Gestion de la qualite avec ECM M-Files

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ECM et Gestion de la qualité

Intégrateur
PLM-MES
Revendeur
Intégrateur
GED-ECM
Spécialiste
Formation aéroportuaire
Spécialiste
Trading algorithmique
Création en 2012
Chiffres 2017 consolidés des 4 BU
• 42 Consultants
• 4,7 M € de CA

Editeur de logiciel indépendant pour la gestion
intelligente et ergonomique de l'information
Siège mondial en Finlande avec :
Un capital stable (fondateur et Partech)
400 employés, dont 280 en Europe
550 partenaires (conseil, licences et intégration) dans 100
pays
Une technologie révolutionnaire reconnue
Pilotage par métadonnées dynamiques, connecteurs IML et
IA
Un accés total en mobilité online et offline
8000 clients et une croissance organique de 40%
M-Files dans le monde

Analystes ECM : Ce qu'ils pensent de M-Files
NUCLEUS RESEARCH GARTNER FORRESTER

Solutions pour tous Secteurs d'Activité
Fabrication Santé Finances Energie
Immobilier Public AEC Assurance
Education Transports Juridique Agro et Pharma

Solutions pour diverses applications
Gestion Documentaire Gestion de Projet Demat Factures RH
Gestion de la Qualité Ventes Juridique Gestiondes
Equipements

Principes Généraux : Le classement
DYNAMIQUE
LA GESTION DE CONTENU
organisée par
S’AGIT OÙDE QUOI IL
IL EST RANGÉ
au lieu de
TYPE DE DOCUMENT
CLIENT
DATE
AUTORISATIONS

Principes Généraux : Les objets
M-Files gère votre documentation, mais pas seulement. Il peut gérer vos projets, clients,
produits, machines, équipements, employés, …….

Principes Généraux : Les vues
Les vues permettent de visualiser et de trier vos documents suivant les critères que vous choisissez. Avec M-Files,
vous n’êtes plus dépendant d’un système de répertoires / sous répertoires rigide et figé et d’une ventilation
unique, grâce aux vues, vous pouvez ventiler vos documents selon différents axes, selon votre besoin.
Vue des factures sans ventilation
Ventilation des factures par fournisseur, par année, par tranche de montant, par
étape de traitement

Principes Généraux : Intégration Office + Outlook
GLISSEZ/DEPOSEZ LES EMAILS & PIECES JOINTES
DANS LES DOSSIERS VIRTUELS M-FILES
▪ Les Dossiers Virtuels reconnaissent automatiquement
de quoi il s’agit et qui est concerné par le document/mail
CETTE FONCTIONNALITE EST CONSTRUITE
DIRECTEMENT DANS MICROSOFT OUTLOOK
Sauvegardez DIRECTEMENT DEPUIS OUTLOOK
CREEZ VOS DOCUMENTS DANS WORD, EXCEL, POWERPOINT, ET
PUBLIEZ LES DIRECTEMENT DANS M-FILES
M-FILES GERE AUTOMATIQUEMENT LE VERSIONNING

Principes Généraux : Connecteurs
Network Folders
La migration des données peut parfois être un chantier très fastidieux et être un frein à la mise en place d’une solution
ECM. Grâce aux connecteurs, cette migration n’est plus une obligation, ou elle peut devenir progressive. D’autre part,
plusieurs ECM peuvent être amenés à cohabiter. Grâce à M-Files, vous pouvez gérer l’ensemble de votre patrimoine
documentaire, même si il n’est pas stocké physiquement dans la base de données M-Files. Vous pouvez gérer un projet
dans M-Files qui regroupe des documents stockés dans SharePoint, dans un répertoire Windows, dans le Cloud, ….
Depuis l’appli M-Files, vous pouvez visualiser et valider sur votre smartphone un document stocké dans un autre ECM.
M-Files peut ainsi devenir le cockpit global de gestion documentaire de votre entreprise et éliminer les silos
d’informations.

Gestion des autorisations
dynamiques
Organiser l'information en
fonction des besoins
utilisateurs
Digitalisation des processus
metier
Suppression des silos -
Intégration à d'autres
systèmes
Les migrations sont
couteuses
Résistance des utilisateurs à
saisir les metadonnées
IML
supprime les
freins à
l'utilisation
de M-Files
Un nouveau logiciel
Moteur de recherche de
l’entreprise
Proposition
de valeurs
de l’IML et
M-Files
Principes Généraux : Intelligent Metadata Layer

Principes Généraux : Accès
hors-ligneACCÈS

Principes Généraux : Intégration dans votre SI
• Différents types de connexions permettent
d’interfacer M-Files avec d’autres
applications
• SAP, via une interface Talend(Clients,
fournisseurs, OTP, commandes…)
• ODBC (lecture dans une base externe)
• XML (fichier plat formaté) et import de
fichier type pdf indexes (CAO)
• Développement spécifique API, webservice
API Rest
• Un scanner externe peut également
alimenter M-Files en documents PDF
(fonctions OCR, RAD)

M-Files et la gestion de la qualité
M-Files possède tous les ingrédients de base pour satisfaire les services qualité des entreprises :
- Traçabilité
- Workflow
- Gestion des accès, des autorisations
- Versionning
- Gestion d’objets (équipements, machines, sites, ateliers, clients, …)
- Signature électronique
- Audit trail
- Reporting
Pour aller plus loin, KPASS a développé des Briks, modules métier dédiés à la gestion de la qualité. Ces modules ont été
développés en partenariat avec nos clients industriels et sont aujourd’hui utilisés par plus de 1000 utilisateurs.
- Gestion du SMQ
- Gestion des événements QSSE
- Gestion de la formation

BriKs
La suite d’outils Kpass intégrée à M-Files
Résultat de notre expertise autour de l’intégration des solutions M-Files auprès de nos clients, plus de 1 200
licences en France, cette suite d’outils se positionne comme un complément indispensable à toutes les entreprises
utilisatrices de M-Files et à leurs collaborateurs, pour les aider dans leurs travaux quotidiens, de gestion de la
qualité, des échanges au sein de leur entreprise ou avec leurs partenaires.
Objectifs
Nos BriKs simplifient votre travail et vous permettent de décupler la puissance de M-Files.
Elles aident à réduire encore les coûts opérationnels et l’élimination des erreurs.
• Clarification des processus
• Simplification des tâches fastidieuses
• Automatisation des tâches répétitives
• Intégration transparente des tâches dans le flux de travail
• Facilité d’utilisation

• Brik SMQ
Les documents de votre Système Qualité toujours sous votre contrôle.
A partir de vos modèles de documents, cet outil permet de remplir le cartouche de suivi en lien avec les validations
faites dans M-Files. Il vous aide à gérer les revues périodiques des processus. Il vous permet de suivre les liens
entre vos documents et les normes externes.
Il assure l’utilisation des bons modèles pour les nouveaux enregistrements par les utilisateurs finaux.

• Brik SMQ
Revue des
processus et
des
documents
associés
Vos utilisateurs
peuvent annoter
les documents
Cockpit de
Synthèse du
SMQ
Valider, Appliquer
Réviser vos
documents avec une
traçabilité conforme
ISO
Mettez à disposition de
vos utilisateurs
automatiquement la
dernière version
sécurisée
Création
d’enregistrement à
partir des Formulaires
vierges issus des
documents applicables
Kpass Modules M-Files : Système de Management de la Qualité
Créer, classifier et
lier vos documents
qualité
#Audit #Audit Trail #Signature électronique #certification #ISO #Documents applicables #Revue de
processus #Traçabilité #

• Brik Evénement QSSE
La capture, le traitement et le suivi de vos événements Qualité, Sécurité, Santé, Environnement entièrement dématérialisés
A partir de vos PCs, vos tablettes ou Smartphone saisissez sur l’instant vos évènements, documentez les avec des photos.
Vos responsables les analysent et les orientent vers les bons processus en quelques clics. Toutes les actions, causes,
impacts sont tracés dans M-Files et les utilisateurs informés de l’avancement de leurs remontées du terrain.

Brik Evénement QSSE
Analyse et
orientation
Simple
Suivi des
Actions
Déclaration
Événement
QSSE
Complexe
- Analyse
- Cause
- Impact
Plan d’actions
suite à Audit,
Evt QSSE, …
Kpass Modules M-Files : Événement Qualité-Santé-Sécurité-Environnement
#Non Conformité #Réclamation Client #Audit Internes, #Clients, Réglementaire #Capture at the first touch #Déviation
#CAPA
Traitement
KPI
Indicateurs Clés
de Performance

• Brik Formation
Vous devez suivre, réaliser des formations, habilitations, gérer le recyclage périodique, les confirmations de prise de
connaissance
Vous permettre de suivre les compétences, formations, habilitation de votre personnel interne et externe
Organiser des formations, envoyer les convocations , signer les feuilles de présence, avoir des dossiers du personnel à jour
et facilement consultables

Brik Formation
#Formation #Convocation #Habilitation #Permis #Plan de formation #Recyclage
Dossiers du
Personnel
Personnel
Habilité
Formé
BI Globale
Personnel
habilité, date de
renouvellement.
..
Catalogue
des
formations
Stages des
Habilitations
Formations
Carte
d’Habilitation
personnelle Signée
Kpass Modules M-Files : Formation-Carte Habilitation-BI
Auto Formation
avec Signature
Electronique

KPASS | Solutions
Des questions ? Une démonstration ?
Frédéric WIBAUT
Développement commercial
+ 33 (0)670 05 53 92
frederic.wibaut@kpassgroup.com
www.kpasssolutions.com
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