1. 25 KMU die nicht mehr über
Wissensmanagement reden
Reinhard Willfort
28.09.2006
Leidenschafft Innovation

2. Inhalt des Vortrags
§ Motivation für Wissensmanagement in Kleineren und
Mittleren Unternehmen (KMU)
§ Erfahrungsbericht aus Pilotprojekten
§ Erkenntnisse & Empfehlungen
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3. Was sind typische Merkmale von KMU?
§ Geringe Mitarbeiterzahl, meist geringe Fluktuation
§ Wenige Schlüsselpersonen prägen das Unternehmen
(Geschäftsführer, Gründer,…)
§ Viel Wissen und wichtige Kompetenzen sind auf wenige
Personen konzentriert
§ Wenig Standardisierung, hohe Flexibilität
§ Teilweise geringe Bereitschaft zur Kooperation
§ …
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4. Motivation von KMU für Wissensmanagement
(Auszug häufigster Themen)
§ Handlungsebene - Abläufe
§ Standardisierung: Gibt es bei uns Richtlinien für wichtige Abläufe?
§ Formalisierung: Gibt es ein Protokoll zur letzten Besprechung?
§ Effizienz: Wieso werde ich immer öfter bei der Arbeit unterbrochen?
§ Wissensebene – Menschen
§ Wissenssicherung: Was passiert wenn Herr Huber ab morgen ausfällt?
§ Wissenstransparenz: Haben wir das nicht schon einmal gemacht?
§ Wissenstransfer: An wen und wie soll welches Wissen weitergeben werden?
§ Datenebene – Infrastruktur und techn. Tools
§ Suchen und Finden: Wo finde ich Daten zum Projekt X?
§ Strukturen: Wo soll ich Daten zum Thema Y ablegen?
§ Aktualität: Kann ich darauf vertrauen, dass ich die aktuellste Version des
Dokuments habe?
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5. Wissensmanagement in KMU…
§ … muss an die Bedürfnisse des KMU angepasst werden!
§ dynamische, technologieorientierte KMU
§ produktionsorientierte KMU (Wissen im Produkt)
§ dienstleistungsorientierte KMU (Wissen als Produkt)
§ …
§ … muss so gestaltet werden, dass Wissensmanagement in die
„Sprache des KMU“ übersetzt wird
§ … muss auf die wertschöpfenden Abläufe des Unternehmens
aufbauen!
§ … ist meist ein erster Schritt zu einem Kulturwandel im
Unternehmen
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6. Erfahrungsbericht aus
Pilotprojekten
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7. Ausgangssituation & Zielsetzung
§ Ausgangssituation
§ Kärntner Wirtschaftsförderungs Fonds (KWF) sieht im Thema
Wissensmanagement eine Chance zur Regionalentwicklung
§ Initiierung des Projektes „Wissensmanagement für KMU‘s“
§ Zielsetzung
§ Ableitung gezielter Wissensmanagement-Aktivitäten für KMU‘s
§ Umsetzung von Maßnahmen in Pilotprojekten
§ Erfahrungen aus Pilotprojekten auf eine breitere Basis stellen,
Aktivitäten ausdehnen und weiterführen
§ Verbesserung und Sicherung der Standortattraktivität und -qualität
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8. Projektablauf: „Wissensmanagement für KMU“
ERFA
ERFA ERFA
ERFA
Planung & Assessments
Assessments
Planung & Pilotprojekte
Pilotprojekte Projekt-
Projekt-
Akquisition
Akquisition Schulungen
Schulungen in den KMU
in den KMU abschluss
abschluss
§ Rolle der ISN
§ Gesamtkonzeption des Wissensmanagement-Programms für den KWF
§ Projektpartner (Unterstützung & Coaching) über alle Phasen für
teilnehmende Pilotunternehmen
§ Moderator für den Erfahrungsaustausch
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9. Teil 1: Wissensmanagement-Assessment
mittels kScan® Tool
1 Umfeld
§ Basismodell
2 Organisation
Wissensebene
3
Anwenden/Lernen
Kunde
Kunde
Kunde
Handlungsebene
Wertschöpfungsprozess
4
Dokumentation/Information
Datenebene
5
§ Vorgehensweise
w Festlegung Analysebereich und Durchführung von Interviews
w Auswertung und Aufbereitung der erhobenen Daten
w Präsentation der Analyseergebnisse und Definition von Maßnahmen
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10. kScan® - Ergebnisdarstellung
Stimme Stimme
nicht zu voll zu
Umfeld 1 2 3 4
4
n Soll n Ist
3
Ist
Soll Datenebene
Datenebene 2 Organisation
1
Stimme Stimme
nicht zu voll zu
In unserem Unternehmen erfolgt die Wissensweitergabe hauptsächlich in elektronischer Form (File-
IST
Server, Datenbanken) und/oder auf Papier (Ordner, Handbuch).
SOLL
Stimme Stimme
nicht zu voll zu
Das von anderen Mitarbeitern in Dokumenten und Datenbanken abgelegte Wissen ist immer verständlich,
IST
nachvollziehbar und für die eigene Arbeit sehr gut brauchbar.
SOLL
Stimme Stimme
nicht zu voll zu
Die "technischen" Wissensquellen (File-Server, Datenbanken bzw. Ordner, Handbücher) sind klar
strukturiert und übersichtlich.
IST Prozessebene Wissensebene
SOLL
Stimme Stimme
nicht zu voll zu
Die EDV-Systeme und Datenbanken sind benutzerfreundlich (einfach, rasch) gestaltet und immer auf
IST
akuellem Stand.
SOLL
Stimme
nicht zu
Stimme
voll zu Ist Soll Soll-Ist
Es gibt klare Regelungen welches Wissen (Inhalt), wie (Struktur; elektronisch/Papier) und wo (File-Server
IST
bzw. Datenbank/Ordner) abzulegen ist.
SOLL
Umfeld 2,3 3,4 1,1
Stimme Stimme
Organisation 2,4 3,3 0,9
nicht zu voll zu
Die EDV-Infrastruktur und die vorhandene Software wird von den Mitarbeitern akzeptiert und umfangreich
genutzt.
IST
Wissensebene 2,7 3,4 0,7
SOLL Prozessebene 2,3 3,5 1,2
Stimme
nicht zu
Stimme
voll zu
Datenebene 2,3 3,5 1,2
Alle Mitarbeiter haben Zugriff auf alle für sie relevanten "technischen" Wissensquellen (File-Server,
IST
Datenbanken bzw. Ordner, Handbücher).
SOLL
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11. Erkenntnisse und Trends aus den Assessments
§ Geringste SOLL/IST- Abweichung auf der
Wissensebene
§ Durchgehende große Abweichung auf
der Prozessebene (Abläufe)
§ Je größer ein Unternehmen, desto größer ist in der Regel
die SOLL/IST-Abweichung
§ Dienstleistungsunternehmen haben in der Regel eine
geringere SOLL/IST-Abweichung als produzierende
Betriebe
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12. Teil 2: WM-Schulungen
§ Ziel der Schulungen
w Erarbeitung einer gemeinsamen Wissensbasis für Wissensmanagement
w Awareness-Bildung im Unternehmen
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13. Teil 3: Pilotprojekte in drei unterschiedlichen
Interventionsebenen
Handlungsebene
(Abläufe)
Kunden-
Kunden-
Kunden- zufriedenheit
zufriedenheit
Kunden-
bedürfnis
bedürfnis
Wissensebene
(Mitarbeiter)
Datenebene
(Software-Tools)
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14. Projektschwerpunkte - Handlungsebene
§ Analyse, Modellierung und Visualisierung von Abläufen
§ stabile Prozesse gewährleisten
§ aber Flexibilität und Innovationsfähigkeit bewahren
§ Professionalisierung der Abwicklung von Projekten
§ Gemeinsame Sprache und Begriffswelt zum Thema Projektmanagement
entwickeln
§ Tools und Checklisten entwickeln und standardisieren
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15. Projektschwerpunkte - Wissensebene
§ Strukturierung von Wissensgebieten und Expertenübersicht
§ Wer hat welches Wissen?
§ Wo gibt es Wissenslücken?
§ Welches Wissen muss in x Jahren verfügbar sein?
§ Systematisierung des Wissenstransfers
§ Wunsch nach mehr formaler Kommunikation
§ Wissenstransfer zw. Verkauf und Entwicklung
§ Systematisierung des Ideenmanagements
§ Einbindung aller MA in die Ideenfindung
§ Schaffung eine Ablaufs mit Filtern, Regeln und Zuständigkeiten
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16. Projektschwerpunkte - Datenebene
§ Aufbau von Daten- und Netzwerkstrukturen
§ Neustrukturierung der Daten
§ Sicherstellung der Wartung von Daten
§ Erstellung von Sicherungskonzepten
§ Verbesserung des Zugangs zu Daten
§ Berechtigungen und Vernetzung
§ Einführung neuer Systeme
§ Austausch von veralteten ERP-Systemen
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17. Erkenntnisse & Empfehlungen
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18. Herausforderungen vor und bei Projektstart
§ Wissensmanagement in die Sprache des KMU zu übersetzen: „Was ist
Wissensmanagement und was bringt uns das“ ?
§ „Schlüsselpersonen“ für Wissensmanagement sind bereits in anderen
Themen zu „120%“ verplant…
§ Aufwändige Terminkoordination um Personen aus unterschiedlichen
Bereichen des KMU‘s an einen Tisch zu bekommen (Tagesgeschäft
sticht Zukunftsprojekte!)
§ Falsche Erwartungshaltungen: „Interne Spannungen“ sollen mit dem
WM-Projekt kurzfristig gelöst werden
§ Erwartung, dass ausschließlich mit der IT (Datenebene) Probleme im
Wissenstransfer gelöst werden können…
§ …
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19. Worauf kommt es in der Umsetzung
besonders an?
§ Handlungsebene
§ Vorbildwirkung der Führungskräfte!
§ Wichtigstes Tool: Türen, die offen stehen!
§ Wissensebene
§ Wissensarbeit braucht neue Abläufe und Tools
§ Wissen kann nur begrenzt dokumentiert werden!
§ Datenebene
§ Effizienter Einsatz von Informationstechnologie und Medien
§ Klare Regeln und Standards für den Umgang mit Daten
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20. Empfehlungen
§ Basisausbildung Wissensmanagement für das zukünftige Projektteam
und für Führungskräfte
§ Frühzeitige Einbindung wesentlicher Schlüsselpersonen in das Projekt
§ Bildung eines abteilungsübergreifenden „Projektteams
Wissensmanagement“
§ Initiierung eines Pilotprojektes mit realistischen Zielen
§ Kleine Schritte und rasche Erfolge sind enorm wichtig, um das Thema
rasch „am Boden“ zu bringen
§ Wissensmanagement muss auf die wertschöpfenden Abläufe des
Unternehmens aufbauen
Der Wert von Wissen entwickelt sich
erst durch die Anwendung!
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21. Leidenschafft Innovation
Dr. Reinhard Willfort
ISN - Innovation Service Network GmbH
Hugo-Wolf-Gasse 6a, A-8010 Graz
reinhard.willfort@innovation.at +43.316.919229-0
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