1. Substitutie, de eerste stap naar een E-depot Miriam Weeda

2. Inhoud De weg naar een Machtiging voor vervanging Een E-depot opbouwen Structuur van je E-depot? En dan…

3. Even voorstellen 2003 in DIV-wereld terechtgekomen Studie Duitse taal en cultuur (afgestudeerd op Duitse manuscripten) Vooral DMS trajecten: gebruikers- trainingen, RMA inrichting, digitale DIV-processen Consultant bij Dino4

4. Herkenbaar? Hybride dossiers Beheer papieren archief (traditionele dossiers) Digitale documenten (inscanning of digital born) Beheer ingescande papieren documenten (kosten per meter, hoeveel heb je?)

5. Oplossing? “Alle papieren documenten weggooien” Digitale documenten leidend maken! Machtiging voor vervanging aanvragen en eigen E-depot opzetten (=digitaal archief met te bewaren en op termijn vernietigbare records)

7. Milieu-expertise voor binnen- en buitenland

9. Archief expertise: voorbeeldfunctie voor regio en vergelijkbare organisaties1 bureauhoofd 24 medewerkers 150.000 dossiers

10. De Weg naar de Machtiging Machtiging aanvragen: eng! DCMR: Traject van 2 jaar (na 1 jaar ‘digitaliseren’) Aangroei 400 m per jaar tegengaan SSA: op termijn vervangen Machtiging van Gedeputeerde Staten

11. De Weg naar de Machtiging

13. Gemeente Schijndel: alleen vernietigbare bescheiden

14. Gemeente Deventer: te bewaren bescheiden

15. Provincie Overijssel:

19. Minimale eisen handboek Archiefafbakening: Weet je voor welk proces, vernietigbare of te bewaren archiefbescheiden? DCMR: primaire proces 2. Processen & structuur : Zijn alle documentstromen/processen helder? Heb je een RM functionaliteit waarin je de digitale documenten in een structuur kan opbergen?

20. Voorwaarden 3) Techniek (ICT) Hoe en welke software is aanwezig. Is er een breed informatieplan beschikbaar? 4) Kwaliteit Wie heeft welke taken en verantwoordelijkheden? DCMR: kwaliteitstraject met medewerkers

21. De weg naar substitutie Tijdens gehele traject: communiceer en overleg met betreffende instanties Doe het samen! Kaders vaststellen: belangrijk zijn NEN-normen (15489, 2082) Inrichting digitaal beheervan documenten en kwaliteitszorg zijn essentiele onderdelen Begin klein (valkuil om groot te willen beginnen)

22. Machtiging Je hebt de machtiging en dan ? E-depot krijgt status! Machtiging van Onze Minister (Rijksarchiefbewaarplaats) of Gedeputeerde Staten

24. Te vernietigen of te bewaren informatie?

25. Alleen voor semi-statische informatie?- Los systeem of Recordsmanagement functionaliteit ingebouwd?

26. E-depot Of “het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat het duurzaam beheren van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt” (rapport E-depot Duurzame digitale toegang tot informatie mei 2010)

27. Welke structuur in je E-depot? Waar worden records beheerd? In dynamische fase: in DMS of processysteem Semi-statische fase: beheer in RMA of RM functionaliteit Statische fase: Regionaal of landelijk E-depot

28. Welke structuur in je E-depot? Welke records heb je? Dossiers: documenten met verschillende bewaartermijnen Documenten: per soort gecategoriseerd Gestructureerde processen (AO) Zaakgericht: processen met daarin zaken Ongestructureerde en semi-gestructureerde informatie?

29. Welke beheer-instrumenten heb je? DSP Fileplan Zaaktypencatalogus

30. Documentair Structuur Plan DSP : proces-georienteerd Compleet overzicht informatie beheer Voordelen: alle documenten in processen onder te brengen Aan elk proces koppel je een bewaartermijn Zaak, dossier of document Keuze van DCMR (voorbeeld Model DSP)

31. Fileplan Documentgeorienteerd Term wordt in DMS E-Docs gebruikt Voorbeeld: University of Toronto

32. Zaaktypencatalogus Zaaksgewijs archiveren Compleet overzicht van alle zaak- informatie voor gemeentelijke activiteiten Beheer-voordeel: 1 bewaartermijn voor 1 zaak Dienstverlening staat voorop Komt samen met DSP

33. Samengevat Baken duidelijk af waarvoor machtiging wordt aangevraagd Kwaliteit ! (processen, instrumenten, structuur) Werk samen met archiefinspectie!

34. Vragen?