Retour d’expérience : Pérenniser la création des DMP en établissement Olivier Plassais, DSIO, CH Loire Vendée Océan

1. Retour d’expérience
du CH LVO (CHALLANS)
: Pérenniser la création des
DMP en établissement
Olivier Plassais, DSIO, CH Loire Vendée Océan

2. Centre Hospitalier Loire Vendée Océan
CHIC de 758 lits et places (MCO/SSR/SLD/PSY/EHPAD)
1200 agents répartis sur 11 sites
Bassin de population : 120 000 (hiver) à 450 000 (été)
14 500 séjours MCO
90 000 consultations ext.
27 000 passages urgences
OBJECTIFS « DMP » LVO
1 000 DMP créés / mois
5 000 DMP créés en juin
OBJECTIFS « DMP »
Territoire de Santé
20 000 DMP fin 2012 (18%
de la population)
50 000 DMP fin 2013 (40%
de la population)
Programme DMP en établissement - Réunion du 2 avril 2012

3. Comment la création des DMP s’intègre t-elle dans
les process de l’établissement ?
 Contexte historique d’un réseau Ville-Hôpital
 Temps d’information et de recueil chronophage (>= 8 minutes)
 Recueil du consentement patient systématique praticien par
praticien
 Recueil déployé sur l’ensemble des secrétariats médico-
administratifs hors Bureau des entrées.
 Fin du recueil patient Réseau Ville-Hôpital au profit
du D.M.P.
 Le réseau Ville-Hôpital continue cependant à être alimenté.
 Les applications administratives et médicales sont réellement
compatibles DMP.
Programme DMP en établissement – Réunion du 2 avril 2012

4. Comment la création des DMP s’intègre t-elle dans
les process de l’établissement ?
 1ère étape : Seul le bureau des entrées créé les DMP
 + de 4 minutes par patient sont consacrées les premiers jours
 Au delà du 5ème jour, 2 minutes sont nécessaires et suffisantes
 1ère semaine : Un accroissement des files d’attentes est constaté
Décision de limiter à 2 minutes le temps d’information et de création DMP
 Une fiche mémo est réalisée par le bureau des entrées synthétisant le
discours type à tenir vis à vis du patient (4 versions successives)
 2ème semaine : retour à la normale pour les box du bureau des
entrées
 Gestion en 2 temps par les agents d’accueil
 Complétude du dossier administratif
 Information, création du DMP
Programme DMP en établissement – Réunion du 2 avril 2012

5. Comment la création des DMP s’intègre t-elle dans
les process de l’établissement ?
 2ème étape : extension de la création des DMP aux
secrétariats médico-administratifs
 Gynéco-Obstétrique, Imagerie Médicale, Urgences, Consultations
externes, SSR … hors psychiatrie
 + de 3 minutes par patient sont consacrées le premier jour
 Dès le 2ème jour, 2 minutes sont nécessaires et suffisantes
 Gain de temps pour les secrétariats médico-administratifs
 2 minutes « DMP » par patient – 8 minutes « RVH » par patient
Programme DMP en établissement – Réunion du 2 avril 2012

6. L’information patient essentielle au bon moment.
 Information passive
 Communiqués du directeur dans la presse locale et les radios
locales
 Kakémonos dans les halls d’entrée principaux
 Livrets « DMP » disponibles aux accueils et dans les
secrétariats médicaux,
 Information active
 Remise du guide « DMP » et information par le bureau des
entrées et les secrétariats médicaux.
 Communication systématique du numéro vert « DMP » de l’ASIP
Programme DMP en établissement – Réunion du 2 avril 2012

7. Une bonne information diminue le temps nécessaire
à la création d’un DMP.
Information patient (CH
personnel d’accueil)
Communication locale
(CH)
Communication Territoire
de Santé (GCS – CH)
Communication régionale
(ARS – GCS E-santé)
Programme DMP en établissement – Réunion du 2 avril 2012

8. La formation du personnel.
 L ’équipe du Bureau des Entrées
 Responsable du B.E et l’équipe projet formées (4) par l’ASIP Santé
 Ensemble du bureau des entrées (8 agents) formé à la création des
« DMP » par l’éditeur de la solution administrative
 4 heures de formation
 Utilisation de la base école DMP
 Les secrétariats médico-administratifs
 Formation individuelle assurée par l’ équipe du B.E (1/2 heure/agent
pour 30 secrétaires à ce jour))
 Chaque secrétariat médico-administratif dispose d’un référent au
Bureau des Entrées.
 Le pense-bête « DMP » plastifié est disponible à chaque point
d’accueil.
 Ensemble du personnel
 Vidéo « DMP » de l’ASIP sur le site intranet.
Programme DMP en établissement – Réunion du 2 avril 2012

9. «Choix » des patients à qui proposer la création de
DMP .
 Les patients du territoire de santé
 Départements 44-85
 Arrêt de création des DMP pendant la période estivale (bassin
de population passant de 120 000 à 450 000) pour le secrétariat
médico-administratif des Urgences.
 Le parcours de soins de la personne âgée
 Consultations gériatriques, médecine gériatrique, SSR/SLD/MR,
EHPAD …)
 « DMP » indispensable pour les PS hospitaliers et libéraux dans
le cadre du projet de télémédecine « TELEMEDINOV »
Programme DMP en établissement – Réunion du 2 avril 2012

10. Les outils de suivi internes
Nombre de DMP créés par
médecins traitant
Programme DMP en établissement – Réunion du 2 avril 2012

11. Cible : 100% DMP compatible …
 Création
 6 avril 2012 : 100% des points d’accueil créent les DMP
 Alimentation
Avril 2012
Médecines Polyvalentes, AVC, Médecine gériatrique, Médecine
Gériatrique, Imagerie Médicale, chirurgies
Mai 2012
SSR, Urgences
Juin 2012 : 100% des services alimentent le DMP
Autres services et EHPAD
 Consultation : Septembre 2012
Programme DMP en établissement – Réunion du 2 avril 2012

12. Merci de votre attention