTA COMERCIAL ...................................................................................................................63
ANEXO G SERVIÇOS CONEXOS - KEEP SOLUCTIONS............................................................................................63
ANEXO H CONTRATO DE LINCENÇA DE UTILIZAÇÃO DE PRODUTO DE SOFTWARE.....................................................64
ANEXO I SOFTWARE DE GESTÃO DE ARQUIVOS INTERMÉDIOS E DEFINITIVOS..........................................................64
ANEXO J CURSO DE FORMAÇÃO NO SOFTWARE ARCHEEVO:................................................................................64

v
Tabelas
Não foi encontrada nenhuma entrada do índice de ilustrações.
(…)
NÃO DISPONÍVEL NESTA VERSÃO
(VERSÃO PÚBLICA)
(…)

Daniel Faria 6
1. Introdução
O presente relatório de estágio foi elaborado no âmbito de um projeto da unidade
curricular Estágio Profissional do terceiro ano da Licenciatura em Ciências e
Tecnologias da Documentação e Informação (CTDI), da Escola Superior de Estudos
Industriais e de Gestão (ESEIG) – Vila do Conde, do Instituto Politécnico do Porto, e
foi desenvolvido pelo discente Daniel Faria.
O estágio curricular constou num momento de aprendizagem, no qual permitiu
desenvolver uma consciência critica e a capacidade de compreender a realidade e
interferir com ela.
O projeto realizado pelo estagiário teve como propósito desenvolver uma proposta
de solução à gestão da informação da empresa. Desta forma, documentos existentes no
arquivo, desta entidade, deverão passar a estar disponibilizados numa plataforma
informática. Todo o processo de conversão, assim como, uma proposta de solução estão
apresentados detalhadamente neste documento.
Desta forma, o presente relatório apresenta-se estruturado da seguinte forma:
Numa primeira parte referente ao Arquivo da empresa DST, encontramos aqui
pontos relativos ao arquivo da empresa, à produção da informação e eliminação da
informação.
De seguida, na segunda parte encontramos a temática Sistema Gestão da
Documentação, que relata aspetos e conceitos de Sistemas da Documentação e
Inventário.
A terceira parte é referente à Introdução à Gestão Eletrónica de Documentos
(GED), assim como as vantagens e benefícios do processo de digitalização.
Na quarta parte, é explicado o procedimento de conversão para o formato digital,
tal como o formato de ficheiro que deve seguir na implementação deste projeto.
Na quinta parte está apresentada uma solução de software de GED.
Na penúltima parte e sexta parte é referente à legislação em vigor acerca da
temática de digitalização em Portugal.
Em sétima parte, tecem-se todas as atividades desenvolvidas neste estágio
curricular, desde a análise da informação existente no arquivo, à tomada de decisão final
quanto à problemática encontrada na empresa e outras atividades que foram realizadas
paralelamente no estágio curricular.

Daniel Faria 7
Por último e oitava parte tecem-se as conclusões retidas do presente documento, é
lá onde estão apresentadas as tomadas de decisões e recomendações da proposta final da
solução que atende ao objetivo do estágio.

Daniel Faria 8
2. Apresentação do local de estágio
O estágio curricular foi realizado nas instalações da empresa Domingos Da Silva
Teixeira S.A (DST). A Domingos Da Silva Teixeira S.A é uma empresa cuja sua missão
é dedicar-se à construção civil e obras públicas. Esta empresa surge na da década de 70
com o fornecimento para a construção do Estádio 1.º de Maio em Braga. Nessa mesma
década surge o início da atividade de inertes pela família Silva Teixeira. Em 1985, passa
para Constituição da Domingos Da Silva Teixeira & Filhos, Lda. Em 1992, surge a
Constituição da Imobiliária Teixeira & Filhos, Lda. Em 1996, surge a constituição da
Domingos Da Silva Teixeira – Empreitadas Elétricas, Lda. Em 1997, passagem a
sociedade anonima: Domingos Da Silva Teixeira, S.A. Em 1998, instalação de uma
central de betão pronto em Pitancinhos, Palmeira, Braga. Em 2000, a empresa sofre uma
reestruturação do grupo: constituição da Holding DSTPS, S.A. Em 2001, iniciou-se a
construção do complexo DST Pitancinhos (Palmeira, Braga) incluindo o pavilhão para
as instalações da DST, oficina mecânica, serralharia ligeira, o edifício administrativo do
parque de materiais e logística. Em 2002, mudança da sede e centralização de toda a
atividade (administrativa, técnica e logística) no complexo em Pitancinhos. Em 2005, o
Grande Prémio de Literatura DST torna-se de âmbito nacional, iniciativa que se destina
a galardoar todos os anos uma obra em português, de autor português. Neste mesmo ano
surge a criação da Innovation Point – Investigação e Desenvolvimento, S.A.. Em 2007,
Constituição da InvestHome – SGPS, S.A E Fundo HomeInvest. Em 2008, há um
reforço da aposta no setor das energias renováveis, via constituição da Sub-Holding
DST Energias Renováveis, SGPS, S.A. e da DST Wind, S.A. e através do reforço da
posição acionista no Grupo DST no Parque Eólico do Alto Minho I (25,63%). Em 2009
a Revista Exame, em parceria com a Heidrick & Struggles (H&S), elegem a DST S.A.
como uma das melhores empresas para trabalhar em Portugal. Em 2010, a empresa
aposta no solar fotovoltaico e na eficiência energética através da criação da empresa
DST Solar, S.A. e presentação da “Torre Turística Transportável” como segundo
pavilhão de Portugal na Expo 2010 em Shangai. Em 2011, lançamento da aplicação
“Vocation” desenvolvida pela Innovation Point. Em 2012, reforço da aposta da
internacionalização com a entrada no mercado moçambicano e forte crescimento do
volume internacional. Em 2013, aposta do grupo da inovação: criação da caixa da
inovação e implementação da meia hora diária da inovação e criação da “Powertracker”
desenvolvida pela Innovation Point. Em 2014, o grupo deu início da sua atividade em

Daniel Faria 9
Reino Unido e na Bélgica. Em 2015, Bysteel fecha contrato para a construção metálica
de 12 (doze) hospitais na Republica do Congo. É lançado o projeto “Shair” com
plataforma desenvolvida pela Innovation Point. Foi neste ano também que surgiu o
lançamento do slogan “building culture”. Atualmente, a DST realizou um protocolo
com a Universidade do Minho para implementar o programa de Bolsas de Mérito em
Engenharia Civil.1
O arquivo da empresa DST é constituído por documentos de natureza informativa
administrativa, financeira e histórica. Esta informação é produzida pelos diversos
departamentos que a constituem no âmbito de acumulação, seleção, tratamento e
difusão da informação. Existem dois tipos de organização neste arquivo: a classificação
numérica, implementada desde a existência da empresa ate 2008; classificação
alfanumérica, implementada em 2008 até à atualidade. Este arquivo contem toda a
informação produzida no grupo e respetivas empresas, no exercício de toda a atividade e
conservados a título como prova da informação. O Sistema de Informação Documental
assume-se enquanto recurso estratégico de gestão e conservação do património
documental. O Arquivo é responsável pela gestão documental da informação acumulada
pelos seus serviços, visando salvaguardar tais documentos para servir de prova,
testemunho ou para conservar o seu património cultural.
O arquivo contém um conjunto de medidas e regras, “Regulamento do Arquivo”,
pode ser consultado no Anexo I deste documento.
1
DST, Domingos da Silva Teixeira S.A – Grupo DST: História [Em linha] [Consult. 03 jul. 2015].
Disponível em: URL < http://www.DSTsgps.com/DST-group-pt-pt/history-pt-pt >

Daniel Faria 10
3. Análise crítica do problema
Tendo em conta o crescimento de informação da empresa DST torna-se claro a
necessidade de ferramentas que permitam gerir de uma forma eficiente a documentação
produzida pelos seus serviços. Nesse sentido, a empresa idealizou que o tema “Gestão
Documental do Arquivo de Obra; proposta de transferência de suporte” a vincular-se
como objetivo principal do estágio curricular.
Esta proposta deve permitir que os documentos físicos existentes no arquivo
passem a estar disponibilizados numa plataforma informática, a fim de garantir maior
usabilidade, segurança e essencialmente menor tempo no acesso à informação. Ou seja,
deverá existir um procedimento de transferência de suporte com segurança em que a
informação se torne recuperável informaticamente mais rápido, eliminando assim a
tarefa de re-arquivamento e o aumento do espaço físico no arquivo.
(…)
(VERSÃO PÚBLICA)
(…)

Daniel Faria 11
4. Fundamentação teórica
1.1 Arquivos de empresas em geral
Os arquivos requerem um conjunto de medidas e hábitos que garantem o controlo
efetivo de todos os documentos independentemente da sua idade, desde a sua produção
até ao seu destino final (eliminação ou arquivação permanente), com vista à
racionalização e eficiência administrativas, assim como à preservação do património
documental de interesse histórico-cultural das empresas.
A gestão presume uma intervenção no ciclo de vida dos documentos desde sua
produção até serem eliminados ou arquivados permanentemente. Nesse sentido, um
programa geral2
de gestão compreende todas as atividades inerentes às idades:
Entende-se por primeira idade de Arquivo Corrente que consiste em
armazenamento de documentos vigentes, frequentemente consultados.
Entende-se por segunda idade de Arquivo Intermédio que consiste em
armazenamento de documentos em final de vigência, documentos que aguardam prazos
longos de prescrição ou precaução, raramente consultados e aguardam a destinação
final: se eliminação ou se arquivado permanentemente.
Entende-se por terceira idade de Arquivo Definitivo ou Permanente o
armazenamento a documentos que perderam a vigência administrativa, porém são
providos de valor secundário ou histórico-cultural.
Como verificamos, a arquivística reparte a vida do documento de arquivo em três
períodos: período de atividade, período de semi-atividade e período de inatividade.
Assim, pode-se diferenciar três tipos de arquivos conforme o tipo de documento
predominante:
 Arquivos correntes constituídos por documentos ativos;
 Arquivos intermédios compostos por documentos semi-ativos;
2
CARVALHO, Milena – Projeto de Arquivo: Análise dos manuais de Gestão Documental e
Documentação Acumulada [Em linha] [Consult. 9 jul. 2015]. Disponível em: URL <
http://www.eseig.ipp.pt/moodle1415/course/view.php?id=39 >

Daniel Faria 12
 Arquivos definitivos agrupam documentos inativos.
Na arquivologia é importante ter instrumentos como a ISAD (G), EAD, ISAAR
e OAI-PMH para que a troca eletrónica de informações entre os arquivos seja
satisfatória. Desta forma, é necessário que cada vez mais, os arquivistas comecem a
falar a mesma língua. Nesse sentido, é fundamental o estabelecimento de diretrizes
básicas para todas as atividades relacionadas à organização arquivística, inclusive a
descrição, a saber:
ISAD3
(International Standard Archival Description) uma norma que propõe
padronizar a descrição arquivística a partir de uma estruturação multinível, isto é, do
geral ao particular, inserindo cada item da descrição na estrutura geral do fundo de
arquivo, em uma relação hierárquica.
ISAAR CPF4
– (International Standard Archival Authority Record for Corporate
Bodies, Persons, and Families) Dá indicações para a criação de registos de autoridade
sobre os produtores de materiais arquivísticos.
EAD5
(Encoded Archival Description) esta permite descrever os fundos de um
arquivo num formato legível informaticamente e, assim, fácil de pesquisar, manter e
trocar documentos. EAD é uma linguagem de codificação ou de marcação e é definida
formalmente por uma DTD, ou Definição de Tipo de Documento.
3
TORRE DO TOMBO – ISAD(G): Norma geral internacional de descrição arquivística. 2.ª ed. Lisboa,
2002. [Em linha] [Consult. 22 abr. 2015]. Disponível em: URL < http://act.fct.pt/wp-
content/uploads/2014/05/ISADG_PORT.pdf >
4
CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS - ISAAR (CPF): norma internacional para os
registos de autoridade arquivística relativos a instituições, pessoas singulares e famílias. Paris: CIA, 1995
ISBN 972-8107-36-6
5
THE LIBRARY OF CONGRESS – EAD: About EAD [Em linha] [Consult. 22 abr. 2015]. Disponível
em: URL < http://www.loc.gov/ead/ >

Daniel Faria 13
OAI-PMH6
(Open Archives Initiative for Metadata Harvesting). Um protocolo
cujo principal objetivo é desenvolver e promover normas que facilitem a
interoperabilidade e a livre circulação de metadados e conteúdos entre diferentes
entidades e sistemas de informação.
Estas normas devem ser respeitadas e utilizadas na organização dos documentos
nos arquivos e por consequência implementadas pelos sistemas informatizados de
gestão documental adotados pelos arquivos.
1.2 Arquivo da empresa DST
No caso da gestão de obra do aquivo da DST os documentos têm origem da
realização de várias atividades para a realização/construção da obra. O arquivo está
divido em Arquivo Intermédio e Definitivo, tem uma função orgânico-funcional.
Atualmente pretende-se transferir ou transformar os documentos em papel em
documentos digitais e que sejam geridos por um sistema de gestão eletrónica de
documentos. Este método incorporará uma base de dados e técnicas de classificação e
indexação. Desta forma, a gestão de obra utilizará a tecnologia de Gestão Eletrónica de
Documentos, atualmente conhecida por GED. Os documentos existentes têm origem em
vários formatos, nomeadamente, documentos em papel de diferentes tamanhos, plantas
e mapas de obra, imagens e outros documentos digitais.
Na obra em estudo trata-se de uma documentação que se encontra na sua terceira
idade, arquivo Definitivo. Estes são documentos que já perderam o seu valor
administrativo, porém são repletos de valor secundário e histórico-cultural. Assim,
deve-se manter a existência destes documentos para preservar a memória da empresa e a
sua identidade cultural.
6
OPEN ARCHIVES - The Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting [Em linha]
[Consult. 22 abr. 2015]. Disponível em: URL <
http://www.openarchives.org/OAI/openarchivesprotocol.html >

Daniel Faria 14
1.2.1 Produção da informação
A produção da informação diz respeito à documentação que vai surgindo como
resultado das atividades de uma instituição. O armazenamento tem como finalidade
desviar a produção de documentos que não sejam fundamentais e úteis para a instituição
sendo que para a produção de documentos no âmbito das organizações é possível
distinguir três grandes tipologias: formulários; correspondência e relatórios tendo
sempre em conta as tipologias documentais, a apresentação, a estrutura, os destinatários
e os produtores.
No caso da DST, o armazenamento está prevista nos termos do disposto no art.
5.º do Regulamento do Arquivo mod.05/arq.0 de 30 de novembro, onde refere que a
documentação enviada ao arquivo deve sempre seguir no seu formato original e ser
acondicionada em pastas ou caixas devidamente anexadas no exterior um “Modelo de
Envio de Documentos” (Mod01/arq.0) ou auto de entrega. Este modelo pode ser
consultado no Anexo C deste documento.
Este modelo requer obrigatoriamente os preenchimentos dos seguintes dados:
 Identificação do remetente,
 Tipo de suporte do documento,
 Quantidade de documentos,
 Datas extremas,
 Tradição (original ou copia),
 Descrição da Documentação,
 Prazos de conservação.
Não existe necessidade de efetuar alterações neste procedimento

Daniel Faria 15
1.2.2. Eliminação de informação
Por eliminação entende-se a operação pela qual um organismo se desfaz da
documentação de arquivo à qual não foi reconhecido valor secundário que justifique a
sua conservação permanente. Os processos de eliminação podem variar consoante a
natureza do suporte e o grau de confidencialidade do documento. Relativamente a
documentos eletrónicos, o conteúdo informativo pode ser apagado e o suporte
reutilizado7
.
O processo de eliminação fica ao critério do organismo produtor e detentor da
documentação e deve ter em conta os critérios de confidencialidade e racionalidade.
Para proceder-se a eliminação deve-se elaborar um Auto de Eliminação que constará
como prova da eliminação.
No caso da DST, a eliminação de informação está prevista nos termos do
disposto no art. 9.º do Regulamento do Arquivo mod.05/arq.0 de 30 de novembro, onde
indica que é possível eliminar documentos do arquivo da empresa DST. De salientar
que esta eliminação é feita sem que seja possível a sua reconstituição posterior.
No ato de eliminação será lavrado um auto, designado de “Auto de Eliminação”
(Mod.02/arq). Este modelo pode ser consultado no Anexo D deste documento.
O Auto de Eliminação requer obrigatoriamente os seguintes dados:
 Data da eliminação do documento;
 Identificação do serviço de proveniência;
 Descrição sumaria do conteúdo do documento;
 Datas extremas do documento;
 Tipo de suporte;
 Tipo de unidades de instalação onde estava armazenado o documento;
 Assinaturas dos responsáveis pela eliminação documento;
Não existe necessidade de efetuar alterações neste procedimento
7
CARVALHO, Milena – Projeto de Arquivo: Análise dos manuais de Gestão Documental e
Documentação Acumulada [Em linha] [Consult. 9 jul. 2015]. Disponível em: URL <
http://www.eseig.ipp.pt/moodle1415/course/view.php?id=39 >

Daniel Faria 16
1.3 Sistema de Gestão Documental
Um Sistema de Gestão Documental (SGD) visa dar resposta à gestão de
documentos das empresas ou organizações. Este sistema acompanha todo o ciclo de
vida dos documentos produzidos pelos seus serviços, desde a sua criação até à sua
eliminação, independentemente do tipo de suporte, formato, valor, ou frequência de
utilização. Todos os documentos do arquivo deverão estar integrados numa ferramenta
tecnológica que possibilite a consulta de qualquer documento criado por outras
aplicações.
Atualmente existem enumeras ferramentas tecnológicas que atendem à
recuperação e disseminação da informação. No entanto no caso da DST precisamente na
Gestão da Documental da Gestão de Obra em estudo utilizará a tecnologia conhecida
por GED – Gestão Eletrónica de Documentos8
que é um conjunto de mecanismos
tecnológicos que permite gerir de forma digital os documentos. Esta tecnologia visa a
gestão integrada de diferentes tipos de documentos num arquivo. Estes podem ter
origem de vários tipos; papel, fotografias, mapas ou até mesmo documentos já em
formato digital.
1.3.1 Sistemas de Documentação e Inventário
Em contexto arquivístico, a arquivologia foi sofrendo alterações aos longos dos
tempos, e evoluíram no sentido de uma conceção generalizada enquanto função
arquivística essencial à própria condição de arquivo. Devido às necessidades das
empresas recuperarem rapidamente a sua informação localizada nos seus arquivos, a
informática avança nesse sentido. Assim, surge o interesse em interligar toda a
informação no mesmo sistema melhorando o processo de levantar um documento e de
recuperação da informação num arquivo.
8
BALDAM, Roquemar – GED: Gerenciamento Eletrônico de Documentos. 2.ª ed. São Paulo: Editora
Érica Ltda,2004. 208p. Revisada e atualizada. ISBN 8571949093

Daniel Faria 17
O conceito de inventário segundo Belloto9
é “uma descrição mais ou menos
detalhada dos elementos que compõem um ou vários fundos de arquivos”
O inventário, no contexto da Ciência da Informação, envolve todo o arquivo de
uma forma resumida e visa descrever o conteúdo informativo de cada documento, as
suas séries integrantes e volumes. Paralelamente fornece ao arquivo um instrumento
preliminar de pesquisa. Todavia o inventário necessita de ser atualizado sempre que são
adicionados novos documentos ao arquivo.
Nos arquivos institucionais, para além da descrição e quantificação dos
documentos, está também definida a sua localização, as suas séries, volume de
documentos, assim como os critérios de classificação e de ordenação. Quanto melhor
for a descrição de inventário arquivístico mais rápido o utilizador irá detetar a possível
existência e localização do documento no arquivo. Deste modo, um inventário pode ser
também considerado um instrumento de acesso à informação.
9
BELLOTTO, Heloísa Liberalli – Arquivos Permanentes: tratamento documental. 2.ª ed São Paulo:
FGV Editora, 2004. ISBN 8522504741

Daniel Faria 18
1.4 Gestão Eletrónica de Documentos (GED)
Sistemas de Gestão de Documentos
Os sistemas de gestão de documentos definem-se como o conjunto de elementos
interrelacionados ou que interagem numa organização com o fim de estabelecer
políticas e objetivos, bem como os processos para os alcançar. Num sistema de gestão
para documentos estamos a referir a esse conjunto de elementos relativos aos
documentos.
Sistema de Gestão Eletrónica de Documentos
Estes sistemas surgiram a partir da necessidade das empresas gerirem a
informação que se encontrava destruturada em arquivos visando melhorar o acesso ao
conhecimento explícito da empresa. Este sistema é então um conjunto de ferramentas
tecnológicas e processos que se integram com software de gestão documental e que
permitem uma gestão integrada dos documentos.
Para entendermos o surgimento da GED, é importante conhecermos as áreas de
conhecimento que deram resultado a este conceito. A Ciência da Informação permite
uma multidisciplinaridade com outras áreas do conhecimento, tal como a Ciência da
Computação. As TI foram introduzidas na arquivologia devido ao constante avanço
tecnológico e por grande parte de informação, atualmente é fornecida em meios digitais.
Devido a essa necessidade de gestão documental dos documentos eletrónicos, surgiu a
GED, oriunda da junção da Ciência da Informação, Ciência da Computação e das
Tecnologias da Informação, como mostra a Ilustração 1.

Daniel Faria 19
Ilustração adaptada da imagem elaborada por Hedlund10
O conceito de GED para Thiago Oliveira baseado em Mundo da Imagem (1997)
é “um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (G.E.D.), usa tecnologia
da computação para digitalizar, armazenar, localizar e gerir versões eletrônicas dos
documentos em papel” 11
Segundo Flávio Silva12
baseado em Ralph Sprague Jr., a definição de GED
apresenta-se como:
O nome da GED é composto por três palavras fundamentais “gestão”. A gestão na
arquivologia fica responsável por criar, tratar, organizar, armazenar, salvaguardar, e
disponibilizar os documentos em todas as suas idades. Eletrónica pelo constante uso
obrigatório das tecnologias da informação neste processo. E por ultimo um documento é
10
HEDLUND, Dhion C. – Gestão Eletrônica de Documentos (GED) [Em linha] [Consult. 25 mar. 2015].
Disponível em: URL < http://www.dhionhedlund.com.br/2010/06/gestao-eletronica-de-documentos-
ged.html >
11
OLIVEIRA, Thiago V. dos Santos – Gestão de Documentos Eletrónicos: a ged como ferramenta de
trabalho [Em linha] [Consult. 10 fev. 2015]. Disponível em: URL <
http://monografias.ufrn.br:8080/jspui/bitstream/1/161/1/ThiagoVSO_Monografia.pdf >
12
SILVA, Flávio Luiz D’Oliveira - Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED): Natureza,
Princípios e Aplicações [Em linha] [Consul. 13 mar 2015]. Disponível em: URL <
http://pt.scribd.com/doc/81522882/GED-NaturezaPrincipioAplicao#scribd >
Ilustração 1 A Multidisciplinaridade que originou GED
Ciência da
Computação
Ciência da
Informação
Tecnologias
da Informação
GED

Daniel Faria 20
um conjunto de informações pertinentes a um tópico, estruturado para a compreensão
humana, um documento é armazenado e manuseado como uma unidade.
As novas tecnologias vieram facilitar o utilizador no acesso a diversos tipos de
informação. E são vários os tipos de tecnologia existentes no mercado e alguns são
fundamentais para a gestão eletrónica de documentos, entre os computadores, scanners,
rede de computadores, discos de armazenamento, sistemas operativos, software de
gestão, etc.
Para as empresas, os documentos provenientes do processo de conversão em
digitais, ou seja, os documentos convencionais que são submetidos a digitalização, são
motivados pelo aspeto de reduzir o espaço físico do seu arquivo, por ser mais fácil o seu
manuseamento e por dar um grau de rapidez elevado no acesso e disseminação da
informação.
A digitalização é uma técnica que mostra muitos benefícios e desperta um
interesse e motivação ao profissional da informação. No entanto, podemos afirmar que o
maior desafio não está ligado propriamente ao processo de digitalização, mas sim no
processo de indexação da informação e na criação de software de gestão eletrónica de
documentos que visam atender as necessidades das empresas. A digitalização não deve
ser confundida com a microfilmagem.
A microfilmagem consiste num sistema de gestão e preservação da informação
mediante a captação de imagens de documentos por processo fotográfico. Os
documentos são primeiramente digitalizados e indexados para que a sua localização seja
possível. Depois de efetuada a captura e a ordenação dos documentos, estes são
guardados em microfilme, de forma permanente, preservando e protegendo a
informação neles contida.
Em Portugal, de acordo com a legislação, o microfilme pode reproduzir os
mesmos efeitos legais dos documentos originais. A microfilmagem tem como principais
vantagens o menor custo, deterioração morosa e o facto de ser mais compacto que o
papel. No entanto, este processo depara-se com algumas desvantagens, nomeadamente,
o facto de o microfilme apresentar uma imagem de pequena dimensão para ler a olho
nu, uma fotocopiadora convencional não consegue reproduzir essas imagens e por se
tratar de um processo analógico a sua cópia perde a qualidade.

Daniel Faria 21
No caso do presente projeto de estágio a microfilmagem não atende às
necessidades da empresa porque iria aumentar ainda mais o tempo de acesso à
informação, sendo que o objetivo é melhorar o tempo de acesso à documentação. Por
essa razão selecionou-se uma obra de estudo sem valor administrativo, ou seja, neste
caso em concreto toda a documentação digitalizada poderá ser posteriormente
eliminada. E importante referir que a restante documentação no arquivo da DST tem
valor administrativo e desta forma não é recomendado a eliminação desses documentos,
caso terem sidos submetidos a digitalização. Convém frisar que o valor legal dos
documentos atualmente Portugal apenas é garantido pelos documentos originais e pela
microfilmagem.
Ao logo dos tempos têm surgido algumas ferramentas que poderão ser utilizadas
em sistemas de gestão eletrónica. Qualquer um tipo das tecnologias referidas abaixo
funcionam de forma independente e são uma solução de sistema GED. BALDAM13
,
destaca 7 (sete) tipos destas tecnologias que segundo o autor são as tecnologias mais
utilizadas, como: Document Management (DM), Engineering Document Managemet
System (EDMS), Image Enable (IE), ERM/COLD, Forms Processing e Workflow e
Document Imaging.
Document Management (DM): Gestão de Documentos. Permite controlar os
documentos desde a sua criação até à sua eliminação. Acompanha assim todo o ciclo de
vida do documento. Todos os documentos que estejam em uso, a serem modificados, a
serem vistos etc. São sistemas de interface bastante mais complexa e requerem maior
investimento.
Engineering Document Managemet System (EDMS): Sistema de Gestão de
Documentos Técnicos é destinado a documentos de engenharia/técnicos como plantas,
desenhos, especificações, listas de materiais etc.
Image Enable (IE): Imagem visível. Esta tecnologia visa anexar aos documentos a
programas diversos que necessitem de documentos para completar a informação
pretendida.
13

Daniel Faria 22
ERM/COLD - Enterprice Report Management / Computer Output Laser Disk
Apesar do termo COLD ainda ser frequentemente usado, este está a ser substituído pelo
ERM. Estas tecnologias visam a gestão corporativa de relatórios, normalmente criados
por sistemas complexos. Os relatórios são criados e geridos em formato digital,
podendo ser realizadas anotações sobre o relatório sem afetar o documento original.
Forms Processing (FP). Processamento de formulários. Esta tecnologia visa a
capturarão de informação de formulários, geralmente produzidos exclusivamente com
esse intuito. Essa informação é recolhida de forma automática, através de padrões de
reconhecimento como o código de barras, o Intelligent Character Recognition (ICR) ou
Optical Character Recognicion (ORC). IRC ou ORC são tipos de reconhecimento
automático de caracteres.
Workflow: Fluxo de trabalho. Trata-se de outro tipo tecnologia e processo, mas
associado com uma tecnologia GED. Esta tecnologia garante o acompanhamento
constante de todas as atividades e um aumento produtivo na realização das atividades.
No entanto esta tecnologia necessita estar associada a outra tecnologia GED, dando
assim um suporte documental necessário ao processo.
Document Imaging: Este tipo de tecnologia é responsável por uma conversão de
documentos em meio físico para o digital, ou seja, de papel para imagem digital. O
documento é digitalizado num scanner e indexado de forma a ter uma maior
organização facilitando a procura da imagem do documento. Este recurso é atualmente
o mais utilizado na indústria de criação de arquivos digitais institucionais.
Todavia o método tecnológico para a gestão eletrónica de documentos a adotar no
caso da DST é aquele que visa a conversão de documentos de suporte físico para o
suporte digital, é a técnica designada de “Document Imaging”. Tecnologia difundida do
GED mais utilizada para a conversão de papel em digital, através de processos de
digitalização com aparelhos, scanner.
BALDAM14
, aponta três princípios de uma solução Document Imaging:
 Usado para documentos que não deverão sofrer mais alterações;
 Trabalhar com documentos digitalizados;
14

Daniel Faria 23
 Tendência de formar índices de consulta em bases de dados de acordo com
o Plano de Arquivo.
1.4.1 Vantagens e Benefícios da Gestão Eletrónica de Documentos
A GED tem um potencial contributo na tarefa da gestão da informação, trazendo
enumeras vantagens para as entidades produtoras que começam por usa-la como
ferramenta de trabalho. Desta forma, a GED fornece várias vantagens a quem trabalha
com documentos, como:
 Múltiplo acesso aos documentos;
 Redução do espaço físico;
 Segurança no acesso, apenas pessoas autorizadas;
 Acesso em diferentes locais da empresa, intranet;
 A informação não se deteriora como os documentos convencionais;
 Elimina a existência de documentos obsoletos;
 Elimina atividades de ir buscar e devolver o documento no arquivo;
 Maior flexibilidade na alteração de documentos.
Como qualquer outro tipo de sistema este também traz algumas desvantagens. Uma
das mais relevantes é que apenas a microfilmagem tem força probatória do original.
Todas as outras tecnologias provenientes da GED como digitalização, por exemplo,
ainda é necessário guardar os documentos no seu formato original. Geralmente são
documentos de alta relevância para a empresa ou em situações em que é necessário
realizar prova legal, onde é importante manter o formato original dos documentos.
Geralmente, a implantação de sistemas de GED numa empresa requerem investimentos
financeiros avultados.
.

Daniel Faria 24
1.5 Procedimento de conversão para formato digital
Procedimento de produção de documentos eletrónicos visa gerir a informação de
forma mais eficiente. Desta forma o processo de conversão de documentos
convencionais para digitais deverá proceder algumas etapas. As etapas, abaixo
apresentadas, foram baseadas nas várias fontes de literatura15
existentes e delineadas na
bibliografia deste trabalho.
a) Conhecimento: Deve-se conhecer toda a documentação criada pela empresa,
recomenda-se a realização de um inventário da mesma, esta pode ser feita numa
folha de recolha-de-dados. Conhecer o devido método de organização da
empresa assim como, pensar como deverá ser feita a sua manipulação quanto ao
seu armazenamento.
b) Preparação: Trabalho onde se deverá reparar as folhas deterioradas/rasgadas e
remover todos os agrafos, clippers, encadernações, desmontar capas, etc.
c) Digitalização: Consiste em converter de um suporte físico de informação
(documento em papel) para um suporte em formato digital informatizado. Ou
seja, é a operação de introduzir os documentos num scanner e realizar devida a
digitalização do documento. Verificou-se na maioria das empresas que fornecem
o serviço de digitalização que os documentos são digitalizados pela ordem de
chegada, noutras os documentos são pré-classificados antes da digitalização.
15
DUTRA, Ângelo Leão - Uma Metodologia Para a Implantação de Sistemas de Gerenciamento
Eletrónicos de Documentos Baseado na Experiencia da Rondónia [Em linha] [Consult. 12 mar. 2015].
Disponível em: URL < https://repositorio.ufsc.br/bitstream/handle/123456789/81439/190106.pdf >
BERNARDES, Ieda Pimenta – Gestão Documental Aplicada [Em linha] [Consult. 9- fev. 2015].
Disponível em: URL <
http://www.arquivoestado.sp.gov.br/site/assets/publicacao/anexo/gestao_documental_aplicada.pdf >
SILVA, Danielle – GED Gerenciamento Eletrónico de Documentos: A tecnologia que está a mudando o
mundo [Em linha] [Consul. 20 abr 2015]. Disponível em: URL <
http://www.iterasolucoes.com.br/Site/images/stories/Itera/SalaLeitura/ged_gerenciamento_eletronico_de_
documentos.pdf >

Daniel Faria 25
d) Inspeção: As imagens deverão ser inspecionadas pelo operador imediatamente
apos a sua digitalização, a modo de garantir que o documento digitalizado se
encontre devidamente legível. Caso contrário este deve repetir a digitalização.
e) Indexação: Enquanto digitalizar um documento leva pouco tempo ao operário,
indexá-lo pode levar mais tempo uma vez que é preciso analisá-lo e decidir
quais palavras-chaves. É um procedimento mais demorado, investimento maior
e requer uma grande sensibilidade por um profissional, esta etapa deverá ser
feita por profissionais da informação, pessoas devidamente capazes de a realizar
de forma eficiente. A indexação deverá sempre ser feita semelhante à indexação
que foi realizada aos documentos de papel.
O acesso à recuperação à informação dependerá da sua indexação. Deste modo a
indexação é o ponto fulcral para a sua futura localização, o maior investimento
deverá ser aplicado nesta fase.
A indexação no caso da DST deverá seguir os termos padronizados já de acordo
com a folha “Controlo Documental (Arquivo de Obra) ”, disponível para
consulta no Anexo E, deste documento. Para a descrição do conteúdo
informativo operador deverá realizar a indexação de citações ou assuntos ou
ideográfico. Quanto ao número de termos, cabe à entidade externa definir um
número de acordo com a folha “Controlo Documental (Arquivo de Obra) ” e
com aquilo que acham necessário para descrever o conteúdo informativo do
documento (indexação de extração).
Atualmente já existem softwares que fazem reconhecimento de caracteres e
realizam a indexação automática, eliminando assim a indexação manual, no
entanto não é aplicável aceitável no caso da DST por existirem vários
documentos manuscritos onde não é possível a sua inexação automática. Esta
forma de indexação não é aconselhável, na minha opinião, pois o software não é
capaz de analisar nem de conhecer a natureza e conteúdo informativo do
documento manuscrito.
Entende-se que a indexação por atribuição envolve as palavras-chaves/termos a
partir de uma fonte que não é o próprio documento. (Neste caso em concreto
será a folha “Controlo Documental (Arquivo de Obra)” como já antes referido).
A indexação, em sentido lato, significa elaborar índices. Um índice é
instrumento de referência; guia; instrumento de acesso à informação. Os índices
têm elementos constitutivos como: a rubrica (cabeçalho, ponto de acesso), a

Daniel Faria 26
referência (conduz ao documento ou à informação) e a informação (geralmente
de tipo bibliográfico).
Os índices podem distinguir-se duas categorias: índices independentes ou
índices dependentes. Os índices independentes possuem uma consulta a um só
tempo (mais rápido e agradável), todavia aponta como inconveniente referências
extensas (mais espaço) e há uma necessidade de limitar o número de entradas.
Os índices dependentes apontam como vantagens: mínimo de espaço; facilidade
de elaboração e a sua não limitação quanto ao número de entradas todavia o seu
maior inconveniente é a consulta ser em dois tempos (processo mais demorado).
Existe uma grande numeração de tipos de índices, todavia aqueles a que
mais atentam o objetivo do presente projeto é o índice por assuntos ou
ideográfico e o índice por citações.
Entende-se por índice de assuntos ou ideográfico a relação alfabética dos
assuntos que são tratados numa obra elaborada para facilitar ao leitor a consulta
da mesma. Entende-se por índice de citações o documento secundário que
relaciona documentos com outros em que eles são citados.
UNISIST define indexação como sendo uma operação que consiste em
descrever e caracterizar um documento com a ajuda da representação dos
conceitos nele contidos, ou seja, transcrever em linguagem de indexação esses
conceitos, após tê-los extraído do documento, através de uma análise.16
Da definição de indexação podemos resumir que: indexar implica um
processo de análise, a informação existem conceitos (ideias) e que que a
indexação faz representar através de uma linguagem de indexação (as rubricas,
os pontos de acesso). E que a linguagem de indexação mostra algumas técnicas,
como thesaurus, vocabulário controlado e listas de cabeçalho como um
mecanismo de revisão e avaliação da indexação.
16
UNISIST – Principes d'indexation. Paris: UNESCO, 1975. 13p. (SC.75/WS/58)

Daniel Faria 27
Quando se fala em índices, na implantação de um sistema GED, atende-se à
elaboração de um processo designado de indexação. Ou seja, para que os documentos
eletrónicos sejam facilmente recuperados é necessário realizar a sua indexação.
f) Armazenamento: Consiste no local onde é armazenado (guardado) todos os
documentos eletrónicos. Qualquer tipo de armazenamento em usos comuns que
exijam grande espaço poderão ser usados em ambientes GED. Todavia, existirão
sempre opções melhores do que outras.
Habitualmente as imagens digitalizadas e indexadas podem ser transferidas para
discos óticos ou magnéticos.
Exemplos de discos óticos mais utilizados são:
 CD, DVD, Blue-Ray, Worm,
Exemplos de discos magnéticos mais utilizados são:
 Discos rígidos, pen-drive, fitas magnéticas.
1.5.1 Formato dos ficheiros de documentos eletrónicos
Deveremos ter uma especial atenção aos formatos que os ficheiros deverão
possuir depois do processo de digitalização. O formato de compressão deverá contribuir
para armazenamento de acesso rápido e de modo que não se perca informação.
Atualmente os formatos mais utilizados nestas circunstancias de atividade são:
 TIFF -Tagged Image File Format
 JPEG - Joint Photographic Experts Group
 PNG - Portable Networks Graphic
 PDF – Portable Document Format

Daniel Faria 28
BALDAM17
, em 2004 aponta que o padrão mais utilizado nos sistemas de
Gestão de Documentos Eletrónicos é o TIFF. Segundo o autor existem vários tipos de
TIFF mas o TIF Group IY é realmente o preferido pela indústria especializada nesta
área. Este formato permite-nos alto nível de compressão e permite documentos muti
paginados.
Já estudos mais recentes18
(2010) apontam que o padrão mais utilizado em GED
são os documentos provenientes da extensão PDF, está a ser a mais utilizada na área da
informática19
. A grande vantagem é que este permite índices no próprio documento, isto
é, pode-se com este formato navegar através de hiperligações entre o próprio
documento.
Nos ficheiros oriundos do formato PDF é possível uma indexação de texto
dentro do próprio documento, auto ajustes na impressão, a possibilidade de criptografar
o documentos eletrónicos através de passwords, tratamento homogéneo quanto ao uso
de cores (preto e branco e cores).
BORGES20
, mostra-nos que outra grande das vantagens do uso do formato PDF,
é que ocupa pouco espaço de armazenamento. Entre outros vários tipos de formatos de
ficheiros, o formato PDF, na comparação deste autor, destaca-se o mais baixo nível de
tamanho, tanto a cores como a preto e branco.
O formato mais considerável e que mais vantagens aponta na implantação dum
sistema Gestão Eletrónica de Documentos é então o PDF. É um formato que integra
representação de texto com imagens, permite que o texto seja pesquisável. Numa
imagem não se consegue pesquisar o seu conteúdo. Neste tipo de ficheiros encontramos
17
18
MENDES, Sabrina – Estruturação para gerenciamento eletrónico de documentos [Em linha] [Consul.
20 abr 2015]. Disponível em: URL < http://tcc.bu.ufsc.br/Contabeis283418.pdf >
19
FERREIRA, Miguel – introdução à Preservação Digital: Conceitos, estratégias e actuais consensos [Em
linha] [Consul. 15 mai 2015]. Disponível em: URL <
https://repositorium.sdum.uminho.pt/bitstream/1822/5820/1/livro.pdf >
20
BORGES, Karen Selbach - Bibliotecas digitais: um sistema para o controle de empréstimos e
devoluções de objetos digitais. [Em linha] [Consult. 24 fev. 2015]. Disponível em: URL <
http://www.pucrs.br/biblioteca/bibdigital/acervo/dismestrado/diskarenb.pdf >

Daniel Faria 29
a extensão .pdf. Um formato proveniente da Adobe que oferece ao utilizador grandes
vantagens.
Para a concretização com sucesso neste procedimento de conversão para formato
digital é importante dar destaque as legislações em vigor do país em que transferência
de suporte da documentação, será realizada.

Daniel Faria 30
1.6 Valor probatório, segundo legislação portuguesa sobre a temática
de digitalização e eliminação da informação
Transferência de suporte da documentação.
A transferência de suporte para digital é possível nos termos do n.º 2 do art. 5.º
do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho e do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de
Dezembro. Esta substituição de suporte apenas pode ser realizada com a autorização da
DGLAB.
Microfilmagem e a sua força probatória do original.
Sim. Nos termos do disposto no art. 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de
Dezembro, as cópias obtidas a partir da microcópia autenticada têm a força do original.
Digitalização e a sua força probatória do original.
A digitalização é admissível desde que seja aposta uma assinatura eletrónica
qualificada a cada documento individual. O Decreto-Lei n.º 88/2009, de 9 de Abril, não
confere a um documento assinado por assinatura eletrónica qualificada como
documento autêntico. Apenas confere que os documentos assinados por assinatura
eletrónica tem valor probatório equivalente a documento particular autenticado. Desta
forma, a digitalização não tem força provatória do original.
Apenas as cópias obtidas a partir da microfilmagem têm a força do original.
Eliminar documentos de conservação permanente após terem sido microfilmados
ou digitalizados.
Os documentos de conservação permanente microfilmados, digitalizados ou
reproduzidos sob qualquer outra forma devem ser preservados até ser emitida
autorização de eliminação.
A DGLAB, no âmbito da sua ação fiscalizadora, reserva-se o direito de receber e
analisar as fichas técnicas de controlo de qualidade dos microfilmes produzidos e de
realizar testes de qualidade por amostragem aos filmes executados, antes de emitir a
autorização de eliminação.

Daniel Faria 31
Requisitos necessários para possuir a merecida autorização de substituição de
suporte.
É necessário o conhecimento da DGLAB para que nos seja cedido à empresa uma
autorização de substituição de suporte. Nos termos do n.º 2 do art. 5.º do Decreto-Lei n.º
121/92, de 2 de Julho21
é necessário que a empresa conheça os processos de
digitalização de suporte a utilizar (se digitalização, se microfilmagem, se ambos).
21
BGLAB, Direção-Geral do Livro Dos Arquivos e das Bibliotecas - FAQ [Em linha] [Consult. 13 mai.
2015]. Disponível em: URL < http://arquivos.dglab.gov.pt/servicos/consultorias/faqs/#C6.5
>

Daniel Faria 32
5. Atividades Desenvolvidas
(…)
(VERSÃO PÚBLICA)
(…)

Daniel Faria 33
i. Análise da Informação existente no aquivo
Após a recolha de informação e analisados os documentos da produção de obra,
existentes no arquivo, foram identificados e quantificados os tipos de documentos.
Abaixo é mostrados os tipos de documentos identificados na obra em estudo,
Empreitada Troço Miranda do Corvo Serpins do Ramal da Lousã. É importante
mencionar que não analisei todo o arquivo, mas sim uma parte dele.
As pastas pertences à Gestão de Obra são 178 (cento e setenta e oito). Esta obra
encontra-se, com os seus documentos em bom estado de conservação. Reparou-se na
existência de documentos digitais, gravados em CR- ROM e armazenados juntamente
com as mesmas pastas. Encontram-se folhas a cores, com fotografias de máquinas e de
obras. Existem vários formatos de dimensões das folhas, maioritariamente folhas em
tamanho A4, e numa percentagem menor A5, e A6. Uma parte da obra são mapas de
execução de obra em formato A2 e a cores.
Segue abaixo, a quantificação aproximada por tamanho de documentos;
 Folhas A4 total: 70 520 documentos (cores 5%)
 Folhas A5 total: 3 503 documentos
 Folhas recortadas: 1 450 documentos
Depois de concluir a inventariação realizada através de uma folha de recolha de
dados (pode ser consultada no Apêndice I).
A folha de recolha de dados é constituída pelos seguintes campos:
 ID Pasta: representa a identificação da capa visível na lombada.
Por exemplo “P2 – 0040 Pasta N.º 28”
 Designação: Área proveniente da documentação. Por exemplo “Qualidade”,
“Administrativo”, “Planeamento”.
 Conteúdo: Deverá corresponder aos termos utilizados e já padronizados da folha
de Controlo Documental do Arquivo de Obra (ficha IT), disponível para
consulta no Anexo C. Este campo é preenchido pelo termo numérico que

Daniel Faria 34
representa cada documento. Por exemplo, “8.1” que irá significar plano de
qualidade.
 Dimensão: Tamanho do documento físico em papel. Por exemplo, A4, A2
 Outros Sup. Deverão conter a plavra “Sim” se existir documentos em outro
suporte (CD-ROM). ‘
 Conservação: Estado da documentação deverá ser avaliado em, mau, razoável,
bom, excelente.
 Quantidade: Devera referir a quantidade de informação contida na capo se cheia
ou pouca.
 Clipers/ Agrafos: Sim se a documentação tiver tanto clipers como agrafos.
Escrever apenas cliplers se apenas se constatar somente a presença deles.
Escrever apenas agrafos se apenas se constatar somente a presença deles
 Obs. Qualquer observação que o funcionário acha que é conveniente referir,
pode ser representado neste campo.
A obra em estudo expede vários tipos de documentos para serem armazenados no
arquivo, onde estão organizados por assunto.
Nas pastas cujo assunto se designa de “Dono de Obra/fiscalização/projetista/
entidades licenciadoras” expede documentação como:
 Atas de Reunião
 Correspondência recebida (carta, fax, mail)
 Correspondência enviada (carta, fax, mail)
 Livro de Obra (cópia)
 Pedidos de esclarecimentos
 Contratos
 Receções (parciais, provisórias)
 Autos de suspensão
Nas pastas cujo assunto se designa de “Projeto “expedem documentação como:
 Peças desenhadas acompanhadas
 Peças desenhadas obsoletas devido a alterações ao projeto
 Peças escritas
 Cláusulas técnicas gerais/especiais
 Cláusulas jurídicas gerais/especiais

Daniel Faria 35
 Mapa de quantidades
 Desenhos de preparação
 Telas Finais
 Estudos vários
 Aprovisionamento, Subempreiteiros e fornecedores
 Contratos
 Relatórios de ensaio de materiais, caso sejam solicitados
 Catálogos, caso existam em obra
 Correspondência recebida
 Correspondência enviada
 Planos de Trabalho com fornecedor
 Planos de Aprovisionamento
Nas pastas cujo assunto se designa de “Administrativo” expedem documentação
como:
 Registos de horas de equipamentos
 Registo de horas de mão-de-obra (DST e subempreiteiros)
 Materiais (guias de remessa, faturas, guias de transporte)
 Subempreiteiros (Mapa mensal de Mão de Obra, autos de medição)
 Equipamento (Controlo de Ferramentas de Estaleiro, guias de transporte
de equipamentos.)
 Pessoal DST (plano de férias)
 Caixa (cópia de compras a dinheiro, listagens de compras a dinheiro)
 Documentos a aguardarem lançamento
Nas pastas cujo assunto se designa de “Jurídico-legal” expedem documentação
como:
 Registos de factos importantes e suas consequências
 Documentos relativos a reclamações

Daniel Faria 36
 Listagem de legislação aplicável em obra
Nas pastas cujo assunto se designa de “Segurança e Saúde” expedem documentação
como:
 Plano de segurança e saúde
 Compilação técnica
Nas pastas cujo assunto se designa de “Ambiente” expedem documentação como:
 Documentação informativa sobre o sistema de gestão ambiental
 Instruções de Trabalho/ Procedimentos de Controlo Ambiental
 Legislação aplicável
 Modelo de Registo de Dados de Resíduos de Construção e Demolição
 Certificados de Receção de Resíduos de Construção e Demolição
 Licenças Especiais de Ruído
 Licenças de Utilização de Recursos Hídricos
 Outras licenças (ex.: Licenças de Abate de Arvores)
 Autorizações de proprietários para utilização de terrenos para
armazenamento temporário ou outro tipo de autorizações
 Correspondência recebida/ Correspondência enviada
 Registos ambientais (ex. consumos de água)
Nas pastas cujo assunto se designa de “Qualidade” expedem documentação
como:
 Planos da Qualidade
 Registo de verificação e controlo preenchidos
 Processos da receção do aço (cópia da G.R., certificado do CERTIF,
ensaios do produtor e etiqueta dos atados)
 Relatórios de ensaio ao aço das amostras recolhidas em obra

Daniel Faria 37
 Relatórios de ensaios (solos, etc)
 Registos topográficos
 Aprovação de materiais acompanhados das respetivas fichas técnicas e
certificados)
 Listagem de EMM e respetivos certificados de calibração
 Lista de não conformidades e ocorrências a fornecedores / BNC
 Relatórios mensais de qualidade
Nas pastas cujo assunto se designa de “Planeamento” expedem documentação
como:
 Planeamento de concurso
 Planeamento definitivo
 Cronograma financeiro
 Plano de equipamentos
 Plano de mão-de-obra
 Balizamentos
 Planos detalhados
 Planos de recuperação
 Processo de prorrogação de prazos
 Relatórios semanais de acompanhamento de atividade
 Atas
Nas pastas cujo assunto se designa de “Consórcios” expedem documentação como:
 Contrato do Consórcio
 Regulamento do Consórcio
 Acertos de contas
 Adjudicações do consórcio
 Atas de reuniões de C.O.F.

Daniel Faria 38
ii. Solução de Software GED
Para obtermos a solução mais completa foi necessário procurar software que
atende às seguintes características.
O Software Archeevo visa a gestão integrada de arquivos intermédios ou
definitivos. Esta solução garante toda a gestão de todo o ciclo de vida dos documentos
digitalizados, desde o momento da sua indexação até este for emitido para ser
eliminado. Para um documento ser eliminado, este software possui uma funcionalidade
que reconhece a documentação que já passou o seu tempo de retenção e notifica assim o
seu responsável desse facto, assim como pode gerar o seu próprio auto de eliminação.
Na sua descrição arquivística, é possível alterar os níveis de descrição, assim
como alterar os campos de descrição, o sistema de codificação. Este software é
compatível com todas as mais recentes versões do sistema operativo Windows, pois o
Archeevo possui um ciclo de desenvolvimento continuo.
No que diz respeito a segurança, este software contém segurança contra a
invasões de terceiros, segurança contra a eliminação involuntária de documentos,
segurança contra modificações involuntárias dos documentos, segurança no suporte ao
nível do registo de descrição, esta última mostra que o dono do registo pode dar
permissões de edição, eliminação, leitura a outros utilizadores.
Esta solução estabelece em três normas internacionais: ISAD (International
Standard Archival Description), EAD (Encoded Archival Description) e OAI-PMH
(Open Archives Initiative for Metadata Harvesting).
ISAD e EAD destinam-se à descrição arquivística e OAI-PMH destina-se a
publicação em portais online.
Esta solução de software é também compatível com as Orientações para a
Descrição Arquivística (ODA), sendo um conjunto de orientações para a implementação
das normas ISAD e ISAAR em Portugal.

Daniel Faria 39
iii. Proposta de Solução
Para a prosseguir com o processo de conversão de documentos do arquivo da DST
para digital a empresa que mais respeita as técnicas mais recomendadas nesta temática é
a Keep Soluctions. Deste modo, a empresa DST poderá contar com o auxílio do
software de gestão de arquivos intermédios e definitivos Archeevo da Keep Soluctions.
Foram criadas algumas medidas de encargos pelo discente deste projeto que
atendessem ao menor custo a nível financeiro possível à empresa DST. Tais como:
(…)
(VERSÃO PÚBLICA)
(…)
Este documento visa facilitar a decisão de como investir na tecnologia de Gestão
Eletrónica de Documentos. É importante sublinhar que o presente é um estudo realizado
por âmbito académico, onde não se verifica a existência de nenhum custo apresentado à
empresa apenas são descritos orçamentos como propostas de solução. Este documento,
atenta os objetivos delineados quanto ao início do projeto indicando como resultado
uma proposta de solução.

Daniel Faria 40
iv. Outras atividades
(…)
(VERSÃO PÚBLICA)
(…)

Daniel Faria 41
6. Conclusões
Tendo em vista o que foi apresentado neste documento, verifica-se uma
necessidade da gestão de informação no arquivo da DST. O método mais adequado a
esta gestão é através da GED, como já referido, este garante uma maior segurança na
informação, na tecnologia e essencialmente no procedimento de recuperação e
disseminação da informação.
A GED é uma ferramenta tecnológica de apoio à gestão documental que garante a
segurança, a preservação e o acesso mais rápido à informação. O documento que antes
levaria horas, dias ou que até poderia ser extraviado, com a GED o tempo de
recuperação do documento leva pouco mais do que um minuto.
Assim como a web conseguiu expandir-se a grande nível mundial pelo facto de
disponibilizar um acesso à informação bastante rápido, o sistema document imaging
(sistema usado neste estudo) também oferece uma grande valia às empresas por permitir
uma recuperação da informação existente nos seus documentos.
Neste documento que pretende congregar a gestão de obra e gestão eletrónica de
documentos, no entanto, torna-se complexo pelo facto de ser um procedimento que
requer alto nível de investimento. Para que este documento resulte é necessário que a
empresa forneça como suporte o seu atual sistema informático intranet e que permita de
certa forma os colaboradores a trabalhem on-line.
Outra questão, é o investimento numa entidade externa a desempenhar as tarefas
necessárias, é uma grande barreira a ultrapassar, uma vez que requer um forte
investimento por parte da empresa e formação técnica específica para um número médio
de colaboradores.
No entanto, torna-se bem evidente a necessidade das tecnologias de informação,
como condição obrigatória, para o tratamento de todo este projeto.
As maiores dificuldades na realização deste projeto, fora especialmente a nível
literário, isto é, demasiada informação para ler e pouco tempo.
Dificuldades a nível prático foram sentidas mas não com tanta relevância, inicialmente
demorou cerca de uma semana a decidir o tema principal a vincular-se ao projeto de
estágio.
A realização deste estágio foi sem dúvida importante para a minha formação,
tanto pessoal a nível profissional com pessoal. Integrar uma equipa de trabalho na sua

Daniel Faria 42
totalidade é uma experiencia fundamental, é necessário existir muito diálogo,
coordenação e saber gerir os pequenos conflitos internos para que o trabalho de cada um
corra da melhor forma e que a empresa seja funcional na sua totalidade. Aqui pude
aplicar conhecimentos adquiridos nestes três anos de aprendizagem na Licenciatura
Ciências e Tecnologias da Documentação e Informação na ESEIG.

Daniel Faria 43
Bibliografia
TORRE DO TOMBO - Recomendações para a gestão de documentos de arquivo
eletrónicos / Instituto dos Arquivos Nacionais - Torre do Tombo, Instituto de
Informática ISBN: 972-8107-59-5
BELLOTTO, Heloísa Liberalli – Arquivos Permanentes: tratamento documental. 2.ª ed
São Paulo: FGV Editora, 2004. ISBN 8522504741
BALDAM, Roquemar – GED: Gerenciamento Eletrônico de Documentos. 2.ª ed. São
Paulo: Editora Érica Ltda,2004. 208p. Revisada e atualizada. ISBN 8571949093
FERREIRA, José – A Prática da Gestão do Conhecimento em Empresas Públicas: O
Caso da EMAE. Rio de Janeiro, E-papers Serviços Editoriais Ltda, 2002.
CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS - ISAAR (CPF): norma
internacional para os registos de autoridade arquivística relativos a instituições, pessoas
singulares e famílias. Paris: CIA, 1995 ISBN 972-8107-36-6
DST, Domingos da Silva Teixeira S.A – Grupo DST: História [Em linha] [Consult. 03
jul. 2015]. Disponível em: URL < http://www.DSTsgps.com/DST-group-pt-pt/history-
pt-pt >
CARVALHO, Milena – Projeto de Arquivo: Análise dos manuais de Gestão
Documental e Documentação Acumulada [Em linha] [Consult. 9 jul. 2015]. Disponível
em: URL < http://www.eseig.ipp.pt/moodle1415/course/view.php?id=39 >
TORRE DO TOMBO – ISAD(G): Norma geral internacional de descrição arquivística.
2.ª ed. Lisboa, 2002. [Em linha] [Consult. 22 abr. 2015]. Disponível em: URL <
http://act.fct.pt/wp-content/uploads/2014/05/ISADG_PORT.pdf >

Daniel Faria 44
THE LIBRARY OF CONGRESS – EAD: About EAD [Em linha] [Consult. 22 abr.
2015]. Disponível em: URL < http://www.loc.gov/ead/ >
OPEN ARCHIVES - The Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting
[Em linha] [Consult. 22 abr. 2015]. Disponível em: URL <
http://www.openarchives.org/OAI/openarchivesprotocol.html >
ADOBE DC – Ajuda do Adobe Acrobat [Em linha] [Consult. 22 abr. 2015]. Disponível
em: URL < https://helpx.adobe.com/br/pdf/acrobat_reference.pdf >
BGLAB, Direção-Geral do Livro Dos Arquivos e das Bibliotecas - FAQ [Em linha]
[Consult. 13 mai. 2015]. Disponível em: URL <
http://arquivos.dglab.gov.pt/servicos/consultorias/faqs/#C6.5 >
VALE, Eduardo – Preservação e gestão eletrónica de documentos para museus e
arquivos: O desafio dos acervos permanentes [Em linha] [Consult. 4 mar. 2015].
Disponível em: URL
<http://www.eduardovalle.com/docs/valle05amhnPreservacaoDigital.pdf >
JARDIM, José Maria – As novas tecnologias da informação e o futuro dos arquivos
[Em linha] [Consult. 10 fev. 2015]. Disponível em: URL <
http://www.uel.br/pessoal/jneto/arqtxt/novastecnologiasJNETO.pdf >
ALMEIDA, Kayo – Discutindo TI em Diversas Áreas: GED [Em linha] [Consult. 9 jun.
2015]. Disponível em: URL <
https://kayodelgado.files.wordpress.com/2009/09/topicosespeciaisged.pdf >
SILVA, Danielle – GED Gerenciamento Eletrónico de Documentos: A tecnologia que
está a mudando o mundo [Em linha] [Consul. 20 abr 2015]. Disponível em: URL <
http://www.iterasolucoes.com.br/Site/images/stories/Itera/SalaLeitura/ged_gerenciamen
to_eletronico_de_documentos.pdf >

Daniel Faria 45
SILVA, Flávio Luiz D’Oliveira - Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED):
Natureza, Princípios e Aplicações [Em linha] [Consul. 13 mar 2015]. Disponível em:
URL < http://pt.scribd.com/doc/81522882/GED-NaturezaPrincipioAplicao#scribd >
DUTRA, Ângelo Leão - Uma Metodologia Para a Implantação de Sistemas de
Gerenciamento Eletrónicos de Documentos Baseado na Experiencia da Rondónia [Em
linha] [Consult. 12 mar. 2015]. Disponível em: URL <
https://repositorio.ufsc.br/bitstream/handle/123456789/81439/190106.pdf >
BORGES, Karen Selbach - Bibliotecas digitais: um sistema para o controle de
empréstimos e devoluções de objetos digitais. [Em linha] [Consult. 24 fev. 2015].
http://www.pucrs.br/biblioteca/bibdigital/acervo/dismestrado/diskarenb.pdf >
BALAM, Roquemar – Gerenciamento de Documentos de Engenharia e Tecnicos [Em
linha] [Consult. 24 abr. 2015]. Disponível em: URL <
http://www.iconenet.com.br/V2/eventos/ecm/05_gerenciamento_eletronico_de_docume
ntos_de_engenharia_e_tecnicos.pdf >
LOPEZ, André Porto Ancona - Como Descrever Documentos de Arquivo: Elaboração
de Instrumentos de Pesquisa [Em linha] [Consult. 03 mar. 2015]. Disponível em: URL
< http://www.arqsp.org.br/arquivos/oficinas_colecao_como_fazer/cf6.pdf >
BRAGA, Ana Isabel Vieira - Sistemas de Documentação e Inventario de uma coleção
de cerâmica de arqueologia da Quinta do Rouxinol [Em linha] [Consult. 02 mai. 2015].
http://run.unl.pt/bitstream/10362/7748/1/Relat%C3%B3rio%20de%20Est%C3%A1gio_
Ana%20Braga.pdf >

Daniel Faria 46
HEDLUND, Dhion C. – Organização Eletrónica: Gestão Eletrônica de Documentos
(GED) [Em linha] [Consult. 25 mar. 2015]. Disponível em: URL <
http://www.dhionhedlund.com.br/2010/06/gestao-eletronica-de-documentos-ged.html >
FERREIRA, Miguel – introdução à Preservação Digital: Conceitos, estratégias e actuais
consensos [Em linha] [Consul. 15 mai 2015]. Disponível em: URL <
https://repositorium.sdum.uminho.pt/bitstream/1822/5820/1/livro.pdf >
OLIVEIRA, Thiago V. dos Santos – Gestão de Documentos Eletrónicos: aged como
ferramenta de trabalho [Em linha] [Consult. 10 fev. 2015]. Disponível em: URL <
http://monografias.ufrn.br:8080/jspui/bitstream/1/161/1/ThiagoVSO_Monografia.pdf >
BERNARDES, Ieda Pimenta – Gestão Documental Aplicada [Em linha] [Consult. 9-
fev. 2015]. Disponível em: URL <
http://www.arquivoestado.sp.gov.br/site/assets/publicacao/anexo/gestao_documental_ap
licada.pdf >

Daniel Faria 47
Folha de Recolha de Dados (01 de 14) – Empreitada troço Miranda do Corvo Serpins do Ramal da Lousã
ID Pasta Designação: Conteúdo Dimensão: Outros
Sup.
Conservação: Quantidade: Clippers/
Agrafos
Obs.
P2 – 0040
Pasta N.º 27D
Qualidade 8.14 A4 Não Bom Cheia Não Relatórios de ensaio,
Ensaios de compactação relativa
P2 – 0040
Pasta N.º 27E
Qualidade 8.14 A4 Não Bom Cheia Não Relatórios de ensaio,
Ensaios de compactação relativa
P2 – 0040
Pasta N.º 28
Qualidade 8.14 / 8.1.2.1 A4 Não Bom Cheia Não + Certificados de análise
P2 – 0040
Pasta N.º 28A
Qualidade 8.14 / 8.1.2.1 A4 Não Bom Cheia Sim + Ensaios de tributo
P2 – 0040
Pasta N.º 29
Qualidade 8.14 / 8.1.2.1 A4 Não Bom Metade Sim + Gestão de obra (ensaios)
P2 – 0040
Pasta N.º 30
Qualidade 8.1.1 A4 Não Bom Cheia Sim
P2 – 0040
Pasta N.º 31
Planeamento 9.10 A4 Não Bom Metade Sim
P2 – 0040
Pasta N.º 31A
Planeamento 9.10 A4 Não Bom Cheia Sim + Registo de trabalhadores
P2 – 0040
Pasta N.º 31B
Planeamento 9.10 A4 Não Bom Cheia Sim
P2 – 0040
Pasta N.º 31C
Planeamento 9.10 A4 Não Bom Cheia Sim
P2 – 0040
Pasta N.º 33
Guias de entrega, especificação
técnica
- A4 Não Bom Cheia Sim + Faturas, registo de atividades
+ Especificação técnica
P2 – 0040
Pasta N.º 34
Autos de Vistoria - A4 Não Bom Cheia Sim Listas de deficiências + fotografias A4
P2 – 0040
C-649
Correspondência 13.1 / 13.2
/13.3 / 13.4
A4 Não Bom Cheia Sim
P2 – 0040
C-649
Correspondência 13.6 A4 Não Bom Cheia Sim
Apêndices
Apêndice 1 Inventário da documentação da obra em estudo

Daniel Faria 48
Sup.
Conservação: Quantidade: Clipers/
Agrafos
Obs.
P2 – 0040
C-649
Correspondência 13.5 A5 Não Bom Cheia Sim Folhas de dimensão menor
P2 – 0040
C-649
Trabalhos Imprevistos 12.1/ 12.2
/12.3
A4 Não Bom Cheia Sim
P2 – 0040
C-649
Correspondência 13.1/
13.2/13.3/13.4
A5 Não Bom Cheia Sim Folhas de dimensão menor
P2 – 0040
PASTA 1A
Correspondência 13.1/
13.2/13.3/13.4
A5 Não Bom Cheia Sim Folhas de dimensão menor
P2 – 0040
PASTA 2
Faturação - A4 Não Bom Cheia Sim
Faturas de subempreiteiros e
fornecedores
P2 – 0040
PASTA 3
P2 – 0040
PASTA 4
P2 – 0040
PASTA 5
P2 – 0040
PASTA 6
P2 – 0040 Contratos 4.1 A4 Não Bom Cheia Sim
P2 – 0040
PASTA 2
Subempreitadas 3.4 A4 Não Bom Cheia Sim
P2 – 0040
PASTA 3
Subempreitadas 3.4 A4 Não Bom Cheia Sim
P2 – 0040
PASTA 18B
Qualidade 8.1.1 / 8.1.11
P2 – 0040
PASTA 19
Qualidade 8.1.1 / 8.1.11
P2 – 0040 Qualidade 8.1.11

Daniel Faria 49
Sup.
Agrafos
Obs.
P2 – 0040
Rame 38 a 75
Pedidos de Aprovação a
Materiais
- A4 e A2 Não Bom Cheia Sim
Folhas de gestão de obra,
identificação material e equipamento,
Contem mapas de grande suporte
(A2), Certificados de conformidade,
dados de segurança, declaração de
conformidade, Certificado de
calibração. Addicional informacion
P2 – 0040
Rame 76 a 102
Materiais
- A4 Não Bom Cheia Sim
P2 – 0040
Rame 103 a 115
Materiais
- A4 Não Bom Pouca Sim
P2 – 0040
Rame 116 a 170
Materiais
- A4 e A2 Não Bom Cheia Sim
P2 – 0040
Rame 171 a 220
Materiais
- A4 e A2 Não Bom Pouca Sim
P2 – 0040
Rame 221 a …
Materiais
P2 – 0040
PASTA 21
Administrativo 4.3 A4 Não Bom Cheia Sim
P2 – 0040
PASTA 21B
Administrativo 4.3 A4 Não Bom Cheia Sim
P2 – 0040
PASTA 22
Qualidade 8.1.3 A4 Não Bom Cheia Sim + Guias de remessa
P2 – 0040
PASTA 22A
P2 – 0040
PASTA 22B
P2 – 0040
PASTA 22C
P2 – 0040
PASTA 22D
P2 – 0040
PASTA 22F
Qualidade 8.1.3 A4 Não Bom Pouco Sim + Guias de remessa

Daniel Faria 50
Sup.
Agrafos
Obs.
P2 – 0040
PASTA 23
Qualidade 8.1.2/ 8.1.2.1 A4 Não Bom Cheia Sim + Guias de remessa
P2 – 0040
PASTA 23A
Qualidade 8.1.2/ 8.1.2.1 A4 Não Bom Cheia Sim + Guias de remessa
P2 – 0040
PASTA 25
P2 – 0040
PASTA 25A
P2 – 0040
PASTA 25B
P2 – 0040
PASTA 26
P2 – 0040
PASTA 27
Ensaios de Plataforma - A4 Não Bom Cheia Sim Informação armazenada em várias
encadernações de plástico.
P2 – 0040
PASTA 27A
Ensaios de Plataforma - A4 Não Bom Cheia Sim
P2 – 0040
PASTA 2B
P2 – 0040
PASTA 27C
P2 – 0040
PASTA 13
Segurança e Saúde 6.1 A4 Não Bom Cheia Sim
+ Registo de situações irregulares
+ fotografias
Não Conformidades
Programas e registos de inspeções e
prevenção
P2 – 0040
PASTA 14
Desenvolvimento prático do plano
de segurança e saúde
P2 – 0040
PASTA 15
P2 – 0040
PASTA 16
P2 – 0040
PASTA 17

Daniel Faria 51
Sup.
Agrafos
Obs.
P2 – 0040
PASTA 18
Segurança e Saúde 6.4 A4 Não Bom Cheia Sim Desenvolvimento prático do plano de
segurança e saúde
P2 – 0040
PASTA 19
Segurança e Saúde 6.4 A4 Não Bom Cheia Sim
P2 – 0040
PASTA 01
Qualidade 8.1 A4 Não Bom Cheia Sim
P2 – 0040
PASTA 03
Dono de Obra/ Fiscalização/
Projetista/Entidades Licenciadoras
1.5 A4 Não Bom Cheia Sim Pedidos de Esclarecimento
P2 – 0040
PASTA 04
1.5 A4 Não Bom Pouco Sim Propostas de Alteração
P2 – 0040
PASTA 05
Comunicação de Obra - A4 Não Bom Cheia Sim
P2 – 0040
PASTA 07
Autos de Medição - A4 Não Bom Cheia Sim
P2 – 0040
PASTA 08
1.1 A4 Não Bom Cheia Sim Atas de Reunião de Obra
P2 – 0040
PASTA 08A
P2 – 0040
PASTA 08B
P2 – 0040
PASTA 08C
P2 – 0040
PASTA 08D
1.1 A4 Não Bom Pouco Sim Atas de Reunião de Obra
P2 – 0040
PASTA 09
Atas de Reunião de Assistência
Técnica
- A4 Excelente Bom Cheia Sim Atas de reunião
P2 – 0040
PASTA 10
1.1 A4 Excelente Bom Cheia Sim Atas de reunião de comissão da
qualidade

Daniel Faria 52
Sup.
Agrafos
Obs.
P2 – 0040
Pasta N.º 11
1.1 A4 Não Razoável Pouco Sim Atas de Reunião de Produção
P2 – 0040
Pasta N.º 12
Outros 12. A4 Não Razoável Pouco Sim Assuntos Diversos
P2 – 0040
Pasta N.º 13
Qualidade 8.1.9 A4 Não Razoável Metade Sim
P2 – 0040
Pasta N.º 14
Qualidade
Jurídico-legal
8.1.8
5.2
A4 Não Razoável Cheia Sim -
+ Boletins ocorrência
P2 – 0040
Pasta N.º 15
- - A4 Não Razoável Cheia Sim Registo de Formação, Distribuição de
Documentos, Auditorias
P2 – 0040
Pasta N.º 16
Qualidade 8.1.7 A4 Não Razoável Cheia Sim
P2 – 0040
Pasta N.º 17
- - A4 Não Razoável Cheia Sim Pedidos de autorização de Betonagem
P2 – 0040
Pasta N.º 17A
- - A4 Não Razoável Cheia Sim Pedidos de autorização de Betonagem
P2 – 0040
Pasta N.º 18
Projeto 2.7 A4 Não Razoável Cheia Sim Registo de verificação de topografia
P2 – 0040
Pasta N.º 18A
Projeto 2.2 A4 Não Razoável Metade Sim Registo de verificação de topografia
P2 – 0040
Equipamentos I
Planeamento Geral, solos,
equipamentos
A4 Não Razoável Cheia Sim Registos de apoio manual de
instruções de manutenção
P2 – 0040
Equipamentos II
equipamentos
A4 Não Razoável Cheia Sim Lista de verificação de documentos
P2 – 0040
Equipamentos III
equipamentos
A4 Não Razoável Pouca Sim Fotografias do que não deu entrada
na obra (equpamentos)
P2 – 0040
Equipamentos IV
equipamentos
A3 Não Razoável Cheia Sim Registo de equipamentos de apoio,
formato de maior dimensão

Daniel Faria 53
Sup.
Agrafos
Obs.
P2 – 0040
Equipamentos V
equipamentos
A4 Não Razoável Cheia Sim
P2 – 0040
Equipamentos VI
equipamentos
A4 Não Razoável Pouca Sim
P2 – 0040
Equipamentos
VII
equipamentos
A4 Não Razoável Cheia Sim
P2 – 0040
Pasta N.º 01
R – Relatório de Obra R1, R2, R3 A4 Não Razoável Cheia Sim Correspondente ao “Índice de
organização – Acompanhamento
Ambiental em Obra”
Docs: Relatório de Acompanhamento
Ambiental, faturas, guias de
transporte.
P2 – 0040
Pasta N.º 02
R – Relatório de Obra R1 A4 Não Razoável Pouca Sim
P2 – 0040
Pasta N.º 03
R – Relatório de Obra R1 A4 Não Razoável Cheia Sim
P2 – 0040
Pasta N.º 04
P2 – 0040
Pasta N.º 05
P2 – 0040
Pasta N.º XX
A – Atas de Reunião A1, A2, A3, A4 A4 Não Razoável Cheia Sim “Índice de organização –
Acompanhamento Ambiental em Obra”
P2 – 0040
Pasta N.º 1A
Anexo X | Anexo XIV 1A A4 Não Razoável Cheia Sim Controlo de Empresas, Trabalhadores
e Equipamentos
BI, CC, NIF, Licenças e Cartas de
condução, carteiras profissionais +
outras inf. Pessoais correspondentes
aos trabalhadores.
P2 – 0040
Pasta N.º 1B
Anexo X | Anexo XIV 1B A4 Não Razoável Cheia Sim
P2 – 0040
Pasta N.º 2
Anexo X | Anexo XIV 2 A4 Não Razoável Cheia Sim
P2 – 0040
Pasta N.º 3A
Anexo X | Anexo XIV 3A A4 Não Razoável Metade Sim
P2 – 0040
Pasta N.º 3B
Anexo X | Anexo XIV 3B A4 Não Razoável Cheia Sim

Daniel Faria 54
Sup.
Agrafos
Obs.
P2 – 0040
Pasta N.º 3C
Anexo X | Anexo XIV 3C A4 Não Bom Cheia Sim
Documentação dos trabalhadores:
Bilhetes de Identidade;
Cartões de Cidadão;
Cartão de Identificação Fiscal;
Licenças de Condução;
Cartas de Condução;
Carteiras profissionais;
Contratos de trabalho;
Fichas de aptidão;
Plano de Segurança de Saúde;
+
Controlo de Equipamentos
P2 – 0040
Pasta N.º 3D
Anexo X | Anexo XIV 3D A4 Não Bom Cheia Sim
P2 – 0040
Pasta N.º 04
Anexo X | Anexo XIV 4 A4 Não Bom Pouca Sim
P2 – 0040
Pasta N.º 5A
Anexo X | Anexo XIV 5A A4 Não Bom Cheia Sim
P2 – 0040
Pasta N.º 5B
Anexo X | Anexo XIV 5B A4 Não Bom Cheia Sim
P2 – 0040
Pasta N.º 06
P2 – 0040
Pasta N.º 07
P2 – 0040
Pasta N.º 08
Anexo X | Anexo XIV 8 A4 Não Razoável Metade Sim
P2 – 0040
Pasta N.º 09
Anexo X | Anexo XIV 9 A4 Não Bom Cheia Sim
P2 – 0040
Pasta N.º 10
P2 – 0040
Pasta N.º 11
P2 – 0040
Pasta N.º 12
P2 – 0040
Pasta N.º 3
P2 – 0040
Pasta N.º 14
Anexo X | Anexo XIV 14 A4 Não Razoável Pouca Sim
P2 – 0040
Pasta N.º 15

Daniel Faria 55
Sup.
Agrafos
Obs.
P2 – 0040
Pasta N.º 16
P2 – 0040
Pasta N.º 17
P2 – 0040
Pasta N.º 18
P2 – 0040
Pasta N.º 19
P2 – 0040
Pasta N.º 20
P2 – 0040
Pasta N.º 21
P2 – 0040
Pasta N.º 22
P2 – 0040
Pasta N.º 23
P2 – 0040
Pasta N.º 24
P2 – 0040
Pasta N.º 25
P2 – 0040
Pasta N.º 26
P2 – 0040
Volume 03
Caixa 6 - A2 Não Razoável Pouco Estudo Hidrológico
(Apenas 1 mapa)
P2 – 0040
Volume 04
Caixa 7 - A2 Não Razoável Via-férrea
P2 – 0040
Volume 04
Caixa 8 - A2 Não Razoável Via-férrea
P2 – 0040
Volume 05
Caixa 9 - A2 Não Razoável Terraplenagem e Drenagem 1

Daniel Faria 56
Sup.
Agrafos
Obs.
P2 – 0040
Volume 05
Caixa 10 - A2 Não Excelente Cheia Não Terraplenagem e Drenagem 2
P2 – 0040
Volume 06
Caixa 11 - A2 Não Excelente Cheia Não Instalações fixas de tração elétrica
P2 – 0040
Volume 07
Caixa 12 - A2 Não Excelente Cheia Não Estruturas de contenção, estabilização
e obras acessórias
P2 – 0040
Volume 07/08
Caixa 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18
- -
Volume 07
Caixa 13: Tomo 02 – Passagens
Hidráulicas
Caixa 14: Tomo 03.1 – Passagem
Hidráulica KM 25+464
Caixa 15: Tomo 03.2 – Passagem
Hidráulica KM 30+998
- A2 Não Razoável Cheia Não
Volume 08
Caixa 16: Tomo 01 – PIR Miranda do
Corvo
Caixa 17: Tomo 02 – PH Ribeira
Mirandês
Caixa 18: Tomo 03 – Substituição
Tabuleiro Pontão Corvo
P2 – 0040
Volume 08 Caixa 19, 20, 21, 22, 23, 24 A2 Não Excelente Cheia Não
Caixa 19: Tomo 04 - Substituição
Tabuleiro Pontão Quinta Seixo
Tabuleiro Pontão Fórnea
Tabuleiro Pontão pk27+407
Tabuleiro Casal
Caixa 23: Tomo 08.1 – PI Meiral
KM25+961
Caixa 24: Tomo 08.2 – PI Meiral
Traçado / Drenagem / sinalização

Daniel Faria 57
Sup.
Agrafos
Obs.
P2 – 0040
Volume 10/11
Caixa 25, 26, 27 - A2 Não Razoável Cheia Não Caixa 25 – Tomo 01 – Ponte de São
João
Caixa 26 – Tomo 02 – Ponte de Serpins
Volume 11
Caixa 27 – Plataforma de Passageiros
P2 – 0040
Volume 12
Caixa 28 - A2 Não Razoável Pouca Não Tomo 00 – Peças Comuns
P2 – 0040
Volume 12 (2)
Caixa 29
Caixa 30
- A2 Não Razoável Cheia Não Tomo 01 – Miranda do Corvo
Tomo 02 - Corvo
P2 – 0040
Volume 12 (3)
Caixa 31
Caixa 32
Caixa 33
- A2 Não
Razoável
Cheia Não
Tomo 03 – Padrão
Tomo 04 – Meiral
Tomo 05- Lousã
P2 – 0040
Volume 12 (4)
Caixa 34
Caixa 35
Caixa 36
- A2 Não
Razoável
Cheia Não
Tomo 06 – Espirito Santo
Tomo 07 – Serpins
Tomo 08- Lousã
P2 – 0040
Volume 13
Caixa 37
Caixa 38
Caixa 40 - A2 Não Excelente Cheia Não
Vedações
Projeto de Expropriações
Caixa 40: Infra- estruturas
Sistemas de Sinalização e
telecomunicações e alimentação de
energia e tração
P2 – 0040
PASTA 01
Desenvolvimento Prático do Plano
de Segurança e Saúde
Pasta 01:
Anexos, I, II,
III, IV
A2 Não Excelente Cheia Não
“Conteúdo” ver folha DPSS

Daniel Faria 58
Sup.
Agrafos
Obs.
P2 – 0040
PASTA 02
Pasta 02:
Anexos, V,
sep. 1,2,3,4,
VI
A2 Não Excelente Cheia Não “Conteúdo” ver folha DPSS
P2 – 0040
PASTA 03
Pasta 03:
Anexos, VII,
VIII, IV, X, XI,
XII, XII, XIV,
XV
P2 – 0040
PASTA 04
Pasta 04
Obs.*
A2 Não Razoável Cheia Não “Conteúdo” ver folha DPSS
P2 – 0040
PASTA 05
Pasta 05
Obs.*
P2 – 0040
PASTA 06
Pasta 06
Obs.*
P2 – 0040
PASTA 07
Pasta 07
Obs.*
P2 – 0040
PASTA 08
Pasta 08
Obs.*
P2 – 0040
PASTA 09
Pasta 09
Obs.*
P2 – 0040
PASTA 10
Pasta 10
Obs.*
P2 – 0040
PASTA 11
Pasta 11
Obs.*
P2 – 0040
PASTA 12
Pasta 12
Obs.*

Daniel Faria 59
Sup.
Agrafos
Obs.
P2 – 0040 Caixa 02 - A2 Não Boa Cheia Não Pograma de Concurso
P2 – 0040 Caixa 03 - A2 Não Boa Cheia Não Cadastro das Infraestruturas
existentes
P2 – 0040 Caixa 04 - A2 Não Boa Cheia Não Geotecnia e Geologia I
P2 – 0040 Caixa 05 - A2 Não Boa Cheia Não Geotecnia e Geologia II
P2 – 0040
PASTA 07
Dono de Obra / Fiscalização /
Projetos/ Entidades Licenciadoras
1.2 /1.3 A4 Não Razoável Cheia Sim
P2 – 0040
PASTA 08
P2 – 0040
PASTA 09
P2 – 0040
PASTA 10
P2 – 0040
PASTA 11
P2 – 0040 Projeto 2. A4 Não Boa Cheia Sim
P2 – 0040 Projeto 2.3 A4 Não Boa Cheia Sim

Daniel Faria 60
Sup.
Agrafos
Obs.
P2 – 0040 Projeto 2.3 A4 Não Razoável Cheia Sim
P2 – 0040 Caixa 16A - A4 Não Razoável Cheia Sim Projeto de Execução
P2 – 0040 Dono de Obra / Fiscalização /
1. A4 Não Razoável Cheia Sim Obra Dir. Prod 1/3
P2 – 0040 Monitoração De Estradas - A4 Sim Boa Cheia Sim Contém CD-ROM – Software
Documentação está encadernada
P2 – 0040 Monitoração De Estradas - A4 Não Boa Cheia Sim
P2 – 0040 Monitoração De Estradas - A4 Não Razoável Cheia Sim

Daniel Faria 61
Folha de Recolha de Dados (01 de 02) – OBRA DECATHLON (Outras Atividades)
ID Pasta Designação: Conteúdo: Dimensão: Outros
Sup.
Agrafos
Obs.
C1- 0039 Segurança e Saúde 6.7 A4 Não Bom Cheia Agrafos Contem doc. De identificação
C1- 0039 Ambiente 7. A4 Não Bom Metade Agrafos
C1- 0039 Qualidade 8. A4 Sim Bom Metade Sim Contem CD-ROM. - Docs. Digitais
C1- 0039 Qualidade 8. A4 Não Bom Metade Sim
C1- 0039 Qualidade 8. A4 Não Bom Metade Sim
C1- 0039 Projeto 2.5 A2 Não Bom Metade Sim Mapas de grande suporte
C1- 0039 Dono de Obra 1.1 A4 Não Bom Metade Agrafos
C1- 0039 Dono de Obra 1.1 / 1.2/ 1.4 A4 Não Bom Pouca Agrafos 1 Mapa de grande suporte (A2)
C1- 0039 Projeto 2. A2 Não Bom Cheia Agrafos Cores
C1- 0039 Projeto 2. A2 Não Bom Cheia Agrafos Cores
C1- 0039 Projeto 2. A2 Não Bom Cheia Agrafos Mapas de grande suporte
C1- 0039 Projeto 2.3.2 A2 Não Bom Cheia Agrafos Mapas de grande suporte
Apêndice 2 Apêndice 1Inventário da documentação de uma outra obra

DST - Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte (GED - Gestão Electrónica de Documentos)

DST - Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte (GED - Gestão Electrónica de Documentos)

Recomendados

Recomendados

Más contenido relacionado

Destacado

Destacado (7)

Similar a DST - Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte (GED - Gestão Electrónica de Documentos)

Similar a DST - Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte (GED - Gestão Electrónica de Documentos) (20)

DST - Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte (GED - Gestão Electrónica de Documentos)