Organização de Arquivos e documentos

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Guia OZ! Organize seus Arquivos
Com este guia você está dando um passo importante para ser uma pessoa
mais eficiente, criando ou aperfeiçoando seu sistema de arquivos.
Muitas pessoas se vangloriam de ter muito conhecimento, muita informação
ou de conhecer muitas pessoas. A questão é que isto só tem valor se houver
organização suficiente para que esta informação ou conhecimento possam
ser recuperados rapidamente.
De que adianta conhecer uma pessoa que poderia te ajudar a resolver um
problema urgente, se você não achar seu telefone, seu cartão ou conseguir
alguém que o tenha no momento que precisa?
De que adianta “achar” que sua TV que acabou de quebrar está ainda na
garantia, se nem lembra onde “guardou” a nota fiscal ou certificado?
Poder recuperar uma informação importante ou encontrar um papel ou
documento que precisamos em no máximo 10 segundos tem um valor
enorme nos dias de hoje, e passará a ter cada vez mais.
Níveis de Organização
Muitos sistemas e metodologias de organização abordam apenas a questão
de colocar sua mesa, gavetas e arquivos em ordem, ou seja, arrumar a
bagunça no seu local de trabalho, onde passa a maior parte do tempo.
Acontece que atualmente, organizar-se engloba muito mais que isso.
Vamos trabalhar nesta metodologia com 3 níveis de organização: o físico, o
lógico e o do conhecimento.
O primeiro, mais concreto e mais fácil de lidar é o nível físico, o qual vamos
nos aprofundar um pouco mais, principalmente no que diz respeito a
organização de arquivos e documentos. Ele compreende toda aquela
desordem que você pode tocar. Sua agenda, seus papéis, seus documentos,
arquivos, livros, CDs, anotações e tudo o mais que você enxerga e está ao
alcance de suas mãos. É a organização dos seus “espaços” .Tudo aquilo que
você fizer para melhorar a organização neste nível, impactará diretamente
na melhoria da sua produtividade.
Depois temos o nível lógico *, que compreende a correta utilização dos
recursos tecnológicos que temos cada vez mais à nossa disposição e que
engloba os computadores, PDAs e Smartphones. Acontece que muitas
pessoas ainda se perdem quando vão utilizar estes equipamentos e acabam
por comprometer sua produtividade. Neste nível podemos colocar ainda a
sua organização financeira por exemplo.
Por último temos o nível da organização do conhecimento *, mais recente
e raramente abordado nas metodologias que tratam da administração do

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tempo, porém cada vez mais importante nos dias de hoje, onde temos que
lidar com uma quantidade crescente de informações, recebidas por um
número cada vez maior de canais de comunicação.
* Os níveis lógico e do conhecimento não serão tratados neste módulo. Se
quiser saber mais,visite www.organizesuavida.com.br em organize seu
espaço.
Taxonomia Pessoal - NIVEL FÍSICO
Vamos iniciar pelo nível da organização física, onde é fundamental que você
possua um sistema de Taxonomia Pessoal (categorização) bem
estruturado.
Taxonomia é o ramo da biologia, que se ocupa da classificação natural dos
seres vivos. Quando aplicado à ciência da computação, o mesmo conceito
destina-se às técnicas de classificação, de categorização, de agrupamento e
de hierarquização das informações.
O primeiro passo na fase de organização, é fazer a sua taxonomia pessoal,
ou seja, definir as áreas de informação do seu interesse, da maneira mais
abrangente e hierárquica possível.
Existe uma forma simples de realizar essa taxonomia, que é a aborgagem
por assuntos gerais, levando em conta a forma mais confortável como você
separa os temas. O mapa mental a seguir é um exemplo do que poderia ser
uma taxonomia pessoal simples, baseada em assuntos gerais.

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Dicas
 Crie “ramos” principais com macro assuntos de seu interesse e depois
crie os sub ramos derivados
 Não crie ramos principais em exagero. O ideal é ficar com menos de
10
 Evite criar ramos principais ambíguos pois eles podem confundi-lo na
hora de localizar informações
 Mantenha uma estrutura simples, de fácil memorização
Categorias de Sistemas de Arquivo - Taxonomia
Categorização é geralmente a área de arquivamento que é mais confusa
para a maioria das pessoas. A regra geral de manuseio é manter itens
semelhantes ou relativos juntos.
Para tornar isto um pouco mais fácil para você, aqui estão algumas
categorias comuns usadas em sistemas de arquivos domésticos e de
negócios. Você pode utiliza-las como ramos principais sendo que alguns
itens podem ser aplicados como sub ramos:

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Sistema de Arquivos de Escritório
Sistema de Arquivos Domésticos
Guia OZ! Organize seus Arquivos
Sistemas de arquivos são indispensáveis, tanto na vida profissional quanto
na pessoal. Nenhum negócio ou residência pode ficar sem um lugar para
guardar os documentos ou sem um sistema de arquivos. Levando em conta

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que todos devem lidar com papéis, e existe uma montanha deles, um
eficiente sistema de arquivos possibilita uma fácil recuperação de papéis,
sempre que necessário.
Não existe uma “fórmula mágica” para arquivar. Seu sistema de arquivos
sempre dependerá de suas necessidades pessoais.
Seja qual for que você use, um sistema de arquivo eficiente é aquele que
permite a você encontrar qualquer papel em 10 segundos ou menos.
Uma vez que você tenha todos os instrumentos no lugar, decida como quer
arrumar suas pastas. As escolhas incluem:
 Alfabeticamente – ótima para arquivos com nomes de clientes.
 Assunto – uma boa escolha se você vai usar subcategorias.
 Numericamente – excelentes para material datado, como ordens de
compra e contas.
 Cronologicamente – uma boa solução para arquivos de backup que
precisam ser arrumados por mês.
 Arquivos especiais – ótimos para tarefas bem detalhadas, como
busca de contas, correspondência e materiais de leitura. Arrume-os
por dia, mês e ano.
Categorias especiais de arquivo
Amostras de produtos, fotos e catálogos são exemplos de itens que não se
encaixam em pastas de arquivo imediatamente. A organização de
equipamentos para arquivar ou armazenar tais itens incluem:
 Caixas que comportam pastas suspensas e amostras.
 Cartolina, apoios de metal ou plástico (ótimos para revistas e
catálogos) que ficam bem em sua prateleira.
 Tubos que acomodam grandes impressões ou mapas enrolados.
 Envelopes grandes que guardam papéis grandes no fundo de uma
gaveta de arquivos.
“ Podemos ficar reorganizando as cadeiras do convés do Titanic enquanto ele
afunda, porém isso é ignorar o verdadeiro problema.”
Dr. Eric Allenbaugh
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O Seu Móvel para Arquivos

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 Cuidado com gaveteiros (arquivos) muito baratos. Eles são,
geralmente, um estorvo, perigosos e um desperdício de dinheiro.
 Decida quantos arquivos você precisa e de que tamanhos. Um
pequeno, de duas gavetas, pode ser ideal por agora, mas se você vai
acumular mais papéis no futuro – e provavelmente irá – compre um
móvel maior. Procure fazer planos para o futuro e você vai economizar
tempo e dinheiro.
 Se o móvel é muito leve, o peso das pastas pode fazê-lo tombar para
a frente quando as gavetas de cima estiverem abertas. Compre um
mais robusto.
 Assegure-se de comprar um arquivo que comporte os tamanhos de
papel mais comuns (A4, Carta, etc).
 Considere sempre um design, uma cor e um estilo que lhe agrade. Ele,
provavelmente, estará no seu escritório por muitos anos. Lembre-se
do sistema de tranca, mesmo que você não considere guardar papéis
confidenciais hoje, no futuro essa realidade poderá mudar.
 Assegure-se de que as gavetas deslizem facilmente nos trilhos sem ter
que forçar.
 Móveis para arquivos não servem apenas para escritórios. São
perfeitos para a organização doméstica também. Mantenha todos os
papéis categorizados e organizados em um arquivo de qualidade e não
esqueça-se de aplicar sua taxonomia pessoal. Se você vai deixá-lo
exposto, você deve considerar que ele tenha um bom acabamento e
que combine com sua mobília. Por outro lado, um robusto arquivo de
metal pode até cair bem. Certifique-se de que ele venha equipado com
um sistema para colocar pastas suspensas. Caso contrário você
precisará comprar um separadamente.
Gavetas para Arquivos e Suportes para Pastas Suspensas
 Algumas mesas vêm convenientemente equipadas com uma gaveta
larga para acomodar arquivos diários. Se você não teve sorte o
bastante para ter uma mesa assim, certifique-se de que possa
acomodar um arquivo para pastas suspensas.
 Se você não possui uma mesa com uma gaveta para arquivos diários,
uma ótima idéia é colocar um pequeno suporte móvel para pastas
suspensas em um canto da sua mesa, ao alcance das mãos. Ou,
considere o uso de um arquivo móvel, com rodinhas, que possua
gavetas comuns e uma gaveta para pastas suspensas que possa ser
colocado embaixo de sua mesa.
 Coloque uma etiqueta na parte externa de cada gaveta. Você não terá
que abrir e fechar cada uma para saber o que tem dentro delas. Este
procedimento é especialmente útil se outras pessoas precisarem
encontrar documentos em seus arquivos.
 Se você precisa manter seus documentos em cadernos, consiga pastas
suspensas que suportem este uso. Acomode-os na gaveta de pastas
suspensas e coloque visores que identifiquem cada caderno

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facilmente, de forma que você possa encontrar o que precisa logo ao
abrir a gaveta.
 Quando administrar mais que um negócio ou duas divisões, use dois
arquivos ou dois recipientes de pastas suspensas separados; um para
cada negócio/divisão. Ou, você pode desejar identificar por cores os
assuntos, vermelho para um negócio e verde para outro. As
possibilidades são infinitas, mas o ponto principal é que se você está
tentando manter tudo na mesma área, sem qualquer divisão clara,
então tudo está prestes a se misturar e ficar completamente
desorganizado.
Suas Pastas de Arquivos e Visores
 Suas pastas de arquivos devem ser firmes e novas. Não mantenha
pastas amassadas, tortas, rasgadas ou sujas. As pastas velhas devem
ser colocadas no cesto para reciclagem.
 Antes de escrever a etiqueta que vai no visor de suas pastas, antes
etiquete as pastas que vão dentro da pasta suspensa (arquivo manila),
e aí escreva sobre elas. Você não deixará impressões digitais ou
borrões de tinta quando passar os dedos para grudar a etiqueta na
pasta.
 Coloque uma etiqueta adesiva e escreva sobre ela. Você também pode
utilizar uma etiquetadora eletrônica ou manual, se o volume justificar.
Mantenha sempre algumas pastas já adesivadas para economizar
tempo. Você terminará tudo em alguns segundos.
Uma boa idéia
Você pode manter um arquivo em sua casa. Além de documentos pessoais (certidões,
apólices, etc) é ótimo arquivar artigos interessantes sobre os mais diversos
assuntos, viagens, dicas de arrumação da casa, etc.
Pode também arquivar manuais e notas fiscais das coisas que compra. Sempre que
precisar encontra-los poderá faze-lo rapidamente.
 Siga estas dicas para suas pastas de arquivo suspenso
 Uma cor pode funcionar, mas se você tiver um número grande
de categorias como Finanças, Funcionários, Clientes e
Vendedores, use cores separadas para cada categoria.
 Certifique-se de comprar pastas de um tamanho apropriado,
carta ou ofício, dependendo de suas necessidades.
 Certifique-se de que os visores das etiquetas são de plástico
transparente ou compre-os separadamente, se necessário.
 Sempre compre mais do que o que você precisa agora. Desta
forma, você não vai ter que correr à papelaria.

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 Siga estas dicas para suas pastas que vão dentro das pastas de
arquivo suspenso:
 Você pergunta, “ Por que eu preciso destas pastas se já tenho
as de arquivo suspenso?” Bem, você não é obrigado, mas há
duas razões para você querer isso:
 Use apenas as pastas de arquivo suspenso e em cerca de
um mês (se não menos) os papéis inseridos nelas vão
começar a enrolar, ficar para baixo e acabar amassando.
 As pastas de arquivo suspensos são geralmente usadas
para categorias amplas, e as outras podem ser usadas
para as subcategorias.
 Já que você pode codificar por cor os arquivos suspensos, é
aconselhável que as pastas de dentro estejam todas em uma só
cor.
 Certifique-se de adquirir pastas de tamanho apropriado, carta ou
ofício, de acordo com suas necessidades.
 Use etiquetas brancas e um pincel atômico preto com ponta
média para etiquetar.
 Limpe os arquivos quando eles estiverem muito grossos para serem
manuseados ou a cada seis meses. Fique com papéis ainda úteis.
Jogue fora tudo que é obsoleto. Use sacos de lixo para esta tarefa.
Faça agora, faça já!
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José Luiz S.Cunha
OZ! Sistemas de Organização
Organize-se, você pode!
Bibliografia
Organize-se – Donna Smallin, editora Gente
A Tríade do Tempo – Christian Barbosa, editora Campus
Professional Organizers Tell All! – Carol Halsey, USA
Finaly Organized – Maria Gracia , USA
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