Internet och framväxten av det horisontella samhället
Scenarioplanering i universitetens omvärldsanalys
1. futuramb
· ·
framtid insikt strategi
Scenarioplanering
Hur kan detta användas som verktyg för
lärosätena?
Nätverksträff omvärldsanalys
27-28 maj Lunds universitet Martin Börjesson
martin@futuramb.se
www.futuramb.se
+46 704 262891
torsdag den 27 maj 2010 1
2. Den kaliforniska ön
futuramb
· ·
framtid insikt strategi
torsdag den 27 maj 2010 2
3. $80 Hög
$70 Grund
$60 Låg
$50
$40
$30 Verkligt utfall
$20
$10
1970 1975 1980 1985 1990
Oljeprisutveckling 1970 - 1990
torsdag den 27 maj 2010 3
4. Vi ser omvärlden genom våra mentala kartor
• Vi navigerar efter våra mentala kartor
av världen
• Våra mentala kartor är
- aldrig fullständiga
- formade av
- ett visst perspektiv
- en viss erfarenhet
- beroende av det sociala
sammanhanget
- centrerade runt oss själva
• Vi strävar efter en konsistent bild av
omvärlden och filtrerar oftast bort det
som bryter mot den gällande kartan
futuramb
· ·
framtid insikt strategi
torsdag den 27 maj 2010 4
5. 100 200 300 400 500
Trivsel eller annat
futuramb
· ·
framtid insikt strategi
torsdag den 27 maj 2010 5
6. omt
uton !
A
sys tem!
‣ Framtidsminnet
(David Ingvar, 1985)
‣ Hjärnan skapar framtidsbilder
av sammansatta minnesfragment
‣ Grunden för intentioner
och planer
‣ Grundläggande mekanism för
lärande i osäkra miljöer
torsdag den 27 maj 2010 6
7. Scenariologik
Scenario A
drivkraft
nella
Traditio
förutsä
gelser Scenario B
drivkraft
Osäkerhet
i ämne
Idag
drivkraft
Scenario C
drivkraft
Fokus på kritiska Scenario D
osäkerheter
Osäkerhet
i tid
futuramb
· ·
framtid insikt strategi
torsdag den 27 maj 2010 7
8. Framtiden för amerikansk bilindustri (1980-tal)
Högt bensinpris
Ingenjörernas Gröna
utmaning motorvägar
• protektionism • mindre bilar
• effektivitet • mångsidighet
Nytraditionalistiska Djupare
värderingar värderingar
Länge leve Utländsk
Detroit konkurrens
• stora starka bilar • sportiga bilar
• varumärkeslojalitet • småbussar
Lågt bensinpris
futuramb
futuramb
· ··insikt strategi
framtid insikt strategi
torsdag den 27 maj 2010 8
9. Konsekvensanalys
Scenario A
Scenario B
Scenario C
Scenario D
futuramb
· ·
framtid insikt strategi
torsdag den 27 maj 2010 9
10. Förändring sker i huvudsak från omvärlden
Omvärld
Politiska förändringar, nya
Sociala förhållanden lagar, internationella
förändras, demografisk
utveckling, värderings- Närvärld överenskommelser, politiska
maktstrukturer
förändringar
Invärld
Staten Ägare
Projekt Admin
Under-
Kunder Effektivitet Kvalitet leverantör
Produktivitet
Finansiering Myndigheter
Teknisk och vetenskaplig Ekonomisk utveckling,
utveckling, innovationer, förändringar hos företag
spridning av kunskaps och branscher, valutor,
konjunkturcykler
Ekologiska samband, miljöaspekter,
råvarutillgångar futuramb
· ·
framtid insikt strategi
torsdag den 27 maj 2010 10
11. Isberget - att förstå de djupare orsakerna/drivkrafterna
Synliga
effekter
E
G
F
D
X
C??
B
A
Drivkrafter
futuramb
· ·
framtid insikt strategi
torsdag den 27 maj 2010 11
12. Värdet av att arbeta med scenarioplanering
Gemensam och bättre framtidskarta ur
ett större perspektiv baserat på
• integration av flera perspektiv
• förståelse utifrån-och-in
• de underliggande drivkrafterna och
hur dessa samverkar
• insikt om de kritiska osäkerheterna
...som innebär att man kan se klarare,
utveckla robusta strategier inför
framtiden, vara beredd på förändringar
och inspireras att ta ledningen
futuramb
· ·
framtid insikt strategi
torsdag den 27 maj 2010 12
13. Essensen av scenarier
Det
är s
om
n är F
reud
sing
lar s
lant
...
Är Är inte
Hypoteser Förutsägelser
Berättelser Teorier
Divergerande Konvergerande
futuramb
· ·
framtid insikt strategi
torsdag den 27 maj 2010 13
15. I hela eller delar av organisationen?
Besluts- Strategisk Idé- Lärande- Alignment Förnyelse/
process planering generering process integrering transformation
Högsta Hela
ledningen Inblandning organisationen
Källa: GBN
futuramb
· ·
framtid insikt strategi
torsdag den 27 maj 2010 15
16. Nytta med scenarioplanering
• Förbättrar förmågan att planera
- Bredare förståelse för omvärldens drivkrafter och osäkerheter
• Utmanar mentala kartor
- För diskussionen utanför den egna komfortzonen och in i en värld av
osäkerheter och lurande faror
• Bidrar med koherens
- Paketering av många observationer till ett fåtal scenarier
• En placering i förarsätet
- Kartor ger perspektiv och möjliggör därmed styrning
• Förbättrar förmågan till kommunikation och organisatoriskt lärande
- Det gemensamma arbetet är i sig en lärandeprocess
• Verkar konfliktlösande
- Att diskutera framtid och hypoteser är opolitiskt och därmed ofarligt
• Engagerar och legitimerar tänkande och handling
- Att utveckla sina egna framtidsbilder skapar delaktighet
futuramb
· ·
framtid insikt strategi
torsdag den 27 maj 2010 16
18. Några av universitetens förändringsdimensioner
• Kommersialisering och • Krav på professionalisering av
marknadsutsättning
ledningsarbetet
• Ökad politisering och • Lönsamhet är en
universiteten allt mer centrala
överlevnadsfaktor
verktyg i den nationella
agendan att utveckla välfärden • Krav på tydligare profil och
synlighet
• Vetenskapen har förändrats
inifrån - framväxten av post- • Krav på samarbetsförmåga
akademisk vetenskap • Krav på förändringsförmåga
• Forskning sker överallt - allt • Världen definieras inte utifrån
närmare tillämpningarna universitetets perspektiv
futuramb
· ·
framtid insikt strategi
torsdag den 27 maj 2010 18
19. Stratified Systems Theory - nivåer av arbete
VII
VI
5 - 10 år
V Vision
IV Strategi 2 - 5 år
III System 1 - 2 år
II Service 3 mån - 1 år
I Kvalitet 0 - 3 mån
* Referens: Elliott Jaques - Requisite Organization/SST
futuramb
· ·
framtid insikt strategi
torsdag den 27 maj 2010 19
20. Arbetets organisation
Tidspersktiv
VII
Värderingar
och målsättningar VI
V
Anpassning
och utveckling IV
III
Funktion II
I
futuramb
· ·
framtid insikt strategi
torsdag den 27 maj 2010 20
21. Olika utmaningar för olika nivåer
VII
Ange riktning
Tolka och syntetisera
Overifierbarhet
VI
Se mönster Tidshorisont
Intuition
V Abstrationsnivå
Komplexitet
Osäkerhet
IV
III
Utförandeförmåga
Att veta II
Orsak/verkan
Ämneskunskap
Verifierbarhet
I
futuramb
· ·
framtid insikt strategi
torsdag den 27 maj 2010 21
22. Idag vs i morgon
VII
VI
Organisationen i omvärlden, dess 5 - 10 år
syfte och dess avgränsningar V
Det som inte
Utveckla alternativ för att
möta förändring IV finns idag 2 - 5 år
Bygga strukturer och system i
balans mellan nutid och framtid
III 1 - 2 år
Operativa planer och program
baserat på samlat kunnande II Det som 3 mån - 1 år
finns idag
Konkret utförande. Kvalitet
och känsla i praktiken I 0 - 3 mån
futuramb
· ·
framtid insikt strategi
torsdag den 27 maj 2010 22
23. Universitetens utmaning 1: bli en hel organisation
Tidspersktiv
VII
Värderingar
och målsättningar VI
Morgondagens universitet
V
Anpassning
och utveckling IV
III
Funktion Gårdagens universitet
II
I
futuramb
· ·
framtid insikt strategi
torsdag den 27 maj 2010 23
25. Universitetens utmaning 3: Undvika ytterligeterna
Grupp Individer
Grupptänkande Behövs balans Fragmentering
för att undvika
Närsynthet Handlingsförlamning
futuramb
· ·
framtid insikt strategi
torsdag den 27 maj 2010 25
26. Utmaningen med
scenarioplanering på
universiteten
futuramb
· ·
framtid insikt strategi
torsdag den 27 maj 2010 26
27. Kritik mot scenarioplanering - speciellt i akademisk kontext
• Scenarier är inte objektiva - inte vetenskapliga
- ”De som tror de är objektiva har bara okritiskt anammat de auktoritära
doktrinerna i sin egen begränsade kultur” - Rollo May
- Scenarioprocessen hanterar subjektiviteten genom att notera den och göra den
tydlig snarare än att dölja den
• Scenarier går inte att direkt översätta till strategi
- Detta dilemma innebär att man måste vara tydlig med att det handlar om en
lärandeprocess där ledningspersoner själva måste lära och därefter utveckla sin
strategi
• Metoden kommer från företagsvärlden...
- ...men är i sig en protest mot det rådande lednings- och planeringsparadigmet
• Scenarioplanering är tidskrävande
- Ja, men metoden är en lärandeprocess för både individer och organisationer
• Scenarioplanering ger ett godtyckligt resultat
- Komplexiteten som döljs i ett enkelt och ”godtyckligt” scenariokors kommer
tillbaka när historierna utvecklas (fyrfältsmetoden är mer kraftfull än den ser ut)
• Scenarioplanering skapar inget nytt - hanterar inte diskontinuiteterna
- Har man då lyckats speciellt bra?
futuramb
· ·
framtid insikt strategi
torsdag den 27 maj 2010 27
28. Case studies - lyckade projekt 17
Case Study One
Universiti Sains Malaysia (Malaysia)
Universiti Sains Malaysia (Malaysia) vision
Theme: Towards a ‘new’
About the Universiti Sains Malaysia
•
The Universiti Sains Malaysia (USM) is a public university with its main campus situated in Penang, Malaysia. There are two other
branch campuses, one in mainland Penang, and the other in Kelantan. With approximately 30,000 students, USM is one of the biggest Leddes av innovativ ”vice-chancellor”
universities (in student numbers) in Malaysia. The number of lecturers is about 1600, with a student-lecturer ratio of about 23:1.
Overview of Scenario Planning Process
• Samverkan med andra förändringsprojekt
Length of process
No. of large workshops
Approx. 18 months (May 2005 – December 2006)
2
19 • Tydlig målbild - utveckla en övergripande vision
No. of workshop participants 20 • Facilitering av högprofil futurist
Conversations with community 6 months (series of presentations + discussions)
No. wider community involved 440 Case Study Two
Context The Open University (UK)
The Open University (UK) the art of strategic conversation
Malaysia, like many other countries, was (and still is) acutely aware of the broad shift from a production-consumption economy to a
Theme: Promoting
knowledge-based economy, and the important role of the university in this. Additionally, changes internally in Malaysia meant that
universities had more autonomy vis-à-vis the government. Within the Universiti Sains Malaysia (USM) the Vice-Chancellor, Professor
About the Open University
Dzulkifli Razak, was spearheading several innovationsonly much re-visioning. to distance learning. It is open to all – there are
The Open University (OU) is the United Kingdom’s and university dedicated • Leddes av innovativ ”vice-chancellor”
no previous qualifications required to study. Students must be over 16 when their course starts but there is no upper age
Reasons for Scenario Planning
limit. They have around 150,000 undergraduate and more than 30,000 postgraduate students. 10,000 of the students have
In light of the radically changing environment, USM decided to take the proactive step ‘to map out alternative futures, unpack the • Tidsinvesteringen korrelerades med det upplevda
disabilities. More than 25,000 students live outside the UK. Nearly all students are studying part-time.
divergent views of stakeholders, and then move towards a desired future’.62 The process was distinctive in that it was driven by lärandet - positivt
ideals; it wasof Scenario Planning Process
Overview not just about adapting to the external environment but also about questioning that environment as well as internal
perceptions and assumptions and seeking an inspiring,(first realistic, vision for the future(second process), one day (thirdbehind.
Length of process
No. of large workshops
Approx. 6 months but process), Approx.3 months which the university could rally process)
Several 21
• Uppdelade grupper som ägde sina egna resultat
Method
No. of workshop participants
Stage one: Determining the scenarios
Approx.25 • Tillgång till namnkunniga externa experter
Conversations with community Ongoing
The project began with an intensive two-day workshop entitled ‘Creating the Future of Higher Education: Implications for
Case Study Three
Universiti Sains Malaysia’, during which initial scenarios (for the next 25 years) were agreed upon. About 20 top-level leaders, senior
Context
Bemidji State University (USA)
administrators, officers, and academics representing the on a large scale. It is USM big present. This workshop integrated a variety
The OU offers high-quality online and distance learning various schools froma verywereorganisation which has the dual challenges
of running a huge operational machine,the scenarios, such as emerging issues analysis, causal layered analysis, the futureshad very
techniques in the process of creating while maintaining consistent and high quality. During its early years, the OU had triangle,
Bemidji State University (USA)
and acompetition. However, in 2002, when the new Vice-Chancellor strategic plan Gourley arrived, competition was suddenly
little macro-history analysis. Theme: Creating a Professor Brenda
and notably increasing. The government was emphasising widening participation, other providers (including those in the private
About Bemidji State University
Stage two: Conversations with the community
sector) were growing their part-time student market, and e-learning was gathering pace.
In the months following the (BSU) is a several presentations of the alternative scenarioscampus in northern Minnesota’s lakes and
Bemidji State Universirty workshop small public university situated on a lakeside were made, first to the heads of departments,
then to region. It has approximatelyadministrators, then to and 400 graduate students. The which every lecturer and administrative
Reasons for Scenario Planning 3,700 undergraduate several other small workshops to student-faculty ratio is about 19:1.
forest the deputy deans and senior
• Tydligt mål - input till strategisk plan
officer been the and provider of online and at three learning in the UK for some time the workshops had to worry about
Havingwas invited,mainfinally to student leaders distanceof USM’s campuses. During each of theseOU had notfeedback was elicited
Overview of Scenario Planning Process
from the participants in the had of a questionnaire which: (1) sought the participants’ spend their likelihood of various ensuring
competition or market: theyform grown used to queues at the door and had needed toviews on theenergies and time on events or
• Extremt öppen och tydlig process
Length of process 16 months
phenomenon happening, (2) gavelargeparticipantshad resulted in an institution which was(likes and fairly inward-looking.various
quality output on an increasingly the scale. This the opportunity to state their attitudes arguably dislikes) towards the As the
No. of large workshops 27
scenarios presented to them, and (3) Vice-Chancellor Brenda as to the most likely ‘preferred’ scenario to be expanded.
external environment was changing,elicited broad agreementGourley saw that a culture change was needed within the OU – the
• Externa deltagare - både samhällsrepresentanter
No. of workshop participants 30
University needed tocommunity Ongoing focused, alert to changes in the environment, and more strategic in its thinking.
Conversations with become more outwardly och experter långväga ifrån
Stage three: Agreeingwrites about how scenarios can be used to help an organisation learn the ‘art of strategic conversation’65,
Kees wider communityon a vision for USM (+ campus-wide distribution)
No. Van Der Heijden involved 300-400
A second workshop was held entitled Creating the to learn of Universiti Sains Malaysia: Backcasting and Visioning of the Scenarios.
which is an apt description of what the OU hoped Futures in the process.
The workshop began with a review of the dissemination exercises – which informed and was integrated into the ensuing discussion.
Context
The final
Methodoutput of this workshop was an emerging vision for USM. The relationship of the vision to the scenarios is described below:
During the autumn of 2002, BSU completed a strategic planning process, the outcome of which was The University Plan (2002-
Overview
2007). In 2005, prior toscenarios representnext strategic planning process, they hired an external consultant who suggested that
futuramb
· ·
framtid insikt strategi
The five alternative preparing for the an culture range which describes the does not the vision in full scenario planning
Since the intention was to help bring about a analytic change (something which nature of happen quickly) range, whereas, thewas
theemerging ... vision signifies an open space, allowing participants to create an authentic picture
current strategic plan was too cumbersome and did not facilitate decision-making and that the planning committees were
torsdag den timeinmaj of operation and implementation rather thanprocess was the most in-depth, and could be described as
used over
27 as an ongoing practice. The initial scenario planning strategy.
bogged down topics 2010
Universiti Sains Malaysia (2007) p122
28
29. Case study - ett misslyckat projekt
futuramb
· ·
framtid insikt strategi
torsdag den 27 maj 2010 29
30. Case study - ett misslyckat projekt (2)
futuramb
· ·
framtid insikt strategi
torsdag den 27 maj 2010 30
31. Dimensioner att reflektera runt
Fokusera på att Fokusera på konkret
utveckla tänkandet och användbart resultat
Köra utan ledningen Involvera ledningen
i processen i arbetet
Huvudfokus på att Huvudfokus på
uppnå effekter metoden
Styrnings-/
Kunskapsprocess
beslutsfokus
Följa organisationens Leva i en
planeringscykler egen tidsrymd
Göra själv Köpa utifrån
futuramb
· ·
framtid insikt strategi
torsdag den 27 maj 2010 31
32. Mina funderingar
• Måste scenarioprojekten pågå inom varje universitet - eller kan man
samarbeta över Sverige?
• Kan man fokusera på ett universitet där förutsättningarna är mer
lovande än på andra ställen och utveckla ett bra svenskt case?
• Man bör börja med kunskapsprojekt för att skapa förtrogenhet med
tänkandet
• Bygg gärna ihop scenarioprojekten med andra
ledarutvecklingsprogram
• Bygg upp er egen kunskap - expertis - integritet först
futuramb
· ·
framtid insikt strategi
torsdag den 27 maj 2010 32
33. Allmänna scenarioreferenser
http://www.well.com/~mb/scenario_planning/
Referenser till artiklar och scenarier på Internet
Scenarios – The art of strategic conversation
Kees van der Heijden
The Art of the Long View
Peter Schwartz
futuramb
· ·
framtid insikt strategi
torsdag den 27 maj 2010 33
34. Scenarioplaneringsprojekt med akademisk ankytning
• Centre for Educational Research and Innovation (CERI) - University Futures:
http://www.oecd.org/document/18/0,3343,en_2649_35845581_31245522_1_1_1_1,00.html
- Fyra scenarier: http://www.oecd.org/document/
8/0,3343,en_2649_35845581_37031944_1_1_1_1,00.html
• University of Tasmania Future Scenarios:
http://www.utas.edu.au/academicplan/scenarios.html
• College of Veterinary Medicine and Biomedical Sciences
http://www.cvmbs.colostate.edu/insight/2006/March2006/aavmc.htm
• University of St Andrews, Scotland
http://www.horizon.unc.edu/conferences/scot_proceedings.asp
• Lincoln University, New Zealand
http://www.horizon.unc.edu/courses/papers/transforming.asp
• Australian National Training Authority http://www.anta.gov.au/vetFuture.asp
- Scenario rapport: http://www.dest.gov.au/sectors/training_skills/publications_resources/
profiles/anta/profile/focus_on_the_future_vet.htm
futuramb
· ·
framtid insikt strategi
torsdag den 27 maj 2010 34
35. Artiklar om scenarioplanering med akademisk anknytning
• A Guide to Scenario Planning in Higher Education (Nicola Sayers)
https://www.lfhe.ac.uk/publications/research.html (behöver registrering)
• Scenarios and University Planning
http://aair.org.au/jir/Oct03/Conway.pdf
• Scenario Planning: Springboard for Transforming University
http://wwwnew.franciscan.edu/home2/Content/dean/PAPERS/
Strategic%2520Planning/1073.pdf
- Handouts: http://www.ncahlc.org/download/annualmeeting/08Handouts/
quistgaard_presprog.pdf
futuramb
· ·
framtid insikt strategi
torsdag den 27 maj 2010 35