We are all professionals in knowledge management. In some particular areas of cause. E.g. all of us have address books, memos, etc.etc. But how to organize knowledge management in large distributed company working in different countries and different time zones? The approach described shows one of the possible solution based on MS SharePoint Server which are successfully working more than 3 years in 2000+ software development company and binds together all its iformation flows. @ SECR 2007

1. Engineering knowledge base
the heart and circulatory system of cutting
edge software development organization
Irina Vinogradova
Stanislav Kalkanov
Luxoft

2. Содержание
ƒ Зачем нужна база знаний
ƒ Подходы к построению базы знаний
ƒ Технологическая платформа
ƒ Организация базы знаний
ƒƒ ППррииммеерр ииссппооллььззоовваанниияя
ƒ Цифры и факты
ƒ Выводы

3. ЗЗааччеемм ннууужжннаа ббааззаа ззннаанниийй
ƒ Личные знания ... Маленькая компания ... Большая
компания
ƒ Примеры вопросов:
ƒ Какие проекты Luxoft были сделаны на .Net Framework v 2.0?
ƒ Где взять Case Studies по нагрузочному тестированию?
ƒ Каакоовы ооссноовныее хаарраактееррисстики Agile-пррооццеессссаа Luxoft?
ƒ Какие продукты и практики используются для улучшения
качества кодирования?
ƒ Гдде взять описание прроццесса откррытия нового выдделенного
центра?
ƒ Кто имеет опыт работы с Documentum?
ƒ Какие трренинги по ProjectServer были рразрработаны сотррууддниками
Luxoft и как на них записаться?
ƒ На основе какого шаблона создавать план проекта?

4. Подходы к построению
ббазы знанийй
ƒ Формальный
ƒ Строго определены объекты знаний
ƒ Поддержка каталога
Метаданные
“+” минимум
информационного
шума/быстрый
поиск/навигация по
ƒ ƒ Модераторы контента
ƒ Формальный процесс публикации знаний
Нефор а й
каталогу
“-” затраты на поддержание
метаданных
ƒ Неформальный
ƒ Нет формального определения, что является
объектом знаний
ƒ Нет метаданных
ƒ Мощный поисковый механизм
“+” легко собирать
информацию
“ ” много
ƒ Система рейтингования, основанная на статистике
использования
ƒ Мы двухуровневую модель
- информационного
шума/трудно искать
используем ƒ Формальный подход на уровне компании
ƒ Неформальный подход на проектном уровне

5. Sharepoint в качестве
технологическойй платфформы
ƒ 2002-2003
ƒ Как результат исследования и сравнения, SharePoint выбран
в качестве платффоррмы для базы знаний
ƒ 2004
ƒ Пилотирование первого портала
ƒ Февраль 2005
ƒ Запуск портала SEPG
ƒƒ ФФеевврраалльь-ооккттяяббррьь 2005
ƒ Портал SEPG активно наполняется материалами
ƒ Май 2005
ƒ Запуск портала LUXTown
ƒ 2005 – 2006
ƒ Рост порталов SEPG и LUXTown

6. Единая база знаний
на платфформе Sharepoint 2007
ƒ ООктяббрь 2006 – ААпрель 2007
ƒ Принятие решения о необходимости единой базы
знаний
ƒ Выбор Sharepoint 2007 в качестве платформы
ƒƒ ННааззннааччееннииее ккооннттееннтт-ммееннеедджжеерроовв ррааззддееллоовв
ƒ Сбор требований и проектирование ядра базы
знаний
ƒ Разработка инструмента миграции данных
ƒ Апррель 2007 – н.врр.
ƒ Запуск единого портала LUXTown на платформе
Sharepoint 2007
ƒ Создание подразделов и миграция данных

7. ВВооззммоожжннооссттии Sharepoint 2007
ƒ Сразу после развёртывания:
ƒƒ ЕЕддиинныыйй ппооррттаалл ббааззыы ззннаанниийй сс рраассппррееддееллёённнноойй ннааггррууззккоойй
ƒ База знаний, доступная для всех без исключения сотрудников в
центральном офисе, в регионах, в командировках
ƒ Гибко настрраиваемые Security Groups
ƒ Управление документами: типы содержимого, шаблоны страниц,
рабочие процессы
ƒ Интеграция с Active Directory, MS Exchange
ƒ Уведомления обб оббновлениях ббазы знанийй: email, RSS
ƒ Формы для ввода данных, опросов, feedbacks
ƒ Улучшенная релевантность поиска
ƒ ММониторинг использования и рабботоспособбности саййта
ƒ Стабильная платформа для последовательного развития базы
знаний
ƒƒ ВВ ттееччееннииее ппооллууггооддаа ээккссппллууааттааццииии:
ƒ Блоги
ƒ Автоматическая генерация дайджестов новостей, опубликованных
на порртале
ƒ Интеграция с системой проектного учета ProMIS

8. Инфраструктура
External
(Внешние сети,
VPN)
Luxoft Intranet
NT Authentication NT Authentication
FireWall
Web
Browser
Web
Browser
Company-wide
Knowledge Base
Web
User
User Workstation
Workstation
Shared
Services
SharePoint 2007 Farm
Document download
Database
DMZ
pace
from External
from Internal LAN
Internal LAN

9. ООррггааннииззаацциияя ббааззыы ззннаанниийй
portal catalog company-wide
lookups
Sales
Marketing
search Delivery SharePoint HR
Q alit PTC Quality Center
cross-site synchronization
links

10. ИИннффооррммааццииооннннооее яяддрроо
• Глобальные спрравочники:
ƒ Client List
ƒ Project Code List
ƒ Department List
ƒ Expertise Area List
ƒ Luxoft Offerings Type List
ƒƒ Process Area List
ƒ Vertical List
ƒ …
ƒ ТТипы содержимого:
ƒ Project
ƒ Technology
ƒ Case Study
ƒ Template
ƒ …
ƒ Единство и связность базы знаний

11. Метаданные
ƒ ККаждыйй артеффакт снаббжен метаданными
ƒ Динамическое связывание артефактов
ƒ ММнноожжеессттввеенннныыее ппррееддссттааввллеенниияя оодднниихх ии ттеехх жжее ддаанннныыхх
ƒ Фильтрация, сортировка, группировка
ƒ Поиск
ƒ Пример:
ƒ При загрузке документа типа Case Study он снабжается
инффоррмаццией о клиенте, кодде прроекта, инддуустррии,
технологиях
ƒ На карточке Case Study отображаются ссылки на страницу
ккллииееннттаа, ппррооееккттаа ии тт.дд.
ƒ Можно искать только среди документов типа Case Study

12. ППррииммеерр: ккааррттооччккаа Case Study

13. РРааззггррааннииччееннииее ппрраавв ддооссттууппаа
ƒ Интеграция с Active Directory
ƒ Для каждого подсайта создаются
группы:
ƒ Visitors
ƒ Contributors
ƒ Approvers
ƒ Designers
ƒ ППррееддссттааввллеенниияя ддаанннныыхх ннаа ддррууггиихх
подсайтах с учетом прав доступа

14. Пример: Жизненный
цикл проекта
1. Pre-sales manager подготовливает Proposal с помощью базы вопросов и
ответов на RFI/RFP

15. Пример: Жизненный
цикл проекта. ППродолжение.
2. Дополнительно, Pre-sales manager может воспользоваться поиском по общей
ббазе знанийй ...

16. Пример: Жизненный
цикл проекта. ППродолжение.
3. ... или перейти в раздел портала, посвященный интересующей технологии, с
помощью средств навигации.

17. Пример: Жизненный
цикл проекта. ППродолжение
4. Pre-sales manager
загружает готовый
Proposal в базу
ззннаанниийй, ууккааззыыввааяя,
для какого
клиента он
делался, какие
технологии
упомянуты, кто
участвовал в
пооддгоотоовкее.

18. Пример: Жизненный
цикл проекта. ППродолжение
5. ВВ случае
выигрыша
Proposal и
ооттккррыыттиияя ппррооееккттаа
в системе
проектного учета
появляется
проект, оттуда
основные
сведения о нем
поопааддааюют в ббааззуу
знаний.

19. Пример: Жизненный
цикл проекта. ППродолжение
6. ППроект помечается в ббазе знанийй как связанныйй с соответствующим
Proposal.

20. Пример: Жизненный
цикл проекта. ППродолжение
7. ВВ ходе выполнения проекта инфформация о нем в ббазе знанийй постепенно
пополняется, добавляются проектные артефакты, появляются метрики,
результаты проектных аудитов, уточняется информация об используемых
технологиях и участниках проекта.

21. Пример: Жизненный
цикл проекта. ППродолжение
8. ППо закрытию проекта в ббазу знанийй доббавляется инфформация о Customer
Feedback.

22. Пример: Жизненный
цикл проекта. ППродолжение
9. ВВ дальнеййшем, на основе отчета обб удачно выполненном проекте
подготавливается Case Study, который также загружается в базу знаний и
связывается с карточкой проекта.

23. Пример: Жизненный
цикл проекта. ППродолжение
10. ННовыйй Pre-sales manager при подготовке следующего
Proposal имеет больше информации, т.к. может
воспользоваться всей гаммой сведений о выполненном
ппррооееккттее ии ссооппууттссттввууюющщииммии ммааттееррииааллааммии:
• Выполнен новый проект для клиента X
• Выполнен новый проект для индустрии Y
• Какой отдел выполнял проект
• Кто был ПМ, Архитектор, Аналитик, Тест Менеджер
• Какие технологии использовались
• Основные достижения
• Метрики
• Внутренние аудиты хода проекта
• Оценка проекта клиентом

24. Пример: Жизненный
цикл проекта. ППродолжение
11. ККому еще понадоббится карточка проекта?
ƒ Историческая информация для Sales
ƒ Информация о ходе проекта для руководителей
подразделения
ƒ Текущие сведения о проекте для нового сотрудника
ƒ Сведения о проекте, работающем с данной технологией или в
ттоомм жжее ббииззннеесс-ддооммееннее, ддлляя ккооллллеегг
ƒ Лучшие практики документирования проектов
ƒ Информация об удовлетворенности клиента для топ-
менеджмента
12. Как этим воспользоваться?
• Навигация
• ППерекрестные ссылки
• Поиск

25. ЦЦииффррыы ии ффааккттыы
• Объем
ƒ ~16 000 ссттрраанниицц ии ддооккууммееннттоовв
ƒ ~200 гигабайт проиндексированной
информации
ƒ Посещаемость
ƒ ~ 1500 визитов в день
ƒ ~ 900 ууникальных сотррууддников компании в
месяц

26. Выводы
ƒ ССистема управления знаниями успешно
функционирует более 3-х лет
ƒ ККоличество пользователейй постоянно
растет
ƒ ФФункционал расширяется
ƒ Автоматизирутся новые
инфформационные потоки и
оптимизирутся существующие
ƒ ВВ бближаййшейй перспективе – интеграция
с Microsoft Office 2007.

27. ССппаассииббоо ззаа ввннииммааннииее!
ƒƒ ККооннттааккттыы
Ирина Виноградова
Knowledge Manager, Luxoft
IVinogradova@luxoft.com
+7 (495) 967-8030 (# 3877)
Станислав Калканов
РРууккооввооддииттеелльь ЦЦееннттрраа ККааччеессттвваа Luxoft
SKalkanov@luxoft.com
+7 (495) 967-8030 (# 3749)

28. Migration Tool
ƒ Lists, Libraries, Pages migration from SP2003 to SP2007
ƒ Field mapping
ƒ Custom data transformation

29. ППооиисскк ппоо ббааззее ззннаанниийй
ƒ УУттооччннееннииее ррееззууллььттааттоовв ппооииссккаа
ƒ Scopes: All Sites, This site, дополнительные
ƒ Specific Result Types: Case Study, Presentation, Word
Document, Excel Document
ƒ Property restrictions: Build query to narrow search
ƒ Поиск по метаданным
ƒ ППоиск по содержимому Doc, Xls, Ppt, PDF files
ƒ Пример:

30. РРаассшшииррееннииее ббааззыы ззннаанниийй
ƒƒ ППооссллееддооввааттееллььннооее ррааззввииттииее ббааззыы ззннаанниийй
ƒ Новые разделы
ƒ Ревизия модели данных
ƒ ССооззддааннииее ннооввыыхх ттииппоовв ссооддеерржжииммооггоо, шшааббллоонноовв ссттрраанниицц
ƒ Настройка новых Search Scopes
ƒ Настройка дополнительного функционала
ƒ Миграция, очистка и трансформация данных
ƒ ЗЗагрузка дополнительного контента
ƒ Открытие нового раздела, перенаправление пользователей на новый
раздел
ƒ Закрытие старого сайта
ƒ Новые возможности
ƒ Новые требования – новые возможности
ƒ Исследования
ƒ ООппыыттннааяя ээккссппллууааттаацциияя
ƒ Стандартное решение для новых разделов
ƒ Пример: блоги