Obecnie usługi Contium w zakresie SharePoint świadczone są pod markę Intratic. www.intratic.eu Ostatnio kilka osób pytało mnie o genezę używanych przez Grupę Unity pojęć i terminów. Czym jest właściwie Digital Workplace i dlaczego w artykułach na naszym blogu używamy tego terminu skoro nie istnieje taka klasa systemu informatycznego? Pytań było więcej. Jak mają się do tego wdrażane przez nas platformy SharePoint i Office365? Czy zaliczymy je do Digital Workplace, czy może do Enterprise Content Management System? A nasz intranet – jakie zajmuje miejsce w tej klasyfikacji? Kiedy już mówimy o Digital WorkPLACE to dlaczego nie używamy pojęcia Digital WorkSPACE? Faktycznie, pojęcia ECM oraz Digital Workplace w Polsce nie są powszechnie używane i rozumiem, że wciąż mogą budzić konsternacje. Dlatego uznałem, że warto spróbować uporządkować tę terminologię. Część z tych pojęć pochodzi ze świata producentów systemów IT, a część od ekspertów zajmujących się komunikacją i często nachodzą na siebie znaczeniowo. Zacznijmy od pojęć ze świata IT 1 Podstawowym pojęciem w tym obszarze jest Enterprise Content Management (ECM), czyli strategie, metody i narzędzia wykorzystywane do gromadzenia, zarządzania, przechowywania, utrzymania i dostarczania treści i dokumentów związanych z procesami organizacyjnymi. Narzędzia i strategie ECM umożliwiają zarządzanie nieustrukturyzowaną informacją organizacji, wszędzie tam, gdzie istnieją takie informacje (więcej na ten temat znajdą Państwo na stronach Association for Information and Image Management). Pojęciem tym posługuje się także Gartner w badaniach rynku na temat rozwiązań ECM. Gartner porównuje nie tylko pojedyncze rozwiązania, ale wszystkich producentów, których zestaw oprogramowania zapewnia ECM w pełnym zakresie i jest oferowany w dużej globalnej skali. Dla Gartnera rozwiązanie ECM musi zawierać następujące komponenty: ◾Social Content ◾Extended components ◾Document management ◾Image-processing applications ◾Workflow/BPM ◾Records management ◾Web CM Poniższe procenty to wagi elementu w końcowej ocenie systemu. 2 Gartner analizuje także zamiany jakie zachodzą na tym rynku, co widać w raporcie o rynku ECM na 2013. 3 Magic Quadrant for Enterprise Content Management 2013 W powyższym zestawieniu widać firmy oferujące rozwiązania ECM, których jest obecnie ponad 20. Na przykład firma Microsoft posiada kilka produktów ECM, które zapewniają jej wysoką pozycję w tym rankingu. Są to: ◾SharePoint ◾Exchange ◾Yammer ◾Skype ◾Lync ◾Office 365 reszta na http://www.microsoftblog.pl/2013/12/yin-i-yang-czy-mars-i-wenus-o-roznicy-miedzy-ecm-a-digital-workplace/

1. Yin i Yang czy Mars i Wenus?
ECM a Digital Workplace
Grzegorz Rudno-Rudziński

2. Agenda
ECM – co to jest?
ECM – kierunki rozwoju
ECM a Digital Wokplace
Dlaczego SharePoint?
www.unity.pl

3. Kliknij, aby edytować style wzorca tekstu
ECM – co to jest?
Kliknij, aby edytować style wzorca tekstu

4. Enterprise Content Management (ECM)
 Enterprise Content Management (ECM)
to strategie, metody i narzędzia
wykorzystywane do gromadzenia,
zarządzania, przechowywania,
utrzymania i dostarczania treści i
dokumentów związanych z procesami
organizacyjnymi. Narzędzia i strategie
ECM umożliwiają zarządzanie
nieustrukturyzowaną informacją
organizacji, wszędzie tam, gdzie istnieją
takie informacje.
AIIM (Association for Information and Image Management)
www.unity.pl

5. ECM – zakres oprogramowania
Extended
components, 10%
Document
management, 15%
Social content, 15%
Image-processing
applications, 18%
Web CM, 7%
Records
management, 13%
Workflow/BPM, 22%
Źródło: http://www.gartner.com/
www.unity.pl

6. Magic Quadrant for Enterprise Content Management 2013
Źródło: http://www.gartner.com/
www.unity.pl

7. Główne aspekty rozwoju ECM

8. (1) Współpraca
To najczęściej wspierany technologią zakres, ponieważ daje policzalne korzyści w
postaci:
 oszczędności czasu;
 usprawnienia procesów;
 redukcji kosztów;
 przyspieszenia procesu wprowadzania zmian i produktów.
Główne funkcjonalności:
 wsparcie zdalnej komunikacji – np. czaty, komunikatory, udostępnianie aplikacji i obrazu;
 zarządzanie cyklem życia treści w procesie biznesowym – np. życie umów, wzorców
dokumentów, procedur;
 zarządzanie i komunikacją w projekcie – witryny projektowe, pulpity kierownicze.
www.unity.pl

9. (2) Workflow/BPM
 duża zmienność organizacji powoduje, że papierowe procedury nie nadążają za
trendami
 wiele firm przenosi swoje procesy na platformę
 pozwalają na prototypowanie i ciągły rozwój
 szybsze wejście do ludzi do organizacji
 unikalna wiedza zamknięta w procesach, a nie ludziach
www.unity.pl

10. (3) Zapewnienie ciągłości działania
wzrost ilości dokumentów =
wzrost krytyczności
Możemy skalkulować optymalny poziom
dostępności tzn.
 które treści są krytyczne, a które nie – nie
musi być ten sam
 ile kosztuje nas zapewnienie SLA –
wirtualizacja, redundnatność
 ile kosztuje nas brak SLA – np. system
nie jest dostępny przez dzień roboczy
 bezpieczeństwo, a dostępność zdalna
www.unity.pl

11. (4) Taksonomia i Nawigacja

Taksonomia = narzędzie organizacji informacji, na podstawie indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa

Kategoryzacja treści
(obrazów, dokumentów, emaili, dokumentów
tekstowych, tzn. wszystkich
treści elektronicznych) do
przyszłego użycia w
oparciu o taksonomię

Wyszukiwarka jedną z
największych korzyści z
silnego systemu ECM
www.unity.pl

12. (5) Chmura
 Duże dedykowane rozwiązania na
prywatnych lub dedykowanych
chmurach
 Lekkie rozwiązania i dla małych
organizacji – SaaS
 SaaS narzuca podeście
dostosowania się do systemy, a nie
użytkownika
 Producenci ECM „wepchną” nas do
chmury szybciej niż chcemy
www.unity.pl

13. (6) Prostota



duże organizacje chcą coraz częściej wdrażać podobnie jak średnie – szybko i prosto;
w średnich firmach ludzie chcą mieć wszystko, jak w prywatnych społecznościówkach?
portalach społecznościowych? – prosto i intuicyjnie;
przy projektach przechodzą na kopiowanie plików do prywatnych chmur itp. – szybko i
zwinnie.
www.unity.pl

14. (7) Jednolita platforma dostępu
 Interfejsy
 Balans pomiędzy powtarzalnymi procesami, a wsparciem ważnych wyjątków
www.unity.pl

15. Jednak sam system to nie wszystko!

16. Annual IT Adoption Insight Report
Badania 4th Annual IT Adoption Insight Report zrobione przez Oracle, w
2012 roku wykazały, że:
 efektywność wykorzystania oprogramowania przez przedsiębiorstwa
spadła w porównaniu do dwóch ostatnich lat
 użytkownicy doświadczają straty wydajności na poziomie około
17%, co oznacza tyle, że każdy piątek mają w teorii wolny
www.unity.pl

17. Digital Workplace
Środowisko cyfrowe pracy, która nie jest fizyczna.
Agreguje zestaw technologii, w których pracujemy jak np. intranet
komunikacyjny, collaboration wokspace, komunikatory i
videokonferencje, mikroblogi, systemy HR, e-mail, aplikacje mobilne, CRM itp.
www.unity.pl

18. Intranet czy social networking?
Czy powinniśmy zastąpić nasz intranet
platformą social networking ?
www.unity.pl

19. User Centric Design - korzyści
1
Koszt rozwiązania problemów
użyteczności w fazie projektowej to1
dolar, 10 USD w fazie wdrażania, a
100 USD, kiedy produkt ujrzy światło
dzienne" (IBM za Robert Pressman
“Software Engineering: A Practitioner's
Approach”)
2
Podejście zorientowane na
użytkownika podnosi satysfakcję
Klientów o 40 %. Końcowi
użytkownicy i klienci są bardziej
zadowoleni, jeśli system oferuje
adekwatne usługi dostosowane do ich
potrzeb i oczekiwań (Gartner Group).
www.unity.pl

20. Dlaczego inwestujemy w Digital Workplace
Jane McConnell,
Digital Workplace Trends 2013
http://www.digital-workplace-trends.com/
www.unity.pl

21. (1) Koordynacja współpracy zespołowej
Collaboration Wokspace to rozwiązania
umożliwiające zdalną współpracę
 Najczęściej oferowany
 Najszybciej daje korzyści
www.unity.pl

23. (2) Wyszukiwanie ludzi
„Nasze systemy powinny przynajmniej pomóc nam odnaleźć siebie wzajemnie”
Ross Mayfield, założyciel Socialtext
 znalezienie właściwych ludzi
 rosną organizacje i liczba kontaktów
 potrzebne pełne profile, łączenie
ludzi z treścią, umiejętnościami, …
 identyfikacja także po prywatnych
zainteresowaniach
www.unity.pl

24. (3) Networking
73% z najmniej udanych inicjatyw zmian prowadzone były przez ludzi ze słabym
networkingiem
93% udanych inicjatyw zmian były prowadzone przez liderów z silnych networkingiem
Badanie NEHRA and Partnering Resources, 2009
 Dyfuzja informacji w organizacji opiera
się na strukturze naszych relacji
 Sieć pozytywnie wpływa na
komunikację i wydajność
 Czym większa organizacja lub sieć
partnerska, tym system wspierający
bardziej krytyczny
www.unity.pl

25. Digital Workplace zakres
Jane McConnell,
Digital Workplace Trends 2013
http://www.digital-workplace-trends.com/
www.unity.pl

26. (4) Spotkania
 im większa specjalizacja, tym ciężej się
spotkać;
 zadania wypełniają nasze kalendarze, a
mamy mniej czasu na spotkania;
 paradoksalnie, im większa
specjalizacja, tym większa
współzależność i konieczność
komunikacji;
 jedyne rozwiązanie
spotkania wirtualne;
 digital workplace musi wspierać ludzi w
spotkaniach, rozmowie, poznawaniu się
i współpracy, w stałych i zmiennych
zespołach
.
www.unity.pl

27. (5) Komunikacja
 oddaleni powyżej 50 metrów
specjaliści przestają się komunikować;
 Digital Workplace jest substytutem
bliskości;
 ECMy długo skupiały się na
komunikacji formalnej, procesowej
 brak wsparcia wymiany 2 kierunkowej
przyczynił się do nadużywania emaili, które są tak powszechne w
organizacji .
www.unity.pl

28. Jak sprawić, aby Digital Workplace zadziałał?
Dependencies
Business context/
usage situation
Goal
Device
Task
Services
Service
Service
Environment
The right capabilities
provided in the right way
Meeting
Products
Sharing
Coordinating
Finding people
Performing
tasks
Networking
Capabilities
Communicating
Creating
Finding
information
Collaboration
platform
UC tools
CRM system
Productivity
tools
www.unity.pl

29. Opozycja do zmian
 Opór przed procesem Digital Workspace, a nie projektem ECM wychodzi głównie
ze strony managerów średniego stopnia;
 Różna perspektywa czasowa decyzji
 Specjalista – myśli o tym, co go otacza – mobile i web 2.0
 Senior manager – myśli z perspektywą strategii za 5 lat, gdy mobile i social
będę wszędzie i zaczniemy myśleć, jak wykorzystać Web 3.0
 Manager średniego stopnia musi uzyskać efektywność w skali roku, gdzie
nie ma korzyści, a jedynie koszty zmiany
www.unity.pl

30. A jak w Polsce?

31. Platformy ECM – popularność w Polsce
www.google.com/trends
www.unity.pl

32. Konkurenci spoza listy top ECM
www.google.com/trends
www.unity.pl

33. Microsoft, a ECM i DW
www.unity.pl

34. ECM, a dalszy ciąg konferencji
Extended
components, 10
%
Document
management, 15
%
Social
content, 15%
Imageprocessing
applications, 18
%
Web CM, 7%
Records
management, 13
%
Workflow/BPM, 2
2%
Jarosław Sokolnicki, Microsoft
Informacja pod kontrolą – Usługa
SharePoint Online Office 365
Maciej Witkowski, Kodak alaris
Przechwytywanie i organizowanie informacji w
celu usprawnienia procesów biznesowych –
Kodak Info Activate Solution.
Maciej Pondel, Grupa Unity
Workflow – obieg możliwości
Simon Wright, Nintex
Nintex –Workflow for
everyone, anywhere, anytime
www.unity.pl

35. Digital Workplace – przykłady
Marek Witkowski, Suedzucker Polska
SharePoint w Suedzucker Polska
Jacek Szczepiński, Viacon Polska
Wykorzystanie SharePointa w procesach Viacon
Maciej Pondel, Grupa Unity, Katarzyna
Grzelak, Wydawnictwo Nowa Era
Case Study wdrożenia system obiegu umów
Kurt Kragh Sørensen,
IntraTeam– Best Practices for Enterprise
Search
www.unity.pl

36. Dziękuję za uwagę!