2. Programma
1. Voor de pauze
• Wie is You Get?
• Wat is een BPMS?
2. Na de pauze
• Wat kan een BPMS?
• 11 sterke punten van een BPMS.
Presentatoren:
• John Schussler: Business Process Consultant
• Hans van Krevel: Managing Director
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
4. Wie is You Get
• You Get is opgericht in November 2007
• You Get heeft nu achttien medewerkers
• You Get is een leverancier van diensten en oplossingen
• You Get verstrekt diensten en oplossingen in:
- Proces Management - Business Intelligence
- Project Management - Change Management
• You Get levert Consultancy, Oplossingen, Training & Documentatie
• You Get bouwt complete (software) oplossingen met hoogstaande partners
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
5. Software partners van You Get
Lombardi Software is Partner van You Get in Process Discovery, BPM en
BPMS. You Get is de enige gecertificeerde implementatie partner van
Teamworks en Blueprint in de Benelux.
Pallas Athena is Partner van You Get als leverancier van innovatieve Business
Process Management (BPM) -software en -diensten. Het Nederlandse Pallas
Athena levert met BPM|One een vooruitstrevend oplossing voor veel
voorkomende processen.
ActionBase is Partner van You Get op het gebied van Ongestructureerde
Processen; Human Proces Management. ActionBase vult de kloof tussen
Business Process Management (BPM) oplossingen en Collaboration
oplossingen.
QlikView is Partner van You Get in de Business Intelligence. You Get levert
QlikView vanwege het gebruikersgemak. De flexibiliteit en de hoge prestaties.
QlikView is de snelst groeiende BI leverancier vanaf 2007.
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
6. Klanten van You Get
You Get: Zakelijke dienstverlener.
Totaaloplossingen voor iedere stap in waardeketen van klanten.
You Get: Diensten & oplossingen binnen:
- Process Management - Business Intelligence
- Change Management - Project Management
You Get: De 360 Business Services Approach™.
Onze eigen flexibele en modulaire aanpak voor
bedrijfsuitdagingen.
You Get: Consultancy, Training & Documentatie.
You Get: Volledige (software-) oplossingen.
Samen met gerespecteerde solution partners.
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
8. Wat is BPM
BPM is een management discipline die zorgt voor het besturen van het proces binnen
een bedrijf en diens omgeving om zo verbetering van de flexibiliteit en de operationele
prestaties te creëren. BPM levert een gestructureerde aanpak gebruikmakend van
methoden, statistieken, management ideëen en software om continu activiteiten van
een organisatie en processen te beheren en te optimaliseren . (Gartner)
Management Theorie + Moderne Technologie = BPM
Total quality management Applicatie ontwikkeling
Six Sigma Systeem integratie
Lean Verticale markt focus
Business engineering Service-oriented Architecture
Algemeen systeem denken Workflow
Transactie management
XML & Web services
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
9. BPM is geen project
• Het kenmerk van BPM is dat
het wederkerend is.
• Het is een voortdurende Optimaliseren Ontwikkelen
bedrijfscyclus van dezelfde
stappen.
• De individuele stappen zijn Analyseren Inzetten
ook weer iteratief.
• Het kan verregaand
geautomatiseerd worden. Monitoren
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
10. BPM volgt de cyclus van een bedrijf
ONTWIKKELEN INZETTEN MONITOREN ANALYSEREN OPTIMALISEREN
Hoe zorg ik voor
Zien anderen waarde Kunnen anderen Leveren de processen Kan ik het proces of
veranderingen zonder
in de processen en werken met mijn duidelijke gegevens op de service verbeteren
dat de gebruiker er last
de services? resultaten? voor de gebruiker? voor de gebruiker?
van heeft?
Leveranciers
Welke processen en Hoe zorg ik ervoor dat Krijg ik de verwachte
Wat heb ik nodig om Kan ik werken met
services heb ik de processen op de servicekwaliteit
minder uitzonderingen de voorgestelde
nodig en zijn ze juiste wijze worden en de verwachte
en fouten te krijgen? veranderingen?
te vertrouwen? ingezet? doorlooptijden?
Gebruikers
Kunnen we een
Werkt de onderneming Is hetgeen in productie Welke methoden en Hoe zorg ik voor
consistent en
aan de juiste processen staat controleerbaar, technieken zijn nodig borging, vastlegging
herhaalbaar
en services en op de beheersbaar en om de analyse uit te en publicatie van
implementatie proces
juiste manier? bekend? voeren? veranderingen?
opzetten?
BPMPO
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
11. BPM ligt in de organisatie
BP Zorgen voor zichtbaarheid, vertrouwen en controle
Proces-, Service- & Procedure- Publicatie en Ontdekking, Governance,
GOVERNANCE Gebruikersmanagement & Lifecycle Management
BP Controleren van risico’s van oplevering Processen & Services
KWALITEIT Kwaliteitscontrole, Functionele & Performance Testen, test Management
BP Zorgen dat Operatie de Bedrijfsresultaten kan leveren
MANAGEMENT Business (Process) Service Level Management, Probleem Oplossing & Verander Management
Start daar waar de Nood het hoogst is
Richt je bij je initiatieven op de plekken waar de grootste pijn gevoeld wordt
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
13. De 6 fases van een organisatie
STRATEGIE CULTUUR ORGANISATIE ICT BPM-ORGANISATIE
Level 0 • Verbeteringen op • Intern gericht Reacties • Procesmanagement niet • Eilandautomatisering • Projectmatige inzet
operationeel niveau • Gericht op ingericht • Vaak
• Reagerend op verbeteringen binnen (verantwoordelijkheid kwaliteitsinvalshoek
gewijzigde eigen afdeling volledig bij functionele
marktomstandigheden managers)
Level 1 • Vergroten • Meer: • Deel(proces)eigenaarschap • Afdelingsoverschrijd • Initiatieven vaak vanuit
klantgerichtheid en • Klantgericht bij functionele managers. ende systemen en ICT-discipline
verbeteren afstemming • gericht op afstemming • Benoemen KPI’s dataverzamelingen
over afdelingsgrenzen. tussen afdelingen (bijvoorbeeld ERP
• Vaak gedreven vanuit • gezamenlijke systemen)
ICT-project(en) projecten
Level 2 • Afstemming tussen alle • Meer generalisten • Committent vanuit de top • Aansturing ICT • Zelfstandige positie
inrichtingsaspecten minder specialisten • Coördinerend vanuit • Centrale afdelingen die
onderling, met name • Gericht op gezamenlijk procesmanager. architectuurgedachte standaarden en
ICT begrippenkader • Start werken met SLA’s en procesarchitectuur
SLM bewaakt
Level 3 • Organisatie-inrichting • Procesgerichtheid • Kanteling van functioneel • Scheiding vraag en • Minder centrale sturing
die procesgericht vanzelfsprekend naar procesgericht aanbod ICT • Meer nadruk op
werken optimaal • processturing leading aan decentrale
(flexibel, klantgericht) functioneel management aanspreekpunten
ondersteunt
Level 4 • Real-time sturing op • Focus op performance • Hiërarchisch/functioneel • Inzet BPM en • Nadruk op centrale
processen management en performancemanage performance-meting en
procesmanagement vallen menttools (BAM) signalering
samen
Level 5 • Strategisch, tactisch en • Extern gericht • Ketenmanagement wordt • Shared services en • Verdwijnt als discipline:
operationele • Proactief leading snel aanpasbare procesmanagement
verbetercycli (the systemen wordt onderdeel van
adaptive enterprise) vanzelfsprekend iedere functie
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
14. Proces volwassenheid en de BPMS
0 1 2 3 4 5
Het bedrijf
Vastleggen Eisen & Inzet BPMS Inzet BPMS BPMS drijft
is een
De BPMS cyclus Processen wensen aan op afdeling in gehele het hele
verzameling
Voor BPMS een BPMS niveau bedrijf bedrijf
processen
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
16. Wat is een BPMS
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
17. Wat is een BPMS
– Software waarin alle bedrijfsprocessen worden gemaakt zoals jij dat
wilt;
– Deze processen worden met mbv zelf vormgegeven schermen
uitgevoerd door medewerkers, leveranciers en/of klanten precies
zoals is vastgelegd;
– Applicaties worden geïntegreerd en op het juiste moment
aangesproken;
– Alle stappen en KPI’s of SLA’s worden gemonitort en gerapporteerd;
– Er is inzicht in de kosten gerelateerd aan elke activiteit, rol of
proces;
– O AutomatischL inzichtGinOwaarPen Shoe Tverbeteringen gedaan kunnen
Y U GET | LOCA EYE – L BAL ER PEC IVE
18. Analisten over BPM en BPMS
Proces Karakteristieken Voorbeeld Proces(sen) Required Feature(s)
• Order afhandeling • Transacties afhandelen
Systeem Intensief • Gezondheidszorg transacties • Integratie middelen
• Straight-Through Processing • Partner samenwerking
• Organisatie management
• Aanname processen
• Taken lijsten / Workflow
Mens Intensief • Contact Management
portalen
• Goedkeuringsprocessen
• Interface ontwikkeling
• Leningen afhandelen
Beslissing Intensief • Bedrijfsregel management
• Claims afhandelen
• Document management
• Crediteuren proces
Document Intensief • Interface & eForms
• Klachten procedures
ontwikkeling
Source: Forrester
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
19. Brengt Strategie en proces samen
BPM gaat over het leggen van verbanden tussen de bedrijfsstrategie en de taken
die de mensen, systemen, partners en klanten uitvoeren, het zorgen voor de juiste
schaalgrootte en het vastleggen van de juist prioriteit om het maximale voordeel te
behalen.
HQ Welke richting willen we uit Controle Processen & Werk IT
Wat zijn onze doelen? Wie is verantwoordelijk voor welke
stap?
Wat zijn onze grootste problemen?
Voldoen we wel aan de servicenivo’s
die we beloofd hebben aan de klant?
Bedrijfs- Prestatie verbetering Applicatie
strategie Infrastructuur
Hoe vind ik een expert die me sneller laat
werken?
Hoe kan ik proces knelpunten verwijderen?
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
20. Brengt Strategie en proces samen
Bedrijven hebben geïntegreerde technologie nodig waarmee procesverbeteringen
mogelijk worden gemaakt door het leggen van een verbinding tussen plan en
uitvoering.
Welke richting willen we uit Controle Processen & Werk
HQ IT
Samenwerking
Bedrijfs- Applicatie
strategie Infrastructuur
Prestatie verbetering
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
21. De evolutie van de BPMS
Executive
Supply Chain Logistics Management Call Center Hiring
Manager Manager Agent Manager
Workflow Workflow Workflow Workflow
Inventory ERP
Proces van Nieuwe werknemers Custom
Mgt Systems CRM
Project Risk Management & Compliance HR
Executive Reporting System
Ondersteunende applicaties voor afdelingen
Enterprise Applicatie Integratie (EAI)
Warehouse Mgt Order Management Customer Care HR System
Data – Database Management Systemen
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
22. De evolutie van de BPMS
Executive
Supply Chain Logistics Management Call Center Hiring
Manager Manager Agent Manager
Business Process Management (BPM)
Inventory ERP
Proces van Nieuwe werknemers Custom
Mgt Systems CRM
Project Risk Management & Compliance HR
Executive Reporting System
Ondersteunende applicaties voor afdelingen
Enterprise Applicatie Integratie (EAI)
Warehouse Mgt Order Management Customer Care HR System
Data – Database Management Systemen
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
23. Situatie voor de BPMS
Huidige situatie:
Externe • Informele taken & communicatie
leverancier 6 Manager
(veel papier en email)
• Inefficiënte workflow met diverse
Verkoper
systemen
3
• Inconsistente prioriteitenstelling
1
Magazijn Financiën • Incomplete of inaccurate gegevens-
stroom tussen systemen
• Gebrek controle systeem- en bedrijfs-
2 gebeurtenissen (uitzonderingen)
• Onvoldoende inzicht in de prestaties
4 van het proces
CRM WMS Huidige issues:
• Onvoldoende groei mogelijkheden
• Klant tevredenheid
DB ERP
5 ! • Moeizame acceptatie en lange
trainingen
• Complexe informatie huishouding
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
24. Situatie na een BPMS BPMS situatie:
• Automatische prioriteitenstelling en
Manager routering van het werk
Magazijn • Helpt en leidt gebruikers bij het
Verkoper nemen van beslissingen
• Standardiseren van oplossen
Financiën problemen
Leverancier
• Gebruiken van bestaande systemen
en gegevens
BPMS • Vastleggen en controleren van
gebeurtenissen en het initiëren van
acties
• Real-time zichtbaarheid en controle
CR op het proces
ISS
M
BPMS voordelen:
• Enorme reductie van handmatige
DB ERP
! acties
• Snellere probleem oplossing
• Volledig inzicht in elke processtap
• Snelle inzet en verandering mogelijk
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
25. Snelle en iteratieve ontwikkeling
Na max 3 maanden is het 1ste proces live
Weeks
1 to 2
Weeks
3 to 11
Weeks
12 to 13
Week
14
Weeks
15 to 16
Project Iteration Iteration Iteration
Test Go-Live Support
initiation 1 2 3
Test Design Test Design Test Design Test Design Test Design
Build Build Build Build Build
Install Happy Path Exception Paths Full Process
Configuration Coach Shells Data Flows Final Coaches
Training Draft Scoreboards Final Scoreboards
Requirements Draft Reports Final Reports
Scoping Integrations
Variables
User Training Solution Training
Iteration planning Finalization of documentation
Test planning Support & Service Agreements
Mentoring Mentoring
Governance creation Governance Rollout
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
27. Lombardi in enkele punten
• Opgericht in 2000, eerste product in Herfst 2002
Producten
• HQ in Austin, Texas
Sales in Noord Amerika, Europa en Azie
• Meer dan 175 Global 2000 klanten
Saas Process Discovery
• 50% van de Fortune 10
• 14% van de Fortune 50
• Zeer snelle groei van de verkoop:
verdubbeling van omzet in de laatste 4 jaar!
BPMS product met
• Forrester, Gartner en IDG zien Lombardi als een van
de leiders van de BPMS leveranciers. Office & Sharepoint
integration
• Sinds Januari 2010 onderdeel van IBM
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
38. 3
Real-time inzicht en controle
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
39. Inzicht in prestaties
KPI’s
Real-time rapporten
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
40. 4
Eenvoudig processen simuleren
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
41. Op basis van zelf ingevoerde parameters
Impact analyse bij veranderingen (What if)
Vergelijken met werkelijkheid (How did I do?)
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
42. 5
Procesanalyse op basis
van historische gegevens
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
43. Op basis van werkelijke, historische gegevens
Procesanalyes (bottleknecks, uitzonderingen,…)
Proces optimaliseren
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
44. 6
Snel aanmaken & aanpassen
van processen
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
45. Drag and drop
BPMN standaard
Swimlanes, activiteiten,
beslismomenten,…
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
46. 7
Eenvoudig aan te maken
gebruikerschermen
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
47. Drag & drop
WYSIWYG
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
48. 8
Direct testen
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
49. Wat je modelleert is wat je uitvoert
Playbacks
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
50. 9
Samenwerking
tussen business en IT
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
51. Één model
Toolkits
BPMN modellering
Herbruikbare services
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
52. 10
Processen centraal beheerd
Er is maar 1 waarheid
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
53. Process Center: bevat alle procesapplicaties
Één bibliotheek met
alle processen,
services, data, etc.
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
54. 11
Integreren met
meerdere systemen
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
55. ‘Gelaagd’ model
Gedeelde services
Standaarden: WSDL, XML, …
Manager
Magazijn
Verkoper
Leverancier Financiën
BPMS
CRM ISS
DB
! ERP
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
56. Klanten die al hebben gescoord!
Efficient Effectief Flexibel
80% reductie van Betwiste omzet In staat om in 10
handmatige taken gereduceerd met 3 miljoen minuten te switchen
bij factuur boekingen in 3 maanden van verzender
Proces van goedkeuring 2 miljoen per kwartaal Binnen 3 maanden alle
gereduceerd bespaard door effectieve nieuwe wettelijke eisen
van 33 naar 7 dagen oplossing en registratie geïmplementeerd
van geweigerde orders
Benodigde trainingstijd Klant tevredenheid Snelle HR processen
gereduceerd met 50% verhoogd met 7% naar gebouwd met een nadruk
92% op self-service opties
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
57. Voor meer informatie…
Yo u G e t B V
Tel: + 31 20 737 02 76
Fax: + 31 20 890 85 17
Email: info@you-get.com
Web: http://www.you-get.com LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
