Papierloses Büro & Digitales Dokumentenanagement - so funktioniert's wirklich. Wie legt man Dokumente digital so ab, dass sie digital durchsuchbar sind und man rechtssicher an Papierversionen von Dokumenten heran kommt.

1. PAPIERLOSES BÜRO & DIGITALES
DOKUMENTENMANAGEMENT — SO FUNKTIONIERT’S
@brandungskieker - BarCamp Erfurt 2015

2. DIE ANFORDERUNGEN
➤ Ich möchte Dokumente schneller auffinden können, indem ich
sie digital durchsuchbar mache.
➤ Ich möchte alle Dokumente rechtssicher digital archivieren,
das heißt die notwendigen Dokumente auch als Papierversion
aufheben.
➤ Datensicherheit steht an hoher Stelle, das heißt, der Verlust
eines Datenträgers darf nicht zum Dokumentenverlust
führen. Außerdem möchte ich meine Dokumente keinem
fremden Cloud-Dienstleiste anvertrauen
➤ Meine Lösung muss mit Mac OS X kompatibel sein

3. GRUNDLAGE: 2 DOKUMENTTYPEN
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1 2

4. TYP 1: SCANNEN UND ABLEGEN
➤ Paginierstempel hilft beim numerieren von Dokumenten

5. DOKUMENTENSYSTEM
1 2 3
OCR
150073
„150073“
4
150073

6. TYP 1: SCANNEN UND VERNICHTEN
➤ Dokumentenscanner hilft beim schnellen verarbeiten

7. DOKUMENTENSYSTEM
1 2
OCR

8. DIE HARDWARE

9. ENTHEFTERZANGE
➤ Zum schnellen und
zuverlässige Endkrampen von
Dokumenten
➤ etwa € 12,-

10. DOKUMENTENSCANNER
➤ Fujistu ScanSnap iX500
➤ beidseitiger Scan
➤ schnell
➤ robust verarbeitet
➤ gibt es in zwei Versionen: mit
und ohne Adobe-Lizenz (ohne
reicht aus)
➤ etwa € 380,-

11. PAGINIERSTEMPEL
➤ Zum Durchnumerieren von
Dokumenten
➤ robuste aber aufwändige
Mechanik
➤ etwa € 50,-

12. DIE SOFTWARE

13. EXACT SCAN PRO, CA. € 100
➤ Leistungsstarke Scan-Software mit OCR-Texterkennung
➤ Scanprofile unterstützen die tägliche Arbeit

14. DOKUMENTVERWALTUNG iDOCUMENT PLUS, CA. € 50
➤ Vielfältiges Dokumenten-Managementsystem

15. DATENSICHERHEIT

16. DATENSICHERHEIT
NAS+RAID
➤ Datenbank von
iDocuments plus
EXT. HDD
➤ PDF-Dateien
Dokumente werden nicht zusammen mit iDocuments-Datenbank gesichert,
um systematische Datensicherheit zu gewährleisten

17. ZUM NACHLESEN:
http://bit.ly/papierloses-buero
JOBS, JOBS, JOBS @CROWD ARCHITECTS:
API-Developer (m/w)
Sales (m/w)
Account Manager (m/w)
Quality Manager (m/w)