Rapport de synthèse de l’atelier de formation sur la gestion opérationnelle des projets

Rapport de Synthèse de l’Atelier de
Formation sur la Gestion
Opérationnelle des Projets
Version Provisoire
05 Mars 2009
Yacouba Maiga
Ibrahima Amadou Maiga
Dit Papus

1
GESTIONOPERATIONNELGESTIONOPERATIONNELGESTIONOPERATIONNELGESTIONOPERATIONNELLEDESPROJETSLEDESPROJETSLEDESPROJETSLEDESPROJETS
GESTION OPERATIONNELGESTION OPERATIONNELGESTION OPERATIONNELGESTION OPERATIONNELLE DES PROJETSLE DES PROJETSLE DES PROJETSLE DES PROJETS
REPRESENTATION DE L’ORGANISATION DES NATIONS UNIES POUR
L’ALIMENTATION ET L’AGRICULTURE AU MALI
I.I.I.I. INTRODUCTIONINTRODUCTIONINTRODUCTIONINTRODUCTION ::::
Du 02 au 05 mars 2009, s’est tenu à l’Hôtel SALAM l’Atelier de Formation de la Gestion
Opérationnelle des Projets organisé par la Représentation de la FAO au Mali.
Cet Atelier de formation visait à faire acquérir aux participants une meilleure maîtrise des notions et
outils essentiels à la gestion opérationnelle des projets (élaboration, préparation, examen préalable,
surveillance et évaluation).
II.II.II.II. CÉRÉMONIECÉRÉMONIECÉRÉMONIECÉRÉMONIE D’OUVERTURE :D’OUVERTURE :D’OUVERTURE :D’OUVERTURE :
La cérémonie d’ouverture était placée sous la haute présidence de Mme Mariam Mahamat Nour,
Représentante de la FAO au Mali qui avait à ses côtés :
- M. Cheick Bougadary Bathily, Chargé de programme a la FAO
Les participants, au nombre de 27, étaient, les responsables des structures suivants :
- Représentation de la FAO au Mali
- Coordination Nationale des Projets Mali/FAO/Espagne/Venezuela pour la Sécurité
Alimentaire
- Coordination Régional des Projets GCP/MLI/028/VEN, GCP/MLI/029/SPA,
GCP/MLI/030/SPA
- Projet d'Appui aux organisations Paysannes du Plateau Dogon pour une meilleure valorisation
de leurs productions Maraichères – GTFS/MLI/030/ITA
- Projet GIPD
Deux discours ont été prononcés, successivement par la Représentante de la FAO et le Formateur.
Dans son mot introductif, la Représentante de la FAO, Mme Mariam Mahamat NOUR a remercié tous
les participants pour avoir accepté de prendre part à cet atelier.
Elle a souligné l’importance de l’atelier qui permettra aux participants de connaître l’essentiel en ce qui
concerne la gestion opérationnelle des projets pour améliorer les performances des projets exécutés par
la FAO et augmenter les déboursements (delivery) des projets qui pour le moment sont moyens. Ainsi
chacun pourra jouer son rôle de sorte que l’on puisse parvenir à l’augmentation de la performance
globale des projets au Mali pour que ceux-ci atteignent leurs objectifs.
Elle a indiqué que c’est une chance pour les participants d’avoir comme formateur Monsieur Salvini qui
a une riche expérience et de grandes compétences en matière de gestion opérationnelle des projets.
C’est sur cette bonne note qu’elle a déclarée ouvert l’Atelier de Formation sur la Gestion
Opérationnelle des Projets.

2
FoodandAgricultureOrganizationoftheUnitedNations
Comme propos préliminaires, le formateur Monsieur Salvini a, à son tour, souhaité la bienvenue aux
participants et remercié la Représentation de la FAO au Mali qui a bien voulu accompagner le PNSA
dans l’organisation du présent Atelier dont le thème central «gestion opérationnelle des projets »
est d’une importance capitale et suscite beaucoup d’intérêt dans le système bureautique actuel.
III.III.III.III. DÉROULEMENTDÉROULEMENTDÉROULEMENTDÉROULEMENT DES TDES TDES TDES TRAVAUX :RAVAUX :RAVAUX :RAVAUX :
Conformément au programme adopté après la suspension, les travaux se sont déroulés sous la
présidence de la Représentante de FAO.
Quatre thèmes, subdivisés en huit modules, ont été durant quatre jours exposés avec des cas pratiques à
l’appui par le formateur, Monsieur Daniel Salvini, Chef de l’unité de coordination des projets Italiens
Le programme de l’Atelier se trouve en annexe 2.

3
ACTIVITES DE LA FORMACTIVITES DE LA FORMACTIVITES DE LA FORMACTIVITES DE LA FORMATION JOUR PAR JOURATION JOUR PAR JOURATION JOUR PAR JOURATION JOUR PAR JOUR
Plusieurs exposés ont été présentés par le formateur, suivis par des discussions fructueuses. Des copies
de toutes les présentations ont été distribuées aux participants pendant l’atelier et seront rassemblées
dans un tome consacré à l’atelier. Les principales activités tenues durant les quatre jours de la formation
sont décrites ci-après. Le programme de la formation se trouve en annexe 2.
Journée dJournée dJournée dJournée du 02 Mars 2009u 02 Mars 2009u 02 Mars 2009u 02 Mars 2009
SESSION 1SESSION 1SESSION 1SESSION 1 :::: CYCLE DU PROJETCYCLE DU PROJETCYCLE DU PROJETCYCLE DU PROJET : QUI FAIT QUOI ET QUAND: QUI FAIT QUOI ET QUAND: QUI FAIT QUOI ET QUAND: QUI FAIT QUOI ET QUAND
L’exposé du premier thème intitulée « Cycle du projet : Rôles, Responsabilités, temps». Avait pour
finalité de donner aux participants une idée synthétisée mais claire du Contrôle et de la gouvernance
interne dans le cycle des projets. Les participants ont eu l’occasion d’appréhender le Mécanismes de
contrôle et de supervision de l’exécution des projets :
- Règles et règlements
Tous les projets, quelle que soit leur source de financement ou leur importance, sont soumis
aux règles et règlements de la FAO applicables à l’achat d’intrants, au recrutement de
personnel, à la gestion financière et à l’établissement de rapports.
- Vérification interne et externe
Tous les projets, quelle que soit leur source de financement ou leur importance, sont soumis à
des vérifications de la part du Bureau de l’Inspecteur général et du Commissaire aux comptes.
- Évaluation
Tous les projets, quelle que soit leur source de financement ou leur importance, sont soumis à
évaluation conformément aux dispositions du Bulletin 2001/33 du Directeur général
- Ressources humaines
Groupe de sélection du personnel de terrain: approbation de postes du cadre organique affectés
à des projets, pour une durée d’au moins 12 mois.
Groupes locaux de sélection: approbation de postes d’agents nationaux affectés à des
projets/agents des services généraux.
Groupe de sélection du personnel de terrain de rang supérieur: approbation lorsque les postes
comportent des responsabilités de gestion.
Évaluation du comportement professionnel: au moins une fois par an pour tous les postes;
mécanisme similaire pour les postes de courte durée.
- Achat de matériel et contrats de services
Comités locaux d’examen des achats et contrats: comprennent d’habitude le représentant de la
FAO, tout autre fonctionnaire autorisé, un cadre national, le conseiller technique principal ou le
directeur national de projet/coordonnateur et ou un vérificateur des comptes.
- Gestion et contrôle du budget et des finances
Le budget et les dépenses des projets sont contrôlés principalement à l’aide de la grande base de
données d’Oracle et du Système d’information sur la gestion du programme de terrain (FPMIS).
De plus, les dépenses de projets effectuées à l’aide du compte d’avances de caisse du

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représentant de la FAO ou d'un compte d'avances d'un projet sont soumises à un contrôle de la
part de vérificateurs locaux.
- Suivi de la mise en œuvre
Le Système d’information sur la gestion du programme de terrain (FPMIS) comprend des
informations sur tous les projets financés à l’aide de ressources extrabudgétaires et de crédits du
Programme ordinaire; il comprend des données financières détaillées sur les projets (états
financiers des projets, rapports intérimaires, listes des transactions) et peut être consulté par
tous les fonctionnaires de la FAO ayant accès à l’Intranet.
Il permet de repérer les projets ne produisant pas les résultats escomptés afin de prévoir et
d’entamer des mesures correctives, par l’intermédiaire de l’équipe spéciale du projet.
Il alerte les responsables du budget ou des fonctionnaires techniques des dates limites les plus
importantes (dates de présentation de rapports), du faible taux d’exécution du projet, etc.,
moyennant un système de messages automatiques.
Il comprend tous les rapports et documents pertinents sur tous les projets, quels que soient leur
taille, leur source de financement ou leur objectif (y compris projets du TeleFood): descriptifs
de projet, révisions budgétaires, rapports de mission, comptes rendus ou rapports finals,
rapports trimestriels sur l’exécution du projet, etc.
JournéJournéJournéJournée du 03 Mars 2009e du 03 Mars 2009e du 03 Mars 2009e du 03 Mars 2009
SESSIONSESSIONSESSIONSESSION 2222 : SUIVI FINANCIER DES PROJETS: SUIVI FINANCIER DES PROJETS: SUIVI FINANCIER DES PROJETS: SUIVI FINANCIER DES PROJETS
La deuxième journée de formation était consacrée aux exercices pratiques sur la Gestion financière des
projets avec l’objectif de donner aux participants les notions de bases du suivi financier d’un projet.
La session a été très opérationnelle avec la construction en salle de tableaux de bords, de compte de
résultat prévisionnel et de pratique d’exercices sur la Révision budgétaire avec accompagnement à la
mise en œuvre.
LES OUTILS DE GESTION ET CONTROLE DU BUDGET ET DES FINANCES DES PROJETS
Le budget et les dépenses des projets sont contrôlés principalement à l’aide de la grande base de données
d’Oracle et du Système d’information sur la gestion du programme de terrain (FPMIS). De plus, les
dépenses de projets effectuées à l’aide du compte d’avances de caisse du représentant de la FAO ou d'un
compte d'avances d'un projet sont soumises à un contrôle de la part de vérificateurs locaux.
- FPMIS : Système d'information sur la gestion du Programme de terrain
- ORACLE : L'intégration de l'environnement d'Oracle de la FAO facilite l'échange de données
entre diverses applications de gestion et, grâce à une fonction de gestion attentive des données,
vise à éliminer les données superflues, à rationaliser le déroulement des opérations et les
procédures administratives et à déléguer les pouvoirs aux responsables de la mise en œuvre des
projets et programmes
- PIRES : Le système de planification de suivi de l'exécution et d'appui à l'évaluation du
programme (PIRES) concerne la planification et la gstion du programme, notamment la
préparation du Plan à moyen terme, du PTB biennal et d'importants documents de

5
l'Organisation tels que le Rapport sur l'exécution du programme et le Rapport d'évaluation du
programme.
- DWH : data warehouse, grande base de données de la FAO est conçu pour contenir
l’information utile pour aider aux projections et aux prises de décision.
- SMIAR : Système mondial d'information et d'alerte rapide
SESSIONSESSIONSESSIONSESSION 3 : RAPPORT TRIMESTRIEL, RAPPORT SEMESTRIEL3 : RAPPORT TRIMESTRIEL, RAPPORT SEMESTRIEL3 : RAPPORT TRIMESTRIEL, RAPPORT SEMESTRIEL3 : RAPPORT TRIMESTRIEL, RAPPORT SEMESTRIEL
- RAPPORT TRIMESTRIEL D‘EXÉCUTION DU PROJET :
Le Rapport trimestriel d’exécution du projet est présenter par les responsables du budget:
examen des résultats du projet au cours des trois derniers mois, prévision des activités des trois
prochains mois, identification des questions ou problèmes qui pourraient gêner l’exécution du
projet. Ces informations sont affichées sur le système FPMIS pour permettre aux bureaux
régionaux ou au Siège de suivre les résultats des projets au niveau national et de fournir, le cas
échéant, appui et orientations.
- RAPPORT SEMESTRIEL
Le rapport semestriel permet de surveiller les progrès accomplis en vue de la réalisation des résultats.
Ce rapport doit être préparé deux fois par an, Chaque rapport doit être présenté dans les 30 jours qui
suivent la fin de la période de six mois.
- ABSENCE D’UNIFORMITÉ DES RAPPORTS
L’absence d’uniformité est surtout attribuable au manque de directions précises à l'égard de la
méthodologie à respecter par le personnel et au manque d'uniformité des questionnaires et du contenu
des rapports trimestriels et annuels produits par les projets.

6
SESSIONSESSIONSESSIONSESSION 4444 :::: PLAN DE TRAVAILPLAN DE TRAVAILPLAN DE TRAVAILPLAN DE TRAVAIL
Les plans de travail initiaux et annuels constituent la base des rapports trimestriels financiers et des
rapports narratifs semestriels (en d’autres termes, les rapports seront rédigés en fonction du plan de
travail). Ils doivent énoncer les activités de l’année financière et les résultats escomptés.
Le plan de travail doit alors être présenté par le partenaire responsable du projet.
Un plan de travail doit être préparé au lancement du projet et ultérieurement chaque année.
Le plan de travail annuel doit inclure :
• une courte introduction, qui résume les résultats accomplis jusqu’à présent et donne une
explication qualitative des progrès réalisés en vue d’atteindre les résultats (le projet progresse-t-
il selon les prévisions ?);
• une liste de toutes les activités du projet pour l’année suivante, les responsabilités de chaque
partenaire vis-à-vis de l’exécution de chaque activité et la date approximative d’exécution;
• les résultats escomptés du projet pour la prochaine année, notamment les résultats ventilés par
sexe (extrants et progrès attendus en vue des résultats et des effets), et raisons des changements
par rapport à l’année précédente;
• une stratégie de gestion des risques (déterminer les risques majeurs et les stratégies à utiliser
pour surmonter ou minimiser les risques);
• une stratégie d’information (comment les leçons tirées de l’expérience et les résultats du projet
seront communiqués aux partenaires clés);
• un budget annuel par poste et des relevés des besoins d’encaisse conformément à l’accord de
contribution, y compris les contributions attendues des partenaires locaux et d’autres sources.
Au terme de l'atelier, le consultant Salvini a remercié l'ensemble des participants, puis successivement
Monsieur Bathily chargé de Programme à la FAO-MALI et Mme Mariam Mahamat NOUR ont à leur
tour présenté les mots de remerciement à l'endroit du formateur et son assistant ainsi qu'à tous les
participants.
RAPPORTEURS:
- Yacouba MAIGA
Responsable Suivi-Evaluation des Projets
Espagnols et Vénézuélien.
- Ibrahima Amadou MAIGA
Consultant Juriste
Email : ibrimmaiga@gmail.com

7
ANNEXE 1 :
LISTE DE PRESENCE FORMATION SUR LES ACTIVITES OPERATIONNELLES DE LA FAO HOTEL
SALAM du 05 au 06 Mars 2009
N° NOMS &
PRENOMS
STRUCTURE FONCTION CONTACT
1 Mariam
Mahamat
NOUR
FRMLI Représentant 66 74 99 33
2 Fluvio
CENCI
FAO Sierra Leone Assistant ICC fulvio.cenci@fao.org
3 Mme
Mariko
Oumou
G.DIALLO
GTFS/MLI/030/IT
A
Coordinatrice Nationale 76 45 45 29
4 Mme
SISSOKO
MARIE
Bernadett
e TRAORE
FRMLI Assistante Programme 76 07 59 82
5 Gaoussou
A. Gadre
DIARRA
GCPS/MLI/030/SP
A
Coordinateur Régional
Mopti-Gao
76 23 34 79
6 Zan
Diarra
GCPS/MLI/029/SP
A
Koulikoro
66 89 74 60
7 KONATE
Mamadou
GCPS/MLI/028/VE
N
Yélimané
76 14 21 29
8 Rokiatou
DOUMBIA
Coordination
Nationale Projets
Espagnol et
Venezuelien
Secrétaire Coordination
PNSA
76 42 48 98
9 Yacouba
MAIGA
Coordination
Nationale Projets
Espagnol et
Venezuelien
Responsable suivi
évaluation-Coordination
PNSA
73 33 95 62
1
0
Ousmane
MAIGA
Coordination
Nationale Projets
Espagnol et
Venezuelien
Coordinateur National 76 32 27 50

8
1
1
Sory CISSE Centre National de
Lutte contre le
criquet Pèlerin
Chef Département
Communication
76 46 69 94
1
2
Seyan
DOUMBIA
FRMLI Chargé d’administration-
FAO
66 78 69 81
1
3
Salvini
Daniele
FAO SENEGAL Formateur
1
4
Fatimata
SANGARE
FRMLI Reception/Communicatio
n
20 22 37 13
1
5
Mme Keita
Fatoumat
a
SIMPARA
FRMLI Administration
Secrétariat/Classement
20 22 37 13
1
6
Cissé
Safiatou
Diarra
FRMLI Assistante-Commis aux
Programmes
76 48 24 93
1
7
Siratigui
Diallo
FRMLI Assistant Programme 76 37 39 74
1
8
Ibrahim
MAIGA
FAO- ECTAD Assistant Operations 66 71 90 70
1
9
Ibrahima
Amadou
MAIGA
FRMLI Consultant Juriste ibrimmaiga@gmail.co
m
66 73 71 83
2
0
Assékou
Guindo
GTFS/MLI/030/IT
A
Coordinateur Régional-
Bandiagara
76 01 46 72
2
1
Moustaph
a SISSOKO
Coordination
Nationale Projets
Espagnol et
Venezuelien
Responsable
Volet/Agriculture
79 03 03 08
2
2
Becaye
Sankhare
FRMLI Assistant Programme 76 41 12 93
2
3
Lamine
DIARRA
Coordination
Nationale GIPD
Assistant administration 65 51 78 61
2
4
Mohamed
SOUMARE
Coordination
Nationale GIPD
Coordinateur National 66 79 04 75
2 Cheick FRMLI NOA-Assistant - 66 78 69 79

9
5 Bathily Représentant - Chargé de
programme
2
6
Cheick
Abou
KONE
Coordination
Nationale Projets
Espagnol et
Venezuelien
Comptable 66 85 16 08
2
7
Mme
DIABY
Fatoumat
a KANE
FRMLI Secrétaire Principale 76 45 97 95
ANNEXE 2 :
PROGRAMME DE FORMATION EN QUESTIONNES OPERATIONNELLES
QUOI FINALITE ELEMENTS TEMPS
Cycle du projet, rôles,
responsabilités,
temps ;
Donner aux participants une idée
synthétisée mais claire de ce que chacun
doit faire dans l’identification,
formulation et gestion d’un projet
1. Une présentation avec l’appui
d’un PPP
2. Test de 10 questions
3. Analyse des tests et
récapitulation finale
Une matinée et
une demi-après-
midi
Suivi financier des
projets
Donner aux participants les notions de
base pour comprendre :
BUDGET et CODES BUDGETAIRS:
comment les lire
DELIVERY ESTIMATES: comment on les
calcule; a quoi ils servent; qui les
télécharges en FPMIS; comment les
utiliser
AOS: qu’est ce qu'ils sont et comment
on peut les estimer
1. Présentation théorique avec
l’appui d’une PPP ;
2. Exercices ;
3. Tests ;
4. Analyse des tests et
récapitulation finale
5. Questions et réponses.
Une demi-après-
midi et une
matinée
FPMIS
Pour les participants que ont accès à
FPMIS, développer une connaissance des
informations plus importantes y
contenues.
FPMIS: qu'est-ce qu'il y a dedans,
comme le trouver, comment s'en servir
1. Une présentation générale
avec l’appui d’un PPP
2. Pratique sur l’utilisation de
FPMIS
3. Questions et réponses
Un après-midi
DWH
Pour les participants qu’ont accès à DWH
développer une connaissance des
différents rapports financiers qu’on y
trouve.
DATA WAREHOUSE: tous les types de
rapport financiers que sont disponibles.
1. Pratique sur l’utilisation de
DWH ;
2. Exercices ;
Une demi-
matinée

10
A quoi ils servent. Comment les lire
Révision Budgétaire
(RB)
Apprendre à préparer une révision
budgétaire
1. Finalités d’une RB ;
2. De que type d’informations on
a besoin ;
3. Formats ;
4. Routing de la RB ;
5. Exercices ;
Une demi-
matinée
Rapport semestriel
d’avancement
(6-month progress
report)
Apprendre à préparer le rapport 1. Finalités du rapport semestriel
d’avancement ;
2. Qui est impliqué dans son
élaboration ;
3. Formats et périodicité ;
4. Routing du rapport ;
Un demi-après-
midi
Rapport trimestriel
d’exécution de projet
(QPIR)
Apprendre à préparer le rapport 1. Finalités du rapport trimestriel
QPIR ;
2. Qui est impliqué dans son
élaboration ;
3. Formats et périodicité ;
4. Routing du rapport
Un demi-après-
midi
Plan de travail
Uniformisation des plans de travail 1. Périodicité ;
2. Formats ;
3. Routing du plan de travail
Une demi-
matinée
Questions et réponses Une demi-
matinée

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