Basierend auf der Plattform Microsoft SharePoint und Office 365 steht mit dem Locatech Vertragsmanagement eine professionelle Lösung zur Verfügung, die nicht nur den gesamten Lebenszyklus aller im Unternehmen anfallenden Verträge intuitiv abbildet, sondern auch wichtige Auswertungen bereitstellt und überdies sehr einfach und mit wenig Aufwand an individuelle Anforderungen angepasst werden kann. Prinzip Vertragsakte Neben den eigentlichen Vertragsdokumenten verwaltet VM365 alle Informationen, die für einen Vertrag relevant sind. Eine Vielzahl möglicher Vertragsattribute (wie z.B. Skonto-Konditionen bei Lieferantenverträgen oder Konditionsveränderungen bei Staffelmietverträgen) sind bereits vorkonfiguriert, ggf. für Ihre Organisation wichtige zusätzliche Informationen können sehr schnell konfiguriert werden. Änderungen an Verträgen oder Vertragsdokumenten werden an Ort und Stelle automatisch protokolliert. Funktionsumfang Vertragserstellung Verträge unterliegen in aller Regel einem Gestaltungsprozess, in dessen Verlauf viele Entwurfsdokumente entstehen und Absprachen z.B. per E-Mail getroffen werden. Ein Mietvertrag beispielsweise durchläuft in der Entwurfsphase mehrere Stufen mit Änderungen durch die Vertragspartner, bis die unterschriftsreife Version erstellt ist. Anschließend muss diese finale Version zum einen in einer bearbeitbaren Fassung abgelegt werden, damit spätere inhaltliche Prüfungen durch Textsuchen vereinfacht werden und damit der Vertrag als Vorlage für zukünftige Verträge genutzt werden kann. Zum anderen muss die rechtsgültige, unterschriebene Version in einem zentralen Ordner verwahrt werden, auf den schnell zugegriffen werden kann, und sei es nur, um Kopien zu erstellen. All diese Prozessschritte unterstützt LVM, Ihnen stehen sämtliche Dokumentenmanagementfunktionen der Office 365/SharePoint-Plattform zur Verfügung. Unterstützung des gesamten Vertrags-Lebenszyklus Alle Schritte des Vertrags-Lebenszyklus werden unterstützt: 1.Erstellung verschiedener Versionen eines Vertrags vom Entwurf bis zu gültigen Endfassung 2.Abstimmung zwischen Vertragspartnern und Bearbeitung der Entwürfe durch verschiedene Personen, Abteilungen, Anwalt oder Dienstleister 3.Definieren der Zugriffsrechte auf Vertragsdaten (z.B. geschützter Zugriff auf Arbeitsverträge) und Sicherstellen der richtigen Zugriffsberechtigungen. Wer darf Verträge ansehen, wer darf bearbeiten? 4.Ablage von Korrespondenz oder Mailverkehr zu den Dokumenten 5.Internes Abzeichnen und Genehmigen von Verträgen 6.Zentrale, sichere Ablage des rechtsgültigen Originalvertrags mit Unterschriften, ggf. Digitalisieren durch Scannen 7.Suchen und Wiederfinden von Verträgen 8.Auswertung und Speicherung der Inhalte der Verträge derart, dass z.B. Fristen und Risiken erfassbar und kontrollierbar gemacht werden 9.Wiedervorlagen und Erinnerungen an wichtige Vertragstermine

1. Leistungen
Prozess-Beratung
Anforderungsanalyse
Spezifikation & Konzeption
Workshops & Schulungen
Projektmanagement
Anpassung – Erweiterung -
Softwareentwicklung
Einführung, Schulung,
Wissenstransfer,
Dokumentation
Produktlösungen
LTRS
Ticketsystem
Anforderungsmanagement
Servicedesk
LPM Projektmanagement
LVMVertragsmanagement
LQM Qualitätsmanagement
LRM Reklamationsmanagement
Unternehmen
Unternehmensgruppe Locatech
seit 1992
Microsoft Partner seit 2000
SharePoint-Expertise seit 2006
Locatech IT Solutions seit 2008
Beratungsexperten + Software-
Entwicklungs-Knowhow
Kompetenzen
Unternehmens- und Prozesslösungen für Unternehmen
Vereinfachen / Automatisieren vonVerwaltungsprozessen mit Microsoft SharePoint
Strategische Einführung Microsoft SharePoint und Office365
Unternehmenslösungen für
Microsoft SharePoint und Office 365

2. Prozess-
Kompetenz & -
Lösungen
Portfolio - Unternehmensprozesse 2.0
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3. Vertrags-
management
-Ziele
Ziele EinführungVertragsmanagement
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4. Gesetzliche
Grundlage
Gesetz zur Kontrolle undTransparenz im Unternehmen
(KonTraG 1998)
Das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmen (KonTraG)
verpflichtet die Unternehmen zu einem professionellen
Risikomanagement. Die wesentliche Risiken sollen durch ein
Früherkennungssystem rechtzeitig aufgedeckt und damit die
Insolvenzgefahr deutlich gemindert werden.Verantwortlich hierfür sind die
Vorstände bzw. die Geschäftsführer der Unternehmen. Die Aufsichtsräte
sind verpflichtet sich davon überzeugen, ob das Frühwarnsystem
funktioniert, dieWirtschaftsprüfer müssen dieTauglichkeit der Maßnahmen
prüfen und testieren.
Analyse &
Strategie
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5. Abdeckung
desVertrags-
lebenszyklus
 Vertragsentwurf bis Unterschrift, Bearbeitung imTeam
 Ablage Korrespondenz/Schriftverkehr/Emails zuVerträgen
 Abstimmung zwischenVertragspartnern
 Internes Abzeichnen und Genehmigen vonVerträgen
 Sicherheit Datenzugriff durch Berechtigungsrollen
 Ablage rechtsgültiges Original
 Suchen undWiederfinden vonVerträgen
 Auswertung -> Fristenwahrung,Vertragsrisiken
 Wiedervorlagen und Erinnerungen
 Archivierung
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6. Vertrags-
prozesse
 Mehrere Abteilungen eines Unternehmens betroffen
 Genehmigungshistorie
 Aktionen beiVertragskündigung
 Definierte (möglicherweise auditierte) Geschäftsprozesse
Prozesse
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7. Anforderungen
Vertrags-
verwaltung
 UmfassendeVertragsablage und -recherche
 BeliebigeVertragsarten
 Konfigurierbar an eigeneAnforderungen/Namenskonventionen
 Fristenverwaltung / Fristenwahrung
 Controlling / Bewertung von Risiken
 Benachrichtigungen
 Dokumentenmanagement
 IndividualisierteVertragsformulare
 Suche / Filterung vonVerträge
 Auswertungen / persönliche Reports
 Vier-Augen-Prinzip -Genehmigungsworkflow
Informations-
transparenz
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8. Metadaten
VerwalteteVertrags-
informationen
 Vertragsobjekte
 Vertragsstammdaten (Vertragspartner, Klassifizierungen…)
 Vertragsarten
 Vertragsdokumente
 Laufzeiten und Kündigungsfristen
 SonstigeVertragsfristen
 Vertragskosten
 Aufgaben
 Termine
 Benachrichtigungen
 Zugriffsrechte
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9. Vertrags-
objekte
 EigeneObjektverwaltung
 Gegenstände, Anlagen oder Personen/Gruppen
 Beliebig vieleVerträge zu einem Objekt
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10. Vertrags-
partner
 EigeneVertragspartnerverwaltung oder
 Synchronisierung vorhandener Vertragspartner aus ERP/SAP
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11. Einzelverträge/
Rahmen-
verträge
Vertragsarten, Fristen, Kosten, Dokumente…
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12. Vertrags-
dokumente
• Gestaltungsprozess von Entwurf bis unterschriftsreifeVersion
• Korrespondenz z.B. per E-Mail
• Änderungen durchVertragspartner
• (durchsuchbar + ggf.Vorlage für neueVerträge)
• Alle Dokumentenmanagementfunktionen von SharePoint
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13. Laufzeiten und
Kündigungs-
fristen
 KonfigurierbareWiedervorlagelisten
 Erinnerungs-Emails zuVertragsfristen
Prozesse
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14. Risiko-
management
Beschreibungund
Bewertungvon
Vertragsrisiken
• Erfassung und Bewerten Einzelrisiken und Auslöser
• Festlegen von Risiko-Minimierungs-Strategien
• Plan B aufstellen
Risiko-
management
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15. Risiko-
management
Übersicht der
Vertragsrisiken
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16. Controlling/
Vertragskosten
 Stammdaten zu Lieferanten aus ERP/SAP-System
 Preisvereinbarungen, Boni- oder Rabattregelungen (Add-On)
 Basisdaten für neueVertragsverhandlungen
 Lieferantenübergreifende Kostenvergleiche
Controlling

17. Benach-
richtigungen
• Beliebig konfigurierbar – Regeln, Parameter
• Deutlich erweitert zum SharePoint-Standard
• Zeit- und aktionsgesteuert
Prozesse
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18. Organisation &
Zugriffsrechte
 Welche Personen dürfenVerträge anlegen oder einsehen?
 Wer genehmigtVerträge?
 In welchenVersionen liegenVertragsdokumente vor?
 Zugriffsrechte aufVerträge gemäß Organisationsstruktur
 AlleVertragsstände in Form von nachvollziehbaren Dokumentversionen
Organisation
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19. Informations-
transparenz
- Ansichten
- Suchfunktion
• Informationen für erweiterten Benutzerkreis leicht auffindbar
• Anstehende Kündigungstermine
• Zentrale Rahmenverträge mit Sonderkonditionen
• Wiedervorlagen
Informations-
transparenz
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20. Vertragssuche
 Volltextsuche (auch Inhalt vonVertragsdokumenten)
 Suchverfeinerung
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21. Vertrags-
reporting
 Definition von Reportumfang und Intervall
 Grafische oder Listenauswertung
 Weiterverarbeitung / -verdichtung in Excel
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22. Integration/
Schnittstellen
Vertrags-
management
 Einmaliger Import (z.B. via Excel) oder
 Permanente Synchronisation mit Drittsystem via Daten-Konnektor
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23. Integration/
Schnittstellen
- Datenbanken
Anbindung unterschiedlicher Datenbanken-Anbieter
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24. Integration /
Schnittstellen
-Excel/CSV
-SAP
 Übernahme relevanter vertragsrelevanter Daten aus führenden DV-Systemen
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25. Archivierung
 Anbindung Storage-System an SharePoint-Plattform
 Vertrags-Archivierung = SharePoint-Archivierung
 Revisionssicherheit durch Wirtschaftsprüfer-Auditierung
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26. Zusammen-
fassung
 Zentrales Management-Informations-System allerVerträge
 AlleVerträge des Unternehmens in einerVertragsdatenbank
 Transparenz über alle Unternehmensverträge undVertragskosten
 Vier-Augen-Prinzip durchGenehmigungsworkflow
 Verwaltung vonVerträgen in elektronischenVertragsakten
 ElektronischeWiedervorlage derVerträge / Benachrichtigungen
 Verwaltung von verschiedenenVertragsarten z.B. Mietverträge,
Reinigungsverträge, etc. als Einzel- und Rahmenverträge
 Integriertes Dokumentenmanagement für alle begleitenden
Vertragsdokumente
 Online-Auskunftssystem für alleVerträge zu allen Objekten
 Online-Verfügbarkeit allerVerträge im Unternehmensnetzwerk
 Sicherstellung derVertraulichkeit durch Berechtigungssystem
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27. Vertrags-
management
- Methodik
Vielen Dank!
Dirk Löhn – dirk.loehn@locatech.com
RudolfVehring – rudolf.vehring@locatech.com
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28. Weitere
Informationen
 http://www.locatech-it.com/technologien-
plattformen/sharepoint/einfuhrung-eines-zentralen-
vertragsmanagements-in-unternehmen-leitfaden-und-checkliste/
 http://www.locatech-it.com/technologien-
plattformen/sharepoint/vertragsmanagement-office365-
sharepoint-online-vm365/
Vielen Dank!
Dirk Löhn – dirk.loehn@locatech.com
RudolfVehring – rudolf.vehring@locatech.com
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