Hvilken konsekvens har økende digitalisering og større innbyggerforventninger for oss i kommunene? Igjennom foredraget for arkivgruppa for Nedre Romerike viser jeg hvordan vi jobber for å lage tjenester som har "utenifraoginn"-perspektivet og hvordan kravene til arkivrollen endres i takt med dette.

1. v/ Håvard Wiik – avdelingsleder web og portal, Skedsmo kommune
SNR arkiv fagdag 06.05.2015
1
Digitalisering
- hva betyr det for kommunen?

2. Dagens tekst
• Hva er digitalisering?
• Vår digitaliseringsstrategi: Bakgrunn og mål
• Metodikk og forutsetninger for tjenesteutvikling
• Hva blir arkivets rolle i digitaliseringen
• Hva vil kjennetegne en god prosess med arkiv
• Oppsummering og råd
2

3. 3
HVA ER DIGITALISERING?

4. «The world is in beta»
4
Kilde PwC, http://www.worldinbeta.com/videos/world-in-beta/home
«The world is in beta»

5. 5
Digitalisering
social
networks
mobile
computing
analytics
cloud
computing
Kilde: PwC

6. Verktøy, infrastruktur og
støttefunksjoner er til for, og
må tilpasses til, resten av
organisasjonen
Prosesser og tjenester
digitaliseres og baseres på
teknologi
Teknologi er tjenesten
Kilde: PwC

7. 7

8. 8
Kilde: Tora Mellbye, Sparebank 1

9. Fullelektronisk saksbehandling
9
Digitaliseringsstrategien har følgende visjon:
«En samordnet kommunal sektor leverer digitale tjenester
som gir innbyggere og næringsliv
et reelt digitalt førstevalg.»

10. Regjeringens digitaliseringsprogram
I dag skjer mye av den skriftlige
kommunikasjonen mellom folk og
forvaltningen på papir. Om du ønsker digital
kontakt, må du be om det. Dette skal vi snu
på hodet.
I fremtiden skal digital kommunikasjon
være hovedregelen.
Innsending av søknader, fakturering,
timebestillinger, utsending av vedtak og ulike
former for rapporteringer skal skje digitalt.
Oslo, april 2012
Jens Stoltenberg Rigmor Aasrud
10

11. Vårt arbeid
• Skedsmo kommunes IKT-strategi utløp 31.12.2012. Regjeringens digitaliseringsprogram
(På nett med innbyggerne) ble lansert i april 2012. Som følge av dette programmet,
utarbeidet KS (KommIT) digitaliseringsstrategi for kommuner og fylkeskommuner.
• Det er ønskelig at Skedsmo kommune lager sin egen digitaliseringsstrategi som tar
utgangspunkt i disse dokumentene. Prosjektet skal understøtte kommunes
sektorovergripende mål:
11
”Skedsmo kommune skal være blant de
fremste kommuner i Norge på
elektronisk innbyggerdialog,
digitale tjenester og effektiv forvaltning”

12. Mål
Effektmål:
• Strategien skal bidra til økt digital tjenesteutvikling og forbedrede tjenester.
Resultatmål:
• Sikre at digital selvbetjening skal være hovedregelen
• Stimulere til digital tjenesteutvikling i sektorene for på denne måten å øke
effektivitet og kvalitet på våre tjenester
• Utvikle en felles metodikk med en sjekkliste som sikrer at vi fremstår
gjennomtenkt og helhetlig overfor våre brukere.
• Bevisstgjøre organisasjonen i gjenbruk av data slik at vi effektiviserer prosessen
for bruker og selv sparer kostnader
• Etablere en tydelig målsetting av fullelektronisk saksgang
• Foreslår en organisering av IKT-ressursene som på en best mulig måte ivaretar
digitaliseringsstrategien
12

13. Felles metodikk for tjenesteutvikling
Sentrale emner
Felleskomponenter
Tjenesteorientering
Arkiv
Gjenbruk av
data
Brukeropplevelse
Brukskvalitet
Prosesskartlegging
Bruker-
orientering
Gevinstrealisering
Kost/nytteanalyser
Nøkkeltall
Fra leveranse til
effekt

14. 14

15. Tverrsektorielle tema
• Digital dialog
• Strategisk ledelse og IKT
• Kompetanse
• Arkiv og dokumenthåndtering
• Personvern, taushetsplikt og informasjonssikkerhet
• Arkitektur og standardisering
15

16. Digital dialog
For å lykkes med en god, digital forvaltning må de digitale selvbetjeningsløsningene være
forståelige og enkle å ta i bruk
16

17. Strategisk ledelse og IKT
17
IKT er sentralt i alle arbeidsprosesser, derfor må IKT inkluderes i alt budsjett- og planarbeid.

18. Arkiv og dokumenthåndtering
18
Hensikten med å ha arkiv er å gjenfinne dokumentasjon. Dette gjelder mottatte, sendte
og internt lagde dokumenter.

19. Arkitektur og standardisering
19
For at innbyggere og næringsliv skal oppleve de digitale tjenestene som gode,
må de interne systemene kommunisere seg i mellom,
og utveksle informasjon på tvers av forvaltningsnivå.

20. 20

21. 21

22. Brukerreise
• Hvem er brukeren? Undersøke hvilken
«reise» brukere foretar seg for å finne
fram og utføre det han/hun ønsker av
kommunens tjenester
• Brukerens behov underveis i prosessen
deles opp i så konkrete steg som mulig:
FØR-UNDER-ETTER
• Visualiserer hele prosessen, forenkler
kommunikasjon rundt løsning og kopler
den mot IT
• Finne ut hvor det «gjør vondt» (Pain
points), Hjelper oss å prioritere
• Hva trenger man for å komme seg videre?
• Kanalbruk (kontaktflater)
22

23. Arbeidssituasjon og bakgrunn
Opptatt av jobben sin..
Tydelig krav til aktiviteten.
Punktlighet.
Relasjon og tidligere historikk med Skedsmo kommune
Deltok ifjor på ferieaktiviteter.
Har barn i barneskolen og tidl. i barnehage.
Scenario (brukerhistorie)
Hun jobber med nedskjæringer så hun må jobbe I hele vinterferien. Mannen er på tjenestereise I
USA.
Trenger et sted for barna sine i ferien.
Har sett brosjyre via ranselpost til 6.klassingen og ønsker å melde på aktiviteter alle dager.
Behov og ønsker
Forventer å få tjeneste tilrettelagt på mobile enheter.
Bio
Gift
To barn
Vardeåsen, enebolig
Høyskoleutdannet
Teknisk kompetanse og
preferanser
Iphone, bruker nett på mobil
Facebook, hyppig
Solfrid (42), HR-ansvarlig, Moods of Norway
23

24. Fritidsaktiviteter: Utarbeidet interessentliste
24

25. 25

26. 26

27. Metodikken gir gevinst
• Kommunen mer attraktiv som arbeidsplass
• Bedre omdømme
• Ivareta lovpålagt servicenivå
27

28. Hva blir arkivets rolle i digitaliseringen?
Forutsetning for gevinst:
• Fullelektroniske arkiv
• God datakvalitet: Presise metadata og digital arkivering
• Effektiv flyt i alle ledd:
-Bidra til at saks- og dokumentflyt tas i bruk for å sikre rask håndtering av skjemaflyt og
påfølgende saksbehandling.
Dvs sikre automatisert skjemaimport til sak-/arkivsystemet - unngå manuell registrering og
journalføring.
 De som håndterer dokumentasjon i papirformat, må sette mål for oppstart for
fullelektronisk arkiv. Særlig gjelder dette arkiver/arkivdeler der papirarkivering er til hinder
for en fullgod gevinstrealisering.
28

29. Hva blir arkivets rolle i digitaliseringen?
29
Samtidig som arkivprinsippene ivaretas:
• Bevaring og kassasjon: Hvilken dokumentasjon skal bevares for evig og være med på
uttrekk, og hvilke grupper av dokumentasjon kan kasseres etter gitt tid
• Konfidensialitet: Hvem skal dokumentasjonen være tilgjengelig for, og hvem skal den
sikres mot innsyn fra (skjerming og tilgangskoder)
• Integritet: Sikre arkivert dokumentasjon mot uautorisert endring, sletting, flytting, og
at loggene viser det de skal ihht NOARK5-standarden.
• Tilgjengelighet: Sikre at dokumentasjonen er tilgjengelig og lesbar for de som trenger
den og når de trenger den. Digitale data skal langtidslagres ihht Arkivloven og forskrift.

30. Hva kjennetegner en god prosess med arkiv
30
Ved anskaffelse av nye fagsystemer :
- Arkivet må med i arbeidet med kravspesifikasjon enten fagsystemet anskaffes
ekstern eller det skal utvikles et fagsystem internt.
- Arkivet må bistå i arbeidet med å kartlegge hvilke arbeidsprosesser fagsystemet
skal håndtere, samt hvilke typer saksdokumentasjon som kommer ut av disse
arbeidsprosessene.
Ved mindre organisasjonsendringer som kan medføre endring av
arbeidsprosesser:
- Arkivet kan bistå med å legge til rette for saksbehandlerstøtte og effektivisering av
arbeidsprosesser.
Ved digitalisering av skjemaer:
Sikre journalførings- og arkivplikten blir ivaretatt, samt at skjemaene blir sikkert og
effektivt håndtert enten i et fagsystem eller i sak-/arkivsystemet med riktige
metadata.
Hva betyr arkivet for innbyggertjenestene:
- Gjenbruk av data krever god datakvalitet
 en gjennomtenkt arkivarkitektur.

31. Kartlegge arbeidsprosesser/saksbehandlingsprosessen
31

32. «As is – To be»
32

33. Oppsummering
• Mindre journalføring, posthåndteringen blir mindre og mindre
• Digital forsendelse og meldingsutveksling
• Sikre god datakvalitet og gjenbruk av data
• Tillitsvekkende og effektive innsynsløsninger
• Prosesskartlegging
• Tilrettelegger for tjenesteutvikling
• Kompetansevridning  digital forståelse inn i arkivet
33
• Digital kommunikasjon er nå hovedregelen
• Digitalisering handler ikke om installasjon av et system
men om forenkling og effektivisering av våre prosesser

34. 34
Arkivaren: Fra mottaker og lagrer av informasjon til
digitaliseringsrådgiver

35. Skedsmo kommune
Jonas Liesgate 18
Postboks 313, 2001 Lillestrøm
www.skedsmo.kommune.no
35