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Präsentation DMS D3 Alpin.it
- 1. alpin gmbh. software, consulting & strategy
Dokumenten-Management-System d.3
Joachim.pfeifer@alpin.it
info@alpin.it
13.02.09 © alpin gmbh 2007
- 2. alpin gmbh. software, consulting & strategy
Wussten Sie, dass …
in den meisten Unternehmen ca. 50% der Arbeitszeit mit
der Suche nach Dokumenten verbracht wird?
ca. 25% der Unternehmensinformationen verloren gehen
oder nicht auffindbar sind?
jedes Dokument durchschnittlich 5 Mal kopiert wird?
ca. 80% der Dokumente in unstrukturierter Form
vorliegen?
Quelle: „Gartner Group“
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- 3. alpin gmbh. software, consulting & strategy
Komponenten von
Recherchieren & Bearbeiten
Recherche
Archivierung
Webzugriff
Eingangspost (Scannen)
digitales Archiv Volltextsuche
Erfassen
Eingehende
SQL
Faxe
Office-Integration
Server
Datenbank – Filesystem
CD/DVD – Jukebox
Groupware und Schnittstellen
E-Mail (ERP, API)
Import von
Massendaten
Workflow
digitale Signatur
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- 4. alpin gmbh. software, consulting & strategy
prüf
en
Dokumenten-
Lebenszyklus
erstellen/ freigeben
bearbeiten
archivieren
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- 5. alpin gmbh. software, consulting & strategy
Zugriffs-Szenarien in
Schnittstellen Programmier-
(ERP, API) Schnittstellen
Recherche Office-Integration Webzugriff d.api
E-Mail
d.link
d.xplorer d.office d.web d.mail
Rollen- und Benutzerkonzept / transparenter Zugriff
digitales Archiv
Server
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- 6. alpin gmbh. software, consulting & strategy
Die 3-Schicht-Architektur von
Bereich ohne direkten
Die Anwender Die Schaltzentrale
Zugriff durch den Anwender
d.3 Applikationsserver
d.3 Web-Clients
@ d.3 Datenbank-Server
d.3 Web-Clients
d.3 File-Server
d.3 Web-Clients
d.3 Clients Jukebox mit
Jukebox-Controller
d.3 Clients
d.3 Clients
Scan-Station
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- 7. alpin gmbh. software, consulting & strategy
Erfolgsfaktoren beim Einsatz von
Effizientes Erfassen
Automatismen beim Erfassung aktiver Dokumente (ERP-Anbindung)
Intelligente Barcode- und OCR-Erkennung bei der Erfassung von
Papierdokumenten
Strukturierte Ablage
Aktenplan firmenspezifisch
Jedes Dokument nur einmal vorhanden
Weiterbearbeitung von Dokumenten
Workflow (ac-hoc, regelbasiert)
Vertreterregelung
Einfache, schnelle und effiziente Recherche
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- 8. alpin gmbh. software, consulting & strategy
Vorteile und Nutzen von d3
Zentraler und einfacher Zugriff auf Dokumente aus allen
Abteilungen und Außenstellen
Sicherstellen des Zugriffsschutzes
Automatisierung und zentrales Controlling von Prozessen
(Workflow)
jedes Dokument ist nur einmal vorhanden
Zugriff auf alte Versionsstände
sofortiger, paralleler Zugriff auf alle Dokumente während ihres
gesamten Lebenszyklus
Verhindern von Doppelarbeit und Mehrfachablage
stark reduzierte Kosten durch Prozessbeschleunigung und
Effizienzsteigerung
Sicherstellung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (5 Jahre,
10 Jahre, …)
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- 9. alpin gmbh. software, consulting & strategy
d3 hilft Kosten zu reduzieren
Materialkosten von optischen
Bearbeitungszeit
Speichermedien günstiger als
ohne DMS
entsprechende Papierkosten
der Informationsfluss wird beschleunigt
die Bearbeitungszeiten werden verkürzt
die Auskunftsfähigkeit und damit
Kundenzufriedenheit wird wesentlich
verbessert Bearbeitungszeit
mit DMS
die Bearbeitungszeit eines
Geschäftsvorganges lässt sich mit
einem Dokumenten Management
System um bis zu 70% senken
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- 10. alpin gmbh. software, consulting & strategy
Dokumentenmanagement
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
Joachim.pfeifer@alpin.it
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