Vertragsmanagement LVM 2016 für Office365 und Microsoft SharePoint

LVM 2016
Vertragsmanagement-System für
Microsoft Office365 & SharePoint
Alle Unternehmensanforderungen an dasVertragsmanagement
Umfassendste Lösung für Microsoft Office365
Vertragslebenszyklus von Entwurf bisArchiv
Komfortabel, intuitiv und modern
LVM 2016
Vertrags-
Management
© Locatech IT Solutions GmbH, 2016 – http://www.locatech.com – Kontakt: sales@locatech.com

LVM 2016
Umfassendes
Vertragsmanagement für
Office365undSharePoint
EingebettetinUnternehmens-
Prozesse
Abteilungsübergreifend
relevant
IntegriertinIT-Systeme
Betriebimeigenen
Rechenzentrumoderinder
sicherenMicrosoft-Cloud

Organisatorischer
Nutzen
Strategisch
 Baustein zur Prozessoptimierung
 Schritt zur Integration unternehmenskritischer Informationen
 Wachsender Nutzen mit zunehmender AnzahlTeilnehmer
Praktisch
 Fristenkontrolle,Verhandlungsspielräume
 KürzereVerhandlungsdauer
 SchnellereVertragsbearbeitung, Senkung Prozesskosten
 Vertragscontrolling
 Unmittelbarer Zugang undVerfügbarkeit
 Schutz vor unbefugten Zugriffen
 GrößtmöglicheTransparenz

LVM 2016
Nutzen für die
Organisation
ZentraleVerwaltung allerVertragsakten und -arten
Fristenbuch,Vertragscontrolling
Komfortable Dokumentablage mit MS Office-Integration
Transparenz über Inhalt und Historie
Sicherheit beim Zugriff / Berechtigungsrollen
Anbindung an Systeme wie SAP
Risikomanagement

Vertragsakte
KompletterVorgang
Dokumente
E-Mails
Fristen
Vertragspartner
Verantwortliche
Attribute
Vertragsentwürfe
Originale
Kosten
Notizen/Schriftwechsel
Historie
…
Erstellen Prüfen
Teilen/
Freigeben
Vertrags-
bibliothek
Suche / Recherche
Vertragsvorlagen,
Gescannte & Online-
Dokumente
Reporting
Attribute/
Metadaten
Kommunikation
Verwalten/Bearbeiten

Vertrags-
lebenszyklus
 Vertragsentwurf bis Unterschrift, Bearbeitung imTeam
 Ablage Korrespondenz/Schriftverkehr/Emails zuVerträgen
 Abstimmung zwischenVertragspartnern
 Internes Abzeichnen und Genehmigen vonVerträgen
 Sicherheit Datenzugriff durch Berechtigungsrollen
 Ablage rechtsgültiges Original
 Suchen undWiederfinden vonVerträgen
 Auswertung -> Fristenwahrung,Vertragsrisiken
 Wiedervorlagen und Erinnerungen
 Archivierung

Vertragstypen
Vertragstypen können nach Kundenwunsch vorkonfiguriert
werden, z.B.
 Dienstleistungsvertrag
 Wartungsvertrag
 Lieferantenvertrag
 Versorgungsvertrag
 Immobilienvertrag
 Engagement Letter
 Agenturvertrag

Vertragsportal
Intuitiv
Modern
Dokumentmanagement
integriert

Vertragsakte
anlegen
IntuitiveFormulare
Individuellanpassbar
Inkl.Regelmanagement

Vertrags-
dokumente
Drag& Drop
Automatische
Verschlagwortung
Dokumentenmanagement
GestaltungsprozessvonEntwurfbis
unterschriftsreifeVersion
Korrespondenzz.B.per E-Mail
ÄnderungendurchVertragspartner
AlleDokumentenmanagementfunktionen
vonSharePoint

Integration inOutlook
• Direkte Zuordnung von E-Mail-Korrespondenz zu
Vertragsakten
• Der E-Mail-Schriftverkehr wird automatisch mit der
Vertragsakte verbunden
• E-Mail-Anhänge werden zentral im LVM abgelegt und
für die Suche indiziert
• DieVerschlagwortung erfolgt automatisch

Scannen
Altverträge&Originale
AutomatischeTexterkennung
Stapelerfassung

Verschlagwortung
VerwalteteVertrags-
informationen
Metadaten
Attribute
Einfache Konfiguration von Schlagwortkategorien
Viele Schlagwortkategorien bereits im Standard vorkonfiguriert
 Vertragsstammdaten (Vertragspartner, Klassifizierungen…)
 Vertragsarten
 Vertragsdokumente
 Laufzeiten und Kündigungsfristen
 SonstigeVertragsfristen
 Vertragskosten
 Aufgaben
 Termine
 Benachrichtigungen
 Zugriffsrechte

Vertrags-
partner
EigeneVertragspartnerverwaltung
oderSynchronisierung Partneraus
ERP/SAP
Erweiterbar für
Lieferantenbewertung

Einzelverträge/
Rahmen-
verträge

Laufzeiten und
Kündigungs-
fristen
KonfigurierbareWiedervorlagen
Erinnerungs-Funktion
OptischeKennzeichnung

Controlling/
Vertragskosten
 Stammdaten zu Lieferanten aus ERP/SAP-System
 Lieferantenpreislisten (Add-On)
 Basisdaten für neueVertragsverhandlungen
 WirksamesVertragscontrolling

Benachrichtigungen
Wiedervorlage
Fristen
ToDos/Aufgaben
• Beliebig konfigurierbar – Regeln, Parameter
• Deutlich erweitert zum SharePoint-Standard
• Zeit- und aktionsgesteuert

Organisation &
Zugriffsrechte
Berechtigungsrollen
ActiveDirectory-Integration
 Welche Personen dürfenVerträge anlegen oder einsehen?
 Wer genehmigtVerträge?
 In welchenVersionen liegenVertragsdokumente vor?
 Zugriffsrechte aufVerträge gemäß Organisationsstruktur
 AlleVertragsstände in Form von nachvollziehbaren Dokumentversionen

Vertrags-
prozesse
 Mehrere Abteilungen eines Unternehmens betroffen
 Genehmigungshistorie
 Aktionen beiVertragskündigung
 Definierte (möglicherweise auditierte) Geschäftsprozesse

Formulare
Anpassbar
Formular-Regeln
und Felder

Suche &
Recherche
Volltext
Dokument-Vorschau
Suchfilter
ErweiterteSuche

Vertrags-
reporting
 Definition von Reportumfang und Intervall
 Grafische oder Listenauswertung
 Weiterverarbeitung / -verdichtung in Excel

Integration/
Schnittstellen
 Einmaliger Import (z.B. via Excel) oder
 Permanente Synchronisation mit Drittsystem via Daten-Konnektor
Vertrags-
management

Integration/
Schnittstellen
Datenübernahme
Synchronisierung
Anbindung unterschiedlicher Datenbanken-Anbieter

Zusammen-
fassung
 Zentrales Management-Informations-System allerVerträge
 AlleVerträge des Unternehmens in einerVertragsdatenbank
 Transparenz über alle Unternehmensverträge undVertragskosten
 Freigabe- und Genehmigungsworkflow
 Verwaltung vonVerträgen in elektronischenVertragsakten
 ElektronischeWiedervorlage derVerträge / Benachrichtigungen
 Verwaltung von verschiedenenVertragstypen z.B. Mietverträge,
Reinigungsverträge, etc. als Einzel- und Rahmenverträge
 EinfachesVerwalten vonVertragsakten von derVertragsanbahnung bis zur
Archivierung, inklusive der einfachen Ablage undVerwaltung aller zugehörigen
Dokumente, Korrespondenz und E-Mails
 Online-Auskunftssystem für alleVerträge zu allen Objekten
 Online-Verfügbarkeit allerVerträge im Unternehmensnetzwerk
 Sicherstellung derVertraulichkeit durch Berechtigungssystem

LVM 2016
Vertragsmanagement
SharePoint
Office365
Durchdacht
Umfassend
Clever
Locatech IT Solutions GmbH
Weitere Informationen: sales@locatech.com

Leistungen
Prozess-Beratung
Anforderungsanalyse
Spezifikation & Konzeption
Workshops & Schulungen
Projektmanagement
Anpassung – Erweiterung -
Softwareentwicklung
Einführung, Schulung,
Wissenstransfer,
Dokumentation
Produktlösungen
LVMVertragsmanagement
LTRS
Ticketsystem
Anforderungsmanagement
Servicedesk
LPM Projektmanagement
LQM Qualitätsmanagement
LRM Reklamationsmanagement
Unternehmen
Unternehmensgruppe Locatech
seit 1992
Microsoft Partner seit 2000
SharePoint-Expertise seit 2006
Locatech IT Solutions seit 2008
15 Beratungsexperten +
SharePoint-Entwickler
Kompetenzen
Unternehmens- und Prozesslösungen für Unternehmen
Vereinfachen / Automatisieren vonVerwaltungsprozessen mit Microsoft SharePoint
Strategische Einführung Microsoft SharePoint und Office365
Unternehmenslösungen für
Microsoft SharePoint und Office 365

Vertragsmanagement LVM 2016 für Office365 und Microsoft SharePoint

Recomendados

Recomendados

Más contenido relacionado

La actualidad más candente

La actualidad más candente (20)

Similar a Vertragsmanagement LVM 2016 für Office365 und Microsoft SharePoint

Similar a Vertragsmanagement LVM 2016 für Office365 und Microsoft SharePoint (20)

Vertragsmanagement LVM 2016 für Office365 und Microsoft SharePoint