業務マニュアルの作り方、使い方
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テンプレート、活用方法については下記サイトで詳細に説明しています。 関連サイト：匠の知恵 業務マニュアルの作り方、使い方、活用【図解】 https://takuminotie.com/blog/2019/06/04/post-18326/
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業務マニュアルの作り方、使い方
- 1. 業務マニュアルの作り方、使い方 作成：2019年10月06日 ク コンサルティングクレイン テクノ コンサルティング Ｃｒａｎｅ ｔｅｃｈｎｏ Ｃｏｎｓｕｌｔｉｎｇ． サイト ＵＲＬ：http://crane-techno.com/
- 2. Ⅰ：マニュアルの意味と目的 目次 1. マニュアルとは？ 2. 本来のマニュアル 3. マニュアルが活用されない理由 4. 業務マニュアルの目的 １) 見える化 ２) 基準をつくる 3) 守る 4) 人材育成 5 .良いマニュアルと悪いマニュアル ６.良い業務マニュアルのポイント
- 7. 4-1.業務マニュアルの目的 見える化 ある人が持っている固有の知識や情報、知恵を、誰にでも伝えられるようにするこ とを、「暗黙知を形式知にする」と言いますが、マニュアルの第１の目的「見える 化」はする事です。 マニュアルも工夫して分かりやすいものにしていかなければなりません。文章化 だけでなく、音声で読み上げる、画像で見せる、といった方法も多く取り入れます。 音声や画像を取り入れることでより正確に、再現性高く、分かりやすく、重点化し て、飽きずに、いつでも何度でも分かるまで、マニュアルを使いこなしてもらうこ とができます。 • 考え方 • 言葉使い • 動作 • サービス品質 暗黙知 •文章化、明文化 •音声読み上げ •画像、イラスト、動画 •オンラインマニュアル 形式知
- 11. 5. 良いマニュアルと悪いマニュアル 良いマニュアル 悪いマニュアル 利用目的 利用者 限定 八方美人型、万能向け 利用環境 利用者に適応 携帯用、オンライン 全ての部署に向けに・・ 内容 利用者が一目でわかるマニュアル、 ビジュアル化 辞書のように文章だけで精密にできるだ け情報を盛り込む 検索 目次、索引等があり検索しやすい 目次、索引等が不完備、すぐに探せない。 更新 更新履歴が管理されている。 更新履歴が不完備 評価、教育 評価テスト、研修会が社内システ ムに組み込まれている。 マニュアルを作成し、簡単な説明会のみ、 フォローなし。
- 19. ・業務の体系化（経理業務の例） 業務を体系的に整理すると誰でもが マニュアルが作成、検索が可能！ ・構成表をつくる マニュアル全体の構成表＆ファイル保管場所 種別 保管場所 経理業務 棚Ａ２ 2段 総務業務 棚Ａ２ 3段 ・業務一覧と業務別内容構成表 大分類 中分類 項目 ページ 資金計画 資金予算 手順、留意点 1-1-1 システム操作 1-2-1 資金運用 手順、留意点 2-1-1 システム操作 2-2-1
- 25. 3－1.部門別に業務マニュアル一覧表を作成 組織体制が決まったら次は現在の業務でマニュアルが必要な項目を部門別に調査し て業務一覧表にまとめます、この時に工程、手順まで細かく分ける必要はありませ ん、下が事例です。 。 業務区分 No 大分類 No 中分類 １ 人事計画 １ 部門年度方針 ２ 採用 ２ 採用計画 ３ 採用活動（定期、中途） ４ 採用試験（定期、中途） ３ 人事評価 １ 昇給 ２ 賞与 業務一覧表の例（人事部）
- 26. ３－２.対象業務を選択 マニュアルを作成するには時間を要します、よって作成した業務一覧表をもとに重点化を図 り、重点業務に対してマニュアルを作成していくという考え方が必要です。 マニュアルの作成対象とする業務を決める視点は、マニュアルの作成目的によって異なり ます。業務ミスを減らしたいといった目的でマニュアルを作成するならば、業務ミスが多く 発生している業務を重点にすべきです。 業務区分 マニュアル作成 対象 No 大分類 No 中分類 ○ １ 人事計画 １ 部門年度方針 ○ ２ 採用 ２ 採用計画 ３ 採用活動（定期、中途） ４ 採用試験（定期、中途） ３ 人事評価 １ 昇給 ○ ２ 賞与 ○ １．ミスの低減⇒ミスの多い業務 ２．効率化アップ⇒手間のかかる業務マニュアル作成の目的
- 27. ３－３.業務マニュアル進捗管理表の作成 業務マニュアルの進捗管理は把握できるようにまず、業務ごとにマニュアル作成の担当者を決めて、 次に担当者に作成スケジュールを計画して貰い、期限を明確にします。 そして定期的（週一回程度）に部門内で進捗確認を行い、遅れが発生した場合のフォローを します。 作成スケジュールを作成する際は下のようなガントチャートを使用すると『計画』と『進み具合』 が一目でわかり進捗管理しやすいです。 業務 項目 担当 9月 10月 11月 12月 年間人件費計画 手順書 鈴木 月次給与計算 手順書 田中 賞与計算 手順書 渡邊 年末調整 手順書 佐藤 例外処理 業務マニュアル作成日程表 計画 実績
- 42. ２０１９年１０月５日 ク コンサルティングクレイン テクノ コンサルティング Ｃｒａｎｅ ｔｅｃｈｎｏ Ｃｏｎｓｕｌｔｉｎｇ． 参考文献： １．マニュアルの作り方 日本能率協会コンサルティング（著） ２．仕事力がアップする！ マニュアルのつくり方 小林 隆一 (著) ３．マニュアルのつくり方・使い方 福山 穣 (著) サイト ＵＲＬ：http://crane-techno.com/