1. Slik skriver du e-post
som ikke kaster bort din
og andres tid
Ida Aalen
27. mai 2013
Sjefens sjefer - Lederassistenten

2. Senior interaksjonsdesigner hos Netlife Research
Mastergrad i Medier, kommunikasjon
og IT ved NTNU
Hei, jeg heter
Ida Aalen

3. @idaAa
ida@netliferesearch.com
http://idaaalen.wordpress.com
Spørsmål?

4. Hvorfor sende e-post?

5. De 3 (eneste?) grunnene:
1. Gi informasjon
2. Be om informasjon
3. Be om at noe skal gjøres

6. Hva er emnet du vil
kommunisere om?

8. • Forklarer hva e-posten
gjelder
• Gjør det lett for mottaker å
avgjøre om det er relevant
for dem eller ikke
• Gjør det enklere å
gjenfinne e-posten senere
Gode
emner

9. Emne:
Hei!

10. Emne:
fest

11. Emne:
Sommerfesten

12. Emne:
Meld deg på
sommerfesten innen 30.
mai

13. Emne:
Sommerfest: Meld deg
på innen 30. mai

14. Emne:
Sommerfest: Påmelding
innen 30. mai

15. Noen ganger kan hele
budskapet få plass i
tittelen.

16. Emne:
ang. neste møte
Emne:
Flytte møtet på tirsdag
fra kl 14 til 15?

17. • Bør helst signalisere om du
gir informasjon, ber om
informasjon, eller ønsker å
få noe gjort
• Hvis det er vanskelig å
skrive et godt emne, kan
det tyde på at du tar opp
for mange tema i én e-post.
Del opp i flere e-poster!
Gode
emner

18. Ett tema per e-post.

19. Kutt tåkepraten og sett
det viktigste først

20. Vi har ofte så mye på
hjertet at det vi virkelig
vil ha frem, drukner i
teksten.

22. • Det er større sjanse for at
første avsnitt blir lest
• Kortere avsnitt har større
sjanse for å bli lest
• Det er ikke alltid hele
overskriften blir lest
• Folk scanner første ordet i
hvert avsnitt
Hva vi kan
lære av
eye
tracking-
studier

23. Hei alle sammen, og takk for sist! Det ble snakket en
del om at vi kanskje burde bli mer strukturerte i
hvordan vi angriper denne vårens aktiviteter. Vi
snakket om at vi var litt dårlig koordinert i fjor, og at vi
gikk glipp av mange muligheter. Så jeg tenkte vi kunne
ha en workshop for å jobbe mer med dette, f eks på
onsdag formiddag eller på torsdag ettermiddag? Må
nesten være på formiddagen på onsdag for da skal jeg
hente i barnehagen. Er det stemning for dette?

24. Hei alle sammen! Kan vi ha en workshop på f eks på
onsdag formiddag eller på torsdag ettermiddag? Må
nesten være på formiddagen på onsdag for da skal jeg
hente i barnehagen. Er det stemning for dette?
Sist vi møttes ble det snakket en del om at vi kanskje
burde bli mer strukturerte i hvordan vi angriper denne
vårens aktiviteter. Vi snakket om at vi var litt dårlig
koordinert i fjor, og at vi gikk glipp av mange
muligheter. Så jeg tenkte vi kunne ha en workshop for
å jobbe mer med dette.

25. Hei alle sammen! Kan vi ha en workshop på f eks på
onsdag formiddag eller på torsdag ettermiddag? Må
nesten være på formiddagen på onsdag for da skal jeg
hente i barnehagen.
Formålet med workshopen er å finne ut hvordan vi
kan koordinere aktivitetene våre bedre i 2014.

26. Hei!
Kan vi arrangere en workshop enten
• onsdag kl 9.00-12.00 eller
• torsdag 12.00-15.00?
Formålet med workshopen er å finne ut hvordan vi
kan koordinere aktivitetene våre bedre i 2013.

27. • Hvis du ber om
informasjon eller at noe
skal gjøres, gjør det klart i
første avsnitt
• Sett de viktigste ordene
først i setningen
• Legg den viktigste
setningen først i avsnittet
• Legg viktigste avsnittet
først i e-posten
Det
viktigste
først

28. Bør du sende e-post i
det hele tatt?
Får budskapet ditt plass i emnefeltet?
I et avsnitt?
I to avsnitt?
Da bør du kanskje ringe i stedet.

29. Formater teksten så den
blir enklere å lese

30. Kulepunktlister
Skal vi møtes torsdag kl 10, fredag kl 13, onsdag etter kl 9 eller
fredag 14. kl 9?

31. Kulepunktlister
Hvilken av disse tidspunktene skal vi møtes?
• torsdag 4. juni kl 10
• fredag 5. juni kl 13
• onsdag 12. juni kl 9
• fredag 14. juni kl 9

32. Fet tekst
Arbeidsfordelingen blir som følger:
• Anne Lise kjøper boller og sier i fra til velferdsgruppa
• Fredrik skaffer noe å drikke
• Mathias pynter
• Alle andre sørger for å rydde opp sin egen pult

33. Fet tekst
Arbeidsfordelingen blir som følger:
• Anne Lise kjøper boller og sier i fra til velferdsgruppa
• Fredrik skaffer noe å drikke
• Mathias pynter
• Alle andre sørger for å rydde opp sin egen pult

34. Referanselenker
Gir utfyllende informasjon
og mulighet for noen til å
fordype seg eller
undersøke mer
Handlingslenker
Går til dit du vil at
mottaken skal gjøre noe
To typer
lenker

35. Referanselenker
Årets sommerfest blir arrangert på Stratos ved Youngstorget.
Kart: http://goo.gl/maps/cVKSB

36. Handlingslenker
Kort nedl enker ved å bruke http://bit.ly
Meld deg på sommerfesten ved å fylle ut skjemaet her:
https://docs.google.com/a/netliferesearch.com/forms/d/
1TG7n97M2hiC8SjnU8RsdCs_evIUxTFf64xOsqzlsjF0/viewform

37. • Kulepunktlister når du
ramser opp noe
• Fet tekst for å utheve
triggerord
• Lenker til dit folk trenger å
gå for å gjøre det du ber
dem om eller få vite mer
• OVERSKRIFTER om du
har litt vel mye på hjertet i
én e-post
Kort sagt:

38. ...men ikke bli alt for
kort

39. Hvor kort bør en e-post
egentlig være?

40. A, 11:21 Vet ikke helt hva jeg synes...
B, 11:25 Skal jeg gjøre det litt kortere, og kanskje finne et bilde i
tillegg?
A, 12:04 Det må fikses
B, 12:13 At jeg fikser det eller at du fikser det?
A, 12:14 Jeg.
B, 14:38 Fikser du bare bildet eller teksten også?
A, 15:39 Fikser bildet
A, 16:01 Har du fikset teksten? Jeg går fra jobb nå
B, dagen etter: OK

41. Foto: Flickr-bruker postaletrice CC-BY-NC-ND

42. Hei!
Kan vi arrangere en workshop enten
• onsdag kl 9.00-12.00 eller
• torsdag 12.00-15.00?
Formålet med workshopen er å finne ut hvordan vi
kan koordinere aktivitetene våre bedre i 2013.

43. Hei!
Kan vi arrangere en workshop enten
• onsdag kl 9.00-12.00 eller
• torsdag 12.00-15.00?
Formålet med workshopen er å finne ut hvordan vi
kan koordinere aktivitetene våre bedre i 2013.
Bakgrunnen er evalueringsmøtet vi hadde 17.
desember, hvor det kom fram at vi i 2012 gikk glipp av
mange muligheter fordi vi ikke kommuniserer godt
nok oss i mellom og har manglet struktur på arbeidet.

44. Før du trykker Send

45. To/Til
CC/Kopi
BCC/Skjult kopi

46. • Flytt det viktigste øverst i
e-posten
• Kutt tåkepraten
• Formater teksten med fet
tekst, kulepunktlister,
mellomoverskrifter og
lignende, så den blir mer
lettlest
• Se om du bør omformulere
emnet!
Før du
trykker
Send, gjør
dette:

47. Bonus:
Verktøy som kan redusere antall e-post

48. Doodle.com
Når du trenger å ta et valg!

51. Sosiale intranett
For det som alle burde kunne få vite om, men ikke er
viktig nok til at alle bør få e-post om

54. Bonus:
Hva noen enkle forkortelser kan gjøre med e-post-
hverdagen

55. Emne:
ang. neste møte
Emne:
Flytte møtet på tirsdag
fra kl 14 til 15?

56. Emne:
ang. neste møte
Emne:
Flytte møtet på tirsdag
fra kl 14 til 15? (EOM)

57. EOM
End of message or EOM (as in "(EOM)" or "<EOM>")
signifies the end of a message, often an e-mail.

58. NRN
No reply neccesary or NRN signifies that the sender does
not require (or would prefer not to receive) a response

59. RR
Reply requiested or RR signifies that the sender wishes a
response

60. Takk for meg!
Ida Aalen
ida@netliferesearch.com
45 24 24 12
@idaAa
slideshare.com/
idaiskald