1. Badan Kepegawaian Negara
PENYUSUNAN PETA JABATAN
DAN
ANALISIS BEBAN KERJA
Direktorat Perencanaan Kepegawaian dan Formasi
2011
2. Badan Kepegawaian Negara
MEKANISME PENYUSUNAN
KEBUTUHAN PEGAWAI
TUGAS
POKOK
DAN
FUNGSI
TUGAS
POKOK
DAN
FUNGSI
ANALISIS
JABATAN
ANALISIS
JABATAN
INFORMASI
JABATAN
INFORMASI
JABATAN
• NAMA JABATAN
• IKHTISAR JABATAN
• URAIAN TUGAS
• NAMA JABATAN
• IKHTISAR JABATAN
• URAIAN TUGAS
ANALISIS
BEBAN KERJA
ANALISIS
BEBAN KERJA
KEBUTUHAN
PEGAWAI
KEBUTUHAN
PEGAWAI
PETA JABATAN
KEBUTUHAN
PETA JABATAN
KEBUTUHAN
3. Badan Kepegawaian Negara PETA JABATAN
Peta jabatan adalah susunan nama dan
tingkat Jabatan Struktural dan Fungsional
Peta jabatan adalah susunan nama dan
tingkat Jabatan Struktural dan Fungsional
yang tergambar dalam suatu struktur unit organisasi
dari tingkat paling rendah sampai dengan yang tinggi.
yang tergambar dalam suatu struktur unit organisasi
dari tingkat paling rendah sampai dengan yang tinggi.
4. Badan Kepegawaian Negara CONTOH PETA JABATAN
Rekapitulasi
Kekuatan Pegawai
Struktur Organisasi
Lengkap dengan Golru & Pendidikan
Beban Kerja
Nomenklatur Fungsional
dengan Jumlah
5. Badan Kepegawaian Negara ANALISIS BEBAN KERJA
Analisis Beban Kerja adalah suatu teknik untuk
Analisis Beban Kerja adalah suatu teknik untuk
menentukan jumlah dan jenis pekerjaan
menentukan jumlah dan jenis pekerjaan
suatu unit organisasi yang dilakukan secara sistematis
suatu unit organisasi yang dilakukan secara sistematis
menggunakan teknik analisis jabatan dengan
memperhatikan, atau teknik manajemen lainnya
menggunakan teknik analisis jabatan dengan
memperhatikan, atau teknik manajemen lainnya
6. Badan Kepegawaian Negara
METODE
ANALISIS BEBAN KERJA
METODE DAFTAR PERTANYAAN
Menyusun daftar pertanyaan terbuka tentang uraian tugas dari masing-masing
pegawai/pemegang jabatan sesuai hasil analisis jabatan, namun masih
dimungkinkan untuk disesuaikan dengan tugas-tugas baru karena adanya
perubahan peraturan perundang-undangan yang berlaku yang disampaikan
kepada unit/satuan kerja yang menjadi sasaran.
Menyusun daftar pertanyaan terbuka tentang uraian tugas dari masing-masing
pegawai/pemegang jabatan sesuai hasil analisis jabatan, namun masih
dimungkinkan untuk disesuaikan dengan tugas-tugas baru karena adanya
perubahan peraturan perundang-undangan yang berlaku yang disampaikan
kepada unit/satuan kerja yang menjadi sasaran.
METODE WAWANCARA
Mewawancarai masing-masing pegawai/pemegang jabatan yang berkaitan
dengan tugas pokok dan fungsinyang dikerjakan oleh pemegang jabatan
Mewawancarai masing-masing pegawai/pemegang jabatan yang berkaitan
dengan tugas pokok dan fungsinyang dikerjakan oleh pemegang jabatan
METODE PENGAMATAN LANGSUNG
Mengamati langsung pekerjaan yang dilakukan oleh Mengamati langsung pekerjaan yang dilakukan oleh p peemmeeggaanngg j ajabbaattaann
7. Badan Kepegawaian Negara PENGHITUNGAN BEBAN KERJA
1. Unit pelaksana mengolah data laporan beban kerja dari satuan
1. Unit pelaksana mengolah data laporan beban kerja dari satuan
unit/satuan organisasi dengan menghitung isi kerjanya,dengan rumus :
unit/satuan organisasi dengan menghitung isi kerjanya,dengan rumus :
ISI KERJA = BEBAN KERJA x NORMA WAKTU
2. Setelah seluruh jenis produk dihitung isi kerjanya, kemudian dijumlahkan
2. Setelah seluruh jenis produk dihitung isi kerjanya, kemudian dijumlahkan
untuk mencari jumlah isi kerja jabatan dan isi kerja unit dengan
menggunakan satuan orang jam (OJ)
untuk mencari jumlah isi kerja jabatan dan isi kerja unit dengan
menggunakan satuan orang jam (OJ)
8. Badan Kepegawaian Negara WAKTU KERJA EFEKTIF
WAKTU KERJA EFEKTIF per hari = 1 hari x 5 jam x 60 menit = 300 menit
WAKTU KERJA EFEKTIF per minggu = 5 hari x 5 jam x 60 menit = 1.500 menit
WAKTU KERJA EFEKTIF per bulan = 20 hari x 5 jam x 60 menit = 6.000 menit
WAKTU KERJA EFEKTIF per tahun = 240 hari x 5 jam x 60 menit = 72.000 menit
Berdasarkan isi kerja jabatan selanjutnya dapat dihitung jumlah kebutuhan pegawai
per jabatan dengan rumus :
Jumlah KebutuhanWaktu Penyelesaian x Beban Kerja
Pegawai Per jabatan Waktu Kerja Efektif
Berdasarkan isi kerja jabatan selanjutnya dapat dihitung jumlah kebutuhan pegawai
per jabatan dengan rumus :
Jumlah KebutuhanWaktu Penyelesaian x Beban Kerja
=
Pegawai Per jabatan Waktu Kerja Efektif
9. Badan Kepegawaian Negara
FORMULIR PENGUKURAN
BEBAN KERJA PEGAWAI
No Uraian Tugas Satuan
Hasil
Waktu
Penyele
-saian
Waktu
Kerja
Efektif
Beban
Kerja
Pegawai
Yg
Dibu-tuhkan
Ket.
1
2
3
4
5
6
7
8
Jumlah
Nama Jabatan :
Unit Kerja :
Ikhtisar Jabatan :
10. Badan Kepegawaian Negara PETUNJUK PENGISIAN
U R A I A N KETERANGAN
Nama Jabatan Tulislah nama jabatan yang sekarang saudara pangku dengan nama
yg tersebut dalam surat keputusan
Unit Kerja Tulislah unit kerja tempat saudara bekerja
Ikhtisar Jabatan Adalah uraian jabatan dalam bentuk ringkas yang memberikan
gambaran secara umum tentang ruang lingkup atau kompleksitas
jabatan dalam satu kalimat yang mencerminkan apa yang dikerjakan
(What), bagaimana cara mengerjakan (How), dan mengapa
dikerjakan (why)
Uraian Tugas Tulislah dengan ringkas , jelas, dan lengkap uraian tugas pokok
saudara secara berurutan dari yang paling berat, kurang berat dan
ringan dalam satu kalimat yang mencerminkan apa yang dikerjakan
(what), bagaimana cara mengerjakan (how) dan mengapa dikerjakan
(why)
Satuan Hasil Tulislah satuan hasil yang saudara peroleh dalam melaksanakan tugas
pada setiap uraian tugas, satuan hasil tersebut diisi dalam bentuk kata,
yaitu rencana, kegiatan, surat, data, berkas, buku, laporan, dll.
11. Badan Kepegawaian Negara PETUNJUK PENGISIAN
U R A I A N KETERANGAN
Waktu
Penyelesaian
Rata-rata yang diukur satuan waktu yang digunakan dalam
penyelesaian suatu tugas jabatan
Waktu Kerja
Efektif
Waktu yang efektif digunakan untuk bekerja, yaitu 1 hari waktu
efektif = 300 menit, 1 minggu = 1500 menit, 1 bulan = 6000 menit dan 1
tahun 72000 menit
Beban Kerja Beban kerja yang harus diselesaikan apakah harian, mingguan atau
bulanan
Pegawai Yang
Dibutuhkan
Diisi dengan menggunakan rumus perbandingan antara isi jabatan
(IKJ) dengan Waktu Kerja Efektif (WKE) selama satu tahun
12. Badan Kepegawaian Negara CONTOH (1)
Nama Jabatan : Pengolah Data Formasi
Unit Kerja : Sub Dit. Perencanaan Formasi Pegawai
Ikhtisar Jabatan : Menginventarisasi, merekapitulasi, dan membuat konsep
pertimbangan Kepala BKN mengenai alokasi tambahan formasi
Instansi Pusat dan Daerah sesuai dengan peraturan yang berlaku,
untuk kelancaran pelaksanaan tugas di lingkungan Direktorat
Perencanaan Kepegawaian dan Formasi - BKN
No Uraian Tugas Satuan
Hasil
Waktu
Penyele-saian
Waktu
Kerja
Efektif
Beban
Kerja
Pegawai
Yg
Dibutuh-kan
Ket
1
Menginventarisasi data
usulan formasi yang
disampaikan oleh Instansi
Pusat dan Daerah dengan
cara mengelompokkan
sesuai dengan instansinya
agar memudahkan dalam
pencarian data
Data 5 menit
24.000
menit 602 0,125
13. Badan Kepegawaian Negara CONTOH (2)
No Uraian Tugas
Satuan
Hasil
Waktu
Penyele-saian
Waktu
Kerja
Efektif
Beban
Kerja
Pegawai
Yg
Dibutuh-kan
Ket
2
Memeriksa data usulan
formasi yang disampaikan
sesuai dengan format
formulir yang ditentukan
agar data akurat
Laporan 15 menit
24.000
menit 602 0,376
3
Mengolah data usulan
formasi berdasarkan jenis
jabatan untuk membuat
bahan pertimbangan
Bahan
Pertim-bangan
Formasi
15 menit 24.000
menit
602 0,376
4
Memelihara database
formasi pegawai dengan
cara menyimpan,
memperbaharui dan
memproteksi data agar
tetap akurat dan terjaga
kerahasiaannya
Kegiatan 30 menit
72.000
menit
4 0,002
14. Badan Kepegawaian Negara CONTOH (3)
No Uraian Tugas
Satuan
Hasil
Waktu
Penyele-saian
Waktu
Kerja
Efektif
Beban
Kerja
Pegawai
Yg
Dibutuh-kan
Ket
5
Memberikan informasi
yang dibutuhkan
Penganalisis Formasi
Pegawai berdasarkan
data usul formasi sebagai
bahan pembuatan
kebijakan formasi dan
pertimbangan alokasi
tambahan formasi
pegawai Instansi Pusat
dan Daerah
Laporan 5 menit
24.000
menit 602 0,125
6
Membuat konsep laporan
statistik mengenai formasi
pegawai Instansi Pusat
dan Daerah berdasarkan
data usul formasi untuk
diserahkan kepada atasan
langsung
Laporan
6000
menit
24.000
menit 1 0,125
15. Badan Kepegawaian Negara CONTOH (4)
No Uraian Tugas
Satuan
Hasil
Waktu
Penyele-saian
Waktu
Kerja
Efektif
Beban
Kerja
Pegawai
Yg
Dibutuh-kan
Ket
7
Membuat konsep
pertimbangan Kepala
BKN mengenai alokasi
tambahan formasi
pegawai Instansi Pusat
dan Daerah berdasarkan
data usul formasi sebagai
bahan pertimbangan
teknis Kepala BKN
Pertim-bangan
6000
menit
24.000
menit 1 0,250
8
Melaksanakan tugas
kedinasan lain yang
diperintahkan oleh atasan
baik lisan maupun tertulis
untuk kelancaran
pelaksanaan tugas
Kegiatan 10 menit
300
menit 3 0,100
Jumlah 1,604
Jadi, jumlah pegawai yang dibutuhkan 2 orang (dibulatkan)