Cuando manejes muchos datos, pregúntate si una tabla podría ser presentada más eficazmente con un gráfico, el cual tiene más atractivo visual. Si no es así, crea tablas que ayuden a ilustrar los resultados de tu análisis de datos y escribe las referencias de texto que expliquen los resultados importantes. Tanto en las tablas como al escribir referencias de texto, asegúrate de señalar para tu lector lo más importante, no trates de realizar únicamente una descripción de tus datos. Los informes de análisis de datos eficaces hacen la información más relevante fácil de encontrar de modo que los lectores ocupados (por ejemplo tu jefe), pueda identificar lo que necesita saber sin necesidad de buscarlo. Supongamos que tenemos esta tabla con el número total de visitas por hora en nuestro blog durante el mes de enero. Si te digo que los colores más oscuros representan mayor número de visitas, rápidamente sacarás las siguientes conclusiones: el número de visitas es mayor a mediodía y hacia el final de la semana. Más temas y trucos de PowerPoint y otros programas y herramientas web en http://www.funcionarioseficientes.com/ Funcionarios eficientes es un Blog en el que comentamos herramientas ofimáticas, herramientas web 2.0, automatización de tareas, organización eficaz del tiempo, métodos, trucos, análisis, productividad, mejora continua, etc. Son numerosos los temas que abordamos con el ánimo de que podamos mejorar nuestro trabajo. Creado bajo la Licencia de Creative Commons cualquier internauta podrá compartir, copiar, distribuir, ejecutar y comunicar públicamente nuestra obra. Esperamos que estos contenidos sean de utilidad y contribuyan a difundir la idea de que las cosas siempre se pueden hacer mejor. Por cierto, contamos con tus aportaciones. Únete a mi red: https://www.facebook.com/pages/Funcionarios-Eficientes/259273387491245 Sígueme en: https://es.twitter.com/funcionariosefi Mis vídeos en: https://www.youtube.com/user/FuncionariosEfi Sitio Oficial: http://www.funcionarioseficientes.com/

1. www.funcionarioseficientes.com
Cómo presentar eficazmente tablas de datos usando colores
Cómo presentar
eficazmente
tablas de datos
usando colores
www.funcionarioseficientes.com
Cuando manejes muchos datos, pregúntate si una tabla podría ser presentada más eficazmente con
un gráfico, el cual tiene más atractivo visual. Si no es así, crea tablas que ayuden a ilustrar los
resultados de tu análisis de datos y escribe las referencias de texto que expliquen los resultados
importantes.
Tanto en las tablas como al escribir referencias de texto, asegúrate de señalar para tu lector lo más
importante, no trates de realizar únicamente una descripción de tus datos.
Los informes de análisis de datos eficaces hacen la información más relevante fácil de encontrar de
modo que los lectores ocupados (por ejemplo tu jefe), pueda identificar lo que necesita saber sin
necesidad de buscarlo.
1

2. www.funcionarioseficientes.com
Cómo presentar eficazmente tablas de datos usando colores
Dejemos a un lado los artilugios y centrémonos en los datos. En el siguiente artículo explico paso a
paso como elaborar una tabla que, a pesar de contar con un número considerable de datos, muestra
la información de tal manera que sacarás las conclusiones con un simple vistazo.
2

3. www.funcionarioseficientes.com
Cómo presentar eficazmente tablas de datos usando colores
Supongamos que tenemos esta tabla con el número total de visitas por hora en nuestro blog durante
el mes de enero. Si te digo que los colores más oscuros representan mayor número de visitas,
rápidamente sacarás las siguientes conclusiones: el número de visitas es mayor a mediodía y hacia el
final de la semana.
INSTRUCCIONES PASO A PASO
1. Supongamos que tenemos la siguiente tabla con el número total de visitas por hora en nuestro
blog durante el mes de enero.
En este caso sería muy laboriosa la obtención de conclusiones sobre los momentos de la semana
con más visitas. Pongamos colores para ayudar visualmente a obtener la información valiosa.
2. Selecciona el rango que contiene los datos: haz clic con el botón derecho del ratón en la primera
celda con datos y sin soltar arrastra hasta la última. Observa la siguiente imagen:
3

4. www.funcionarioseficientes.com
Cómo presentar eficazmente tablas de datos usando colores
3. Haz clic en Formato condicional del menú Inicio. A continuación haz clic en Escalas de color y
selecciona la regla con la combinación de color que más te guste.
4

5. www.funcionarioseficientes.com
Cómo presentar eficazmente tablas de datos usando colores
Por ejemplo Escala de colores rojo y blanco o Escala de colores rojo, blanco y azul
5

6. www.funcionarioseficientes.com
Cómo presentar eficazmente tablas de datos usando colores
En estos dos ejemplos el color rojo nos indica que el número de visitas es mayor a mediodía y
hacia el final de la semana. El azul cuanto más oscuro menos visitas.
Si lo prefieres puedes elegir otros colores distintos a los que te ofrece Word por defecto:
4. Haz clic en Formato condicional del menú Inicio. A continuación haz clic en Administrar reglas…
5. Haz doble clic sobre la Escala de color aplicada.
6

7. www.funcionarioseficientes.com
Cómo presentar eficazmente tablas de datos usando colores
6. Haz clic sobre el desplegable de color mínima o máxima y selecciona el deseado.
Por ejemplo un rojo más vivo.
7