2. 2 WHITEPAPER | 10 tips om meer conversie uit je beursdeelname te halen
INHOUDSOPGAVE
Inleiding
1. Weet wie jouw doelgroep is
2. Formuleer concrete doelstellingen
3. Formuleer duidelijk je boodschap
4. Zorg voor een link met het marketingproces
5. Zorg vooraf voor een goede nazorg achteraf
6. Motiveer en instrueer je standbemanning
7. Verwijder drempels zoveel mogelijk
8. Plan! Een beursdeelname vereist een grote inspanning van jouw organisatie
9. Meet!
10. Evalueer je succes

3. 3 WHITEPAPER | 10 tips om meer conversie uit je beursdeelname te halen
INLEIDING
Een mooie periode breekt aan. Binnenkort neemt jouw organisatie deel aan
een beurs en jij bent verantwoordelijk voor organisatie en realisatie.
Een mooie taak, waarbij veel van je gevraagd gaat worden. Een beursdeelname heeft veel in zich;
marketing, communicatie, design, projectmanagement, sales, relatiebeheer, logistiek en nog veel
meer. Een mooie taak die enorm zichtbaar is en jou je de kans geeft je werk op de kaart te zetten.
Allereerst natuurlijk voor je doelgroep, maar bijvoorbeeld ook voor je collega’s, management, directie
en concurrentie. Een mooie taak die op sommige momenten veel vraagt van jouw organisatie en
jouw collega’s. Vaak zijn er ook aanzienlijke investeringen (direct en indirect) mee gemoeid.
Belangrijk dus om het goed aan te pakken en vooral goed te kijken naar hoe je de opbrengsten van
je beursdeelname zo hoog mogelijk kan krijgen. Met andere woorden: hoe krijg ik zoveel mogelijk
conversie uit mijn beursdeelname?
Deze whitepaper geeft je 10 praktische tips om de conversie van jouw beursdeelname zo hoog
mogelijk te krijgen en om het succes van je event zo groot mogelijk te laten zijn.
Mocht je na het lezen van dit document vragen hebben, neem dan gerust contact met ons op.
CONVERSIE IS DE OMZETTING VAN Wij helpen je graag verder. Succes!
EEN BEZOEKER NAAR EEN VOORAF
GEDEFINIEERD CONVERSIEDOEL Met vriendelijke groet,
Anton Slager
Laarhoven design publiceert regelmatig whitepapers met handige adviezen en informatie voor
Marcom professionals en exposanten. Interesse? Meld je dan nu aan voor de digitale nieuwsbrief
van Laarhoven design op www.laarhovendesign.nl of direct via info@laarhovendesign.nl

4. 1
4 WHITEPAPER | 10 tips om meer conversie uit je beursdeelname te halen
WEET WIE JE
Breng goed in kaart wie je communicatiedoelgroep is voor deze beurs en ga na
of jouw doelgroep voldoende is vertegenwoordigd in het bezoekersprofiel van
DOELGROEP IS
de beurs.
Bij veel beursorganisaties kun je bezoekersprofielen opvragen. Zit jouw doelgroep niet in het bezoekers­
profiel? Dan heeft het geen zin om deel te nemen aan deze beurs!
Verplaats je in je doelgroep. Waarom gaan zij naar deze beurs? Welke verwachtingen hebben zij? Wat is
hun doel? Wat zouden ze op jouw stand willen zien en beleven? Wat houd je doelgroep bezig? Wat zijn
belangrijke items waar zij nu mee bezig zijn? Waar liggen ze wakker van?
Voorbeeld:
De salesmanager van een meubelfabrikant blijft zijn concurrentie voor door zijn salesteam voor elke
belangrijke beurs alle klanten en key prospects te laten bellen. Ze gebruiken hiervoor niet de bezoekers­
lijst van de beursorganisatie; ze bellen hun complete doelgroeplijst.
Het salesteam gebruikt de volgende beurs als reden om de doelgroep te bellen. Het telefoontje is een
uitnodiging voor een ontbijt op de beurs, dat wordt gesponsord door hun bedrijf. Als iemand van plan
is om te komen naar de beurs, dan maken ze direct van de gelegenheid gebruik om te checken of ze
nog het juiste mobiele nummer hebben, zodat ze elkaar kunnen telefonisch kunnen bereiken tijdens
de beurs. Ze volgen het telefoontje op met 2 gepersonaliseerde e-mails.
Klanten, die niet zullen komen naar de beurs, ontvangen ook 2 e-mails en ontvangen een “ontbijt in een
doos” cadeau, met daarbij informatie over de nieuwe productlijn en beursspecials.

5. 2
5 WHITEPAPER | 10 tips om meer conversie uit je beursdeelname te halen
FORMULEER
Dit blijkt voor veel organisatie nog steeds ontzettend moeilijk te zijn. Maar het is echt noodzakelijk!
Als je vooraf geen doelstellingen hebt, weet je achteraf nooit of je een succesvolle beurs hebt gehad.
DUIDELIJKE
Bovendien is het zonder doelstellingen onmogelijk een goed concept te bedenken. Accepteer nooit dat
je zonder doelstellingen aan een beurs deelneemt. Beursdoelstellingen liggen vaak op het gebied van
DOELSTELLINGEN
bijvoorbeeld branding, leadsgeneratie, verkoop, relatiebeheer of informatieoverdracht.
Voorbeeld beursdoelstelling branding:
8% meer merkbekendheid bij alle 25.000 bezoekers uit de verfindustrie na afloop van de beurs.
Voorbeeld beursdoelstelling leadsgeneratie:
600 nieuwe contacten binnen de doelgroep Nederlandse HR managers kunnen we aan CRM toevoegen
voor opvolging binnen twee weken na de beurs
Voorbeeld beursdoelstelling informatieoverdracht:
300 retailers hebben de werking van ons nieuwe kassasysteem zelf uitgeprobeerd op de beurs

6. 3
6 WHITEPAPER | 10 tips om meer conversie uit je beursdeelname te halen
FORMULEER
Wat wil je communiceren op deze beurs? Met andere woorden: wat wil je dat jouw doelgroep over
jouw organisatie of product te weten komt? Maak hierin een duidelijke keuze. Probeer niet teveel te
DUIDELIJK JE
vertellen. Probeer ook niet teveel te zenden. Meerdere boodschappen leiden tot verwarring. Eén bood­
schap is ideaal. Helemaal goed is om deze boodschap consequent aan te houden in de hele campagne.
BOODSCHAP Voorbeeld
Al jaren heeft Miele de pakkende en alom bekend pay of… “Er is geen betere”.
Wat zij heel goed doen, is de consequentie van deze pay off goed vertalen. Zoals vaak in marketing en
communicatie is het niet alleen de buitenkant die goed, duidelijk en transparant, wervend, pakkend
moet zijn voor de klant. Als je geen goed product of dienst hebt kan je op korte termijn nog wel iets aan
omzet binnenhalen. Maar voor de lange termijn kan ik je garanderen dat je leegloopt.
Het is dus belangrijk dat je de boodschap of belofte daadwerkelijk waar kunt maken.

7. 4
7 WHITEPAPER | 10 tips om meer conversie uit je beursdeelname te halen
ZORG VOOR EEN
Een beursdeelname staat niet op zichzelf, maar is een onderdeel van het hele
marketing- en communicatieproces. Je conversie wordt enorm vergroot als
LINK MET HET
je naast het medium beurzen ook gebruik maakt van de andere media. Denk
hierbij aan advertising, DM, social media, etc.
MARKETING- Fysieke Facebook button vergroot on- en offline klantbereik
PROCES
Op de Amsterdamse AutoRAI, het grootste automotive evenement van Nederland, hebben de auto’s
van Hyundai ten opzichte van alle andere merken de meeste Facebook Likes ontvangen. Door het ge­
bruik van een nieuwe social media toepassing op de stand heeft Hyundai ongeveer twee miljoen men­
sen over de hele wereld kunnen bereiken. Gedurende het evenement werden er door bezoekers van
de stand meer dan 10.000 Likes geplaatst op Facebook. Hyundai heeft daarnaast meer dan duizend
nieuwe vrienden gemaakt op de Nederlandse Hyundai Facebook pagina.
Simpele techniek, geweldig resultaat
Door op eenvoudige wijze een speciale RFID sleutelhanger aan een Facebook account te koppelen, kon­
den de Hyundai liefhebbers onmiddellijk hun favoriete Hyundai model online delen met hun Facebook
vrienden. Alle Hyundai auto’s op de stand waren voorzien van fysieke Like zuilen. Als de bezoeker de
RFID sleutelhanger eenvoudig langs een van de zuilen haalde, werd er direct een bericht op het eigen
Facebook prikbord weergegeven.

8. 5
8 WHITEPAPER | 10 tips om meer conversie uit je beursdeelname te halen
ZORG VOORAF
Als je je follow-up niet goed regelt zijn al je inspanningen op de beurs voor
niets geweest. Het is de klassieke valkuil waar nog veel organisaties met open
VOOR EEN GOEDE
ogen inlopen.
FOLLOW UP
Iedereen is blij dat de beurs weer voorbij is en gaat snel over tot de orde van de dag om zo snel mogelijk
de “verloren tijd op de beurs” weer in te halen. De leads staan niet hoog op de prioriteitenlijst.
Voorbeeld
Laarhoven design verzorgt de montage en demontage van stands van een groot aantal organisaties.
Onze monteurs zijn meestal direct na afloop van de beurs ter plaatse om de materialen weer netjes in
te pakken en mee te nemen. De standbemanning is dan meestal al vertrokken. Het komt ook vaak voor
dat er niemand meer aanwezig is en de stand onbeheerd achterblijft. We maken zelfs wel eens mee dat
de gescoorde leads nog ergens in de hoek van de berging ligt. Niemand heeft er aan gedacht de leads
mee te nemen. Niet echt een goed voorbeeld van een goede follow up!
Gelukkig kan het ook anders: maak gebruik van een goed registratiesysteem en verwerk je leads direct
in een database. Je kunt dan zelfs al tijdens de beurs met een follow-up beginnen. Bijvoorbeeld met een
e-mail waarin je de bezoeker alvast bedankt voor het bezoek aan je stand en dat je binnen twee weken
telefonisch contact opneemt om een afspraak te maken.

9. 6
9 WHITEPAPER | 10 tips om meer conversie uit je beursdeelname te halen
INSTRUEER
De standbemanning vormt een essentiële schakel in de weg naar meer
conversie.
EN MOTIVEER Je kunt nog zo’n mooie campagne bedacht hebben en nog zo’n creatief standconcept, als de standbe­
JE STAND-
manning het laat afweten wordt de beurs nooit een succes.
Tip
BEMANNING Het belangrijkste verschil tussen een goede en een geweldige beursdeelname is echter een kundige,
goed getrainde en gemotiveerde standbemanning. Een prachtige stand is pas compleet als uw mensen
ervan overtuigd zijn dat zij met een gezamenlijke doestelling optimaal rendement uit de beursdeel­
name gaan halen.
Een beursgesprek is geen gewoon verkoopgesprek
Het presenteren op een beurs vraagt andere vaardigheden dan in een 1-op-1 verkoopgesprek. Waar de
medewerker in een persoonlijk verkoopgesprek tijd en privacy heeft, zal deze op een beurs te maken
krijgen met tijdsdruk en een druk bezochte stand. En tegelijkertijd moet de medewerker inschatten
wat wel en wat geen potentiële klant is en hierop anticiperen.
Er zijn trainingsbureaus die gespecialiseerd zijn in het trainen van standbemanning. Maak hier gebruik
van en je rendement en succes zal enorm stijgen.

10. 7
10 WHITEPAPER | 10 tips om meer conversie uit je beursdeelname te halen
VERWIJDER
Maak het je doelgroep zo gemakkelijk mogelijk om op jouw stand te komen.
ZOVEEL MOGELIJK
Zorg ervoor dat je vindbaar bent, zorg ervoor dat je zichtbaar en herkenbaar bent. Zorg voor een plat­
tegrond, regel parkeerkaarten en/of toegangskaarten. Waar mogelijk gepersonaliseerd en/of voor-
DREMPELS
ingevuld. Zoveel mogelijk online of digitaal. Zorg ervoor dat het voor je doelgroep duidelijk is waar hij
zich kan melden op de stand.
Voorbeeld
Enige tijd geleden kwam ik aan op een beurs. Bij de ingang stond een aantal alleraardigste dames
van een groot uitzendbureau uit de randstand die mij een gratis cappuccino aanboden bij hun op de
stand. Zij gaven mij een tegoedbon met op de achterzijde een plattegrond met route hoe ik hun stand
gemakkelijk kon vinden. Hoewel ik vooraf niet echt van plan was om hun stand te bezoeken, ben ik er
toch even naar toe gegaan.

11. 8
11 WHITEPAPER | 10 tips om meer conversie uit je beursdeelname te halen
PLAN! EEN
Maak een draaiboek met een heldere planning, tijdslijn en takenlijst.
BEURSDEELNAME
Begin hier ruim op tijd mee. Er zijn veel ballen die in de lucht gehouden moeten worden en er zijn vaak
veel (externe) partijen betrokken. De deadline voor de beurs is onherroepelijk. De beurs wacht niet op
VEREIST
jou! Ook de inzet van eigen medewerkers (collega’s) is belangrijk om goed in te planen. Ook tijdens de
beurs is een duidelijke planning en taakindeling van groot belang. Iedereen moet precies weten wat
EEN GROTE
hem te doen staat, wanneer hij pauze heeft, hoe laat aanwezig etc. Wanneer dit goed geregeld is zal
dit de conversie ten goede komen.
INSPANNING Tip
Stel een standmanager aan voor tijdens de beurs. De standmanager zorgt ervoor dat alle processen
VAN JOUW rondom de stand soepel verlopen. De standmanager opereert vooral “achter de schermen”.
Taken van de standmanager zijn o.a. het maken van een rooster, pauzes bepalen van de standbe­
ORGANISATIE manning, zorg voor voldoende brochures, schrijfblokken, etc. Aanspreekpunt voor pers, leveranciers,
standbemanning, beursorganisatie, etc. De standmanager zorgt ook voor het proces rondom de
leadsverwerking en faciliteert hierbij waar nodig.

12. 9
12 WHITEPAPER | 10 tips om meer conversie uit je beursdeelname te halen
MEET!
Meet zoveel mogelijk je inspanningen.
Denk hierbij aan bereik, contacten, kosten, opbrengsten (per lead, per contact) etc. Relateer je resulta­
ten aan je doelstellingen. Nog beter is het om de gemaakte kosten af te zetten tegen de gerealiseerde
opbrengsten.
Tip
Er zijn in de markt een aantal goede registratiesystemen leverbaar. Vaak zijn deze ook te huur. Deze
systemen kun je vooraf instellen op jouw specifieke wensen en toespitsen op jouw beurs of event. Deze
registratiesystemen maken veel inzichtelijk, bijvoorbeeld aantal leads, aantal leads per stand beman­
ningslid, aantal leads gerelateerd aan het tijdstip op de dag (met andere woorden: wat zijn de piekmo­
menten). Bijkomend voordeel van dit soort systemen is dat het leadverwerkingsproces tijdens de beurs
veel soepeler gaat en dat de follow-up veel beter ingepland kan worden.

13. 10
13 WHITEPAPER | 10 tips om meer conversie uit je beursdeelname te halen
EVALUEER JE
Evalueer met alle partijen het verloop van de beursdeelname.
SUCCES!
Kijk hierbij niet alleen naar de kwantiteit, maar ook naar de kwaliteit. Plan de evaluatie van tevoren in
(zet het direct in het draaiboek) en plan het kort na de beurs zodat alles nog goed in het geheugen zit.
Gebruik de punten uit de evaluatie voor de volgende beursdeelname.
Tip
Als een beurs meerdere dagen heeft is een evaluatie per dag een uitstekend idee. Na afloop van elke
beursdag even kort met de standbemanning de dag doornemen. Wat ging er goed, wat ging er minder
goed. Op deze manier kun je nog verbeteringen doorvoeren voor de dagen erna!