Presentace ze semináře IPSD ze dne 7.3.2018 na téma procesního přístupu ke spisové službě. V rámci presentace jsou představeny základy procesního přístupu k návrhu systému správy dokumentů v organizaci, obecných principů procesního modelování a řízení, stejně jako konkrétní ukázky procesních modelů spisové služby v souladu s platnou legislativou.
Přednášející: Tomáš Bezouška.
4. Proces
• Proces je opakovatelný soubor činností,
transformujících vstupy na výstupy, ideálně s vyšší
přidanou hodnotou pro zákazníka
srovnej: Projekt je dočasné úsilí s cílem
vytvořit unikátní produkt nebo službu
(PM BOK)
5. Řízení procesů
• Řízení procesů je soubor činností zaměřených na
plánování a sledování výkonnosti procesů. Využívá
znalost, nástroje, techniky a systémy pro definování,
vizualizaci, měření, kontrolu, informování a
zlepšování procesů.
Každá lidská činnost se nakonec musí nějak
projevit v číslech. (Tomáš Baťa)
Co nelze měřit, nelze řídit. (Peter Drucker)
6. Procesní model (mapa)
• Schematické znázornění (dokumentace) průběhu
procesu jako sledu určitých činností – výsledek
mapování procesů.
• Pro záznam procesního modelu/mapy se využívají
různé notační systémy.
• Procesní mapa je obvykle
souhrnem hierarchicky
organizovaných procesních
modelů
7. Další pojmy
• Produkt – konečný (zákaznický) výstup
• Metrika – standardizované měřítko výkonnosti v
určité oblasti
• Workflow – grafické schéma provádění komplexní
činnosti, rozepsané na jednodušší činnosti a jejich
vazby
• Dataflow – grafické schéma datového toku
dekomponovaného na jednotlivé dílčí kroky/stavy
8. Procesní řízení
• Dává do popředí toky činností (procesy) jdoucí napříč
organizací a jejími funkčními celky.
• Narušuje interní organizační bariéry ve prospěch
dosahování cílů (výsledného výstupu, produktu).
• Zaměřuje se především na opakované činnosti s
vysokou mírou standardizace, na měření výkonnosti a
kvality, na zlepšování.
• Náročné na kvalitní analytické zpracování, dobrou
informační podporu a kvalitní management.
9. Charakteristika procesního řízení
Proces je vnímán jako celek, přičemž není
rozhodující, zda se od počátku do konce odehrává v
jednom organizačním útvaru nebo jde napříč
organizací.
Klade hlavní důraz na výsledek každé činnosti a její
provázání s ostatními činnostmi.
Je definována odpovědnost za každý proces, byť jeho
výkon zasahuje do více organizačních jednotek.
10. Charakteristika procesního řízení
Měří výkonnost jednotlivých procesů a rozšiřuje ji o
hodnocení kvality, propustnosti a časové náročnosti.
Zaměřuje se více na příčiny jevů než na jejich
důsledky.
Umožňuje lépe využít myšlenkový a znalostní
potenciál pracovníků, což vyžaduje větší nároky na
komunikaci.
11. Úrovně řízení procesů
0 - Neexistující řízení: Procesy a jejich řízení je zcela chaotické
1 - Počáteční (Initial): Procesy jsou realizovány adhoc
2 - Opakované (Repeatable): Dodržuje se určitá kázeň
nezbytná pro provádění základních opakovaných procesů
3 - Definovaná (Defined): Procesy organizace jsou
zdokumentovány
4 - Řízená (Managed): Procesy jsou řízeny a provádí se měření
jejich výkonnosti pomocí KPI
5 - Optimalizovaná (Optimized): Procesy jsou trvale
zlepšovány, existuje inovační cyklus na procesech a řízení
12. Spisová služba
• Ucelený systém správy dokumentů v
organizaci
• Spisovou službu tvoří
– Procesy (předpisová základna, pracovní postupy )
– Nástroje (eSSL, ISSD, registratury, …)
– Lidé (znalosti a zvyklosti)
13. Spisová služba
• Spisovou službu je
možné chápat jako
průřezový proces
zajišťující správu
dokumentů v organizaci
• Procesní přístup
usnadní:
– Návrh pravidel a nástrojů
– Tvorbu znalostí a návyků
– Kontrolu kvality a měření
• Procesní model spisové
služby umožňuje:
– Zmapovat správu
dokumentů jako celek
včetně všech návazností
– Připravit základ pro
interní legislativu
– Definovat požadavky na
informační systém
– Definovat kontrolní body
a metriky systému
14. Národní knihovna: Proces spisové služby - vrcholový přehled
Centrálnípodatelna
právcespis.
uzlu
PodatelnaHostivařKancelářGŘ Příjem Označování Evidence Rozdělování Vyřizování
Dodánív analogové
podobě
Dodánív digitální
podobě
Fyzickéoznačení
dokumentu JID
Evidence
dokumentu v ESSL
Jednoznačné
přidělení?
Předání k vyřízení
ANO
Klementinum? ANO
Předání na
podatelnu Hostivař
NE
Přidělení k vyřízení
NE
Dodánív analogové
podobě
Fyzickéoznačení
dokumentu JID
Evidence
dokumentu v ESSL
Kompetentní k
vyřízení?
ANO
NE
Jednoznačné
přidělení? ANO
Hostivař?
Předání na centrální
podatelnu
NE
Předání k vyřízeníANO
NE
Fyzickéoznačení
dokumentu JID Přidělení k vyřízení
15.
16. Procesní přístup ke spisové službě
• Předpisová základna
– Tvorba a revize
Spisového řádu
– Tvorba a revize dalších
organizačních předpisů
– Definice rolí a
odpovědností, popis
pracovního místa
• Nástroje a postupy
– Definice oběhu
dokumentů
– Popis základních
schvalovacích workflow
– Definice scénářů (např.
digitální vs. analogový
dokument)
18. Principy mapování procesů
• Klasifikace procesních modelů dle oblasti
pokrytí
– Orientace na činnosti
– Orientace na produkt
– Orientace na rozhodování
19. Principy mapování procesů
Vertikální integrace – dekompozice na
jednotlivé oblasti procesního modelování
Funkční model (funkce)
Informační model (data)
Organizační model (role)
Model ICT prostředí (nástroje)
…
20. Principy mapování procesů
Horizontální integrace
Meta-model (konceptuální úroveň popisující
základní interakce)
Model (model skupin instancí se shodnou
charakteristikou)
Instance (konkrétní varianty procesu)
24. Principy mapování procesů
Hlavní atributy procesu (proces popisuje „Jak“)
Kdo
Co
Kdy
Kde
Proč
Příklad:
Proces příjmu doručené pošty
25. Doručení poštovních zásilek
Držitel poštovní licence
PodatelnaDoručovatelERMS
Startovací událost
Doručení pošty
Převzetí pošty Ověření adresáta
Poštovní
zásilka
X
Potvrzení převzetí
zásilky
Předání obálky
Potvrzení o
doručení pošty
Ukončovací událost
Úřední
Osobní
Artefakt
BránaUdálost zprávy o
doručení pošty
Událost potvrzení
převzetí pošty
Evidence v ESSL
X
Předání
dokumentu
Aktivita (subproces)
Asociace
Tok zprávy
Sekvenční tok
26. Principy mapování procesů
Rozsah procesu
Jasně definujte rozsah (hranice) procesu identifikací
hlavních atributů procesu
Definujte všechny instance procesu, instance musí být
oddělené a indentifikovatelné, můžete každou z nich
pojmenovat a můžete všechny instance spočítat
Definujte všechny možné alternativy spuštění procesu
prostřednictvím Spouštěcích událostí
Definujte všechny možné koncové stavy všech jednotlivých
instancí procesu prostřednictvím Koncových událostí
27. Principy mapování procesů
Zápis procesu
Vždy se snažte aby se jeden diagram vešel na jednu stranu
Organizujte diagram pečlivě tak, aby obsahoval co
nejméně křížení jednotlivých toků
Organizujte diagramy tak, aby se daly číst z levého horního
do pravého dolního rohu
Organizujte diagramy tak, aby byl zřejmý preferovaný
průběh procesu
Pracujte s hierarchickým členěním procesů, kde je to
účelné, využívejte podprocesy
28. Principy mapování procesů
Společný (jednotný) slovník
Definujte seznam prvků, které jsou v zápisu používány, s
jejich přesným významem a způsobem užití
Nastavte jmenné konvence pro jednotlivé prvky
Používejte číslování všech prvků a diagramů pro potřeby
křížových odkazů a doplňující dokumentace
Katalog (slovník) prvků i jmenné konvence musí umožňovat
rozšíření o nové prvky
29. Principy mapování procesů
Analýza aktivit
Proveďte úplnou dekompozici aktivit a jejich vazeb na role,
objekty i cíle
Zachovávejte odpovídající úroveň abstrakce a granularity
Aplikujte jak přístup zdola nahoru (vychází od objektů), tak
shora dolů (vychází od aktivit), v jejich kombinaci je síla
Analýza závislostí
30. Notace mapování procesů
Business Process Model and Notation (BPMN)
Snaha překlenout nekonzistenci a roztříštěnost popisu
podnikových procesů
Důraz na srozumitelnost a jednoduchost použití
Podpora formátů pro otevřenou výměnu dat z procesních
modelů a automatizaci workflow (XPDL, BPEL, …)
Integration Definition Method for Process
Description (IDEF)
Rodina standardů pro popis procesů a systémů
31. Notace mapování procesů
Základní prvky BPMN diagramu
Plavecké dráhy (swimlanes),
Elementy toku (flow elements),
Artefakty (artefacts),
Spojovací elementy (connections elements).
32. Notace mapování procesů
Plavecké dráhy (swimlanes)
Skupina plavecké dráhy obsahuje elementy bazén a dráha.
Prvky umožňují zachytit úhel pohledu jednotlivých entit,
které se na provádění procesu podílí.
Pro vymezení procesu nebo jejich skupiny se používá
element bazén.
Ten může být dále rozdělen na dvě a více drah, které
vyjadřují zodpovědnosti jednotlivých aktérů, organizačních
jednotek a dalších entit za realizaci příslušných částí
modelovaného procesu.
33. Notace mapování procesů
Elementy toku (flow elements)
Elementy toku představují základní stavební kameny
procesu, pomocí kterých jsou popsány všechny důležité
situace, k nimž během provádění procesu dochází.
Do této skupiny modelovacích prvků řadíme události,
aktivity a brány
34. Notace mapování procesů
Události (events)
Slouží v BPMN k modelování skutečnosti, že se proces
nachází v určitém stavu, který je podstatný z hlediska jeho
řízení.
Pomocí tohoto prvku lze vyjádřit pořadí aktivit nebo jejich
správné načasování
V základu jsou rozlišovány události počáteční (start),
prostřední (intermediate) a koncové (end), dále mohou být
definovány i další typy událostí.
35. Notace mapování procesů
Aktivity (activity)
Aktivity modelují práci prováděnou během procesu.
BPMN rozlišuje tři typy – proces, sub-proces a úkol.
Proces je zobrazen prostřednictvím elementu bazén
Sub-proces odpovídá složené aktivitě, která může být
popsána vnořeným procesem.
Úkol představuje již dále nedělitelný proces.
36. Notace mapování procesů
Brány (gateway)
Slouží pro vyjádření místa v diagramu, kde dochází ke
spojování/rozdělování větví procesu.
Brána modeluje výběr sekvence aktivit, které se dále
provedou.
BPMN definuje bránu pracující jako XOR, OR, AND nebo
komplexní bránu.
37. Notace mapování procesů
Artefakty (artefacts)
Slouží pro specifikování doplňkových informací a jejich
použití neovlivňuje provádění procesu
Datové objekty – dokumenty (elektronické/fyzické) a další
objekty, které jsou používány, vytvářeny nebo
modifikovány.
Textové anotace – vysvětlují význam elementů toku, slouží
pro dokumentační účely.
Skupiny – dovolují označit množinu elementů v diagramu,
mají rovněž pouze dokumentační význam.
38. Notace mapování procesů
Spojovací elementy (connections elements)
Jejich význam spočívá v propojování elementů toku a
artefaktů.
Sekvenční tok spojuje elementy do sekvence, a tak určuje
pořadí jejich provádění.
Asociace se používá pro připojení artefaktů k prvkům
diagramu, které popisují.
Tok zpráv je používaný pro popis interakce mezi různými
procesy, jejichž účastníci komunikují během spolupráce
prostřednictvím zasílání zpráv.