Modul 2 membahas tentang tata surat dinas, meliputi pengertian, fungsi, pedoman umum, format surat dinas, bagian-bagian surat, penggunaan bahasa dan media surat dinas, serta penggunaan lambang negara, logo dan cap dinas."

1. Modul 2
Tata Surat Dinas
Diklat Teknis
Administrasi Umum
(General Administration)
Eselon IV
i

2. SAMBUTAN DEPUTI BIDANG PEMBINAAN DIKLAT APARATUR
LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA
Selaku Instansi Pembina Diklat PNS, Lembaga Administrasi Negara
senantiasa melakukan penyempurnaan berbagai produk kebijakan Diklat yang
telah dikeluarkan sebagai tindak lanjut Peraturan Pemerintah Nomor 101
Tahun 2000 tentang Diklat Jabatan PNS. Wujud pembinaan yang dilakukan di
bidang diklat aparatur ini adalah penyusunan pedoman diklat, bimbingan dalam
pengembangan kurikulum diklat, bimbingan dalam penyelenggaraan diklat,
standarisasi, akreditasi Diklat dan Widyaiswara, pengembangan sistem
informasi Diklat, pengawasan terhadap program dan penyelenggaraan Diklat,
pemberian bantuan teknis melalui perkonsultasian, bimbingan di tempat kerja,
kerjasama dalam pengembangan, penyelenggaraan dan evaluasi Diklat.
Sejalan dengan hal tersebut, melalui kerjasama dengan Departemen
Dalam Negeri yang didukung program peningkatan kapasitas berkelanjutan
(SCBDP), telah disusun berbagai kebijakan guna lebih memberdayakan
daerah seperti peningkatan kapasitas institusi, pengelolaan dan peningkatan
SDM melalui penyelenggaraan Diklat teknis, pengembangan sistem keuangan,
perencanaan berkelanjutan dan sebagainya.
Dalam hal kegiatan penyusunan kurikulum diklat teknis dan modul
diklatnya melalui program SCBDP telah disusun sebanyak 24 (dua puluh
empat) modul jenis diklat yang didasarkan kepada prinsip competency based
training. Penyusunan kurikulum dan modul diklat ini telah melewati proses yang
cukup panjang melalui dari penelaahan data dan informasi awal yang diambil
dari berbagai sumber seperti Capacity Building Action Plan (CBAP) daerah
yang menjadi percontohan kegiatan SCBDP, berbagai publikasi dari berbagai
media, bahan training yang telah dikembangkan baik oleh lembaga donor,
perguruan tinggi, NGO maupun saran dan masukan dari berbagai pakar dan
tenaga ahli dari berbagai bidang dan disiplin ilmu, khususnya yang tergabung
dalam anggota Technical Review Panel (TRP).
Disamping itu untuk lebih memantapkan kurikulum dan modul diklat ini
telah pula dilakukan lokakarya dan uji coba/pilot testing yang dihadiri oleh para
pejabat daerah maupun para calon fasilitator/trainer.
Dengan proses penyusunan kurukulum yang cukup panjang ini kami
percaya bahwa kurikulum, modul diklatnya berikut Panduan Fasilitator serta
Pedoman Umum Diklat Teknis ini diharapkan dapat memenuhi kebutuhan
pelatihan di daerah masing-masing.
i

3. Harapan kami melalui prosedur pembelajaran dengan menggunakan
modul diklat ini dan dibimbing oleh tenaga fasilitator yang berpengalaman dan
bersertifikat dari lembaga Diklat yang terakreditasi para peserta yang
merupakan para pejabat di daerah akan merasakan manfaat langsung dari
diklat yang diikutinya serta pada gilirannya nanti mereka dapat menunaikan
tugas dengan lebih baik lagi, lebih efektif dan efisien dalam mengelola berbagai
sumber daya di daerahnya masing-masing.
Penyempurnaan selalu diperlukan mengingat dinamika yang sedemikian
cepat dalam penyelenggaraan pemerintahan negara. Dengan dilakukannya
evaluasi dan saran membangun dari berbagai pihak tentunya akan lebih
menyempurnakan modul dalam program peningkatan kapasitas daerah secara
berkelanjutan.
Semoga dengan adanya modul atau bahan pelatihan ini tujuan
kebijakan nasional utamanya tentang pemberian layanan yang lebih baik
kepada masyarakat dapat terwujud secara nyata.
ii

4. KATA PENGANTAR
DIREKTUR JENDERAL OTONOMI DAERAH
Setelah diberlakukannya UU Nomor 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan
Daerah, yang kemudian diganti dengan UU Nomor 32 Tahun 2004, telah terjadi
perubahan paradigma dalam pemerintahan daerah, yang semula lebih
berorientasi sentralistik menjadi desentralistik dan menjalankan otonomi
seluas-luasnya. Salah satu aspek penting kebijakan otonomi daerah dan
desentralisasi adalah peningkatan pelayanan umum dalam rangka mewujudkan
kesejahteraan masyarakat, dan meningkatkan daya saing daerah.
Berdasarkan pengalaman penyelenggaraan pemerintahan di banyak negara,
salah satu faktor penting yang mempengaruhi keberhasilan otonomi daerah
adalah kapasitas atau kemampuan daerah dalam berbagai bidang yang
relevan. Dengan demikian, dalam rangka penyelenggaraan pelayanan kepada
masyarakat dan peningkatan daya saing daerah diperlukan kemampuan atau
kapasitas Pemerintah Daerah yang memadai.
Dalam rangka peningkatan kapasitas untuk mendukung pelaksanaan
desentralisasi dan otonomi daerah, pada tahun 2002 Pemerintah telah
menetapkan Kerangka Nasional Pengembangan dan Peningkatan Kapasitas
Dalam Mendukung Desentralisasi melalui Keputusan Bersama Menteri Dalam
Negeri dan Menteri Negara Perencanaan Pembangunan Nasional/ Kepala
Bappenas. Peningkatan kapasitas tersebut meliputi sistem, kelembagaan, dan
individu, yang dalam pelaksanaannya menganut prinsip-prinsip multi dimensi
dan berorientasi jangka panjang, menengah, dan pendek, serta mencakup
multistakeholder, bersifat demand driven yaitu berorientasi pada kebutuhan
masing-masing daerah, dan mengacu pada kebijakan nasional.
Dalam rangka pelaksanaan peningkatan kapasitas Pemerintah Daerah,
Departemen Dalam Negeri, dengan Direktorat Jenderal Otonomi Daerah
sebagai Lembaga Pelaksana (Executing Agency) telah menginisiasi program
peningkatan kapasitas melalui Proyek Peningkatan Kapasitas yang
Berkelanjutan untuk Desentralisasi (Sustainable Capacity Building Project for
Decentralization/ SCBD Project) bagi 37 daerah di 10 Provinsi dengan
pembiayaan bersama dari Pemerintah Belanda, Bank Pembangunan Asia
(ADB), dan dari Pemerintah RI sendiri melalui Departemen Dalam Negeri dan
kontribusi masing-masing daerah. Proyek SCBD ini secara umum memiliki
tujuan untuk meningkatkan kapasitas Pemerintah Daerah dalam aspek sistem,
kelembagaan dan individu SDM aparatur Pemerintah Daerah melalui
penyusunan dan implementasi Rencana Tindak Peningkatan Kapasitas
(Capacity Building Action Plan/CBAP).
iii

5. Salah satu komponen peningkatan kapasitas di daerah adalah Pengembangan
SDM atau Diklat bagi pejabat struktural di daerah. Dalam memenuhi kurikulum
serta materi diklat tersebut telah dikembangkan sejumlah modul-modul diklat
oleh Tim Konsultan yang secara khusus direkrut untuk keperluan tersebut yang
dalam pelaksanaannya disupervisi dan ditempatkan di Lembaga Administrasi
Negara (LAN) selaku Pembina Diklat PNS.
Dalam rangka memperoleh kurikulum dan materi diklat yang akuntabel dan
sesuai dengan kebutuhan daerah, dalam tahapan proses pengembangannya
telah memperoleh masukan dari para pejabat daerah dan telah diujicoba (pilot
test), juga melibatkan pejabat daerah, agar diperoleh kesesuaian/ relevansi
dengan kompetensi yang harus dimiliki oleh para pejabat daerah itu sendiri.
Pejabat daerah merupakan narasumber yang penting dan strategis karena
merupakan pemanfaat atau pengguna kurikulum dan materi diklat tersebut
dalam rangka memberikan pelayanan kepada masyarakat.
Kurikulum dan meteri diklat yang dihasilkan melalui Proyek SCBD ini, selain
untuk digunakan di lingkungan Proyek SCBD sendiri, dapat juga digunakan di
daerah lainnya karena dalam pengembangannya telah memperhatikan aspek-
aspek yang berkaitan dengan pelaksanaan desentralisasi dan otonomi daerah.
Selain itu juga dalam setiap tahapan proses pengembangannya telah
melibatkan pejabat daerah sebagai narasumber.
Dengan telah tersedianya kurikulum dan materi diklat, maka pelaksanaan
peningkatan kapasitas Pemerintah Daerah, khususnya untuk peningkatan
kapasitas individu SDM aparatur daerah, telah siap untuk dilaksanakan.
Diharapkan bahwa dengan terlatihnya para pejabat daerah maka kompetensi
mereka diharapkan semakin meningkat sehingga pelayanan kepada
masyarakat semakin meningkat pula, yang pada akhirnya kesejahteraan
masyarakat dapat segera tercapai dengan lebih baik lagi.
iv

6. DAFTAR ISI
Sambutan Deputy IV - LAN ......................................................................................... i
Kata Pengantar Dirjen Otonomi Daerah - Depdagri ...............................................iii
Daftar Isi ....................................................................................................................... v
BAB I PENDAHULUAN ......................................................................................... 1
A. Deskripsi Singkat .................................................................................. 1
B. Hasil Belajar.......................................................................................... 2
C. Indikator Hasil Belajar .......................................................................... 2
D. Pokok Bahasan ...................................................................................... 2
BAB II PENGERTIAN, FUNGSI, PEDOMAN UMUM DAN............................. 4
FORMAT SURAT DINAS........................................................................... 4
A. Pengerian, Tujuan, dan Fungsi Surat .................................................... 5
B. Kriteria Surat yang Efektif dan Efisien, Syarat Dasar Penulis
Surat, dan Langkah-langkah Penulisan Surat....................................... 7
C. Pedoman Umum.................................................................................... 9
D. Ketentuan Surat-menyurat................................................................... 11
E. Format Surat Dinas.............................................................................. 15
F. Latihan................................................................................................. 24
G. Rangkuman.......................................................................................... 24
BAB III BAGIAN-BAGIAN SURAT, PENGGUNAAN BAHASA, ..................... 25
DAN MEDIA SURAT DINAS................................................................... 25
A. Bagian-bagian Surat ............................................................................ 25
B. Media/Sarana Surat Menyurat............................................................. 53
C. Penanganan Surat ................................................................................ 56
D. Latihan................................................................................................. 63
E. Rangkuman.......................................................................................... 63
v

7. BAB IV PENGGUNAAN LAMBANG NEGARA, LOGO, DAN CAP
DINAS .......................................................................................................... 65
A. Penggunaan Lambang Negara............................................................. 65
B. Penggunaan Logo................................................................................ 66
C. Penggunaan Lambang Negara dan Logo dalam Kerja Sama.............. 66
D. Penggunaan Cap Dinas ....................................................................... 66
E. Pengawasan ......................................................................................... 68
F. Latihan................................................................................................. 68
G. Rangkuman.......................................................................................... 68
Daftar Pustaka
Lampiran
vi

8. BAB I
PENDAHULUAN
A. Deskripsi Singkat
Ketatalaksanaan pemerintah merupakan pengaturan cara melaksanakan tugas
dan fungsi berbagai bidang kegiatan pemerintahan dan pembangunan di
lingkungan instansi pemerintah, seperti sekretariat lembaga tinggi negara,
kementerian, dan lembaga pemerintah nondepartemen serta lembaga
pemerintah lainnya di pusat dan daerah.
Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan pemerintah adalah
administrasi umum. Ruang lingkup administrasi umum berdasarkan surat
Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 36/M.PAN/2/2002, tanggal
8 Februari 2002 tentang Pokok-pokok Materi Tata Laksana Administrasi
Umum di Lingkungan Aparatur Negara, Keputusan Menteri Pendayagunaan
Aparatur Negara Nomor 72/KEP/M.PAN/07/2003 meliputi tata naskah dinas
(tata persuratan, distribusi, formulir, dan media), penamaan lembaga,
singkatan dan akronim, tata kearsipan, dan tata ruang perkantoran.
Tata persuratan dinas, yang merupakan bagian dari tata naskah dinas adalah
sebagai salah satu unsur administrasi umum mencakup tentang jenis,
penyusunan, penggunaan lambang negara, logo dan cap dinas, penggunaan
bahasa Indonesia yang baik dan benar, perubahan, pencabutan, pembatalan
produk hukum, ralat.
Selama ini, penyelenggaraan tata naskah dinas, antara lain adalah tata
persuratan dinas di lingkungan instansi pemerintah baik di pusat maupun di
daerah belum memperoleh kesamaan pengertian, bahasa dan penafsiran.
Keterpaduan tata naskah dinas di berbagai instansi pemerintah sangat
diperlukan untuk menunjang kelancaran komunikasi tulis instansi pemerintah
pusat dan daeah dalam menyelenggarakan tugas umum pemerintahan dan
pembangunan secara berdayaguna dan berhasil guna. Untuk itu, mengingat
pentingnya peranan penyampaian informasi untuk meningkatkan kapasitas
pemda, dalam rangka peningkatan efisiensi dan perwujudan administrasi
penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan, serta pelayanan publik
inilah yang menjadi dasar pertimbangan diselenggarakannya Diklat Teknis
Administrasi Umum sebagai bagian dari sejumlah Diklat lainnya dalam Paket
C.1 (Curriculum Development, Training of Trainers, and Training of
Training Managers). Paket C.1 merupakan salah satu kegiatan dari
serangkaian kegiatan dengan menggunakan dana loan dari Asian
Development Bank (ADB) dengan Loan No. 1964-IN, yang ditujukan guna
membiayai proyek Membangun Kapasitas yang Berkelanjutan untuk Projek
Desentralisasi atau Sustainable Capacity Building for Decentralization
Project (SCB-DP).
1

9. 2
Diklat Administrasi Umum untuk Eselon III dan IV ini, dimaksudkan untuk
meningkatkan pengetahuan, keterampilan, dan sikap para pejabat Eselon IV
tentang tata persuratan dinas, yang mencakup pengertian, fungsi, pedoman
penulisan surat dinas, bentuk surat-menyurat, cara penyusunannya dengan
menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, media/sarana surat-
menyurat, penggunaan lambang negara, logo, dan cap dinas. Untuk
melengkapi modul ini, dilampirkan pula Daftar Ejaan Kata dan Istilah Bahasa
Indonesia.
B. Hasil Belajar
Setelah pembelajaran selesai, peserta diharapkan mampu membuat berbagai
bentuk surat-menyurat, dengan menggunakan media/sarana secara
berdayaguna dan berhasilguna, dan menggunakan lambang, logo dan cap
dinas secara tepat.
C. Indikator Hasil Belajar
Setelah pembelajaran selesai, peserta diharapkan dapat:
1. Menjelaskan pengertian, fungsi, pedoman umum, dan ketentuan surat
menyurat;
2. Menjelaskan berbagai bentuk surat-menyurat dengan baik dan benar;
3. Membuat surat dengan berbagai bentuknya dengan susunan bagian-
bagian surat secara tepat serta menggunakan bahasa Indonesia yang baik
dan benar;
4. Menggunakan sarana/media surat-menyurat secara berdaya guna dan
berhasilguna;
5. Menggunakan logo, lambang, dan cap dinas secara tepat.
D. Pokok Bahasan
1. Pengertian, fungsi, pedoman umum dan ketentuan surat-menyurat;
2. Bentuk surat-menyurat dinas, media, susunan bagian-bagian surat, serta
menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar
3. Lambang negara, logo dan cap dinas.

10. 3
Catatan: Petunjuk Belajar
Anda sebagai pembelajar, dan agar dalam proses pembelajaran mata Diklat
”Tata Persuratan Dinas” dapat berjalan lebih lancar, dan indikator hasil
belajar tercapai secara baik, Anda kami sarankan mengikuti langkah-langkah
sebagai berikut:
1. Bacalah secara cermat, dan pahami indikator hasil belajar (tujuan
pembelajaran) yang tertulis pada setiap awal bab.
2. Pelajari setiap bab secara berurutan, mulai dari Bab I Pendahuluan
sampai dengan Bab IV.
3. Laksanakan secara sungguh-sungguh dan tuntas setiap tugas pada setiap
akhir bab.
4. Keberhasilan proses pembelajaran dalam mata Diklat ini tergantung
pada kesungguhan Anda. Untuk itu, belajarlah baik secara mandiri
maupun berkelompok secara seksama. Untuk belajar mandiri, Anda
dapat melakukan seorang diri, berdua atau berkelompok dengan lain
yang memiliki paradigma yang sama, atau berbeda dengan Anda dalam
hal pemeritah daerah.
5. Anda disarankan mempelajari bahan-bahan dari sumber lain, seperti
yang tertera pada Daftar Pustaka pada akhir modul ini, dan jangan
segan-segan bertanya kepada kepada siapa saja yang mempunyai
kompetensi dalam pemerintahan daerah.

11. BAB II
PENGERTIAN, FUNGSI, PEDOMAN UMUM DAN
FORMAT SURAT DINAS
Setelah mempelajari Bab II ini, peserta diharapkan mampu
menjelaskan pengertian, tujuan dan fungsi surat, pedoman umum,
dan ketentuan-ketentuan surat-menyura, dan format surat dinas.
Dalam kehidupan sehari-hari, Anda sebagai pegawai pemerintah daerah baik di
kabupaten maupun kota, pasti bergaul dengan siapa saja. Dalam kedudukan Anda
sebagai pegawai, Anda bergaul dengan pegawai yang lain, dan dengan pemimpin
Anda. Dalam kedudukan Anda sebagai anggota masyarakat, Anda akan bergaul
dengan tetangga Anda, dengan ketua RT, dengan ketua RW, lurah dan
sebagainya. Dalam kedudukannya sebagai anggota suatu keluarga, Anda akan
bergaul dengan saudara-saudara dan kedua orangtua Anda. Demikian pula, dalam
rangka menjamin lancarnya suatu pemerintahan, suatu instansi atau departemen
akan berhubungnan atau berkomunikasi dengan instansi atau departemen yang
lain karena kedua belah pihak saling memerlukan. Dalam dunia bisnis dan dunia
ekonomi terjadi peristiwa yang sama. Berbagai perusahaan akan saling mengisi
dan saling memesan barang yang diproduksi perusahaan lain dan sebagainya.
Komunikasi itu selain dapat dilakukan secara lisan, dapat pula dilakukan secara
tertulis. Komunikasi yang dilakukan secara lisan menuntut adanya pembicara dan
lawan bicara, pembicara dan lawan bicara hadir bersama pada suatu tempat,
misalnya di ruang kerja, di rumah, kampus. Sementara itu, komunikasi yang
dilakukan melalui telepon, radio, atau televisi merupakan jenis komunikasi lisan
yang bersifat tidak langsung. Selanjutnya, komunikasi secara tertulis terjadi jika
pemberi informasi tidak mungkin dapat berhadap-hadapan dengan penerima
informasi dan tidak mungkin menggunakan media seperti tertera di atas.
Dewasa ini, dalam kehidupan yang penuh kesibukan, suatu komunikasi tidak
selalu dapat dilakukan secara lisan. Dalam hal ini, jika tidak dapat dilakukan
secara lisan, komunikasi itu dapat secara tertulis. Salah satu sarana komunikasi
tertulis yang umum dikenal adalah surat. Dengan demikian, surat pada dasarnya
merupakan salah satu sarana komunikasi yang dilakukan secara tertulis dari satu
pihak kepada pihak lain.
Sebagai sarana komunikasi tertulis, surat paling tidak melibatkan dua pihak, yaitu
pihak pertama pengirim surat, dan pihak kedua, penerima surat. Pihak pertama
atau pengirim surat dapat berupa perseorangan atau instansi dan demikian pula
halnya dengan pihak kedua atau penerima surat. Dalam hubungan itu, surat dapat
juga dipanding sebagai wakil dari penulisnya. Oleh karena itu, segala sesuatu
yang ditulis di dalam surat dapat dinilai sebagai cermin pribadi, organisasi, atau
instansi pengirimnya. Atas dasar itu, sebaiknya dibuat semenarik mungkin, baik
4

12. 5
dalam segi bentuk maupun isinya, agar dapat memberikan citra yang baik kepada
peribadi penulis atau instansinya.
A. Pengerian, Tujuan, dan Fungsi Surat
1. Pengertian Tata Persuaratan Dinas
Korespondensi dalam kegiatan perkantoran diartikan sebagai teknik
membuat surat dan berkomunikasi dengan surat. Sebagaimana Anda
ketahui, bahwa komunikasi yang diartikan sebagai proses penyampaian
warta atau transfer informasi dari satu pihak kepada pihak lain yang
dapat dilakukan dengan lisan, tulisan, gambar, lambang, isyarat atau
tanda-tanda lain. Cara-cara tersebut bisa digunakan secara gabungan dua
atau lebih dari cara yang ada.
Dari uraian singkat di atas mudah Anda mengerti dan rumuskan apa
yang disebut dengan surat. E. Zaenal Arifin (1996: 2) memberi batasan :
surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan
pesan dari satu pihak (orang, instansi, atau organisasi) kepada pihak lain
(orang, instansi, atau organisasi).
Rumusan lain mengenai pengertian surat bisa saja kita jumpai, misalnya
surat diartikan sebagai sehelai kertas yang memuat bahan komunikasi
tertulis dari seseorang ditujukan kepada orang lain atau pihak lain.
Rumusan lain misalnya, surat adalah kertas tertulis dalam bentuk
tertentu yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari satu pihak
kepada pihak lain.
Rumusan-rumusan lain mengenai pengertian surat tentu saja masih
banyak, dan dalam hal ini tentu saja menguntungkan bagi siapa pun yang
mendalami korespondensi, karena masing-masing pengertian itu akan
saling melengkapi. Namun demikian, kiranya perlu Anda cermati bahwa
masa sekarang dan mungkin juga di masa-masa yang akan datang, surat
tidak selalu tertulis di kertas. Kecenderungannya bahkan kegiatan
perkantoran mengarah ke proses “paperless office”. Istilah “paperless”
di sini tentu saja bukan berarti tidak menggunakan kertas sama sekali.
Apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain itu berisi informasi yang
menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan instansi yang bersangkutan,
surat semacam itu disebut surat dinas atau surat resmi. Sesudah Anda
memahami pengertian umum mengenai surat, baiklah Anda sekarang
mempelajari tentang pengertian Tata Persuratan Dinas.
Tata Persuratan Dinas, mengacu pada Pedoman Umum Tata Naskah
Dinas yang dimuat dalam Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur

13. 6
Negara Nomor: 72/KEP/M.PAN/07/2003 tentang Pedoman Umum Tata
Naskah Dinas Bab IVa menyatakan bahwa : Tata Persuratan Dinas
adalah pengaturan ketatalaksanaan penyelenggaraan surat menyurat
dinas yang dilaksanakan oleh instansi pemerintah dalam rangka
pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pembangunan.
2. Surat Dinas
Surat Dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat/pegawai
dalam menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan,
pernyataan, permintaan atau penyampaian naskah dinas atau barang
kepada pihak lain di luar instansi/organisasi yang bersangkutan.
Surat-menyurat dinas merupakan kegiatan yang sangat penting untuk
mendukung terselenggaranya tugas pokok organisasi. Jika
pelaksanaannya tidak diatur dengan cermat dan teliti, akan memakan
banyak waktu dan biaya. Tata Persuratan Dinas yang baik akan
meningkatkan dayaguna dan hasilguna instansi pemerintah.
3. Tujuan Umum Surat
Dalam setiap proses komunikasi, pasti pengirim pesan atau informasi
selalu mengharap informasi yang dikirimkannya dapat sampai ke
penerima, dan mengharap si penerima mengerti atau memahami. Bila
dikehendaki oleh si pengirim selanjutnya diharapkan penerima akan
melakukan langkah tertentu sesuai dengan yang dikehendaki. Dengan
kata lain, tujuan umum setiap surat yang ditulis oleh pengirimnya adalah
mengharap reaksi yang timbul dari pembacanya tepat seperti yang
diharapkan.
4. Fungsi Surat Dinas
Secara umum fungsi surat adalah sebagaimana tercermin dalam rumusan
pengertiannya yaitu sebagai alat komunikasi tertulis untuk
menyampaikan pesan atau informasi. Informasi dapat berupa
pemberitahuan, tugas, perintah, permintaan, teguran, penghargaan,
panggilan, perjanjian, laporan, penawaran, pesanan, pengantar, putusan,
dan sebagainya. Dalam kaitan itu, surat-antara lain-mempunyai fungsi
sebagai berikut :
a. Surat dinas sebagai duta atau wakil penulis/instansi pengirimnya
untuk berhadapan dengan lawan bicaranya. Oleh karena itu, isi surat
merupakan gambaran mentalitas pengirimnya;
b. surat dinas sebagai alat pengingat, karena surat dapat diarsipkan
dan dapat dilihat lagi jika diperlukan;

14. 7
c. surat dinas sebagai pedoman kerja, seperti surat keputusan atau
surat instruksi atau juklak;
d. surat dinas sebagai bukti tertulis hitam di atas putih, misalnya surat-
surat perjanjian;
e. surat dinas sebagai alat bukti tentang yang dikomunikasikan, yang
selanjutnya sebagai bukti sejarah, seperti pada surat-surat tentang
perubahan dan perkembangan suatu instansi, yuridis dan
administratif;
f. Surat dinas sebagai jaminan keamanan, misalnya surat jalan.
Di samping itu, jika dibandingkan dengan sarana komunikasi yang lain,
surat juga memiliki kelebihan, yaitu:
a. merupakan bukti tertulis yang sah secara hukum;
b. biayanya relatif murah
c. dapat menjangkau seluruh pelosok dunia;
d. dapat disimpan dalam jangka waktu yang relatif lama;
e. dapat menghindari terjadinya kesalahpahaman.
B. Kriteria Surat yang Efektif dan Efisien, Syarat Dasar Penulis Surat,
dan Langkah-langkah Penulisan Surat
1. Kriteria Surat yang Efektif dan Efisien
Sebagai sarana komunikasi, surat harus dapat menyampaikan informasi
secara tepat sesuai dengan maksud dikehendaki oleh penulis atau
pengirim surat. Untuk itu, Anda seyogianya memperhatikan beberapa
kriteria berikut ini yang dapat dipertimbangkan dalam penyusunan surat
agar surat yang disusun dapat menjadi lebih efektif dan efisien.
a. Surat sebaiknya ditulis dalam bentuk dan isi yang menarik serta
disusun secara sistematis sesuai dengan aturan yang berlaku dalam
penyusunan surat. Untuk itu, Anda sebagai pengonsep surat
hendaknya mempunyai pengetahuan dasar tentang surat-menyurat,
memahami prosedur surat menyurat, dan memiliki keterampilan
tentang teknik penyusunan surat.
b. Surat sebaiknya Anda susun secara sederhana, dan tidak terlalu
panjang karena surat yang panjang dan bertele-tele dapat
menjemukan pembacanya. Oleh karen itu, pengonsep surat perlu
memahami masalah-masalah yang menjadi pokok surat.
c. Surat sebaiknya disusun secara jelas, lugas dan komunikatif agar
dapat dipahami secara tepat sesuai dengan maksud yang
dikehendaki oleh penulis. Surat dikatakan jelas, jika isi atau
informasi yang disampaikan di dalam surat mudah dipahami dan

15. 8
unsur-unsurnya pun dinyatakan secara tegas atau eksplisit. Surat
dikatakan lugas jika bahasa yang digunakan langsung
mengungkapkan pokok persoalan yang akan disampaikan, tidak
berbunga-bunga atau basa-basi. Untuk itu, pengonsep surat harus
mempunyai wawasan dan kemampuan berbahasa Indoesia dengan
baik dan benar serta mampu menggunakannya secara tepat.
d. Surat sebaiknya mencerminkan sikap yang adab dan sopan. Artinya,
pernyataan yang digunakan sopan, simpatik, serta tidak
menyinggung perasaan penerima surat.
e. Surat sebaiknya bersih dan rapi. Untuk itu, kertas yang digunakan
harus pula bersih, diketik rapi. Selain itu surat harus bersih dan
necis. Khusus untuk surat-surat dinas, harus ada ciri-ciri formal atau
ciri-ciri kedinasan, dan harus ada keseragaman pola bentuk
2. Syarat Dasar Penulis Surat
Untuk dapat membuat surat yang bisa digolongkan sebagai surat yang
baik, dan dapat berfungsi baik secara umum maupun secara khusus
seperti tersebut di atas, Anda sebagai penulis surat perlu memiliki
kemampuan-kemampuan sebagai syarat dasar sebagai berikut:
a. Penguasaan materi yang akan dikomunikasikan atau dibahas dalam
surat;
b. Penguasaan bahasa, terutama bahasa tulisan;
c. Penguasaan pikiran dan perasaan si penerima;
d. Pengetahuan mengenai posisi dalam hubungan kerja antara penulis
dan pembaca;
e. Pengetahuan tentang teknik korespondensi;
Tentu saja, akan lebih menguntungkan apabila Anda sebagai penulis
surat dalam hal-hal tertentu; mempunyai pengetahuan tentang pandangan
atau pola pikir dari pembacanya.
3. Langkah-langkah Menulis Surat
Setiap penulis surat pasti tidak menghendaki sampai terjadi adanya
informasi yang terlewat, tertinggal atau lalai tidak termuat dalam surat
yang ditulisnya. Sebaliknya, tentu penulis surat juga tidak menghendaki
di dalam suratnya termuat informasi yang mestinya tidak atau belum
perlu disampaikan. Oleh karena itu apabila pertimbangan telah
diputuskan bahwa komunikasi melalui surat adalah yang paling tepat,
maka langkah teknis yang berikutnya adalah:

16. 9
a. Penegasan tujuan pokok penulisan surat;
b. Pengumpulan data/informasi;
c. Perkiraan tentang pembaca;
d. Penyusunan draf atau konsep;
e. Penyelesaian.
Semakin sering menulis surat, seseorang semakin terbiasa dengan
langkah-langkah tersebut di atas, bahkan tidak terasa lagi melalui
langkah-langkah itu.
Untuk hal-hal yang sifatnya rutin dan setiap kali surat yang ditulis
mengandung informasi yang relatif sama berulang kali, biasanya dibuat
formulir atau surat isian. Agar Anda dalam kegiatan menyelenggarakan
surat-surat dinas secara berdayaguna dan berhasilguna, maka Anda perlu
mengacu pada pedoman umum sebagaimana yang akan diuraikan dalam
penjelasan berikut.
C. Pedoman Umum
Pedoman umum ini perlu Anda pegang teguh dalam menyelenggarakan tata
persuratan dinas :
1. Penyelenggaraan urusan kedinasan melalui surat-menyurat dinas harus
dilaksanakan secara cermat dan teliti, agar tidak menimbulkan salah
penafsiran.
2. Koordinasi antarpejabat sebaiknya dilakukan dengan mengutamakan
metode yang paling cepat dan tepat, misalanya diskusi, kunjungan
pribadi, dan jaringan telepon lokal. Jika dalam penyusunan surat dinas
diperlukan koordinnasi, pejabat yang bersangkutan melakukannya mulai
dengan penyusunan draf, sehingga perbaikan pada konsep final dapat
dihindari.
3. Urusan kedinasan yang dilakukan dengan menggunakan tata cara dan
prosedur surat-menyurat harus menggunakan sarana komunikasi resmi.
4. Jawaban terhadap surat masuk
a. Instansi pengirim harus segera mengkonfirmasikan kepada
penerima suarat atas keterlambatan jawaban dalam suatu proses
komunikasi tanpa keterangan yang jelas.
b. Instansi penerima harus memberikan jawaban terhadap konfirmasi
yang dilakukan oleh instansi pengirim
5. Batas waktu jawaban surat

17. 10
Jawaban surat disesuaikan dengan sifat pengiriman surat yang
bersangkutan:
a. Amat segera/kilat, dengan batas waktu 24 jam setelah surat
diterima;
b. Segera, dengan batas waktu 2x24 jam setelah surat diterima;
c. Biasa, dengan batas waktu maksimum 5 hari
6. Waktu penandatangan surat
Waktu penandatanganan surat dinas harus memperhatikan jadwal
pengiriman surat yang berlaku di instansi masing-masing, dan segera
dikirim setelah ditandatangani
7. Penggandaan/Kopi surat
Kopi surat hanya diberikan kepada yang berhak dan memerlukan,
dinyatakan dengan memberikan alamat yang dimaksud dalam
“tembusan”. Kopi surat dibuat terbatas, hanya untuk kebutuhan sebagai
berikut:
a. Kopi tembusan
Kopi surat yang disampaikan kepada pejabat yang secara fungsional
terkait;
b. Kopi laporan
Kopi surat yang disampaikan kepada pejabat yang berwenang; dan
c. Kopi untuk arsip
Kopi surat yang disimpan untuk kepentingan pemberkasan arsip.
8. Lampiran
Tembusan surat disampaikan kepada unit kerja terkait, sedangkan
lampiran hanya disampaikan kepada unit yang bertanggung jawab.
9. Tingkat keamanan
a. Sangat Rahasia disingkat (SR), tingkat keamanan isi surat dinas
yang tertinggi, sangat erat hubungannya dengan keamanan dan
keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke
tangan yang tidak berhak, akan membahayakan keamanan dan
keselamatan negara
b. Rahasia disingkat (R), tingkat keamanan isi surat dinas yang
berhubungan dengan keamanan dan keselamatan negara. Jika
disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak
akan merugikan negara.
c. Konfidensial disingat (K), tingkat keamanan isi surat dinas yang
berhubungan dengan keamanan dan keselamatan negara. Jika
disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak
akan merugikan negara. Termasuk dalam tingkat konfidensial
adalah Rahasia Jabatan dan Terbatas.
d. Biasa disingkat (B) tingkat keamanan suatu surat dinas yang tidak
termasuk dalam butir a sampai dengan c, namun tidak berarti

18. 11
bahwa ini surat dinas tersebut dapat disampaikan kepada yang tidak
berhak mengetahuinya.
10. Kecepatan penyampaian
a. Amat Segera/Kilat, surat dinas harus diselesaikan /dikirim
/disampaikan pada hari yang sama dengan batas waktu 24 jam.
b. Segera, surat dinas harus diselesaikan/dikirim/disampaikan dalam
waktu 2x24 jam; dan
c. Biasa, surat dinas harus diselesaikan/dikirim/disampaikan menurut
urutan yang diterima oleh bagian pengiriman, sesuai dengan jadwal
perjalanan caraka/kurir, batas waktu 5 hari.
D. Ketentuan Surat-menyurat
1. Komunikasi Langsung
Surat dinas dikirim langsung kepada individu (pejabat formal). Jika surat
tersebut untuk pejabat yang bukan kepada instansi, untuk mempercepat
penyampaian surat kepada pejabat yang dituju, surat tetap ditujukan
kepada kepala instansi, tetapi dicantumkan ungkapan u.p. (untuk
perhatian) pejabat yang berangkutan.
2. Alur Surat-menyurat
Alur surat-menyurat harus melalui hierarki dari tingkat pimpinan
tertinggi instansi hingga ke pejabat struktural terendah yang berwenang,
sehingga dapat dilakukan pengendalian penyelesaian.
Surat-menyurat yang bersifat operasional teknis diatur lebih lanjut oleh
masing-masing instansi.
3. Kewenangan Penandatanganan
a. Kewenangan untuk melaksanakan dan menandatangani surat-
menyurat dinas antar/ke luar instansi pemerintah yang bersifat
kebijakan/keputusan/arahan berada pada pejabat pimpinan tertinggi
instansi pemerintah.
b. Kewenangan untuk melaksanakan dan menandatangi surat-
menyurat yang tidak bersifat kebijakan/keputusan/arahan dapat
diserahkan/dilimpahkan kepada pimpnan organisasi di setiap tingkat
eselon atau pejabat lain yang diberi kewenangan untuk
menandatangani; dan
c. Penyerahan/pelimpahan wewenang dan penandatangan
korespondensi kepada penjabat/pimpinan dilaksanakan sebagai
berikut:

19. 12
1) Sekretaris Jenderal/Sekretaris Menteri/Sekretaris Utama
LPND/Pimpinan Sekretariat Lembaga Tinggi, Sekretaris
Daerah Provinsi, Kabupaten/Kota dan lembaga lainnya dapat
memperoleh pelimpahan kewenangan dan penandatanganan
surat-menyurat tentang supervisi, arahan mengenai rencana
strategis dan operasional termasuk kegiatan lain yang
dilaksanakan oleh organsasi lini di instansi masing-masing.
2) Pimpinan Organisiasi Lini pada masing-masing jajaran instansi
pemerintah, dapat memperoleh penyerahan/pelimaphan
kewenangan dan penandatangan surat-menyurat yang berkaitan
dengan pelaksanaan tugas dan fungsi sesuai dengan bidang
masing-masing.
4. Rujukan
a. Surat dinas yang memerlukan rujukan, naskah rujukan ditulis pada
alinea pembuka, diikuti substansi surat yang bersangkutan. Dalam
hal rujukan lebih dari satu naskah, rujukan harus ditulis secara
kronologis.
b. Cara menulis rujukan
1) Rujukan berupa naskah
Penulisan rujukan berupa naskah mencakup informasi singkat
tentang naskkah yang menjadi rujukan, dengan urutan sebagai
berikut: jenis naskah dinas, jabatan penandatangan naskah
dinas, nomor naskah dinas, tanggal penetapan dan subjek
naskah dinas.
2) Rujukan berupa surat dinas
Penulisan rujukan berupa surat dinas mencakup informasi
singkat tentang surat dinas yang menjadi rujukan, dengan
urutan sebagai berikut: jenis surat, jabatan penandatanganan,
nomor surat, tanggal penandatanganan.
3. Rujukan berupa rujukan elektronis
Penulisan rujukan berupa surat dinas elektronis (surat yang
dikirimkan melalui sarana elektronis), diatur tersendiri.
c. Rujukan surat kepada instansi nonpemerintah
Rujukan tidak harus dicantumkan pada surat dinas yang diajukan
kepada instansi nonpemerintah.

20. 13
5. Disposisi
Disposisi adalah petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut pengelolaan
surat, ditulis secara jelas pada lembar disposisi, tidak pada naskah asli.
Lembar disposisi merupakan satu kesatuan dengan naskah surat
menyurat yang bersangkutan.
Format Disposisi, lihat Contoh 2.1.
6. Penanganan Surat dengan Tingkat Kemanan Tertentu
Surat-menyurat yang mengandung materi dengan tingkat pengamanan
tertentu (Sangat Rahasia, Rahasia, Konfidensial/Terbatas) harus dijaga
keamanannya dalam rangka keselamatan negara. Tanda tingkat
keamanan ditulis dengan cap (tidak diketik), berwarna merah pada
bagian atas dan bawah setiap halaman surat dinas. Jika surat dinas
tersebut dikopi, cap tingkat keamanan pada kopi harus dengan warna
yang sama dengan warna pada surat asli.

21. 14
Contoh 2.1.
Format Disposisi
NAMA INSTANSI
..............................................................................
................................Unit Kerja ............................
...................................alamat ..................................
LEMBAR DISPOSISI
Agno : Tkt. Keamanan : SR / R / K / B
Tanggal Penerimaan : Tgl. Penyelesian :
Tanggal dan Nomor Surat : .............................................................................
Dari : .............................................................................
Ringkasan Isi : .............................................................................
.............................................................................
.............................................................................
Lampiran : .............................................................................
DISPOSISI Diteruskan Kepada Paraf
1.........................................
2. .......................................
3. .......................................
4. .......................................
5. .......................................
6. .......................................
7. .......................................
8. .......................................
9. .......................................

22. 15
E. Format Surat Dinas
Salah satu hal yang menentukan baik atau kurang baiknya suatu surat adalah
formatnya. Yang dimaksud dengan format surat dinas adalah tata letak atau
posisi bagian-bagian surat dinas. Termasuk di dalamnya penempatan tanggal,
nomor, salam pembuka, salam penutup, tembusan, dan lain-lain.
Dalam kegiatan surat-menyurat dalam masyarakat, Anda dapat mencermati
bahwa adanya berbagai macam format surat dinas yang digunakan oleh
instansi yang berbeda. Misalnya, instansi yang satu menempatkan alamat
yang dituju di sebelah kanan, sedangkan instansi yang lain menempatkan
alamat itu di sebelah kiri. Demikian juga, ada instansi yang surat-suratnya
yang tidak menggunakan salam pembuka. Modul ini menggunakan format
sebagaimana ditetapkan dalam Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara
Nomor: 72/KEP/M.PAN/07/2003, Tentang Pedoman Umum Tata Naskah,
sebagaimana dimuat dalam Contoh 3.1. Format ini disebut juga Format
setengah lurus b atau Format Surat Resmi Indonesia Versi b. Namun
demikian, guna menambah wawasan Anda, berikut akan disajikan beberapa
format surat dinas yang lain selain sebagimana diputuskan dalam Kep
MENPAN.
1. Format Lurus Penuh (Full Block Style)
2. Format Lurus (Block Style/Modified Block Style)
3. Format Sederhana (Simplified Style)
4. Format Surat Setengah Lurus/ Resmi Indonesia Versi Lama (Semi
Block Style)
5. Format Surat Setengah Lurus/ Resmi Indonesia Versi Baru (Semi Block
Style)
6. Format Takuk atau Format Bergerigi ( Idented Style )
7. Format Paragraf Menggantung (Hanging Paragraph)
Untuk jelasnya, Anda dapat mengamati Gambar dari ketujuh format atau
gaya (style) surat di bawah ini.

23. 16
Logo,
dan
KEPALA SURAT nama
instansi
Tempat
Nomor : ........... dan
tanggal
Tanggal dan tahun
pembuatan
Alamat
Yth. ......................................... .
tujuan
.................................................
.................................................
Hal : ........................................... Hal
Salam pembuka, Salam
.................................................................................................................... Pembuka
....................................................................................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................
.................................................................................................................... Paragraf
.................................................................................................................... Isi
....................................................................................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................
.................................................................................................................... Paragraf
.................................................................................................................... Penutup
.
Salam Penutup,
Tanda Tangan
Nama Pananda Tangan
Nama Jabatan
Tembusan
............................
Inisial Gambar 2.1.
Gambar 2.1. Format LurusPenuh (Full Block Style)
Keterangan:
Pengetikan semua bagian surat dimulai dari pasak garis pinggir kiri.

24. 17
KEPALA SURAT
Nomor : Tanggal, .............
Lampiran :
Hal :
Yth. ......................................... Alamat
................................................. yang
. ................................................ Dituju
Salam pembuka,
....................................................................................................................
.................................................................................................................... Paragraf
.................................................................................................................... Pembuka
....................................................................................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................
.................................................................................................................... Paragraf
.................................................................................................................... Isi
....................................................................................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................
Paragraf
....................................................................................................................
Penutup
.
Salam Penutup,
Tanda Tangan
Nama Pananda Tangan
Nama Jabatan
Tembusan
............................
Inisial
Gambar 2.1.
Gambar 2.2. Format Lurus ( Block Style/Modified Block Style)
Keterangan:
Semua bagian surat, kecuali tanggal dan salam penutup, diketik mulai dari
pasak pinggir kiri yang sama. Tanggal dan salam penutup diketik di sebelah
kanan. Pengetikan alinea, sama seperti bentuk lurus penuh.

25. 18
KEPALA SURAT
Tanggal :
Nomor :
Lampiran :
Hal :
Yth. ......................................... Alamat
................................................. yang
................................................. Dituju
Salam pembuka,
.................................................................................................................... Salam
.................................................................................................................... Pembuka
....................................................................................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................
Paragraf
.................................................................................................................... Isi
....................................................................................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................
.................................................................................................................... Paragraf
.................................................................................................................... Penutup
.
Salam Penutup,
Tanda Tangan
Nama Pananda Tangan
Nama Jabatan
Tembusan
............................
Inisial
Gambar 2.1.
Gambar 2.3. Format Sederhana (Simplified Style)
Keterangan:
Pengetikan semua bagian surat dimulai dari pasak garis pinggi kiri.

26. 19
KEPALA SURAT
Tanggal
Nomor :
Lampiran :
Hal :
Alamat
Yth. ......................................... yang
.... .......................................... Dituju
..............................................
Salam
Pembuka
Salam pembuka,
.............................................................................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................
..............................................................................................................
Paragraf
....................................................................................................................
Isi
....................................................................................................................
....................................................................................................................
...............................................................................................................
....................................................................................................................
.................................................................................................................... Paragraf
.................................................................................................................... Penutup
.............................................................................................................
....................................................................................................................
.
Salam Penutup,
Tanda Tangan
Nama Pananda Tangan
Nama Jabatan
Tembusan
............................ Gambar 2.1.
Inisial
Gambar 2.4 Format Setengah Lurus Indonesia Versi Lama/Resmi Versi Lama
(Semi Block Style/Official Style a.)

27. 20
KEPALA SURAT
Nomor : Tanggal ,........
Lampiran :
Hal :
Yth. ......................................... Alamat
................................................. yang
................................................. Dituju
Salam pembuka, Salam
.................................................................................................................... Pembuka
....................................................................................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................
Paragraf
.................................................................................................................... Isi
....................................................................................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................
Paragraf
....................................................................................................................
Penutup
.
Salam Penutup,
Tanda Tangan
Nama Pananda Tangan
Nama Jabatan
Tembusan
............................
Inisial
Gambar 2.1.
Gambar 2.5 Format Setengah Lurus Indonesia Versi Baru/Resmi Versi Baru
(Semi Block Style/Official Style. b)
Keterangan:
Pengetikan semua bagian surat dimulai dari pasak garis pinggir kiri

28. 21
KEPALA SURAT
Nomor : Tanggal
Lampiran :
Hal :
Yth. ......................................
Alamat
.......................................
yang
....................................
Dituju
Salam pembuka, Salam
........................................................................................................... Pembuka
....................................................................................................................
.................................................................................................................... Paragraf
Pembuka
............................................................................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................
.................................................................................................................... Paragraf
............................................................................................................ Isi
....................................................................................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................
............................................................................................................ Paragraf
.................................................................................................................... Penutup
.
Salam Penutup,
Tanda Tangan
Nama Pananda Tangan
Nama Jabatan
Tembusan
............................
........................
......................
Inisial
Gambar 2.6. Format Takuk (Idented Style)
. Keterangan:
Pengetikan semua bagian surat dimulai dengan menjorok ke dalam lima
ketukan

29. 22
KEPALA SURAT
Tanggal :
Nomor :
Lampiran :
Hal :
Alamat
Yth. .........................................
yang
............................................
Dituju
. ..........................................
Salam pembuka, Salam
.................................................................................................................... Pembuka
. ............................................................................................................. Paragraf
............................................................................................................ Pembuka
....................................................................................................................
............................................................................................................
Paragraf
. ............................................................................................................
............................................................................................................ Isi
....................................................................................................................
...........................................................................................................
..........................................................................................................
...........................................................................................................
.................................................................................................................... Paragraf
........................................................................................................... Penutup
.
Salam Penutup,
Tanda Tangan
Nama Pananda Tangan
Nama Jabatan
Tembusan
............................
Inisial
Gambar 2.7 Format Menggantung (Hanging Paragraph Style)
Keterangan:
Pengetikan semua bagian surat dimulai dari pasak garis pinggir kiri, kemudian
kalimat kedua dan selanjutnya, dimulai dari ketukan ke tujuah

30. 23
Logo dan
L
Logo nama
Logo
Logo NAMA INSTAANSI
NAMA INSTAANSI
NAMA INSTAANSI instansi
.................................................
.................................................
................................................. telah dicetak
Nomor : :
Nomor .........., tanggal ...........
.........., tanggal ........... Tempat dan
Lampiran : :
Lampiran tangal
Hal
Hal :: pembuatan
surat
Kepada
Kepada Alamat
...............................
............................... tujuan ditulis
..............................
.............................. di bagian
...............................
............................... kiri
....................................(alinea pembuka).............................................
....................................(alinea pembuka).............................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................
.....................................(alinea Isi).......................................................
.....................................(alinea Isi).......................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................
.......................................(alinea penutup)............................................
.......................................(alinea penutup)............................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................
..
Nama Jabatan
dan nama
.............Nama jabatan ................
.............Nama jabatan ................
lengkap ditulis
(Tanda tangan dan cap instansi)
(Tanda tangan dan cap instansi)
dengan huruf
Nama Lengkap
Nama Lengkap
awal kapital
Tembusan
Tembusan
1. ........................
1. ........................
2. ........................
Gambar 2.1.
2. ........................
3. ......................
3. ......................
Gambar 2.8 Format Surat Dinas yang Sesuai dengan Keputusan Menteri
Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor.
72/KEP/M.PAN/07/2003 Tentang Pedoman Umum Tata Naskah
Dinas.

31. 24
F. Latihan
1. Apa yang Anda ketahui tentang korespondensi?
2. Apa tujuan penulisan surat?
3. Jelaskan fungsi surat!
4. Uraikan secara singkat pedoman dan ketentuan-ketentuan dalam menulis
surat dinas!
5. Jelaskan persyaratan seorang penulis surat yang baik.
6. Buatlah format surat dinas sesuai dengan Keputusan Menpan No. 72
tahun 2003.
7. Apa saja persyaratan yang harus Anda penuhi dalam menulis surat dinas
agar efisien dan efektif?
8. Uraikan bagaimana langkah-langkah menulis sepucuk surat secara
efektif.
9. Ambil sepucuk surat, kemudian sebutkan bagian-bagian surat, kemudian
jelaskan masing-masing bagian surat tersebut.
10. Gambarkan format/gaya surat dari instansi Anda yang ditujukan ke
instansi lain! Dengan memperhatikan hal-hal yang telah Anda pelajari
dalam Bab II, coba berikan Anda komentar tentang format surat yang
Anda gambar tadi!
G. Rangkuman
1. Pemberian informasi secara tertulis terjadi jika pemberi informasi tidak
dapat berhadap-hadapan dengan penerima informasi. Kegiatan tersebut
disebut korespondensi dan berkomunikasi dengan surat.
2. Dalam kehidupan dan pergaulan sehari-hari, manusia tidak terlepas dari
saling memberikan informasi baik secara lisan maupun secara tertulis.
3. Tujuan umum surat yang ditulis oleh pengirimnya adalah mengharap
reaksi yang timbul dari pembacanya tepat seperti yang diharapkan. Jadi
surat sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau
informasi
4. Penulis surat harus memenuhi syarat, baik dalam teknik penulisan,
maupun dalam langkah-langkah dalam menulis surat.
5. Surat mempunyai bagian-bagian surat. Tata letak bagian-bagian surat
disebut dengan format.
6. Menulis surat terdapat berbagai macam pilihan format, style, gaya.
7. Berbagai macam format, gaya, style dalam menulis surat, yaitu full
block, modified block, semi block, simplified,official, idented dan
hanging paragraph.

32. BAB III
BAGIAN-BAGIAN SURAT, PENGGUNAAN BAHASA,
DAN MEDIA SURAT DINAS
Indikator keberhasilan: setelah mempelajari bab ini,
peserta dapat menjelaskan bagian-bagian surat,
menyusun berbagai surat dinas dengan susunan
yang tepat dengan menggunakan bahasa Indonesia
yang baik dan benar, media dan menangani surat
dinas.
Selamat! Anda telah berhasil mempelajari Bab II dengan berhasil. Baiklah kalau
begitu Anda meneruskan mempeljari Bab III tentang bentuk, media/sarana,
susunan bagian-bagian surat menyusuan suarat dinas dengan menggunakan
bahasa Indonesia yang baik dan benar. Marilah mulai dengan mempelajari
bentuk-bentuk surat dinas, susunan dan bahasa surat dinas. Anda sudah siap?
Baiklah kalau sudah siap. Marilah pertama-tama mempelajari bentuk surat
menyurat.
A. Bagian-bagian Surat
Bentuk surat-menyurat dinas instansi pemerintah sesuai dengan
kegunaannya, ada beberapa bentuk, yaitu : Surat Dinas, Nota Dinas,
Memorandum, Surat Pengantar, dan Surat Undangan.
1. Surat Dinas
a. Pengertian
Surat Dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat/pegawai
dalam menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan,
pernyataan, permintaan atau penyampaian naskah dinas atau barang
kepada pihak lain di luar instansi/organisasi yang bersangkutan.
b. Pembuatan
Surat Dinas dibuat oleh pejabat/pegawai sesuai dengan lingkup
tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.
c. Susunan /Format Surat Dinas
Surat dinas dibuat oleh pejabat/pegawai sesuai dengan lingkup
tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya. Salah satu hal
25

33. 26
yang ikut menentukan baik atau kurang baiknya suatu surat adalah
susunan/formatnya. Yang dimaksud dengan susunan/format surat
dinas adalah tata letak atau posisi bagian-bagian surat dinas. Anda
tentu telah memahami bahwa surat terdiri atas bagian-bagian surat.
Berbagai cara pembagian untuk menyebutkan bagian-bagian surat
ini. Salah satu pembagian misalnya dengan menyebutkan: bagian
kepala, bagian tubuh dan kaki surat. Masing-masing bagian itu
terdiri atas subbagian-subbagian.
Bagian yang amat penting di dalam surat adalah pesan atau
informasi yang akan disampaikan kepada penerima surat. Dalam
hubungan itu, agar pesan atau informasi tersebut mudah dipahami,
surat hendaknya ditulis dengnan menggunakan bahasa efektif.
Bahasa yang efektif adalah bahasa yang sederhana, lugas, dan dapat
mengungkapkan pesan secara tepat sesuai dengan maksud yang
ingin Anda kemukakan. Kesederhanaan itu ditandai dengan
penggunaan kata-kata lazim, mudah dipahami, dan tidak berlebihan,
sedangkan kelugasan yang dimaksud ditandai dengan penggunaan
kata-kata yang tidak mengandung makna ganda atau makna
tambahan. Sementara itu, ketepatan yang dimaksud berkaitan
dengan penggunaan kata-kata yang dapat mewakili pikiran penulis
secara tepat dan mampu menimbulkan pemahaman yang sama pada
pikiran pembacanya.
Sehubungan dengan hal tersebut, penggunaan bahasa yang efektif
di dalam surat dinas akan dibahas secara terintegrasi dengan
pembicaraan tentang bagian-bagian surat. Hal itu dilakukan karena
keefektifan penggunaan bahasa tersebut, antara lain, tampak pada
bagian-bagian surat, seperti yang dapat Anda cermati lebih lanjut
di bawah ini.
Susunan bagian-bagian surat adalah sebagai berikut:
1) Kepala surat
a) Kepala surat lazim disebut kop surat. Di dalamnya
terdapat hal-hal sebagai berikut.
(1) Nama instansi
(2) Alamat instansi
(3) Nomor telepon dan faksimil
(4) Nomor Kotak pos
(5) Nomor kode pos
(6) Alamat pos-el (e-mail) dan alamat (web site, kalau ada)
(7) Lambang atau logo instansi
Kepala surat semacam ini berfungsi untuk memberikan
informasi kepada penerima surat mengenai nama, alamat,
nomor telepon, faksimil, dan keterangan lain yang

34. 27
berkaitan dengan instansi pengirim surat. Di samping itu,
kepala surat sekaligus berfungsi pula sebagai sarana untuk
memperkenalkan atau mempromosikan instansi pengirim
surat. Nama instansi dan unsur alamat yang ditulis ke
samping dipisahkan dengan tanda koma, bukan tanda
penghubung. Selain itu, kata jalan tidak disingkat menjadi
JL. Atau Jln., dan kata telepon pun ditulis lengkap tidak
disingkat menjadi Telp. Atau Tlp.
Contoh:
DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
SEKRETARIAT JENDERAL
Jalan Merdeka Timur No. 20, Jakarta, 10110
Telepon (021) 3519070 (Hunting), Faks (021) 3520351, Pos-el :setjen@dkp.go.id
Kotak Pos 4130 Jakarta, 10041
a) Jika kop surat surat menggunakan nama instansi,
ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, sedangkan jika
menggunakan nama jabatan ditandatangani oleh pejabat yang
bersangkutan
b) Tempat dan tanggal pembuatan surat di sebelah kanan atas
(1) Tanggal surat perlu dicantumkan pada setiap surat dinas.
Fungsinya adalah untuk memberitahukan kepada
penerima surat tentang waktu penulisan surat itu. Dalam
penulisannya, tanggal surat, bulan, dan tahun
dicantumkan secara lengkap, tidak disingkat. Namun,
kata tanggal, bulan, dan tahun tidak perlu dicantumkan.
(2) Tanggal ditulis dengan huruf Arab
(3) Tahun ditulis lengkap empat digit dengan angka Arab
(4) Selain itu, dalam kepala surat dinas biasanya sudah
tercantum nama kota tempat instansi itu berada. Oleh
karena itu, nama kota tersebut tidak perlu lagi
dicantumkan di depan tanggal.
Contoh yang tidak tepat:
Tanggal 25 Bulan Juni 2007
Semarang, 31-04-2007
24 Des ‘07
Contoh yang tepat:
25 Juni 2007

35. 28
31 April 2007
24 Desember 2007
c) Nomor, sifat, lampiran, dan hal di sebelah kiri di bawah nama
instansi/jabatan;
(1) Nomor Surat
Nomor surat selalu dicantumkan pada setiap surat dinas
yang keluar. Dalam hubungan itu, nomor surat berfungsi
untuk mengetahui jenis kegiatan yang berhubungan
dengan surat, mempermudah pengarsipan, dan
menemukannya kembali jika sewaktu-waktu diperlukan.
Kecuali itu, nomor surat juga berfungsi sebagai:
alat petunjuk bagi petugas arsip;
alat untuk mengetahui unit asal surat;
alat pengukur kegiatan instansi yang berkaitan
dengan surat-surat pada periode tertentu;
alat referensi;
Dalam penulisannya, nomor surat tidak diikuti dengan
tanda titik atau pun tanda titik dua dan tanda kurung.
Misalnya:
Nomor :3546/F8/C.11/2007
bukan
Nomor:3546/F8/C.11/2007.
Nomor:3546/F8/C.11/2007.-
(2) Lampiran
Kata lampiran digunakan untuk memberitahukan kepada
penerima surat bahwa ada sesuatu yang disertakan
bersama surat. Oleh karena itu, jika memang tidak ada
sesuatu yang disertakan, kata lampiran tidak perlu
dicantumkan.
Contoh penulisan yang tidak tepat:
Lampiran: 5 (lima) lembar
Lampiran: Satu (1) berkas
Lampiran: -
Contoh penulisan yang tepat
Lampiran: Lima lembar
Lampiran: Satu berkas

36. 29
(3) Hal Surat
Hal surat atau pokok surat berfungsi untuk
memberitahukan kepada penerima surat tentang pokok
masalah yang ditulis di dalam surat. Agar efektif, hal
surat sebaiknya tidak ditulis terlalu panjang, tetapi jelas
dan dapat mencakup seluruh isi surat.
Contoh penulisan yang tidak tepat:
Hal: Undangan untuk menghadiri Rakernas tanggal 5 Juli
2007
Contoh penulisan yang tepat:
Hal: Undangan
d) Alamat yang Dituju
Alamat yang dituju berfungsi sebagai petunjuk langsung
mengenai pihak yang harus menerima surat. Untuk itu, unsur-
unsur alamat yang digunakan hendaknya ditulis lengkap, tidak
disingkat.
Contoh penulisan yang tidak tepat
Yth. Bapak Kepala Pusat Bahasa
Jl.Daksinapati Barat IV
Rawamangun
JAKARTA
Contoh penulisan yang tepat
Yth. Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara
Jalan Jenderal Sudirman Kav. 69
Jakarta 12190
e) Penggunaan Untuk Perhatian ( u.p)
Alamat surat dengan menggunakan istilah u.p. (untuk
perhatian) digunakan untuk keperluan berikut:
(1) Untuk mempercepat penyelesaian surat yang
diperkirakan cukup dilakukan oleh pejabat atau staf
tertentu di lingkungan Intansi Pemerintah;
(2) Untuk mempermudah penyampaian oleh sekretariat
penerima surat kepada pejabat yang dituju, dan untuk
mempercepat penyelesaiannya sesuai dengan maksud
surat; dan

37. 30
(3) Untuk mempercepat penyelesaian surat, karena tidak
harus menunggu kebijakan langsung pimpinan instansi
Contoh:
Yth. Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara
u.p. Deputi Men.PAN Bidang Tatalaksana
Jalan Jenderal Sudirman Kav. 69
Jakarta 12190
2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh terdiri atas kalimat pembuka, isi dan
penutup.
a) Kalimat Pembuka
Bagian isi surat ditulis sesuai dengan kaidah penulisan
yang berlaku yakni dengan memakai huruf besar, huruf
kecil, serta tanda-tanda baca sesuai dengan aturan yang
berlaku. Biasanya ada kalimat-kalimat tertentu yang
umum digunakan sebagai kalimat pembuka.
Yang perlu diperhatikan di sini ialah beberapa kalimat
rancu yang sering dipakai orang dalam memulai suratnya,
sehingga tidak lagi terasa kesalahannya.
Contoh:
(1) Bersama ini kami kabarkan kepada Ibu bahwa
……………………..
Ungkapan bersama ini artinya ‘bersama-sama dengan
ini’ atau ‘seiring dengan ini’. Jadi, tidak dapat
dikatakan seiring dengan surat ini kami kabarkan
…….. sebab, kabar itu tidak diseiringkan dengan surat,
melainkan dituliskan di dalam surat itu. Sebenarnya
ungkapan bersama ini biasanya digunakan pada surat
pengantar sebab dalam surat pengantar itu dituliskan
apa yang dikirimkan seiring dengan surat pengantar
itu.
Hendaknya dituliskan :
Dengan surat ini kami kabarkan ……………..
atau : kami beritahukan…………………..

38. 31
1) Kalimat pertama surat biasanya kita mulai antarta lain
dengan Surat Anda tanggal … telah saya terima; kadang-
kadang orang menulis bukan tanggal melainkan
bertanggal atau tertanggal, Tanggal biasanya
disingkatnya menjadi tgl., dan tertanggal
disingkatkan menjadi ttgl.
2) Menurut makna yang terkandung pada awalan ber dan ter,
bentuk bertanggal dapat diterima sebab bertanggal artinya
‘memakai tanggal’, sedangkan tertanggal mengandung arti
makna ‘sudah ditanggali’ atau ‘sudah diberi tanggal’
3) Surat Saudara bertanggal 10 Januari 2001, artinya ‘surat
Saudara yang dibubuhi tanggal 10 Januari 2001’,
sedangkan surat Saudara tertanggal 10 Mei 2001 artinya
‘surat Saudara sudah dibubuhi tanggal 10 Januari 2001’.
Untuk apa ditekankan kata “sudah” karena itu memang
sudah jelas berdasarkan situasinya. Bentuk tertanggal
rupanya lahir karena pengaruh bahasa Belanda
“gedatteerd” (bentuk kata lampau). Jadi, bentuk ini
sebaiknya dilupakan saja. Boleh menggunakan bentuk
tanggal… atau bertanggal … .
b) Isi Surat
Pemakaian alinea/paragraf harus diperhatikan. Ini sering
dilupakan. Tidak setiap kalimat harus dimulai dengan
alinea/baris baru; sebaiknya tiap alinea memuat satu hal
supaya penerima surat dengan mudah menangkap isi surat.
Harus pula dijaga agar alinea-alinea itu tidak menjadi
terlalu panjang.
(1) Penyusunan Kalimat
Kalimat yang digunakan dalam surat dinas hendaknya
berupa kalimat efektif, yaitu kalimat yang sesuai
dengan kaidah bahasa, singkat, dan enak dibaca.
Kalimat yang sesuai dengan kaidah bahasa adalah
kalimat yang tidak menyimpang dari kaidah yang
berlaku. Kalimat itu sekurang-kurangnya memiliki
subjek dan predikat. Selanjutnya, kalimat yang
digunakan adalah kalimat yang tidak bertele-tele atau
tidak berbelit-belit. Namun, tidak berarti bahwa unsur-
unsur yang wajib ada dalam sebuah kalimat itu boleh
dihilangkan. Kemudian, kalimat yang enak dibaca
adalah yang sopan dan simpatik, tidak bernada
menghina atau meremehkan pembaca.

39. 32
(2) Penyusunan Paragraf
Paragraf adalah sekelompok pernyataan yang
berkaitan satu sama lain yang merupakan satu
kesatuan. Fungsi paragraf untuk mempermudah
pemahaman penerima, memisahkan atau
menghubungkan pemikiran dalam komunikasi tertulis.
Gagasan Anda sebagai penulis yang dituangkan dalam
surat hendaknya ditata dan diatur sedemikian rupa
dalam paragraf-paragraf sehingga gagasan itu mudah
dipahami oleh penerima surat. Setiap gagasan disusun
dalam satu paragraf yang utuh, yakni paragraf yang
memenuhi syarat adanya kesatuan dan kepaduan.
Dengan kata lain, gagasan yang sama tidak dituangkan
dalam beberapa paragraf. Sebaliknya, beberapa
gagasan yang berbeda tidak dituangkan dalam sebuah
paragraf yang sama.
Sebuah paragraf dikatakan memiliki kesatuan jika
paragraf itu betul-betul hanya berbicara satu masalah.
Selanjutnya, paragraf dikatakan memiliki kepaduan
jika kalimat-kalimat yang Anda susun saling
berhubungan, dan saling berkaitan. Kalimat-kalimat
dalam sebuah paragraf akan saling berhubungan dan
akan saling berkaitan jika diikat dengan pengait
paragraf, yang berupa ungkapan penghubung
antarkalimat, seperti selanjutnya, selain itu,
sebaliknya, namun, dan oleh sebab itu, diikat dengan
kata ganti, seperti itu, ini, nya, dan tersebut, atau diikat
dengan pengulangan kata yang dipentingkan
Marilah kita bandingkan paragraf yang tidak memiliki
syarat kesatuan dan kepaduan dengan paragraf yang
memiliki dua syarat dengan baik.
Laporan tentang hasil penelitian kiriman Bapak telah
saya terima dengan baik.
Di dalamnya ada satu judul penelitian yang sebenarnya
tidak saya pesan. Hasil penelitian yang saya minta
ternyata tidak ada dalam kiriman itu. Laporan Hasil
penelitian itu tertukar.
Bersama ini saya kembalikan Laporan Hasil Penelitian
yang tidak saya butuhkan, dan saya mohon Bapak
segera mengirimkan hasil laporan yang saya pesan,

40. 33
yaitu Laporan Hasil Penelitian Sistem Penggajian
Pegawai Negeri Sipil.
Paragraf ini hanya berisi satu gagasan, yakni tentang
kiriman buku tentang hasil penelitian. Walaupun dalam
papragraf ini terdapat pernyataan tentang adanya
kekeliruan pengiriman, yaitu tertukarnya hasil
penelitian yang dipesan dengan hasil penelitian yang
tidak dipesan, pernyataan-pernyataan tersebut hanyalah
merupakan kalimat penjelas yang memperterang
kalimat utama. Jadi, semua kalimat harus disusun
dalam satu paragraf. Di samping itu, agar kalimat-
kalimat itu saling berkaitan, hendaklah digunakan
pengait paragraf, yang berupa ungkapan penghubung
antarkalimat.
Sebaiknya kalimat-kalimat itu disusun dalam satu
paragraf, sebagai berikut.
Laporan tentang hasil penelitian yang Bapak kirim
telah saya terima dengan baik. Namun, di dalamnya
ada satu judul penelitian yang sebenarnya tidak saya
pesan. Sebaliknya, hasil penelitian yang saya minta
ternyata tidak ada dalam kiriman itu. Mungkin laporan
hasil penelitian itu tertukar ketika staf Bapak
mengepaknya. Oleh sebab itu, bersama ini saya
kembalikan laporan hasil penelitian yang tidak saya
butuhkan, dan saya mohon Bapak segera mengirimkan
hasil laporan yang saya pesan, yaitu Laporan Hasil
Penelitian Sistem Penggajian Pegawai Negeri Sipil.
(3) Pilihan Kata
Surat-surat yang resmi perlu dipilihkan kata-kata yang
memenuhi syarat baik dan baku, lazim, dan cermat. Di
samping itu, pemakaian ungkapan idiomik, ungkapan
penghubung, atau ungkapan yang bersinonim harus
dituliskan dengan benar.
(4) Kata yang Baik dan Baku
Penggunaan kata-kata dialek yang belum diakui
kebakuannya tidak dibenarkan. Penggunaan kata-kata
gimana, ngapain, entar, kasih, bikin, betulin, kagak dan
cuman termasuk tidak baik. Padanan kata-kata tersebut
yang dianggap baku adalah bagaimana, mengapa,

41. 34
nanti, beri, membuat, memperbaiki, tidak, dan hanya.
Sebagian kata yang baku dapat dilihat di bawah ini.
KATA BAKU KATA TIDAK BAKU
Februari Pebruari
November Nopember
Senin Senen
Jumat Jum’at
Mengubah Merubah
Kuitansi Kwitansi
Teladan Tauladan
Formal Formil
Persen Prosen
Sistem Sistim
Pertanggungjawaban Pertanggung jawab
Pikir Fikir
Paham Faham
Catatan :
Daftar Ejaan kata dan Istillah Bahasa Indonesia dapat
dibaca pada Lampiran 1.
(5) Kata yang Lazim
Surat resmi hendaklah dipilihkan kata-kata yang lazim
dalam masyarakat, yaitu kata-kata yang sudah dikenal.
Hidarkanlah perasaan ingin memperlihatkan
keintelektualan atau kesarjanaan Anda dengan
menggunakan kata atau istilah asing. Sedapat-dapatnya
menggunakan istilah bahasa Indonesia. Gunakan kata
masukan bukan input, peringkat bukan ranking, patau
bukan monitor.
(6) Kata yang Cermat
Penggunaan sapaan Bapak, Ibu, Saudara, dan Anda
hendaknya tepat pula sesuai dengan kedudukan orang
yang dikirimi surat tersebut, apakah penerima surat itu
lebih tinggi pangkat dan kedudukannya, ataukah
penerima surat itu sederajat kedudukannya dengan
pengirim surat.

42. 35
(7) Ungkapan Idiomatik
Unsur-unsur dalam ungkapan idiomatik sudah tetap
dan senyawa. Oleh karena itu, unsur-unsur tersebut
tidak boleh ditambahi, dikurangi, atau dipertukarkan.
Yang termasuk ungkapan idiomatik itu, antara lain,
Sesuai dengan
Bertemu dengan
Berhubung dengan
Sehubungan dengan
Bertalian dengan
Bersamaan dengan
Tidak ubahnya seperti
Berbicara tentang
Berkenaan dengan
Disediakan untuk
Terbuat dari
Terjadi dari
Luput dari
Terdiri atas
Tidak berbeda dengan
Disebabkan oleh
(8) Ungkapan Penghubung Kata-kata yang Bermiripan
Ungkapan penguhubung dalam bahasa Indoensia ada
dua, yaitu ungkapan penghubung intrakalimat dan
ungkapan penghubung antarkalimat. Ungkapan
penghubung intrakalimat berfungsi menghubungkan
unsur-unsur dalam suatu kalimat. Yang termasuk
ungkapan penghubung intrakalimat adalah antara lain,
baik ..........
Maupun..............., antara .................dan, seperti dan
misalnya, serta demikian dan sebagai berikut.
(a) baik ........... maupun
(b) antara .......... dan
(c) seperti dan misalnya
Ungkapan seperti merujuk kepada uraian selanjutnya,
sedangkan misalnya merujuk kepada uraian
sebelumnya. Dalam hal ini, kedua kata tersebut tidak
dapat dipertukarkan.
Contoh:

43. 36
Tidak baku
Kami mohon dikirimi bahan-bahan bangunan
misalnya map, kertas A 4, spidol, pensil, tinta printer.
Baku
Kami mohon dikirimi bahan-bahan bangunan seperti
map, kertas A 4, spidol, pensil, tinta printer.
demikian dan sebagai berikut
Ungkapan demikian merujuk ke uraian sebelumnya,
sedangkan ungkapan sebagai berikut merujuk ke uraian
selanjutnya.
(9) Ungkapan yng Bersinonim
Ungkapan-ungkapan bersinonim berikut tidak
digunakan sekaligus karena pengunaan dua kata yang
berarti sama merupakan penulisan mubazir. Penulis
surat dinas harus menentukan salah satu di antaranya.
Contoh:
Sejak dan dari (tidak digunakan dalam satu kalimat)
Adalah dan merupakan (tidak digunakan sekaligus)
Seperti dan lain sebagainya (tidak digunakan
sekaligus)
Agar dan supaya (tidak digunakan sekaligus)
(10) Kata-kata yang Bermiripan
Dalam bahasa Indonsia terdapat kata-kata bermiripan,
baik dari segi bentuk maupun dari segi makna. Bahkan,
dari segi makna dapat dikatakan bahwa kata-kata
tersebut bersinonim. Yang termasuk kata-kata yang
bermiripan, antara lain, suatu dan sesuatu, masing-
masing dan tiap-tiap, jam dan pukul, serta dari dan
daripada.
(a) Kata suatu dan sesuatu