Um novo olhar sobre a Gestão da Rotina: Ative a melhoria contínua na visão de processos

1. GESTÃO DA ROTINA NA VISÃO DE PROCESSOS
Entenda o que é e como a Gestão de Rotina pode ser aplicada em um processo na visão de BPM
2. ATIVAR: PRIMEIRO PASSO PARA SAIR DA INÉRCIA
Delimite o escopo de processos os quais você deseja trabalhar a gestão da rotina
3. INAUGURAR: TESTANDO NA PRÁTICA O MÉTODO GERENCIAL
Mergulhe nos processos definidos como escopo, trace metas e rode um primeiro ciclo de melhoria
4. GERENCIAR: MÃO NA MASSA PARA MELHORAR E MANTER
Promova ritos periódicos de gestão, combine planos de ação, faça a aferição das metas pactuadas,
padronize e treine pessoas

Melhoria incremental com
definição de uma nova meta
Performance
Tempo
Do
Act
Check
Std
SDCA
Do
Act
Check
Plan SDCA
SDCA
Controle de padrões de
processo a partir de meta
já estabelecida
PDCA
A função do PDCA é identificar, implantar e acompanhar iniciativas de melhoria contínua. Por isso, ele está
posicionado na parte íngreme do gráfico (performance aumentando ao logo do tempo). Por outro lado, a função do SDCA é
manter a melhoria implantada. Por isso, ele é localizado na parte plana do gráfico (performance mantida ao longo do
tempo).
SDCA

FinanceiraLogísticaCompras
Bem entregue ou serviço prestado
(resultado para solicitante) e pagamento
realizado (resultado para fornecedor)
Demanda do solicitante por um
determinado produto ou serviço
Processo: Adquirir Bens e Serviços
Requisitar Bem
ou Serviço
Comprar Bem
ou Serviço
Receber Bem
ou Serviço
Pagar
Fornecedor
Adquirir
Bens e Serviços
Solicitante

o Maior facilidade de Controle e Gestão
o Envolve menos choques políticos
o Decisões tomadas mais rapidamente
o Melhorias de baixo valor agregado ao cliente
o Aumento de duplicação de esforço
o Menor visibilidade de problemas crônicos advindos das interfaces
o Melhorias de alto valor agregado ao cliente
o Redução de duplicação de esforço
o Maior visibilidade de problemas crônicos advindos das interfaces
o Menor facilidade de Controle e Gestão
o Envolve mais choques políticos
o Decisões tomadas mais lentamente
GESTÃO DO DIA A DIA NO PROCESSO “AQUISIÇÃO DE BENS E
SERVIÇOS”: Gerir o processo DA necessidade de compra
identificadaATÉ o produto ou serviço ser entregue e pago.
GESTÃO DO DIA A DIA NA ÁREA DE “COMPRAS”: Gerir o
processo DA solicitação de compras recebida ATÉ a negociação
efetuada.

UMA ABORDAGEM
PARA A MELHORIA
CONTÍNUA
UM MODELO MENTAL
PARA PRATICAR A
MELHORIA
PORQUE A MELHORIA
TEM PRESSA
OLHANDO PARA A
ROTINA DO PROCESSO
PONTA A PONTA

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Como desdobrar as prioridades
estratégicas para os processos?
Como transformar dados brutos em
inteligência em processos?
Como promover transformações disruptivas
e saltos de desempenho em processos?
Como garantir a sustentação e melhoria
contínua dos processos?
Como firmar mecanismos de governança para perenizar a transformação na organização?
Como vamos batizar esta
nova abordagem?
Qual o DNA que direciona
nossa atuação?
Quais disciplinas de
gestão nos inspiram?

Determine qual será o escopo
de atuação da gestão da
rotina de processos
Defina periodicidade,
instrumentos, formato e
envolvidos dos ritos de gestão
Estabeleça quais serão os
indicadores de processos e
método utilizado
Nomeie e forme o dono do
processos e demais atores
chave
ATIVAR
Planeje quais ações serão
implantadas durante o Ciclo do
Processo
Acompanhe e apoie a correção de
impedimentos e riscos durante a
implantação das intervenções
Padronize normativos e regras após
implantação e treine os atores
envolvidos
Faça uma reflexão e consolide as
lições aprendidas do Ciclo do
Processo
Compreenda o
comportamento e as
características do processo
Promova a ideação e
catalogue melhorias e ações
de manutenção
Estabeleça a meta do
processo a partir do indicador
Identifique pontos de ajuste
para correção e melhoria do
Ciclo do Processo
[ativar] Primeiro passo
para sair da inércia
[inaugurar] Testando na
prática o método gerencial
[gerenciar] Mão na massa
para melhorar e manter

rotina de processos
método utilizado
chave
ATIVAR
Processo
envolvidos
Processo
Compreenda o
comportamento e as
de manutenção
Ciclo do Processo
O objetivo da etapa ATIVAR é nos
prepararmos para a implantação da Gestão
da Rotina nos Processos. É preciso definir
quais serão os processos críticos que serão
alvo da Gestão da Rotina, quais serão os
indicadores utilizados, como será
operacionalizado o CICLO de melhoria do
processo, em que definimos, o rito de
gestão, os atores envolvidos e quem será o
dono do processo.

1. Definir os envolvidos
Os principais atores do processo definidos na atividade de
definição do escopo de atuação da Gestão da Rotina, precisam
ser identificados e convidados para um debate. Cerca de 2h de
duração pode ser o suficiente.
2. Apresentar o processo
Apresente rapidamente o escopo do processo alvo da Gestão
da Rotina, os atores envolvidos, o resultados e entregas
esperadas pelo processo. Todos presentes precisam ter a
visão ponta a ponta, se ainda não possuírem.
3. Identificar pontos críticos para
mensuração
Para cada tipo de processo, diferentes tipos de
indicadores podem ser indicados.
4. Construção da ficha do indicador
Definir informações mais práticas para que o indicador possa sair do
papel periodicamente. Para apoiar essa definição, utilizamos a
ferramenta FICHA DO INDICADOR.

DEFINIÇÃO DO INDICADOR FÓRMULA
PERIODICIDADE UNIDADE POLARIDADE RESPONSÁVEL COLETA
FICHA DO INDICADOR
FILTROS PROCEDIMENTO DE COLETA
NOME
Indica o número de dias em média que a empresa leva desde a
solicitação de compras aberta até pedido de compras recebido.
T_COMPRAS = ∑ (tempo total do processo de compras) /
Quantidade de pedidos de compras emitidos
Mensal Dias Quanto menor melhor Carlos Silva
• Por etapa do processo de "Realizar Compras"
• Por modalidade de compra
Extração de log do Sistema XYZ e consolidar na Planilha ABC.
TEMPO DE COMPRA

RITOS DE GESTÃODURAÇÃO PARTICIPANTES

rotina de processos
método utilizado
chave
ATIVAR
Processo
envolvidos
Processo
Compreenda o
comportamento e as
de manutenção
Ciclo do Processo
O objetivo é experimentarmos o que foi
definido na etapa Ativar e aprendermos
com nossos erros. A ideia é conhecer o
processo antes de iniciarmos a Gestão da
Rotina de fato, definindo uma meta para o
seu desempenho, e compondo uma
AGENDA de melhorias, que serão
desdobradas ao longo do tempo nos
CICLOS de melhoria do processo.

NOME DO PROCESSO DONO DO PROCESSO
dosEXECUTORES SISTEMAS E EQUIPAMENTOS
HEALTH CHECK
dosCLIENTESOBJETIVO INDICADORES REGULADORES
dos
INTERFACES
DE ENTRADA
ENTRADAS
ETAPAS
SAÍDAS
INTERFACES
DE SAÍDA
RESULTADO (ATÉ)EVENTO INICIAL (DE)
Apresenta problemase oportunidadescríticasque comprometem desempenho final do processo Apresenta problemase oportunidadesincrementaiscom impacto moderado no desempenho final do processo Não apresentamaiores problemasou oportunidadesque tenham relevânciapara o desempenho final do processo
Solicitante
Solicitação
Preenchida
Planejamento
de Compras
Planejar
Compras Solicitante
Nota Fiscal
Recebida
Processar
Fechamento
Contábil
Comprovante de
Pagamento
Solicitante
Arquivar
Documentos
Contrato
Formalizado
Contrato
Formalizado
Propostas
de Preços
Fornecedores
Fornecedor
Selecionado
Produto ou
Serviço Entregue
Fornecedores
Comunicação
do Vencedor
Validação
Técnica
Seleção e
Aprovação
Cotação e
Negociação
Monitoramento e
Recebimento da Entrega
Formalização
do Contrato
Pagamento ao
Fornecedor
Demanda por solicitação de compras identificada Pagamento ao fornecedor processado
Adquirir Bens e Serviços Gerente de Compras
Suprir a empresa com a infraestrutura e serviços
necessários para manter seu pleno funcionamento.
▪ Solicitante de Equipamentos
▪ Solicitante de Medicamentos
▪ Solicitante de Serviços Gerais
▪ Tempo de Ciclo do Processo
▪ Ganhos financeiros com a negociação
▪ Perdas financeiras com multas
▪ Manual de Aquisição de Bens e Serviços
▪ Política de Alçada de Aprovação de Compras
▪ Jurídico
▪ Administrativo-Financeiro
▪ Compras
▪ SisCompras – Sistema de Gestão da Compras
▪ SisFin – Sistema de Gestão Financeira
▪ Planilha de Fornecedores
Solicitante
Solicitação
monitorada

DURAÇÃO DO SPRINT DO PROCESSO
COLETA DO INDICADOR
DONO DO PROCESSO
Deve haver um conforto dos envolvidos
sobre o tempo a ser considerado
satisfatório para realizar as ações. Ele não
pode ser muito extenso, mas também não
pode ser curto demais.
Se você é DONO DE PROCESSO na sua
organização faça uma reflexão sobre a sua
capacidade de promover o engajamento
dos atores envolvidos pra fazer acontecer!
Deve-se garantir que o indicador seja
simples, adequado ao interesse dos
envolvidos na Gestão da Rotina, e viável,
considerando a sua mensuração
operacional.
O RITO DE GESTÃO
FERRAMENTAS UTILIZADAS
COMUNICAÇÃO
Faça com que o RITO DE GESTÃO seja um
momento para avaliar resultados, gerar
ideias, pensar diferente e engajar o time
em um propósito!
Deve-se criar um canal aberto de
comunicação para que todos se sintam
responsáveis pelo o resultado que está
sendo gerado durante a Gestão da Rotina.
Ajustes nos instrumentos utilizados ao
longo do Sprint do Processo auxiliam a
execução das atividades e no engajamento
e interesse dos envolvidos em participar e
colaborar para a melhoria do processo.

rotina de processos
método utilizado
chave
ATIVAR
Processo
envolvidos
Processo
Compreenda o
comportamento e as
de manutenção
Ciclo do Processo
O objetivo da etapa GERENCIAR é materializar
os desafios já discutidos e ver quais são as
estratégias vencedoras. A cada novo ciclo, será
pontuado: a importância dos avanços
realizados no ciclo de melhoria anterior, como
conduzir uma ideação estruturada de ações de
mudança para preparar planos de ação,
implementar as ações, padronizar o processo e
treinar os envolvidos.

O RITO é o momento em que os participantes irão se
encontrar para alinhar, analisar indicadores, comunicar
resultados e discutir mudanças de direção a partir das
informações apresentadas.
Retrospectiva
Avaliação do que
foi executado
Direcionamento
para o próximo
SPRINT

PAINEL DO PROCESSO
NOME DO PROCESSO
AÇÕES EM ESPERA AÇÕES EM EXECUÇÃO AÇÕES CONCLUÍDAS
DONO DO PROCESSO
INDICADORES ANÁLISE
AÇÃO PRAZO STATUS PROGRESSORESPONSÁVEL
STATUS:
PROGRESSO:
AÇÃO EM DIA AÇÃO PRÓXIMA DO PRAZO AÇÃO EM ATRASO
NÃO INICIADA 25% CONCLUÍDA 50% CONCLUÍDA 75% CONCLUÍDA 100% CONCLUÍDA
ÚLTIMA ATUALIZAÇÃO:
KANBAN DE AÇÕES
Criar no sistema
campo follow-up
com
fornecedores
Revisar valores
orçados para
compras do
material Y
Avaliar custo-
benefício de
importação do
produto X
Criar
catálogos de
produtos
Atualizar o
dados de
fornecedor
es
Carlos
Alberto
Robert
o
Duarte
Anderson
Vasconcelo
s
Flávio
Pereira
Carlos
Alberto
10/06
17/06
17/06
24/06
30/06
Elaborar
cartilha de
compliance
Diminuir
complexidade da
workflow de
cadastro
Treinar
solicitantes
das áreas
Acrescentar
orientações de
preenchimento nos
campos do sistema
Aquisição de
bens e serviços
Gerente de
Compras
10/06
TEMPO DE COMPRAS (DIAS)

PROCESSO 2
PROCESSO 3
CONHECIMENTO B
PROCESSO 1
CONHECIMENTO C
CONHECIMENTO A
ARQUITETURA DE PROCESSOS
EXECUTORES
DO PROCESSO

É no ambiente de aula que você irá ter acesso a todo o conteúdo daquela aula
específica selecionada no Painel de Controle.
Esse ambiente é formado por quatro elementos principais:
(2.1) VÍDEO: Cada aula é composta por um vídeo, que dura em torno de 5 a 20
minutos. São vídeos bem objetivos, que vão direto ao ponto.
(2.2) SOBRE A AULA: Este é um pequeno resumo sobre a aula. Nele também você
terá orientações sobre a melhor maneira de absorver o conteúdo exposto, e
também como praticar os objetos de aprendizagem disponibilizados para
download.
(2.2) DOWNLOADS (Objetos de Aprendizagem): São apresentações, artigos e
ferramentas disponibilizados como um meio de fixação do aprendizado. Utilize-os
como fonte de consulta.
(2.3) CHAT: Este é um excelente mecanismo de compartilhamento de experiências
e troca de dúvidas. É importante manter o seu comentário dentro do escopo de
discussão daquela aula. Deixe seu comentário, que outro aluno ou o Professor
poderá respondê-lo! Caso queira debater outros assuntos não pertinentes à aula
em questão, utilize o FÓRUM.
(2.1)
(2.2)
(2.3)
(2.4)

Determine qual será o
escopo de atuação da
gestão da rotina de
processos
envolvidos dos ritos de
gestão
Estabeleça quais serão
os indicadores de
processos e método
utilizado
Nomeie e forme o dono
do processos e demais
atores chave
ATIVAR
Processo
Processo
Compreenda o
comportamento e as
características do
processo
catalogue melhorias e
ações de manutenção
processo a partir do
indicador
Identifique pontos de
ajuste para correção e
melhoria do Ciclo do
Processo
ESTRUTURA DO CURSO
Padronize normativos e regras
após implantação e treine os
atores envolvidos
MÓDULO 3MÓDULO 2
MÓDULO 4
MÓDULO 1: INTRODUÇÃO

OUTUBRO
05
OUTUBRO
17
OUTUBRO
24
NOVEMBRO
09
Rafael Chagas
Fluxos Lúdicos
Raphael Gonçalves
Corporate Venture
Adriana Mota
Abordagem Matricial
Maurício Cardoso
Modelos de Excelência
Representando processos com
foco no usuário
Como as grandes empresas
estão colaborando com as
startups para aumentar sua
capacidade de inovação
Como otimizar despesas
corporativas e implementar
uma cultura de produtividade
e racionalização na
organização
Garantindo maior eficiência na
operação das organizações

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