O documento discute a jornada da Eletrobras em direção à excelência operacional através da gestão de processos e melhoria contínua. Apresenta como a Eletrobras implantou uma arquitetura de processos e gestão orientada por processos para melhorar a eficiência, produtividade e reduzir custos. Também descreve lições aprendidas sobre a importância das pessoas, técnicas de melhoria e condições organizacionais para apoiar a mudança.

1. GESTÃO DE PROCESSOS E MELHORIA
OPERACIONAL
O CASO DA ELETROBRAS
Alberto Wajzenberg
Gerente de Desenvolvimento Organizacional
alberto.wajzenberg@eletrobras.com
Brasilia
7 de novembro de 2013

2. Agenda
• A trajetória da Eletrobras para a
excelência operacional
• A arquitetura de processos como
instrumento de gestão
• A implantação da melhoria contínua
• Lições aprendidas
GESTÃO DE PROCESSOS E MELHORIA
OPERACIONAL : O CASO DA ELETROBRAS

3. Excelência operacional é determinante no negócio
Maior eficiência
Maior produtividade
Menor custo
Demanda constante por melhor GESTÃO
Urgência nas ações
HISTÓRICO
Implantação da Gestão Orientada por Processos

4. Fonte: Equipe Eletrobras , Grupo de Governança, trabalho da Capacitação GIP 2010-1
Comitês
EscritóriodeProcessos
EmpresasEletrobras
PADRÃO
METODOLÓGICO
Priorização e
Seleção de
Projetos de
Processos
GESTÃO DE MELHORIA E INOVAÇÃO DE PROCESSOS
GESTÃO DOS PROCESSOS NO DIA A DIA
GOVERNANÇA DE PROCESSOS
Alinhamento da
Cadeia de Valor
à Estratégia
ESTRUTURA
RELACIONA-
MENTO
POLÍTICAS E
DIRETRIZES
MECANISMOS
AVALIAÇÃO E
CONTROLE
PAPEIS E
REPONSABILI-
DADES
OBJETIVO DA
GOVERNANÇA
FERRAMENTA
OBJETIVO DA
Gestão orientada
por Processos
ARQUITETURA DE
PROCESSOS
INDICADORES DOCUMENTOS
NORMATIVOS
Melhoria
contínua
Indução de Melhoria
FormulaçãoEstratégica
Melhoria ImplantaçãoDesenho
AprendizagemAprendizagemAprendizagem
Escritóriode
Processos
GerenteFuncional
LíderdeProcesso
CADEIA DE
VALOR
Framework de Gestão Orientada por Processos
das Empresas Eletrobras

5. GESTÃO ORIENTADA POR PROCESSOS
Principais Mudanças
• Visão Transversal
• Melhoria Contínua
• Conhecimentos, habilidades e atitudes

6. ARQUITETURA DE PROCESSOS
COMO INSTRUMENTO DE GESTÃO
PLANO
ESTRATÉGICO
PLANO
DIRETOR DE
NEGÓCIO
PLANO
DIRETOR DE
GESTÃO
PLANO
DIRETOR DE
GESTÃO
ARQUITETURA DE PROCESSOS
Objetivo da
Arquitetura de
Processos das
Empresas Eletrobras
“Ser um instrumento
que possibilite o
entendimento da
organização, a partir de
uma visão completa
dos processos
transversais das
empresas Eletrobras, e
que auxilie as decisões
da gestão empresarial”
Processos de 1.o e 2.o nível
Objetivo e descrição
Glossário

7. Macroprocessos de Gestão ( exemplo ilustrativo )
GESTÃO
EMPRESARIAL
GOVERNANÇA
CORPORATIVA
GESTÃO DE
PARTICIPAÇÕES
ACIONÁRIAS
DESENVOLVI-
MENTO
EMPRESARIAL
GESTÃO DO
RELACIONAMENTO
COM AS PARTES
INTERESSADAS
Necessidades e expectativas dos
Acionistas
Necessidades e expectativas das
demais partes interessadas
Diretrizes de governança
orientadoras p/a Gestão
Diretrizes de
governança
orientadoras p/a
Gestão
Rentabilidade da
carteira de
participações e
recomendações
Orientações e suporte aos Conselheiros
Prestação de contas e
relatórios corporativos
Portfólio de projetos
empresariais
Portfólio de projetos
empresariais
Necessidades de
melhoria /inovação
Conhecimento e lições
aprendidas
Processos
melhorados/inovados
Manifestação
respondida com
posicionamento
institucionalManifestação
recebida

8. MELHORIA CONTÍNUA
• Modelagem
• Análise e resolução de problemas
• Ferramentas
• Papéis e responsabilidades
• LEAN é a referência
• valor para o cliente, perdas/desperdícios, A3,
gestão visual, KAIZEN, GEMBA

9. Reunião DAO – out/2013
A3: Melhoria do Processo de Detalhamento da Especificação da Aquisição
Foco: QUALIDADE NOS DOCUMENTOS INICIAIS DO PROCESSO DE AQUISIÇÃO POR PREGÃO ELETRÔNICO
Histórico:
O DAC - Departamento de Contratações da Eletrobras incluiu como meta do SGD a revisão do processo de aquisição de materiais e serviços. Esta iniciativa foi
motivada por uma percepção da empresa em relação ao processo de aquisição, o qual é visto, em muitos casos, com uma demora excessiva para realização da
aquisição de bens e serviços, desde a solicitação do requisitante até a assinatura do contrato.
Dando continuidade ao projeto de melhoria da “Gestão de Suprimentos” e de forma a atender esta demanda, o DAC procurou o DAO e representantes de algumas
áreas deste processo (como TI, Infraestrutura e Jurídico) para iniciar um projeto de melhoria do processo de aquisição da Eletrobras.
Como ação inicial foi realizado um workshop de um dia e meio com representantes de todas as áreas envolvidas para:
- Compreender os processos transversalmente;
- Entender as principais atividades do processo a ser melhorado;
- Identificar os principais problemas, causas e indicadores associados;
- Conhecer a filosofia e técnicas lean que seriam aplicadas na semana Kaizen;
- Decidir sobre o problema a ser resolvido na semana Kaizen.
Como conclusão do Workshop, foi selecionado o problema que gera o maior impacto no tempo e na qualidade das aquisições:
“Inexistência do detalhamento prévio da especificação inicial para o processo de aquisição”
Objetivo:
Melhorar a qualidade das informações encaminhadas para início do processo de aquisição de bens e serviços com foco no Pregão Eletrônico.
Metas:
• Criar um padrão para cada documento que compõe o pacote inicial da contratação, até 25/10/2013;
• Testar o novo processo em uma área “PILOTO”, até 31/12/2013.
Benefícios:
• Redução do tempo de contratação;
• Otimização dos recursos humanos e financeiros;
• Melhoria no registro do conhecimento associado ao processo de aquisição.
Indicadores:
Serão estabelecidos indicadores ao longo do desenvolvimento do plano de ação.
Próximos passos:
Plano de Ação:
• Definir e executar as ações de sensibilização interna (DAA, DAI, PCC, PGB) sobre o detalhamento da documentação inicial do processo de aquisição;
• Aplicar pacote de orientação a uma aquisição piloto.
Acompanhamento:
Reuniões quinzenais entre DAC, DAI, DAO e PJP para acompanhamento do Projeto.
Estado Atual:
Dentro do processo “Detalhamento da Especificação da Aquisição”, percebem-se diversos problemas que impactam em todas as etapas subsequentes, no que se
refere a qualidade das informações e ao prazo de aquisição.
São observadas questões principalmente com relação ao requisitante não conseguir expressar sua necessidade em documento de referência. Os requisitantes muitas
vezes desconhecem quais informações são necessárias e essenciais para início do processo de compra. Cada requisitante encaminha ao DAC um conjunto de
documentos que não possuem um padrão estabelecido. Na maioria dos casos, nestes documentos constam informações incompletas, incorretas ou desnecessárias.
Foram identificados as áreas de maior criticidade ou complexidade para a área de contratação, sendo: DAA, DAI, PCC e PGB. Todas essas questões geram enorme
retrabalho para todos os envolvidos nas atividades posteriores até que se chegue a uma versão final aderente aos requisitos legais e administrativos.
O saneamento dos problemas encontrados nos documentos iniciais necessários para o início do processo de aquisição é a parte que gera o maior impacto no tempo
das aquisições, conforme observado no gráfico abaixo:
Análise:
Durante a semana Kaizen de melhoria do processo de Detalhamento da Especificação da Aquisição da Eletrobras, tivemos a oportunidade de conhecer e discutir, de
forma aprofundada, as atividades do processo. Abaixo elencamos as dinâmicas realizadas e os produtos gerados nos quatro dias de reunião.
DINÂMICAS PRODUTOS
1) Apresentação de conceitos Alinhamento de conhecimento dos participantes
2) Desenho do fluxo do processo Fluxo com 12 atividades e quem executa
3) Identificação de problemas do processo 20 grandes problemas identificados
4) Análise das verdadeiras causas de incidência dos problemas 23 causas identificadas
5) Brainstorming de possíveis soluções 18 alternativas de solução
6) Desenho do novo processo Fluxo com 22 atividades e quem executa
7) Priorização das alternativas de solução identificadas 08 alternativas priorizadas
8) Construção de plano com ações de melhoria 16 ações, identificando responsáveis e datas de início e término
9) Início do desenvolvimento das ações do plano de ações 03 ações do plano iniciadas
10) Construção da ferramenta de gestão do projeto A3
Observações:
DAC – Departamento de Contratações
DAO – Departamento de Desenvolvimento Organizacional
DAI – Departamento Tecnologia da Informação
DAA – Departamento de Administração Geral
PJP – Departamento Jurídico de Direito Público
PGB – Escritório de Brasília
AtençãoConcluído Atrasado
Status
Em andamento
Nº Ação Responsável Data de início
Data de
término
Status Detalhamento do Status
A01
Criar Modelo de TR / Projeto Básico com orientações básicas (TR
Eletrobras).
Renata (DACL) 13/09/2013 18/10/2013
Aguardando formatação dos documentos pela DAON e aprovação
final da DACL.
A02
Definir as orientações básicas para justificativas, pesquisa de preços (definir
prazo de validade), consultas de mercado (se necessário), modelo de
justificativas para a aquisição e para exigências específica, em instruções de
trabalho.
Lúcia Eli (DACL) 13/09/2013 16/10/2013
A03
Realizar a atualização da orientação para criação de requisição e solicitação
de compras.
Angélica (DACS) 17/09/2013 18/10/2013
A04 Criar checklist para validação (conteúdo) do TR. Deve acontecer após AO1. Renata (DACL) 08/10/2013 18/10/2013
A05 Criar checklist de documentos para início do processo. Ugo (DACL) 17/09/2013 18/10/2013
A06 Criar forma de identificação do DE PARA do TR para o Edital (DAIA). Ronaldo (DACL) 08/10/2013 11/10/2013
A07
Realizar a revisão do modelo padrão de edital e contrato para pregão
eletrônico.
Ana Luiza e Ana Paula
(PJPL)
17/09/2013 25/10/2013
A08 Consolidar o pacote e disponibilizar pacote de orientação na intranet.
Ana Lúcia (DACL)
Ivana (PJP)
Eduardo (DAOP)
No início do
PILOTO
a definir
A09 Rever prazos das atividades do processo de aquisição.
Ana Lucia (DACL)
17/09/2013 25/10/2013
Ana (PJPL)
A10 Sintetizar recomendações jurídicas na parte final do parecer. Ana (PJPL) 17/09/2013 24/09/2013
A11
Sensibilizar Coordenador Geral da DA e demais coordenadores para
priorização das demandas urgentes.
Ana Lucia (DACL) 17/09/2013 25/10/2013
A12 Criar GT para elaboração de Norma para aquisições de TI.
Aurelia
17/09/2013 09/10/2013DAC / DAI / PJP /
DAO
A13
Identificar área PILOTO e preparar sensibilização interna (DAI, DAA, PGB,
PCC) sobre o detalhamento da documentação inicial para aquisição.
Ana Lucia (DACL)
William (DAOS)
17/09/2013 11/10/2013
A14
Avaliar / Estudar funcionalidades do Sistema de Workflow de contratação
(SAP) para verificar se existem benefícios.
Luiz Gustavo (DACL) 17/09/2013 15/10/2013
A15
Complementar o processo detalhamento da documentação inicial para
aquisição considerando as demais modalidades e compras diretas.
Marcelo (DAOP) Após Piloto Após Piloto
A16 Reuniões periódicas entre DACL e PJPL.
Ana Lucia (DACL) e
Ana Luiza (PJPL)
Em realização Em realização
A17 Definir e coletar indicadores de desempenho do processo. Natália (DACL) Em andamento 18/10/2013
Kaizen Aquisição
Histórico
Situação Atual
Análise
Plano de Ação
Próximos passos
Benefícios

10. MELHORIA CONTÍNUA
Fonte : Produttare e Enjourney

11. 1 . É preciso mudar
a atitude
assumir e resolver problemas x “apagar incêndios”
não improvisar
medir o desempenho / coletar evidências
refletir para aprender
2 . Começa por identificar o Valor para o Cliente
3 . Padronizar e medir para melhorar
LIÇÕES APRENDIDAS

12. 3 . Pessoas fazem a diferença ( conhecimento, habilidade e atitude )
4 . Técnica é fundamental
• saber usar a “caixa de ferramentas” : LEAN, SIX SIGMA, TOC,
action learning, pensamento sistêmico ...
5 . É necessário criar as condições organizacionais ( treinamento,
medição e avaliação de desempenho, desenvolvimento da liderança,
estímulo a idéias etc )
LIÇÕES APRENDIDAS

13. LIÇÕES APRENDIDAS
LIDERANÇA
• Dá o exemplo
• Sabe ouvir
• Transmite confiança
• Assume e resolve problemas
• Disposta a mudar
• Disposta a ajudar
• Estimula novas idéias

14. CONCLUSÃO
É necessário
mudar ( a gestão ) pessoas!
definir a mudança
e o caminho menos complexo!
entender os benefícios !
É imprescindível
patrocínio
começar pela liderança
entender os benefícios
engajar, comprometer
obter ganhos rápidos !