La soluzione per la sicurezza e distribuzione controllata in PDF delle buste paga

1. La soluzione per laLa soluzione per la
sicurezza esicurezza e
distribuzionedistribuzione
controllata in PDFcontrollata in PDF
delle buste pagadelle buste paga

2. 2 www.evolutionbook.itwww.evolutionbook.it
PDFPDF easyeasy--payrollpayroll
CONTENUTI:CONTENUTI:
•• Slide 3Slide 3 –– Descrizione generale del sistemaDescrizione generale del sistema
•• Slide 4Slide 4 –– Scenario tradizionaleScenario tradizionale
•• Slide 5Slide 5 –– Scenario On DemandScenario On Demand
•• Slide 6Slide 6--77 -- Differenze con un sistema server di mailingDifferenze con un sistema server di mailing
•• Slide 8Slide 8 –– Vantaggi On DemandVantaggi On Demand
•• Slide 9Slide 9 -- Architettura e funzionamento del sistemaArchitettura e funzionamento del sistema
•• Slide 10Slide 10 -- Descrizione del sistemaDescrizione del sistema
•• Slide 11Slide 11 -- FunzionalitFunzionalitàà
•• Slide 12Slide 12 -- Configurazione software 1/2Configurazione software 1/2
•• Slide 13Slide 13 -- Configurazione software 2/2Configurazione software 2/2
•• Slide 14Slide 14 -- Architettura IS/ITArchitettura IS/IT
ContenutiContenuti

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PDFPDF easyeasy--payrollpayroll
Il sistema consente di gestire la distribuzione controllata dellIl sistema consente di gestire la distribuzione controllata delle buste paga,e buste paga,
mantenendo un canale di comunicazione privato tra il dipendentemantenendo un canale di comunicazione privato tra il dipendente e le l’’ufficioufficio
del personale, consentendo lo scambio della documentazione corredel personale, consentendo lo scambio della documentazione correlata (es.lata (es.
CUD) e garantendo un elevato standard di sicurezza in tutte le fCUD) e garantendo un elevato standard di sicurezza in tutte le fasi delasi del
processo.processo.
Caratteristiche:Caratteristiche:
AccessibilitAccessibilitàà:: il sistemail sistema èè di tipodi tipo webweb e le l’’accesso avviene attraverso autenticazioneaccesso avviene attraverso autenticazione
speciale (PIN).speciale (PIN).
RaggiungibilitRaggiungibilitàà:: il sistemail sistema èè disponibile tramitedisponibile tramite personal computerpersonal computer assegnato; nelassegnato; nel
caso in cui non fosse disponibile allcaso in cui non fosse disponibile all’’utente, possibilitutente, possibilitàà di accesso e stampa condi accesso e stampa con chioschichioschi
multimedialimultimediali..
Sicurezza:Sicurezza: Garantisce lGarantisce l’’archiviazione delle buste paga, delle comunicazioni e datiarchiviazione delle buste paga, delle comunicazioni e dati
correlati, fornendo possibilitcorrelati, fornendo possibilitàà di accesso e gestione sia da parte delldi accesso e gestione sia da parte dell’’utenteutente cheche
delldell’’ufficio del personaleufficio del personale..
Descrizione del sistemaDescrizione del sistema

4. 4 www.evolutionbook.itwww.evolutionbook.it
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Payroll systemPayroll system
Scenario tradizionaleScenario tradizionale
Ufficio del
personale
Ufficio del
personale
CedoliniCedolini
Sportello sede centraleSportello sede centrale
Sedi perifericheSedi periferiche
ComunicazioniComunicazioni

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Payroll systemPayroll system Ufficio del
personale
Ufficio del
personale
PDF easy-payroll
system (Web)
Network aziendaleNetwork aziendale
Scenario digitale "on demand"Scenario digitale "on demand"
Cedolini (PDF)Cedolini (PDF) ComunicazioniComunicazioni

6. 6 www.evolutionbook.itwww.evolutionbook.it
PDFPDF easyeasy--payrollpayrollDifferenze con un sistema server di mailingDifferenze con un sistema server di mailing
APPLICAZIONI PDF easy-payroll piattaforma di posta
elettronica aziendale
Aderenza alle scadenze e alle date (ricadute legali) massima sicurezza ed affidabilità; nessun
agente esterno di disturbo
elementi esterni di disturbo che possono
impedire il corretto funzionamento del
processo (vulnerabilità, spamming,
troian, etc.)
FUNZIONALITA'
Possibilità di mantenere un rapporto "tematico" con il dipendente. Possibilità
di avere un sistema dedicato.
Portale HR: Payroll (busta paga, CUD,
registro presenze, comunicazioni... tutto in
un unico repository)
piattaforma dispersiva
(anche per altri usi)
Requisiti minimi software non richiede alcun software installato sul pc
- portabilità della soluzione (sono in
missione, non ho il mio pc portatile, da un
qualsiasi pc in rete posso accedere
all'informazione)
potrei aver bisogno di un client mail (tipo
Outlook)... Altrimenti webmail
Possibilità di gestire il processo di distribuzione della busta paga in modo bi-
direzionale
pubblicazione cedolini... ma anche
possibilità di blocco e riemissione... massiva
o singola
una volta che parte l'invio, difficilmente si
può interrompere il processo
Possibilità di mantenere e navigare l'archivio storico di ciascun dipendente -
(Servizio per il dipendente)
se vuole non scarica e mantiene i cedolini in
linea per sua archiviazione
possibile solo in modalità webmail... ma
comunque dispersivo
REQUISITI DI PROCESSO E FUNZIONALIREQUISITI DI PROCESSO E FUNZIONALI

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PDFPDF easyeasy--payrollpayrollDifferenze con un sistema server di mailingDifferenze con un sistema server di mailing
REQUISITI DI PROCESSO E FUNZIONALIREQUISITI DI PROCESSO E FUNZIONALI
APPLICAZIONI PDF easy-payroll piattaforma di posta
elettronica aziendale
Gestione degli utenti (possibilità di modificare e visualizzare i dati
dell'utente selezionato)
massima flessibilità nella gestione
dell'anagrafica (che viene sincronizzata con
la forza lavoro attiva riveniente dal sistema
di payroll)
gestione degli utenti separata dai sistemi di
payroll
Gestione dei PIN centralizzata (pin da utilizzare per il login nell'applicazione;
con possibilità di generazione massiva dei PIN o per singolo utente)
gestione integrata nell'applicativo gestione dei pin separata dalla sistema di
distribuzione
Gestione delle comunicazioni ai dipendenti (possibilità di generare una nuova
comunicazione ed assegnarla ad un utente o ad una società)
invio mirato a un singolo utente o gruppo di
utenti
invio mirato a un singolo utente o gruppo di
utenti
Import e caricamento automatico del "file di anagrafica" dai sistemi di
payrolling (.TXT)
funzionalità garantita non consentito
Funzione di caricamento delle buste paga (specificando la società, il mese e
l'anno che si desidera caricare)
procedura automatica caricamento e invio separato
Funzione di caricamento altri documenti dell'Ufficio del Personale (trasferte,
cud, registro presenze, etc.)
procedura automatica caricamento e invio separato
Gestione "Multi-company" funzionalità garantita non consentito
Gestione "Multi-office" (all'interno di una "company" possibilità di
inserire/modificare una nuova sede)
funzionalità garantita non consentito
Statistiche buste paga (dettaglio dei cedolini stampati raggruppato per
società, mese e anno)
funzionalità garantita non consentito
Visualizzazione log (lista che mostra tutte le operazioni effettuate su PDF
easy-payroll nel range di date richiesto)
funzionalità garantita funzionalità garantita
Lock centralizzato per la navigazione dell'applicazione (possibilità per
l'amministratore di bloccare l'applicazione per non consentire l'accesso agli
utenti)
funzionalità garantita non consentito
Cancellazione Log (tutti i log inseriti nel range di date selezionato verranno
eliminati)
funzionalità garantita funzionalità garantita
Cancellazione Comunicazioni funzionalità garantita funzionalità garantita
Controllo delle policy sull'applicazione (numero di tentativi di login
consecutivi concessi, numero di stampe di cedolino ammesse)
funzionalità garantita non consentito

8. 8 www.evolutionbook.itwww.evolutionbook.it
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Unico frontUnico front--endend siasia per gli utentiper gli utenti siasia per lper l’’ufficio del personale.ufficio del personale.
MenoMeno costicosti didi processoprocesso..
MaggioreMaggiore sicurezzasicurezza nelnel trattamentotrattamento delledelle informazioniinformazioni inin aderenzaaderenza
allealle normativenormative vigentivigenti inin materiamateria..
in sintesi..in sintesi.. -- CostiCosti
++ SicurezzaSicurezza
++ ServizioServizio
== PDFPDF easyeasy--payrollpayroll
Vantaggi approccio "on demand"Vantaggi approccio "on demand"

9. 9 www.evolutionbook.itwww.evolutionbook.it
PDFPDF easyeasy--payrollpayrollArchitettura e funzionamento del sistemaArchitettura e funzionamento del sistema
PDFPDF easyeasy--payrollpayroll electronic distribution flowelectronic distribution flow
External payroll
application
Send to the
system: all payslip
traslated in PDF
format and
employers
personal data in
XLS format. After,
a batch input
insert the files in
"PDF easy-payroll"
for the encryption
phase and
personal data
update in the DB.
AABB
CC
DD
1 – Company users asks to view
the payslip after editing of the
PIN. After he can print the payslip
using Acrobat Reader function.
Serve
r
Serve
r
2 – The Applet Server
enter in the DB (D) and
take the encrypted
payslip in PDF format
(After PIN check).
Massive Printing
IX EX

10. 10 www.evolutionbook.itwww.evolutionbook.it
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Tramite questo sistema informatico è possibile gestire la
distribuzione controllata delle buste paga e delle
comunicazioni correlate, tramite un accesso securizzato con
chiave di autenticazione (PIN) e decriptazione del file
contentente la busta paga.
All’utente è consentita anche la consultazione storica. Il
sistema è di tipo web oriented.
Non necessità di alcun componente software installato sul
personal computer.
E’ raggiungibile tramite intranet aziendale a fronte di una
autenticazione generica (user-id e password) e di una
successiva autenticazione specializzata (PIN).
Descrizione del sistemaDescrizione del sistema

11. 11 www.evolutionbook.itwww.evolutionbook.it
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Le funzioni disponibili per l’utente consentono la visualizzazione e stampa della
busta paga del mese in corso o dei mesi precedenti (regole particolari
sull’argomento possono essere applicate grazie alla parametrizzazione della
funzione – p.es. nr. Max di copie per cedolino, ecc.); è inoltre consentito
l’accesso ad una bacheca virtuale contenente informazioni/comunicazioni di
servizio direttamente imputate dell’ufficio del personale con possibilità di
abbinamento di file/allegati.
L’utente dispone del security log personale che consente di visionare il numero
di accessi all’applicazione, dettagliando alcune informazioni quali data/ora di
accesso, indirizzo IP, nome macchina.
Le funzioni disponibili per l’ufficio del personale consentono un controllo totale
del processo di distribuzione delle buste paga; nonché stampa diretta della busta
paga di qualsiasi dipendente, stampa massiva di tutte le buste paga,
blocco/sblocco singolo utente, visualizzazione security log, gestione anagrafica,
ecc.
FunzionalitFunzionalitàà

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La configurazione di seguito descritta è riferita alla soluzione già
implementata su piattaforma Microsoft per un volume di utenti pari a circa
2.500 unità.
Configurazione del sistema
nr. 2 elaboratori posti in DMZ con configurazione a “doppio bastione”
(v. disegno architetturale – Slide 9).
Sono ambedue configurati con Sistema Operativo Microsoft Windows 2000
Server (si consiglia comunque Microsoft Windows 2003 Server).
Segue….
Configurazione software 1/2Configurazione software 1/2

13. 13 www.evolutionbook.itwww.evolutionbook.it
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L’elaboratore destinato ad ospitare l’applicazione software
utilizza Microsoft IIS 5 (transaction server).
L’elaboratore destinato ad ospitare la base dati utilizza Microsoft
SQL 2000 Server.
L’applicazione è realizzata con il linguaggio Microsoft .NET. La
trasmissione del file al client avviene utilizzando il protocollo SSL.
La cifratura dei file contenenti i cedolini avviene a 128bit.
Configurazione software 2/2Configurazione software 2/2

14. 14 www.evolutionbook.itwww.evolutionbook.it
PDFPDF easyeasy--payrollpayrollArchitettura IS/ITArchitettura IS/IT
PDFPDF easyeasy--payrollpayroll electronic distribution flowelectronic distribution flow
Massive Printing
External payroll
application
Send to the
system: all payslip
traslated in PDF
format and
employers
personal data in
XLS format. After,
a batch input
insert the files in
"PDF easy-payroll"
for the encryption
phase and
personal data
update in the DB.
AABB
CC
DD
1 – Company users asks to view
the payslip after editing of the
PIN. After he can print the payslip
using Acrobat Reader function.
Serve
r
2 – The Applet Server
enter in the DB (D) and
take the encrypted
payslip in PDF format
(After PIN check).
MS Windows
2000
Web Server/
Application
Server
MS Windows
2000
Web Server/
Application
Server
MS Windows
2000
Data base
Server
(MS SQL Server
2000)
MS Windows
2000
Data base
Server
(MS SQL Server
2000)
DB
IX EX

15. 15 www.evolutionbook.itwww.evolutionbook.it
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Maurizio PatitucciMaurizio Patitucci
Responsabile commercialeResponsabile commerciale
maurizio@evolutionbook.commaurizio@evolutionbook.com
Grazie per
Grazie per
ll’’attenzione
attenzione
Molti uomini vedono le cose come sonoMolti uomini vedono le cose come sono
e chiedono:e chiedono: ““PerchPerchéé??””
Noi sogniamo cose mai esistite e ciNoi sogniamo cose mai esistite e ci
chiediamo:chiediamo: ““PerchPerchéé no?no?””