1. • Samenwerken en IPR
1 Delft, 16 december 2009

2. Projectgegevens
Auteurs Marc Steen en Pepijn Vos
Reviewers Mascha van Dort
Projecttitel Samenwerken en IPR
Projectnummer 035.33246
Rapportnummer 35157
Versie 0.1
Opleverdatum 14 december 2009
Opdrachtgever IIP Create (ICT Innovatieplatform Creatieve Industrie)
Contactpersoon Anne Nigten
Rubricering Vertrouwelijk
Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd en/of openbaar gemaakt door
middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook, zonder voorafgaande toestemming van
TNO.
TNO geeft toestemming aan IIP Create om sheets 7 tot en met 40 te gebruiken binnen IIP Create.
Indien dit rapport in opdracht werd uitgebracht, wordt voor de rechten en verplichtingen van opdrachtgever en
opdrachtnemer verwezen naar de Algemene Voorwaarden voor onderzoeksopdrachten aan TNO, dan wel de
betreffende terzake tussen de partijen gesloten overeenkomst.
2 Het ter inzage geven van het TNO-rapport aan direct belanghebbenden is toegestaan. Delft, 16 december 2009
© 2009

3. In deze presentatie worden de resultaten opgeleverd van het
project ‘Samenwerken en intellectueel eigendom’ dat TNO
heeft uitgevoerd voor IIP Create
1. Project
• 1.1 Doel van het project
• 1.2 Afgesproken en opgeleverde resultaten
• 1.3 Aanpak
2. Resultaten
• 2.1 Inventarisatie van vraagstukken en problemen (‘nul-meting’)
• 2.2 Algemene richtlijnen
• 2.3 Risico-scan
• 2.4 Koffers (maatregelen)
3. Suggesties voor vervolg acties
Bijlagen:
• Interviewlijst
• Deelnemerslijst Workshop PICNIC
• Deelnemerslijst Workshop IIP Create
3
• Verslag Workshop IIP Create Delft, 16 december 2009

4. 1.1 Doel van het project
Doel van het project is een bijdrage te leveren aan het constructief inzetten
van (IP-) maatregelen in samenwerkingen op het gebied innovatie binnen de
creatieve industrie.
Dit willen we doen door het ontwikkelen en beschikbaar maken van praktische
richtlijnen en aanbevelingen over hoe constructief omgaan en met intellectual
property rights (IPR of IE) en samenwerkingsvraagstukken–in brede zin.
Dit willen we samen doen met experts op dit gebied en organisaties uit de
creatieve industrie.
4 Delft, 16 december 2009

5. 1.2 Afgesproken en opgeleverde resultaten
In de offerte stonden de volgende ‘Resultaten’ gedefinieerd; deze zijn
uitgewerkt als aangegeven:
Inventarisatie van de (IP-) vraagstukken en problemen
Uitgewerkt als:
• ‘Nul-meting’ (context, focus, succes, vraagstukken/problemen, cases)
• Zie: sheets 7 t/m 20
Blauwdrukken en besluitvormingsdiagram
Uitgewerkt als:
• Algemene richtlijnen
• Risico-scan
• Koffers (maatregelen)
• Zie: sheets 21 t/m 40
Suggesties voor vervolgacties
• Zie: sheets 41 t/m 47
5 Delft, 16 december 2009

6. 1.3 Aanpak (1/2)
Samenwerking met ‘het veld’ – cruciaal bij het uitvoeren van dit project.
Hiermee proberen we optimaal aan te sluiten de behoeften van ‘het veld’.
We hebben ‘het veld’ op verschillende manieren betrokken, zie volgende
sheet.
6 Delft, 16 december 2009

7. 1.3 Aanpak (2/2)
Stappen Concrete aanpak Doel
1. Interviews Gesprekken met mensen van meer dan 20 Verkrijgen van inzicht in:
bedrijven en organisaties uit de creatieve • Welke type samenwerkingen voorkomen
industrie (zie bijlage voor de definitieve lijst) • Welke (IP-) vraagstukken worstelen creatieve bedrijven
mee
• Welke oplossingen gebruikt men nu al
• Het ontwikkelen van de eerste toolbox
2. Workshop Een workshop op PICNIC’09 waaraan • Het toetsen en aanvullen van de inzichten die zijn
PICNIC verschillende mensen uit de creatieve industrie verkregen op basis van de interviews
hebben deelgenomen (zie bijlage voor de • Het verder ontwikkelen van de eerste toolbox
definitieve lijst)
3. Workshop Een Co-creatie-workshop (nov. 09) in Verkrijgen van inzicht in:
Co creatie opdracht van Nederlandse Uitgevers • welke type samenwerkingen komen voor
Vereniging NUV), Centrum voor Merk en • welke (IP-) vraagstukken worstelen uitgeverijen en
Communicatie (CMC), Koninklijk Verbond drukkerijen
van Grafische Ondernemingen(KvGO), waarbij • welke oplossingen gebruikt men nu al
ruim 30 drukkers en uitgeverijen participeerde
4. Workshop Een IIP Create Workshop (26 nov. 09) Kennis delen over:
IIP Create Samenwerken en Intellectueel Eigendom waar • Samenwerken in de creatieve industrie en
verschillende bedrijven en organisaties uit de vraagstukken/problemen die daarbij kunnen spelen
creatieve industrie participeerde • Constructief inzetten van IP in samenwerking
En toetsen of:
• de vraagstukken/problemen herkenbaar zijn
• de richtlijnen en ‘checklists’ bruikbaar zijn in de praktijk
5. Rapportage Verslaglegging en overdragen kennis
7 Delft, 16 december 2009

8. 2.1 Inventarisatie van vraagstukken en problemen
Op de volgende sheets wordt de huidige stand van zaken
geschetst wat betreft ‘samenwerken en intellectueel eigendom’ in
de creatieve industrie. Een soort ‘nulmeting’:
• Context: kenmerken van de creatieve industrie wat betreft
samenwerken en IP
• Focus op complexe vormen van samenwerken
• Succes: er zijn verschillende vormen en opvattingen over wat
‘succesvol samenwerken’ is
• Vraagstukken/problemen: tijdens samenwerken; en afhankelijk
van soort samenwerking
• Cases, ter illustratie (gebaseerd op interviews en gebruikt tijdens
workshop)
8 Delft, 16 december 2009

9. 2.1 Context (1/2)
Creatieve bedrijven creëren tekst, muziek, campagne, website, game, etc., vaak in
samenwerking met of in opdracht van één of meerdere bedrijven. In deze
samenwerking staan vaak de creatieve processen centraal. Kenmerk van creatieve
processen is dat deze vaak moeilijk te ‘managen zijn, omdat vooraf vaak alleen de
contouren van het eindresultaat gedefinieerd zijn en de concrete invulling hiervan
dient nog ‘ opnieuw’ gecreëerd te worden. Hierdoor behoud je onzekerheid over het
eindresultaat en het proces om daartoe te komen. Dit heeft tot gevolg dat de
betrokken partijen gezamenlijk een onzeker proces in gaan, waarbij het proces, de
investeringen, resultaat en opbrengsten onzeker zijn.
Verder zijn de producten die creatieve bedrijven zowel inbrengen in het creatieve
samenwerkingsproces als de output die genereert worden in dit proces
kennisintensief. Hierdoor worden creatieve bedrijven en hun partners vaak
geconfronteerd met IP-vraagstukken. Denk hierbij aan vraagstukken over wie is
eigenaar van deze kennis(-producten) en onder welke voorwaarden mag wie
hiervan hoe gebruik maken. Men weet niet altijd hoe hier op constructief mee om te
gaan. Het niet constructief omgaan hiermee leidt er vaak toe dat de samenwerking
niet eens wordt gestart, of stroef gaan lopen of zelfs falen.
9 Delft, 16 december 2009

10. 2.1 Context (2/2)
De samenwerkingsverbanden die plaatsvinden zijn heel divers, o.a. qua groot/klein;
gevestigd/jong; creatief/technisch; commercieel/not-for-profit, etc. Dit heeft
implicaties op zowel de specifieke (IP-)vraagstukken die (gaan) spelen als wel de
maatregelen die genomen kunnen worden.
Samenwerken is een belangrijk vehikel die creatieve bedrijven gebruiken om hun
expertise te combineren met hun partners om een bijdrage te leveren aan het
ontwikkelen van nieuwe producten/ diensten. Echter, bedrijven worden in het
proces van het opzetten en managen van een samenwerking geconfronteerd
worden met allerlei (IP-) hindernissen en waarmee niet altijd voldoende handvaten
heeft hoe hier constructief mee om te gaan.
Dit leidt er toe dat samenwerken niet altijd als succesvol wordt ervaren.
10 Delft, 16 december 2009

11. 2.1 Focus op complexe vormen van samenwerken
Twee of meerdere autonome organisaties die middels samenwerken iets nieuws
creëren (bv. concept, product,dienst). In deze samenwerking worden resources van
de partners ingezet en gecombineerd om te komen tot een gezamenlijk resultaat.
Denk bij resources aan bijv. specifieke kennis, expertise, skills, materialen,
technologie, voorzieningen en geld.
(ver-)Kopen Intensieve Bilaterale - Multi-partner
opdrachtgever- samenwerking samenwerking
opdrachtnemer
11 Delft, 16 december 2009

12. 2.1 Succes: verschillende vormen en opvattingen
Gelijk
Tevreden
Financieel Strategisch Doel bereikt Soepel Snelheid
Fair
Individueel Proces
Fun
Kennis resultaat
Flexibiliteit Conflicten
Succes
Kansen voor Collectief Kennis
toekomst Relatie
resultaat
Vertrouwen Strategisch Financieel
opgebouwd
12 Delft, 16 december 2009

13. 2.1 Vraagstukken/problemen tijdens samenwerken
Managen en
Selecteren Vormgeven
evalueren
partner(s) samenwerking
samenwerking
Bepalen
strategie/doel
Picture by leadfood: http://www.flickr.com/photos/mom320/3506217462/sizes/s/
13 Delft, 16 december 2009

14. 2.1 Vraagstukken/problemen tijdens samenwerken
Managen en
Selecteren Vormgeven
evalueren
partner(s) samenwerking
samenwerking
• Niet helder krijgen wat • Niet goed weten welke • Niet goed weten waarop
Bepalen voor partner je zoekt ‘juridsche’ en hoe te monitoren
strategie/doel samenwerkingsvorm (bv
• Niet goed weten hoe • Hoe om te gaan met
JV, contract, B.V.,
• Niet scherp krijgen een geschikte partners conflicten
• Niet scherp krijgen licensing)
welke functie je wil wat je eventueel zou te vinden • Niet weten hoe
willen bereiken met • Niet goed weten hoe
vervullen op de markt • Niet weten hoe en vertrouwen te behouden
samenwerken investering en
waarop partners te en te verbeteren
• Niet scherp krijgen opbrengsten te verdelen
van je doelen/ ambities • Niet goed kunnen selecteren • Hoe voldoende
beslissen welke • Eigendoms- en gebruiks-
• Niet goed weten hoe commitment te behouden
• Niet scherp krijgen activiteiten je samen issues (van ingebrachte
‘veilig’ aftasten met en waar te borgen
wat je sterkte/ zwaktes met een partner(s) wil kennis en gecreëerde
zijn en wat de kansen/ uitvoeren, of je juist zelf potentiële partners kennis) • Communicatie-
bedreigingen in de wil doen of die juist wil • Omgaan dilemma problemen
• Hoe slim onder te
markt zijn uitbesteden. openheid van ideeën handelen • Coördinatie- en
• Niet scherp krijgen vs. beschermen van afstemmings-problemen
ideeën • Niet goed weten
wat je strategie-/
waarover afspraken te • Problemen aangaande
innovatiedoelen zijn
maken kennisdelen/ -
• Niet scherp krijgen bescherming
• Niet goed weten wat wel/
wat je business model
niet vast te leggen in
is
contracten
• Niet helder krijgen of
• Hoe omgaan met wan-/
en welke rol IP heeft in
vertrouwen issues
het realiseren
organisatiedoelen (IP- • Niet goed weten hoe de
14
beleid) samenwerking te Delft, 16 december 2009
organiseren

15. 2.1 Vraagstukken/problemen afhankelijk van soort
samenwerking
Verdeling
Relatie/ Hoogte Wat (geld, mankracht,,
Cultuur- over partners
verhouding materiaal, technologie, ideeën)
verschillen
Aard Verschil in
Belangen Risico’s investering
Investering tussen partners
Samenstelling
Bekend/
onbekende Hoogte
Aantal
relaties
Diverse
Duur
samenwerkingen
ad hoc/
structureel
Activiteiten
Resultaat Model
Idee Vermarkten
Context product/ dienst
genereren Testen Concept Techniek
Beeld
Selecteren Concepten Internationaal Kennis/ advies
Idee
Game
Ontwikkelen Subsidie Dynamiek Geld Muziek
Reputatie
15 Delft, 16 december 2009

16. 2.1 Cases, ter illustratie
• Gebaseerd op interviews (geanonimiseerd, uiteraard)
• Gebruikt in de IIP Create workshop, 26 november 2009
16 Delft, 16 december 2009

17. 2.1 Case A
Anton werkt bij een relatief klein, creatief ontwerpbureau. Anton ontmoet
op een receptie Jaap, commercieel directeur van high-end winkelketen
De Bezige Bij. Jaap wil een nieuwe marketing campagne, met als
belangrijk onderdeel een innovatieve, interactieve website.
Jaap zoekt contact met jullie ontwerpbureau om het creatieve ontwerp te
maken voor de campagne en de website. Jaap zoekt ook contact met
Wim, van WebTech, een middelgroot technisch bureau, met wie ze
eerder hebben samengewerkt, om de website technisch te realiseren.
Tijdens een eerste orienterend overleg (Anton, Jaap, Wim) is ook een
juridisch specialist van De Bezige Bij aanwezig, die de indruk wekt van
alles te willen vastleggen op papier. Tegelijkertijd pleit de commercieel
directeur voor ‘out of the box’ denken en voor het vrijelijk uiten en delen
van creatieve ideeën.
17 Delft, 16 december 2009

18. 2.1 Case B
Bert werkt als zelfstandig ontwerper en pakt vaak opdrachten samen met
anderen op. Bert komt in contact met Jacqueline, directeur new business
van Jagt, uitzendbureau voor hoger opgeleiden. Ze wil een nieuwe
doelgroep bereiken via innovatieve dienst-concepten.
Jacqueline kan op dit moment nog geen opdracht geven, maar ze wil wel
een keer verder praten. Ze straalt een sfeer uit van ‘laten we creatief
zijn’ en ‘liever geen juridisch gezeur’.
Bert legt contact met Dirk-Jan, zelfstandig marketing-consultant. Hun plan
is om samen enkele concepten te ontwikkelen voor Jagt (Bert het
creatieve deel, Dirk-Jan het business deel) en om die daarna aan Jagt
te presenteren, in de hoop dat er dan een opdracht uit komt.
Bert heeft niet eerder met Dirk-Jan samengewerkt en krijgt de indruk dat
Dirk-Jan veel verstand heeft van contracten en dergelijke.
18 Delft, 16 december 2009

19. 2.1 Case C
Cees werkt bij middelgroot ontwerpbureau. Onlangs kwam hij op een
workshop Antoin Vermeeren tegen, technisch directeur van Jansens,
internationaal opererende producent van consumenten elektronica.
Antoin is op zoek naar creatieve ideeën voor nieuwe producten. Hij wil
gebruikmaken van hun gepatenteerde technologie en producten
ontwikkelen voor sport en fitness, een nieuwe markt voor hen. Hij wil
inhoudelijk advies over die nieuwe markt vragen aan Simon, zelfstandig
gevestigde consultant, die ook werkt voor een groot bedrijf in de sport en
fitness. Voor het ontwikkelen en visualiseren van de ideeën vraagt hij de
hulp van Cees.
Tijdens een eerste oriënterende bijeenkomst (Antoin, Cees, Simon) vertelt
Antoin dat hij een project wil waarin we ‘open met elkaar omgaan’. Er is
ook een jurist aanwezig vanuit Jansens.
19 Delft, 16 december 2009

20. 2.1 Case D
D is een los-vast samenwerkingsverband van vier pas-afgestudeerde
‘jonge honden’. Twee van hen hebben een innovatieve game bedacht en
een demo gebouwd van enkele scènes.
Ze willen verder met het concept en zoeken contact met Gamezzz, een
groot game bedrijf. Gamezzz zou de game verder kunnen ontwikkelen,
bijvoorbeeld op hun game-engine, en ze hebben contacten om de game
te distribueren.
De ‘jonge honden’ van D zijn graag bezig met ontwikkelen. Overigens wil
één van de twee vooral ‘naam maken’ en de ander wil er eigenlijk wel
rijk van worden. Ze hebben geen ervaring met juridische kwesties. Over
twee weken is een eerste bespreking met Gamezzz. Ze werken aan een
synopsis en storyboards om hun game te presenteren.
20 Delft, 16 december 2009

21. 2.1 Case E
Eveline werkt als zelfstandig ontwerper. Onlangs presenteerde ze tijdens
een min of meer openbare lezing een concept voor een nieuwe vorm
van interactie met computers. Ze had dat concept op eigen kosten
ontwikkeld, samen met Wendy, haar ´buurvrouw´ in het bedrijfs-
verzamelgebouw. Dat was de eerste keer dat ze samenwerkten.
Na de lezing benadert Natascha Eveline (Wendy is er niet bij). Natascha
werkt als manager new business bij Pavem, een internationale
producent van computer accessoires, en ze is altijd op zoek naar
concepten voor nieuwe producten.
Tijdens de kennismaking klikte het tussen Natascha en Eveline. Volgende
week hebben ze een eerste afspraak, op het kantoor van Pavem.
21 Delft, 16 december 2009

22. Op de volgende slides worden adviezen gegeven om de huidige
situatie te verbeteren: om mensen in de creatieve industrie te
helpen beter samen te werken en constructief om te gaan met
intellectueel eigendom.
Deze adviezen worden gegeven in praktische vormen:
• 2.2 Algemene richtlijnen
• 2.3 Risico-scan
• 2.4 Koffers (maatregelen)
22 Delft, 16 december 2009

23. Algemene richtlijnen
Algemene richtlijnen voor mensen in de creatieve industrie,
voor het opzetten en managen van een samenwerking en voor het
constructief omgaan met intellectueel eigendom.
23 Delft, 16 december 2009

24. 2.2 Algemene richtlijnen
• Duidelijk voor jezelf hebben wat je wilt bereiken met samenwerken—
samenwerken is een manier, maar niet altijd de makkelijkste manier
• Duidelijk grenzen stellen wanneer je wel/niet wilt samenwerken
• Samenwerken moet een win-win situatie opleveren
• Gaat over vertrouwen en elkaar iets gunnen
• Zorg voor duidelijkheid over: individuele en gezamenlijke doelen,
investeringen, risico’s, resultaten, opbrengsten, IP
• ‘Fair’ verdelen
• Goede voorbereiding is van groot belang
• Wederzijdse flexibiliteit in de samenwerking helpt om beter om te gaan
met ‘tegenslagen’ en veranderingen
• Afspraken maken betekent helderheid en transparantie creëren
• Systematisch doorlopen van het proces van opzetten, vormgeven en
managen van een samenwerking, kan helpen om onverwachte
ergernissen te voorkomen in latere fases
24 Delft, 16 december 2009

25. Risico-scan en Koffers
Tools die mensen in de creatieve industrie kunnen gebruiken om een
samenwerking met de partners op te zetten en vorm te geven—eventueel
samen met de gekozen samenwerkingspartners. Doel is om specifieke
problemen/ risico’s te identificeren (Risico-scan) en passende maatregelen
te nemen om de samenwerking succesvol te laten verlopen (Koffers).
M.n. toepasbaar tijdens vormgeven van de samenwerking waarbij al
gekozen is voor bepaalde samenwerkingspartner(s).
• Risico-scan: Problemen en risico’s inventariseren voor een specifieke
situatie
• Koffers: Bepaal maatregelen om problemen op te lossen en/of risico’s
te verkleinen
25 Delft, 16 december 2009

26. 2.3 Risico-scan
Situaties (case) Voorbeeld:
Bij samenwerking
1
Problemen en
risico’s met internationale
partners…
… is er een relatief
2 groot risico van
problemen met/in de
communicatie
26 Delft, 16 december 2009

27. 2.3 Risico-scan: instructies
Opdracht: Voor specifieke case/ situatie: Welke problemen en risico’s
zouden zich kunnen voordoen en waarom?
Stappen:
• Risico-scan (deel 1): Kruis aan: ‘Kenmerken van
samenwerken’ (bovenste rij)
• Risico-scan (deel 1): Identificeer relevante problemen en risico’s.
Er zijn reeds ‘kruisjes’ gezet, als handreiking (uiteraard kun je deze
voorgestelde ‘kruisjes’ weglaten of nieuwe ‘kruisjes plaatsen)
• Risico-scan (deel 2): Bepaal de ‘zwaarte’ van problemen en risico’s
(op een schaal van 1 tot en met 5) met een toelichting
• Kies één of enkele problemen of risico’s uit, om centraal te stellen
27 Delft, 16 december 2009

28. 2.3 Risico-scan (deel 1)
Kenmerken van
samenwerking:
Samenwerkings- Multi-partner Internationa Asymmetrische Diversiteit in Concurrentie Zeer lange Specifiek Onbekend Zeer
kenmerken samenwerking (> le partnerrelaties disciplines (partners samenwerkin intellect e partners vernieuwd
2 partners) samenwerki (groot- klein (de partners bieden g (bv kennis, bij samenwer
ng verhouding hebben vergelijkbare technologi betrokken kingsresul
(Partners uit tussen diverse producten/ e) wordt taat als
verschil- partners) achtergronde diensten aan ingebracht doel
lende n)) op de markt) of
landen) verkregen
in de
samenwer
Potentiële risico’s/ king
vraagstukken
Conflicten over X X X X X X X X
investering en verdeling
opbrengsten
Kennisdeling/- X X X
uitwisseling
Intellectueel eigendom X X X X X
(IP)
Vertrouwen en X X
commitment
Communicatie X X X X X
Externe veranderingen X
Technische en markt X
risico’s
Culturele/ X X X X
organisatorische fricties
28 Delft, 16 december 2009

29. 2.3 Risico-scan (deel 2)
Risico’s Hoe groot is de kans? Toelichting
Heel klein niet vs heel
groot (0-5)
Conflicten investering en en verdeling van opbrengsten:
• Conflicten over welke partner wat investeert/ inbrengt in de
samenwerking 0..1..2..3..4..5
• Conflicten over welke partner welke deel van de opbrengsten krijgt
0..1..2..3..4..5
Kennisdeling/ -uitwisseling:
• Risico dat de partner jouw unieke kennis verkrijgt (die je eigenlijk niet wil 0..1..2..3..4..5
delen)
• Risico dat de partners niet transparant zijn over welke relevante kennis zij 0..1..2..3..4..5
hebben
• Risico dat de partners niet alle relevante kennis deelt (kennis achterhoud) 0..1..2..3..4..5
• Risico dat de kennis zoveel wordt (af-) beschermt dat kennisdeling
moeizaam gaat 0..1..2..3..4..5
Intellectuele eigendom:
• Conflicten over wat de partners mogen doen met de kennis/ expertise/ 0..1..2..3..4..5
technologie die de partners inbrengen in de samenwerking
• Conflicten over wie mag wat gebruiken met idee/ concepten die tijdens de 0..1..2..3..4..5
samenwerking (extra) zijn ontwikkeld
• Conflicten over wie is de eigenaar van het eindproduct van de 0..1..2..3..4..5
samenwerking
• Conflicten over wie mag wat doen met het eindproduct uit de 0..1..2..3..4..5
samenwerking
Vertrouwen en commitment:
• Voldoende commitment o.a. top mngt van alle partners 0..1..2..3..4..5
• Voldoende vertrouwen dat combinatie van expertise van de partners te 0..1..2..3..4..5
samen voldoende is om de einddoelen te realiseren
• Vertrouwen in elkaar om dit project te realiseren 0..1..2..3..4..5
29 Delft, 16 december 2009

30. 2.3 Risico-scan (deel 2)
Risico’s Hoe groot schat je het Uitleg
risico in:
Score 0-5
(Zeer laag tot zeer
hoog)
Communicatie:
• Risico dat de partners elkaar niet goed begrijpen 0..1..2..3..4..5
• Risico dat de partners niet open zijn over doelen en belangen 0..1..2..3..4..5
0..1..2..3..4..5
Externe veranderingen:
• Risico dat veranderingen in de omgeving (bijv. technologisch 0..1..2..3..4..5
ontwikkelingen, concurrenten, marktvraag) op treden die invloed zijn op
de doelen/ resultaat, het proces en voorwaarden van de samenwerking
• Risico dat veranderingen bij de partner(s) plaatsvinden die van invloed
zijn op de inbreng/ belang en voorwaarden waaronder de partner in de 0..1..2..3..4..5
samenwerking
• Risico dat veranderingen in samenwerking, partner of omgeving van
invloed zijn op de samenstelling van partners in de samenwerking 0..1..2..3..4..5
Technische/ markt- risico:
• Risico’s dat het gewenste eindresultaat niet behaald kan worden door 0..1..2..3..4..5
bijvoorbeeld technisch problemen
• Risico’s dat er niet voldoende revenu gegenereerd kan worden uit de 0..1..2..3..4..5
markt o.b.v. van het eind resultaat
Culturele/ organisatorische: 0..1..2..3..4..5
• Risico dat door verschillen in werkprocessen, cultuur, procedures
tussen partners de samenwerking
30 Delft, 16 december 2009

31. Belangrijkste problemen en risico’s Toelichtingen
31 Delft, 16 december 2009

32. 2.4 Koffers
Voorbeeld:
Problemen en Een risico van
risico’s problemen met
communicatie…
… kun je oplossen
3 door extra tijd te
besteden aan
afstemmen
4
Maatregelen
Jur. Afs. Gov. Rel.
32 Delft, 16 december 2009

33. 2.4 Koffers
Juridisch Afspraken Governance Relationeel
Set van juridische Set van issues Set van Set van manieren
maatregelen waarover afspraken organisatorische hoe om te gaan met
kunnen worden maatregelen die relationele
gemaakt met genomen kunnen aspecten
samenwerkingspart worden
ners
Biedt de Biedt de Schept Biedt de
mogelijkheid om mogelijkheid om voorwaarden mogelijkheid de
een juridische helderheid te waaronder/ deze aspecten te
stappen te creëren/ waarbinnen de monitoren, te
ondernemen als verwachting af te samenwerkingsacti bespreken en
zaken niet stemmen tussen viteit worden indien nodig te
gebeuren zoals partners uitgevoerd en verbeteren
33gewenst gemanaged Delft, 16 december 2009

34. 2.4 Koffers: instructies
Opdracht:Voor gekozen problemen/risico’s: Selecteer passende
maatregelen en licht toe: waarom deze maatregelen gekozen
en hoe deze maatregelen toepassen
Stappen:
• Koffers kiezen: Bepaal voor de gekozen problemen/risico’s: welke
koffers je nodig zou kunnen hebben.
Er zijn reeds ‘kruisjes’ gezet, als handreiking (uiteraard kun je deze
voorgestelde ‘kruisjes’ weglaten of nieuwe ‘kruisjes’ plaatsen)
• Bekijk de inhoud van de Koffers en bedenk en bespreek welke
specifieke maatregelen je zou willen/moeten inzetten
• Bedenk en bespreek waarom je deze maatregelen kiest en maak een
plan, zo concreet mogelijk, hoe je deze maatregelen wilt inzetten
34 Delft, 16 december 2009

35. 2.4 Koffers kiezen
Potentiële risico’s/ vraagstukken
Conflicten over investering en
verdeling opbrengsten
X X
Kennisdeling/- uitwisseling
X X X
Intellectueel eigendom (IP)
X X X
Vertrouwen en commitment
X
Communicatie
X X X
Externe veranderingen
X X
Technische en markt risico’s
X X
Culturele/ organisatorische fricties
X X
Juridisch Afspraken Governance Relationeel
35 Delft, 16 december 2009

36. 2.4 Koffers
Een set van juridische maatregelen (IP en contracten),
dit biedt de mogelijkheid om een juridische stappen
Juridisch te ondernemen als zaken niet gebeuren zoals gewenst
Tips:
1. IP-afspraken over ‘in te brengen’ en
‘mogelijk te creëren intellect’: • Bedenk goed hoe IP kan bijdragen aan
jouw prestaties als bedrijf
• Copyright (auteursrecht)
• Bedenk goed wat de IP-consequenties,
bijv. het monitoren mis-use van IP en
• Brands, models, drawings
het aanvechten van mis-use
(merken, modellen, tekeningen)
• Patents (octrooi) • Contracten geven geen 100%
zekerheid
• ‘Free Culture’
• e veel tijd besteden aan contracten
T
kan er voor zorgen dat energie uit de
samenwerking gaat
2. Contractueel (juridisch) vastleggen van
afspraken • Dikke contracten niet altijd beter en
safer. Geven geen garantie voor geen
problemen)
36 Delft, 16 december 2009

37. 2.4 Koffers
Set van issues waarover afspraken kunnen worden
gemaakt met samenwerkingspartners, dit biedt de mogelijkheid
Afspraken om helderheid te creëren/ verwachting af te stemmen tussen partners
Issues
• Doel/ eindresultaat/ scope Tips:
• Redenen voor / belang om te samenwerken • Afspraken maken betekent
• Aansprakelijkheid eindresultaat helderheid creëren/ verwachtingen
(bijv. aangaande uniekheid)
af te stemmen
• Omgaan met risico’s en risico-verdeling
(bijv gelijk vs ongelijke verdeling)
• Investeringen (wat, hoeveel en hoe)
• Opbrengstenverdeling (hoe, wie en wanneer) • Papier is geduldig
(bijv lump sum, royalities, licenties)
• Eigendom/ rechten van ingebrachte expertise en
(tussen)resultaten
• Vertrouwelijkheid
• Geschillenregeling
• Ontbinding (Exit-strategies) en/of wisseling
partnersamenstelling
• Exclusiviteit
• Duur en beëindiging van de afspraken
• Afspraken over “Governance”
• Afspraken over “Relationeel”
37 Delft, 16 december 2009

38. 2.4 Koffers
Set van organisatorische maatregelen die genomen kunnen
Governance worden, dit schept voorwaarden waaronder/ waarbinnen de
samenwerkingsactiviteit worden uitgevoerd en gemanaged
Hard issues: Tips:
• Structuurproces
(welke activiteiten, welke volgorde, welke afhankelijk • Bedenk goed welke (samenwerk-)
heden om samenwerkingsdoelen te realiseren)
gedragingen je wel/niet wil stimuleren
• Taakverdeling
(wie doet wat, eventueel samen of niet)
faciliteren
• Coördinatiestructuur
(één van de partners, allen of een derden partij)
• Communicatiestructuur • Bekijk per (hard-) issue hoe je dit gedrag
(wie communiceert met wie of juist niet, wanneer waarover) kan stimuleren/ faciliteren
• (gezamenlijke) besluitvorming
(Wie maakt welke beslissingen en hoe)
• Motivatie/ beloning
(Wie hoe stimuleren/ belonen)
• Locatie van werk
(bijvb. gescheiden vs. op 1 locatie)
• Monitoring/ evaluatie
(Wat, hoevaak, wanneer)
38 Delft, 16 december 2009

39. 2.4 Koffers
Set van manieren hoe om te gaan met relationele aspecten,
dit biedt de mogelijkheid deze aspecten te monitoren,
Relationeel te bespreken en indien nodig te verbeteren
Zachte issues: Tips:
• Creëren / verhogen vertrouwen
• Open communiceren / transparantie • Vertrouwen en commitment zijn erg
belangrijk
• Communiceren, communiceren,
communiceren
• Commitment • Wantrouwen en commitment is moeilijk
• regelmatig communiceren/ feeling objectief te bepalen, te meten. Is je gevoel
houden met top
management van de partners • Communicatie, communicatie
• regelmatig vragen hoe de partners erin
staan
• Tussentijds evalueren
• Naast resultaten voortgang ook het
proces/ relatie evalueren
• Allert op bepaalde signalen, bijv.
• Uitstellen
• Schuivende deadlines
39 • Lange moeizame besluitvormingen Delft, 16 december 2009
• Wisselende/ twijfelende resources

40. 2.4 Koffers: een voorbeeld
Risico van communicatie-problemen reduceren
Juridisch Afspraken Governance Relationeel
In geval van Vooraf extra Iemand Extra alert op
contracten of uitgebreid bespreken verantwoordelijk communicatieproblee
juridische van verwachtingen maken om dit punt m signalen
overeenkomsten: over proces, en extra te bewaken
zorg voor passende resultaat, en Transparant
‘vertalingen’ management van de Regelmatig toetsen communiceren,
samenwerking of verwachtingen zaken vaker expliciet
over proces, maken
voortgang en
resultaat gelijk lopen
Zoveel mogelijk
werken op 1 locatie
40 Vaker overleggen Delft, 16 december 2009

41. Gekozen probleem of risico:
Koffers Wat? Hoe en waarom?
Juridisch
Afspraken
Governance
Relationeel
41 Delft, 16 december 2009

42. 3. Suggesties voor vervolgacties
Mensen in de creatieve industrie moeten en willen professioneler omgaan met
het opzetten en managen van samenwerking en intellectueel eigendom. Ze
hebben behoefte aan:
• Kennis over hoe om te gaan met bepaalde vraagstukken
• Training om bepaalde skills te ontwikkelen, bijv. onderhandelen
• Overzicht van organisaties die kunnen helpen met bepaalde vraagstukken
• Tools die hen ondersteunen in het proces van het opzetten en managen van
samenwerken
Bepaalde kennis en trainingen zijn reeds voorhanden, maar niet alle mensen
in de creatieve industrie weten de weg te vinden naar organisaties die
daarbij kunnen helpen. Hier zijn vooral goede verwijzingen nodig (3.1).
Daarnaast dienen de tools verder ontwikkeld te worden (3.2). Daarna kunnen
de tools ter beschikking worden gesteld richting ‘het veld’.
Tot slot wordt een voorstel gedaan voor vervolgactiviteiten (3.3).
42 Delft, 16 december 2009

43. 3.1 Verwijzingen
Goede verwijzingen zijn nodig, bijv. bij onderstaande onderwerpen:
Samenwerkingsconstructies: Samenwerking kun je in allerlei vormen
organiseren, bijv. als gezamenlijke BV, als CV, etc. Er is behoefte aan
kennis over verschillende constructies, en voor- en nadelen. Deze kennis
is waarschijnlijk aanwezig via bijv. KvK of Syntens.
Onderhandelings-skills: Bij het opzetten en managen van samenwerking
en bij het maken van afspraken komt veel onderhandelen kijken. Er is
behoefte aan trainingen op dit gebied. Waarschijnlijk zijn dergelijke
trainingen beschikbaar via bijv. beroeps-verenigingen, KvK of Syntens.
‘Een idee is slechts een idee’: Een idee is slechts een idee in het begin
van een proces, en door samenwerken kun je een idee uitwerken tot een
product. Soms zijn 'creatieven' geneigd om (te) veel waarde te hechten
aan hun ideeën, en zijn ze zich onvoldoende van bewust van de
investeringen die anderen moeten doen, bijv. in het uitwerken en op de
markt brengen. Pas dan is er waarde. Beroeps-verenigingen, Syntens of
Octrooicentrum kunnen wellicht een rol spelen in bewustwording.
43 Delft, 16 december 2009

44. 3.2 Tools verder uitwerken: in samenwerking met…
De tools (richtlijnen, risico scan en maatregelen) zouden verder
moeten worden uitgewerkt zodat mensen in de creatieve industrie ze
kunnen toepassen—tot en met bijv. modelcontracten.
Bij het verder uitwerken, en bij het uitdragen daarvan richting de creatieve
industrie, kan TNO samenwerken met bijv.
• Experts: Syntens, Octrooicentrum, BBIE (Benelux-Bureau voor
Intellectuele Eigendom), Kennisland, IViR (Instituut voor
Informatierecht), Juristen – m.n. voor specifieke, IP gerelateerde kennis
• Branche organisaties: BNO (Beroepsorganisatie Nederlandse
Ontwerpers), Virtueel Platform, Design in Business, Kunstenaars en CO,
IPCICO (Interregionaal Platform Creatieve Industrie Cultureel
Ondernemerschap) – m.n. voor samenwerking met ‘het veld’
• Opleidingen: Hogeschool voor de Kunsten Utrecht, Hogeschool
Amsterdam – bijv. voor opleiding van toekomstige ‘creatieven’
44 Delft, 16 december 2009

45. 3.2 Tools verder uitwerken: aandacht voor open
innovatie en co-creatie
Bij het verder uitwerken van de tools zullen we ook aandacht besteden
aan intellectueel eigendom in ‘open innovatie’ of ‘co-creatie’ trajecten
Creatieve processen vinden steeds vaker in het public domain plaats of in
‘open innovatie’ of ‘co-creatie’ omgeving waar diverse partners aanwezig zijn
(op internet, in living labs, online, etc.). Het is dan niet altijd duidelijk wie
eigenaar is van de kennis/ideeën die hier worden gegenereerd en hoe deze
gebruikt mogen worden. Er zouden richtlijnen moeten worden ontwikkeld om
makkelijker afspraken te maken. Bijvoorbeeld een set van richtlijnen voor
samenwerken en kennis delen tijdens een gezamenlijk, creatief proces van
samenwerken (crowdsourcing, co-design, blogs, etc.).
Wellicht kunnen we ons daarbij laten inspireren door ‘creative commons’
(licenties voor gebruik van auteursrechtelijk beschermde ‘werken’); is overigens
wel anders, want we hebben het hier over het regelen van eigendom en
gebruik van ideeën/concepten tijdens een creatief proces. Wat we zouden
kunnen gebruiken, zijn de laagdrempelige symbolen, met enkele regels
‘normale tekst’ en daarachter meer uitgebreide juridische teksten.
45 Delft, 16 december 2009

46. 3.2 Tools verder uitwerken: andere onderwerpen
Voor het verder ontwikkelen van de tools is het nodig om nog enige
kennis te ontwikkelen, o.a. over onderstaande onderwerpen:
• Maken van concrete afspraken: In het proces van samenwerken dienen
de partners op allerlei gebieden afspraken te maken. Er is een sterke
behoeften aan inzicht in: in welke situaties moet je afspraken maken;
waarover moet je afspraken maken; moet je afspraken vastleggen;
wanneer in het proces; etc.
• Afspraken over investeringen, eigendom en opbrengsten: Er moeten
afspraken worden gemaakt over hoe investeringen, eigendom en
opbrengsten verdeeld. Creatieve bedrijven weten niet altijd welke
modellen je kunt hanteren (bijv. lump sum, roylaties); voor- en nadelen;
en hoe je kunt kiezen tussen deze modellen.
• Vertrouwen en commitment in samenwerkingen: Vertrouwen en
commitment zijn ‘zachte’ componenten die zeer belangrijk zijn voor het
welslagen van samenwerkingen. Meer kennis is nodig over: de rol van
vertrouwen en commitment in samenwerking en hoe je deze kunt
behouden en verhogen?
46 Delft, 16 december 2009

47. 3.3 Vragen vanuit IIP Create
Een eerder idee vanuit IIP Create was om TNO te vragen om drie fasen uit
te voeren:
• Fase 1: Inventarisatie
• Fase 2: Tools ontwikkelen, in samenwerking met ‘het veld’
• Fase 3: Tools uitdragen, richting ‘het veld’
Fase 1 hebben we zojuist afgerond (deze rapportage).
In Fase 2 kan TNO zich m.n. richten op het ontwikkelen van de tools en
daarbij nauw samenwerken met specialisten en met organisaties uit de
creatieve industrie. Op die manier kunnen we de tools optimaal laten
aansluiten bij ‘het veld’.
In Fase 3 kan TNO zich m.n. richten op het uitdragen van de tools richting
mensen die samenwerkingen starten vanuit programma’s die IIP Create
coördineert. Daarnaast ligt er een belangrijke rol voor IIP Create, bijv.
het ontwikkelen van een communicatieplan om de tools uit te dragen
richting ‘het veld’ en om door te verwijzen naar andere organisaties.
Mogelijk daarbij worden geleerd van de website: www.own-it.org.
47 Delft, 16 december 2009

48. Bijlagen
• Overzicht interviews: experts, bedrijven, organisaties
• Deelnemers PICNIC workshop, 25 september 2009
• Deelnemers IIP Create/TNO workshop, 26 november 2009
• Verslag IIP Create/TNO workshop, 26 november 2009
48 Delft, 16 december 2009

49. Overzicht interviews (1/3)
Organisatie Personen Kort gesproken Uitgebreid Verslag
gesproken
Experts
IVIR Natali Helberger Ja
Kennisland Paul Keller, Martijn Arnoldus Ja (Marc) Ja
Vrije Universiteit Brian Tjemkes Ja (Pepijn)
Erasmus Universiteit Martijn Rink (afstudeerder) Ja (Pepijn) Ja, afstudeerrapport
TNO Arjan Rensma Ja (Pepijn)
Octrooicentrum Yp Kroon, Ja (Pepijn)
Jan Aernout Broekhuysen,
Wouter Kanneworff
Extra:
IPCICO Tammo ter Hark Ja (Miguel)
49 Delft, 16 december 2009

50. Overzicht interviews (2/3)
Personen Kort gesproken Uitgebreid gesproken Verslag
Bedrijven
For inspiration Ianus Keller Ja (Marc) Ja
only
Submarine Bruno Felix Nee (wel diverse malen geprobeerd contact
te leggen)
Waag Society Bart Tunnissen en Ja (Marc) Ja
Marleen Stikker
V2 Boris Debackere Nee (wel diverse malen geprobeerd contact
te leggen)
Mediamatic Willem Velthoven Ja (Marc) Ja
HKU Jeroen van Mastrigt Case, op PICNIC
Philips Hans Robertus Ja (Marc) Ja
Extra:
Create Law Olivier Oosterbaan Op PICNIC
Act2 Mike Pearse Case, op PICNIC
Flex Jeroen K. Verbrugge Ja (Pepijn) Ja
50 Delft, 16 december 2009

51. Overzicht interviews (3/3)
Personen Kort gesproken Uitgebreid gesproken Verslag
Organisaties
Syntens Erwin Bos, Ja (Pepijn) Ja
Dirk van
Vreeswijk,
Wilfred
Backers
SenterNovem Nee (wel veel info van
web)
Virtueel Platform Floor van Nee (in volgende fase
Spaendonck zullen we wel contact
hebben)
Design in Business Hans Ja (Pepijn)
Kamphuis
Kunstenaars en CO Marceline Ja (Miguel) Ja
Loudon
Hogeschool Sabine Ja, input van gekregen
Amsterdam Niederer
Extra:
BNO Anouk Ja (Pepijn) Ja
Siegelaar
51 Delft, 16 december 2009

52. Deelnemers PICNIC workshop, 25 september 2009
CIB
Digitaal Erfgoed Nederland, Marco Streefkerk
ICT Regie, Erik van Pelt
Amsterdam Livinglab
Active Video
HKU, Jeroen van Mastrigt, David Crombie
Irene Kress (ZZP’er)
Cap Gemini
Imidiate project & Filas, Carlo Donzella
Create Law, Olivier Oosterbaan
Act2, Mike Pearse
52 Delft, 16 december 2009

53. Deelnemers Workshop IIP Create, 26 november 2009
Iris Hollaender, Hogeschool Utrecht
Joost van Eeden, 4XM
joost waltjen, industrieel ontwerper
Bram Appelman, Werkblik communicatieprojecten
jolijn fiddelaers, Creative Concepts / Textile Design / Collection Development
Robert Admiraal, StudioAdmiraal
Karen van der Moolen, Waag Society
Catharina Van Wijngaarden, Pedagoge
talitha huges, Interieurarchitect
Anouk Siegelaar, BNO
Lena Shafir, Bureau Etcetera
Annemarit van Broekhoven, OntwerpstudioAvB
Lenthe Vermeulen, Sam Reclame & Communicatie
Erik Driessen, designgoed
Marco van Heerde, IBISAKI copy concept projects
Bart Tunnissen, Waag Society
Winanda Hendriks, PRFUM Dave de Lange, met PRFUM
Marco Streefkerk, DEN (Digitaal Erfgoed Nederland)
Arianne Bijma, Syntens
Jan Odijk, Universiteit Utrecht / STEVIN
Jan van der Meer, Ericsson
Martin van Brakel, Slumdog Miljonairs
Robert Span, de CLERCQ advocaten · notarissen · belastingadv
Eva Nieuwdorp, Taskforce Innovatie Regio Utrecht
Olivier Oosterbaan, Create Law
Hans Kamphuis, DEB
Marc Fonteijn, 31Volts
Klaas Kuitenbrouwer, Virtueel Platform
Erik de Vos, Kracht Advocatuur
53 Delft, 16 december 2009

54. Verslag Workshop IIP Create, 26 november 2009
Er waren ca. 30 deelnemers, driekwart ondernemers uit de creatieve industrie.
Sprekers:
• Dirk van Vreeswijk, Syntens: ‘Samenwerken in de creatieve industrie’
Cruciaal voor samenwerken: vertrouwen, win-win, goede afspraken en elkaar iets gunnen
• Yp Kroon, Octrooicentrum: ‘Intellectueel eigendom in de creatieve industrie’
Er zijn allerlei manieren om IP te regelen, kies een passende manier
• Marc Steen en Pepijn Vos, TNO: ‘Samenwerken en intellectueel eigendom’
Wanneer noem je samenwerken succesvol? Welke hordes kun je tegenkomen?
In sub-groepen gewerkt aan vijf specifieke cases. Daarbij werd gebruikgemaakt van twee tools:
Risico-scan (checklist); en Koffers (maatregelen).
Bevindingen:
• De gepresenteerde vraagstukken, problemen en cases zijn herkenbaar voor mensen uit de
praktijk -- vooral ook de grote diversiteit in situaties, vraagstukken en problemen.
• Herkenbaar ook dat er verschillende doelen kunnen zijn voor samenwerken, en dat er
verschillende opvattingen zijn over wanneer je samenwerking succesvol zou noemen.
• De algemene richtlijnen en de checklists zijn bruikbaar voor mensen uit de praktijk -- vooral
om onderwerpen vast te stellen waar je je op moet voorbereiden en waarover je afspraken
zou moeten maken met elkaar.
• De checklists helpen om mogelijke vraagstukken en problemen systematisch door te nemen,
en om specifieke situaties, bijv. een afspraak volgende week met A en B over onderwerp C,
voor te bereiden.
54 Delft, 16 december 2009