Bij aanbesteden is het een ware kunst om te krijgen wat je echt wilt en niet te veel te betalen. Met \'gunnen op waarde\' wordt dit makkelijk.

1. EV-magazine
‘A Perfect Storm’
juni 2009
6
T: +31 (0)35- 5 488 388
W: www.ev.nl
W: www.ev.nl/aps
Managementadvies - Strategisch voordeel uit IT W: www.werkenbijev.nl
€ €
€ Het gunnen van Europees aanbesteden in de IT is topsport!
€ € Compromisloos IT
aanbesteden door
€ € “Gunnen op waarde”
Bij aanbesteden is het een ware
€ €
kunst om niet te veel te betalen en
niet te weinig te krijgen.
€ € € Expanding Visions B.V.
Baarnsche Dijk 12-i
3741 LS BAARN
Postbus 747
3740 AS BAARN
E V - m a g a z i n e i s e e n u i t g a v e v a n E x p a n d i n g V i s i o n s , o n a f h a n k e l i j k m a n a g e m e n t a d v i e s b u r e a u v o o r s t r a t e g i s c h v o o r d e e l u i t I T.

2. EV-magazine Compromisloos IT aanbesteden
IT-Procurement door “Gunnen op waarde”
Expanding Visions organiseert speciale
praktijkgerichte “Gunnen op waarde” work-
shops waarin u zich de methodiek eigen
kunt maken a.d.h.v. praktijkvoorbeelden.
Kijk op http://www.ev.nl/workshops voor
het progamma en data
Wat is “Gunnen op waarde”?
“Gunnen op waarde” is ontstaan in de
bouwsector. Hier werden opdrachtgevers
Het gunnen van Europees en aanbieders zich bewust dat creatieve,
milieutechnische of esthetische oplos-
aanbesteden in de IT is topsport!
singen het keer op keer moesten afleg-
gen tegen oplossingen die gewoonweg
goedkoper waren. Dit dwingt aanbieders
in een stramien waarbinnen ze zich niet
meer kunnen onderscheiden op basis van
Goed Europees aanbesteden is lastig. Inschrijvingen matchen
Hoe bepaalt u dan de zuivere economi- creativiteit. Immers, door af te wijken van
met uw vraagstelling is nog lastiger. Het gunnen van Europees sche waarde voor uw organisatie? Dit kan standaard oplossingen stijgen de kosten.
aanbesteden in de IT is topsport! Er zijn twee mogelijkheden: gunnen door de unieke methodiek van “Gunnen Maar wat als deze kosten opwegen tegen
op waarde” toe te passen. Uw organisatie de meerwaarde die de oplossingen te bie-
op basis van de laagste prijs, of gunnen op basis van de economisch
wordt bewust over de “echte prijs” van de den hebben? Je wilt als opdrachtgever dan
meest voordelige inschrijving gelet op criteria - naast prijs - zoals:
vraag en aanbieders krijgen een reële en op zijn minst weten welke meerwaarde
functionaliteit, kwaliteit, et cetera. Voor IT wordt vrijwel altijd de transparante mogelijkheid om duidelijk te ontstaat en je wilt deze meerwaarde mee
2e methodiek toegepast: economische criteria worden vertaald in maken hoe goed hun aanbieding op uw laten wegen in de beoordeling van de
vraagstelling past. Kortom door “Gunnen inschrijvingen.
een puntensysteem met wegingsfactoren. De inschrijving met de
op waarde” toe te passen wordt gunnen Expanding Visions heeft met succes “Gun-
meeste punten zou de best passende inschrijving moeten zijn. Maar
voor alle partijen inzichtelijker en daar- nen op waarde” binnen de IT sector door-
misschien betaalt u dan nog steeds wel te veel of krijgt u te weinig… door makkelijker gemaakt. ontwikkeld. Binnen IT aanbestedingen
➔
Meer weten?: www.ev.nl Vragen: E: redactie@ev.nl Expanding Visions, Managementadvies voor strategisch voordeel uit IT.
IT 2

3. EV-magazine Compromisloos IT aanbesteden
IT-Procurement door “Gunnen op waarde”
Waar werd gegund op basis van econo- worden. Deze dienen vooraf overlegd te
Meer weten over “Gunnen op waarde”? misch meest voordelige inschrijving was worden. Bij “Gunnen op waarde” werkt dit
Mail uw vraag aan redactie@ev.nl of bel het verschil tussen de laagste en hoogste in ieders voordeel!
prijs bepalend voor de verhouding van
met 035-5 488 388 en vraag naar een van
de punten die iedere inschrijving voor de Conclusie
onze IT-procurementspecialisten.
prijs kreeg. Het kon dan zomaar gebeuren “Gunnen op waarde” wordt zowel door
dat één dure inschrijving de uiteindelijke opdrachtgevers alsook door aanbieders
Niet te veel betalen uitkomst beïnvloedde! Bij “Gunnen op gezien als een enorme verrijking binnen
is het pure noodzaak dat er goed wordt waarde” is de prijsrange van de offertes aanbestedingen. Meestal staan opdracht-
en niet te weinig krijgen;
nagedacht over functionaliteit en de daar- veel minder bepalend voor de rangorde. gevers voor hoge investeringen. De
Winst voor iedereen!
bij behorende technische oplossingen. De objecten waarin geïnvesteerd gaat worden
vertaling naar meerwaarde stimuleert een Welke aandachtspunten vereist moeten duurzaam zijn voor de organi-
opdrachtgever vooraf beter na te denken worden als baseline gekapitaliseerd. Deze “Gunnen op waarde”? satie. Maar ook aanbieders investeren in
over welke zaken hij echt belangrijk vindt. baseline is gelijk aan de vooraf ingeschat- Met “Gunnen op waarde” moet de het maken van aanbiedingen in de vorm
Deze meerwaarde wordt, uitgedrukt in te maximale investeringssom. Vervolgens opdrachtgever in de voorbereidingsfase van aandacht en tijd. Door “Gunnen op
Euro’s, afgezet tegen de totale prijs van de wordt per subgunningscriterium (bijvoor- een dieper gaan nadenken over welke waarde” toe te passen wordt er recht
inschrijving. Hierdoor ontstaat inzicht in beeld functionaliteit, etc.) een financiële criteria hij nu echt belangrijk vindt bij het gedaan aan de inspanningen van zowel
de balans tussen de kosten en de (daad- waarde vastgesteld voor de maximale aanschaffen van IT en wat de financiële inschrijvers als opdrachtgevers. “Gunnen
werkelijke) meerwaarde die de oplossing invulling door de aanbieder (score van een meerwaarde daar van is. En dat is maat- op waarde” maakt de balans tussen kos-
te bieden heeft. Hierdoor wordt gunnen 10). Zo ontstaat het “Gunnen op waarde”! werk voor elke aanbesteding. De voor- ten en meerwaarde inzichtelijk. Afwegin-
inzichtelijk en daarmee erg eenvoudig. De meerwaarde die een aanbieder in zijn bereidingstijd verdient zich ruimschoots gen zijn gefundeerd en verklaarbaar naar
inschrijving biedt wordt vervolgens in een terug in de gunningsfase. De belangrijk- zowel het management van de opdracht-
Hoe werkt “Gunnen op waarde”? rekenmodel afgetrokken van het maxi- ste winst is dat het makkelijker wordt om gevers alsook richting de aanbieders.
Bij “Gunnen op waarde” wordt de meer- male investeringsbedrag. De meerwaarde de voor u beste oplossing te gunnen aan “Gunnen op waarde” is een innovatieve
waarde van de aangeboden oplossing telt nu pro rato mee! Iedere inschrijving de best passende inschrijving. aanbestedingsmethodiek die zijn sporen
gekapitaliseerd en daarna afgezet tegen is dan gerelateerd aan een bedrag dat in Transparantie over de aanpak is een inmiddels heeft verdiend en door Expan-
het investeringsbedrag. De opdrachtgever verhouding met de meerwaarde van de ander aandachtspunt. Aanbieders hebben ding Visions is doorontwikkeld en succes-
wordt hierdoor gestimuleerd vooraf goed aangeboden oplossing. Zo ontstaat een in een Europese aanbesteding het recht vol toe past voor IT-aanbestedingen.
na te denken over de basale (score van rangorde die anders en zuiverder is dan te weten op welke criteria ze beoor-
een 6 op een schaal van 10) functionali- wanneer voor iedere inschrijving uitslui- deeld worden en welke facetten door Verrijk uw aanbesteding en gun nu
teiten en diensten die ze nodig heeft. Deze tend de prijs zou worden meegewogen. de opdrachtgever als belangrijk gezien op waarde!
➔
Meer weten?: www.ev.nl Vragen: E: redactie@ev.nl Expanding Visions, Managementadvies voor strategisch voordeel uit IT
IT. 3

4. EV-magazine Compromisloos IT aanbesteden
IT-Procurement door “Gunnen op waarde”
Meerwaarde in € als functie van
Meerwaarde in € als functie van opslagcapaciteit in GB
Een voorbeeld van “Gunnen op waarde”
We nemen als voorbeeld een overheidsorganisatie die 100 IT werkplekken wil
opslagcapaciteit in GB
vervangen. De opdrachtgever stelt als beoordelingscriteria de levensduur, de
opslagcapaciteit en het energieverbruik. Een langere levensduur, doordat de € 10.000
werkplek bijvoorbeeld minder bewegende onderdelen bevat, wordt gezien als € 9.000
meerwaarde. Een hogere opslagcapaciteit levert flexibiliteit op voor de toe- € 8.000
€ 7.000
komstige inrichting. Het energieverbruik vindt de opdrachtgever belangrijk in
€ 6.000
relatie tot het milieubewust omgaan met IT (de daadwerkelijke energiebespa-
€ 5.000
ring laten we in dit voorbeeld buiten beschouwing maar deze wordt normaal € 4.000 Meerwaarde (
Meerwaarde (€)
gesproken ook meegenomen in de calculatie). De aanschafwaarde wordt € 3.000
geschat op € 85.000,-. De meerwaarde in € ziet er dan als volgt uit. € 2.000
€ 1.000
€0
Minder dan 80 t/m 120 Meer dan
Meerwaarde in € als functie van de levensduur 80 120
in jaren
Meerwaarde in € als functie van de levensduur in jaren Meerwaarde in € als functie van
Meerwaarde in € als functie van stroomverbruik in Watt
stroomverbruik in Watt
€ 30.000
€ 40.000
€ 25.000
€ 35.000
€ 20.000
€ 30.000
€ 15.000 € 25.000
Meerwaarde (€)
Meerwaarde (€) € 20.000
€ 10.000 Meerwaarde
Meerwaarde (€)
€ 15.000
€ 5.000 € 10.000
€ 5.000
€0
tot en tot en tot en langer €0
met 3 met 4 met 5 dan 5 Minder dan 150 tot en 200 tot en Meer dan
jaar jaar jaar jaar 150 met 200 met 250 250
➔
Meer weten?: www.ev.nl Vragen: E: redactie@ev.nl Expanding Visions, Managementadvies voor strategisch voordeel uit IT 4

5. EV-magazine Compromisloos IT aanbesteden
IT-Procurement door “Gunnen op waarde”
Meerwaarde en evaluatiewaarde in € per aanbieder
Beoordeling Bij “Gunnen op waarde”
Aanbieder A biedt een PC aan met een harde schijf van 120 Gb. wordt de uitkomst als
De verwachte levensduur van de PC is 4 jaar en het stroomverbruik is volgt:
225 Watt. Hij biedt de werkplek aan voor € 650,-.
M
€ 100.000
Aanbieder B biedt een PC aan met een Solid State geheugen van 80 Gb.
De verwachte levensduur is 6 jaar en het stroomverbruik is 175 Watt.
€ 80.000
Hij biedt de werkplek aan voor € 850,-.
€ 60.000
Aanbieder C biedt een PC aan met een harde schijf van 320 Gb.
De verwachte levensduur van de PC is 4 jaar en het stroomverbruik is
250 Watt. Hij biedt de werkplek aan voor € 675,-.
€ 40.000
Bij een klassieke beoordelingsmethode waarbij op basis van de meest € 20.000
economische aanbieding als uitgangspunt genomen wordt krijgt aanbie-
o erte
der A (donkerblauw) de gunning. Hij voldoet immers aan de minimale €0
levensduur
capaciteit
eisen en hij is de goedkoopste aanbieder.
Aanbieder A
energie
Aanbieder B
evaluatiewaarde
Aanbieder C
Ho P]
rkS
[Wo Compromisloos IT
aanbesteden door “Gunnen op waarde”
Stuur een e-mail met uw voorkeursdatum (15 september of 28 oktober) Op basis van “Gunnen op waarde” komt aanbieder B, o.b.v. evaluatiewaarde
aan redactie@ev.nl om uw deelname te verzekeren of bel met Rogier van (lichtblauw), als winnaar uit de aanbesteding. Hij blijft binnen de maximaal
Viersen op 035-5 488 388. We hebben slechts plaats voor 12 deelnemers geschatte projectinvestering en heeft de kans om zijn creatieve oplossing
per workshop. mee te laten tellen in de afweging. Nu kan het lijken dat de meest dure aan-
bieding de gunning krijgt. Echter, het voordeel van het “Gunnen op waarde”
Schrijf u snel in en maak aanbesteden makkelijk! is dat de meest toekomstvaste oplossing in dit geval tot uiting komt. De
Bekijk het workshopprogramma . relatieve kosten voor deze in eerste instantie duurder ogende oplossing is in
feite door de toegevoegde waarde de goedkoopste. En daarbij heeft duur-
zaamheid de doorslag gegeven!
Meer weten?: www.ev.nl Vragen: E: redactie@ev.nl Expanding Visions, Managementadvies voor strategisch voordeel uit IT 5