Open Science SUPSI, FFHS, 27/06/2019.

1. open by default
Iolanda Pensa
Senior Researcher, Head of Research for “Culture and Territory” Area, Open Science Working Group.
SUPSI University of Applied Sciences and Arts of Southern Switzerland
Laboratory of visual culture / Department for Environment Constructions and Design
iolanda.pensa@supsi.ch - FFHS, Regensdorf, Zurich, 27/06/2019.

2. Beta test
Open Science SUPSI
Case studies 2019

3. The Guidelines Open Science SUPSI / FFHS
everything is
open by default

4. Easy to find Easy to cite Easy to (re)use
Include how you want content to
be cited (write the exact
reference)
Add attribution in the metadata
Use a unique identifier (DOI,
ISBN)
Use and include the open
license cc0, cc by, cc by-sa
Add instructions to facilitate
reuse and edit
Use repositories which remain
open (non commercial)
Open formats
Allow to add content and
interoperability
(= collaborative work)
Store content where people
can find it
Content and format editable
Allow commercial use
Store content where potential
users are
Free access
Access without registration
Use metadata (data
understandable by computers)
Open Science - What “open” means
Research ethic always requires you
to cite sources, even if the license
doesn’t require it
Archive it for >10 years All associated data accessible

5. Easy to find Easy to cite Easy to (re)use
Include how you want content to
be cited (write the exact
reference)
Add attribution in the metadata
Use a unique identifier (DOI,
ISBN)
Use and include the open
license cc0, cc by, cc by-sa
Add instructions to facilitate
reuse and edit
Use repositories which remain
open (non commercial)
Open formats
Allow to add content and
interoperability
(= collaborative work)
Store content where people
can find it
Content and format editable
Allow commercial use
Store content where potential
users are
Free access
Access without registration
Use metadata (data
understandable by computers)
Open Science - What “open” means
Research ethic always requires you
to cite sources, even if the license
doesn’t require it
Archive it for >10 years All associated data accessible
Check contracts, agreements and ethical issues

6. Easy to find Easy to cite Easy to (re)use
Open Science - The Principles

7. Release content with an open license1
Add the attribution (how content has to be cited)
Include the metadata
Upload content on servers/repositories (archive it)
Provide the related data
2
3
4
5
Open Science - In Practice

8. Open Science - who can be interested in finding content and (re)use it
The author
He/she may want to (re)use his/her
content.This can be complicated if there
are partners and if rights belong to the
institution.
Reviewers
They may want to access data and check
the methodology and results of a research.
A research should be replicable.
Project partners
Without a license it is difficult to define
who has rights and what can be done with
content produced by joint research.
Colleagues
Your colleagues may want to develop
further a research and to verify its results
in other contests.
Your institution
The institutions may be interested in
communicating research results and in
having full access to content.
Citizens
They may want to access content
produced by research but also contribute
to research (citizens science). It is argued
that publicly funded content should be
public.

9. how to release content
with an open license
1

10. why do we need
a license

11. If nothing is written,
it means that all rights are reserved

12. All rights reserved
To do something with this content you need the authorization of its copyright owner.
It means you can NOT copy it, use it, reuse it, modify it, distribute it, traslate it, correct it…
It means you can cite content and have a limited pedagogical use.

13. To allow the (re)use of content
you need to provide a license
(otherwise people have to ask you every time or they can use it illegally)

14. Some rights reserved

15. Creative Commons attribution share-alike
Creative Commons attribuzione condividi allo stesso modo
Creative Commons zero - Public Domain
Creative Commons zero - Pubblico dominio
It does not require the attribution (on data is
very difficult to attribute each data)
For data For texts, images, video, music…
Requires the attribution
Guarantees content remains always open
Sources should always be cited also when it is not
requested by the license (research ethics) Easier to manage in case of partnerships
Open Science - easy to (re)use
Not all licenses are open, not all Creative Commons license are sufficiently open, and it is not sufficient to write “Creative Commons”.

16. who owns the copyright
Grantmakers can
request that research
results are released
under an open license
and published in open
access.
In any case inform everyone and explain why you are choosing an open license.
The copyright can be
owned by the author
or authors.All authors
have to agree on the
license.
The copyright can be
owned by the
institutions employing
the authors.
Include the license of content produced by a project directly in the project description.
Publishers can request
all elusive rights. But
you don’t necessarily
have to give them.
Not all content is under
copyright. Data, and non original
works are not under copyright
and after 70 years from the death
of an author content enters the
public domain.
You can always ask for an authorization
Open Science - easy to (re)use

17. how to release content with an open license
Legal value
(you need to provide a link to the
full text of the license)
Understandable by computers
(deve essere nei metadati o inserita
con codice html)
Understandable by humans
(Creative Commons license with
logo and link)
Write the license on publications, websites, documents, projects…
You need to specify the license (with a logo)
You need to specify the attribution.
You need to provide a link the full license.
You need to include the license and the attribution in the metadata.
Open Science - easy to (re)use

18. Choose your license on Creative Commons https://creativecommons.org/choose/

19. Choose your license on Creative Commons https://creativecommons.org/choose/

20. Choose your license on Creative Commons https://creativecommons.org/choose/

21. how to add the attribution
(how your work should be cited)
2

22. Clearly state in the first page how you want your content to be cited (include the attribution in the
metadata).
In another page provide full credits (team, funders, logos…).
Author, title, institution, date, license.
facilitate the attribution of your work
The attribution is how you want
people to cite you work. It needs
to be a short sentence, easy to
copy and paste, and easy to use as
a reference.
Open Science - easy to cite

23. Attribute work and provide sources even if the license doesn’t requite it (citing sources is connected to
the research ethics / research integrity).
Author, title, institution, date, license.
always attribute the work of others
The attribution is how authors want
their content to be cited.
Open Science - research ethics / integrity

24. how to include the metadata
3

25. Metdata
data understandable by a computer
often you don’t see them
they are inside the document (provided for
example by using a html code on a website)
they facilitate the work of search-engines
Include the metadata
In the metadata include
at least
● the license
● the attribution
Open Science - easy to cite and (re)use

26. where and how to upload
content (to archive it)
4

27. where to upload content (and archive it)
institutional servers and
repositories
Open repositories Repositories and websites with
interested users, i.e. open online
collaborative projects
Open Science - easy to find and (re)use
SUPSI server
SUPSI instory (for papers)
FFHS server
OpenStreetMap
Wikidata (cc 0)
Wikipedia,Wikimedia Commons…

28. You want to use a format which facilitates (re)use, i.e. develop further content, replicate a research,
review data, edit a text, republish an article, translate a text, publish an image…
For example for texts a pdf is better than a scanned document; Markdown, Asciidoc, LaTeX or even
Word are better than a pdf…
Open format means I can copy
content, download it, transfer it and
modify it.
Open format means also that I don’t
need to buy a software to open a file
or to access data.
You provide source code,
Open Science - easy to (re)use
how to upload content (and archive it)

29. providing the related data
5

30. Access to data really
makes the difference
Provide the data which confirm your research results
Open Science - easy to (re)use

31. Text on a single column.
Facili da leggere in digitale
Allow a text to be easily readable on different devices.
Open Science - easy to use

32. Extra

33. Green open access
An article or a book can be read for free on a personal or
institutional website (self-archiving). Content is not in its edited,
complete and citable form. Many publishers allow self-archiving.
Gold open access
An article or a book (in its edited, complete and citable form) is
accessible for free on the website of the publisher and it is released
with an open license. Publisher can ask a payment to the author/
institution to release content in open access (gold open access).

34. Open Science SUPSI - Procedura Open Science. Dove si trova la documentazione
Progetto
Ipotesi di procedure
Materiale didattico
Outline di progetto
Indicazioni su contratti/
regolamenti e accordi,
documentazione e la sua
archiviazione; licenze.
Scheda progetto
Specificare diritti d’autore. Licenza
CC by-sa salvo diversi accordi e
CC0 per i dati del progetto
(modelli di accordi)
Crediti del progetto e attribuzione
Indicazioni per il data management
(dove inserire i dati)
Indicazioni per le pubblicazioni
(tipo di pubblicazioni)
Preparazione progetto Implementazione progetto Chiusura progetto
Scheda progetto
Indicare dove si trova la
documentazione (server
SUPSI o link esterno)
Caricare eventuali documenti
Aggiornamento crediti del
progetto e attribuzione
Pubblicazioni
Caricare dati
pubblicazioni su
INSTORY (versione pre-
print o link alla versione
finale integrale)
Come si attribuiscono dei
contenuti (indicazioni SUPSI)
Che informazioni cercare nel
contratto/regolamento di una
rivista o casa editrice
Cosa verificare in un contratto/
regolamento di partner, aziende
e enti finanziatori
Modelli di contratti con partner e
aziende
Caricare documentazione
Slides e materiale del docente
Firma del docente su diritti
Licenza CC by-sa salvo diversi
accordi
Materiale di altri: cosa usare e come usarlo
Condividere
documentazione di
riferimento
...
Ricerche studenti
Caricare documentazione
Tesi e altro materiale
Firma dello studente su diritti
Licenza CC by-sa salvo diversi
accordi
Materiale di altri: cosa usare e
come usarlo
Etica della ricerca
Come si attribuiscono dei
contenuti (indicazioni SUPSI)
Come si attribuiscono dei contenuti
(indicazioni SUPSI)
Dove trovare pubblicazioni open
access

35. Beta test
Open Science SUPSI
Caso di studio 2019

36. Prima fase - Casi di studio. Situazione attuale
Informazioni generali
• Dipartimento/scuola affiliata, autore, data
• Titolo Caso di studio o casi di studio
• Gruppo di lavoro coinvolto
Caso di studio
• Descrizione del caso di studio: abstract
• Contratti, regolamenti e partner/clienti. Che tipo di contratti sono stati firmati o automaticamente approvati (es.
nell’ambito del regolamento di un ente finanziatore). Chi detiene attualmente i diritti della documentazione.
• Documentazione e archiviazione. Documentazione che ha prodotto l’attività (testi, articoli, pubblicazioni,
materiale di ricerca, materiale didattico, foto, mappe, dati, software, hardware…). Dove si trova attualmente la
documentazione e dove potrebbe essere messa (cartaceo, digitale, server SUPSI, siti esterni, banche dati…).
Case editrici e riviste con le quali attualmente si collabora e analisi di altre case editrici e riviste con osservazioni.
Server e banche dati attualmente usate, testate e osservazioni (vantaggi, svantaggi, tempo necessario per il
caricamento di contenuti…).
• Licenze. Che tipo di licenza ha attualmente la documentazione. Possibilità di definire una nuova licenza libera
(che consenta riuso anche per scopi commerciali) o più libera, in accordo con eventuali contratti, regolamenti,
partner/clienti.
Open Science SUPSI: Casi di studio - Casi di studio

37. !37Open Science SUPSI: Casi di studio - Calendario 2019
Definizione del caso di studio per dipartimento/scuola affiliata. Entro 15 aprile
Incontro con il gruppo di lavoro dei casi di studio 21 Maggio
Produrre la documentazione sul caso di studio o sui casi di studio. Contratti,
regolamenti e partner/clienti; documentazione e archiviazione; licenze (vedi slide
Prima fase con struttura della documentazione da produrre).
10 giugno
Formazione-affiancamento.
Licenze, contratti e etica della ricerca: dati da non rilasciare, privacy, eventuali
conseguenze nel rilascio dei dati.
Pubblicazioni e banche dati. Come valutare dove pubblicare e dove caricare dati e
altri contenuti.
17-18-19 giugno
(27 giugno
FFHS)
Modifica alla situazione attuale: server e banche dati testate e osservazioni (vantaggi,
svantaggi, tempo necessario per il caricamento di contenuti…); case editrici e riviste
con le quali attualmente si collabora e analisi di altre case editrici e riviste con
osservazioni (vedi slide Seconda fase con struttura dei test da fare e della
documentazione da produrre).
31 luglio
Formazione-affiancamento. Comunicazione scientifica, riuso dei contenuti e Citizens
Science: rendere accessibili dei contenuti in modo che possano essere utilizzati/
modificati/integrati/migliorati da noi stessi e da altri. Finanziamenti esistenti.
Settembre
Preparazione relazione del progetto “Open Science SUPSI: Casi di studio” e delle
indicazioni.
Settembre-
ottobre
Nomina di un referente Open Science per ogni dipartimento/scuola affiliata. entro ottobre
Consegna relazione e indicazioni dei dipartimenti e delle scuole affiliate Ottobre
Evento pubblico SUPSI di presentazione delle attività Open Science 21-28 ottobre
Relazione finale del progetto con indicazioni e definizione delle misure di sostegno e
accompagnamento necessarie
Novembre

38. Cosa significa che la SUPSI ha un approccio Open Science
!38Open Science SUPSI - Impatto
Cosa comporta Misurazione
All content is released with open license and it is accessible.
Si motiva perché della documentazione non è accessibile.
Redazione e approvazione delle linee guida. Indicazioni
dei dipartimenti e delle scuole affiliate con informazioni su
cosa non rendere aperto e accessibile (per accordi,
contratti, etica della ricerca…).
Si sa dov’è la documentazione[1] prodotta da collaboratori e
studenti.
Tutti i progetti hanno l’indicazione di dove si trova la
documentazione relativa. Vi sono banche dati dove
caricare il materiale didattico e le ricerche degli studenti.
Altri possono usare la documentazione prodotta da
collaboratori e studenti.
Documentazione con metadati e identificativi, in una
banca dati affidabile, in un formato aperto, con
indicazione di licenza e attribuzione[2].
L’Open Science è declinato in processi che collaboratori e
studenti includono all’interno delle loro attività.
Implementazione delle Linee Guida Open Science
SUPSI. Materiale di supporto, persone di riferimento e
procedure. Risultati del questionario.
Tutte le pubblicazioni realizzate nell’ambito delle attività della
SUPSI sono disponibili online e possono essere lette
gratuitamente.
Pubblicazioni caricate con allegato su INSTORY
[1] Con documentazione si intendono testi, relazioni, articoli, pubblicazioni, immagini, video, mappe, dati, materiale di ricerca, materiale
didattico, software, hardware, brani musicali, pièce teatrali...
[2] Questi sono i cosiddetti FAIR Data Principles, ovvero dati che sono findable, accessible, interoperable e reusable.

39. Obiettivi dei Casi di studio
Scopo
Implementare le Linee Guida Open Science SUPSI (e la strategia Open Access nazionale)
Obiettivi
• Definire delle pratiche per la condivisione di documentazione scientifica ed educativa
all’interno dei diversi dipartimenti e scuole affiliate
• Strutturare delle indicazioni che possano facilitare l’implementazione dell’Open Science da
parte di collaboratori, ricercatori, studenti dei diversi dipartimenti e scuole affiliate
• Creare un gruppo di lavoro che possa sostenere collaboratori, ricercatori, studenti
• Valutare l’impegno e le necessità dei collaboratori nella disseminazione dei propri risultati
• Definire le misure di sostegno e accompagnamento Open Science per il 2020
!39Open Science SUPSI: Casi di studio

40. Attività
!40Open Science SUPSI: Casi di studio
1. Selezione di uno (o più) casi di studio per dipartimento/
scuola affiliata.
2. Nomina di un referente Open Access per ogni
dipartimento/scuola affiliata.
3. Affiancamento (incontri di affiancamento e formazione).
Una serie di incontri di formazione e affrancamento programmati per facilitare
l’implementazione dell’Open Science all’interno dei diversi dipartimenti e delle
scuole affiliate. Gli incontri di formazione e affiancamento sono realizzati in
collaborazione con consulenti e sono pensati per fornire informazioni e per
accompagnare il loro lavoro sui singoli casi di studio.
Indicativamente 3-5 mezze
giornate di lavoro
Coinvolgimento di consulenti
4. Rendere accessibile la documentazione di un progetto/
iniziativa.
Indicativamente 1 giorno di
lavoro
5. Produzione di indicazioni da poi dare ad altri colleghi o
usare per altri progetti/pubblicazioni/iniziative.
Indicativamente 2 giorni di
lavoro per la redazione di un
report e delle indicazioni

41. Selezione dei casi di studio
Obiettivo dei casi di studio
• Lavorare su situazioni reali
• Definire delle pratiche realistiche (abbastanza semplici e rapide affinchè siano fattibili)
Come scegliere i casi di studio
• Partire dalle cose più semplici
• Possibilmente contenuti (testi, immagini, dati, informazioni, relazioni, materiale di ricerca,
materiale didattico…) che possono interessare a qualcuno
• Caso di studio che coinvolgono una persona o un gruppo di lavoro abbastanza disponibile
o potenzialmente interessato a una migliore comunicazione dei propri risultati di lavoro
Possibili casi di studio
• Progetti di ricerca conclusi di recente o in corso
• Attività (servizi, ricerche) che producono dati e report
• Pubblicazioni o iniziative di comunicazione previste
!41Open Science SUPSI: Casi di studio - Attività

42. Questioni che emergono attraverso i casi di studio
• Contratti, regolamenti e partner/clienti. Che tipo di contratti sono stati firmati o
automaticamente approvati (es. nell’ambito del regolamento di un ente
finanziatore). Chi detiene attualmente i diritti della documentazione.
• Documentazione e archiviazione. Definire la documentazione che ha prodotto
l’attività (testi, articoli, pubblicazioni, materiale di ricerca, materiale didattico,
foto, mappe, dati, software, hardware…). Dove si trova attualmente la
documentazione e dove potrebbe essere messa (cartaceo, digitale, server
SUPSI, siti esterni, banche dati…). Provare l’uso di una o più banche dati e
commentare lo strumento.
• Licenze. Che tipo di licenza ha attualmente la documentazione. Possibilità di
definire una nuova licenza libera (che consenta riuso anche per scopi
commerciali) o più libera, in accordo con eventuali contratti, regolamenti,
partner/clienti.
!42Open Science SUPSI: Casi di studio - Attività

43. Risultato - Relazione progetto “Open Science SUPSI: Casi di studio”
Informazioni generali
• Dipartimento/scuola affiliata, autore, data
• Titolo Caso di studio o casi di studio
• Gruppo di lavoro coinvolto
Caso di studio
• Descrizione del Caso di studio o casi di studio analizzati
• Situazione: contratti/regolamenti/partner-clienti; documentazione e archiviazione; licenze
• Modifica alla situazione attuale: server e banche dati testate e osservazioni (vantaggi, svantaggi, tempo
necessario per il caricamento di contenuti…); case editrici e riviste con le quali attualmente si collabora e analisi
di altre case editrici e riviste con osservazioni
Valutazione generale
• Situazione emersa: aspetti non problematici (pratiche già utilizzate, situazione di archiviazione, persone già
competenti e/o collaborative) e punti critici (problemi emersi, tempi di realizzazione più lunghi del previsto,
difficoltà nel coinvolgere le persone, mancanza di informazioni)
• Valutazione delle diverse banche dati testate e utilizzate
• Analisi della situazione rispetto al dipartimento/scuola affiliata (situazioni probabilmente comuni o eccezionali)
• Valutazione linee guida
• Prossimi passi necessari
• Misure di sostegno e accompagnamento necessarie
!43Open Science SUPSI: Casi di studio - Risultati attesi (output) Primo documento da produrre
Struttura indicativa - Modello

44. Risultato - Indicazioni Open Science [dipartimento/scuola affiliata]
• Dove caricare copie pre-print degli articoli e delle pubblicazioni
• Dove caricare il materiale didattico: indicazione di quale repository usare (indicazioni sui repository attualmente in uso) e
quale licenza usare (se non vi sono altre restrizioni CC by-sa)
• Dove mettere copia della documentazione di progetto e con quale licenza (se non vi sono altre restrizioni CC by-sa)
• Dove caricare i dati: indicazione di quale repository usare (indicazioni sui repository attualmente in uso) e licenza CC0
• Dove caricare il software libero: indicazione di quale repository usare (indicazioni sui repository attualmente in uso) e
licenza
• Dove caricare i video: indicazione di quale repository usare (indicazioni sui repository attualmente in uso) e licenza
• Dove caricare i brani musicali registrati: indicazione di quale repository usare (indicazioni sui repository attualmente in
uso) e licenza
• Dove caricare le ricerche degli studenti con indicazione della licenza (se non vi sono altre restrizioni CC by-sa)
• Articoli: suggerimenti su dove pubblicare gli articoli (indicazioni su riviste con le quali attualmente si collabora)
• Pubblicazioni: suggerimenti su case editrici (indicazioni su case editrici con le quali attualmente si collabora)
• Indicazioni su contenuti da non rendere disponibili (in base ai contratti o a questioni etiche)
• Indicazioni e raccomandazioni sui contratti
• Indicazioni su come attribuire i contenuti prodotti nell’ambito del dipartimento/scuola affiliata
Referente Open Science del dipartimento/scuola affiliata: [Nome e Cognome], link alla pagina
!44Open Science SUPSI: Casi di studio - Risultati attesi (output) Secondo documento da produrre
Struttura indicativa - Modello

45. Seconda fase - Casi di studio. Modifica della situazione e valutazione
Caricamento su server e banche dati. Test di server/banche dati e osservazioni (vantaggi, svantaggi, tempo
necessario per il caricamento di contenuti…).
Contatti con case editrici e riviste con osservazioni.
Valutazione
• Situazione emersa: aspetti non problematici (pratiche già utilizzate, situazione di archiviazione, persone già
competenti e/o collaborative) e punti critici (problemi emersi, tempi di realizzazione più lunghi del previsto,
difficoltà nel coinvolgere le persone, mancanza di informazioni)
• Valutazione delle diverse banche dati testate e utilizzate
• Valutazione dell’applicabilità delle Linee Guida Open Science SUPSI
• Valutazione delle misure di sostegno e accompagnamento che si ritengono necessarie
Open Science SUPSI: Casi di studio - Casi di studio

46. Open Science SUPSI: Casi di studio - Organigramma Open Science
Ricerca e innovazione (promozione/sostegno)
Promuove l’Open Science all’interno della SUPSI
Realizza iniziative a sostegno dell’Open Science (formazione, progetti, consulenze, indicazioni, sito www.openscience.supsi.ch)
Mantiene i contatti a livello nazionale e internazionale sul tema Open Science
Direzione SUPSI
Approva le Linee Guida Open Science SUPSI
Definisce un budget a sostegno dell’Open Science
Biblioteche (implementazione/affiancamento)
Affiancano collaboratori e studenti nell’implementazione dell’Open Science
DACD DFA Conservatorio Teatro DimitriDTIDEASS FFHS
Collaboratori SUPSI, ricercatori, docenti, studenti in collaborazione con partner, finanziatori, collaboratori esterni
rendono disponibile la documentazione prodotta nell’ambito di ricerche e attività SUPSI
Referenti Open Science
Sostengono l’Open Science all’interno dei dipartimenti e delle scuole affiliate
Facilitano l’Open Science attraverso indicazioni, decisioni e procedure
Gruppo di lavoro Open Science SUPSI (consultivo)
Coinvolge collaboratori attenti o interessati al tema Open Science
(comprese biblioteche e laboratori come TME e RDCD del DFA)
Suggerisce o avvia iniziative a sostegno dell’Open Science
Fornisce indicazioni o consigli su iniziative e documenti interni
Coordinato da Alberto Piatti e Emanuele Carpanzano
Coinvolti attualmente: Giambattista Ravano, Loredana Alberti, Jean-Pierre Candeloro,
Iolanda Pensa, Massimiliano Cannata, Lorenzo Sommaruga, Ivan Ureta Vaquero, Lucio
Negrini, Luca Botturi, Demis Quadri, Daniel Zoebeli, Martina Perani, Michela Sabattini,
Christine Butti, Luca Maria Gambardella, Hubert Eiholzer...
Strumenti SUSPI - Banca dati INSTORY, progetti ricerca, banca dati collaboratori, server SUPSI, procedure interne correlate
Bozza - In preparazione

47. Open Science SUPSI - Misure di sostegno e accompagnamento In corso -Report finale progetto Open Science
Strumenti [osservazioni attualmente emerse durante le riunioni]
• La banca dati INSTORY dovrebbe generare un identificativo unico.
• Le pubblicazioni caricate sulla banca dati INSTORY dovrebbero apparire anche nelle schede progetti.
• Le schede progetti devono includere un identificativo unico.
• Le schede progetti devono permettere di inserire un link ai server SUPSI o link esterni su dove si trova la
documentazione.
• La scheda online dei collaboratori dovrebbe valorizzare meglio il loro lavoro e le loro pubblicazioni
Altri elementi
• Come inserire l’open science nella valutazione? E come premiare l’uso di pratiche Open Science?

48. Iolanda Pensa iolanda.pensa@supsi.ch - cc by-sa, 2019.
Easy to find Easy to cite Easy to (re)use