2. UW Samenwerking
Hoe werkt dat met de
organisatie?
15 april 2014

3. inrichtingsplan
Inhoud
1.Introductie
2.UW Samenwerking
3.USP
4.Wendbare organisatie (de kanteling)
5.Regie op de uitvoering
6.Einde integraal management
7.Mandaten en budgethouders
8.Planning en control-cyclus

4. inrichtingsplan

5. inrichtingsplan
2. organisatie
•Onderzoek uitvoering
•Participatie
•Samenwerking in de regio

6. inrichtingsplan
Wendbare organisatie; kanteling
•Uitvoering op afstand
•Regie op de uitvoering
•UW Samenwerking
o gestart per 1-9-2013
o Geen herindeling
o Klant merkt er niets van

7. inrichtingsplan
Participatie
•Netwerken ontstaan voor de gemeenten
•Allerhande samenwerkingsverbanden
– Gemeenschappelijke regelingen en andere
verbanden
•Netwerken in de samenleving
– Vorm en duur zijn constant in verandering
– Gemeente is onderdeel van netwerken

8. inrichtingsplan

9. inrichtingsplan
• Regieorganisatie
• Strategie  wat gaan we doen?
• Projecten  unieke klus
• Bedrijf  beleggen van de uitvoering
• Services  ondersteunt
• Klant  volwaardige KCC’s in beide
gemeenten

10. inrichtingsplan

11. inrichtingsplan
Effect
Kader
Prestatie
uitvoering

12. inrichtingsplan5. Regie op de uitvoering
bedrijf
uitvoering
bedrijf
uitvoering
Wat? effect
Hoe?
prestatie
evaluatie

13. inrichtingsplan
• Versterking sturing GR’s:
• Bedrijf
• Accounthouders
– Onderhouden contacten (dvo’s)
• Prestatieanalisten (jur / fin)
– Analyseren geleverde prestaties.
– Zijn budgetbewaker
– Sluiten contracten en DVO’s af

14. inrichtingsplan
• Versterking sturing GR’s:
• Portefeuillehouder krijgt drie annotaties:
– Rapportage over realisatie effecten
– Rapportage over realisatie prestatie / KPI’s
– Rapportage over bedrijfsvoering
• Accounthouders hebben direct contact
• Wij stellen DVO’s op als er geen zijn.
• Template voor rapportage aan raad

15. inrichtingsplan
6. Einde integraal
management:
•Medewerker
– Verantwoordelijk voor inhoud
– Overlegt zelfstandig met portefeuillehouders
– Tekent brieven
– Organiseert eigen 360 graden feedback

16. inrichtingsplan
• Einde integraal
management:
• HR-manager is hiërarchische manager
alle medewerkers
– voert gesprekken aan de hand van 360
graden feedback
– Zorgt voor instroom, doorstroom en uitstroom
– Stelt personeel beschikbaar.

17. inrichtingsplan
• Einde integraal
management:
• Procesmanager
– Bewaakt het proces
– Zet medewerkers in op processen
– Coacht medewerkers
– Zorgt voor aansluiting tussen processen

18. inrichtingsplan
7. Mandaat en budgethouders
•Inhoud (beleid) en € in één hand
•Programmaverantwoordelijken financieel
verantwoordelijk
•Procesmanagers ≠ financieel
verantwoordelijk
•Bevoegdheden zo laag mogelijk
gemandateerd

19. inrichtingsplan

20. inrichtingsplan
8. Synchronisatie P&C cyclus
•Voortraject:
-Ambtelijke fusie 1-1-2014
-Besproken met auditcommissie Montfoort /
werkgroep P&C IJsselstein
•Synchronisatie betreft:
-Planning
-Inhoud (format)
-Programma-indeling

21. inrichtingsplan
Planning
•Juni:
-Jaarrekening
-Voorjaarsrapportage
-Kadernota
•November:
-Najaarsrapportage
-Begroting

22. inrichtingsplan
Inhoud
-Van financiële naar op inhoud gestuurde
documenten
-Sturing op prestaties en effecten
-Borging van de processen in de P&C
cyclus: controlerende, kaderstellende en
sturende rol
-Vast format

23. inrichtingsplan
Programma-indeling
-Uniforme indeling van de programma’s
-1 programmaverantwoordelijke voor beide
gemeenten
-1 programma voor het sociale domein

24. inrichtingsplan
9. Begroting UW Samenwerking
-Geen nieuw beleid, niet meer dan een
kopie van de begroting 2014
-Huisvesting niet in begroting van UW
(overdrachtsbelasting)
-Na de zomer komt een voorstel t.a.v. de
huisvestingsoplossingen

25. inrichtingsplan
Financiële doorkijk 2015-2018
-We zijn nu de organisatie aan het
opbouwen
-Extra formatie op de decentralisaties (geen
rek in de formatie)
-Op kort termijn bezuinigingen niet haalbaar
-Vanaf 2017 kunnen voordelen worden
gerealiseerd

26. inrichtingsplan
Bedragen UW Samenwerking:
-2017: tussen € 500.000,- en € 750.000,-
-2018: tussen € 1.000.000,- en €
1.500.000,-
Dat betekent voor Montfoort:
-2017: tussen € 142.500,- tot € 213.800,-
-2018: tussen € 285.000,- tot € 427.500,-

27. vormgeven aan
een wendbare
informatie
voorziening

30. Frankwatching.com
Sander Duivestein

31. 1. Veel praten
2. Details vastleggen
3. Intelligente workflows inrichten
4. Uitgebreide architecturen ontwerpen
5. Veel systemen
6. Systemen verbinden

32. Veel praten

33. Veel doen!

34. Details vastleggen

35. Alleen de hoofdlijnen!
pagina 1 van 1

36. Intelligente workflows inrichten

37. Sturen op (zaak)statussen!

38. Uitgebreide architecturen ontwerpen

39. Begrijpelijke plaatjes!

40. Veel systemem

41. Eén portaal …

42. Systemen verbinden

43. Mensen verbinden!

44. 1. Veel met elkaar doen
2. Alleen de hoofdlijnen vastleggen
3. Sturen op statussen en niet op stappen
4. Begrijpelijke plaatjes maken
5. All in one informatiesysteem
6. Mensen verbinden
1. Veel praten
2. Details vastleggen
3. Intelligente workflows inrichten
4. Uitgebreide architecturen ontwerpen
5. Veel systemen
6. Systemen verbinden

45. Waar brengt ons dat?

46. Maximaal digitaal

47. Alle relevante informatie in 1 systeem

48. Processen op elkaar afgestemd

49. Volledig Zaakgericht

50. Plaats onafhankelijk

51. Maar ook soms…

52. en ook wel…

53. en dus…

55. Reserveplaatjes Sjoerd