Présentation par Alain Dubois (Archives de l'Etat du Valais) au Forum des archivistes du 15 septembre 2014 (Réflexions autour des portails d’archives en ligne: trois exemples d’utilisation par des institutions suisses)
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Premiers pas…
Point de départ
• réalisation d’une plate-forme de pérennisation et d’archivage pour les
collections numériques et numérisées du Service de la culture
• premiers versements d’archives électroniques effectués en mai 2011
• volume des données au 31 août 2014 = 20 TB (250 000 objets)
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Premiers pas…
Objectifs
• mettre en oeuvre le processus d’accès aux collections numériques et
numérisées du Service de la culture (Archives de l’Etat du Valais,
Médiathèque Valais et Musées cantonaux)
• organiser et réaliser un projet pilote de recherche fédérée et de consultation
pour les collections numériques et numérisées du Service de la culture
Constitution d’un groupe de travail composé de
• représentants des Archives de l’Etat du Valais, de la Médiathèque Valais et
des Musées cantonaux
• représentants du Service cantonal de l’informatique
• consultant = Antidot SAS
Mandat du 28 mars 2011
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Les défis d’un tel projet…
Choix du corpus
• Archives de l’Etat du Valais
• 88 793 unités documentaires (scopeQuery)
• provenance = anciens fonds de l’Etat du Valais, fonds de communes municipales et
bourgeoisiales et fonds privés
• Médiathèque Valais
• 13 438 unités documentaires
• provenance = collections audiovisuelles du site de Martigny (10 298 unités
documentaires) et collections numérisées du site de Sion (3 140 unités
documentaires)
• Musées cantonaux
• 24 915 unités documentaires
• provenance = Musée d’histoire
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Les défis d’un tel projet…
Description des unités documentaires
• chaque métier a ses propres normes de description
• nécessité de définir, le cas échéant, les correspondances entre les différents
éléments des schémas de métadonnées utilisés
Livraison des unités documentaires
• Archives de l’Etat du Valais = EAD
• Médiathèque Valais = Dublin Core
• Musées cantonaux = extraction XML brute à partir d’une base de données
FileMaker
=> transformation en un format XML pivot dérivé du Dublin Core
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Les défis d’un tel projet…
Indexation
• objectif = obtenir une indexation suffisamment fine pour éviter les silences et
les bruits
• définir des index généraux « utiles » pour toutes les institutions et des index
spécifiques à chaque institution
• tenir compte des différents niveaux et qualités de l’indexation
• Archives de l’Etat du Valais = aucune indexation des unités de description
• Médiathèque Valais = utilisation de différents index (vocabulaire RERO, autorités
Rameau, bibliographie valaisanne, CDU)
• Musées cantonaux = index spécifiques à chaque Musée
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Les défis d’un tel projet…
Indexation
• index généraux
• provenance institutionnelle
• lieux
• périodes
• personnes
• index « matières »
• tests avec différents index (GEMET Thesaurus, Thésaurus SIAF, bibvs)
=> résultats très mitigés, car chaque index a ses forces et faiblesses
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Le moteur de recherche fédérée…
projet pilote a démontré la possibilité de mettre en oeuvre un moteur de
recherche fédérée au sein du Service de la culture
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Vallesiana
Objectifs
• mettre en oeuvre le processus d’accès aux ressources et aux collections
numériques et numérisées du Service de la culture (Archives de l’Etat du
Valais, Médiathèque Valais et Musées cantonaux)
• mettre en oeuvre le moteur de recherche fédérée et de consultation pour les
collections numériques et numérisées du Service de la culture
• concevoir et mettre en oeuvre l’éditorialisation du moteur de recherche
fédérée
Mandat du 4 septembre 2012
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Vallesiana
Consolidation des résultats de la phase pilote (traitement des données)
• meilleure intégration des outils à l’environnement informatique de l’Etat du Valais
• amélioration des processus de collecte et de traitement des données
• amélioration continue des référentiels «périodes», «lieux», «personnes»
• validation d’un référentiel «sujets»
• définition des critères de pertinence (indexation)
Choix d’un nom (Vallesiana – Le portail numérique du Valais)
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Vallesiana
Création d’un entrepôt OAI-PMH (interopérabilité)
• exposition des données en Dublin Core et EDM + EAD pour les Archives
• entrepôt créé en collaboration avec la Chancellerie d’Etat (IVS) et le Service
cantonal de l’informatique (centre de compétence Internet)
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Vallesiana
Création d’un site Internet
• mandat confié à l’entreprise Boomerang Marketing SA en septembre 2013
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Vallesiana
En conclusion
• Vallesiana permet de donner accès aux ressources et aux collections
numériques et numérisées du Service de la culture à partir d’un point unique
• projet fédérateur qui met néanmoins en lumière les difficultés liées à la mise
en commun de collections décrites selon des normes différentes
• portail ouvert à d’autres institutions de conservation du patrimoine
• avec la plate-forme de pérennisation et d’archivage, l’une des deux briques
sur lesquelles se déploiera la stratégie de préservation numérique du Service
de la culture pour la période 2014 – 2018
21. Merci de votre attention
Alain Dubois
Archiviste paléographe
Rue des Vergers 7
1950 Sion
027 606 46 17
alain.dubois@admin.vs.ch