ecspand deckt vom Scannen über die Klassifizierung, der Ablage im SharePoint bis hin zur Freigabe der Dokumente und Übergabe der Daten in Ihr ERP System (Dynamics AX/NAV, SAP) den kompletten Prozess der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung ab. Session im Rahmen der ecspand partnerworld 2013. accounts payable,d.velop,ecm,ecspand,ecspw2013,eingangsrechnungsverarbeitung,enterprise content management,microsoft sharepoint,nintex,workflow

1. BMW Welt, München
17. – 18. Oktober 2013

2. SAP/AX/NAV Integration und
ecspand
Eingangsrechnungsverarbeitung
Anne Repky
Technical Sales Manager
d.velop International GmbH

3. Agenda
Sales &
PreSales
Qualifizierung
Professional
Service
Live Demo

4. Agenda „Sales“
Top 5
Gründe
Kosten
ROI

5. TOP 5 Gründe für den Einsatz der ecspand Lösung
Nr. 1: Was der Kunde davon?
Was hat der Kunde von einer ERP Integration?
Zentrales Dokumentenrepository: eine Ablage für ERP Belege (und andere
Dokumente)
Zugriff auf Belege auch außerhalb vom ERP: Prozesse rund um Dokumente
einfach abbildbar
Ablage in Akten
Automatisierte Ablage aus ERP: keine Benutzerinteraktion notwendig

6. TOP 5 Gründe für den Einsatz der ecspand Lösung
Nr. 1: Was der Kunde davon?
Was hat der Kunde von einer elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung?
Enormes Einsparpotenzial, durch:
Kürzere Durchlaufzeiten der Rechnungen im Unternehmen
Nutzen von Skontofristen
Reduzierung der Papierflut
Nachverfolgbarkeit des Rechnungslaufs (wo steckt die Rechnung)

7. TOP 5 Gründe für den Einsatz der ecspand Lösung
Nr. 2: SharePoint als Basis
Nahtlose Integration in die Microsoft
Produktwelt
Kein dedizierter ECM Server
Keine doppelte Administration
Schnellere User Akzeptanz

8. Capture
Link zu ERP
ECM Server
Storage
Link zu
SharePoint

9. TOP 5 Gründe für den Einsatz der ecspand Lösung
Nr. 3: ERP Cockpits
Alle Rechnungen auf einen Blick im SharePoint und ERP System
Aufgabenliste mit Wiedervorlagen, Priorisierung Verantwortlichen, Status
Vorbereitende Buchungsaufgaben (Vorkontierung) schnell und einfach im ERP
Cockpit

10. TOP 5 Gründe für den Einsatz der ecspand Lösung
Nr. 3: ERP Cockpits

11. TOP 5 Gründe für den Einsatz von ecspand
Nr. 4: Workflow Templates
4+1 Schritte: Verteilung, sachliche
Prüfung, Freigabe, Differenzanzeige
+ Subprüfung
Basierend auf Nintex
Deckt sehr viel ab und wird aber im
Projekt individual angepasst

12. TOP 5 Gründe für den Einsatz von ecspand
Nr. 5: Alles aus einer Hand
Scan & OCR, Klassifizierung
ERP Integration
Archivierung
Prozesserfahrung und Produkt Knowhow

13. Agenda „Sales“
Top 5
Gründe
Kosten
ROI

14. Agenda „Sales“
Top 5
Gründe
Kosten
ROI

15. Return on Investment
Beispielrechnung
Annahme: 180.000 Rechnungen im Jahr
Konventionelle Prozesskosten je Rechnung
5,00 €
30 % Einsparung (durch automatisierte
Verbuchung von 90% der Rechnungen)
100 User
Ohne Dienstleistungen
Anzahl Rechnungen pro Jahr
180000
Prozesskosten je Rechnung
5,00 €
gesamte Prozesskosten pro Jahr
Einsparungspotential
Prozesskosteneinsparung
Wartungskosten
900.000,00 €
30%
270.000,00 €
22.140,00 €
Jährliche Einsparung
247.860,00 €
Lizenzkosten
123.000,00 €
Einsparung
247.860,00 €
Amortisation
0,496247882

16. Presales
Vorbereitung
Demo

17. Vorbereitung
Was sollte im Vorfeld bekannt sein?
Anzahl Mitarbeiter, die das System
nutzen
Anzahl Rechnung / Jahr
ERP – System mit Versionsstand
Integrationstiefe ins ERP
Zentrales oder dezentrales Scannen
Anzahl ERP Instanzen
Welche Module sind interessant
SharePoint vorhanden/Strategie
Storageanbindung

18. Presales
Was ist außerdem wichtig?
Um welche Art von Rechnungen geht es? Mit oder ohne
Bestellbezug? Im SAP Umfeld: FI oder MM Rechnungen?
Ist ecspand Basis bereits lizenziert?
Hat der Kunde bereits Nintex?
Sollen die Dokumente revisionssicher archiviert werden?

19. Presales
Vorbereitung
Demo

20. Vorbereitung
1
2
Erfassung OCR
Erfassung/OCR
Erfassung OCR
Posteingang
Attributextraktion
Scannen
5
4
Klassifizierung/Erkennung
Autom.
Klassifizierung
Man.
Korrektur
Buchung/Zahlungsfreigabe
Buchung Zahlungsfreigabe
Buchung
Import
ecspand
3
SAP / d.velop Classifier
4
3
Workflow: Prüfung, Kontierung und Freigabe
Validierung
(opt.)
Process
Monitor
Dunkelbuchung
Sachliche Prüfung
Rechnerische Prüfung
Freigabe
Zahlungsfreigabe

21. Agenda
Sales &
PreSales
Qualifizierung
Professional
Service
Live Demo

22. ecspand Qualifizierungsprogramm

23. Eingangsrechnungsverarbeitung – Inhalte in Sales Training
Liefert Antworten auf die folgenden Fragen:
Wie verkaufe ich ecspand Eingangsrechnungsverarbeitung?
Welche Argumente sprechen für ecspand
Eingangsrechnungsverarbeitung?
Wie überzeuge ich den Kunden?
Welche Kunden sind interessant?
Details ecspand Eingangsrechnungsverarbeitung
Module
Lizenzen
Referenzkunden

24. Eingangsrechnungsverarbeitung - Inhalte in Presales Training
Ziele
ecspand Eingangsrechnungsverarbeitung auf
Demoumgebung kennenlernen
Wie präsentiere ich am besten ecspand
Eingangsrechnungsverarbeitung?
Langfristig: Eigene erfolgreiche Demos!
Details ecspand Eingangsrechnungsverarbeitung
Der Basisprozess
verwendete ecspand Komponenten
Freigeben einer Eingangsrechnung

25. Eingangsrechnungsverarbeitung - Technical Trainings
ecspand Eingangsrechnungsverarbeitung
für ecspand Partner Projektleiter und Consultants mit
ecspand Projekterfahrung
Kennenlernen der ecspand Eingangsrechnungsverarbeitung
Funktionen
zwei Tage Intensivtraining
ecspand Eingangsrechnungsverarbeitung Advanced
für ecspand Partner Projektleiter und Consultants mit
ecspand
Eingangsrechnungsverarbeitung Projekterfahrung
Requalifizierung (neue Funktionen)
ein Tag Best Practice aus Projekten

26. Eingangsrechnungsverarbeitung ERP Schnittstellen
Zielgruppe:
Partner Projektleiter und Consultants
Ziel:
Kennenlernen der ecspand Schnittstellen zu AX (arvato Systems Technologies GmbH),
NAV (Raber&Märcker GmbH) oder SAP (d.velop AG)
Voraussetzungen:
Windows Server Administration Kenntnisse
erfolgreiche Teilnahme an der Qualifizierung ecspand Consulting
Kenntnisse in der Administration von Microsoft SharePoint 2013 und ecspand 3.0
Grundkenntnisse ERP Architektur
Dauer:
je Veranstaltung

27. Agenda
Sales &
PreSales
Qualifizierung
Professional
Service
Live Demo

28. Aus den Projekten
Was benötige ich für ein Projekt?
Was ist im vergangenen Jahr in unseren Projekten passiert?
Wie können Partner davon profitieren?
ecspand
Eingangsrechnungsverarbeitung
Projektstart
Projektstories
Benefit für
Partner

29. Projektstart
Standardprojektplan als Basis
Workshop
Praktikables Vorgehen:
Vom Produktstandard zum Kundenwunsch
Themen und Analysepunkte
Prüf- und Freigabeschritte
Rechnungsdaten
Schnittstellen
Stammdaten
Weitere Unterlagen
Standardprozessbeschreibung
Anwenderhandbuch

30. Stories

31. ERV - Standardprozess
FiBu
Standard
Erfassung
(& Klassifizierung)
Clearing
Anwender
Verteilung
Sachliche
Prüfung
FiBu
Freigabe
Microsoft SharePoint
ecspand
Eingangsrechnungsverarbeitung
- Prüfung und Freigabe Clearing-Stelle
Subprüfung
DifferenzAnzeige
Workflowabschluss /
Übergabe
an FiBuSystem

32. Projektstories – IDEAL Automotive
SharePoint 2013
Standardinstallation
Workshop, Installation, Anpassung Kopf- und Positionsdaten
Basis nach 3 Tagen gelegt
Erweiterung um Klassifizierung
Ohne FiBu-Anbindung

33. Projektstories – da geht noch was
Workflowsplitting für komplexe Szenarien
Nintex-Lazy-Approval
Benachrichtigungsdienst
Verfahren zur nachträglichen Umbuchung von Belegen
Excel-Export und –Import von Positionsdaten
Automatische Berechnung von
Steuer- und Bruttobetrag in den Positionsdaten
Druckansicht für Differenzanzeige

34. Projektstories – und noch mehr …
Anbindung unterschiedlicher FiBu-Systeme (neben SAP, AX und NAV)
Anbindung Wilken Entire
Anbindung Diamant
Anbindung DATEV
Anbindung Addison
Generischer Ansatz für Export nach MS-SQL Server und CSV-Dateien
Stammdatenabgleich mit SQL Server-Integration Services
Umgang mit Massendaten (ecspand 3.0)
… und bei Ihnen?

35. Partner Benefits
Projektkoffer
Standardprojektplan
Key-User- und Admin-Schulung (PowerPoint)
Workshop-Folien
Checklisten
Standard-Testszenarien
…
Best-Practice How-To’s
Wartung & Pflege
Datenbank-Setup
”Aufräumen”
...

36. Produktpipeline
Neue Schnittstellen zur Erweiterung des Produkts
Standard-Export für MS SQL-Server und Textdateien
Live Lookup auf SAP Stammdaten
Anzeige von SAP Workflow-Aufgaben im SharePoint

37. Projektstories – und bei Ihnen?
Wenn Sie gute Ideen und Ansätze haben,
lassen Sie andere daran teilhaben!
„Inspire to share!“

38. Agenda
Sales &
PreSales
Qualifizierung
Professional
Service
Live Demo